manual de archivo - hospisantarosadecabal.gov.co · hospitalaria (dgh), el cual tiene como objetivo...

MANUAL DE ARCHIVO

CENTRAL .NET

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Fecha de Impresión, 22/12/2017.

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Control de Distribución Copia Número Distribución

1 Sistemas y Asesorías de Colombia S.A.

Personas que participaron en la preparación de este documento

Función:

Capacitación

Nombre:

Carolina de la Ossa

Elaboración y Redacción Diana Andrea Martínez QuBIT International

Lista de Revisión:

001

002

003

004

005

006

007

008

009

010

011

Patricia Lago

Rodolfo Núñez Rodríguez

José Luis Mesa Delgado

Royer Fabián Medina Orjuela

Camilo Ramírez Charry

Edwin Fernando Rodríguez Moreno

Nicolás Elías Ballesteros Bernier




Jose Ricardo Arturo Mesa Blanco


05/05/10

30/04/11

07/05/12

30/06/13

31/12/13

30/06/14

31/12/15

30/06/16

31/12/16

30/06/17

31/10/17

31/12/17

Aprobado por:

Fecha:

Luis Fernando Sánchez F.



Aura Idalid Beltrán

Sandra Patricia Celis T.



Humberto Rodriguez Camargo.




05/05/10

30/04/11

07/05/12

30/06/13

31/12/13

30/06/14

31/12/15

30/06/16

31/12/16

30/06/17

31/12/17

Historial de cambios

Versión Fecha Descripción de la Revisión

001 05/05/10 • Migración del aplicativo a Versión .NET.

002 30/04/11 • Actualización de la versión .NET.

003

07/05/12

• Actualización de pantallas, menú principal y búsquedas en las

grillas.

004

30/06/13

• Se agregó los campos Tipo disposición final y Tiempo de retención

de la ventana de Objetos.

• Fue removido el campo Última Atención de la venta Objeto.

• Actualización Pantallas de Todo el Manual.

• Se actualizo el Control de Distribución.

• Se completaron campos faltantes de Descripción.

• Actualización Tabla de Contenido e Índice.

005 31/12/13 • Revisión y actualización de pantallas.

• Actualización Tabla de Contenido e Índice.

006

30/06/14

• Actualización de Pantallas y estructura general del manual.

• Ajustes en redacción y estructura de contenido.

007 31/12/15 • Actualización pantallas, Cómo ingresar al módulo, Acceso a

opciones del menú y Sección Apéndice C.

008 30/06/16 • El manual no presento modificaciones en el semestre.



011 31/10/17

18/12/17

• Se actualizan capturas de pantalla donde se observan los nuevos

filtros de acuerdo a los DevExpress actualizados.

• Actualización opción Reportes Generados – WPF

• Revisión general y actualización de versión

Documentos Asociados

Manual de Usuario del módulo de:

➢ Compras – Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión Net

➢ Gestión Gerencial – Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión Net

Documento descriptivo de los módulos del sistema Dinámica Gerencial Hospitalaria

Norma Técnica Colombiana: Sistemas de Procesamiento de la Información. Documentación. Documentación para el Usuario e información del empaque para los paquetes de software para los consumidores.

ICONTEC

Tabla de Contenido

Contenido Pág.

CAPÍTULO 1 ........................................................................................................... 7

CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS ........................................................................................................ 7

CAPITULO 2 ........................................................................................................... 8

ENTRADAS Y SALIDAS ................................................................................................................................ 8 Visión General ................................................................................................................................................ 8 Contenido del Programa ................................................................................................................................. 9

CAPITULO 3 ......................................................................................................... 10

OPERACIONES RUTINARIAS....................................................................................................................10

INGRESO DE INFORMACIÓN ...................................................................................................................10 Cómo Ingresar al Módulo ..............................................................................................................................10 Cómo Eliminar Registros ..............................................................................................................................11 Cómo Exportar Registros ..............................................................................................................................11 Cómo Confirmar o Imprimir Movimientos ...................................................................................................12 Cómo Crear Tipos de Objetos .......................................................................................................................13 Cómo Crear Tipo de Nivel ............................................................................................................................15 Cómo Crear Estructura de Archivo ...............................................................................................................17 Cómo Crear Objetos ......................................................................................................................................19

PROCESOS DE LA INFORMACIÓN ..........................................................................................................22 Cómo Realizar Ingresos ................................................................................................................................22 Cómo Realizar Préstamos ..............................................................................................................................24 Cómo Realizar Devoluciones ........................................................................................................................26 Cómo Crear Disposiciones Finales ................................................................................................................28

MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) ........................................................................................................31 Cómo Generar y Visualizar los Informes de Archivo Central .......................................................................31 Descripción de los Reportes del Sistema .......................................................................................................31 Cómo Generar y Visualizar el Informe de Inventario de Archivo .................................................................31 Cómo Generar y Visualizar el Informe de Vencimiento a Tiempo de Retención .........................................32 Cómo Generar y Visualizar los Reportes Generados .................................... ¡Error! Marcador no definido.

