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MANUAL DE AUTORIDAD Y DELEGACION • ODC-MAG-004 • VERSIÓN 0

ABLA DE CONTENIDO

Tabla de Contenido

1. OBJETIVO ............................................................................................................................................ 2

2. PREMISAS ........................................................................................................................................... 2

2.1 PROCESOS DE ODC .......................................................................................................................... 2

2.2 TÉRMINOS Y DEFINICIONES ........................................................................................................... 2

2.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ................................................................................................ 4

2.4 REFERENCIAS NORMATIVAS: ....................................................................................................... 4

2.5 CONSIDERACIONES GENERALES ................................................................................................ 4

2.6 ESTRUCTURA DE AUTORIDAD Y DELEGACIÓN ........................................................................ 5

3. AUTORIZACIONES POR PROCESO Y TRANSACCIÓN ................................................................ 5

4. CONTROL DE ACTUALIZACIONES ............................................................................................... 19


ABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO

El manual de autoridad y delegación de Oleoducto de Colombia (en adelante ODC) tiene como objeto establecer los niveles de aprobación de las transacciones que ejecuta la Compañía para desarrollar su objeto social.

2. PREMISAS

2.1 Procesos de ODC

Enmarcándose en cada uno de los siguientes procesos:

Tipo de proceso

Proceso Sub-proceso

Estratégico Gestión de Asuntos Corporativos Jurídica

Planeación del Negocio Presupuesto e Inversiones

Negocio Gestión Comercial Operación, Facturación y Cartera

Gestión de Activos Gestión de Activos

Soporte

Gestión Financiera y Contable Contabilidad

Tesorería

Gestión Administrativa

Talento Humano

Compras y abastecimiento

Gestión documental

2.2 Términos y Definiciones

- Apoderado Extrajudicial: Persona que tiene el poder de interceder a nombre de

un individuo en una reunión o un trámite no judicial.

- Apoderado Judicial: Persona que tiene el poder de interceder a nombre de una

persona natural o jurídica en un juicio ante los tribunales.

- Carta de Crédito documentaria: Documento formal utilizado para notificar al

banco un pago a un tercero.

- Carta de Crédito Stand By: Documento formal utilizado para garantizar los

compromisos adquiridos con alguna entidad bancaria.

- Carta de Autorizaciones: Documento formal donde se da permiso a un tercero

realizar un trámite y/o actividad.

- Contrato de Empréstitos: forma de captar dinero del público por parte de las

entidades de crédito, que emiten un conjunto de valores en serie que se pueden


ABLA DE CONTENIDO comprar. A cambio, la entidad se compromete a devolver el dinero en el plazo y

con los intereses pactados.

- Deterioro de cartera: Estimación de montos no recuperables de la cartera.

- Liberalidades: Acción libre que toma el empleador de pagar o no un valor a sus

trabajadores.

- Licencias no Remuneradas: Permiso que permite al empleado ausentarse de su

puesto de trabajo ocasionado posible disminución salarial por dicha ausencia.

- Licencias Remuneradas: Permiso otorgado al empleado para ausentarse de su

puesto de trabajo sin ocasionar disminución salarial y sin la necesidad de reponer

el tiempo laboral.

- Mantenimientos mayores: Actividades que se incurren con el fin de recuperar,

conservar o mantener la capacidad de producción y utilización de sus

propiedades, plantas y equipos.

- Mantenimientos Capitalizables: Mantenimiento mayor o inspecciones mayores

que cumplan con las condiciones tales como disminución de costo, aumento de

productividad, o incremento de la vida útil por encima de los niveles iniciales.

- Mantenimientos no Capitalizables: Mantenimientos que no aumenten la

productividad, o incremento de la vida útil por encima de los niveles iniciales o

correspondan a correctivos o reparaciones rutinarias.

- Refinanciación de deudas: Modificación de condiciones (plazo, tasa de interés,

sistema de amortización, entre otros) de un crédito otorgado.

- Periodo Tarifario: Período por el cual la Fórmula Tarifaria General con sus

respectivos componentes tienen vigencia.

- Reestructuración de deudas: Unificar o convertir uno o varios créditos por otra

(s) deuda (s) con mejores condiciones.

