Manual de Procedimientos del Departamento de Ingresos Extraordinarios Enes Morelia

Presentado por: Ingeniero Industrial Alberto Ortiz Corza

DEPARTAMENTO DE INGRESOS EXTRAORDINARIOS ENES UNAM

MORELIA

Introducción

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.

Dentro de este manual se abordaran los temas relacionados a las políticas de calidad y normas establecidas por parte de todos los responsables de los procesos aquí presentados, desde los alumnos y las áreas generadoras hasta el departamento de ingresos extraordinarios de la ENES UNAM Morelia.

Como principales áreas de aplicación, y teniendo de manera central al departamento de Ingresos Extraordinarios, se tendrán a todas las áreas generadoras como CIEM, REDEC, MEDIATECA, Centro Cultural, Laboratorio de Microscopia, COESI, entre otras áreas generadoras de ingresos extraordinarios no mencionadas aquí.

La importancia de la realización de este manual de procedimientos surge por las constantes evaluaciones por parte de auditorías al área administrativa referentes a los ingresos extraordinarios y la falta de conciliación de estos dentro de fechas requeridas, es por tanto de gran importancia poder demostrar a través de la gestión enfocada a procesos, que este manual estará comprendiendo, que todas las áreas somos parte de un solo proceso con un fin en específico y que los errores observados dentro de auditoria no son única y exclusivamente responsabilidad de la secretaria administrativa, como si de un proceso o departamento a parte se tratara.

Es también importante que las áreas generadoras y el departamento de Ingresos Extraordinarios revisen y actualicen constantemente los procedimientos, políticas y normas aquí establecidas para que estas se adapten al constante cambio que existe en la UNAM campus Morelia, al ser este un campus en proceso de crecimiento, para esto deberá establecerse una estrategia de mejor continua, como el circulo de Deming, que permita la verificación constante del alcance de los objetivos y crear las modificaciones necesarias para lograrlos.

Al ser todos parte un mismo proceso que va desde la capacitación hasta la captación de ingresos para la UNAM campus Morelia, se debe entender y aclarar que no puede existir importancia mayor para ninguna de las partes participantes, es decir estos procedimientos no pueden dividirse para otorgar una importancia mayor a ningún área, puesto que todas las áreas participantes son parte de un mismo proceso, se debe buscar un equilibrio que permita a todas las áreas actuar en tiempo y forma debidas para alcanzar todos sus objetivos tanto individuales como grupales y a su vez atender y corregir las observaciones por parte de auditoria.

UNAM ENES Morelia

Objetivos y Alcances.

Objetivos.

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Simplificar la responsabilidad por fallas o errores.

Facilitar las labores de auditoría.

La evaluación del control interno y su vigilancia, que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente.

Reducir los tiempos al aumentar la eficiencia general.

Crear un documento que auxilie en el futuro a reducir la curva de aprendizaje en la capacitación de nuevo personal del área de ingresos extra ordinarios de la ENES UNAM Morelia.

Establecer un organigrama que permita diferenciar a los responsables y sus auxiliares o iguales de cada etapa.

Áreas de Aplicación y/o Alcance de los Procedimientos.

Gráfico 1. Áreas de aplicación y su comunicación

Areas Generadora

s

Area de

Ingresos Extra Ordinarios

En el grafico 1, se puede observar que las áreas generadoras necesitan del departamento de Ingresos extra ordinarios para funcionar y complementar sus procedimientos, a su vez se da a notar que la razón de ser del área de ingresos extra ordinarios son las áreas generadoras de la UNAM ENES Morelia ambas áreas pertenecientes a esta última. De igual forma se puede observar que el flujo de información es constante entre ambas y es en ambas direcciones pues en términos generales, sino existe una petición de fichas de depósito de las áreas generadoras a Ingresos extraordinarios, estos no pueden captar el recurso de la forma debida y si ingresos extraordinarios no cumplen con la conciliación del dinero captado en los cursos las áreas generadoras no logran su objetivo de ingresar recurso a la ENES UNAM Morelia.

Por tanto el alcance de este documento y sus procedimientos que aquí serán descritos son única y exclusivamente, todos aquellos en que las áreas generadoras y el área de ingresos extra ordinarios participan de manera conjunta para alcanzar los objetivos de la UNAM ENES Morelia.

De ahora en adelante se tratara cada capítulo haciendo referencia de manera única a un área generadora, su participación con el área de ingresos extraordinarios, las políticas y normas establecidas para el proceso y los responsables que en él participan, así como la presentación del flujograma y las estrategias de mejora continua que se tomaran para alcanzar los objetivos y adaptar el proceso de forma continua a la creciente demanda que tiene la UNAM ENES Morelia y a las observaciones e instrucciones por parte de auditoria a los procedimientos de ingresos extraordinarios, de forma que ambas áreas terminen trabajando de forma conjunta para alcanzar los objetivos de ambos lados del proceso.

Capítulo 1. CIEM

Definición y actividades del CIEM.

Objetivos del CIEM.

Políticas y Normas del CIEM.

a) Generación de referencias bancarias:

El Área de Ingresos Extraordinarios generará con periodicidad mensual, la cantidad de referencias bancarias que le soliciten las áreas generadoras con los importes y conceptos indicados.

Dichas referencias se harán llegar a las áreas generadoras solicitantes, quienes serán las encargadas de ponerlas a disposición de los interesados entregándolas de manera personal, realizando envío directo a través de correo electrónico y/o a través de sistemas de registro (CIEM).

Las fichas que no hayan sido pagadas al día 25 de cada mes serán canceladas.

b) Recepción de pagos

El depósito a la referencia bancaria deberá realizarse dentro de las 48 horas posteriores a que la misma fue recibida. Dicha leyenda se mostrará en el texto del correo de envío y en el formato impreso de la referencia.

Durante el periodo que se mantenga abierta la convocatoria correspondiente, cada uno de los interesados deberá entregar en el Área de Ingresos Extraordinarios el comprobante de depósito bancario por el pago de la referencia.

Al recibir el comprobante bancario, el Área de Ingresos Extraordinarios emitirá el CFDI con el objetivo de entregar al interesado un comprobante de pago oficial. El interesado deberá incluir dicho CFDI a su expediente, y lo entregará al área generadora para finalizar su trámite de registro.

c) Registro y conciliación de operaciones

Con la finalidad de registrar los pagos en el mismo mes calendario en que son recibidos, el interesado entregará el comprobante de depósito en el Área de Ingresos Extraordinarios y ésta a su vez, generará el CFDI correspondiente.

Este proceso garantizará que las referencias bancarias emitidas sean pagadas y registradas en el mismo mes, haciendo posible el puntual entero a las instancias correspondientes de los ingresos captados y dándole posibilidad a la Dependencia de disponer de los recursos obtenidos.

Preguntas a resolver:

¿Qué sucede con todos aquellos que no pueden entregar la ficha en horarios de oficina?

-Por ejemplo con aquellos que solo pueden asistir los sábados y solo pueden asistir los sábados como recibimos su ficha.

¿Qué política de devolución existe, has que momento del curso se puede pedir una devolución?

¿Qué sucede con todos aquellos que pagan o entregan fichas de pago fuera de convocatoria?

¿Qué estrategia, normas e instrucciones se pueden seguir para estratificar los tiempos y cantidad de trabajo dado los nuevos estándares de trabajo impuestos por auditoria?

-Al entregar un CFD por alumno los tiempos de trabajo se han disparado al doble para el proceso de captura de fichas.