manual de auditorÍa interna gobernaciÓn de arauca
TRANSCRIPT
1
Apoyo en el área de control interno para la evaluación y seguimiento en los procesos de la
gobernación de Arauca
Jessica Alejandra Camejo Romero
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
ARAUCA
2019
2
APOYO EN EL ÁREA DE CONTROL INTERNO PARA LA EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTO EN LOS PROCESOS DE LA GOBERNACIÓN DE ARAUCA
JESSICA ALEJANDRA CAMEJO ROMERO
Informe Final Práctica Social, Empresarial y Solidaria
Tutor: Carlos Samuel Rodríguez Galindo
CONTADOR PÚBLICO
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
ARAUCA
2019
3
Nota de aceptación:
________________________________________
________________________________________
________________________________________
________________________________________
C.P. CARLOS SAMUEL RODRIGUEZ GALINDO
Director Práctica Profesional
Arauca, 12/12/2017.
4
TABLA DE CONTENIDO
RESUMEN .................................................................................................................................................. 7
PALABRAS CLAVE ................................................................................................................................... 7
ABSTRAC ................................................................................................................................................... 8
KEYWORDS ............................................................................................................................................... 8
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................... 9
1. TITULO PRÁCTICA PROFESIONAL ............................................................................................. 11
APOYO EN EL ÁREA DE CONTROL INTERNO PARA LA EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO EN
LOS PROCESOS DE LA GOBERNACIÓN DE ARAUCA ..................................................................... 11
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................................................................... 11
2.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ...................................................................... 13
2.1.1. JUSTIFICACIÓN ..................................................................................................................... 13
3. OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 15
3.1 GENERAL ............................................................................................................ 15
3.2 ESPECIFICOS ............................................................................................................................. 15
4. MARCO DE REFERENCIA.............................................................................................................. 15
4.1 MARCO CONCEPTUAL ...................................................................................... 15
4.1.1MISIÓN DE LA GOBERNACIÓN DE ARAUCA .................................................................... 16
4.1.2 VISIÓN DE LA GOBERNACIÓN DE ARAUCA ................................................................... 16
4.1.3 FUNCIONES DE LA GOBERNACIÓN .................................................................................. 17
4.1.4 ORGANIGRAMA ..................................................................................................................... 18
4.2. MARCO LEGAL .................................................................................................. 18
5. METODOLOGIA .............................................................................................................................. 20
5.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN .............................................................................. 20
5.2 METODO DE ESTUDIO ................................................................................... 20
5.2.1 METODO DE ANALISIS .................................................................................................. 20
5.2.2 FUENTES DE INFORMACIÓN........................................................................................ 21
6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ............................................................................................. 22
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ................................................................................................ 23
7.1 ACTIVIDAD N° 1 .............................................................................................. 23
7.2 ACTIVIDAD N° 2 .............................................................................................. 50
5
7.4 ACTIVIDAD N° 3 ............................................................................................ 114
7.5 ACTIVIDAD N° 4 ............................................................................................ 121
9. ANEXOS ......................................................................................................................................... 126
CONCLUSIONES ................................................................................................................................... 146
BIBLIOGRAFIA...................................................................................................................................... 147
Tabla de Ilustraciones
Ilustración 1. Procedimiento de Programación Anual de Auditorías Internas ................. 115
Ilustración 2. Procedimiento del Plan de Auditoria .......................................................... 122
Tabla de Anexos
Anexo 1. Programa Anual de Auditoria del Departamento de Arauca 2017 ..................... 126
Anexo 2. Fotografías día de sustentación del Manual de Auditoria Interna de la Gobernación de
Arauca, a funcionarios de la entidad. ................................................................................. 144
Anexo 3. Certificado finalización Practica ........................................................................ 145
6
AGRADECIMIENTOS
En primer lugar a Dios todo poderoso por haberme dado la sabiduría y constancia para poder
llegar hasta este punto de mi carrera, a mis Padres: Belkis Romero Bustacara y Jesús Antonio
Camejo, por su exigencia en cada etapa de mi vida e inculcarme los valores necesarios para poder
llegar a ser una persona responsable e integra, valores que me han permitido ser la persona que
soy hoy día, a mi pareja y padre de mis hijos: Luis Javier Vescance por su apoyo, amor y
comprensión, a mi hijos: Javier Antonio y Antonella quienes son mi motivación diaria para llegar
a ser una excelente profesional y a dar lo mejor de mí en cada cosa que haga, a mi tutor y
profesor: Carlos Samuel Galindo Rodríguez por su valioso apoyo, paciencia y conocimiento
aportado para lograr este objetivo.
7
RESUMEN
El presente trabajo tiene por objetivo ser la base para optar al título profesional de contador
público de la universidad Cooperativa de Colombia, en él se presenta la práctica social,
empresarial y solidaria desarrollada en la Gobernación de Arauca, donde se llevó a cabo el apoyo
en el área de Control Interno para la Evaluación y Seguimiento en los Procesos de la entidad.
El ejercicio se realizó con el apoyo del personal asignado dentro de la organización para la
supervisión de la actividad; para apoyo de esta área se diagnosticó la necesidad inmediata dentro
del área y con base en los resultados posteriormente se procedió a crear y actualizar un Manual de
Auditoria Interna fortaleciendo el Modulo de Evaluación y Seguimiento del Modelo Estándar de
Control Interno MECI, para fortalecer las Auditorías Internas en la Gobernación de Arauca.
PALABRAS CLAVE
Auditoría
Auditoría Interna
Control Interno
Manual de Auditoría Interna
8
ABSTRAC
The present work aims to be the basis to apply for the professional title of public accountant of
the Cooperativa de Colombia University, in which the social, business and solidarity practice
developed in the Government of Arauca is presented, where the support was carried out in the
area of Internal Control for the Evaluation and Follow-up in the Processes of the entity.
The exercise was carried out with the support of the personnel assigned within the organization
for the supervision of the activity; for support of this area, the immediate need was diagnosed
within the area and based on the results, an Internal Audit Manual was subsequently created and
updated, strengthening the Evaluation and Monitoring Module of the Internal Control Standard
Model MECI, to strengthen the Audits Interns in the Government of Arauca.
KEYWORDS
Audit
Internal audit
Internal control
Internal audit manual
9
INTRODUCCIÓN
El objetivo principal del presente trabajo es Analizar y proporcionar los elementos necesarios
para fortalecer el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) en cuanto a la formulación,
implementación y ejecución del módulo de evaluación y seguimiento.
Se realiza e implementa un Manual de Auditoria Interna para la Gobernación de Arauca, el cual
servirá como instrumento y herramienta de gestión y de control de la entidad donde verifica el
nivel de desarrollo del Sistema de Control Interno y de la gestión de la entidad. Esto se consigue
mediante actividades de supervisión continua, evaluaciones periódicas o una combinación de
ambas cosas.
Este documento se basa en cuatro objetivos específicos, el primero busca Analizar la
información existente sobre el Modelo Estándar Control Interno de la Gobernación, a través de la
búsqueda y análisis de todos los documentos existentes en la Gobernación de Arauca sobre el
Modelo Estándar de Control Interno.
Seguidamente se procederá a apoyar en la elaboración del Manual de Auditoria Interna de la
Gobernación de Arauca, el cual resulta necesario para un funcionamiento eficaz y eficiente en la
organización.
Posteriormente se apoyará en la Actualización del Procedimiento De Programación Anual De
Auditorías Internas de la Gobernación de Arauca.
10
Finalmente, se Elaborará los Procedimientos del Plan de Auditorías Internas por procesos de la
Gobernación de Arauca. Todo esto con el fin de detener las deficiencias encontradas en los
procesos de Auditoria Interna por parte de la oficina de Control Interno de la Gobernación de
Arauca.
11
1. TITULO PRÁCTICA PROFESIONAL
APOYO EN EL ÁREA DE CONTROL INTERNO PARA LA EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTO EN LOS PROCESOS DE LA GOBERNACIÓN DE ARAUCA
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Dentro del proceso de mejoramiento continuo en la entidad, el módulo de Evaluación y
Seguimiento, es un módulo que considera aquellos aspectos que permiten valorar en forma
permanente la efectividad del Control Interno de la entidad pública; la eficacia, eficiencia y
efectividad de los proceso; el nivel de ejecución de los Planes, Programas y Proyectos, los
resultados de la gestión, con el propósito de detectar desviaciones, establecer tendencias y
generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Organización Pública.
Los instrumentos y herramientas de gestión y de control de la entidad requieren evaluación y
seguimiento, es decir un proceso que verifica el nivel de desarrollo del Sistema de Control
Interno y de la gestión de la entidad. Esto se consigue mediante actividades de supervisión
continua, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas.
Este módulo busca que la entidad desarrolle mecanismos de medición, evaluación y
verificación, necesarios para determinar la eficiencia y eficacia del Sistema de Control Interno en
la realización de sus propósitos de contribuir al cumplimiento de los objetivos de la entidad; si
12
todas la operaciones se realizan de conformidad con los principios de la función pública
establecidos en la constitución política, la ley y la políticas trazadas por la dirección en atención a
las metas objetivos previstos.
A partir de los resultados de la evaluación a la efectividad del Sistema de Control Interno, al
conjunto de planes, proyectos, objetivos y metas previstas por la entidad, se deben incorporar,
acciones de mejoramiento continuo de la organización, así como las recomendaciones producto
de la vigilancia que realiza el órgano de control fiscal.
Las deficiencias encontradas producto de esa evaluación, seguimiento y las recomendaciones
sugeridas en las diferentes instancias de evaluación, incluyendo las emitidas por los órganos de
control del Estado, deben ser acogidas por el servidor responsable y/o por el nivel de
administración o dirección correspondiente.
Se encuentra deficiencia en el seguimiento en cuanto a los procesos en auditoria interna por parte
de la oficina de control interno.
Debido a que no se tiene equipo auditor y por qué no se tienen los procedimientos definidos para
su ejecución.
13
2.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿LA GOBERNACION DE ARAUCA TIENE DEFICIENCIAS EN MATERIA DE
AUDITORIA INTERNA?
2.1.1. JUSTIFICACIÓN
Debido al mal manejo en las administraciones de la entidad, se evidencia un bajo desarrollo
de las auditorías internas a todos los procesos de la administración, por lo que se requiere
establecer estrategias, procedimientos que fortalezcan las auditorías internas o el desarrollo de
estas y a su vez el beneficio.
Con referencia a lo anterior la Auditoria Interna ayuda a la organización a cumplir sus
objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de
los procesos de gestión, riesgos y gobierno.
(Omar de Jesús Montilla Galvis, Luis Guillermo Herrera Marchena, 2005) en su articulo EL
DEBER SER DE LA AUDITORIA afirman que:
La auditoría se debe construir mediante un pensamiento coherente con la realidad que brinde
guías de orientación y reflexión al profesional contable, ampliando horizontes y derrumbando
los obstáculos que no la dejan expandir. El estado actual de la auditoría necesita una
14
reconcepción en su construcción teórica respecto al concepto de auditoría y la desarticulación
de sus enfoques.
La auditoría es el campo que más ha avanzado de la ciencia contable: ella le devolvió su papel
protagónico al contador público en las organizaciones liberándolo del encasillamiento financiero
y contable, donde lo ubica la sociedad profesionalmente, para extender su campo de acción al
conocimiento del objeto social de las organizaciones. La importancia de la auditoría se da en
diversas direcciones, se concentra de manera amplia en la fe pública, también en que se ostenta
como una segunda opinión imparcial e idónea.
Dicho valor recae en las calidades que debe poseer el contador público y la manera en que debe
proceder para la ejecución del trabajo, es decir, en las características de la labor de auditoría.
En el área de control interno de la Gobernación de Arauca, se verifico un alto grado de riesgos, el
análisis de estos riesgos constituye una herramienta muy importante para el trabajo del auditor y
la calidad del servicio, por cuanto implica el diagnóstico de los mismos para velar por su posible
manifestación o no. Es importante en toda organización contar con una herramienta, que
garantice la correcta evaluación de los riesgos a los cuales están sometidos los procesos y
actividades de una entidad y por medio de procedimientos de control se pueda evaluar el
desempeño de la misma.
Es por ello, que es importante implementar y actualizar en la Gobernación de Arauca un
Manual de Auditoria interna, que nos pueda servir como guía para evitar toda clase de riesgos
15
que sigan impidiendo garantizar de forma eficaz y eficiente la realización del Modelo Estándar de
Control Interno en la Entidad.
3. OBJETIVOS
3.1 GENERAL
Analizar y proporcionar los elementos necesarios para fortalecer el Modelo Estándar de
Control Interno (MECI) en cuanto a la formulación, implementación y ejecución del módulo de
evaluación y seguimiento.
3.2 ESPECIFICOS
Análisis de la información existente sobre el Modelo Estándar Control Interno de la
Gobernación.
Apoyar en la elaboración del Manual de Auditoria Interna de la Gobernación de Arauca.
Actualización del Procedimiento De Programación Anual De Auditorías Internas de la
Gobernación de Arauca.
4. MARCO DE REFERENCIA
4.1 MARCO CONCEPTUAL
16
La Gobernación de Arauca es un ente administrador que cumple con las funciones de
articulador entre lo Nacional y lo local con la responsabilidad de complementar el
desarrollo local, ordenamiento territorial, generación de empleo, fomento de la
transparencia, armonizar las políticas públicas locales y Nacionales, promover el
desarrollo económico y social de las áreas de la salud, educación, deportes, cultura,
seguridad social, desarrollo de infraestructura, sector agropecuario, que permite que
Arauca sea un Departamento competitivo.
4.1.1MISIÓN DE LA GOBERNACIÓN DE ARAUCA
La Gobernación de Arauca tiene como misión servir a la comunidad, promover la
prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes
constitucionales, planificar y promocionar el desarrollo económico, social y ambiental,
dentro de su territorio y fortalecer la capacidad de gestión de sus municipios, prestando
los servicios que determina la constitución y la ley, con fundamento en los principios
de igualdad, moralidad, eficacia eficiencia, celeridad, imparcialidad y publicidad.
4.1.2 VISIÓN DE LA GOBERNACIÓN DE ARAUCA
Arauca en el mediano plazo, será un Departamento con altos niveles de coberturas en
salud, educación, acueducto y alcantarillado y con un índice de mortalidad infantil
cercano a la media nacional, en búsqueda del desarrollo agropecuario, industrial y
17
forestal, ambientalmente sostenible, coherente con su vocación llanera integrada ala
Orinoquía, generador de riqueza, tejido empresarial, gobierno eficiente y punto binacional
geoestratégico, remanso de paz y convivencia geoestratégica.
4.1.3 FUNCIONES DE LA GOBERNACIÓN
Las funciones definidas para la Gobernación de Arauca, dada su naturaleza,
corresponden a actividades de desarrollo y prosperidad, que se cumple en el marco legal
definido por la Constitución y las leyes, que a través del MECI y la implementación de
cada uno de sus tres subsistemas quedaran allí resumidas e identificadas.
Según la Constitución Política de Colombia las funciones son:
Artículo 298. “Los departamentos tiene autonomía para la administración de los
asuntos seccionales y la planificación y promoción del desarrollo económico y social
dentro de su territorio en los términos establecidos por la constitución.
Los departamentos ejercen funciones administrativas, de coordinación, de
complementariedad de la acción municipal, de intermediación entre la Nación y los
Municipios y de prestación de los servicios que determinen la constitución y las leyes.
18
Despacho del Gobernador
Secretaria de Gobierno y Seguridad Ciudadana
Secretaria General de Desarrollo
Institucional
Secretaria de
Hacienda
Secretaria de
Planeacion
Secretaria de
Educación
Secretaria de Desarrollo
Agropecuario y Sostenible
Secretaria de Infraestructura
Fisica
Secretaria de
Desarrollo Social
Oficinas Asesores
La ley reglamentara lo relacionado con el ejercicio de las atribuciones que la
constitución les otorga.”
4.1.4 ORGANIGRAMA
4.2. MARCO LEGAL
Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas
Manual de Independencia del Modelo Estándar de Control Interno-MECI 1000:
2005
19
Guía Diagnostico Implementación del Sistema de Gestión de Calidad
Guía Diseño Implementación del Sistema de Gestión de Calidad
Guía planeación Implementación del Sistema de Gestión de Calidad
Guía armonización Modelo Estándar de Control Interno y Sistema de Gestión de
Calidad.