- Tarifa: Es la tarifa de transporte definida conforme a los procedimientos

establecidos en el Código de Petróleos y en las disposiciones reglamentarias

expedidas por el Ministerio de Minas y Energía, específicamente las resoluciones

124386, 124547 y 124663 de 2010, o aquellas que las modifiquen o sustituyan.

- Transferencia de Activos: Traspaso del custodio del activo en la compañía.


ABLA DE CONTENIDO 2.3 Estructura organizacional

2.4 Referencias normativas:

- Estatutos de Oleoducto de Colombia S.A.

- Reglamento de Operación y Transporte ODC.

- Manual del Transportador ODC.

- Política manejo de liquidez ODC.

- Manual de Autoridad y Delegación del prestador de servicio.

2.5 Consideraciones Generales

El Manual de Autoridad y Delegación de ODC es aprobado por la Junta Directiva así como las modificaciones previa revisión por parte del Gerente General. Los niveles de autoridad definidos en este manual para las transacciones tienen aplicabilidad para las actividades ejecutadas directamente por la compañía y las tercerizadas.


ABLA DE CONTENIDO 2.6 Estructura de Autoridad y Delegación

Los niveles de autorización fueron definidos de acuerdo a la naturaleza de cada transacción, complejidad e impacto en ODC los cuales se encuentran de forma detallada para cada transacción en el capítulo 3 de este manual, considerando para todos los casos según lo definido en los estatutos que requerirá la aprobación por parte de la Junta Directiva de ODC para las transacciones que superen US$1.000.000.

Los cargos mencionados de los prestadores de servicios serán esos o de quien haga sus veces.

3. AUTORIZACIONES POR PROCESO Y TRANSACCIÓN

Proceso: Gestión de Asuntos Corporativos

Sub-proceso: Jurídica

Transacciones Esquema de aprobador

Aumento de Capital Asamblea General de Accionistas

Prorroga o reducción del término de duración de la sociedad

Asamblea General de Accionistas

Fusión de la sociedad con otra u otras compañías, su transformación, o disolución anticipada.


Reformas de los estatutos. Asamblea General de Accionistas

Autorizar la constitución de sociedades, filiales o subsidiarias y aportes de dinero, en bienes o en servicio y proponer la liquidación de tales sociedades y disponer la enajenación de las cuotas sociales, derechos o acciones en ellas.


Reglamentar la colocación de acciones en reserva.


Aprobar los Marcos de Gobierno Corporativo Junta Directiva

Aprobar inicio de procesos de insolvencia, disolución y liquidación

Junta Directiva

Representar a la sociedad como persona jurídica.

Gerente General de ODC

Constituir los apoderados judiciales o extrajudiciales que obren de acuerdo con sus instrucciones y representen a la sociedad ante cualesquiera autoridades, funcionarios o entidades.


Ejecutar los actos y celebrar los contratos que Hasta US$1.000.000 Gerente General


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tiendan a llenar los fines sociales. Superior a US$1.000.000 Junta Directiva

Proceso: Planeación del Negocio Sub-proceso: Presupuesto e Inversiones


Decidir sobre la ampliación del oleoducto. Asamblea General de Accionistas

Aprobar la distribución de utilidades y apropiación de reservas


Aprobar el plan estratégico corporativo de la sociedad

Junta Directiva

Aprobar los presupuestos de operaciones e inversiones y determinar los planes y proyectos de la sociedad.

Junta Directiva

Aprobar el traslado de partidas presupuestales

La aprobación de los traslados: 1. El Gerente Financiero del

(Prestador de servicios) aprueba los traslados que disminuyan el valor de la nómina y/o prestaciones.

2. Gerente Financiero (prestador de servicios) aprueba los traslados mayores a 2.500 SMMLV y/o entre dependencias de diferentes negocios, y/o entre diferentes posiciones presupuestarias. -Jefe de Costos y presupuestos (prestador del servicio) aprueba los traslados de presupuestos por una misma posición presupuestaria de gastos que no supere 2.500 SMMLV.

Aprobar las adiciones presupuestales

1. Adiciones presupuestales iguales o superiores al 5% que disminuyan la utilidad neta y/o los Traslados que incrementen el valor de la nómina y/o prestaciones: son aprobadas por la Junta Directiva de ODC, previa revisión del formato "PPT ODC Órdenes


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corporativos" por parte del Gerente General de ODC y el Prestador de Servicio (Profesional de Presupuesto) el cual es elaborado por el Representante del Prestador del Servicio responsable de la partida presupuestal que presenta la variación o traslado.

