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MANUAL DE CALIDAD VIGENCIA: 2016-02-08

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TABLA DE CONTENIDO

PAG.

INTRODUCCION 3 1. PRESENTACION DE LA EMPRESA 4

1.1 RESEÑA HISTORICA 6 1.2 PORTAFOLIO DE SERVICIOS 7 1.2.1 REGISTROS 7 1.2.1.1 REGISTRO MERCANTIL 7 1.2.1.2 REGISTRO UNICO DE PROPONENTES 8 1.2.1.3 REGISTRO DE ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO 8 1.2.1.4 REGISTRO DE ENTIDADES DEL SECTOR SOLIDARIO (ESES) 9 1.2.1.5 REGISTRO NACIONAL PUBLICO DE PERSONAS NATURALES Y JURIDICAS QUE EJERZAN LA ACTIVIDAD DE VENDEDORES DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR 9 1.2.1.6 REGISTRO NACIONAL DE TURISMO (R.N.T) 9 1.2.1.7 REGISTRÓ PÚBLICO DE LAS VEEDURIAS CIUDADANAS 9 1.2.1.8 REGISTRO DE ENTIDADES EXTRANJERAS DE DERECHO PRIVADO SIN ANIMO DE LUCRO CON DOMICILIO EN EL EXTERIOR QUE ESTABLEZCAN NEGOCIOS PERMANENTES EN COLOMBIA 9 1.2.2 SERVICIOS A MATRICULADOS E INSCRITOS 10 1.2.3 SERVICIOS A LOS MATRICULADOS AFILIADOS 12 1.3 ESTRUCTURA ORGANICA 13 1.4 MAPA DE PROCESOS 14 1.5 MATRIZ ISO VS. PROCESOS 15 1.6 MATRIZ DE PROCESOS VS. CLIO 18 2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 20 2.1 MISION 20 2.2 VISION 20 2.3 POLITICA DE CALIDAD 20 2.4 VALORES CORPORATIVOS 20 2.5 OBJETIVOS DE CALIDAD 22 3. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Y SUS EXCLUSIONES 23


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3.1 ALCANCE 23 3.2 EXCLUSIONES Y SUS JUSTIFICACIONES 23 4. CARACTERIZACIONES 24 5. PROCEDIMIENTOS 25 6. DEFINICIONES 27 7. AUTORIDADES PARA LA TOMA DE DECISIONES 28

8. HISTORIA DEL DOCUMENTO 29


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INTRODUCCION

Este manual ha sido desarrollado para describir el Sistema de Gestión de la Calidad de la Cámara de Comercio de La Dorada, Puerto Boyacá, Puerto Salgar y Oriente de Caldas, que cumple con los requerimientos de nuestros clientes, y es acorde con la misión, visión, valores corporativos, política de calidad y objetivos de calidad. Se espera, mediante este documento, mostrar de manera formal, resumida y sistemática los principios generales que orientan el funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad. Igualmente en este documento se propone manifestar el método que utiliza cada una de nuestras áreas involucradas en el Sistema de Gestión de la Calidad, fortaleciendo así cada uno de nuestros objetivos. El mantenimiento de este manual suministra las bases documentales para una auditoría de calidad, tanto para propósitos externos establecidos como internos de mejoramiento, bajo el cumplimiento de la norma ISO 9001:2008, garantizando la continuidad del sistema y sus requisitos durante las cambiantes circunstancias del moderno y veloz mundo empresarial. Este manual cubre todas las funciones organizacionales de la Cámara de Comercio de La Dorada, Puerto Boyacá, Puerto Salgar y Oriente de Caldas excepto las exclusiones a que haya lugar, y que se encuentran argumentadas en este mismo documento.


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1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

1.1 RESEÑA HISTORICA: 1960 En este año un grupo de comerciantes de La Dorada inicio la gestión para crear la Cámara de Comercio de La Dorada.

Los visionarios que dejaron huella cumpliendo con la tarea de fundar la Cámara de Comercio de La Dorada fueron los señores Julio Barrera Isaza, Alberto Valderrama Ferro, Hernando Rodríguez Lara, Luis Fernando Peña, Jorge Zambrano Lozano, Luis San Miguel, Luis Alberto Soler Villalobos, Carlos González Franco, Rafael Bruno, Roberto Pineda O, Gonzalo Duque Gómez fue el primero en utilizar anestesia en el Hospital San Félix. Su vínculo con el comercio lo tuvo a través de una farmacia. Estos hombres fueros los encargados de sentar las sólidas bases de la Cámara.

1961 El 13 de enero, como acto final a la etapa previa de constitución de la Cámara de Comercio de La Dorada, se enviaron al Ministerio de Desarrollo Económico todos los documentos requeridos y días después se expidió el Decreto 075 del 13 de enero de 1961, emanado de la Presidencia de La República y firmado por el doctor Alberto Lleras Camargo, que da vida jurídica a la Cámara de Comercio de La Dorada. En el mencionado decreto se le adscribía ejercer funciones en los municipios de: La Dorada, Manzanares, Marquetalía, Victoria, Pensilvania y Samaná, con sus respectivos corregimientos en el Departamento de Caldas. Años después esta jurisdicción se extendió a los municipios de Puerto Salgar Cundinamarca y Puerto Boyacá Boyacá y Norcasia cuando se erigió como municipio, desagregándose del municipio de Samaná. El 6 de mayo1961, para dirigir la entidad se celebró la primera Asamblea de Afiliados, y en ella se eligió la Junta Directiva, cuyo primer presidente fue el señor Julio Barrera Isaza y Vicepresidente el señor Alberto Valderrama Ferro, el primer Secretario Ejecutivo fue el señor Gabriel Mahecha Bautista.