Guía Rol de las Oficinas de Control Interno
Ley 872 de 2003
Resolución 142 DAFP Adopta Manual de Implementación MECI
Circular 1000-009-07, Implementación del sistema de Gestión de Calidad bajo
la Norma Técnica NTCGP 1000: 2004. DAFP
Circular N° 06 de junio 27 de 2005, “Implementación del Sistema de Gestión de
la Calidad en las entidades del estado obligadas por la ley 872 de 2003, su
decreto 4110 de 2004 y la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública-
NTCGP 1000: 2004”. DAFP
Guía de Diseño para Implementar el Sistema de Gestión de la Calidad bajo la
Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP-1000: 2004.
Ley 87 de noviembre de 1993, y demás normas reglamentarias
20
Circulares expedidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública
en materia de Control Interno
Guía para la Evaluación de la Gestión Publica
Constitución Nacional
Norma NTC 19011:2002
5. METODOLOGIA
5.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN
El tipo de investigación a desarrollar en el presente documento, parte de un estudio
descriptivo que pretende analizar, proporcionar y organizar los diversos factores y
procedimientos que se realizan en el desarrollo de las auditorías internas en todos los
procesos administrativos, con el fin de fortalecer estos procedimientos abordándolo en
forma cualitativa.
5.2 METODO DE ESTUDIO
5.2.1 METODO DE ANALISIS
21
Este proyecto se basará en el fortalecimiento y desarrollo de la Auditoria
Interna en las distintas dependencias administrativas de la Gobernación de Arauca,
consolidando un manual del Módulo de Evaluación y Seguimiento.
A través de tres componentes:
Autoevaluación Institucional
Auditoria Interna
Planes de Mejoramiento
5.2.2 FUENTES DE INFORMACIÓN
Las herramientas informativas utilizadas para el presente proyecto serán el
análisis de la información existente sobre el Modelo Estándar Control Interno de la
Gobernación, apoyar en la elaboración del Manual de Auditoria Interna de la
Gobernación de Arauca, actualizar el Procedimiento De Programación Anual De
Auditorías Internas de la Gobernación de Arauca y elaborar los Procedimientos del
Plan de Auditorías Internas por procesos de la Gobernación de Arauca.
22
6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
N° Actividad
MESES
1 2 3 4 5 6
1.
Capacitación interna con el encargado de Control Interno de la
Gobernación de Arauca. X X X X X X
2.
Análisis de la información existente sobre el Modelo Estándar Control
Interno de la Gobernación. X
3. Entrega Primer Informe X X
4.
Apoyar en la elaboración del Manual de Auditoria Interna de la
Gobernación de Arauca. X
5. Entrega Segundo Informe X X
6.
Actualización del Procedimiento De Programación Anual De Auditorías
Internas de la Gobernación de Arauca. X
7.
Elaboración del Procedimientos del Plan de Auditorías Internas por
procesos de la Gobernación de Arauca. X
7. Entrega Tercer Informe
X
23
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
7.1 ACTIVIDAD N° 1
OBJETIVO ESPECIFICO
Análisis de la información existente sobre el Modelo Estándar Control Interno (MECI) de
la Gobernación de Arauca.
DESARROLLO DEL OBJETIVO
Se realizó una extensiva documentación y extracción de información existente del Modelo
Estándar de Control Interno MECI, tanto de la Gobernación de Arauca, como del Departamento
Administrativo de la Función Pública de Colombia.
CONTROL INTERNO
Según la Ley 87 de 1993, decreta en su Artículo 1°- Se entiende por control interno el
sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos,
principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una
entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la
administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas
constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a
las metas u objetivos previstos.
24
El ejercicio de control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia,
economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En
consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al
desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las
asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando.
ESTRUCTURA DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
El Decreto 464 de 2005 y Resolución 3061 del 18 de septiembre de 2014, suscrito por el
Gobernador de Arauca, adopta y actualiza el Modelo Estándar de Control Interno, cuya estructura
de control es la siguiente:
25
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI-2014
Decreto 943 del 21 de Mayo de 2014
1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
1.1 COMPONENTE DE TALENTO HUMANO
1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Ético
1.1.2 Desarrollo de Talento Humano
1.2 COMPONENTE DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1.2.1 Planes, Programas y Proyectos
1.2.2 Modelo de Operación por Procesos
1.2.3 Estructura Organizacional
1.2.4 Indicadores de Gestión (eficiencia, eficacia y efectividad)
1.2.5 Políticas de Operación
1.3 COMPONENTE DE ADMINISTRACION Y SEGUIMIENTO
1.3.1 Política de Administración del Riesgo
1.3.2 Identificación del Riesgo
1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo
2. MODULO DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO
2.1 COMPONENTE DE AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL
2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión
2.2 COMPONENTE DE AUDITORIA INTERNA
2.2.1 Auditoria Interna
2.3 COMPONENTE DE PLANES DE MEJORAMIENTO
2.3.1 Plan de Mejoramiento
EJE TRANSVERSAL: INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Información y comunicación externa
Sistemas de Información y Comunicación
26
ESTRUCTURA DE CONTROL
El propósito del Modelo de Control Interno (MECI) es proporcionar pautas o directrices
dirigidas a controlar la planeación, gestión, evaluación y seguimiento en las entidades de la
administración pública, facilitando el desarrollo del Sistema de Control Interno, la siguiente es la
estructura del MECI para el Estado Colombiano 2014:
ESTRUCTURA DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
Fuente: Manual de Operaciones del Sistema de Control Interno del Departamento de Arauca. Septiembre 2014
27
El Modelo Estándar de Control Interno MECI, definido por el Decreto 1599 de 2005
y el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, se constituye en el principal referente para la
implementación de la estructura y del sistema de Control Interno del Departamento de
Arauca.
Se debe considerar además que, para el logro de los objetivos del control, este se realizara
sobre documentos, bienes, actividades, responsables, informes y objetivos de la
organización, en concordancia con los siguientes principios establecidos en la Ley 42 y 87
de 1993: legalidad, control económico financiero, Universalidad, Calidad de la
información, Calidad del control, Responsabilidad y Valoración de Costos Ambientales.
El sistema de Control Interno público está orientado y se fundamenta simultáneamente en
los principios de la función administrativa establecidos en el Artículo 209 de la
Constitución Nacional así: igualdad, imparcialidad, moralidad, eficiencia, economía,
equidad, celeridad y publicidad.
En la organización del estado, se ha establecido niveles de gestión, a los cuales se asigna
la ejecución de determinadas funciones de servicio público y fuentes de recursos para ser
optimizados en el cumplimiento de su misión, a través de la aplicación de los siguientes
principios: coordinación, concurrencia, complementariedad y subsidiaria.
AUDITORÍA INTERNA EN LA GOBERNACIÓN DE ARAUCA
El proceso de Auditoría Interna, adelantado por las Oficinas de Control Interno de la
Gobernación de Arauca o quien haga sus veces en la Entidad, está enfocado hacia “una
28
actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consultoría, concebida para agregar
valor y mejorar las operaciones de la Entidad. Adicionalmente, éste ayuda a las
organizaciones a cumplir sus objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado
para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y
gobierno.”
Para comprender la anterior definición es pertinente desglosarla así:
Logros de los
objetivos de la
Organización
Aseguramiento
(Auditoria Interna)
Consultoría
(Asesoría)
Enfoque sistemático
y disciplinario
Declaración de la
Misión y Visión,
esencial para lograr
entender la razón de
ser de la entidad.
••••••••••
Categoría de
Objetivos de la
entidad: Estratégicos,
de cumplimiento,
operativos, entre
otros, como marco
La oficina de
Control Interno es
quien determina el
objetivo y alcance de
la auditoria.
••••••••••
El cliente de
auditoría
(Representante
Legal) puede
La Oficina de
Control Interno
brinda
asesoramiento en
diferentes temas,
de acuerdo
al análisis de
aspectos críticos
Evidenciados en la
entidad.
••••••••••
Puede darse a
solicitud de
Se logra a través de la
implementación de las
etapas del proceso
auditor
desarrolladas en el
presente manual, de
forma global se
enmarcan en:
Planificación,
Ejecución y
Comunicación
de Resultados del
29
para definir los
objetivos de los
trabajos de auditoria.
Solicitar auditorías
especiales.
la administración,
se debe
determinar el
tiempo y
Alcance de la
asesoría.
proceso de
Auditoría.
Fuente: Adaptado de Fundación de Investigaciones del IIA. Auditoría Interna: Servicios de Aseguramiento y Consultoría. p.1-3
ROL DEL AUDITOR EN LA GOBERNACIÓN DE ARAUCA
En el entendido que el objetivo central de la función de auditoría interna es ayudar a
que la organización alcance sus objetivos, se puede establecer que la auditoría interna
requiere:
• Independencia.
• Entrenamiento técnico y capacitación profesional.
• Cuidado y diligencia profesional.
• Estudio y evaluación del Sistema de Control Interno.
• Supervisión adecuada de las actividades por parte del auditor de mayor
experiencia.
• Información competente, suficiente en lo que respecta a la observación,
investigación y confirmación2.
30
Estas actividades requieren profesionales que no solamente conozcan las funciones
de control interno, sino que dispongan de “[…] conocimientos en materia de herramientas
de gestión, control estadístico de los procesos, trabajo en equipo, tormenta de ideas,
planificación, administración, normativas legales, financieras, contables, de los sistemas
de información”3, así como de lineamientos sobre seguridad de la información. Dichos
conocimientos no tendrán la profundidad de quienes ejercen tales funciones, pero con un
conjunto de información suficiente relacionada con los procesos y temas en mención,
serán esenciales frente al proceso auditor, ya que entrega elementos suficientes para la
priorización y preparación de las auditorías. Lo anterior, bajo los principios de integridad,
objetividad, confidencialidad y competencia y las reglas de conducta relacionadas.
En este sentido, el Estado Colombiano se han definido una serie de roles y
responsabilidades para la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, en
cumplimiento del Capítulo 5 llamado Elementos técnicos y administrativos que
fortalezcan el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos del Estado,
(artículo 2.2.21.5.3 del Decreto 1083 de 20154) así:
• Valoración de riesgos
• Acompañamiento y asesoría
• Evaluación y seguimiento
• Fomento de la cultura de control
• Relación con entes externos.
31
El desarrollo detallado de los anteriores roles podrá consultarse en la “Guía Rol de
las Oficinas de Control Interno Versión 2015”.
MARCO NORMATIVO
Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas
Manual de Independencia del Modelo Estándar de Control Interno-MECI 1000:
2005
Guía Diagnostico Implementación del Sistema de Gestión de Calidad
Guía Diseño Implementación del Sistema de Gestión de Calidad
Guía planeación Implementación del Sistema de Gestión de Calidad
Guía armonización Modelo Estándar de Control Interno y Sistema de Gestión de
Calidad.
Guía Rol de las Oficinas de Control Interno
Ley 872 de 2003
1 INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS –IIA GLOBAL. Marco Internacional para la Práctica Profesional de Auditoría Interna. Actualizado
a Enero de 2013. p.17
2 BERBIA, Patricia. Evaluación Eficaz del Sistema de Control Interno. Fundación de Investigaciones del Instituto de Auditores Internos –IIA
Global. Bogotá. 2008. p.213
3 BERBIA, Op. Cit. p.214
3 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública
32
Resolución 142 DAFP Adopta Manual de Implementación MECI
Circular 1000-009-07, Implementación del sistema de Gestión de Calidad bajo
la Norma Técnica NTCGP 1000: 2004. DAFP
Circular N° 06 de junio 27 de 2005, “Implementación del Sistema de Gestión de
la Calidad en las entidades del estado obligadas por la ley 872 de 2003, su
decreto 4110 de 2004 y la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública-
NTCGP 1000: 2004”. DAFP
Guía de Diseño para Implementar el Sistema de Gestión de la Calidad bajo la
Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP-1000: 2004.
Ley 87 de noviembre de 1993, y demás normas reglamentarias
Circulares expedidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública
en materia de Control Interno
Guía para la Evaluación de la Gestión Publica
Constitución Nacional
Norma NTC 19011:2002
33
INVENTARIO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos que corresponden a la Gobernación de Arauca inicialmente
fueron incluidos en el mapa que definió el modelo de operación por procesos aprobados
por resolución 2145 de 2007, de acuerdo con la mejora continua y la evolución del
sistema de gestión de calidad, se han redefinido procesos que se han actualizado de
acuerdo con lo establecido en la resolución 3043 del 17 de septiembre de 2014,
actualmente son los que se determinan en el siguiente gráfico:
Fuente: Manual de Operaciones del Sistema de Control Interno del Departamento de Arauca. Septiembre 2014
INDICADORES DE GESTIÓN
Los indicadores se constituyen en los –signos vitales- de la organización, son
mecanismos de medicion y evaluacion de la gestion, que cuantifica el grado en que se
34
esta alcanzando un objetivo o meta especifica; definen que se quiere medir, para que, el
area o dependencia, etc. Esta medicion puede ser cuantitativa o cualitativa y en un
peridodo determinado.
El resultado permite medir el nivel de logro de los principios orientadores de la
administracion, relacionados con la legalidad, moralidad, igualdad, imparcialidad,
responsabilidad, equidad, eficiencia, eficacia, economia, celeridad y valoracion del
costo del deterioro ambiental, en el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Los indicadores facilitan el control y el autocontrol y por tal razon se constituye en
elementos fundamentales para la toma de decisiones; deben contener las siguientes
caracteristicas: participativos, claros representativos, flexibles, cuantificables, que
agreguen valor.
En caso de detrimento al patrimonio de la entidad, el sistema de control interno debe
facilitar la determinacion de responsabilidades de los servidores publicos o de terceros.
En este proceso, el sistema determina controles, los integra a los procedimientos y los
implementa en las funciones de cada cargo de tal forma que sea suceptible el
estableciemiento de responsabilidades cuando se presentan anomalias y en tal
circunstancia facilitar el establecimiento.
35
FORTALECIMIENTO AL MODULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
Dentro del proceso de mejoramiento continuo en la Gobernación de Arauca, el
módulo de Evaluación y Seguimiento, es un módulo que considera aquellos aspectos que
permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la entidad
pública; la eficacia, eficiencia y efectividad de los proceso; el nivel de ejecución de los
Planes, Programas y Proyectos, los resultados de la gestión, con el propósito de detectar
desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones
de mejoramiento de la Organización Pública.
Los instrumentos y herramientas de gestión y de control de la Gobernación de Arauca
requieren evaluación y seguimiento, es decir un proceso que verifica el nivel de desarrollo
del Sistema de Control Interno y de la gestión de la entidad. Esto se consigue mediante
actividades de supervisión continua, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas
cosas.
Este módulo busca que la entidad desarrolle mecanismos de medición, evaluación y
verificación, necesarios para determinar la eficiencia y eficacia del Sistema de Control
Interno en la realización de sus propósitos de contribuir al cumplimiento de los objetivos
de la Gobernación de Arauca; si todas la operaciones se realizan de conformidad con los
principios de la función pública establecidos en la constitución política, la ley y la
políticas trazadas por la dirección en atención a las metas objetivos previstos.
A partir de los resultados de la evaluación a la efectividad del Sistema de Control Interno,
al conjunto de planes, proyectos, objetivos y metas previstas por la entidad, se deben
36
incorporar, acciones de mejoramiento continuo de la organización, así como las
recomendaciones producto de la vigilancia que realiza el órgano de control fiscal.
Las deficiencias encontradas producto de esa evaluación, seguimiento y las
recomendaciones sugeridas en las diferentes instancias de evaluación, incluyendo las
emitidas por los órganos de control del Estado, deben ser acogidas por el servidor
responsable y/o por el nivel de administración o dirección correspondiente.
Teniendo en cuenta que se encuentra deficiencia en el seguimiento en cuanto a los
procesos en auditoria interna por parte de la oficina de control interno. Debido a que no se
tiene equipo auditor y por qué no se tienen los procedimientos definidos para su
ejecución.
De acuerdo a la conversación sujetada con el líder de control interno se pudo verificar el
bajo desarrollo de las auditorías internas a todos los procesos de la administración, por lo
que se requiere establecer estrategias, procedimientos que fortalezcan las auditorías
internas o el desarrollo de estas y a su vez el beneficio.
