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MANUAL DE BUEN GOBIERNO
Manizales, mayo de 2019
Contenido
1. Introducción ...................................................................................................... 4
2. Objeto y ámbito de aplicación ............................................................................ 4
3. Principios que orientan el manual ...................................................................... 5
3.1. Jerarquía ........................................................................................................ 5
3.2 Actualización ................................................................................................... 5
3.3 Reforma del manual de buen gobierno ............................................................ 5
3.4 Divulgación del manual de buen gobierno ....................................................... 5
4. Filosofía empresarial ........................................................................................ 5
4.1 Misión ............................................................................................................. 5
4.2 Visión .............................................................................................................. 6
4.3 Valores ............................................................................................................ 6
5. Principios .......................................................................................................... 6
6. Cultura empresarial ........................................................................................... 6
6.1 Hábitos esenciales .......................................................................................... 7
6.1.2 Calidad en los servicios y gestión .................................................................. 7
6.1.3 La colaboración ............................................................................................ 7
6.1.4 El trabajo productivo .................................................................................... 8
7. Relaciones corporativas .................................................................................... 8
7.1 Relaciones con empleados ............................................................................. 9
7.2 Relaciones con proveedores ......................................................................... 11
7.3 Relaciones con la comunidad ......................................................................... 12
8. Sistema de control interno y externo ................................................................. 13
8.1 Junta directiva ............................................................................................... 13
8.1.1 Composición de la Junta Directiva .............................................................. 13
8.1.2 Funciones ................................................................................................... 13
8.1.3 Reuniones .................................................................................................. 15
8.2 Revisor Fiscal ................................................................................................... 16
8.2.1 Funciones ................................................................................................... 17
8.3 Director Ejecutivo .............................................................................................. 18
8.3.1 Funciones ................................................................................................... 18
9. Reglas políticas institucionales ....................................................................... 19
9.1 Conflictos de intereses .................................................................................. 19
9.1.1 Compromiso frente a los conflictos de interés ........................................ 19
9.1.2 Prácticas que deben evitarse para la prevención de conflictos de interés. ..... 20
9.1.3 Deberes del equipo humano relacionados con los conflictos de interés ......... 21
9.1.4 Procedimiento de resolución y divulgación de conflictos de intereses. .......... 22
9.2 Compromiso para la erradicación de prácticas corruptas ............................... 22
10. Prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo ................. 23
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1. Introducción
El término “Gobierno Corporativo” para la Corporación Rafael Pombo, se
denomina como un conjunto de normas y procedimientos que permiten a la
institución generar valor, confianza y transparencia en su relacionamiento con
las diferentes partes interesadas padres de familia o acudientes de los alumnos,
profesores, miembros de la Junta Directiva, benefactores de la ONG, profesores,
entidades y sus representantes legales o delegados de contacto en los procesos
de alianzas estratégicas, vecinos de la locación donde funciona la Corporación
Rafael Pombo.
Implica la creación y mantenimiento de un sano ambiente laboral, que es un
componente de la cultura organizacional, pues es primordial para el apoyo,
fomento y difusión de principios, valores y conductas orientadas a apoyar el
crecimiento de la institución y de todos los que laboran directa o indirectamente
para ésta.
En este Manual de Buen Gobierno, se consignan los lineamientos corporativos
que deben seguir cada uno de los colaboradores, voluntarios, proveedores y
contratistas. Con estos lineamientos se busca evitar la indiferencia frente a
posibles desvíos y a actuar por iniciativa propia cuando se detecten
inconsistencias en cualquier proceso.
El cumplimiento de las normas contempladas en este manual genera beneficios
para la organización como una eficiente asignación y utilización de recursos,
además de evitar sanciones y distracciones, por lo tanto, garantiza tanto su
sostenibilidad como una mayor competitividad.
2. Objeto y ámbito de aplicación
Establece parámetros para mejores prácticas institucionales, en un marco de
integridad, transparencia y competitividad empresarial.
El Presente Código es aplicable a todos los colaboradores, proveedores y
contratistas y es de carácter obligatorio. Este manual es considerado un
documento esencial para la institución en la medida que recoge aspectos que
van más allá de los incluidos en las diferentes regulaciones de carácter nacional.
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3. Principios que orientan el manual
3.1. Jerarquía
El presente manual nutrirá y complementará todos los documentos
y reglamento que se creen en la Institución.
3.2 Actualización
El manual deberá mantenerse actualizado, para esto la Dirección
Ejecutiva será la única habilitada para realizar cambios en el
documento y cada año analizará la vigencia y pertinencia de su
contenido.
3.3 Reforma del manual de Buen Gobierno
Las modificaciones o ajustes que se realicen a este documento
deben ser aprobadas por la Junta Directiva.