2000 El 5 de abril, con la entrada en vigencia del Decreto 622 de 2000, del Ministerio de Desarrollo Económico se fijó la jurisdicción en el artículo 27. La jurisdicción de la Cámara de Comercio de La Dorada comprende los municipios de La Dorada, Manzanares, Marquetalía, Pensilvania, Samaná y Victoria, en el departamento de Caldas, Puerto Boyacá en el departamento de Boyacá y Puerto Salgar, en el departamento de Cundinamarca.

2001 Se inició como Cámara de Comercio piloto la sistematización de los Registros Públicos delegados por el estado a través del Sistema SIREP (Sistema Integrado de Registros Públicos)

2003 El 24 de noviembre, mediante Resolución 1959, del Ministerio del Interior y de Justicia fue creado el centro de Conciliación de la Cámara de Comercio de La Dorada, Caldas.


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2005 El primero de enero, la Cámara de Comercio en asociación con Confecamaras implemento el RUE (Registro Único Empresarial), proyecto que logró unir los sistemas de registros públicos de todas las cámaras de comercio, facilitando y agilizando los trámites de registro mercantil y de proponentes a los empresarios.

2006 El 22 de septiembre, se implementó el Sistema de Gestión de Calidad bajo la Norma ISO9001-2000, cuyo alcance se estableció para los servicios registrales (Registro Mercantil, Proponentes y Entidades Sin Ánimo de Lucro)

2009 En enero de este año con la entrada en vigencia del Decreto 4881 de diciembre de 2008, se implementa un aplicativo Web que facilita las operaciones del registro Único de Proponentes de conformidad con la Ley 1150 de 2007. El 3 de junio de mediante Resolución 1560, del Ministerio del Interior y de Justicia se crea el Centro de Conciliación de La Cámara de Comercio de La Dorada para Puerto Boyacá.

2011 La Cámara de Comercio cumple 50 años de servicio, para lo cual se publicó una edición especial de la revista Cámara en Acción y se establece como medio para la comunicación de noticias y artículos comerciales con dos publicaciones anuales.

2012 Con el Decreto No.0018 de enero de 2012 expedido por la presidencia de Republica y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, Por el cual se modifican los artículos 1° del Decreto 75 de1961 el cual crea la Cámara de Comercio de La Dorada, y 27, 38 y 41 del Decreto 622 de 2000, el cual fija la jurisdicción de las Cámaras de Comercio en todo el territorio nacional. “Artículo 1°. Créase una Cámara de Comercio en la ciudad de La Dorada, Departamento de Caldas, cuyo nombre será Cámara de Comercio de La Dorada, Puerto Boyacá, Puerto Salgar y Oriente de Caldas”. Artículo 2°. Modificase el artículo 27 del Decreto 622 de 2000, el cual quedará así: “Artículo 27: La jurisdicción de la Cámara de Comercio de La Dorada, Puerto Boyacá, Puerto Salgar y Oriente de Caldas comprende los municipios de La Dorada, Manzanares, Marquetalia, Pensilvania, Samaná, Norcasia, Victoria en el departamento de Caldas, Puerto Boyacá en el departamento de Boyacá y Puerto Salgar en el departamento de Cundinamarca”. - Con la entrada en vigencia del Decreto 0019 de enero 10 de 2012, se incorporarán e integrarán las operaciones del Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro creado por el Decreto 2150 de 1995, del Registro Nacional Público de las personas naturales y jurídicas que ejerzan la actividad de vendedores de Juegos de Suerte y Azar de que trata la Ley 643 de 2001, del Registro Público de Veedurías Ciudadanas de que trata la Ley 850 de 2003, del Registro Nacional de Turismo de que trata la Ley 1101 de 2006, del Registro de Entidades Extranjeras de Derecho Privado sin Ánimo de Lucro con domicilio en el exterior que establezcan negocios permanentes en Colombia de que trata el Decreto 2893 de 2011, y del Registro de la Economía Solidaria de que trata la Ley 454 de 1998, que en lo sucesivo se denominará Registro Único Empresarial y Social -RUES-, el cual será administrado por las Cámaras de Comercio atendiendo a criterios de eficiencia, economía y buena fe, para brindar al Estado, a la sociedad en general, a los empresarios, a los


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contratistas, a las entidades de economía solidaria y a las entidades sin ánimo de lucro una herramienta confiable de información unificada tanto en el orden nacional como en el internacional. Se inicia el proceso de Renovación de las entidades sin Ánimo de Lucro a través de del RUES, a partir de enero del año 2013.

Con la entrada en vigencia del Decreto 0333 de febrero 9 de 2012, que modifico parcialmente el decreto 898 de 2002, se modificaron algunos aspectos relacionados con deberes y obligaciones de la Junta Directiva de La Cámara de Comercio y la delegación de la Representación Legal en el Presidente Ejecutivo.