Proyectando así, analizar y proporcionar los elementos necesarios para fortalecer el
Modelo Estándar de Control Interno (MECI) en cuanto a la formulación, implementación
y ejecución del módulo de evaluación y seguimiento.
A través de tres componentes:
Autoevaluación Institucional
Auditoria Interna
37
Planes de Mejoramiento
COMPONENTE DE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
Es aquel componente que permite a cada responsable del proceso, programas y/o
proyectos y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los resultados de la
gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a
su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los
objetivos previstos por la entidad.
La autoevaluación se convierte en un proceso periódico, en el cual participaran los
servidores que dirigen y ejecutan los procesos, programas y/o proyectos, según el grado
de responsabilidad y autoridad para su operación y toma los criterios de evaluación
incluidos en la definición de cada uno de los elementos del control interno, así como la
existencia de controles que se dan en forma espontánea en la ejecución de las operaciones
y en la toma de decisiones.
Una vez efectuado el diseño e implementación de los elementos orientados a controlar los
procesos de la entidad, deberá emprenderse en forma paralela el diseño e implementación
de los mecanismos de verificación que permitan verificar la eficiencia y eficacia de los
controles, el logro de los resultados de cada proceso y el buen desempeño de los
servidores que llevan a cabo la ejecución de las operaciones.
38
AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL Y GESTIÓN
La Autoevaluación, comprende el monitoreo que se le debe realizar a la operación
de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso,
procedimiento, proyecto y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el
manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa
su diseño y operación en un periodo de tiempo determinado, por medio de la medición y
el análisis a los indicadores, cuyo propósito fundamental será la de tomar las decisiones
relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño.
En ese orden de ideas, lo que se busca es que cada líder de proceso con su equipo de
trabajo verifique el desarrollo y cumplimiento de sus acciones, que contribuirán al
cumplimiento de sus acciones, que contribuirán al cumplimiento de los objetivos
institucionales.
Se convierte entonces la autoevaluación en el o los mecanismos de verificación y
evaluación, que le permiten a la entidad medirse a sí misma, al proveer la información
necesaria para establecer si esta funciona efectivamente o si existen desviaciones en su
operación, que afecten el objetivo para el cual fue creada.
Por otra parte, busca determinar la eficacia de los controles internos permitiendo
emprender las acciones de mejoramiento requeridas.
39
La autoevaluación del control, se constituye en un elemento activo y básico para la mejora
continua dentro del Modelo Estándar de Control Interno, ya que dinamiza la forma como
es desarrollado el control interno en las entidades públicas. La autoevaluación de la
organización a incrementar su habilidad esto se logra a través de las evaluaciones que se
realizan a los procesos, con la intención de verificar la efectividad de las acciones que
desarrollan y su aporte a los objetivos institucionales, es realizada con la participación de
los líderes y sus equipos de trabajo, lo que permite la intervención de todas las personas
que intervienen en el desarrollo de los mismos, dinamizando de esta forma el control
interno. Desde esta perspectiva el control interno se convierte en un asunto de todos.
Esta metodología ha evolucionado y viene tomando gran importancia en la medida que
facilita la efectividad del control interno, proporcionando parámetros para realizar los
ajustes necesarios a los procesos antes de llegar a una auditoria formal, bien sea interna o
realizada por entes externos.
El Instituto de Auditores Internos, IIA, establece que la Autoevaluación del control es un
proceso a través del cual se examina y evalúa la efectividad del control interno. El
objetivo principal es entregar una garantía razonable de que se cumplirán los objetivos de
la organización.
Su estructuración y desarrollo permite a los funcionarios en todos los niveles:
Participar en la evaluación del control interno.
Evaluar los riesgos.
Desarrollar planes de acción para abordar debilidades identificadas.
40
Evaluar la probabilidad de lograr los objetivos de la entidad.
De manera más específica trae una serie de beneficios para la organización como:
1. Mejora y estimula el trabajo en equipo y la confianza entre los miembros del equipo.
2. Promueve y ayuda a compartir el conocimiento y logra un compromiso frente al
mejoramiento continuo. Una característica clave de este enfoque es la habilidad para
comprender los riesgos y sus controles asociados.
3. Mejora la calidad en la información sobre el estado de control y los riesgos existentes.
4. Minimiza la confianza y prevención sobre las auditorías internas requeridas por Sistema de
Control Interno.
5. Mejora la capacidad de la Alta dirección para evaluar el grado en que identifica, mide,
supervisa y controla los riesgos clave.
COMPONENTE DE AUDITORÍA INTERNA
Este componente busca verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de
efectividad del Control Interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública.
La Oficina de Control Interno, Auditoria Interna o quien haga sus veces es la responsable
de realizar la Evaluación del Sistema de Control Interno a través de su rol de evaluador
41
independiente (Decreto 1537 de 2001), observando siempre un criterio de independencia
frente a la operación y la autonomía de los actos de la administración.
Igualmente, los responsables de las oficinas de control interno, o quienes hagan sus veces,
deberán presentar informes a la Dirección y al Comité de Coordinación de Control Interno
o quien haga sus veces en la entidad, haciendo énfasis en la existencia, funcionamiento y
coherencia de los componentes y elementos que lo conforman, con el propósito de que allí
se evalúen, decidan y adopten oportunamente las propuestas de mejoramiento del sistema.
Esta evaluación al Sistema de Control Interno en forma independiente debe tomar como
base al cumplimento de los objetivos, principios y fundamentos del Sistema de Control
Interno, la existencia del MECI en lo referente a sus módulos, componentes y elementos
comprobando la efectividad de cada uno de ellos y su interacción para apoyar el
cumplimiento de los objetivos de la entidad.
AUDITORÍA INTERNA
La herramienta que se emplea para el seguimiento al Sistema de Control Interno, es
la Auditoria Interna, las Oficinas del control interno o quien haga a sus veces deben
auditar los procesos, con el fin de verificar su gestión, es decir que se está dando
cumplimiento a lo programado.
El proceso de auditoria adelantada por la Oficina de Control Interno debe estar enfocado
hacia una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para
agregar valor y mejorar las operaciones del Departamento de Arauca, que ayuda a cumplir
42
sus objetivos aprobando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la
eficacia de los procesos de gestión de riesgo, control y Gobierno.
Las Auditorias deben realizarse con base en un programa anual de auditoría interna
aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno o quien haga a sus veces, y se
entiende como el conjunto de auditorías a realizarse en un periodo determinado,
documentos de trabajo que se constituye en la guía para la ejecución del plan de las
mismas en el que se detallan las actividades para su realización por parte de la Oficina de
Control Interno, Auditoría Interna, o quien haga sus veces.
Por otra parte, la planeación consiste en el trabajo que el equipo auditor realiza para
determinar; cuales, como, por quien, con que extensión y cuando se ejecutaran los
procedimientos de trabajo definidos y que permitan satisfacer los objetivos de auditoría
propuestos, con base en el conocimiento del proceso auditar.
Una adecuada planeación de la auditoria permite el equipo auditor:
Organizar las actividades a ejecutar.
Concentrar la atención en la identificación y evaluación de los aspectos importantes
del proceso objeto de la auditoria.
Facilitar la distribución y organización de los recursos humanos, técnicos y
financieros.
Guiar la obtención de evidencia de auditoría y la emisión del informe.
43
Para la fase de ejecución se desarrollan los programas y ejecutan los procedimientos
definidos en la fase de planeación obtener y analizar toda la información del proceso que
se audita y contar con evidencia suficiente, competente y relevante para emitir
conclusiones.
Las Normas Internacionales para el ejercicio profesional de la Auditoria Interna
establecen que los auditores internos, al ejecutar el trabajo, deben tener en cuenta los
siguientes aspectos: Identificar, analizar, evaluar y documentar suficiente información de
manera tal que les permita cumplir con los objetivos del trabajo.
Basar sus conclusiones y los resultados del trabajo en análisis y evaluaciones adecuadas.
Los trabajos deben ser adecuadamente supervisados para asegurar el logro de sus
objetivos, la calidad del trabajo y del desarrollo del personal.
En la etapa de comunicación se presentan los resultados de la auditoria por parte del jefe
de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces y se suscriben los planes de
acción o mejoramiento por parte de los líderes de procesos o encargados según establece
el componente de planes de mejoramiento.
Las Normas Internacionales para el ejercicio Profesional de Auditoria Interna establecen
que los auditores internos al comunicar los resultados del trabajo, deben tener en cuenta
que:
Las comunicaciones deben incluir los objetivos y alcances de los trabajos, así como las
conclusiones correspondientes, las recomendaciones y planes de acción.
44
Cuando se emita una opinión o conclusión se deben considerar las expectativas del
consejo, la alta dirección y otras partes interesadas y debe estar soportada por información
suficiente, fiable, relevante y útil.
Se alienta a los auditores internos a reconocer en las comunicaciones del trabajo cuando
se observa un desempeño satisfactorio.
Cuando se envíen resultados de un trabajo a partes ajenas a la organización, la
comunicación debe incluir las limitaciones a la distribución y uso de los resultados.
Las comunicaciones deben ser precisas, objetivas, claras, concisas, constructivas,
completas y oportunas.
Por último, el ejercicio de auditoria se cierra en la validación de la implementación de las
acciones propuestas por parte de los responsables en los planes de acción en las fechas
establecidas y valorar su efectividad.
Las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoria Interna
establecen que los auditores internos, al realizar seguimiento del trabajo, deben tener en
cuenta los siguientes aspectos:
El Jefe de Control Interno, Auditoria Interna o quien haga sus veces debe establecer un
proceso de seguimiento para vigilar y asegurar que las acciones de la dirección hayan sido
implementadas eficazmente o que la alta dirección haya aceptado el riesgo de no tomar
medidas.
45
La actividad de auditoria debe vigilar la disposición de los resultados de los trabajos de
consultorías, hasta el grado de alcance acordado con el cliente.
Cuando el Jefe de Control Interno, Auditoria Interna o quien haga sus veces concluya que
la dirección ha aceptado un nivel de riesgo que pueda ser inaceptable para la organización,
debe tratar este asunto con la alta dirección. Si el Jefe de Control Interno, Auditoria
Interna o quien haga sus veces considera que le asunto no ha sido resuelto debe comunicar
esta situación a la Alta Dirección o al consejo cuando aplique.
Así mismo, la Oficina de Control Interno, Auditoria Interna o quien haga sus veces puede
realizar las auditorías internas a procesos, actividades u operaciones no completadas en el
Programa Anual de Auditoria, cuando lo determine el representante legal o las
condiciones así lo ameriten.
COMPONENTES DE PLANES DE MEJORAMIENTO
Se caracterizan como aquellas acciones necesarias para corregir las desviaciones
encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de los procesos, como
resultado de la Autoevaluación realizada por cada líder de procesos, de la Auditoria
Interna de la Oficina de Control Interno, Auditoria Interna o quien haga sus veces y de las
observaciones formales provenientes de los Órganos de Control.
El Plan de Mejoramiento, es el instrumento que recoge y articula todas las acciones
prioritarias que se emprenderán para mejorar aquellas características que tendrán mayor
46
impacto con los resultados, con el logro de los objetivos de la entidad y con el plan de
acción institucional, mediante el proceso de evaluación.
El objetivo primordial del Plan de Mejoramiento el promover que los procesos internos de
las entidades se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y
cumplimiento de las acciones correctivas o de la implementación de metodologías
orientadas al mejoramiento continuo.
Los Planes de Mejoramiento producto de la vigilancia de la gestión fiscal del Estado
ejercida por la Contraloría General de la Republica, y las Contralorías territoriales se
regirán por los métodos y procedimientos que estas prescriban. El Plan de Mejoramiento
acordado con la Contraloría General de la Republica o las Contralorías Departamentales o
Municipales, se entienden como el conjunto de acciones que ha decidido adelantar un
sujeto de control fiscal tendientes a subsanar o corregir hallazgos negativos de orden
administrativos que hayan sido identificados en el ejercicio de la Auditoria
Gubernamental o Auditorias Especiales con el fin de adecuar la gestión fiscal a los
principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad o a mitigar el impacto ambiental.
A la Contraloría General de la Republica y las Contralorías territoriales le corresponde
dictar normas sobre planes de mejoramiento de las entidades sujetas de control y
vigilancia respectiva.
En el orden territorial, las entidades deben adoptar los lineamientos que para tal efecto
establezcan las Contralorías Territoriales.
47
Los Planes de Mejoramiento generados por la auditoria autorizada por las Contralorías
que operan de manera independiente respecto de los obtenidos como producto de la
Auditoria Interna.
Este componente se estructura a través del elemento Plan de Mejoramiento.
PLAN DE MEJORAMIENTO
Este tipo de plan integra las acciones de mejoramiento que buscan fortalecer el
desempeño, misión y objetivos institucionales, teniendo en cuenta, entre otros aspectos,
los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político y con
las partes interesadas, así como la evaluación de la Oficina de Control Interno y las
Autoevaluaciones realizadas.
El Plan de Mejoramiento Institucional recoge las recomendaciones y análisis generados
en el desarrollo del Componente de Auditoria Interna y las observaciones del órgano de
Control Fiscal.
En él se deben integrar las acciones de mejoramiento que tienden a fortalecer tanto a los
procesos como a los servidores públicos y a la institución misma, abordando de esta
manera planes de mejoramiento según sea el resultado de las evaluaciones o auditorías.
Su contenido debe contemplar las observaciones y el resultado del análisis de la variación
presentada entre las metas esperadas y los resultados obtenidos a nivel de entidad, por
proceso o individual; así como la definición de su objetivo, alcance, acciones a
48
implementar, metas, la asignación de los responsables y de los recursos requeridos, el
tiempo de ejecución y las acciones de seguimiento necesarias para verificar su
cumplimiento.
METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA
La propuesta metodológica para ejecutar el proceso de auditoría interna se establece
partiendo de la programación anual de actividades de la Oficina de Control Interno o
quien hace sus veces, para posteriormente realizar la planeación de la Auditoría sobre la
base de análisis de riesgos relevantes, la ejecución, la comunicación de resultados y el
seguimiento a las acciones de mejora.
El esquema general se muestra a continuación:
Esquema 2. Fases para la Realización de las Auditorías
Fase 1
Programación Anual
Oficina Control Interno
(O quien haga sus veces)
Fase 2
Planeación de la
Auditoria
Conocimiento de la Entidad objeto de la auditoría
Alineación con la planeación estratégica de la Entidad
Determinación del Universo de Auditoría
Formulación del programa anual
de auditorías
Objetivo y Alcance de la Auditoría
Procedimientos y técnicas de Auditoría
Tiempo y Asignación de Recursos
49
Fuente: Elaboración equipo Función Pública. Mayo 2015
FASE
PROCESO
AUDITORIA
Fase 3
Ejecución de la Auditoria
Fase 4
Comunicación de
Resultados
Desempeño de la actividad
de auditoria interna
Reunión de Inicio
Solicitud de Información
Determinación de la Muestra de Auditoría
Papeles de Trabajo
Diseño de las pruebas de Auditoría
Desarrollo de Observaciones
(Se pueden establecer reuniones previas y Comunicaciones
Preliminares del trabajo de Auditoría)
Reunión de Cierre Informe Definitivo
Planes de Mejoramiento y
Seguimiento por parte del Auditor
interno
Auto-evaluación a nivel de auditoría
Autoevaluación a nivel general de la actividad u organización
Perspectiva externa
50
7.2 ACTIVIDAD N° 2
OBJETIVO ESPECIFICO
Apoyar en la elaboración del Manual de Auditoria Interna de la Gobernación de Arauca.
DESARROLLO DEL OBJETIVO
Se elaboró el Manual de Auditoria Interna de la Gobernación de Arauca, junto con el
apoyo del director de control interno de la entidad y el docente y tutor asignado a este proyecto,
elaboración que duro cinco (5) meses de continua investigación, análisis y correcciones.
Terminado con una presentación de dicho manual a funcionarios que hacen parte de control
interno y calidad de la Gobernación de Arauca.