El Director Ejecutivo informará los respectivos cambios a las partes
interesadas.
3.4 Divulgación del manual de Buen Gobierno
Se divulgará a todas las partes interesadas utilizando los medios
de que dispone la institución, correo electrónico, página web.
4. Filosofía corporativa
La Corporación Rafael Pombo, como ONG, atiende e interviene población infantil, adolescente y juvenil, principalmente, para, a través del arte y la cultura, ofrecer formación integral en valores humanos y culturales, como una opción de vida, que sea efectiva frente a las actividades de alto riesgo a las cuales nuestros niños y jóvenes están expuestos, en deterioro de su calidad de vida.
4.1 Misión
Es propender por la formación integral del niño colombiano y su familia, el
mejoramiento de la calidad de vida y la promoción de
sus auténticos valores humanos y culturales, todo ello
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dentro de un marco que responda a los requerimientos
y postulados de la identidad nacional.
4.2 Visión En los próximos diez años la Corporación Rafael Pombo, florecerá como una entidad reconocida líder de los procesos culturales y artísticos de Caldas y del país.
4.3 Valores
Respeto
Tolerancia
Responsabilidad
Conciencia activa
5. Principios
Para construir y mantener altos estándares de confianza entre las partes
interesadas sobre las actividades en la institución deben ser conducidas de
forma que fomenten los siguientes principios fundamentales:
El respeto por los derechos humanos.
La protección de los derechos de los niños,
La formación inclusiva para los estudiantes de todos los talleres de arte.
Comportamiento responsable ante la conservación del medio ambiente.
Cuidar la calidad en cada uno de los servicios que se ofrecen en la Corporación Rafael Pombo.
6. Cultura empresarial
Para el Corporación Rafael Pombo la Cultura empresarial se entiende
como el conjunto de normas y de formas de pensar que se comparten
entre los miembros de la organización, en todos los niveles y son los que
identifican a la Institución ante las partes interesadas.
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6.1 Hábitos esenciales
Cualquier iniciativa encaminada a mejorar el Gobierno Corporativo debe
considerar la honestidad de cada decisión y de cada acto a ejecutar, que
impacte directa e indirectamente, todos los estudiantes, acudientes,
aliados estratégicos, entidades públicas o privadas con las cuales se
relaciona la Corporación y el público en general.
La coherencia entre los valores que se inculcan en los estudiantes;
respeto, responsabilidad y tolerancia y la forma de actuar del área
administrativa y del área académica de la Corporación Rafael Pombo.
La transparencia en la información que se difunde a todos los públicos.
La comunicación concreta, oportuna y veraz, que se difunde a todos los
públicos.
6.1.2 Calidad en los servicios.
La Corporación Rafael Pombo, es una organización sin ánimo de
lucro, de servicio social a través de la instrucción en arte y cultura y el
logro de productos con su puesta en escena. Nuestro compromiso es
mantener altos estándares de calidad cada sesión de taller y en cada
proyecto de formación integral inclusiva, a fin de cumplir con la
promesa transformadora que se logra en los estudiantes que
interpretan una instrumento musical, pintan un plano, leen y escriben
poemas o cuentos y entonan notas.
Las actividades y servicios se basan en la actitud de servicio y el
compromiso filantrópico artístico, en arte y para los valores humanos y
culturales, así: humanos; respeto, responsabilidad y tolerancia y en los
valores culturales, las tradiciones colombianas andinas.
6.1.3 La colaboración
La Corporación Rafael Pombo cooperará con cualquier entidad aliada
estratégica, para aportar y tener corresponsabilidad en sus intereses
para sí o también para el público que se indique, según se acuerde
entre las partes.
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La Corporación colaborará con el suministro de información que le
requieran órganos de control, por los medios legalmente establecidos
y sobre asuntos de competencia de quien los solicite.
Esta prerrogativa tendrá como límite la defensa de los intereses
jurídicos. De esta forma, serán improcedentes las solicitudes que se
realicen en relación con información privilegiada o confidencial de la
Institución, al igual que con la información que verse sobre cualquier
aspecto o tema de la Institución que no sea de conocimiento público y
que en manos de un tercero pueda generarle algún riesgo o daño.
Queda especialmente prohibido divulgar información relacionada con
el quehacer social de la empresa, datos particulares de los
beneficiarios, los directivos y estrategias innovadoras que generen
valor agregado a cada proceso.
6.1.4 El trabajo productivo
Los empleados y voluntarios de la Corporación Rafael Pombo, sea
cual sea su cargo u oficio, su forma de vinculación, trabajará de forma
productiva y proactiva durante su jornada laboral o tiempo de servicio.