El 22 de septiembre se amplía el alcance del Sistema de Gestión de Calidad de la Cámara de Comercio bajo la Norma ISO 9001-2008, a la línea de Servicios de Promoción y Desarrollo. El 25 de octubre de 2012 se Implementó el Programa de Simplificación de Trámites, Centro de Atención Empresarial (CAE). Este programa implica una gestión e interacción permanente con entidades como (Alcaldía Municipal, con la Secretaria de Gobierno, Secretaria de Hacienda y Secretaria de Planeación), Cuerpo de Bomberos Voluntarios de la Dorada, Oficina de Saneamiento Ambiental y Notaria Municipal), con el fin de garantizar a los empresarios procesos y sistemas de información articulados, para la reducción de tiempos, costos y tramites y que garantiza la uniformidad de la información que reposa en la base de datos de estas entidades.

2014 En el mes octubre se implementó la Réplica del Centro de Atención Empresarial CAE, para el Punto de Atención al Comerciante (PAC), en el municipio de Puerto Boyacá.

Se dio inicio a la aplicación del Sistema de Prevención de Fraudes SIPREF, con la finalidad de dar seguridad a la información que reposa en los registros públicos.

2015 Se dio inicio a la implementación de la virtualización de los registros públicos.


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1.2 PORTAFOLIO DE SERVICIOS 1.2.1 REGISTROS 1.2.1.1 REGISTRO MERCANTIL

La Matrícula Mercantil es un medio de identificación del comerciante y de su establecimiento de comercio, así como medio de prueba de existencia de uno y de otro. El cumplimiento de la obligación legal de la matrícula y su renovación, ofrece los siguientes beneficios: • Permite cumplir con los deberes legales del comerciante. • El certificado que le expida la Cámara puede acreditar su condición de comerciante. • La matrícula es una fuente de información comercial a la que pueden acudir quienes deseen conocer su actividad comercial

y lo referente a la inscripción de actos y documentos sujetos a registro. • Es un requisito que se requiere para estar sometidos al régimen de insolvencia empresarial. • Facilita la obtención de créditos. • Facilita el proceso de inscripción en el Registro Único de Proponentes. • Facilita contactos comerciales directos con proveedores y clientes. • Permite ingresar a la gran base de datos de las Cámaras de Comercio a nivel nacional (RUES). • Facilita la celebración de negocios con los sectores público y privado. • Lo acredita como comerciante cumplidor de sus deberes legales. • Es el primer paso para convertirse en afiliado de la Cámara de Comercio. Por disposición legal, los comerciantes, sean personas naturales o jurídicas, están obligadas a matricularse en el Registro Mercantil que lleva la Cámara de Comercio y matricular allí mismo su establecimiento de comercio, sucursal o agencia según sea el caso. La matrícula se debe renovar anualmente, dentro de los tres primeros meses del año. En caso de no ejercer actividad comercial alguna, debe cancelar su Matrícula Mercantil.


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También están obligados a registrar en su propio interés y en el de terceros, actos, libros y documentos que la ley señala tales como: la constitución, reformas, disolución y liquidación de sociedades, apertura de agencias y sucursales, enajenación y cancelación de establecimientos de comercio, contratos de prenda, reserva de dominio, contratos de agencia comercial, poderes, autorización de funcionamiento a las sociedades comerciales, libros de comercio, embargos, sucesiones, entre otros. 1.2.1.2 REGISTRO UNICO DE PROPONENTES (RUP)

Mediante la Ley 1150 del 16 de Julio de 2007, se reformó la Ley 80 de 1993 Estatuto de Contratación de la Administración Pública, en el cual se encuentra el Registro Único de Proponentes, donde se establece que todas las personas naturales o jurídicas que aspiren a celebrar con entidades estatales contratos de obra, suministro y compraventa de bienes muebles deberán inscribirse en el Registro Único de Proponentes que será llevado por las Cámaras de Comercio. La inscripción en el Registro Único de Proponentes deberá ser renovada. Así mismo, se determina que si el inscrito no renueva su registro dentro del término señalado por la ley, cesarán los efectos de la inscripción, es decir, será necesaria una nueva inscripción en el Registro Único de Proponentes para contratar válidamente con el Estado. Por otra parte, la actualización o modificación de la información procede en cualquier momento durante la vigencia de la inscripción siempre que las circunstancias así lo indiquen. 1.2.1.3 REGISTRO ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO (ESAL ) A partir del Decreto 2150/95, se estableció que las Cámaras de Comercio, asumieran la función de inscribir la constitución de las Entidades Sin Ánimo de Lucro. Se entiende por E.S.A.L., las personas jurídicas de derecho privado formadas en ejercicio de la libertad de asociación. Las que comunmente se presentan son: las fundaciones, corporaciones y asociaciones. Para probar la existencia y representación legal de las E.S.A.L., se requiere el registro de las mismas ante la Cámara de Comercio de su jurisdicción (siempre y cuando estén obligadas a inscribirse en la Cámara de Comercio), estando debidamente constituidas deben inscribir todo acto modificatorio, por ejemplo: nombramientos, reformas de estatutos, disolución y liquidación. La inscripción de estas entidades requiere renovación anual.


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1.2.1.4 REGISTRO DE ENTIDADES DEL SECTOR SOLIDARIO (ESES) Es el registro en el cual se llevan la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de las Entidades del Sector Solidario (Cooperativas, Precooperativas, Fondo de Empleados y Asociaciones Mutuales), sobre los cuales la ley exige esa formalidad.

