MANUAL DE CARGUE DE DOCUMENTOS Y CAMBIO DE FORMATO DE

IMAGENES

1. CARGUE MASIVO DE DOCUMENTOS

Se debe realizar el cargue de documentos según plantilla Excel.

Esta plantilla debe llevar la información cronológicamente por fechas de la más antigua

hasta la más reciente.

Código: corresponde al subtema o mini tema de la clasificación documental, se ingresará

separando los números con punto sin dejar espacios al final.

Consecutivo: Se debe dejar en blanco ya que este número lo diligencia el sistema

automáticamente.

Fuente: se refiere a la fuente de donde se obtuvo el documento en el caso de no

conocerse el nombre de la fuente debe llenarse con la palabra desconocido; en caso de

ser una entidad y no conocer su dependencia se debe al final del nombre de la misma

agregar una coma y un espacio, en caso de conocerse su dependencia se debe agregar al

final del nombre una coma espacio y el nombre de la dependencia, en caso de ser mas de

una fuente se debe al final de los datos del nombre o de su dependencia colocar una

coma, espacio y punto y coma para agregar la nueva entidad o persona respectiva.

Autor: se diligenciara con el nombre de la entidad o persona natural que aporta la

información y en el caso de no conocerse el nombre del autor debe llenarse con la palabra

desconocido; en caso de ser una entidad y no conocer su dependencia se debe al final del

nombre de la misma agregar una coma y un espacio, en caso de conocerse su

dependencia se debe agregar al final del nombre una coma, espacio y el nombre de la

dependencia, en caso de ser mas de un autor se debe al final de los datos del nombre o de

dependencia después de la coma y el espacio colocar un punto y coma y agregar la nueva

entidad o persona natural respectiva; debe tenerse en cuenta que en cuanto al nombre de

las personas naturales se escribirá primero su apellido seguido de una coma, espacio y el

nombre todos estos iniciando con mayúscula, si hay más de un autor se separan los

nombres con punto y coma y un espacio.

Nombre documento: se debe diligenciar el nombre del documento sin dejar espacio al

final; en caso de existir un documento con el mismo nombre se deben anexar una raya

piso, un punto, una coma, un numeral o cualquier carácter a través del cual se pueda

hacer la diferenciación entre un documento y otro.

Descripción: se debe diligenciar con las características del documento sin dejar espacio al

final.

Fecha del documento: se diligencia con la fecha del documento en el formato

dd/mm/aaaa sin dejar espacio al final; en caso de no conocerse la fecha del documento se

debe dejar el espacio en blanco; cuando el documento solo tenga como fecha el mes y el

año se escribirá como día, el primer día del mes correspondiente ejemplo si el documento

es diciembre de 2008: 01/12/2008.

Tipo de documento: se diligenciara según parametrización establecida para este criterio.

Palabras claves: todas la palabras clave deben estar en mayúscula sostenida, en caso de

haber más de una palabra clave se separaran con espacio, slash, y espacio; dentro de la

misma casilla de palabras clave no se puede repetir una misma palabra clave.

No de páginas: debe diligenciarse con el número total de páginas contenidas en el

documento las cuales deben ir numeradas en forma consecutiva en la parte superior de la

hoja entendiéndose por pagina cada cara escrita de una hoja.

Ubicación actual: debe diligenciarse con el nombre de la carpeta donde se encuentra el

documento sin espacio al final.

Número de intranet MRE: debe diligenciarse introduciendo el número anteponiéndole un

apostrofo en caso de no tener numero de intranet debe colocarse la palabra “No aplica”

sin dejar espacios al final.

Grado de confidencialidad: se colocará según criterios establecidos para el mismo (“1”,

“2” o “3”).

Analista: debe diligenciarse con el nombre de quien ingreso el documento al cuadro de

ficha documental; para lo cual deberá colocarse primero el nombre coma, espacio y el

apellido del analista.

Procedemos a acceder al sistema y seleccionamos la opción Digitador-Cargue de información

Nos ubicamos en la pantalla y pulsamos examinar luego seleccionamos el archivo previamente

creado y le damos cargar.

El sistema validara si realmente desea continuar con el cargue.

Después de hacer el cargue el sistema mostrara en pantalla los documentos que fueron agregados

al mismo.

2. CAMBIO FORMATO DE IMAGENES

Para realizar el cargue de las imágenes primero debemos hacer el escaneo de los documentos de

la respectiva carpeta en el mismo orden cronológico a como se cargaron los documentos, este

escaneo se debe realizar en formato jpg.

a) La carpeta de imágenes se abrirá a través del software del escáner que se le suministrará;

b) Abrimos el ScandAll PRO y nos arroja una pantalla de inicio desde la cual seleccionamos

archivo-abrir y seleccionamos la carpeta de ubicación de las imágenes; seleccionamos

todas las imágenes y pulsamos abrir.

c) Cuando tengamos el archivo abierto pulsamos guardar como:

d) Seleccionamos la ubicación de la carpeta donde vamos a guardar las imágenes, teniendo

en cuenta que en la carpeta contenedora se deben crear la subcarpetas que contendrán

las imágenes en sus diferentes formatos.

e) Debemos tener en cuenta que el formato de archivo debe ser .tif, el formato de color debe

ser monocromático, y la compresión jbig.

f) Luego pulsamos en regla de nombre para darle dirección a las imágenes con las siglas MRE

(Ministerio de Relaciones Exteriores) y el número de iniciación.

g) Pulsamos aceptar en las respectivas ventanas para inicializar el proceso, se cargan las

imágenes en la carpeta preestablecida y en formato tif masivamente.

h) Para poder hacer el cargue al sistema de las imágenes estas deben tener el formato jbig y

jpeg2000 para lo cual debemos ir a la carpeta contenedora del software de cambio de

formato de imágenes leadtools que contiene el demo del programa.

i) Seleccionamos el icono CSopenSaveDemo_Original

j) Al seleccionar el software nos mostrara la pantalla de inicio del mismo:

k) Seleccionamos archivo-abrir y ubicamos la carpeta donde se encuentran las imágenes;

existen dos formatos uno para cargar texto y otro para imágenes en el caso de el texto

debemos seleccionar las imágenes contenidas en la carpeta de formato TIF en el caso de

imágenes que contengan dibujos, graficas, fotografías o cualquier otro tipo que requiera

una mayor calidad ya sea a blanco y negro o a color se seleccionara la carpeta de imágenes

jpg.

l) Seleccionamos una a una las imágenes que vamos a cambiar y pulsamos open;

m) Después de abrir la imagen seleccionamos file-save:

n) Seleccionamos la carpeta donde van a quedar almacenadas las imágenes, seleccionamos la

extensión del archivo como Jbig para texto o jpeg2000 para imágenes que contengan

dibujos, graficas, fotografías o cualquier otro tipo que requiera una mayor calidad ya sea a

blanco y negro o a color y digitamos el mismo nombre a la imagen seleccionada (ejemplo:

MRE0001) y pulsamos save.