OPERACIONES NO RUTINARIAS .............................................................................................................36 Cómo Parametrizar el Módulo de Archivo Central .......................................................................................36

APÉNDICE A. - MENSAJES DE ADVERTENCIA ................................................ 37

APÉNDICE B. – GLOSARIO DE TÉRMINOS ...................................................... 38

APÉNDICE C. – BARRAS DE AYUDA ................................................................ 39

ÍNDICE .................................................................................................................. 42

Versión 011 Manual de usuario Dinámica Gerencial 7

Módulo Archivo Central .NET

CAPÍTULO 1

CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS

El módulo de ARCHIVO CENTRAL hace parte del Sistema de Información Dinámica Gerencial

Hospitalaria (DGH), el cual tiene como objetivo administrar el acervo documental de la institución para

promover la reducción de costos, conservar adecuadamente los documentos a cargo, facilitar y agilizar su uso

mediante la utilización de procedimientos técnicos modernos del archivista.

Además permite tener control de la rotación del documento, como lo es el ingreso, los préstamos y las

devoluciones y adicionalmente generar los informes del inventario físico del archivo. Este módulo cuenta con

las siguientes características:

• Permite realizar la organización del Archivo de la institución.

• Permite realizar el control sobre los objetos que se prestan y devuelven en las diferentes

dependencias y responsables.

• Permite realizar el control sobre la disposición final de los documentos.



CAPITULO 2

ENTRADAS Y SALIDAS

Visión General

A continuación se muestra un cuadro sinóptico de las utilidades del Módulo de Archivo Central, con sus

respectivas entradas, procesos y salidas de datos.

ENTRADAS PROCESOS SALIDAS

• Tipos de Objetos

• Tipos de Niveles

• Estructura de Archivo

• Objetos

• Parámetros

• Ingresos

• Prestamos

• Devoluciones

• Disposiciones

Finales

• Inventario de

archivo

• Vencimiento

Tiempo de

Retención

• Reportes

Generados



Contenido del Programa

A continuación se presenta la estructura del módulo de Archivo Central del sistema Dinámica Gerencial

Hospitalaria:

ARCHIVO

• Tipos de Objetos

• Tipos de Niveles

• Estructura de Archivo

• Objetos

PROCESOS

• Ingresos

• Préstamos

• Devoluciones

• Disposiciones Finales

INFORMES

• Inventario de Archivo

• Vencimiento Tiempo de Retención

• Reportes Generados

UTILIDADES

• Parámetros



CAPITULO 3

OPERACIONES RUTINARIAS

INGRESO DE INFORMACIÓN

RECUERDE...

Para comenzar a manejar las diferentes opciones del módulo de Archivo Central, primero se deben ingresar

los parámetros; como se explica en la sección de OPERACIONES NO RUTINARIAS.

Cómo Ingresar al Módulo

Para tener acceso al módulo de Archivo Central se debe seguir la siguiente serie de pasos:

1. Localice y haga Clic en el icono de Módulos en el menú principal.

2. Seleccione los módulos Administrativos y Financieros.

3. Localice y haga Clic en el módulo de Archivo Central.

4. Seleccione el menú en el cual desee trabajar (Archivos, Procesos, Informes o Parámetros).

5. Despliegue los contenidos de cada menú, haciendo Clic sobre el icono más (+)



Cómo Eliminar Registros

La opción Eliminar , permite borrar los registros creados si no hay otros registros que estén relacionados

con el que se seleccionó. De lo contrario el sistema le permitirá realizar la anulación del registro seleccionado.

Para Eliminar o Anular un registro seleccione el registro en el Nombre o Código del registro que desea

eliminar, en el menú de la parte superior o inferior de la ventana seleccione la opción Eliminar , esto

desplegará la siguiente ventana: haga Clic en el botón Yes para eliminar o anular el registro ó

haga Clic en el boton No para abandonar la pantalla.