1.2.1.5 REGISTRO NACIONAL PUBLICO DE PERSONAS NAT URALES Y JURIDICAS QUE EJERZAN LA ACTIVIDAD

DE VENDEDORES DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR

Es el Registro en el cual se lleva la inscripción de las personas naturales y jurídicas que ejerzan las actividades de Vendedores de Juegos de Suerte y Azar.

1.2.1.6 REGISTRO NACIONAL DE TURISMO (R.N.T) Es el registro en el cual se llevan la inscripción, actualización, modificación y la cancelación de las Personas Naturales o Jurídicas que por su condición de prestador de servicios turísticos que habitualmente proporcione, intermedie o contrate directa o indirectamente con el turista, la prestación de los servicios y que se encuentre inscrito en el registro nacional de turismo. 1.2.1.7 REGISTRÓ PÚBLICO DE LAS VEEDURIAS CIUDADANA S Registro en el cual se inscriben la constitución y cancelación de las veedurías ciudadanas o red de veedurías.

1.2.1.8 REGISTRO DE ENTIDADES EXTRANJERAS DE DERECHO PRIVAD O SIN ANIMO DE LUCRO CON DOMICILIO

EN EL EXTERIOR QUE ESTABLEZCAN NEGOCIOS PERMANENTES EN COLOMBIA

Es el registro en el cual se inscriben la designación, cancelación o revocatoria de los apoderados con facultades para representar judicialmente a estas entidades sin ánimo de lucro extranjeras.


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1.2.2 SERVICIOS A LOS MATRICULADOS E INSCRITOS Asesoría Comercial y Jurídica. Ofrecemos asesoría permanente a las personas matriculadas que tengan dudas sobre aspectos legales correspondientes al Registro Mercantil, Registro Único de Proponentes, Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro, Registro de Entidades de la Economía Solidaria, Registro Nacional de Turismo, Registro Nacional Publico de Personas Naturales y Jurídicas que Ejerzan la Actividad de Vendedores de Juegos de Suerte y Azar, Registro Público de las Veedurías Ciudadanas y Registro de Entidades Extranjeras de Derecho Privado Sin Animo de Lucro con Domicilio en el Exterior que Establezcan Negocios Permanentes en Colombia Venta de listados. Proveniente de la base de datos que cuenta y administra la entidad, se encuentra para la venta en medio magnético o impreso, según sus necesidades, la información existente en la Cámara.

Formación empresarial y comercial. En un mundo empresarial enmarcado por una fuerte competencia a nivel mundial, la capacitación constituye la herramienta más importante para el éxito de las organizaciones, motivo por el cual nuestra entidad promueve la capacitación por medio de seminarios, conferencias, talleres, entre otros. Expedición de Copias. Venta de copias de los documentos que reposan en los expedientes de Registro Mercantil, Registro Único de Proponentes, Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro, Registro de Entidades de la Economía Solidaria, Registro Nacional Publico de Personas Naturales y Jurídicas que Ejerzan la Actividad de Vendedores de Juegos de Suerte y Azar, Registro Público de las Veedurías Ciudadanas y Registro de Entidades Extranjeras de Derecho Privado Sin Animo de Lucro con Domicilio en el Exterior que Establezcan Negocios Permanentes en Colombia Acceso a la información económica. Por medio de las publicaciones especiales como: Indicadores Económicos, Boletines, Revistas, Periódico y Correo Electrónico. Alquiler de las instalaciones de los Auditorios de la oficina Principal y del PAC de Puerto Boyacá. Cuentan con capacidad para 100 personas, aire acondicionado, sonido y ayudas audiovisuales. Página Web. Consulta sobre información económica, turística y geográfica de la Región en nuestra Página Web www.camaradorada.org.co Trámites del RUT. Servicio tramite RUT, para la solicitud del NIT ante la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales DIAN


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para las Personas Naturales y Jurídicas que se inscriben en el Registro Mercantil, Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro, Registro de Entidades de la Economía Solidaria, Registro Nacional Publico de Personas Naturales y Jurídicas que Ejerzan la Actividad de Vendedores de Juegos de Suerte y Azar, Registro Público de las Veedurías Ciudadanas. Homonimia. Consulta de nombre de Personas Naturales, Jurídicas y de Establecimientos de Comercio. Acceso Remoto para Entidades de Control. Consulta de nuestra base de datos de Registro Mercantil, Registro Único de Proponentes, Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro, Registro de Entidades de la Economía Solidaria, Registro Nacional Publico de Personas Naturales y Jurídicas que Ejerzan la Actividad de Vendedores de Juegos de Suerte y Azar, Registro Público de las Veedurías Ciudadanas y Registro de Entidades Extranjeras de Derecho Privado Sin Animo de Lucro con Domicilio en el Exterior que Establezcan Negocios Permanentes en Colombia, para Entidades de control como Contraloría, DIAN, Superintendencia de Industria y Comercio, etc. Consulta rápida de Registro Mercantil. Servicio de consulta de la base de datos de Registro Mercantil para los comerciantes y ciudadanía en general, por medio de una terminal ubicada en la sede principal de la Cámara de Comercio. Línea Gratuita de Peticiones, Quejas y Reclamos. Servicio para los comerciantes y ciudadanía de nuestra línea 018000 916810, donde podrán presentar sus peticiones, quejas y reclamos completamente gratis, o por la página web de la Cámara www.camaradorada.org.co Tramites por el Registro Único Empresarial y Social (RUES). Servicio que se presta desde y para cualquier cámara de comercio a nivel nacional de Registro Mercantil, Registro Único de Proponentes, Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro, Registro de Entidades de la Economía Solidaria, Registro Nacional Publico de Personas Naturales y Jurídicas que Ejerzan la Actividad de Vendedores de Juegos de Suerte y Azar, Registro Público de las Veedurías Ciudadanas y Registro de Entidades Extranjeras de Derecho Privado Sin Animo de Lucro con Domicilio en el Exterior que Establezcan Negocios Permanentes en Colombia.