51
2017
MANUAL DE AUDITORÍA INTERNA GOBERNACIÓN DE ARAUCA
52
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
OBJETIVO DEL MANUAL
ALCANCE DEL MANUAL
CAPITULO I
PRESENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE ARAUCA
1. MISIÓN DE LA GOBERNACIÓN DE ARAUCA
1.1 VISIÓN DE LA GOBERNACIÓN DE ARAUCA
1.2 FUNCIONES DE LA GOBERNACIÓN
CAPITULO II
CONCEPTUALIZACIÓN
2. CONTROL INTERNO
2.1 ESTRUCTURA DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL
INTERNO
3. AUDITORÍA INTERNA EN LA GOBERNACIÓN DE ARAUCA
3.1 ROL DEL AUDITOR EN LA GOBERNACIÓN DE ARAUCA
4. MARCO NORMATIVO
5. INVENTARIO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6. INDICADORES DE GESTIÓN
7. FORTALECIMIENTO AL MODULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
53
7. COMPONENTE DE AUTOEVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
7.1.1 AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL Y GESTIÓN
7.2 COMPONENTE DE AUDITORÍA INTERNA
7.2.1 AUDITORÍA INTERNA
7.3 COMPONENTES DE PLANES DE MEJORAMIENTO
7.3.1 PLAN DE MEJORAMIENTO
CAPITULO III
METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA
8. FASE 1. Programación Anual de la Oficina de Control Interno o quien haga sus
veces
8.1 Conocimiento de la entidad objeto de auditoría
8.2 Alineación con la planeación estratégica de la Entidad
8.3 Determinación del Universo de Auditoría
8.4 Formulación del Programa Anual
9. FASE 2. Planeación de la Auditoría
10. FASE 3. Ejecución de la Auditoría
10.1 Reunión de Inicio
10.2 Solicitud de Información
10.3 Determinación de la Muestra de Auditoría
10.4 Papeles de Trabajo
10.5 Diseño de las Pruebas de Auditoría
10.6 Desarrollo de Observaciones
54
11. FASE 4. Comunicación de Resultados
CAPITULO IV
DESEMPEÑO DE LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORÍA
55
INTRODUCCIÓN
La actividad de auditoría interna de la Gobernación de Arauca es una actividad independiente
y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones
de la entidad. Ayuda al Departamento a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y
disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, controles y
gobierno, por medio de servicios de aseguramiento y consultoría.
La actividad de auditoría interna de la Gobernación de Arauca se encuentra enmarcada a
fortalecer el Modulo de Evaluación y Seguimiento, cuyo objetivo es: “Agrupar los parámetros de
control que permitan valorar de forma permanente la efectividad del Control Interno de la
entidad, así como la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos el nivel de ejecución de los
planes, programas y proyectos, los resultados de la gestión, con el propósito de detectar
desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para el mejoramiento continuo
del Departamento”.
En desarrollo de lo anterior, un manual de auditoría debe contener un conjunto de acciones
sistematizadas bajo un marco o estándar profesional, que orienten la función de auditoría interna
y la labor del auditor interno. Para el caso de las entidades públicas, los manuales de auditoría
interna constituyen elementos que fomentan el buen gobierno, toda vez que permiten
transparentar el ejercicio profesional de la auditoría interna y comunicar a todas las partes
interesadas los protocolos bajo los cuales ejecutan su trabajo, en el marco de la institucionalidad
56
pública, coadyuvando a concretar el valor de la política pública para el logro de la misión de tales
entidades.
En este orden de ideas, el presente manual de auditoría constituye para Gobernación de
Arauca un instrumento metodológico, pedagógico y flexible, que explica de manera concreta el
cómo se hace, considerando el contexto en el que se desarrolla la actividad de auditoría interna.
El presente manual de Auditoría Interna permite que en cualquier momento el funcionario o
los funcionarios que ejercen el Control Interno y/o que conforman el grupo de Auditoria, dentro
de la Gobernación de Arauca, cuenten con un instrumento guía para la aplicación de métodos de
seguimiento, evaluación y medición del cumplimiento y aplicación de la normativa interna y
externa vigente.
57
OBJETIVO DEL MANUAL
Mantener en continua actualización a la Gobernación de Arauca en cuanto a las herramientas
y buenas prácticas que se adelantan en materia de auditoría interna.
ALCANCE DEL MANUAL
El alcance del Manual de Auditoría Interna incluye los lineamientos específicos para la
función y el desarrollo de Auditoría Interna en la Gobernación de Arauca, incluyendo su
interacción con las diferentes direcciones y funciones de la entidad y entes externos.
58
CAPITULO I
PRESENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE ARAUCA
La Gobernación de Arauca es un ente administrador que cumple con las funciones de
articulador entre lo Nacional y lo local con la responsabilidad de complementar el desarrollo
local, ordenamiento territorial, generación de empleo, fomento de la transparencia, armonizar las
políticas públicas locales y Nacionales, promover el desarrollo económico y social de las áreas de
la salud, educación, deportes, cultura, seguridad social, desarrollo de infraestructura, sector
agropecuario, que permite que Arauca sea un Departamento competitivo.
1. MISIÓN DE LA GOBERNACIÓN DE ARAUCA
La Gobernación de Arauca tiene como misión servir a la comunidad, promover la
prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes
constitucionales, planificar y promocionar el desarrollo económico, social y ambiental,
dentro de su territorio y fortalecer la capacidad de gestión de sus municipios, prestando
los servicios que determina la constitución y la ley, con fundamento en los principios
de igualdad, moralidad, eficacia eficiencia, celeridad, imparcialidad y publicidad.
59
1.1 VISIÓN DE LA GOBERNACIÓN DE ARAUCA
Arauca en el mediano plazo, será un Departamento con altos niveles de coberturas en salud,
educación, acueducto y alcantarillado y con un índice de mortalidad infantil cercano a la media
nacional, en búsqueda del desarrollo agropecuario, industrial y forestal, ambientalmente
sostenible, coherente con su vocación llanera integrada ala Orinoquía, generador de riqueza,
tejido empresarial, gobierno eficiente y punto binacional geoestratégico, remanso de paz y
convivencia geoestratégica.
1.2 FUNCIONES DE LA GOBERNACIÓN
Las funciones definidas para la Gobernación de Arauca, dada su naturaleza,
corresponden a actividades de desarrollo y prosperidad, que se cumple en el marco legal
definido por la Constitución y las leyes, que a través del MECI y la implementación de
cada uno de sus tres subsistemas quedaran allí resumidas e identificadas.
Según la Constitución Política de Colombia las funciones son:
Artículo 298. “Los departamentos tiene autonomía para la administración de los
asuntos seccionales y la planificación y promoción del desarrollo económico y social
dentro de su territorio en los términos establecidos por la constitución.
60
Los departamentos ejercen funciones administrativas, de coordinación, de
complementariedad de la acción municipal, de intermediación entre la Nación y los
Municipios y de prestación de los servicios que determinen la constitución y las leyes.
La ley reglamentara lo relacionado con el ejercicio de las atribuciones que la
constitución les otorga.”
CAPITULO II
CONCEPTUALIZACIÓN
2. CONTROL INTERNO
Según la Ley 87 de 1993, decreta en su Artículo 1°- Se entiende por control interno el
sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos,
principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados
por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y
actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de
acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas
por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
El ejercicio de control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad,
eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos
ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su
61
ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la
entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando.
2.1 ESTRUCTURA DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
ESTRUCTURA DE CONTROL
El propósito del Modelo de Control Interno (MECI) es proporcionar pautas o
directrices dirigidas a controlar la planeación, gestión, evaluación y seguimiento en las
entidades de la administración pública, facilitando el desarrollo del Sistema de Control
Interno, la siguiente es la estructura del MECI para el Estado Colombiano 2014:
62
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI-2014
Decreto 943 del 21 de Mayo de 2014
3. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
3.1 COMPONENTE DE TALENTO HUMANO
3.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Ético
3.1.2 Desarrollo de Talento Humano
3.2 COMPONENTE DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
3.2.1 Planes, Programas y Proyectos
3.2.2 Modelo de Operación por Procesos
3.2.3 Estructura Organizacional
3.2.4 Indicadores de Gestión (eficiencia, eficacia y efectividad)
3.2.5 Políticas de Operación
3.3 COMPONENTE DE ADMINISTRACION Y SEGUIMIENTO
3.3.1 Política de Administración del Riesgo
3.3.2 Identificación del Riesgo
3.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo
4. MODULO DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO
4.1 COMPONENTE DE AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL
4.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión
4.2 COMPONENTE DE AUDITORIA INTERNA
4.2.1 Auditoria Interna
4.3 COMPONENTE DE PLANES DE MEJORAMIENTO
2.3.1 Plan de Mejoramiento
EJE TRANSVERSAL: INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Información y comunicación externa
Sistemas de Información y Comunicación
63
ESTRUCTURA DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
El Modelo Estándar de Control Interno MECI, definido por el Decreto 1599 de 2005 y
el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, se constituye en el principal referente para la
implementación de la estructura y del sistema de Control Interno del Departamento de
Arauca.
Se debe considerar además que, para el logro de los objetivos del control, este se
realizara sobre documentos, bienes, actividades, responsables, informes y objetivos de la
organización, en concordancia con los siguientes principios establecidos en la Ley 42 y 87
de 1993: legalidad, control económico financiero, Universalidad, Calidad de la
información, Calidad del control, Responsabilidad y Valoración de Costos Ambientales.
64
El sistema de Control Interno público está orientado y se fundamenta simultáneamente
en los principios de la función administrativa establecidos en el Artículo 209 de la
Constitución Nacional así: igualdad, imparcialidad, moralidad, eficiencia, economía,
equidad, celeridad y publicidad.
En la organización del estado, se ha establecido niveles de gestión, a los cuales se
asigna la ejecución de determinadas funciones de servicio público y fuentes de recursos
para ser optimizados en el cumplimiento de su misión, a través de la aplicación de los
siguientes principios: coordinación, concurrencia, complementariedad y subsidiaria.
5. AUDITORÍA INTERNA EN LA GOBERNACIÓN DE ARAUCA
El proceso de Auditoría Interna, adelantado por las Oficinas de Control Interno de la
Gobernación de Arauca o quien haga sus veces en la Entidad, está enfocado hacia “una
actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consultoría, concebida para agregar
valor y mejorar las operaciones de la Entidad. Adicionalmente, éste ayuda a las
organizaciones a cumplir sus objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado
para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y
gobierno.”1
Para comprender la anterior definición es pertinente desglosarla así:
65
Logros de los objetivos
de la Organización
Aseguramiento
(Auditoria Interna)
Consultoría
(Asesoría)
Enfoque sistemático y
disciplinario
Declaración de la
Misión y Visión,
esencial para lograr
entender la razón de ser
de la entidad.
••••••••••
Categoría de Objetivos
de la entidad:
Estratégicos, de
cumplimiento,
operativos, entre otros,
como marco para
definir los objetivos de
los trabajos de
auditoria.
La oficina de Control
Interno es quien
determina el objetivo y
alcance de la auditoria.
••••••••••
El cliente de auditoría
(Representante Legal)
puede
Solicitar auditorías
especiales.
La Oficina de
Control Interno
brinda asesoramiento
en
diferentes temas, de
acuerdo
al análisis de
aspectos críticos
Evidenciados en la
entidad.
••••••••••
Puede darse a
solicitud de
la administración, se
debe
determinar el tiempo
y
Alcance de la
asesoría.
Se logra a través de la
implementación de las
etapas del proceso
auditor
desarrolladas en el
presente manual, de
forma global se
enmarcan en:
Planificación,
Ejecución y
Comunicación
de Resultados del
proceso de
Auditoría.
Fuente: Adaptado de Fundación de Investigaciones del IIA. Auditoría Interna: Servicios de Aseguramiento y Consultoría. p.1-3
66
3.1 ROL DEL AUDITOR EN LA GOBERNACIÓN DE ARAUCA
En el entendido que el objetivo central de la función de auditoría interna es ayudar a
que la organización alcance sus objetivos, se puede establecer que la auditoría interna
requiere:
• Independencia.
• Entrenamiento técnico y capacitación profesional.
• Cuidado y diligencia profesional.
• Estudio y evaluación del Sistema de Control Interno.
• Supervisión adecuada de las actividades por parte del auditor de mayor experiencia.
• Información competente, suficiente en lo que respecta a la observación, investigación y
confirmación2.
Estas actividades requieren profesionales que no solamente conozcan las funciones de
control interno, sino que dispongan de “[…] conocimientos en materia de herramientas de
gestión, control estadístico de los procesos, trabajo en equipo, tormenta de ideas,
planificación, administración, normativas legales, financieras, contables, de los sistemas
de información”3, así como de lineamientos sobre seguridad de la información. Dichos
conocimientos no tendrán la profundidad de quienes ejercen tales funciones, pero con un
conjunto de información suficiente relacionada con los procesos y temas en mención,
serán esenciales frente al proceso auditor, ya que entrega elementos suficientes para la
67
priorización y preparación de las auditorías. Lo anterior, bajo los principios de integridad,
objetividad, confidencialidad y competencia y las reglas de conducta relacionadas.
En este sentido, el Estado Colombiano se han definido una serie de roles y
responsabilidades para la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, en
cumplimiento del Capítulo 5 llamado Elementos técnicos y administrativos que
fortalezcan el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos del Estado,
(artículo 2.2.21.5.3 del Decreto 1083 de 20154) así:
• Valoración de riesgos
• Acompañamiento y asesoría
• Evaluación y seguimiento
• Fomento de la cultura de control
• Relación con entes externos.
El desarrollo detallado de los anteriores roles podrá consultarse en la “Guía Rol de las
Oficinas de Control Interno Versión 2015”.
1 INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS –IIA GLOBAL. Marco Internacional para la Práctica Profesional de Auditoría Interna. Actualizado
a Enero de 2013. p.17
2 BERBIA, Patricia. Evaluación Eficaz del Sistema de Control Interno. Fundación de Investigaciones del Instituto de Auditores Internos –IIA
Global. Bogotá. 2008. p.213
3 BERBIA, Op. Cit. p.214
4 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública
68
6. MARCO NORMATIVO
Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas
Manual de Independencia del Modelo Estándar de Control Interno-MECI 1000:
2005
Guía Diagnostico Implementación del Sistema de Gestión de Calidad
Guía Diseño Implementación del Sistema de Gestión de Calidad
Guía planeación Implementación del Sistema de Gestión de Calidad
Guía armonización Modelo Estándar de Control Interno y Sistema de Gestión de
Calidad.
Guía Rol de las Oficinas de Control Interno
Ley 872 de 2003
Resolución 142 DAFP Adopta Manual de Implementación MECI
Circular 1000-009-07, Implementación del sistema de Gestión de Calidad bajo
la Norma Técnica NTCGP 1000: 2004. DAFP
Circular N° 06 de junio 27 de 2005, “Implementación del Sistema de Gestión de
la Calidad en las entidades del estado obligadas por la ley 872 de 2003, su
decreto 4110 de 2004 y la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública-
NTCGP 1000: 2004”. DAFP
Guía de Diseño para Implementar el Sistema de Gestión de la Calidad bajo la
Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP-1000: 2004.
Ley 87 de noviembre de 1993, y demás normas reglamentarias
69
Circulares expedidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública
en materia de Control Interno
Guía para la Evaluación de la Gestión Publica
Constitución Nacional
Norma NTC 19011:2002
7. INVENTARIO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos que corresponden a la Gobernación de Arauca inicialmente fueron
incluidos en el mapa que definió el modelo de operación por procesos aprobados por resolución
2145 de 2007, de acuerdo con la mejora continua y la evolución del sistema de gestión de
calidad, se han redefinido procesos que se han actualizado de acuerdo con lo establecido en la
resolución 3043 del 17 de septiembre de 2014, actualmente son los que se determinan en el
siguiente gráfico:
70
8. INDICADORES DE GESTIÓN
Los indicadores se constituyen en los –signos vitales- de la organización, son mecanismos de
medicion y evaluacion de la gestion, que cuantifica el grado en que se esta alcanzando un
objetivo o meta especifica; definen que se quiere medir, para que, el area o dependencia, etc. Esta
medicion puede ser cuantitativa o cualitativa y en un peridodo determinado.