Este compromiso se cumple siguiendo el Manual de Funciones y
Procedimientos y los compromisos acordados entre las partes.
Para dar cumplimiento a lo anterior y para optimizar el rendimiento
laboral, los colaboradores de la Institución, durante la jornada laboral,
se abstendrán de realizar actividades que no sean propias de su cargo
o que no beneficien directa o indirectamente a esta.
7. Relaciones corporativas
La Corporación contratará con personas naturales como empleados y
personas naturales y jurídicas como contratistas por contrato de
prestación de servicios que se adecuen a las a este Manual de Buen
Gobierno y demás reglamentación vigente de la Corporación.
Tanto los empleados y contratistas antiguos como los que se vinculen a
La Corporación con posterioridad a la promulgación del presente
Manual de Buen Gobierno conocerán y aceptarán el mismo en su
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integridad. En los respectivos contratos estará descrito que la violación
a cualquiera de las disposiciones que aquí se incorporan implicará la
terminación con justa causa del contrato laboral o la terminación con
justa causa del contrato de prestación de servicios.
7.1 Relaciones con empleados
La Corporación Rafael Pombo reconoce que sus empleados son su
mayor activo institucional, el motor que gestiona su crecimiento y el
impacto social y humano pretendido en la formación integra a los
estudiantes a través del arte y de la cultura.
Es por ello que la Corporación, a través del presente Manual de Buen
Gobierno, adopta los siguientes compromisos con sus empleados:
Reconocer el mérito que cada uno de los empleados tiene y el
aporte que estos hacen a la Corporación, medido por los
resultados y la calidad de los objetivos logrados y las producciones
artísticas.
Promover el trabajo en equipo, favoreciendo la iniciativa y
creatividad.
Crear un clima de confianza en el que todos se sientan
respaldados y motivados a continuar su progreso personal y el de
la Corporación.
Rechazar cualquier tipo de trato discriminatorio o de acoso laboral
y de acoso sexual frente a cualquier empleado o contratista de la
Corporación.
Los empleados, en señal de reciprocidad y de compromiso, se obligan,
adicionalmente a lo establecido en cada uno de sus contratos laborales,
a:
Realizar la labor contratada de manera íntegra y profesional.
Obrar con plena observancia de los principios éticos que exige su labor.
Seguir las directrices determinadas por la Corporación.
Poner al servicio del empleador, toda su capacidad normal de
trabajo en el desempeño de sus funciones y en las labores
complementarias, acatando y cumpliendo las funciones consignadas
en el Manual de Funciones y de Procedimientos, las órdenes e
instrucciones que le impartan desde el nivel de autoridad legalmente
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establecido.
Asistir y participar activamente en los programas y actividades
especiales de la Corporación tales como: capacitaciones, grupo de
estudio y trabajo entre otros.
Ejecutar las funciones que le correspondan, de conformidad con el
horario, condiciones, requisitos, orientaciones y especificaciones
determinados por la Corporación, con toda la ética, dedicación,
minuciosidad y detalle, de manera tal, que cada labor resulte de alta
calidad, eficacia y de provecho para la Corporación.
Presentar de forma oportuna y puntual, los informes de cualquier
tipo que le sean solicitados.
Asistir puntualmente y con disposición a todas y cada una de las
reuniones a las cuales sea convocado por la Institución.
Mantenerse perfectamente actualizado en todos los conocimientos
inherentes a las funciones que le corresponde desarrollar y también
en conocimientos de interés general, preparándose
permanentemente con la debida profundidad y seriedad.
No comunicar con terceros, salvo autorización expresa y escrita
de la Institución, la información que tenga sobre su trabajo,
especialmente sobre las cosas que sean de naturaleza reservada o
cuya divulgación pueda ocasionar perjuicios a esta.
No inducir a los estudiantes los talleres de arte de la Corporación
a continuar su formación en otros talleres o espacios, incluso de su
propiedad particular.
Conservar, mantener y restituir en buen estado, salvo el deterioro
natural razonable, los instrumentos musicales, elementos de trabajo
y las instalaciones que le hayan sido facilitados para la prestación
del servicio.
Tratar con debido respeto a sus superiores y compañeros de trabajo.
Mantener en forma permanente una actitud positiva en el
desarrollo de su gestión laboral y de su comportamiento en general,
velando por mantener una actitud de servicio para con los demás, y
ayudando a encontrar soluciones adecuadas, creativas y precisas a
problemas específicos.
Comunicar oportunamente a la Corporación las observaciones que
estime conveniente para procurar el correcto funcionamiento y evitar
posteriores malentendidos.