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1.2.3 SERVICIOS A LOS AFILIADOS

La naturaleza de los afiliados de la Cámara de Comercio de La Dorada, Puerto Boyacá, Puerto Salgar y Oriente de Caldas, es una persona natural o jurídica que de manera voluntaria y cumpliendo con los requisitos establecidos legalmente, decide hacer parte de un estatus especial que lo distingue frente a los demás comerciantes inscritos en el Registro Mercantil, conformando el más selecto grupo de empresarios de la Región. Además de los servicios como matriculados, al afiliado se le otorga el derecho a gozar de prerrogativas y servicios especiales, que la Cámara de Comercio le ofrece de manera preferencial.


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1.3 ESTRUCTURA ORGANICA


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1.4 MAPA DE PROCESOS

REQUISITOS

REGISTROS PUBLICOS

PROMOCION Y DESARROLLO

REQUISITOS

GESTION DOCUMENTAL

GESTION HUMANA Y AMBIENTE DE

TRABAJO

INFRAESTRUCTURA

COMPRAS Y CONTRATACION

GESTION ESTRATEGICA

MEJORAMIENTO CONTINUO PROCESOS DIRECTIVOS

PROCESOS DIRECTIVOS

PROCESOS DE PRESTACION DE SERVICIOS

PROCESOS DE SOPORTE

RETROALIMENTACION DEL CLIENTE

CLIENTE

CLIENTE


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1.5 MATRIZ DE RELACION ISO 9001 Vs. PROCESOS

NU

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001

TITULO DEL NUMERAL

PROCESOS

DIRECTIVOS DE PRESTACION DEL SERVICIO DE SOPORTE

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4.SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD 4.1 REQUISITOS GENERALES X X X X X X X X 4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION 4.2.1 Generalidades X X X X X X X X 4.2.2 Manual de Calidad X 4.2.3 Control de los documentos X X X X X X X X 4.2.4 Control de los registros X X X X X X X X 5.RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION 5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCION X 5.2 ENFOQUE AL CLIENTE X X X 5.3 POLITICA DE LA CALIDAD X X X X X X X X 5.4. PLANIFICACION 5.4.1 Objetivos de la Calidad X X X X 5.4.2 Planificación del sistema de gestión de la calidad X 5.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN 5.5.1 Responsabilidad y autoridad X X 5.5.2 Representante de la dirección X 5.5.3 Comunicación interna X X X X X X X X


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5.6. REVISION POR LA DIRECCION 5.6.1 Generalidades X X 5.6.2 Información para la revisión X X X X X X X X 5.6.3 Resultados de la revisión X X 6.GESTION DE LOS RECURSOS 6.1 PROVISION DE RECURSOS X 6.2. RECURSOS HUMANOS 6.2.1 Generalidades X 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación. X 6.3 INFRAESTRUCTURA X 6.4 AMBIENTE DE TRABAJO X 7. REALIZACION DEL SERVICIO

7.1 PLANIFICACION DE LA REALIZACION DEL SERVICIO

X

7.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el SERVICIO X X

7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el SERVICIO X X

7.2.3 Comunicación con el cliente X X X 7.3. DISEÑO Y DESARROLLO 7.3.1 Planificación del diseño y desarrollo

NO APLICA

7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo 7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo 7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo 7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo 7.3.6 Validación del diseño y desarrollo 7.3.7 Control de los cambios del diseño y desarrollo 7.4. COMPRAS 7.4.1 Proceso de compras X 7.4.2 Información de las compras X X X X X X X X 7.4.3 Verificación de los SERVICIOS comprados X X X


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7.5. PRODUCCION Y PRESTACION DEL SERVICIO 7.5.1 Control de la producción de la prestación del servicio X X

7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio NO APLICA

7.5.3 Identificación y trazabilidad X 7.5.4 Propiedad del Cliente X X 7.5.5 Preservación del SERVICIO X X

7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION NO APLICA

8.MEDICION, ANALISIS Y MEJORA 8.1 GENERALIDADES X X X X X X X 8.2. SEGUIMIENTO Y MEDICION 8.2.1 Satisfacción del cliente X X X X 8.2.2 Auditoría Interna X X X X X X X X 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos X X X X X X X X 8.2.4 Seguimiento y medición del SERVICIO X 8.3 CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME X X X 8.4 ANALISIS DE DATOS X X X X X X X X 8.5. MEJORA 8.5.1 Mejora continua X X X X X X X X 8.5.2 Acción correctiva X X X X X X X X 8.5.3 Acción preventiva X X X X X X X X


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1.6 MATRIZ DE PROCESOS VS. CLIO

PROCESOS C L I O

GESTION ESTRATEGICA

Cumplir las necesidades y expectativas de los clientes internos y externos

Ninguno

4.1, 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6 6.1 7.1, 7.2.1, 7.4.2, 7.5.1 8.1, 8.2.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.4, 8.5