2. Las adiciones presupuestales inferiores al 5% y que no disminuyen la utilidad neta son aprobadas por el Gerente General de ODC y el Director Financiero y Administrativos del prestador de servicio, siguiendo el proceso anterior en relación con el formato "PPT ODC Órdenes corporativos"

3. Las disminuciones presupuestales son aprobadas por el Gerente General y el prestador de servicios (Gerente Financiero).

Disponer el establecimiento o la clausura de sucursales o agencias, dentro o fuera del domicilio social.

Junta Directiva

Decidir sobre la adquisición, construcción y operación de oleoductos, y demás sistemas de conducción de petróleo y sus derivados y decidir sobre la contratación de empréstitos, adquisición de bienes raíces, concesiones, patentes y privilegios, y sobre la constitución de gravámenes en relación con los mismos

Junta Directiva

Proceso: Gestión Comercial


ABLA DE CONTENIDO Sub-proceso: Operación, Facturación y Cartera


Aprobación de los procedimientos o reglamentos de operación y de transporte; el manual del transportador; el sistema de tarifas; los procedimientos de contratación; los ajustes de precios al crudo recibido y mezclado.

Junta Directiva

Aprobación de las tarifas

1. Aprobación de tarifa en USD para el periodo tarifario: Ministerio de Minas y Energía. 2. Aprobación el documento soporte de la tarifa presentado al Ministerio de Minas y Energía para un nuevo periodo tarifario según la resolución vigente: Gerente General y Prestador de Servicio (Director Comercial) 3. Aprobación de la actualización de la tarifa anual: Gerente General 4. Aprobación de la liquidación de la tarifa mensual en pesos con la TRM aplicable de acuerdo con el Manual del Transportador de ODC.

Aprobar los contratos y otros sí con clientes

1. Superiores a USD$1.000.000 la Junta Directiva de ODC. 2. Hasta USD$1.000.000 Gerente General de ODC.

Aprobación de Facturas de venta Gerente General de ODC

Aprobación de ajustes de Facturación, notas débito y crédito y multas.


Aprobar calculo y registro de deterioro de cartera

Una vez aprobada la Política del Deterioro de Cartera por parte de la Junta Directiva (definido por estatutos), el cálculo y registro de deterioro de cartera de ODC es aprobado por el Prestador de Servicio (Gerente Financiero).

Aprobar cobros jurídicos

De acuerdo a la política de Crédito y Cartera del prestador de servicio, previa notificación a la Gerencia General de ODC


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Aprobar castigos de cartera de deudas malas

Hasta 180 SMMLV Prestador de servicios (Jefe de Financiamiento y Tesorería) y Gerente General de ODC. Superior a 180 SMMLV - hasta 2.000 SMMLV Prestador de servicios (Gerente Financiero) y Gerente General de ODC. Mayor de 2.000 SMMLV (Junta Directiva) previa a revisión del Gerente General de ODC.

Aprobar la refinanciación de deudas de terceros De acuerdo a la política de Crédito y Cartera del prestador de servicio.

Proceso: Gestión de Activos Sub-proceso: Gestión de Activos


Aprobar la enajenación de activos de la Compañía

1. Activos cuyo valor en libros no supere 500 SMMLV requiere aprobación por el prestador de servicios (Nivel Gerencial) y Gerente General de ODC 2. Activos cuyo rango de valor en libros se encuentre a partir de los 500 SMMLV y hasta los 5.000 SMMLV requiere aprobación del prestador de servicio (Nivel Directores) y Gerente General de ODC. 3. Activos cuyo valor en libros sea superior a los 5.000 SMMLV serán aprobados por la Junta Directiva

Aprobación de arrendamiento o alquiler de activos de la compañía.

1. Activos cuyo valor en libros no supere 500 SMMLV requiere aprobación por el prestador de servicios (Nivel Gerencial) y Gerente General de ODC 2. Activos cuyo rango de valor en libros se encuentre entre los 500 SMMLV hasta los 5.000 SMLMV requieren de la autorización del prestador de servicio (Nivel Directores) y del Gerente General de ODC.