Cómo Exportar Registros El contenido de un registro se puede Exportar a varios tipos de archivo. Para exportar un registro haga

Clic en el Nombre o Código del registro y seleccione en el menú de la parte superior o inferior de la ventana,

la opción Exportar . Se despliega la siguiente ventana, donde puede seleccionar el tipo de archivo para

realizar la exportación de la información. Si se quiere puede o no abrir inmediatamente el archivo

seleccionando la opción Abrir Archivo generado.



Haga Clic en Aceptar y seleccione la ruta donde guardará el archivo a generar o haga Clic en

Cancelar para salir de la ventana exportación.

Cómo Confirmar o Imprimir Movimientos Después de realizar cualquier movimiento en el sistema y grabarlo, se muestra la siguiente ventana:

Seleccione la operación que desea realizar Confirmar o Imprimir y haga Clic en Aceptar o

haga Clic en Cancelar para salir de la ventana sin confirmar el documento.

RECUERDE...

Una vez confirmados los registros no es posible modificarlos o eliminarlos. Si no los confirma puede

modificar las veces que desee, cambiando su contenido.

El signo indica que el campo es obligatorio.

El signo indica que se puede seleccionar el dato en una lista de consulta

El signo indica que se puede crear un nuevo registro, si no existe en la lista de consulta.



En el Módulo de Archivo Central encontrará las siguientes opciones:

Cómo Crear Tipos de Objetos

Esta opción permite crear y consultar los tipos o clasificación de los documentos, es decir en qué lugar van a

reposar. Para ello:

1. Ingrese al menú Archivos.

2. Seleccione la opción Tipo de Objetos. A continuación, visualizará la siguiente pantalla:



Recuerde que puede realizar la búsqueda de un Tipo de Objeto específico ingresando el parámetro que

desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Tipo o Descripción) y haciendo Clic en el botón

Aplicar Filtro . También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el

botón Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todos los registros.

Se listan los registros existentes, entre los cuales puede Agregar , Modificar ,

Eliminar/Anular o Exportar . Al hacer Clic en Agregar o Modificar , se despliega la

siguiente ventana:



Ingrese la siguiente información:

Código: Campo que permite digitar el número que identifica al tipo de objeto.

Tipo: Campo que permite digitar el nombre del tipo de objeto.

Descripción: Campo que permite digitar la Descripción corta del tipo de objetos.

Tipo disposición final: Campo que permite seleccionar el tipo de disposición final del objeto, puede ser:

Conservación Total, Eliminación, Digitalización o Selección.

Tiempo de retención: Campo que permite digitar el tiempo de retención del documento en años; se

activa cuando la disposición final del objeto es Eliminación, Digitalización o Selección.

3. Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para guardarlos o haga Clic

en Cerrar para abandonar la ventana.

Cómo Crear Tipo de Nivel

Esta opción permite crear y consultar los lugares donde se encuentran los objetos o documentos. Para ello:


2. Seleccione la opción Tipo de Niveles. A continuación, visualizará la siguiente pantalla:



Recuerde que puede realizar la búsqueda de un Tipo de Nivel específico ingresando el parámetro que

desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Tipo o Descripción) y haciendo Clic en el botón

Aplicar Filtro . También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el

botón Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todos los registros.



siguiente ventana:




Código: Campo que permite digitar el código que identifica al tipo de nivel.

Tipo: Campo que permite digitar el tipo de nivel.

Descripción: Campo que permite digitar la descripción corta del tipo de nivel.



Cómo Crear Estructura de Archivo

Esta opción permite crear y consultar la estructura de la ubicación física del documento. Para ello:


2. Seleccione la opción Estructura de Archivo. A continuación, visualizará la siguiente pantalla:



Recuerde que puede realizar la búsqueda de una Estructura de Archivo específica ingresando el

parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Tipo Nivel, Nombre, Descripción o

Nivel Padre) y haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro . También puede eliminar la

búsqueda realizada haciendo Clic en el botón Limpiar Filtro y nuevamente se

muestran todos los registros.



siguiente ventana:


DATOS GENERALES

Código: Campo que permite digitar o seleccionar el código que identifica a la estructura de archivo.

Padre: Campo que permite seleccionar si la estructura que se va a crear es de nivel padre.

Hijo: Campo que permite seleccionar si la estructura que se va a crear es de nivel hijo.

Nivel Padre: Campo que permite seleccionar de la lista el padre de la estructura (se habilita en el caso en

que haya seleccionado Hijo).

Tipo Nivel: Campo que permite digitar o seleccionar el tipo de nivel de la estructura.

Nombre: Campo que permite digitar el nombre de la estructura de archivos. Este nombre debe describir

la ubicación.