Generar las directrices de funcionamiento de la Cámara de Comercio

MEJORAMIENTO CONTINUO

Generar las acciones respecto a no conformidades presentadas. Mantener los documentos del SGC vigentes y controlados

Ninguno

4.1, 4.2 5.2, 5.3, 5.4.1, 5.5.3, 5.6 7.2.3, 7.4.2 8.1, 8.2.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.3, 8.4, 8.5

Realizar auditorias internas Revisión por la dirección Seguimiento y cierre oportuno de las acciones correctivas y preventivas generadas desarrollar acciones de mejora Mantener controlados los documentos del SGC

REGISTROS PUBLICOS Prestación del servicio adecuado

Ver caracterización Registros públicos documentos externos

4.1, 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4 5.3, 5.4.1, 5.5.3, 5.6.2 7.1, 7.2, 7.4.2, 7.4.3, 7.5 8.1, 8.2, 8.3, 8.4, 8.5

Mantener los registros públicos actualizados, prestar un servicio rápido y eficiente de acuerdo a las políticas de la cámara.


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Ofrecer servicios que se ajusten a las necesidades del cliente.

Ver Caracterización Promoción y Desarrollo, Documentos Externos

4.1, 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4 5.2, 5.3, 5.4.1, 5.5.3, 5.6.2 7.2.3, 7.4.2 8.2.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.4, 8.5

Ejecutar el Programa anual de trabajo

GESTION DOCUMENTAL

Mantener los documentos actualizados y en su adecuado expediente

Ver Caracterización Gestión Documental, Documentos Externos

4.1, 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4 5.3, 5.5.3, 5.6.2 7.4.2, 7.5.4, 7.5.5 8.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.4, 8.5

Mantener los documentos actualizados y en su adecuado expediente

GESTIÓN HUMANA Y AMBIENTE DE TRABAJO

Personal cumpla con el perfil establecido que se desarrollo el plan de mejoramiento de competencias

Código Sustantivo de Trabajo

4.1, 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4 5.3, 5.5.1, 5.5.3, 5.6.2 6.2, 6.4 7.4.2 8.2.2, 8.2.3, 8.4, 8.5

Cumplimiento del manual de funciones y perfiles Reglamento interno de trabajo Programa de salud ocupacional Reglamento de higiene y seguridad industrial

INFRAESTRUCTURA

Mantener los equipos y la infraestructura física adecuada a las necesidades

Ninguno

4.1, 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4 5.3, 5.5.3, 5.6.2 6.3 7.4.2, 7.4.3 8.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.3, 8.4, 8.5

Ninguno


productos y servicios cumplan con tiempo y calidad

Ninguno

4.1, 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4 5.3, 5.5.3, 5.6.2 7.4 8.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.4, 8.5

Ejecutar el presupuesto


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2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

2.1 MISIÓN Somos una Entidad Gremial, privada, que presta los servicios registrales delegados por el Estado con eficiencia y efectividad, promoviendo programas y proyectos dirigidos al desarrollo y la competitividad empresarial y regional. 2.2 VISIÓN En el año 2017 seremos una Entidad sostenible y líder en el ámbito empresarial y regional, que genera oportunidades para el desarrollo y la competitividad, posicionándose a nivel nacional con una infraestructura tecnológica y administrativa óptima y un talento humano capacitado y comprometido. 2.3 POLÍTICA DE CALIDAD La Cámara de Comercio se encuentra comprometida en mejorar la competitividad de la región ejecutando programas que permitan fortalecer a las empresas inscritas, generando y promoviendo una conciencia de formalidad y buscando la participación de los actores relevantes en el desarrollo regional. 2.4 VALORES CORPORATIVOS ÉTICA En la Cámara de Comercio de La Dorada, Puerto Boyacá, Puerto Salgar y Oriente de Caldas, Puerto Boyacá, Puerto Salgar y Oriente de Caldas, nos caracterizamos por ser personas con un profundo sentido ético y moral, reconocemos y revivimos nuestro Código de Ética y Buen Gobierno, nos comportamos de manera transparente, coherentes en lo que pensamos, decimos y actuamos y obramos en forma recta y clara.


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EXCELENCIA Somos personas comprometidas con la excelencia. Actuamos en un marco de referencia que nos exige mejorar de manera continua y entendemos que nuestro compromiso va más allá de actuar bien.

LIDERAZGO Capacidad de la Cámara y sus funcionarios para generar nuevas realidades y producir resultados excelentes que impacten significativamente la prosperidad colectiva de nuestros empresarios.

COMPROMISO De todos los estamentos de la Cámara a través de una actitud permanente de servicio reflejada en la gestión de los procesos y sus resultados finales, tanto internamente como en su relación con el entorno.

PERTENENCIA

Sentido de lealtad, identificación y unificación de esfuerzos conjuntos y comunes en todos los estamentos de la Cámara, direccionados al logro de los objetivos para el beneficio colectivo.

TRABAJO EN EQUIPO Disponibilidad y capacidad del talento humano de la Cámara para trabajar en cooperación, ser parte de un equipo para entregar resultados colectivos y articulados.


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2.5 OBJETIVOS DE CALIDAD

• Llevar a cabo programas de formación y capacitación que respondan las necesidades empresariales.

• Desarrollar estrategias que permitan aumentar el nivel de matriculados en la Cámara de Comercio.

• Realizar alianzas interinstitucionales que permitan generar oportunidades de desarrollo y competitividad empresarial.