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3. Activos cuyo valor en libros sea superior a 5.000 SMLMV requieren aprobación de la Junta Directiva

Aprobar canje, permuta o dación de pagos de activos de la compañía.

1. Activos cuyo valor en libros no supere 500 SMMLV requiere aprobación por el prestador de servicios (Nivel Gerencial) y Gerente General de ODC 2. Activos cuyo rango de valor en libros se encuentre entre los 500 SMMLV hasta los 5.000 SMLMV requieren de la autorización del prestador de servicio (Nivel Directores) y del Gerente General de ODC. 3. Activos cuyo valor en libros sea superior a 5.000 SMLMV requieren aprobación de la Junta Directiva

Aprobar cesiones de activos de la compañía



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Aprobar retiros o bajas de activos de la Compañía, incluyendo inventarios de materiales


Aprobar transferencia activos entre la Organización.

Custodio del activo y superior inmediato.

Aprobar capitalización de activos por liquidación de proyectos.

Prestador de servicios (Gerente de Proyectos) sin cuantía previa revisión por parte del Subcomité Operativo y Técnico del acta de liquidación del proyecto.

Aprobar mantenimientos mayores capitalizables y no capitalizables.

Prestador de servicios (Gerente de Proyectos) sin cuantía previa revisión por parte del Subcomité Operativo y Técnico del informe de mantenimiento.

Aprobar pólizas de seguros y garantías Gerencia General previa recomendación del Prestador de servicios.

Aprobar pago de daños y servidumbres Prestador de servicios (Jefe Inmobiliaria).

Proceso: Gestión financiera y administrativa Sub-proceso: Contabilidad


Aprobación de estados financieros los balances de fin de ejercicio y las cuentas que deben rendir los administradores semestralmente



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Aprobar los ajustes contables y castigos de cuentas

1. Ajustes contables que impliquen corrección de errores: Prestador de Servicio (Jefe de Contabilidad) y Gerente General de ODC. 2. Ajustes contables posteriores a los cierres contables que impliquen reabrir la contabilidad: Prestador de servicio (Gerente Financiero) y Gerente General de ODC. 3. Ajustes contables que impliquen pagar sanciones: prestador de servicios (Gerente Financiero) y Gerente General de ODC. 4. Ajustes contables por pérdida o degradación de materia prima o productos de propiedad o en custodia de la sociedad: Prestador de servicios (Gerente de Transporte) y Gerente General de ODC. 5. Ajustes contables que afecten la utilidad neta en un monto igual o superior a 500 SMMLV: Gerente General y presentación en Junta Directiva.

Aprobar conciliaciones de cuentas según valor y antigüedad de las partidas conciliatorias.

1. Las conciliaciones de cuentas son aprobadas por el Prestador de Servicio (Jefe de Contabilidad y Gerente Financiero). 2. Las conciliaciones de cuentas cuyas partidas conciliatorias asciendan a 2.500 SMMLV y/o presenten una antigüedad superior a 60 días, son aprobadas por el Prestador de Servicio (Jefe de Contabilidad y Gerente Financiero) y el Gerente General de ODC.


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Aprobación de las declaraciones, liquidaciones, pagos, compensaciones y solicitud de devoluciones de impuestos

1. Prestador de servicio (Jefe Tributario) y Gerente General de ODC: Impuesto de renta, CREE e Impuesto a la Riqueza. 2. Prestador de servicio (Jefe Tributario) y Gerente General de ODC: Retenciones y autorretenciones de Impuesto de renta, IVA, ICA, CREE y timbre, impuesto de industria y comercio, Impuestos a las ventas. 3. Prestador de servicio (Funcionario autorizado) / Gerente General de ODC: Impuesto de transporte. 4. Prestador de servicio (Jefe Inmobiliaria): Impuesto predial y Contribución de valorización. 5. Prestador de servicio (Administrador de contratos): Impuesto de alumbrado público y estampillas. 6. Prestador de servicio (Gerente Administrativo): impuesto sobre vehículos. 7. Prestador de servicio (Funcionario autorizado): Impuesto por importaciones de materiales y equipos. 8. Prestador de servicio (Jefe Tributario) y Gerente General ODC: Compensaciones y solicitud de devoluciones de impuestos.

