PROCEDIMIENTO DE ACOGIDA DE

ALUMNOS Y PROFESORES EXTRANJEROS

Grupo de trabajo “Movilidad”

Guía de acogida

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PROCEDIMIENTO DE ACOGIDA DE ALUMNOS Y PROFESORES EX TRANJEROS

Con el fin de que las estancias se desarrollen en las condiciones ade-

cuadas, se deben planificar, con la debida antelación, una serie de actuaciones

previas a la realización de las mismas:

• Contactos con el Director, profesores o responsable del programa del

centro de origen para concretar el número de alumnos, las especialida-

des, los programas formativos, las fechas de las estancias, los perfiles

de las empresas para realizar las prácticas y los datos personales de los

alumnos: Curriculum Vitae y ficha de datos.

• Buscar las empresas más adecuadas para que los alumnos puedan

desarrollar las actividades de los programas formativos elaborados. Para

esta acción colaborarán los diversos departamentos de familias profe-

sionales del centro. Resulta muy útil la base de datos de las empresas

que colaboran habitualmente y acogen alumnos para la formación en

centros de trabajo. En caso de especialidades no afines, se realizarán

nuevos contactos.

• Buscar y reservar alojamiento para los alumnos y profesores mientras

dure su estancia. Para esta acción se considera fundamental la colabo-

ración de la administración facilitando algún convenio con Albergues,

Residencias de estudiantes, Universidades, etc., considerando este tipo

de alojamientos más adecuado que los hoteles u hostales, tanto por mo-

tivos económicos como por las relaciones interpersonales con otros es-

tudiantes y jóvenes de parecida edad. Se recomienda contactar con los

siguientes albergues o residencias:

� ALBERGUE JUVENIL "BALTASAR GRACIÁN" C/Franco y López, 4 50005 Zaragoza Tel: 976 716 880 Fax: 976 716 853 balta@aragon.es http://juventud.aragon.es TELEFONO DE RESERVAS: 902 088 905

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� ALBERGUE JUVENIL "ZARAGOZA" C/ Predicadores, 70 50003 Zaragoza Tel: 976 282 043 info@alberguezaragoza.com http://www.alberguezaragoza.com

� RESIDENCIA PIGNATELLI C/ Jarque Monncayo, 23 (Alto Carabinas s/n) 50012 Zaragoza Tel: 976 34 80 07 Fax: 976 34 87 41 info@residenciapignatelli.com

� OTROS ALOJAMIENTOS

http://wzar.unizar.es/servicios/ciur/alojamiento.htm

http://portal.aragon.es/portal/page/portal/IAJ/ALOJAMIENTOS

• Buscar y reservar alojamiento para los profesores acompañantes del

centro de origen en un hotel u hostal.

• Preparar actividades para conocer la ciudad y el entorno donde se van a

mover: Visitas turísticas guiadas, Planos y mapas, Transporte urbano,

etc. Para ello podemos utilizar diversas páginas informativas:

� http://www.zaragoza.es/ciudad/turismo/

� http://www.turismodezaragoza.es/

� http://www.tuzsa.es/

• Contactar con las empresas donde van a realizar las prácticas los alum-

nos para fijar fecha y hora para la presentación de los alumnos y la firma

de la documentación.

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Otras actuaciones se deben realizar una vez que el alumno o profesor

llegan a la ciudad de destino:

• Deberemos recibir a los alumnos a su llegada a la ciudad, bien en el ae-

ropuerto, estación de tren, estación de autobús. Si vienen acompañados

por sus profesores se les recibirá directamente en el centro.

• Acompañar a los alumnos o profesores al lugar de alojamiento, ense-

ñando, en caso necesario, las instalaciones e informando de los hora-

rios.

• Visitar el centro de acogida, donde conocerán al Director y la persona

responsable durante su estancia, así como las instalaciones del centro.

También, si es posible, podrán participar en alguna reunión, mesa re-

donda u otra actividad con alumnos de su misma especialidad o que va-

yan a realizar futuras movilidades. Se les puede entregar un dossier con

los datos de contacto del centro y de la persona responsable y con di-

verso material informativo.

• Comprobar que los alumnos o profesores están provistos de toda la do-

cumentación necesaria: contratos o convenios, tarjeta sanitaria, tarjeta

de identidad, etc.