No presentarse al trabajo en estado de embriaguez, alicoramiento
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o bajo influencia de narcóticos o drogas alucinógenas o psico-
trópicas.
No faltar al trabajo sin justa causa de impedimento.
No disminuir intencionalmente el ritmo de ejecución del trabajo, ni
suspender labores, ni promover suspensiones intempestivas de
trabajo.
No hacer colectas, ni rifas, ni suscripciones, ni cualquier otra clase
de propaganda en el lugar de su trabajo.
Suministrar en forma oportuna toda la información que le sea
solicitada por la Corporación.
Utilizar en forma debida el nombre de la Corporación.
Utilizaren forma debida los instrumentos musicales, equipos de
oficina, insumos de talleres y elementos de trabajo, que le sean
entregados por la Corporación.
7.2 Relaciones con proveedores
Los proveedores son importantes para la Corporación, por tal razón se
asumen las siguientes obligaciones para garantizar la equidad en la
relación comercial con estos:
Crear y establecer una política de contratación justa e imparcial,
que gestione la obtención de los mejores recursos a los mejores
precios, sin que para ello puedan mediar circunstancias personales
de cualquier índole.
Respetar, cumplir y hacer cumplir los pactos con los proveedores.
Guardar absoluta reserva respecto a la información privilegiada o
confidencial que la Institución conozca o llegue a conocer en
relación con los negocios del Proveedor, al igual que abstenerse
de utilizar dicha información en beneficio propio o en beneficio de
un tercero.
Los proveedores que mantengan relaciones continuadas con la
Corporación, aceptarán incondicionalmente lo establecido en el presente
Manual de Buen Gobierno y se obligarán a cumplir las obligaciones que
en el mismo se establezcan.
En virtud de esta disposición, los proveedores se obligan para con la Institución:
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Actuar de forma leal para con la Institución.
Abstenerse de participar en actos o conductas respecto de las cuales
exista conflicto de intereses.
En la celebración del contrato o en cualquier tiempo durante la
ejecución del mismo, los contratistas deben notificar a la Institución la
identidad de cualquier representante o empleado de esta, respecto a
los cuales alguno de los contratistas sepa que tiene algún interés en
sus actividades o finanzas.
7.3 Relaciones con la comunidad
La Corporación adopta la filosofía de actuar de manera socialmente
responsable en relación con la comunidad en general, al igual que con
sus estudiantes, profesores, contratistas, proveedores, empleados y con
las demás personas jurídicas y naturales con las cuales desarrolle
cualquier tipo de relación.
La Corporación reconoce la importancia de tener buenas relaciones con
La Comunidad. Con el fin de generar esto La Institución se compromete
para con la comunidad a:
Promover el desarrollo humano sostenible. Ser responsable con la conservación del medio ambiente. Mantener la formación en valores humanos y culturales a los niños,
adolescentes y jóvenes que impacte con el arte y la cultura en cualquier lugar.
Alinear los servicios con un fin social. Cumplir sus obligaciones tributarias, de seguridad social y las
demás obligaciones cívicas y legales que se exijan por las normas
legales colombianas.
Generar valor agregado en cada actividad de producción cultural con los estudiantes y profesores.
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8. Sistema de control interno y externo
8.1 Junta directiva
8.1.1 Composición de la Junta Directiva
ARTICULO 18 La Junta Directiva estará compuesta por cinco (5) miembros con
cinco suplentes numéricos elegidos por la Asamblea para períodos de dos (2)
años y su reelección indefinida es permitida; sin embargo, podrán ser removidos
por justa causa de conformidad con las normas legales.
PARÁGRAFO 1 La Junta Directiva tendrá un Presidente y un
Vicepresidente que serán elegidos por la misma Junta;
los demás miembros asistirán como vocales.
PARÁGRAFO 2 La Junta Directiva asignará las funciones de secretaría
en cada reunión ordinaria o extraordinaria.
PARÁGRAFO 3 El Director Ejecutivo de la Corporación, y el Director
Académico serán invitados permanentes a las
reuniones de Junta Directiva con voz pero sin voto.
8.1.2 Funciones:
ARTICULO 25
1. Asesorar los planes y programas de la Corporación y verificar su desarrollo y
cumplimiento, teniendo en cuenta las políticas generales de la Corporación fijadas
por la Asamblea.
2. Estudiar y proponer a la Asamblea las reformas a los Estatutos.
3. Nombrar al Director Ejecutivo de la Corporación, o removerlo libremente. Así
mismo designar al Director Ejecutivo suplente, quien reemplazará al titular en sus
faltas absolutas o temporales. El Director Ejecutivo suplente despachará en
calidad de encargado mientras dure la ausencia del titular o hasta que la Junta
Directiva lo nombre en propiedad o nombre un nuevo Director Ejecutivo.