Descripción: Campo que permite digitar una descripción más detallada sobre la estructura de archivos.



Estructura: El botón Estructura permite visualizar la organización actual creada en el

sistema, al momento de dar Clic sobre el botón se despliega la siguiente ventana:

Para retornar al formulario de la estructura de archivo haga Clic en Aceptar o

Cerrar .

TIPOS DE OBJETOS

Guarda Objetos: Campo que permite seleccionar si la estructura guarda objetos o documentos en su

interior.

Tipo Objeto: Campo que permite digitar o seleccionar cuáles son los objetos que se guardan en la

estructura del archivo, este campo se habilita si se marca el Check en el campo anterior. Haga Clic en

Agregar para asociarlos a la grilla inferior.



Cómo Crear Objetos

Esta opción permite crear y consultar el estado actual de los documentos ingresados. Para ello:


2. Seleccione la opción Objetos. A continuación, visualizará la siguiente pantalla:



Recuerde que puede realizar la búsqueda de un Objeto específico ingresando el parámetro que desee

encontrar en los campos de búsqueda (Ingreso, Código, Nombre, Descripción, Tipo de Objeto, Nivel o

Estado Objeto) y haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro . También puede eliminar

la búsqueda realizada haciendo Clic en el botón Limpiar Filtro y nuevamente se




siguiente ventana:




Ingreso: Campo que permite digitar o seleccionar el consecutivo de ingreso asignado en el proceso.

Código: Campo que permite digitar o seleccionar el código que identifica al objeto del ingreso anterior.

Una vez ingresados los campos anteriores, se cargará de manera automática la información

correspondiente al Tipo de Objeto, Nombre, Descripción, Tipo de Disposición Final, Fecha de Retención

y Nivel.

Estado: Campo que permite identificar el estado actual del objeto, puede ser nuevo (sin movimiento), en

préstamo en archivo.





PROCESOS DE LA INFORMACIÓN

Cómo Realizar Ingresos

Esta opción permite crear y consultar el registro de un ingreso de documentos al archivo central. Para ello:

1. Ingrese al menú Procesos.

2. Seleccione la opción Ingresos. A continuación, visualizará la siguiente pantalla:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de un Ingreso específico ingresando el parámetro que desee

encontrar en los campos de búsqueda (Consecutivo, Fecha Documento, Recibe, Entrega, Dependencia o

Estado Documento) y haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro . También puede

eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el botón Limpiar Filtro y

nuevamente se muestran todos los registros.



siguiente ventana:




DATOS GENERALES

Consecutivo: Campo que permite la asignación automática del consecutivo que identificará el ingreso al

grabar el registro en el final del proceso. Para la asignación se debe presionar la tecla Tabulador.

Fecha Documento: Campo que permite digitar o seleccionar la fecha en la que se realiza el ingreso. Se

postula de manera automática la fecha actual del servidor

Dependencia: Campo que permite digitar o seleccionar la dependencia donde se encuentra el documento.

Entrega: Campo que permite digitar el nombre de la persona que hace entrega del documento

Recibe: Campo que permite digitar el nombre de la persona que recibe el documento

OBJETOS

Para asociar los Objetos correspondientes al ingreso, se debe dar Clic en el botón Agregar de la parte

inferior de la pantalla, se despliega la siguiente ventana:




Código: Campo que permite digitar el código que le será asignado al objeto que se está agregando al

ingreso.

Tipo Objeto: Campo que permite digitar o seleccionar el tipo de objeto que se desea agregar en el

ingreso.

Nombre: Campo que permite digitar el nombre que se le asignará al actual objeto.

Descripción: Campo que permite digitar la descripción que permite identificar al actual objeto.

Tipo disposición final: Campo que permite seleccionar el tipo de disposición final al objeto, puede ser:

Conservación Total, Eliminación, Digitalización o Selección.

Fecha Retención: Campo que permite visualizar la fecha de retención del objeto.

Nivel: Campo que permite digitar o seleccionar el nivel que se desea asociar al actual objeto.



Cómo Realizar Préstamos

Esta opción permite crear y consultar los préstamos de objetos. Para ello:


2. Seleccione la opción Préstamos. A continuación, visualizará la siguiente pantalla:



Recuerde que puede realizar la búsqueda de un Préstamo específico ingresando el parámetro que desee

encontrar en los campos de búsqueda (Consecutivo, Fecha Documento, Entrega, Recibe, Dependencia o

Estado Documento) y haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro . También puede

eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el botón Limpiar Filtro y

nuevamente se muestran todos los registros.



siguiente ventana:




DATOS GENERALES

Consecutivo: Campo que permite la asignación automática del consecutivo que identificará el préstamo

al grabar el registro en el final del proceso. Para la asignación se debe digitar la tecla Tabulador.