El resultado permite medir el nivel de logro de los principios orientadores de la
administracion, relacionados con la legalidad, moralidad, igualdad, imparcialidad,
responsabilidad, equidad, eficiencia, eficacia, economia, celeridad y valoracion del costo del
deterioro ambiental, en el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Los indicadores facilitan el control y el autocontrol y por tal razon se constituye en elementos
fundamentales para la toma de decisiones; deben contener las siguientes caracteristicas:
participativos, claros representativos, flexibles, cuantificables, que agreguen valor.
En caso de detrimento al patrimonio de la entidad, el sistema de control interno debe facilitar
la determinacion de responsabilidades de los servidores publicos o de terceros. En este proceso,
el sistema determina controles, los integra a los procedimientos y los implementa en las funciones
de cada cargo de tal forma que sea suceptible el estableciemiento de responsabilidades cuando se
presentan anomalias y en tal circunstancia facilitar el establecimiento.
71
9. FORTALECIMIENTO AL MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
Dentro del proceso de mejoramiento continuo en la Gobernación de Arauca, el módulo de
Evaluación y Seguimiento, es un módulo que considera aquellos aspectos que permiten valorar
en forma permanente la efectividad del Control Interno de la entidad pública; la eficacia,
eficiencia y efectividad de los proceso; el nivel de ejecución de los Planes, Programas y
Proyectos, los resultados de la gestión, con el propósito de detectar desviaciones, establecer
tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la
Organización Pública.
Los instrumentos y herramientas de gestión y de control de la Gobernación de Arauca
requieren evaluación y seguimiento, es decir un proceso que verifica el nivel de desarrollo del
Sistema de Control Interno y de la gestión de la entidad. Esto se consigue mediante actividades
de supervisión continua, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas.
Este módulo busca que la entidad desarrolle mecanismos de medición, evaluación y
verificación, necesarios para determinar la eficiencia y eficacia del Sistema de Control Interno en
la realización de sus propósitos de contribuir al cumplimiento de los objetivos de la Gobernación
de Arauca; si todas la operaciones se realizan de conformidad con los principios de la función
pública establecidos en la constitución política, la ley y la políticas trazadas por la dirección en
atención a las metas objetivos previstos.
72
A partir de los resultados de la evaluación a la efectividad del Sistema de Control Interno, al
conjunto de planes, proyectos, objetivos y metas previstas por la entidad, se deben incorporar,
acciones de mejoramiento continuo de la organización, así como las recomendaciones producto
de la vigilancia que realiza el órgano de control fiscal.
Las deficiencias encontradas producto de esa evaluación, seguimiento y las recomendaciones
sugeridas en las diferentes instancias de evaluación, incluyendo las emitidas por los órganos de
control del Estado, deben ser acogidas por el servidor responsable y/o por el nivel de
administración o dirección correspondiente.
Teniendo en cuenta que se encuentra deficiencia en el seguimiento en cuanto a los procesos en
auditoria interna por parte de la oficina de control interno. Debido a que no se tiene equipo
auditor y por qué no se tienen los procedimientos definidos para su ejecución.
De acuerdo a la conversación sujetada con el líder de control interno se pudo verificar el bajo
desarrollo de las auditorías internas a todos los procesos de la administración, por lo que se
requiere establecer estrategias, procedimientos que fortalezcan las auditorías internas o el
desarrollo de estas y a su vez el beneficio.
Proyectando así, analizar y proporcionar los elementos necesarios para fortalecer el Modelo
Estándar de Control Interno (MECI) en cuanto a la formulación, implementación y ejecución del
módulo de evaluación y seguimiento.
73
A través de tres componentes:
Autoevaluación Institucional
Auditoria Interna
Planes de Mejoramiento
9.1 COMPONENTE DE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
Es aquel componente que permite a cada responsable del proceso, programas y/o proyectos y
sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo
real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las
medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos por la
entidad.
La autoevaluación se convierte en un proceso periódico, en el cual participaran los servidores
que dirigen y ejecutan los procesos, programas y/o proyectos, según el grado de responsabilidad
y autoridad para su operación y toma los criterios de evaluación incluidos en la definición de
cada uno de los elementos del control interno, así como la existencia de controles que se dan en
forma espontánea en la ejecución de las operaciones y en la toma de decisiones.
Una vez efectuado el diseño e implementación de los elementos orientados a controlar los
procesos de la entidad, deberá emprenderse en forma paralela el diseño e implementación de los
mecanismos de verificación que permitan verificar la eficiencia y eficacia de los controles, el
74
logro de los resultados de cada proceso y el buen desempeño de los servidores que llevan a cabo
la ejecución de las operaciones.
9.1.1 AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL Y GESTIÓN
La Autoevaluación, comprende el monitoreo que se le debe realizar a la operación de la
entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento,
proyecto y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos,
los planes de mejoramiento, entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un
periodo de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis a los indicadores, cuyo
propósito fundamental será la de tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el
mejoramiento del desempeño.
En ese orden de ideas, lo que se busca es que cada líder de proceso con su equipo de trabajo
verifique el desarrollo y cumplimiento de sus acciones, que contribuirán al cumplimiento de sus
acciones, que contribuirán al cumplimiento de los objetivos institucionales.
Se convierte entonces la autoevaluación en el o los mecanismos de verificación y evaluación,
que le permiten a la entidad medirse a sí misma, al proveer la información necesaria para
establecer si esta funciona efectivamente o si existen desviaciones en su operación, que afecten el
objetivo para el cual fue creada.
75
Por otra parte, busca determinar la eficacia de los controles internos permitiendo emprender
las acciones de mejoramiento requeridas.
La autoevaluación del control, se constituye en un elemento activo y básico para la mejora
continua dentro del Modelo Estándar de Control Interno, ya que dinamiza la forma como es
desarrollado el control interno en las entidades públicas. La autoevaluación de la organización a
incrementar su habilidad esto se logra a través de las evaluaciones que se realizan a los procesos,
con la intención de verificar la efectividad de las acciones que desarrollan y su aporte a los
objetivos institucionales, es realizada con la participación de los líderes y sus equipos de trabajo,
lo que permite la intervención de todas las personas que intervienen en el desarrollo de los
mismos, dinamizando de esta forma el control interno. Desde esta perspectiva el control interno
se convierte en un asunto de todos.
Esta metodología ha evolucionado y viene tomando gran importancia en la medida que facilita
la efectividad del control interno, proporcionando parámetros para realizar los ajustes necesarios
a los procesos antes de llegar a una auditoria formal, bien sea interna o realizada por entes
externos.
El Instituto de Auditores Internos, IIA, establece que la Autoevaluación del control es un
proceso a través del cual se examina y evalúa la efectividad del control interno. El objetivo
principal es entregar una garantía razonable de que se cumplirán los objetivos de la organización.
Su estructuración y desarrollo permite a los funcionarios en todos los niveles:
76
Participar en la evaluación del control interno.
Evaluar los riesgos.
Desarrollar planes de acción para abordar debilidades identificadas.
Evaluar la probabilidad de lograr los objetivos de la entidad.
De manera más específica trae una serie de beneficios para la organización como:
1. Mejora y estimula el trabajo en equipo y la confianza entre los
miembros del equipo.
2. Promueve y ayuda a compartir el conocimiento y logra un
compromiso frente al mejoramiento continuo. Una característica
clave de este enfoque es la habilidad para comprender los riesgos y
sus controles asociados.
3. Mejora la calidad en la información sobre el estado de control y los
riesgos existentes.
4. Minimiza la confianza y prevención sobre las auditorías internas
requeridas por Sistema de Control Interno.
5. Mejora la capacidad de la Alta dirección para evaluar el grado en
que identifica, mide, supervisa y controla los riesgos clave.
77
9.2 COMPONENTE DE AUDITORÍA INTERNA
Este componente busca verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del
Control Interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública.
La Oficina de Control Interno, Auditoria Interna o quien haga sus veces es la responsable de
realizar la Evaluación del Sistema de Control Interno a través de su rol de evaluador
independiente (Decreto 1537 de 2001), observando siempre un criterio de independencia frente a
la operación y la autonomía de los actos de la administración.
Igualmente, los responsables de las oficinas de control interno, o quienes hagan sus veces,
deberán presentar informes a la Dirección y al Comité de Coordinación de Control Interno o
quien haga sus veces en la entidad, haciendo énfasis en la existencia, funcionamiento y
coherencia de los componentes y elementos que lo conforman, con el propósito de que allí se
evalúen, decidan y adopten oportunamente las propuestas de mejoramiento del sistema.
Esta evaluación al Sistema de Control Interno en forma independiente debe tomar como base
al cumplimento de los objetivos, principios y fundamentos del Sistema de Control Interno, la
existencia del MECI en lo referente a sus módulos, componentes y elementos comprobando la
efectividad de cada uno de ellos y su interacción para apoyar el cumplimiento de los objetivos de
la entidad.
78
9.2.1 AUDITORÍA INTERNA
La herramienta que se emplea para el seguimiento al Sistema de Control Interno, es la
Auditoria Interna, las Oficinas del control interno o quien haga a sus veces deben auditar los
procesos, con el fin de verificar su gestión, es decir que se está dando cumplimiento a lo
programado.
El proceso de auditoria adelantada por la Oficina de Control Interno debe estar enfocado hacia
una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor
y mejorar las operaciones del Departamento de Arauca, que ayuda a cumplir sus objetivos
aprobando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los
procesos de gestión de riesgo, control y Gobierno.
Las Auditorias deben realizarse con base en un programa anual de auditoría interna aprobado
por el Comité de Coordinación de Control Interno o quien haga a sus veces, y se entiende como
el conjunto de auditorías a realizarse en un periodo determinado, documentos de trabajo que se
constituye en la guía para la ejecución del plan de las mismas en el que se detallan las actividades
para su realización por parte de la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna, o quien haga sus
veces.
Por otra parte, la planeación consiste en el trabajo que el equipo auditor realiza para
determinar; cuales, como, por quien, con que extensión y cuando se ejecutaran los
79
procedimientos de trabajo definidos y que permitan satisfacer los objetivos de auditoría
propuestos, con base en el conocimiento del proceso auditar.
Una adecuada planeación de la auditoria permite el equipo auditor:
Organizar las actividades a ejecutar.
Concentrar la atención en la identificación y evaluación de los
aspectos importantes del proceso objeto de la auditoria.
Facilitar la distribución y organización de los recursos humanos,
técnicos y financieros.
Guiar la obtención de evidencia de auditoría y la emisión del
informe.
Para la fase de ejecución se desarrollan los programas y ejecutan los procedimientos definidos
en la fase de planeación obtener y analizar toda la información del proceso que se audita y contar
con evidencia suficiente, competente y relevante para emitir conclusiones.
Las Normas Internacionales para el ejercicio profesional de la Auditoria Interna establecen
que los auditores internos, al ejecutar el trabajo, deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Identificar, analizar, evaluar y documentar suficiente información de manera tal que les permita
cumplir con los objetivos del trabajo.
Basar sus conclusiones y los resultados del trabajo en análisis y evaluaciones adecuadas.
80
Los trabajos deben ser adecuadamente supervisados para asegurar el logro de sus objetivos, la
calidad del trabajo y del desarrollo del personal.
En la etapa de comunicación se presentan los resultados de la auditoria por parte del jefe de
Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces y se suscriben los planes de acción o
mejoramiento por parte de los líderes de procesos o encargados según establece el componente de
planes de mejoramiento.
Las Normas Internacionales para el ejercicio Profesional de Auditoria Interna establecen que
los auditores internos al comunicar los resultados del trabajo, deben tener en cuenta que:
Las comunicaciones deben incluir los objetivos y alcances de los trabajos, así como las
conclusiones correspondientes, las recomendaciones y planes de acción.
Cuando se emita una opinión o conclusión se deben considerar las expectativas del consejo, la
alta dirección y otras partes interesadas y debe estar soportada por información suficiente, fiable,
relevante y útil.
Se alienta a los auditores internos a reconocer en las comunicaciones del trabajo cuando se
observa un desempeño satisfactorio.
81
Cuando se envíen resultados de un trabajo a partes ajenas a la organización, la comunicación
debe incluir las limitaciones a la distribución y uso de los resultados.
Las comunicaciones deben ser precisas, objetivas, claras, concisas, constructivas, completas y
oportunas.
Por último, el ejercicio de auditoria se cierra en la validación de la implementación de las
acciones propuestas por parte de los responsables en los planes de acción en las fechas
establecidas y valorar su efectividad.
Las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoria Interna establecen
que los auditores internos, al realizar seguimiento del trabajo, deben tener en cuenta los
siguientes aspectos:
El Jefe de Control Interno, Auditoria Interna o quien haga sus veces debe establecer un
proceso de seguimiento para vigilar y asegurar que las acciones de la dirección hayan sido
implementadas eficazmente o que la alta dirección haya aceptado el riesgo de no tomar medidas.
La actividad de auditoria debe vigilar la disposición de los resultados de los trabajos de
consultorías, hasta el grado de alcance acordado con el cliente.
Cuando el Jefe de Control Interno, Auditoria Interna o quien haga sus veces concluya que la
dirección ha aceptado un nivel de riesgo que pueda ser inaceptable para la organización, debe
82
tratar este asunto con la alta dirección. Si el Jefe de Control Interno, Auditoria Interna o quien
haga sus veces considera que le asunto no ha sido resuelto debe comunicar esta situación a la Alta
Dirección o al consejo cuando aplique.
Así mismo, la Oficina de Control Interno, Auditoria Interna o quien haga sus veces puede
realizar las auditorías internas a procesos, actividades u operaciones no completadas en el
Programa Anual de Auditoria, cuando lo determine el representante legal o las condiciones así lo
ameriten.
9.3 COMPONENTES DE PLANES DE MEJORAMIENTO
Se caracterizan como aquellas acciones necesarias para corregir las desviaciones encontradas
en el Sistema de Control Interno y en la gestión de los procesos, como resultado de la
Autoevaluación realizada por cada líder de procesos, de la Auditoria Interna de la Oficina de
Control Interno, Auditoria Interna o quien haga sus veces y de las observaciones formales
provenientes de los Órganos de Control.
El Plan de Mejoramiento, es el instrumento que recoge y articula todas las acciones
prioritarias que se emprenderán para mejorar aquellas características que tendrán mayor impacto
con los resultados, con el logro de los objetivos de la entidad y con el plan de acción
institucional, mediante el proceso de evaluación.
83
El objetivo primordial del Plan de Mejoramiento el promover que los procesos internos de las
entidades se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento
de las acciones correctivas o de la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento
continuo.
Los Planes de Mejoramiento producto de la vigilancia de la gestión fiscal del Estado ejercida
por la Contraloría General de la Republica, y las Contralorías territoriales se regirán por los
métodos y procedimientos que estas prescriban. El Plan de Mejoramiento acordado con la
Contraloría General de la Republica o las Contralorías Departamentales o Municipales, se
entienden como el conjunto de acciones que ha decidido adelantar un sujeto de control fiscal
tendientes a subsanar o corregir hallazgos negativos de orden administrativos que hayan sido
identificados en el ejercicio de la Auditoria Gubernamental o Auditorias Especiales con el fin de
adecuar la gestión fiscal a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad o a mitigar el
impacto ambiental.
A la Contraloría General de la Republica y las Contralorías territoriales le corresponde dictar
normas sobre planes de mejoramiento de las entidades sujetas de control y vigilancia respectiva.
En el orden territorial, las entidades deben adoptar los lineamientos que para tal efecto
establezcan las Contralorías Territoriales.
Los Planes de Mejoramiento generados por la auditoria autorizada por las Contralorías que
operan de manera independiente respecto de los obtenidos como producto de la Auditoria Interna.
84
Este componente se estructura a través del elemento Plan de Mejoramiento.
9.3.1 PLAN DE MEJORAMIENTO
Este tipo de plan integra las acciones de mejoramiento que buscan fortalecer el desempeño,
misión y objetivos institucionales, teniendo en cuenta, entre otros aspectos, los compromisos
adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político y con las partes interesadas,
así como la evaluación de la Oficina de Control Interno y las Autoevaluaciones realizadas.
El Plan de Mejoramiento Institucional recoge las recomendaciones y análisis generados en el
desarrollo del Componente de Auditoria Interna y las observaciones del órgano de Control Fiscal.