4. Nombrar apoderados judiciales que lleven la representación de la Corporación
en negocios jurídicos.
5. Elegir dentro de sus miembros al Presidente y Vicepresidente de la Junta
Directiva.
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6. Recomendar a la Asamblea el ingreso o retiro de socios de la Corporación.
7. Aprobar o improbar el presupuesto de ingresos y gastos de la Corporación, el
cual debe ser presentado por el Director Ejecutivo de la Corporación en la última
semana de Noviembre, para iniciar su vigencia en Enero del año siguiente.
8. Decidir sobre la celebración de contratos o convenios con otras Entidades que
persiguen iguales o similares fines a la Corporación.
9. Decidir sobre la participación de la Corporación en otras Entidades, cualquiera
que sea su naturaleza jurídica.
10. Crear los comités que sean necesarios; reglamentar su funcionamiento,
integrarlos y señalar los honorarios de sus miembros, cuando fuere menester.
11. Aprobar la remuneración o viáticos al Director Ejecutivo, Director Académico o
miembros de la Junta Directiva, previa disponibilidad presupuestal y justificación
del gasto.
PARÁGRAFO 1 FUNCIONES DEL PRESIDENTE DE LA JUNTA
DIRECTIVA
1. Presidir las reuniones de la Junta Directiva y de la
Asamblea y elaborar el orden del día,
conjuntamente con el Director.
2. Legalizar con su firma los actos de la Junta
Directiva.
3. Cumplir y hacer cumplir los Estatutos y reglamentos
de la Corporación, las decisiones tomadas por la
Junta Directiva y la Asamblea de la Corporación.
4. Nombrar apoderados judiciales que lleven la
representación de la Corporación en los negocios
jurídicos si la Junta Directiva ha delegado en él esta
función.
5. Delegar en el Director de la Corporación las
atribuciones que estime pertinentes.
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PARÁGRAFO 2 FUNCIONES DEL VICEPRESIDENTE DE LA JUNTA
DIRECTIVA
1. Asumir las funciones del Presidente en sus
ausencias temporales o definitivas, mientras se
nombra el titular.
2. Las demás que le asigne la Junta Directiva.
PARÁGRAFO 3 FUNCIONES DEL SECRETARIO DE LA JUNTA
DIRECTIVA
La Junta Directiva designará un secretario quien
deberá elaborar las actas y cumplir demás funciones
que le asigne la Junta Directiva.
Quórum para deliberar y decidir
ARTICULO 21
La Junta directiva podrá reunirse para deliberar y adoptar decisiones con la
presencia de tres (3) miembros junta.
8.1.3 REUNIONES
ARTICULO 19 La Junta Directiva se reunirá en sesiones ordinarias al menos cada
dos (2) meses, en el día, hora y lugar que previamente determine la misma Junta y
en sesiones extraordinarias cuantas veces sea necesario, mediante convocatoria
que haga el Presidente, el Director Ejecutivo o el Revisor Fiscal o la mitad más
uno de los miembros de la Junta Directiva.
En la convocatoria a reuniones extraordinarias, que deberán hacerse mediante
citación escrita o mediante correo electrónico, con una antelación no inferior a
cuarenta y ocho (48) horas continuas, se indicará el lugar, fecha y hora de la
reunión y los temas a tratar.
PARAGRAFO REUNIONES NO PRESENCIALES:
Habrá reunión de la Junta Directiva cuando por cualquier medio todos los
miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea y sucesiva,
caso último en el cual la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera
inmediata de acuerdo con el medio empleado.
Serán válidas las decisiones de la Junta Directiva cuando por escrito todos los
miembros expresen el sentido de su voto. En este evento la mayoría respectiva se
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computará sobre el total de miembros. Si los miembros hubieren expresado su
voto en documentos separados, éstos deberán recibirse en un término máximo de
quince (15) días, contado a partir de la primera comunicación recibida. El
Representante Legal informará a los miembros el sentido de la decisión dentro de
los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de los documentos en los
cuales se exprese el voto.
En los casos previstos, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse
en el libro respectivo dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a aquél en
que concluyó el acuerdo, las cuales serán suscritas por el Presidente de la Junta y
el Secretario de la reunión.
8.2 Revisor Fiscal
ARTICULO 28 Designación y Periodo
La Corporación tendrá Revisor Fiscal con su respectivo suplente, elegido por la
Asamblea para un periodo de un (1) año, contado a partir de la fecha de su
nombramiento; no obstante lo cual podrá ser reelegido o removido en cualquier
tiempo, con causa justificada por la Asamblea.