Fecha Documento: Campo que permite digitar o seleccionar la fecha en la que se realiza el préstamo. Se

postula de manera automática la fecha actual del servidor

Dependencia: Campo que permite digitar o seleccionar la dependencia que solicita el documento. Si no

existe en la lista puede Agregar una nueva. Ver manual módulo Compras, Cómo Crear Dependencias.

Recibe: Campo que permite digitar el nombre de la persona que recibe el documento.

Entrega: Campo que permite digitar el nombre de la persona que entrega el documento.

DETALLE DEL PRÉSTAMO

En esta ventana aparecen dos secciones, en la izquierda está la sección de documentos disponibles para

préstamo y a la derecha los documentos que se asocian para el préstamo actual. Arrastre de izquierda a

derecha, de la sección de documentos disponibles a la ventana de documentos de préstamo los

documentos que se solicitan para préstamo.

Si por algún motivo hubo error al asociar un documento para el préstamo, puede desvincularlo

seleccionando el registro y utilizando el botón Eliminar .



Cómo Realizar Devoluciones

Esta opción permite crear y consultar las devoluciones de préstamos para reingresar los objetos en el archivo

central. Para ello:


2. Seleccione la opción Devoluciones. A continuación, visualizará la siguiente pantalla:



Recuerde que puede realizar la búsqueda de una Devolución específica ingresando el parámetro que

desee encontrar en los campos de búsqueda (Consecutivo, Fecha Documento, Recibe, Entrega,

Dependencia o Estado Documento) y haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro .

También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el botón Limpiar

Filtro y nuevamente se muestran todos los registros.



siguiente ventana:




DATOS GENERALES

Consecutivo: Campo que permite la asignación automática del consecutivo que identificará la

devolución al final del proceso. Para la asignación se debe dar la tecla Tabulador.

Fecha Documento: Campo que permite digitar o seleccionar la fecha en la que se realiza la devolución.

Dependencia: Campo que permite digitar o seleccionar la dependencia que realiza la devolución. Si no

existe en la lista puede agregar una nueva. Ver manual módulo Compras.

Entrega: Campo que permite digitar el Nombre de la persona que devuelve el documento.

Recibe: Campo que permite digitar el Nombre de la persona que recibe el documento.

DETALLE DE LA DEVOLUCIÓN

En esta parte inferior de la ventana se visualizan dos secciones, en la sección izquierda se encuentran los

documentos que están pendientes para devolver y en la derecha los documentos devueltos. Arrastre de

izquierda a derecha, de la sección de documentos pendientes para devolver a la ventana de documentos

que se devuelven, los objetos que se entregan de nuevo al archivo central.

Si por algún motivo hubo error al asociar un documento para la devolución, puede desvincularlo




Cómo Crear Disposiciones Finales

Esta opción permite crear y consultar lo que se hace con los objetos después de una fecha definida al

momento de ingresarlos. Para ello:


2. Seleccione la opción Disposiciones Finales. A continuación, visualizará la siguiente pantalla:



Recuerde que puede realizar la búsqueda de una Disposición específica ingresando el parámetro que

desee encontrar en los campos de búsqueda (Consecutivo, Fecha Documento, Responsable o Estado

Documento) y haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro . También puede eliminar la

búsqueda realizada haciendo Clic en el botón Limpiar Filtro y nuevamente se




siguiente ventana:




DATOS GENERALES

Consecutivo: Campo que permite la asignación automática del consecutivo que identificará la

disposición de los documentos al final del proceso. Para la asignación se debe presionar la tecla

Tabulador.

Fecha Documento: Campo que permite digitar o seleccionar la fecha en la que se realiza la devolución.

Responsable: Campo que permite digitar el nombre del responsable de llevar a cabo la disposición final.

DETALLE DE LA DISPOSICIÓN FINAL

En esta parte inferior de la ventana se visualizan dos secciones, en la sección izquierda se encuentran los

documentos pendientes que cumplen con la condición de fecha para ejecutar su disposición final y en la

derecha los documentos destino que se van a asociar al registro. Arrastre de izquierda a derecha, de la

sección de documentos pendientes para disposición final a la sección de documentos destino, los objetos

a los que se les desea ejecutar el proceso.