En él se deben integrar las acciones de mejoramiento que tienden a fortalecer tanto a los
procesos como a los servidores públicos y a la institución misma, abordando de esta manera
planes de mejoramiento según sea el resultado de las evaluaciones o auditorías.
Su contenido debe contemplar las observaciones y el resultado del análisis de la variación
presentada entre las metas esperadas y los resultados obtenidos a nivel de entidad, por proceso o
individual; así como la definición de su objetivo, alcance, acciones a implementar, metas, la
asignación de los responsables y de los recursos requeridos, el tiempo de ejecución y las acciones
de seguimiento necesarias para verificar su cumplimiento.
85
CAPITULO III
METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA
La propuesta metodológica para ejecutar el proceso de auditoría interna se establece partiendo
de la programación anual de actividades de la Oficina de Control Interno o quien hace sus veces,
para posteriormente realizar la planeación de la Auditoría sobre la base de análisis de riesgos
relevantes, la ejecución, la comunicación de resultados y el seguimiento a las acciones de mejora.
El esquema general se muestra a continuación:
Esquema 2. Fases para la Realización de las Auditorías
Fase 1
Programación Anual
Oficina Control Interno
(O quien haga sus
veces)
Fase 2
Planeación de la
Auditoria
Conocimiento de la Entidad objeto de la auditoría Alineación con la planeación estratégica de la Entidad Determinación del Universo de Auditoría Formulación del programa anual
de auditorías
Objetivo y Alcance de la Auditoría Procedimientos y técnicas de Auditoría Tiempo y Asignación de Recursos
86
Fuente: Elaboración equipo Función Pública. Mayo 2015
FASE
PROCESO
AUDITORIA
Fase 3
Ejecución de la Auditoria
Fase 4
Comunicación de
Resultados
Desempeño de la actividad
de auditoria interna
Reunión de Inicio Solicitud de Información Determinación de la Muestra de Auditoría Papeles de Trabajo Diseño de las pruebas de Auditoría Desarrollo de Observaciones (Se pueden establecer reuniones previas y Comunicaciones Preliminares del trabajo de Auditoría)
Reunión de Cierre
Informe Definitivo Planes de Mejoramiento y
Seguimiento por parte del Auditor
interno
Auto-evaluación a nivel de auditoría Autoevaluación a nivel general de la actividad u organización Perspectiva externa
87
10. FASE 1. Programación Anual de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces
Esta fase incluye un análisis integral de todos los componentes internos y externos e
la Entidad, con el fin de determinar los procesos que cuentan con mayor relevancia para
cumplir con la misión, los objetivos estratégicos y aquellos que presentan un alto nivel
de riesgo. A su vez, la fase de Programación comprende desde el conocimiento y
comprensión de la Entidad hasta la formulación del Programa anual de Auditorías, el
cual establece los objetivos y metas a cumplir por el equipo auditor durante la vigencia,
así como las actividades que en desarrollo de los roles establecidos en la normatividad
para el Jefe de Control Interno o quien hace sus veces, deben contemplarse dada su
obligatoriedad y periodicidad de presentación.
El desarrollo de esta fase puede variar en cada Entidad dependiendo, entre otros, del
nivel de complejidad, tamaño, madurez del Sistema de Control Interno, los sistemas de
información con que cuenta y su estructura organizacional.
Para cumplir con los objetivos ya anotados, en esta fase se analizan los siguientes
aspectos:
8.1 Conocimiento de la entidad objeto de auditoría
8.2 Alineación de la auditoría con la planeación estratégica de la Entidad
8.3 Determinación del Universo de Auditoría
8.4 Formulación del Programa Anual de Auditorías
88
8.1 Conocimiento de la entidad objeto de auditoria:
El conocimiento de la Entidad y su entorno implica comprender las
características de la misma, considerando los aspectos que se muestran en
el gráfico 2:
Gráfico 2. Aspectos a analizar para conocer la Entidad Objeto de
Auditoría
Fuente: Guía de Auditoría versión 2013, actualizado Equipo Función Pública 2015.
89
10.1.1 Alineación de la auditoria con la planeación estratégica de la entidad
El auditor interno es un funcionario privilegiado porque su cargo tiene alcance sobre todos los
aspectos que conciernen a la Entidad, sean éstos de índole estratégico, operacional,
administrativo, financiero, legal, de tecnología de la información y de control, por lo que se hace
necesario que el auditor esté bien enterado de cómo funciona la Entidad. Esta alineación, la
función de auditoría debe tener un alto nivel de comunicación con la Alta Dirección, por lo que
se sugiere la implementación del Estatuto de Auditoría, el cual bajo los lineamientos de las
normas internacionales para la práctica profesional de Auditoría Interna se define como:
Normas Sobre Atributos
1000 – Propósito, Autoridad y Responsabilidad6 El propósito, la autoridad y la
responsabilidad de la actividad de auditoría interna deben estar formalmente definidos en un
estatuto, de conformidad con la definición de auditoría interna, el código de ética y las normas. El
Director Ejecutivo de auditoría debe revisar periódicamente el estatuto de auditoría interna y
presentarlo a la Alta Dirección y al Consejo para su aprobación.
Interpretación:
El estatuto de auditoría es un documento formal que define el propósito, la autoridad y la
responsabilidad de la actividad de auditoría interna dentro de la organización, incluyendo la
relación funcional del Director Ejecutivo de auditoría con el Consejo; autoriza su acceso a los
90
registros, al personal y a los bienes relevantes para el desempeño de los trabajos; y define el
alcance de las actividades de auditoría interna.
Nota: Como parte de la caja de herramientas se podrá consultar un modelo
de estatuto bajo el nombre de Estatuto de Auditoría.
10.1.2 Determinación del Universo de Auditoría
El Universo de Auditoría se obtiene a través de una recopilación de información de carácter
estratégico y operativo de los procesos, programas, proyectos, áreas o funciones, o cualquier otra
subdivisión establecida en una entidad y se constituye en una lista de todas las posibles auditorías
que pueden realizarse.
Para obtener el Universo de Auditoría es necesario consultar y analizar las diversas fuentes a
que se tenga acceso, que pueden contener datos de carácter cualitativo o cuantitativo; por
ejemplo, dependiendo de la complejidad de la entidad una posible lista para determinar el
universo podría plantearse sobre los siguientes aspectos:
Número de procesos de la entidad
Procesos con un mayor nivel de exposición al riesgo
Metas internas que apuntan directamente al cumplimiento del Plan
Nacional de Desarrollo o el Plan de Gobierno según corresponda.
91
Proyectos de infraestructura u otros que impliquen una inversión
de recursos importante para la entidad
Contrataciones.
Servicios con tercerización.
Sistemas de información en los cuales se han realizado o se
proyectan invertir montos importantes de recursos.
Cabe precisar que esta lista es orientadora y puede contemplar otros aspectos que a juicio del
auditor deban ser incluidos en el universo de auditoría.
Priorización y Plan de Rotación de las Auditorías:
Para tener como resultado una planificación adecuada, el auditor interno debe obtener
información de todos los elementos relevantes para la organización, incluyendo los riesgos,
factores internos y externos que podrían afectar el normal desarrollo de la misma7.
Al abordar el proceso de planificación de auditoría, las unidades de auditoría interna se
enfrentan a un problema económico, ya que generalmente el Universo de Auditoría ofrece
posibilidades casi ilimitadas para auditar. Sin embargo, hay que tener en cuenta que los recursos
son limitados, por lo que es importante centrarse en los procesos, programas o proyectos con
mayor criticidad.
92
1
• Auditorías internas a los procesos (De acuerdo a priorización y plan de rotación de las auditorías).
•Auditorías especiales o eventuales sobre procesos o áreas responsables específicas y ante eventualidades presentadas que obliguen a ello.
•Auditorías especiales solicitadas por el cliente de auditoría (Representante Legal)
2 •Actividades de asesoría y acompañamiento en temas puntuales, de acuerdo a las necesidades de la entidad.
3 •Elaboración de informes determinados por ley.
•Capacitación para los funcionarios de la oficina.
4 •Atención a entes de control.
•Seguimiento a planes de mejoramiento.
5 •Determinar tiempos para situaciones imprevistas que afecten el tiempo del programa de auditoría, entre otros.
Ahora bien, para centrarse en los proyectos más críticos, es necesario utilizar un modelo de
priorización; para ello, se sugiere utilizar la matriz de análisis del universo basado en riesgos.
Nota: Como parte de la caja de herramientas se podrá consultar una matriz de análisis del
Universo de Auditoría bajo el nombre de Universo de Auditoría basado en Riesgos.
10.1.3 Programación del Programa Anual:
Es el documento formulado por el equipo de trabajo de la Oficina de Control Interno o quien
haga sus veces en la Entidad, cuya finalidad es planificar y establecer los objetivos a cumplir
anualmente para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de operación, control y gobierno.
Las actividades que se deben considerar para la elaboración del programa anual de auditoría se
relacionan en el gráfico 3, el cual se encuentra a continuación.
Gráfico 3. Temas a incluir en el Programa Anual.
93
Nota: Como parte de la caja de herramientas se podrá consultar un formato sugerido bajo el
nombre de Programa Anual de Auditoría.
11. FASE 2. Planeación de la Auditoría:
Las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna establecen
que los auditores internos deben elaborar un plan para cada trabajo que incluya su alcance,
objetivos, tiempo y asignación de recursos8. En este punto es importante recalcar que el plan de
auditoría debe ser aprobado con anterioridad a su implantación por parte del Auditor Líder y
cualquier ajuste ha de ser analizado oportunamente9. Este Auditor Líder corresponderá al Jefe de
Control Interno o quien haga sus veces.
Gráfico 4. Aspectos a Desarrollar en la Planeación de la Auditoría
Objetivos Alcance Procedimientos Tiempo y Recursos
Son los
propósitos
establecidos, lo
que se busca
lograr con la
auditoría.
Será relevante
tener en cuenta
Marco o límite
de la auditoría
y los temas que
serán objeto de
la misma.
El alcance debe
ser suficiente
para satisfacer
Técnicas de
auditoría que
se aplicarán
para obtener
evidencias
suficientes
sobre las
cuales emitir
Se relaciona en el
cronograma y es el
tiempo empleado
para la realización
de las tareas bajo
unas condiciones
que garanticen su
óptima utilización.
94
los objetivos
institucionales
que serán de
interés para la
auditoría. Su
óptima
alineación se
verá reflejada en
los resultados y
el aporte a la
mejora de la
entidad.
Para una mayor
comprensión en
el cuadro 2 se
explican los tipos
de trabajos de
auditoría que
pueden
realizarse.
los objetivos de
la auditoría
establecidos.
Debe incluirse
las posibles
limitaciones al
alcance
(factores
externos al
equipo de
auditoría que
pueden impedir
obtener toda la
información
para cumplir
con el objetivo.
una opinión
respecto al
proceso
auditado.
Los
procedimientos
que se realizan
comúnmente
pueden
consultarse en
el Cuadro 3.
Se debe analizar así
mismo la relación
de recursos
humanos,
financieros y
equipos que se
necesitan para la
ejecución de la
auditoría.
Nota: Como parte de la caja de herramientas se podrá consultar un formato sugerido bajo el nombre de
Planeación de la Auditoría.
95
Cuadro 2. Tipos de Trabajos de Auditoría.
TIPO
DESCRIPCIÓN
Aseguramiento Financiero
Proporciona aseguramiento en relación
con el logro de uno o más objetivos
financieros (existencia u ocurrencia,
integridad, valuación y asignación,
derechos y obligaciones, presentación y
revelación).
Aseguramiento de Controles Proporcionar aseguramiento en relación
con el diseño y la operación de las
actividades de control clave. Los
controles pueden ser operativos,
financieros o relacionados con el
cumplimiento.
Tecnología de la Información (TI)
Proporcionar aseguramiento en relación
con el diseño y la operación de las
actividades de control general de la TI.
Cumplimiento
Proporcionar aseguramiento en relación
con el diseño y la operación de las
actividades de control y los
96
procedimientos existentes para asegurar
el cumplimiento de las leyes,
regulaciones, políticas, etc.
Operaciones
Proporcionar aseguramiento en relación
con la eficacia y eficiencia de las
operaciones de una organización,
incluidos los objetivos de desempeño y
rentabilidad y la protección de recursos
contra pérdidas.
Integrado
Proporcionar aseguramiento en relación
con cualquier combinación de los
objetivos anteriores, por ejemplo una
auditoría de alcance completo puede
incluir aseguramiento respecto de todos
los tipos de trabajo antes mencionados.
Fuente: Fundación de Investigaciones del IIA. Auditoría Interna: Servicios de Aseguramiento y Consultoría. p.10-13
Cuadro 3. Procedimientos de Auditoría
PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN
• Se realizan preguntas al personal del
97
Consulta
proceso auditado o a terceros y obtener
sus respuestas bien sean orales o escritas.
• Los tipos de consulta más formales
incluyen entrevistas, encuestas y
cuestionarios.
Observación
• Se observan a las personas, los
procedimientos o los procesos.
• Una limitación importante de la
observación es que proporciona
información en un momento
determinado, por lo que el auditor no
puede concluir que lo observado es
representativo de lo que sucede de forma
general.
Inspección
• Se estudian documentos y registros, y
en examinar físicamente los recursos
tangibles.
• Los auditores internos deben reconocer
y considerar su nivel de competencia (en
otras palabras, su capacidad para
comprender lo que leen y lo que ven).
Revisión de Comprobantes
• Se realiza específicamente para probar
la validez de la información documentada
98
o registrada.
Rastreo
• Se realiza específicamente para probar
la integridad de la información
documentada o registrada.
Procedimientos analíticos
• Se utilizan para identificar anomalías en
la información tales como fluctuaciones,
diferencias o correlaciones inesperadas.
Dichas anomalías pueden ser indicadoras
de transacciones o eventos inusuales, de
errores o de actividades fraudulentas que
requieren una mayor atención o
profundidad en el análisis.
Confirmación
• Consiste en la obtención de verificación
directa por escrito de la exactitud de la
información proveniente de terceros
independientes
Fuente: Fundación de Investigaciones del IIA. Auditoría Interna: Servicios de Aseguramiento y Consultoría. p.9-18
12. FASE 3. Ejecución de la Auditoría
En esta fase se desarrolla el plan de auditoria previamente aprobado y se ejecutan las
actividades definidas para obtener y analizar toda la información del proceso que se audita, lo
99
cual permite contar con evidencia suficiente, competente y relevante para emitir conclusiones.
Esta fase contempla las siguientes actividades:
12.1 Reunión de Inicio
Esquema 3. Reunión de Inicio
• Presentar a los integrantes del equipo e informar quién es el profesional
encargado de la auditoría.
• Comunicar los principales objetivos de la auditoría.
Reunión
de
Inicio
¿En qué consiste? Se realiza de acuerdo al cronograma establecido en el plan de auditoría. Al inicio de la actividad el auditor interno o equipo de auditoría, debe reunirse con el responsable del proceso auditado, para tratar entre otros temas los siguientes:
100
• Comunicar el alcance del trabajo de auditoría.
• Dar a conocer el cronograma inicial del trabajo.
• Identificar quiénes serán las personas que entregaran la información que se
requerirá en la auditoría y cuál será el procedimiento para solicitarla.
• Se coordina y fija la reunión de cierre del trabajo de auditoría, dejando la
posibilidad de realizar reuniones previas de avance del trabajo antes del informe
final.
12.2 Solicitud de Información
Esquema 4. Solicitud de Información
• Procedimientos relacionados con el proceso sujeto de auditoría.
• Mapa de Riesgos del proceso.
• Plan de acción del proceso.
• Planes de mejoramiento.
Solicitud de
Información
¿En qué consiste? Se debe obtener la información y documentación necesarias para iniciar la auditoría en campo. Los registros físicos y electrónicos que soportan el proceso serán una de las fuentes desde donde se obtienen datos, los cuales deben relacionarse claramente en los papeles de trabajo. La solicitud de información se debe realizar teniendo en cuentas los objetivos y alcance de la auditoría y las actividades contempladas en el plan de auditoría. Algunos de los documentos que pueden ser solicitados:
101
12.3 Determinación de la Muestra de Auditoría
Esquema 5. Determinación de la Muestra de Auditor
Determinación
de la Muestra
de Auditoria
¿En qué consiste? Cuando no es posible realizar una verificación total de las transacciones o hechos ocurridos en un proceso, se selecciona una muestra la cual debe ser representativa de acuerdo con la complejidad del proceso. “El muestreo de auditoría es la aplicación de un procedimiento de auditoría a menos del 100% de los elementos de una población con el objetivo de sacar conclusiones acerca de toda la población” (Fuente: IIA Global).