El suplente reemplazará al principal en sus faltas absolutas, temporales o
accidentales, mientras dure el período y se haga nueva elección.
PARÁGRAFO La revisoría fiscal deberá ser ejercida por un Contador Público
titulado o por una persona jurídica calificada y/o Asociación de Contadores
Públicos inscritos.
ARTÍCULO 29 INCOMPATIBILIDADES
No podrá actuar como Revisor Fiscal, la persona
que esté ligada por parentesco dentro del cuarto
grado civil de consanguinidad o segundo de
afinidad, con Directivos o funcionarios de la entidad,
o de aquellas personas jurídicas en las cuales la
Corporación tenga el carácter de miembro, socio o
accionista.
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8.2.1 Funciones
ARTÍCULO 30 FUNCIONES
1. Vigilar que las actuaciones del personal y las
operaciones, acuerdos o negocios jurídicos de la
Corporación se ajusten a la ley, a estos Estatutos y
a los reglamentos; así como velar por el
cumplimiento estricto de las decisiones adoptadas
por la Asamblea, la Junta Directiva y el Director
Ejecutivo.
2. Dar cuenta oportuna a la Asamblea, a la Junta
Directiva y al Director Ejecutivo, de acuerdo a sus
competencias, de las anomalías o irregularidades
que se presenten en el funcionamiento de la
Corporación.
3. Velar porque se lleven regularmente las Actas de la
Asamblea y de la Junta Directiva.
4. Convocar a la Asamblea y a la Junta Directiva
cuando lo estime conveniente.
5. Autorizar con su firma los balances y demás
documentos que requieran de ella.
6. Dar las instrucciones, practicar las visitas y solicitar
los informes necesarios para establecer un control
efectivo sobre los gastos, inversiones, valores y
bienes de la Corporación.
7. Velar porque la obtención y renovación de las
pólizas de seguros que amparan los bienes de la
Entidad, se haga oportunamente y en la cuantía
necesaria.
8. Controlar y vigilar las operaciones y movimientos de
fondos de la Corporación, estableciendo los
controles técnicos y restricciones que estime
convenientes.
9. Participar en los comités de compras de la
Corporación y establecer los controles que estime
necesarios para esta clase de operaciones.
10. Las que por ley se asignen a los revisores fiscales,
las que le fijen los presentes Estatutos y las que
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específicamente le encomiende la Asamblea
General.
8.3 Director Ejecutivo
ARTÍCULO 26 Del Director Ejecutivo
El Director Ejecutivo de la Corporación es el representante legal y será
nombrado por la Junta Directiva conforme a los requisitos señalados por
ésta.
8.3.1 Funciones
ARTÍCULO 27 Funciones del Director Ejecutivo
El Director Ejecutivo como representante legal de la
Corporación tiene las siguientes atribuciones, funciones
y obligaciones.
1. Propender por el logro de los objetivos de la
Corporación, actuando siempre en colaboración y
armonía con la Junta Directiva de la Entidad.
2. Representar judicial y extrajudicialmente a la Entidad y
designar los apoderados correspondientes convenidos
previamente por la Junta Directiva de la Corporación.
3. Ejecutar y hacer cumplir las decisiones de la Junta
Directiva.
4. Celebrar todas las operaciones, actos y negocios
jurídicos, necesarios para el logro del objeto de la
Corporación, previo análisis y aprobación por parte de
la Junta Directiva de la Corporación. Si tal operación,
acto o negocio se realizara por una cuantía superior a
veinte (20) salarios mínimos mensuales legales
vigentes, requerirá de la previa autorización de la Junta
Directiva de la Corporación, al igual que toda operación,
acto o negocio jurídico que implique la enajenación o
gravamen de cualquiera de los bienes que hacen parte
del activo patrimonial de la Corporación, sin importar su
cuantía.
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5. Cumplir y hacer cumplir la ley, los presentes Estatutos
y los reglamentos de la Entidad.
6. Asistir con voz pero sin voto, a las reuniones de la
Asamblea y de la Junta Directiva de la Corporación.
7. Presentar a la Junta Directiva de la Corporación, las
cuentas, balances, proyectos de traslados
presupuestales, informes financieros e inventarios y
cualquier otro informe que se le solicite, sobre la
marcha de la Corporación.
8. Convocar a la Asamblea y a la Junta Directiva de
acuerdo a los presentes Estatutos.
9. Elaborar y sustentar el proyecto de presupuesto para
someterlo a consideración de la Junta Directiva antes
del 30 de noviembre para iniciar su vigencia el 1º de
enero del año siguiente.
10. Transigir, conciliar, desistir, renovar los actos o
negocios jurídicos que tuviere la Entidad con terceros o
éstos con ella, previa aprobación por parte de la Junta
Directiva de la Corporación.