Si por algún motivo hubo error al asociar un documento para la disposición, puede desvincularlo






MANEJO DE INFORMES (SALIDAS)

Cómo Generar y Visualizar los Informes de Archivo Central

Los informes de Archivo Central le permitirán contar con reportes de soporte para posteriores análisis. Para

ello:

1. Ingrese al menú Informes.

2. A continuación se despliegan las opciones de los informes correspondientes:

Al ingresar a cada uno de ellos encontrará los filtros con los que se genera el informe. Ingréselos y haga Clic

en el botón Generar Reporte : Ej.: Véase: Cómo Generar y Visualizar el Informe de

Inventario de Archivo.

Descripción de los Reportes del Sistema

Cómo Generar y Visualizar el Informe de Inventario de Archivo

Este informe permite visualizar los objetos que se tienen en el archivo, para un rango de fechas determinado

de acuerdo a la selección que se realice de los mismos. Es posible determinar dónde está el Objeto, si está en

archivo o está en préstamo, de acuerdo a la consulta que se quiera realizar, en el filtro: Tipo de Consulta: En

Archivo, En Préstamo o Todo.

Para generar el reporte digite los filtros correspondientes de rangos que desee de Dependencias Inicial y Final.



Fechas: Campo que permite digitar o seleccionar el rango de fechas sobre el cual se desea generar el informe.

Dependencias: Campo que permite digitar o seleccionar el rango de dependencias sobre el cual se desea

generar el informe.

Tipo de Consulta: Campo que permite seleccionar el tipo de consulta sobre el cual se desea generar el

informe. Puede ser de documentos en archivo, en préstamo o todos.

Tipo de Informe: Campo que permite seleccionar el tipo de informe que se desea visualizar, el cual puede ser

resumido o detallado.

Cómo Generar y Visualizar el Informe de Vencimiento a Tiempo de

Retención

Este informe permite visualizar los objetos que están en el archivo de acuerdo a su tiempo de retención, con

una fecha de margen.

Para generar el reporte digite los filtros correspondientes a la fecha a vencer y el tipo de consulta.



Fecha a Vencer: Campo que permite digitar o seleccionar la fecha de corte sobre la cual se desea generar el

informe.

Tipo de Consulta: Campo que permite seleccionar el tipo de consulta sobre el cual se desea generar el

informe. Puede ser de documentos en próximos a vencer, vencidos o todos.

RECUERDE...

Los filtros pueden ser diferentes según el tipo de reporte seleccionado. Por ello la información solicitada

puede variar según lo configurado en cada solicitud.

Tenga en cuenta que todos los informes generados tendrán Opciones de Salida, las cuales son opciones que

permiten seleccionar cómo se desea obtener el reporte visualizado, impreso o exportado a un archivo plano.

Dentro de estas opciones encontramos:

• Visualizar : Opción que nos permite ver el reporte completo en una ventana aparte.

• Imprimir : Permite imprimir el reporte en un documento físico.

• Exportar : Permite exportar el reporte generado a PDF, XLS, XLSX, TXT y PLN archivo plano

por columnas.



• Exportar : Permite exportar el reporte generado a PDF, XLS, XLSX, TXT y PLN archivo plano

por columnas.

Cómo Generar y Visualizar los Reportes Generados Esta opción permite visualizar los diferentes reportes generados. Para que estos se encuentren en las opciones

de este menú, deben haber sido previamente creados en la opción Generador de Reportes del Módulo

Generales. Véase Cómo Generar Un Reporte en el Manual Generales.

Para generar el reporte seleccione el registro e ingrese

Se genera la siguiente ventana:



Para seleccionar el destino del reporte por pantalla haga Clic en Vista Previa , para

genera una salida por impresora, haga Clic en Impresora O para exportar haga Clic en

Exportar seleccionando previamente el formato deseado.

Cómo Generar y Visualizar los Tableros de Control Esta opción permite visualizar los diferentes indicadores de control que se encuentran definidos en el

aplicativo, además la información de los indicadores definidos para el área de Urgencias y

Hospitalización en tiempo real, También permite realizar análisis de oportunidad en la gestión de los

diferentes procesos relacionados a cada área.

Véase Cómo Generar Un Indicador en el Manual de Tablero de Control



OPERACIONES NO RUTINARIAS

Cómo Parametrizar el Módulo de Archivo Central Esta opción permite configurar los parámetros del módulo definiendo los controles con los que se trabajará en

el módulo y las interfaces contables por defecto, con las que se llevará a cabo los procesos de archivo central.