Método
de
Muestreo
Muestreo Estadístico Se basa en la teoría de la distribución normal, requiere de fórmulas para su cálculo. Para este tipo de muestreo se sugiere utilizar el anexo relacionado con el tema en la caja de herramientas.
Muestreo No Estadístico Dentro de éstos se encuentran el muestreo “indiscriminado”, donde auditor selecciona la muestra sin emplear una técnica estructurada, pero evitando cualquier desvío consciente o predecible. Es posible aplicar el muestreo “de juicio o discrecional”, donde el auditor coloca un desvío en la selección de la muestra, por ejemplo: todas las unidades superiores a determinado valor, todas las que cumplan una característica específica, todas las negativas, todos los nuevos usuarios, entre otros que puedan tenerse en cuenta a juicio del auditor y a partir de los cuales se selecciona la muestra.
102
12.4 Papeles de Trabajo
Esquema 6. Papeles de Trabajo
Los papeles de trabajo documentan
la información obtenida, los análisis
efectuados y el soporte para las
conclusiones y los resultados del
trabajo.
La organización, diseño y contenido
depende de la naturaleza y objetivos
del trabajo, así como de las
necesidades de la organización.
Los papeles de trabajo documentan
todos los aspectos del proceso de
¿Qué son? Son los documentos elaborados por el auditor interno u obtenidos por él durante el transcurso de cada una de las fases del proceso. El soporte de los papeles de trabajo puede incluir anotaciones, cuestionarios, programas de trabajo, planillas, las cuales deberán permitir la identificación razonable del trabajo efectuado por el Auditor interno.
103
trabajo, desde la planificación hasta
la comunicación de los resultados.
Archivo general o permanente
Está conformado por todos los documentos que no se
modifican frecuentemente en la Entidad, es decir, que
no cambian y que por lo tanto se pueden volver a
utilizar en auditorias futuras; como los estatutos,
procedimientos, contratos de arriendo, informe de
auditorías anteriores, etc.
Archivo corriente
Está formado por todos los documentos que el auditor
interno va utilizando durante el desarrollo de su trabajo
y que le permitirán emitir su informe previo y final.
Tipos
Papeles
de
Trabajo
104
Nota: Como parte de la caja de herramientas se podrá consultar para el cálculo de la
muestra por métodos estadísticos el aplicativo Archivo Muestreo, un formato sugerido
para los papeles de trabajo y un formato sugerido denominado Carta de Compromiso,
como herramienta para dar a conocer el auditado los detalles del proceso auditor antes
de su inicio.
Cronogramas de tiempos de trabajo y asignación de recursos.
Actas de reuniones del equipo de auditoría interna y de las reuniones
con el auditado.
Cuestionarios utilizados para obtener información acerca del
auditado, donde se incluyan objetivos, riesgos, actividades de
control, entre otros aspectos.
Listas de chequeo, usadas para controlar factores o detalles
involucrados en la ejecución de cada auditoría, pueden utilizarse
para la preparación de las reuniones de apertura y cierre.
Información organizacional relevante del auditado como
organigramas, manuales de funciones, manuales de operación,
procedimientos operativos y financieros.
Notas de observaciones, recomendaciones y conclusiones realizadas
por el equipo de auditoría interna.
Comunicaciones finales del trabajo y respuestas de la dirección.
Ejemplos de
Papeles de
Trabajo
105
12.5 Diseño de las Pruebas de Auditoría
Esquema 7. Diseño de las pruebas de Auditoría
Pruebas Analíticas Se utilizan haciendo comparaciones entre dos o más estados financieros o haciendo un análisis de las razones financieras de la Entidad para observar su comportamiento.
Tipos de
Pruebas
¿En qué consiste?
Las Pruebas de Auditoría son las técnicas que utiliza el auditor interno para la
obtención de evidencia.
Pruebas de Control Están relacionadas con el grado de efectividad del control interno del proceso, en tal sentido el auditor interno debe considerar el impacto de los controles para toda la Entidad, teniendo en cuenta su diseño y su operatividad. El auditor interno debe preguntarse ¿Cuáles de estas actividades de control, si no se ejecutan como se diseñaron,
probablemente ocasiones la incapacidad para lograr los objetivos del proceso?
Actividades de Control Claves:
• Aprobar: Autorización para ejecutar una transacción otorgada por una persona que tiene facultades para hacerlo (Ej.: aprobaciones de descuentos). • Documentar: Preservar información original o documentar la base lógica de las opiniones emitidas para referencia futura (Ej.: escanear documentos como facturas o cheques para respaldar un pago o una operación). • Examinar/Comparar: Verificar frente a un atributo (Ej.: Recibido a satisfacción de acuerdo a las exigencias de un contrato; que el monto pagado coincida con el valor de la factura). • Segregar: Separar las responsabilidades incompatibles que puedan crear la posibilidad para una acción no deseada (Ej.: Separar la autoridad de firmar cheques, de la autoridad para hacer aprobaciones de pagos).
Evaluación de la Idoneidad de los controles
Una vez identificadas las actividades de control clave, el siguiente paso será vincularlas con los riesgos a nivel del proceso, esto teniendo en cuenta que el logro de los objetivos está sujeto a distintos escenarios de riesgo y ciertas actividades de control solo pueden mitigar ciertos riesgos, cuando se determina que un control es ineficaz, éste puede tener impacto en uno o varios riesgos, se pretende entonces determinar si las actividades de control clave reducen o gestionan los riesgos del proceso.
106
12.6 Desarrollo de Observaciones
Esquema 8. Desarrollo de Observaciones
Pruebas Sustantivas
Están relacionadas con la integridad, la exactitud y la validez de la información financiera auditada. La mayoría del trabajo en una auditoría de estados financieros consiste en la obtención y evaluación de evidencia sobre las “declaraciones”, éstas son representaciones por parte de la administración evidenciada en los componentes de los estados financieros. Algunas declaraciones posibles son: a) Integridad: Si todas las transacciones y cuentas que debieron ser representadas en los estados financieros están incluidas. b) Derechos y Obligaciones: Si en una fecha dada, todos los bienes son los derechos de la Entidad y todas las obligaciones son las que ha adquirido la Entidad. c) Valuación o Asignación: Si los bienes, obligaciones, ingresos y gastos de una Entidad han sido incluidos en los estados financieros con las cantidades apropiadas. d) Existencia u ocurrencia: Si los bienes/obligaciones existen en una fecha dada y si las transacciones registradas han ocurrido durante un periodo dado. e) Presentación y revelación de Estados financieros: Si los componentes de los estados
financieros han sido clasificados, descritos y revelados apropiados.
¿En qué
consiste?
También denominados “hallazgos”, son el resultado de la comparación que se realiza entre un criterio establecido y la situación actual encontrada durante el examen a una
actividad, procedimiento o proceso.
¿Qué se
requiere?
Análisis de Datos • Se examina y evalúa contra estándares establecidos (normas, procedimientos aprobados, instructivos de operación definidos en el proceso, entre otros) • El alcance y la profundidad del análisis se encuentra definido en el plan de auditoría. • Una adecuada evaluación e interpretación de los resultados debe permitir al auditor interno emitir una opinión sobre la efectividad de los controles en relación a la capacidad de mitigar el riesgo, así como el cumplimiento de las normas relacionadas y aplicables.
Redacción de Hallazgos • Condición: La evidencia basada en hechos que encontró el auditor interno (realidad). • Criterios: Las normas, reglamentos o expectativas utilizadas al realizar la evaluación, (lo que debe ser). • Causa: Las razones subyacentes de la brecha entre la condición esperada y la real, que generan condiciones adversas (qué originó la diferencia encontrada). • Consecuencias o Efectos: Los efectos adversos, reales o potenciales, de la brecha entre la condición existente y los criterios, (qué efectos puede ocasionar la diferencia encontrada).
Desarrollo de
Observaciones
107
13. FASE 4. Comunicación de Resultados
En esta fase se presentan los resultados de la auditoría, materializados a través del Informe
Final y se suscriben los planes de acción o mejoramiento. Las Normas Internacionales para el
Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna establecen que los auditores internos, al comunicar
los resultados del trabajo, deben tener en cuenta los aspectos que a se relacionan en el Gráfico
510.
Gráfico 5. Aspectos a tener en cuenta para la Comunicación de Resultados
En adición a lo que ya se mencionó, en el Informe Final se establecen las fechas para la
suscripción de los respectivos planes de mejoramiento, de cara al posterior seguimiento por parte
del Auditor Interno responsable. Para su realización se deberán atender los lineamientos
desarrollados en el Gráfico 6.
• Se deben incluir los objetivos y alcance de los trabajos así como las conclusiones correspondientes, las recomendaciones y las fechas para el levantamiento a planes de mejoramiento.
• Cuando se emita una opinión o conclusión debe esta soportada por información suficiente, fiable, relevante y útil.
• Es importante resaltar los resultados satisfactorios del trabajo.
• Las comunicaciones deben ser precisas, objetivas, claras, concisas, constructivas, completas y oportunas.
Reuniones Preliminares o Previas
• En esta etapa es posible contemplar, de acuerdo a la complejidad de los hallazgos, realizar durante el transcurso del trabajo de auditoría reuniones regulares con las personas clave del área auditada. • El propósito principal será recabar información suficiente para determinar las observaciones que irán en el informe definitivo.
108
Gráfico 6. Elementos de la Comunicación de Resultados
Fuente: Elaboración Equipo Función Pública 2015.
10 INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS –IIA GLOBAL. Marco Internacional para la práctica profesional de la auditoría Interna.
Actualizado a Enero de 2013. p.183
Informe Final de Auditoría Planes de Mejoramiento por Procesos
• Si bien el formato y contenido de las
comunicaciones finales del trabajo varían
según la organización o el tipo de trabajo,
deben contener como mínimo, el propósito,
alcance y resultados del trabajo (hallazgos y
recomendaciones).
• Las conclusiones finales del trabajo pueden
incluir, antecedentes y resúmenes.
• Los antecedentes pueden identificar las
unidades y actividades revisadas de la
organización y proporcionar información
aclaratoria.
• Puede incluir la situación de las
observaciones, conclusiones y
recomendaciones de informes anteriores.
• Contiene las actividades que se
implementarán con el fin de subsanar las
oportunidades de mejora identificadas
durante la auditoría. Este plan deberá ser
elaborado por los responsables del proceso y
estará sujeto a seguimiento por parte del
auditor interno.
• El auditor Interno, debe establecer un
proceso de seguimiento para verificar que
las acciones previstas en los planes de
mejoramiento hayan sido implementadas y
dar cierre cuando se hayan cumplido,
analizando si las acciones fueron o no
efectivas para superar los hallazgos.
109
Nota: Como parte de la caja de herramientas se podrá consultar el formato sugerido de Informe
Definitivo, el formato Plan de Mejoramiento por procesos y el formato Seguimiento al Plan de
Mejoramiento.
CAPITULO IV
DESEMPEÑO DE LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORÍA
Las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría, emitidas por el
Instituto de Auditores Internos, establecen que el proceso auditor realizado por parte de las
oficinas de Control Interno, auditoría interna o quien hace sus veces, debe gestionarse de manera
eficaz, de modo tal que se asegure que la actividad de auditoría interna agrega valor a la
organización. Al respecto la Norma sobre desempeño11, establece lo siguiente:
La actividad de auditoría interna está gestionada de forma eficaz cuando:
• Los resultados del trabajo de la actividad de auditoría interna cumplen con el propósito y la
responsabilidad incluidos en el estatuto de auditoría interna,
• La actividad de auditoría interna cumple la definición de auditoría interna y las
Normas, y
• Los individuos que forman parte de la actividad de auditoría interna demuestran cumplir con el
Código de Ética y las Normas.
110
La actividad de auditoría interna añade valor a la organización (y a sus partes interesadas)
cuando proporciona aseguramiento objetivo y relevante, y contribuye a la eficacia y eficiencia de
los procesos, la gestión de riesgos y control.
Una de las actividades que las Oficinas de Control Interno, auditoría interna o quien hace sus
veces puede implementar para garantizar lo establecido en la mencionada norma es el Programa
de Aseguramiento y Mejora de la Calidad (PAMC). Este programa establecido en las normas
internacionales en cita, específicamente en la norma 130012, lo definen como:
Un programa de aseguramiento y mejora de la calidad está concebido para permitir una
evaluación del cumplimiento de la definición de auditoría interna y las Normas por parte de la
actividad de auditoría interna, y una evaluación de si los auditores internos aplican el Código de
Ética. Este programa también evalúa la eficiencia y eficacia de la actividad de auditoría interna e
identifica oportunidades de mejora.
11 Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna. Actualizado enero de 2013. Norma 2000 Administración de la
actividad de Auditoría Interna.
12 Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna. Actualizado enero de 2013. Norma 1300 Programa de
aseguramiento y mejora de la calidad.
111
Como requisito esencial para dar cumplimiento a dicho programa de aseguramiento de la
calidad de la auditoría interna se precisa la aplicación de evaluaciones internas y externas. Las
evaluaciones internas incluyen (Norma sobre atributos 1311 Evaluaciones Internas):
Las evaluaciones internas incluyen según la norma:
El seguimiento continuo del desempeño de la actividad de auditoría interna, y Revisiones
periódicas mediante autoevaluación o por parte de otras personas dentro de la organización con
conocimientos suficientes de las prácticas de auditoría interna.
Interpretación:
El seguimiento continuo forma parte integral de la supervisión, revisión y medición del día a
día de la actividad de auditoría interna. Está incorporada en las prácticas y políticas de rutina.
Por otro lado, las evaluaciones externas deberían realizarse al menos una (1) vez cada cinco
(5) años por parte de un evaluador independiente externo a la entidad. Esta práctica dependerá de
la capacidad de la entidad y de la complejidad de la Oficina de Control Interno o quien hace sus
veces, con el fin de analizar la capacidad de recursos con los que se cuenta para llevarla a cabo.
Una vez se ha implementado el Programa de Aseguramiento y Mejora de la Calidad (PAMC)
y se tienen los resultados de las evaluaciones internas realizadas al proceso auditor, el Jefe de la
Oficina de Control Interno o quien hace sus veces debe informar a la Alta Dirección de la entidad
112
sobre los resultados alcanzados y los aspectos que se espera mejorar a partir de las observaciones
realizadas por parte de los líderes de los procesos13.
Los aspectos a incluir dentro de la evaluación se pueden revisar en el Gráfico 7.
Gráfico 7. Aspectos para la Evaluación dentro del Programa de Aseguramiento y Mejora
de la Calidad (PAMC)
Auto-evaluación a
nivel de auditoría
Autoevaluación a nivel
general de la actividad
u organización
Perspectiva externa
• ¿La planeación de la
auditoría fue ejecutada
debidamente?
• ¿La planeación de la
auditoría, trabajo de
campo, ejecución y
comunicación de
resultados se ajustaron a
las Normas?
• Se documentan las
políticas y procedimientos.
• El proceso auditor
cumple con las Normas
internacionales de
auditoría.
• El proceso auditor se
ajusta a las políticas y
procedimientos.
• La auditoría interna
• Evaluación externa
independiente de la
actividad completa de
auditoría interna.
• Su aplicación estaría
supeditada a la disposición
de recursos para su
realización y a la
113
• ¿Existe un seguimiento
apropiado?
• ¿Se realizaron encuestas
posteriores a los auditados?
agrega valor y mejora las
operaciones de la
organización.
• Los recursos para la
auditoría interna se utilizan
de forma eficaz y eficiente.
complejidad
tanto de la Oficina de
Control
Interno como de la entidad.
Fuente: Elaboración equipo Función Pública. Mayo 2015
13 Instituto de Auditores Internos (IIA Global). Norma sobre atributos 1320 Reportar sobre el programa de aseguramiento y mejora de la
calidad. 2013.
114
7.4 ACTIVIDAD N° 3
OBJETIVO ESPECIFICO
Actualización del Procedimiento De Programación Anual De Auditorías Internas de la
Gobernación de Arauca.