9. Reglas políticas institucionales
9.1 Conflictos de intereses
Se entiende como conflicto de interés cuando una persona deba
tomar decisiones o participar en ellas, y pueda escoger entre el
interés común o particular, optando por el segundo lo que genera un
beneficio pecuniario y/o extra-económico que de otra forma no se
produciría.
9.1.1 Compromiso frente a los conflictos de interés
La Corporación Rafael Pombo, calificará como situaciones que dan lugar a
conflicto de intereses, las siguientes:
a) Cuando existan intereses contrapuestos entre un director,
contratista, voluntario o empleado, de la Institución y los
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intereses de la Corporación Rafael Pombo, intereses
contrapuestos que pueden llevar a aquel a adoptar decisiones o
a ejecutar actos que van en beneficio propio o de terceros y en
detrimento de los intereses de la Corporación Rafael Pombo.
b) Cuando exista cualquier circunstancia que pueda restarle
independencia, equidad u objetividad a la actuación de las
partes interesadas y ello pueda ir en detrimento de los intereses
de Corporación Rafael Pombo.
c) Los contratistas, empleados, voluntarios y estudiantes en
pasantía, no podrán, en ningún caso, realizar actividades de
comercio ni operaciones iguales o similares a las que realiza la
entidad en desarrollo a su razón de ser, ni aprovechar el
ejercicio de su cargo para favorecerse a si mismos y/o
favorecer a terceros.
La Corporación Rafael Pombo velará por el cumplimento de la
política, normas y demás lineamientos dirigidos a la prevención
de los conflictos de interés, manejo, divulgación y resolución de
los mismos.
9.1.2 Prácticas que deben evitarse para la prevención de conflictos
de interés.
La Corporación Rafael Pombo rechaza y prohíbe que las partes
interesadas, incurran o desarrollen cualquiera de las siguientes
prácticas:
a) Recibir directa o indirectamente un beneficio o compensación
en dinero o especie por parte de cualquier persona jurídica o
natural, en razón del trabajo o servicio prestado a la institución
o a sus grupos de interés.
b) Abusar de su condición de directivo o colaborador de la
Institución para obtener beneficios, para sí o para terceros,
relacionados con los servicios que presta, o para obtener
beneficios personales de proveedores, contratistas, clientes o
usuarios.
c) Utilizar indebidamente información privilegiada o confidencial
para obtener provecho o salvaguardar intereses individuales
propios o de terceros.
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d) Evitar financiar y comprometer recursos económicos para
campañas políticas.
e) Todas aquellas prácticas que atenten contra la integridad y la
transparencia de la gestión y en contra del buen uso de los
recursos de Corporación Rafael Pombo.
f) Todo tráfico de influencias para privilegiar trámites.
g) Participar en actividades, negocios u operaciones contrarias a
la ley y/o a los intereses de La Corporación Rafael Pombo.
h) Realizar cualquier negocio u operación con fundamento en
sentimientos de amistad o enemistad.
i) Desarrollar cualquier acto del giro ordinario de la Corporación
Rafael Pombo, motivado por cualquier tipo de preferencia
económica que esté por fuera de los parámetros y políticas
establecidas por esta para los servicios que presta.
j) Todo colaborador, voluntario, empleado y/o directores de la
Corporación Rafael Pombo, con acceso a información
privilegiada, tiene el deber legal de abstenerse de realizar
cualquier operación que dé lugar a conflicto de interés en razón
de tal información.
9.1.3 Deberes del equipo humano relacionados con los
conflictos de interés.
Frente al conflicto de interés los deberes de los empleados de la
Corporación Rafael Pombo son:
a) Revelar la información a tiempo y por escrito a los entes
competentes de cualquier posible conflicto de interés o
inhabilidad que crea tener.
b) Guardar y proteger la información que la normatividad interna
haya definido como de carácter reservado o privilegiado.
c) Las partes interesadas deberán abstenerse de participar por sí
o por interpuesta persona en interés personal o de terceros en
actividades que impliquen competencia con Corporación Rafael
Pombo o en actos respecto de los cuales se configure un
conflicto de interés.
d) En toda situación en la cual sea imposible evitar un conflicto de
interés con respecto a los colaboradores, los directivos y/o
empleados a quienes corresponda adoptar la respectiva
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decisión, deberán abstenerse de celebrar el respectivo acto o
contrato o de realizar la operación que genera dicha situación,
salvo autorización expresa de la Junta Directiva.
9.1.4 Procedimiento de resolución y divulgación de conflictos de
intereses.