Para ello:

1. Ingrese al menú Utilidades.

2. Localice y haga Clic en la opción Parámetros. Se despliega la siguiente ventana:

Ingrese la Siguiente Información:

CONSECUTIVOS DEL MÓDULO

Consecutivo Ingreso: Campo que permite digitar o seleccionar el consecutivo con el cual se iniciará el

proceso de ingresos.

Consecutivo Devolución: Campo que permite digitar o seleccionar el consecutivo con el cual se iniciará

el proceso de devoluciones.

Consecutivo Préstamo: Campo que permite digitar o seleccionar el consecutivo con el cual se iniciará el

proceso de préstamos.

Consecutivo Disposición Final: Campo que permite digitar o seleccionar el consecutivo con el cual se

iniciará el proceso de disposiciones finales.





APÉNDICE A. - MENSAJES DE ADVERTENCIA

A continuación se muestra la TABLA DE LOS MENSAJES DE ADVERTENCIA más frecuentes que se

pueden presentar en el manejo de los Módulos.

MENSAJE DE

ADVERTENCIA DESCRIPCIÓN SOLUCIÓN

El Campo X Debe Tener Un

Valor

Ocurre cuando al realizar el ingreso de

información, se deja un campo que es

obligatorio en blanco.

La X corresponderá al nombre de la

opción en donde aparece este mensaje.

El sistema automáticamente, se

encuentra diseñado para que

cuando ello ocurra no se pueda

proseguir con la operación hasta

que se complete la información

faltante. Ingrese la información

solicitada en el campo señalado.

Invalid Value

Ocurre cuando al realizar el ingreso de

información, se ingresan datos que no

existen o no han sido creados, como

por ejemplo códigos cuentas, número

de documento, entre otros.

Borre y digite nuevamente el dato

que desea ingresar, teniendo

cuidado de ingresar el dato

correcto.

No Existen Registros Para Los

Rangos Especificados

Ocurre cuando en algún rango de

selección se selecciona el límite

inferior y superior pero no existen

datos dentro del rango indicado.

Redefina nuevamente el rango

indicado ampliándolo o

desplazándolo.

El Valor Suministrado No Es

Correcto, No Existe ó Se

Encuentra Inactivo En El

Repositorio De Datos

Ocurre cuando en el campo de alguna

pantalla se digitan o cónsula

información que no corresponde a

campo seleccionado.

Debe digitar la información

correspondiente al contenido del

campo.

DEBE SELECCIONAR UN

REPORTE

Ocurre en la opción Reportes

Generado, al dar Clic en el botón

imprimir sin haber primero cargado

un informe con la ayuda de la opción

Generar Reportes.

Genere un Reporte primero y

posteriormente este se cargara en

la ventana Reportes Generados,

selecciónelo y haga Clic en

Imprimir.



APÉNDICE B. – GLOSARIO DE TÉRMINOS

ARCHIVO CENTRAL: Es el área encargada del acopio y custodia de la gestión documental, garantizando la

conservación, protección y difusión de los mismos.

PARÁMETROS: Son las reglas de funcionamiento del módulo definidas por el administrador del mismo.

REGISTRO: Es una línea de información digitada al sistema y que cuenta con varios ítems. Por ejemplo, en

un solo registro pueden ir los ítems del código, el nombre y la descripción.



APÉNDICE C. – BARRAS DE AYUDA

BARRAS DE AYUDA: El sistema cuenta en la parte superior de las pantallas con los siguientes iconos que le

ayudan a administrar la salida de opciones o al ingreso y salida de los módulos:

ICONO NOMBRE FUNCIÓN

INICIO

Permite posicionar la pantalla izquierda en el

menú de inicio en donde se configuran las

opciones de acceso directo.

MÓDULOS

Permite seleccionar los módulos a los cuales se

ingresara. Pueden ser Administrativos u

Operativos.

UTILIDADES

Permite el Ingreso directo a las utilidades de:

Cambiar Contraseña, Desbloquear Usuarios y

Desbloquear documentos..

APARIENCIA Permite seleccionar el fondo de la pantalla que

se quiera para la aplicación..

HERRAMIENTAS Permite abrir las herramientas de Windows de

calculadora, Bloc de Notas y Calendario.

CAMBIAR

CONTRASEÑA

Permite abrir la opción de cambiar contraseña

del usuario de Dinámica.

CERRAR SESIÓN

Permite salir de la sesión de Dinámica, en la

que se está trabajando.

SALIR Permite salir de la aplicación.

CERRAR

OPCIONES

Permite cerrar opciones abiertas sin tener que

estar ubicado en la opción.

Permite visualizar las opciones de: Cambiar

Contraseña, Desbloquear Documentos,

desbloquear Usuarios y Acerca de.