DESARROLLO DEL OBJETIVO
Se propuso una actualización en cuanto al procedimiento de programación anual de
auditorías internas de la Gobernación de Arauca, propuesto al Coordinador de Sistema de Gestión
de Calidad de la Gobernación de Arauca. El cual se presenta a continuación para la revisión y
aprobación.
115
Ilustración 1. Procedimiento de Programación Anual de Auditorías Internas
116
117
118
119
120
121
7.5 ACTIVIDAD N° 4
OBJETIVO ESPECIFICO
Elaboración del Procedimientos del Plan de Auditorías Internas por procesos de la
Gobernación de Arauca.
DESARROLLO DEL OBJETIVO
Se propuso una actualización en cuanto al procedimiento del Plan de Auditorías Internas
por procesos de la Gobernación de Arauca, propuesto al Coordinador de Sistema de Gestión de
Calidad de la Gobernación de Arauca.
122
Ilustración 2. Procedimiento del Plan de Auditoria
123
124
125
126
9. ANEXOS
Anexo 1. Programa Anual de Auditoria del Departamento de Arauca 2017
127
DEPARTAMENTO DE ARAUCA
PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍA
VIGENCIA 2017
Código:
Versión
Fecha:
Objetivo: Verificar la conformidad de la Gobernacion de Arauca en el cumplimiento de las normas, politica, procesos, planes, programas y proyectos, a si mismo,
relacionar de manera ordenada las actividades de aseguramiento y consulta que realizará el equipo de control interno para agregar valor y mejorar las operaciones de la
entidad; ayudando a cumplir sus objetivos mediante la aplicación de un enfoque sistemático y disciplinario para evaluar y buscar la mejora continua de los procesos de
gestión de riesgos, control y gobierno.
Alcance del Programa: Las actividades de elaboración de informes determinados por ley, capacitación, auditorías internas a los procesos, asistencia a comités de la
entidad, atención a entes de control, seguimiento a planes de acción, auditorías especiales, situaciones imprevistas que afecten el tiempo del programa, entre otros.
Riesgos del Programa:
- Falta de Equipo Auditor Independiente integral
- Conflicto de intereses de los auditores interno
- Insuficiencia de Recursos Financieros tecnológicos
Criterios:
- Requisitos de los procedimiento implementados por la Gobernacion de Arauca y normas aplicables según corresponda
128
Recursos:
- Humanos: Equipo Auditor de la Gobernacion de Arauca
- Tecnológicos: Equipos de computo
TITULO DE LA AUDITORIA
PROCESOS
Coord
inad
or d
e l
a A
ud
itoria
Eq
uip
o A
ud
itor
En
ero
Feb
rero
Marzo
Ab
ril
Mayo
Ju
nio
Ju
lio
Agost
o
Sep
tiem
bre
Octu
bre
Novie
mb
re
Dic
iem
bre
Respons
able:
Lider de
proceso
auditad
o
PERIODICIDAD
Est
raté
gic
o
Mis
ion
al
Ap
oyo
Evala
ució
n y
Con
tol
Auditorías a Procesos
Direccionamiento Estrategico SEMESTRAL
Goberna
dor
Planeacion SEMESTRAL
Secretari
a
General
129
Coordinacion y Complementariedad SEMESTRAL
Secretari
o de
Despach
o
Obras para el Desarrollo SEMESTRAL
Secretari
o de
Despach
o
Gestion Agropecuaria y Sostenible SEMESTRAL
Secretari
o de
Despach
o
Gestion de la Educacion SEMESTRAL
Secretari
o de
Despach
o
130
Gestion Desarrollo social SEMESTRAL
Secretari
o de
Despach
o
Gestion de Vivienda SEMESTRAL
Secretari
o de
Despach
o
Contratacion SEMESTRAL Gerente
Adquisicion de Bienes y Servicios SEMESTRAL
Secretari
o de
Despach
o
Desarrollo Institucional SEMESTRAL
Secretari
o de
Despach
131
o
Gestion Juridica SEMESTRAL Asesor
Hacienda Publica SEMESTRAL
Secretari
o de
Despach
o
Gestion de Infraestructura SEMESTRAL
Secretari
o de
Despach
o
Gestion Archivistica y documental SEMESTRAL
Secretari
o de
Despach
o
Gestion de Calidad SEMESTRAL Secretari
132
o de
Despach
o
Control Interno SEMESTRAL Asesor
Auditorias Especiales 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
AUDITORIA AL PROCESO DE
CONTRATACION CONTROL
PREVIO (Articulo 65 Ley 80 de 1993) ANUAL
x
Control
Interno
Auditoría Especial 3
Informes de Ley
133
EVALUACION DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
INSTITUCIONAL(Informe Ejecutivo
Anual) Circular Externa 100-009 de
2013Dafp, Decreto 153 de 2007, Decreto
2145 de 1999 Arti. 8 literal e y Articulo 5
literal c, Modificado por el articulo 2
decreto 2539 de 2000, modificado
Decreto 1027/2007)Antes del 30 de
Enero. ANUAL
x
Control
interno
SEGUIMIENTO AL ESTADO DE
CONTROL INTERNO DE LA
GOBERNACION DE ARAUCA
(Informe pormenorizado Ley 1474 de
2011 Arti. 9 (Debilidades y fortalezas por
modulos) CUATRIMESTRAL
x x X
Control
interno
Informe sobre posibles actos de
corrupción.
ANUAL
Control
interno
Informe Austeridad en el Gasto ANUAL x
Control
interno
134
Informe Cuenta Trimestral SGR para
la Contraloría General de la República.
Publicados en el SIRECI "Sistema de
Rendición Electrónica de Cuenta e
Informes".
Trimestral x x x x
Planeacion,
constrolinter
no, sistemas
Informe Cuenta Mensual SGR para la
Contraloría General de la República.
Publicados en el SIRECI "Sistema de
Rendición Electrónica de Cuenta e
Informes".
Mensual x x x x x x x x x x X x
Planeacion,
constrolinter
no, sistemas
Informe Anual de Gestion Ambiental
SIRECI
ANUAL x
Secretaria de
Desarrollo
Agropecuari
o, control
interno
Informe Cuenta Anual Consolidado para
la Contraloría General de la República.
Publicados en el SIRECI "Sistema de
Rendición Electrónica de Cuenta e
Informes".
ANUAL x
Educacion,
control
interno
Informe avance al plan de mejoramiento SEMESTRAL x x Control
135
Auditoria AT 32 CGR interno
Informe de Avance Plan de
Mejoramiento Tutela CGR
SEMESTRAL x x
Control
interno
Informe de Avance Plan de
Mejoramiento PAE CGR
SEMESTRAL x x
Control
interno
SEGUIMIENTO AL COMITÉ DE
CONCILIACION Y ACCIONES DE
REPETECION (Decreto 1716 de 2009
Arti. 26) Anual, Presentar ante el
representante legal ANUAL
x x x x x x x x x x x
Control
interno
EVALUACION INSTITUCIONAL A
LA GESTION POR DEPENDENCIAS.
(Ley 909 de 2004 Arti. 39, Decreto 127
de 2005 Art. 52 Circular 004 de 2005 del
DAFP) Antes del 30 de enero al
respresentante legal y Lideres de
Procesos, Publicar en Pagina web
ANUAL x
Control
interno
SEGUIMIENTO ATENCION DE
PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
(Ley 1474 de 2011 Arti. 76 SEMESTRAL
x x
Archivo,
control
interno
136
Atencion a las solicitudes de organismos
de Control Externo
Diario x x x x x x x x x x x x
controinterno
,unidades
ejecutoras
Coordinacion para la Rendicion
electronica de Cuenta e informe de la
Contraloria Departamental de Arauca
(Resolucion Organica 143 del 9 de
Noviembre de 2009) SIA
ANUAL x
Control
interno
unidades
ejecutoras
Seguimiento y evaluación al Sistema de
Políticas de desarrollo Administrativo
ANUAL x
control
interno
Seguimiento a Informes de Supervision e
interventoría
MENSUAL x x x x x x x x x x X x
Control
Interno
Seguimiento al Plan de Supervision e
interventorías
MENSUAL x x x x x x x x x x X x
Secretarios
de Despacho,
control
interno
137
Seguimiento a la Valoración de los
nuevos Pasivos contingentes y la
Actividad Litigiosa del Estado.
X
Control
Interno
Seguimiento a la Ejecucion Presupuestal Trimestral
Control
Interno
Seguimiento a Informe sobre convenios
de Cooperación.
ANUAL X
Control
Interno
Informe de Seguimiento a las cuentas por
pagar
Trimestral x
Control
Interno
Seguimiento a la Racionalización de
Trámites.
x
Control
Interno
Seguimiento a los contratos colgados en
la plataforma del SIID
mensual X X X X X X X X X X X X
Control
Interno
Seguimiento a los contratos colgados en
la plataforma del SECOP.
Diario X X X X X X X X X X X X Control
138
Interno
Seguimiento y Evaluación a la
Implementación del Sistema de Gestión
de Calidad
Anual x
Control
Interno
Seguimiento al Sistema de Indicadores
de Gestion del Departamento de Arauca
-procesos y procedimientos
TRIMESTRAL x x x x x
Control
Interno
Seguimiento a los compromisos
sectoriales del Consejo de Gobierno
Diario x x x x x x x x x x x x
Control
Interno
Seguimiento Ley de Transparencia 1712,
Ley de Acceso a la Informacion Publica
Trimestral
Control
Interno
Seguimiento al Plan Institucional de
Formacion y capacitación Anual
x
Control
Interno
Seguimiento al progama de Induccion y
Reinduccion
Anual x
Control
Interno
Seguimiento al Programa de Bienestar
Social
Anual x
Control
Interno
139
Seguimiento al Plan de Incentivos Anual x
Control
Interno
Seguimientoa la Evaluacion de
Desempeño
Semestral x
Control
Interno
SEGUIMIENTO Y
ACOMPAÑAMIENTO A LA
RENDICION DE CUENTAS DEL
DEPARTAMENTO DE ARAUCA ANUAL
x
Control
Interno
SEGUIMIENTO A LA
VERIFICACION,
RECOMENDACIONES Y
RESULTADOS SOBRE EL
CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS
EN MATERIA DE DERECHOS DE
AUTOR SOBRE SOFTWARE
(Directiva presidencial 01 de 1999 y 02
de 2002, Circulares 07 de 2005 y 004 de
2006 DAFP( antes del 12 de marzo) ANUAL
x
Control
Interno
Seguemiento y Control de Acciones del
Plan anticorrupcion y atencion Al
ciudadano (Ley 1474 de 2011 Arti. 73 y
76
Trimestral
Control
Interno
140
Seguimiento al Sistema de Información y
Gestión del Empleo Público "SIGEP"
(Antes SUIP)
ANUAL x
Control
interno
Asistencia a Comités (interinstitucionales e institucionales)
Coordinación del sistema de control interno
Control
interno
Consejos de Gobierno
Control
interno
Comité Ley de Transparencia
Control
interno
Comité de Bajas
Control
interno
Comité de saneamiento contable
Control
interno
Comité de Archivo
Comité de conciliación Control
141
interno
Comité de Convivencia
Control
interno
Comité Anticorrupcion
Control
interno
Jornadas de capacitación
Inducción ANUAL
Control
interno
Reinducción ANUAL
Control
interno
Capacitación institucional ANUAL
Capacitación 1
Asesoria y Acompañamiento
1. Asesorar y coordinar la formulación de la
política, planes y programas del sistema de
Control Interno.
Diario x x x x x x x x x x x x
Control
interno
142
2. Asesorar a la alta direccion en la continuidad
del proceso administrativo, en la reevaluación de
los planes establecidos y en la introducción de los
correctivos necesarios para el cumplimiento de las
metas u objetivos previstos en la normatividad.
Diario x x x x x x x x x x x x
Control
interno
3. Brindar las recomendaciones orientadas a la
implementacion y fortalecimiento del control
interno en general.
Diario x x x x x x x x x x x x
Control
interno
4. Orientar a la alta dirección con el fin de generar
valor organizacional en la oportuna toma de
deciciones, basada en al evaluación de posibles
alternativas de solución a una problemática dada,
advirtiendo la posible ocurrencia de hechos o
actos no deseados, generando confianza
institucional para lograr el fortalecimiento del
Sistema de Control Interno.
Diario x x x x x x x x x x X x
Control
interno
5. Asesorar y acompañar en lo relacionado con la
implementación del Sistema de Gestión de
Calidad, a partir de su función legal de medir y
evaluar la eficiencia, eficacia y economía de la
Entidad.
Diario x x x x x x x x x x X x
Control
interno
143
6. Controlar que se identifiquen y diseñen con la
participación de todos los servidores, los puntos de
control sobre los riesgos y efectuar seguimiento a
los mapas y planes de manejo de riesgos de las
diferentes dependencias, a fin de aplicar y sugerir
correctivos y ajustes necesarios para asegurar un
manejo efectivo de los mismos.
Diario x x x x x x x x x x X x
Control
interno
7. Presentar los informes de ley.
Diario x x x x x x x x x x X x
Control
interno
8. Las demás funciones que le sean asignadas y
que correspondan a la naturaleza del Asesor de
Control Interno
Diario
x x x x x x x x x x X x
Control
interno
CARLOS CIRO GOYENECHE
Asesor de Control Interno
144
Anexo 2. Fotografías día de sustentación del Manual de Auditoria Interna de la Gobernación de
Arauca, a funcionarios de la entidad.
145
Anexo 3. Certificado finalización Practica
146
CONCLUSIONES
Teniendo en cuenta que se encuentra deficiencia en el seguimiento en cuanto a los procesos
en auditoria interna por parte de la oficina de control interno. Debido a que no se tiene equipo
auditor y por qué no se tienen los procedimientos definidos para su ejecución.
De acuerdo a la conversación sujetada con el líder de control interno se pudo verificar el
bajo desarrollo de las auditorías internas a todos los procesos de la administración, por lo que se
requiere establecer estrategias, procedimientos que fortalezcan las auditorías internas o el
desarrollo de estas y a su vez el beneficio.
Proyectando así, analizar y proporcionar los elementos necesarios para fortalecer el Modelo
Estándar de Control Interno (MECI) en cuanto a la formulación, implementación y ejecución del
módulo de evaluación y seguimiento.
A través de tres componentes:
Autoevaluación Institucional
Auditoria Interna
Planes de Mejoramiento
147
BIBLIOGRAFIA
Auditoría y control interno. ( 1984), 3. edición, Bogotá, McGraw Hill, pág. 25.
Blanco, Y. (1987). Revisoría fiscal y auditoria (2º. Edición). Bogotá: Ecoe Editores.
Cepeda, Alonso Gustavo. (1997) Auditoría y control interno. (Bogotá): Editorial nomos, s. A.
Consejo técnico de la contaduría pública. pronunciamiento 4: normas de auditoria
generalmente aceptadas. (s.f.) Bogotá.
Cuellar, G. (2003), teoría general de la auditoria y revisoría fiscal, facultad de ciencias
contables económicas y administrativas. (Popayán): Universidad del cauca.
Decreto 943 del 21 de mayo del 2014.
Gaviria Correa, Gonzalo. (2006) Nuevo manual de control interno: guía para su aplicación en
las entidades nacionales, departamentales y municipales 9. edición. Bogotá: Temis.
Intenational accounting standards borrad (2001) Normas internacionales de contabilidad, 7.
edición, Londres
La gran enciclopedia de economía - en línea. (n.d.). Normas de auditoría generalmente
aceptadas (naga). Consultada el 12 de septiembre de 2015. Disponible en:
http://www.economia48.com/spa/d/normas-de-auditoriageneralmente-aceptadas-
naga/normas-de-auditoria-generalmente-aceptadasnaga.htm.
Manual técnico de meci 2014 dafp.
Normas internacionales de auditoría - planeación, (n.d.). Lecturas de auditoría. Consultada el
12 de septiembre de 2015. Universidad del cauca, Popayán. Recuperado de:
(http://fccea.unicauca.edu.co/old/planeacion.htm
148
Redacción,Revista (2013, 13 de agosto). Adoptan más de 100 países normas internacionales
de auditoria. Tiempo.com.mx. Recuperado de http://tiempo.com.mx/_notas/1524260