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3. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y S US EXCLUSIONES 3.1 ALCANCE El Sistema de Gestión de la Calidad de la Cámara de Comercio de La Dorada, Puerto Boyacá, Puerto Salgar y Oriente de Caldas aplica a Registros Públicos “Registro Mercantil, Registro de Proponentes y Entidades sin Ánimo de Lucro. Promoción y Desarrollo.

3.2 EXCLUSIONES Y SUS JUSTIFICACIONES • 7.3 DISEÑO Y DESARROLLO: El servicio se presta de acuerdo con los procedimientos establecidos por la Cámara de

Comercio y por las disposiciones legales vigentes.

• 7.5.2 VALIDACION DE PROCESOS: Durante la prestación del servicio, se realizan verificaciones del servicio para asegurar que este sea conforme con los requisitos especificados.

• 7.6 CONTROL DE DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION: No se requiere de equipos de medición para asegurar la conformidad del servicio con los requisitos establecidos.


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4. CARACTERIZACIONES El Sistema de Gestión de la Calidad de la Cámara de Comercio de La Dorada, Puerto Boyacá, Puerto Salgar y Oriente de Caldas, consta de ocho procesos con sus respectivas caracterizaciones y procedimientos; en cuanto a las caracterizaciones tenemos:

• CARACTERIZACIÓN DE REGISTROS PUBLICOS: Ver Anexo

• CARACTERIZACIÓN DE GESTION ESTRATEGICA: Ver Anexo

• CARACTERIZACIÓN DE MEJORAMIENTO CONTINUO: Ver Anexo

• CARACTERIZACION DE PROMOCION Y DESARROLLO: Ver Anexo

• CARACTERIZACION DE GESTION DOCUMENTAL: Ver Anexo

• CARACTERIZACION DE GESTION HUMANA Y AMBIENTE DE TRABAJO: Ver Anexo

• CARACTERIZACION DE COMPRAS Y CONTRATACION: Ver Anexo

• CARACTERIZACION DE INFRAESTRUCTURA: Ver Anexo


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5. PROCEDIMIENTOS

El sistema de Gestión de la Calidad de la Cámara de Comercio de La Dorada, Puerto Boyacá, Puerto Salgar y Oriente de Caldas, cuenta con ocho procesos y cada uno de ellos consta de procedimientos, donde se estipula como es el funcionamiento de cada uno de los mismos; los cuales están determinados así: REGISTROS PUBLICOS

• Procedimiento de Registros Públicos • Procedimiento Para Constitución y Legalización de Empresas

GESTION ESTRATEGICA

• Direccionamiento Estratégico

MEJORAMIENTO CONTINUO

• Procedimiento de Servicio al Cliente • Procedimiento de Control del Producto – Servicio No Conforme • Procedimiento de Acciones Correctivas • Procedimiento de Acciones Preventivas • Procedimiento de Auditorias Internas • Procedimiento de Control de Documentos y Evidencias • Procedimiento de Acciones de Mejora


• Procedimiento de Promoción y Desarrollo


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GESTION DOCUMENTAL

• Procedimiento de Control de Archivo • Procedimiento Unidad de Correspondencia

GESTION HUMANA Y AMBIENTE DE TRABAJO

• Procedimiento de Gestión Humana • Procedimiento de Ambiente de Trabajo “Salud Ocupacional”


• Procedimiento de Compras y Contratación • Procedimiento de Caja Menor • Procedimiento de Evaluación y Reevaluación de Proveedores • Procedimiento de Tesorería

INFRAESTRUCTURA

• Procedimiento de Infraestructura • Procedimiento de Manejo de Copias de Seguridad


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6. DEFINICIONES � DOCUMENTO: Información y su medio de soporte.

� MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa.

� PROCEDIMIENTOS: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

� INSTRUCTIVO: Documento que detalla minuciosamente la manera de realizar un proceso.

� FORMATO: Documento donde se registra una actividad desempeñada

� EVIDENCIA: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

� DOCUMENTO EXTERNO: Son los documentos suministrados por entes o personas externas a la empresa, por ejemplo: Un cliente, Un proveedor, la entidad de certificación entre otros.

� DOCUMENTO OBSOLETO: Documento que contiene información desactualizada.

� VERSIÓN DEL DOCUMENTO: Indica el numero de edición del documento.

� PRODUCTO NO CONFORME: Producto que no cumple con las especificaciones requeridas.

� AUDITORIA DE CALIDAD: Examen metódico e independiente que se realiza para determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas, y para comprobar que estas disposiciones se llevan realmente a cabo y que son adecuadas para alcanzar los objetivos previstos.

� POLÍTICA DE CALIDAD: Intensiones globales y orientación de una organización relativa a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección.

� REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN: Evaluación formal, realizada por la Dirección, del estado en que se encuentra el Sistema de Calidad y de su adecuación a lo que establece la Política de Calidad y a los nuevos objetivos que se deriven de la evolución de circunstancias cambiantes.

� NO CONFORMIDAD: Falta de cumplimiento de los requisitos especificados.