ICONO NOMBRE FUNCIÓN

ADICIONAR

REGISTRO

Si se selecciona, se despliega una pantalla que permite capturar los datos

para crear un nuevo registro del ítem en el cual se encuentra trabajando.

MODIFICAR

Permite modificar el registro en el cual se encuentra trabajando,

ofreciendo la alternativa de volver a almacenarlo con los nuevos datos

ingresados.

GRABAR Almacena los datos ingresados (registro) en la pantalla de trabajo.

DESHACER Permite retroceder en la captura de la información deshaciendo el registro

creado recientemente.

CONSULTAR Despliega una tabla en donde se pueden ubicar y visualizar fácilmente los

registros creados.

ELIMINAR Permite eliminar el registro u opción seleccionada.

IMPRIMIR Permite imprimir el registro ya creado en el aplicativo.

CERRAR Permite salir de la pantalla de trabajo.

MINIMIZAR Permite minimizar la cinta superior de la aplicación

ACERCA DE

Permite visualizar la lista de los módulos con la información de la

Versión, el Upgrade y el parche que esta en ejecución.

BARRA DE HERRAMIENTAS REPORTES: En la visualización de los Informes y/o Reportes, el sistema

cuenta en la parte superior de la pantalla, con los siguientes íconos que le ayudan con la impresión y

exportación de la información solicitada:

ÍCONO NOMBRE FUNCIÓN

BUSCAR Permite buscar una palabra dentro del informe.

CONFIGURACIÓN

DE PAGINA

Permite configurar el tamaño de la hoja, su orientación y las

márgenes.



ÍCONO NOMBRE FUNCIÓN

ESCALA Ajusta la escala en la que se visualiza el informe.

HAND TOOL

Permite el movimiento dentro del informe, hacia el sentido que el

usuario indica con el mouse.

MAGNIFIER

Permite Alejar y Acercar la vista del Reporte. Con un Clic Aleja y

con otro Acerca.

ZOOM OUT

Permite Alejar la vista del documento y permite ver un espacio

mayor de la página, en tamaño reducido.

ZOOM

Permite seleccionar el porcentaje al cual se desea ver el documento

consultado.

ZOOM IN

Acerca la vista del documento para ver el contenido en un tamaño

más grande.

SIGUIENTE

PAGINA Muestra la página siguiente del informe.

ULTIMA PAGINA Muestra la última página del informe.

PAGINA

ANTERIOR Muestra la página anterior del informe.

PRIMERA

PAGINA Muestra la primera página del informe.

MÚLTIPLES

PAGINAS Permite ver en pantalla el número de páginas que se seleccione.

COLOR Permite cambiar el color del fondo del informe.

WATER MARK Permite fijar un nombre o texto en el papel en el que está el informe.

PANTALLA

COMPLETA Ver el informe en una pantalla independiente.

IMPRIMIR Permite imprimir el informe ya creado en el aplicativo.

EXPORTAR Exporta el informe a un archivo PDF, XLS o TXT.

ABRIR Permite abrir un informe ya creado.

GUARDAR

Almacena los el informe generado en el directorio que el usuario

escoja.

IMPRIMIR

Permite seleccionar una impresora para enviar el documento a una

impresora determinada.

IMPRESIÓN

RAPIDA

Permite enviar la impresión a la impresora que se tenga configurada

como determinada, sin escoger la impresora.

EXPORTAR

DOCUMENTO

Permite realizar la exportación de la información a los formatos de

PDF, HTML, MHT, RTF, XLS, XLSX, CSV, DOCUMENTO DE

TEXTO Ó DOCUMENTO DE IMAGEN.

ENVIAR Envía el informe generado vía E-Mail.

CERRAR Permite salir de la pantalla de trabajo.



ÍNDICE

A

Archivo, 9, 16, 20, 24, 26

Archivo Central, 10

Archivos, 17

C

Confirmación, 12

Contenido, 9

D

Devolución, 24

Devoluciones, 9, 24

Disposición Final, 26, 28

Disposiciones, 9, 26

I

Imprimir, 12

Informes, 29

Ingresos, 9, 20

Inventario, 9, 29

N

Nivel, 9, 15

O

Objeto, 9

Objetos, 13, 18, 22

P

Parámetros, 9, 34

Préstamo, 22

Préstamos, 9

R

Reportes, 9

Reportes Generados, 32

Retención, 9, 30

manual de archivo - hospisantarosadecabal.gov.co · hospitalaria (dgh), el cual tiene como objetivo...

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