Las personas involucradas, incursas o que crean que otro de ellos
está inmersa en situaciones de conflicto de interés deberán
revelarlo tan pronto se presente al jefe inmediato.
Luego se analiza la operación de conformidad con la normatividad
vigente, cualquier disposición legal, manuales y procedimientos.
Además se deben solicitar instrucciones a las entidades vigilantes,
a fin de que esta califique si la situación a la que se enfrentan
puede ser o no generadora de conflictos de interés.
Igualmente, el Director Ejecutivo debe suministrar a la Junta
Directiva toda información relevante para la toma de decisiones.
9.2 Compromiso para la erradicación de prácticas corruptas
Preservando la moralidad, integridad y ética en las actuaciones y
gestiones de la Corporación Rafael Pombo, mediante el desarrollo
proactivo de prácticas tendientes a erradicar la corrupción
administrativa el nombre de la organización se compromete a
combatir la corrupción, a lograr este objetivo por todas las partes
interesadas, a ejercer la vigilancia y el control que estén a su alcance,
y a tomar en forma oportuna las medidas que ameriten.
En el marco de lo expuesto, todos aquellos que se vinculen directa o
indirectamente a la Corporación Rafael Pombo firmarán la aceptación
de este Manual de Buen Gobierno, establecido para tal efecto, el cual
contempla, entre otras disposiciones, la prohibición de aceptar u
ofrecer sobornos o cualquier práctica corrupta. Igualmente la Entidad
se compromete a capacitar al talento humano en políticas y acciones
anticorrupción. Para impedir, prevenir o combatir estos fenómenos,
adoptará como mínimo las siguientes medidas:
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a) Promover las normas éticas y advertir sobre la determinación
inquebrantable de cumplirlas con sus actividades.
b) Promover pactos de integridad y transparencia en su interior y con
otros entes del orden nacional.
c) Velar porque todos los procedimientos sean claros, equitativos, viables
y transparentes.
d) Denunciar las conductas irregulares ante los órganos internos de la
entidad y en especial a los órganos de control externos.
e) Capacitar al personal en materia de ética ciudadana y responsabilidad
social en todos los niveles.
f) En materia de contratación, implementar y adoptar las normas vigentes.
g) Colaborar con las autoridades judiciales y administrativas en la
prevención del lavado de activos y demás delitos de que tenga
conocimiento con ocasión del ejercicio de su actividad, proporcionando
de manera oportuna y eficaz, la información relacionada con la
Corporación Rafael Pombo, que soliciten las instancias de control
correspondientes y cualquier interesado, sin perjuicio de las reservas
que establezcan y las regulaciones sobre manejo de la información.
La Corporación Rafael Pombo, con el fin de combatir la corrupción, se
compromete a mejorar la Comunicación e información, con otras
entidades de naturaleza pública, privada y demás entes gremiales,
instaurando pactos éticos frente al desempeño de la función de
dirección ejecutiva, la contratación y todos los demás aspectos
corporativos, con el objetivo de construir cadenas éticas que vayan
apuntando a unas buenas prácticas de integridad, transparencia y
eficiencia en el ejercicio de su función.
10. Prevención del lavado de activos y financiamiento del
terrorismo
La Corporación Rafael Pombo para la prevención del lavado de
activos y financiamiento del terrorismo se compromete a:
Asegurarse que todos los proveedores cumplan con todos los
requisitos legales en el manejo de su mercancía.
Consultar todas las referencias que resulte posible, en especial
de las entidades financieras, registros de proveedores de la
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Cámara de Comercio y el boletín de deudores morosos de la
contraloría General de la Republica.
Establecer políticas de pago donde se establezcan los
procedimientos a seguir cuando se presenta una irregularidad.
Indagar sobre el origen de los bienes a adquirir, solicitar
certificados de tradición y libertad.
Asegurar que todas las operaciones de la Corporación Rafael
Pombo se registren de manera cierta, con un soporte contable
adecuado, por el valor correcto, en las cuentas apropiadas y en
el periodo contable que se llevan a cabo.
Cumplir con las normas legales e internas en materia de
prevención y control del lavado de activos.
Denunciar cualquier actividad sospechosa de lavado de activos
y financiamiento del terrorismo en la que puede verse
involucrada la Institución
En caso de conocer de actividades sospechosas de persona y
empresas, abstenerse de realizar cualquier tipo de
negociación, contrato o transacción. Igualmente reportar a la
Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).
Colaborar con la administración de justicia, atendiendo de
manera oportuna los requerimientos expresos de las
autoridades competentes y auxiliándolas en la lucha contra
delitos de LA/FT, de conformidad con el numeral 7º del artículo
95 de la Constitución Política.
Reglamentar el manejo de dinero en efectivo al interior de la institución.