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7. AUTORIDADES PARA LA TOMA DE DECISIONES

PROCESOS AUTORIDADES PARA LA TOMA DE DECISIONES

REGISTROS PUBLICOS

PRESIDENCIA EJECUTIVA DIRECTOR JURIDICO, DE REGISTROS PUBLICOS Y CONCILIACION COMITÉ DE GESTION Y CONTROL

GESTION ESTRATEGICA JUNTA DIRECTIVA PRESIDENCIA EJECUTIVA COMITÉ DE GESTION Y CONTROL

MEJORAMIENTO CONTINUO COMITÉ DE GESTION Y CONTROL

PROMOCIÓN Y DESARROLLO

PRESIDENCIA EJECUTIVA DIRECTOR DE PLANEACION Y DESARROLLO EMPRESARIAL COMITÉ DE GESTIÓN Y CONTROL

GESTION DOCUMENTAL

PRESIDENCIA EJECUTIVA DIRECTOR DE SISTEMAS Y GESTION DOCUMENTAL COMITÉ DE ARCHIVO COMITÉ DE GESTION Y CONTROL

GESTIÓN HUMANA Y AMBIENTE DE TRABAJO

PRESIDENCIA EJECUTIVA DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO COMITÉ DE GESTION Y CONTROL

COMPRAS Y CONTRATACION PRESIDENCIA EJECUTIVA DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO COMITÉ DE GESTION Y CONTROL

INFRAESTRUCTURA PRESIDENCIA EJECUTIVA DIRECTOR DE SISTEMAS Y GESTION DOCUMENTAL COMITÉ DE GESTION Y CONTROL


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8. HISTORIA DEL DOCUMENTO

FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO GENERADO CON LA NUEV A VERSIÓN DEL DOCUMENTO

2006-12-15 2

Cambio un objetivo de calidad, el cual se menciona en el manual de calidad.

2008-02-18 3 Se cambio el organigrama, puesto que se creo el cargo de Auxiliar de Calidad y Tesorería, a la vez se corrigió algunos conceptos y errores de redacción, se creo la tabla de autoridades para la toma de decisiones.

2009-04-06

4

El procedimiento de Control de Documentos y Evidencias fue trasladado del proceso de Gestión Documental al de Mejoramiento Continuo, lo que llevo a modificar en el Manual donde este era nombrado, se modifico el organigrama, se modifico el nombre del Comité de Calidad por el de Comité de Gestión y Control, se realizaron ajustes al portafolio de servicios.

2009-10-05

5 Se realizaron las modificaciones convenientes para incluir la información relacionada con el proceso de Promoción y Desarrollo. Se modificó el Direccionamiento Estratégico.

2010-01-27 6

Se cambio el Organigrama al igual que su nombre por el de Estructura Orgánica.

2011-01-07 7 Se modificó la Estructura Orgánica, se actualizó el punto 5 con los procedimientos con que se cuenta en el momento, se modifico en el punto 7 el nombre Jefatura Jurídica y de Registro por el de Jefatura Jurídica y de Registros Públicos.

2011-08-22 8 Se modifica la Estructura Orgánica al eliminar el cargo de Tesorero por el de Auxiliar Contable y baja al nivel de los Auxiliares. Se deja de mencionar cada uno de los PAC y número de Auxiliares de Registros Públicos de la Sede Principal.

2012-01-13 9 Se modifica la Estructura Orgánica, el mapa de procesos y la matriz de relación ISO 9001 vs. Procesos. Se incluye el procedimiento de Manejo de Copias de Seguridad en el punto 5.

2012-05-25 10

Se Cambia el encabezado del documento.

2012-10-31 11 Se cambia la Estructura Orgánica y el mapa de procesos. Se incluye el Procedimiento para Constitución y Legalización De Empresas y se modifica el nombre del procedimiento de Registros


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Públicos “Registros Mercantil, Registro de Proponentes y ESAL” por solamente Procedimiento de Registros Públicos.

2013-02-22 12

Se cambió la estructura orgánica y el Direccionamiento estratégico, se incluyó el Procedimiento de Promoción y Desarrollo al Alcance del Sistema de Gestión de Calidad, se cambió el cargo de Dirección Ejecutiva por Presidencia Ejecutiva en el punto de Autoridades para la Toma de Decisiones.

2015-01-23 13

Se incluye en la reseña histórica el Decreto No.0018 del 10 de enero de 2012 cambio de nombre de la Cámara de Comercio de La Dorada por el de Cámara de Comercio de La Dorada, Puerto Boyacá, Puerto Salgar y Oriente de Caldas. Se incluye nuevos servicios registrales. Se eliminó de servicios a los empresarios afiliados la Credencial nacional de afiliados y los descuentos especiales en hoteles nacionales e internacionales. Se realizan ajustes en la redacción de textual en donde hubo necesidad.

2016-01-05 14

Se modifica la estructura de la reseña histórica de la cámara, se incluyen nuevos acontecimientos relevantes, se modifica los servicios a los matriculados afiliados, se remplaza la estructura orgánica, se elimina la Junta Directiva y Presidente de la Junta Directiva del cuadro de autoridades para la toma de decisiones, se remplaza el nombre de los cargos de coordinadores por directores , se modifica el cargo de Jefatura Jurídica y de Registros Públicos por Director Jurídico, de Registros Públicos y Conciliación, se incluyen los directores de área en el cuadro de autoridades para la toma de decisiones y se remplaza el Comité Paritario de Salud por Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.

ELABORADO: PRESIDENCIA EJECUTIVA

REVISADO Y APROBADO: COMITÉ DE GESTIÓN Y CONTROL

FECHA: 2016-01-08 FECHA: 2016-01-08

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