Fijar las políticas contables Junta Directiva

Cambios en políticas contables Junta Directiva


ABLA DE CONTENIDO Proceso: Gestión financiera y administrativa Sub-proceso: Tesorería.


Reglamentar el manejo de los fondos de la sociedad, determinar la destinación que deba darse a los fondos disponibles y resolver sobre el cambio de su inversión; así como determinar la oportunidad en que deban efectuarse los desembolsos, para la ejecución de los presupuestos aprobados.

Junta Directiva

Aperturas y cancelación de cuentas bancarias y asignación y modificación de aprobadores de pagos y firmas autorizadas.

Prestador del servicio (Jefe de Financiamiento y Tesorería) y Gerente General de ODC.

Constituir, definir, modificar la cuantía o cancelar fondos de caja menor.

Prestador del servicio (Jefe de Financiamiento y Tesorería) y Gerente General de ODC

Aprobar gastos de caja menor Gerente General de ODC

Aprobar reembolsos de caja menor Prestador del servicio (Jefe de Financiamiento y Tesorería)

Constituir fondos especiales Prestador del servicio (Director financiero y administrativo)

Aprobar el ajuste por faltantes y sobrantes de caja menor.

Prestador del servicio (Director financiero y administrativo) y Gerente General de ODC.

Aprobar aperturas de cartas de crédito stand by y documentarias

Prestador del servicio (Gerente Financiero) y Gerente General ODC. Presentación Junta Directiva de acuerdo a los estatutos.

Aprobar pagos y comisiones de cartas de crédito stand by y documentarias

Prestador del servicio (Gerente Financiero) y Gerente General ODC.

Aprobar diseño e impresión de recibos de caja, y cartas de autorizaciones en papel de seguridad.

Prestador del servicio (Gerente Financiero)

Aprobar notas débitos por servicios bancarios Prestador del servicio (Jefe de Financiamiento y Tesorería).

Traslados de fondos entre cuentas de la Compañía

Prestador del servicio (Jefe de Financiamiento y Tesorería).

Aprobación de pagos

1. Revisión de pagos manuales: Prestador de Servicios (Jefe de Financiamiento y Tesorería) y Firma autorizada ODC. 2. Aprobar y autorizar la propuesta de pago por SAP: Prestador de Servicios


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(Jefe de Financiamiento y Tesorería / Gerente Financiero) y Gerente General ODC Para cualquier otro tipo de pago: Mantener la misma practica del prestador de servicio.

Aprobar operaciones de endeudamiento. Junta Directiva

Aprobar la refinanciación, restructuración o prepago de deudas.

Gerente General de ODC- Junta Directiva

Aprobar operaciones con compañías vinculadas al grupo empresarial.

Gerente General de ODC- Junta Directiva

Proceso: Gestión Administrativa Sub-proceso: Talento Humano


Nombrar el Gerente General de la Sociedad y sus suplentes, primero y segundo y el Secretario, para periodos de un (1) año, removerlos libremente y señalarles su remuneración.

Junta Directiva

Crear los cargos que estime convenientes para el buen funcionamiento de la sociedad. Señalar su remuneración y sus funciones, excepto para aquellos cuyo nombramiento o remoción corresponda a la Asamblea General.

Junta Directiva

Aprobar contratos laborales y renovación de los mismos.


Nombrar y remover libremente los empleados de la compañía, excepto los que corresponda nombrar a la Asamblea General de Accionistas o a la Junta Directiva


Aprobar aumentos salariales

1. Oferta salarial por encima o por debajo de la mediana de la banda laboral e incrementos salariales individuales: Gerente General de ODC. 2. Ajustes salariales anuales a la totalidad de los empleados y Gerencia General de ODC: Junta Directiva.

Autorizar liberalidades, beneficios o prestaciones extralegales a favor del personal

Junta Directiva


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de la sociedad.

Dar instrucciones para celebrar o denunciar pactos o convenios colectivos de trabajo y para constituir tribunales de arbitramento y nombrar conciliadores de trabajo

Junta Directiva

Aprobar tarjeta corporativa y reembolsos

Gerente General de ODC aprueba tarjeta corporativa y reembolsos. Custodio de la tarjeta corporativa: Secretaria General de ODC.

Aprobar préstamos a empleados

1. Junta Directiva aprueba préstamos al Gerente General de ODC y para los préstamos de los empleados restantes el aprobador es el Gerente General de ODC.

Aprobar ascensos de cargos y encargos.

1. Promociones a cargos superiores: Gerente General de ODC 2. Movimientos horizontales: Gerente General de ODC 3.Encargos: Junta Directiva a la Gerencia General de ODC y otros encargos Gerente General de ODC.

Aprobar modificaciones en la estructura organizacional

1. Cambios correspondientes a la creación o eliminación en el primer y segundo nivel requiere la aprobación de la Junta Directiva, a partir del tercer nivel – Gerencia General de ODC.

Aprobar capacitaciones nacionales e internacionales


Aprobar, vacaciones, permisos y licencias remuneradas y no remuneradas

1. Licencias remuneradas y no remuneradas: Prestador del servicio (Gerente de Talento Humano) y Gerente General. 2. Permisos: hasta 10 días prestador de servicio Jefe Inmediato. Superior a 10 días prestador de servicio (Gerente de Talento Humano) y Gerente General. 3. Vacaciones: Jefe Inmediato del empleado

Fijar las políticas laborales y reglamentos internos

Junta Directiva


ABLA DE CONTENIDO Proceso: Gestión Administrativa Sub-proceso: Compras y abastecimiento


Celebrar los actos y contratos

1. Junta Directiva: Todo lo que excede USD$1.000.000 y Gerente General de ODC: hasta USD$1.000.000 2. Jefe de Abastecimiento: Hasta 7.000 SMMLV, si supera USD$20.000 requerirá aprobación posterior del Gerente General, si supera USD$40.000 requerirá aprobación previa del Gerente General y si supera USD$1.000.000 requerirá la aprobación de la Junta Directiva. 3.Coordinador de Abastecimiento: Hasta 5.000 SMMLV, si supera USD$20.000 requerirá aprobación posterior del Gerente General, si supera USD$40.000 requerirá aprobación previa del Gerente General y si supera USD$1.000.000 requerirá la aprobación de la Junta Directiva.

Aprobar solicitud de pedido (Solped)

Compras corporativas: Gerente General de ODC Compras de operación y mantenimiento: Prestador de servicio de operación y mantenimiento (Coordinador de Operaciones o Coordinador de Mantenimiento del prestador de servicios), según el motivo de la compra y disponibilidad presupuestal

Aprobar Justificación de compras elaborada por el líder del proceso.

Compras corporativas: Gerente General de ODC Compras de operación y mantenimiento: Prestador de servicio de operación y mantenimiento (Jefe de Departamento/Gerente), según Manual de Aprobaciones del prestador de servicios de operación y mantenimiento


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Designación de administrador del contrato

Compras corporativas: Gerente General de ODC Compras de operación y mantenimiento: Prestador de servicio de operación y mantenimiento (Líder de Abastecimiento).

Otro sí y Adiciones de contratos

Cuando el contrato inicial más el otro sí o la adición supere: 1.) 2.500 SMLMV requerirá aprobación del Gerente General y 2.) US$1.000.000 requerirá aprobación por parte de la Junta Directiva. 3.) Las compras inferiores a estos montos son aprobadas por el Prestador de servicios corporativo (Jefe de Abastecimiento) y el Prestador de servicio de operación y mantenimiento (Jefe y Gerente de Departamento).

Finalización de contratos anticipadas que genere multas

Gerente General de ODC.

Contratos de compraventa de inmuebles

1. Superiores a USD$1.000.000 la Junta Directiva de ODC. 2. Hasta USD$1.000.000 Gerente General de ODC.

Proceso: Gestión Administrativa Sub-proceso: Gestión documental


Fijar las políticas de la sociedad en los diferentes órdenes de su actividad, especialmente en materia financiera, técnica, económica y laboral.

Junta Directiva


ABLA DE CONTENIDO 4. CONTROL DE ACTUALIZACIONES

VERSION FECHA DESCRIPCION

0 30/11/2016

Se crea el manual de autoridad y delegación por iniciativa de la Gerencia General de ODC. Nota: Este Manual fue aprobado en la Junta Directiva de Oleoducto de Colombia S.A. del 15 de noviembre de 2016.

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