• Informar de los medios de transporte urbano más adecuados para sus

estancias y la manera de conseguir la tarjeta de transporte y su recarga.

• Posibilidad de organizar, en el centro de destino, la preparación lingüísti-

ca de los alumnos, mediante algún curso de español, fuera de horario de

trabajo del alumno. Esto favorecerá el buen desarrollo de la estancia en

las empresas y el contacto diario con los alumnos. Será financiado por el

centro de origen

• Acompañar a los alumnos a las empresas para presentarlos y firmar la

documentación que el programa europeo requiera, comprobando que las

tareas a realizar sean las previstas en el programa formativo. Así mismo,

se acordará con la empresa el horario de trabajo de los alumnos.

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PROCEDIMIENTO DEL SEGUIMIENTO DE PRÁCTICAS DE ALUMN OS EXTRANJEROS

• Cada semana se realizará un contacto con las empresas donde los

alumnos realizan las prácticas, bien telefónicamente, bien por correo

electrónico, bien visitando la empresa, para recabar información sobre el

grado de cumplimiento del programa formativo. Esta información se

transmitirá al centro de origen para que tengan conocimiento de la mar-

cha de sus alumnos.

• A lo largo de todo el periodo de estancia, se resolverán las contingencias

que puedan suceder con los alumnos, enfermedades, necesidades, etc.

• A la finalización de las prácticas, se concertará con las empresas cita

para realizar las evaluaciones de los alumnos.

• Acompañar a los profesores del centro de origen a las empresas para

realizar las evaluaciones de las prácticas, se agradecerá a las empresas

su colaboración en los programas europeos y se sentarán las bases de

posibles colaboraciones para el curso siguiente.

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PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN DE ALUMNOS Y PROFESORE S DE ENVÍO

� Una vez que el Organismo Autónomo de Programas Educativos Euro-

peos o la Administración competente apruebe el proyecto presentado y

adjudique las becas, se informará a los alumnos y profesores del centro

de los distintos programas de movilidad de los que disponen y se indica-

rán los plazos para su solicitud.

� Selección de candidatos a la movilidad con unos criterios claros y objeti-

vos, como nivel de idioma, incluyendo la realización de una prueba de

idioma correspondiente al país de la movilidad, expediente académico,

interés, etc.

� Contactar directamente con empresas o a ser posible, con un centro que

colabore con nosotros buscando las empresas más adecuadas para

nuestros alumnos, de acuerdo al programa formativo elaborado. Así

mismo, ayudar a encontrar alojamiento apropiado para la estancia de los

alumnos, piso alquilado, residencias, albergues, etc.

� Siempre que sea posible, se proporcionará preparación lingüística a

nuestros alumnos, dentro del centro o externamente, que le permita

aprovechar las estancias en el extranjero de una forma óptima. Esta

preparación se realizará antes de comenzar las prácticas.

� Informar a los alumnos del entorno social donde van a realizar las prácti-

cas, concienciándoles de la necesidad de adaptarse a ese nuevo entor-

no, se proporcionarán folletos de la ciudad, información obtenida a tra-

vés de Internet o por otros medios, planos, etc.

� Si los alumnos son menores de edad puede resultar conveniente realizar

una reunión informativa con las familias para explicar todo lo relacionado

con la movilidad de sus hijos.

� Elaborar la documentación necesaria, según el programa europeo, y

proceder a su firma.

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� Aportar al alumno la información necesaria sobre la empresa donde rea-

lizará las prácticas, del lugar donde se puede alojar durante su estancia

y de los medios de transporte que puede utilizar para llegar al destino y

entregar la copia de la póliza del seguro, indicándoles como actuar en

caso de accidente.

� Si es posible, acompañar a los alumnos y presentarlos en las empresas,

donde se firmará la documentación necesaria, se explicará claramente el

contenido del programa formativo y las tareas a realizar y se resolverán

los imprevistos de última hora.

PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO DE PRÁCTICAS DE ALUMNO S DE ENVÍO

• Se realizará un seguimiento de los alumnos en prácticas, como mínimo

cada 15 días, telefónicamente o por correo electrónico. También se po-

drá utilizar para el seguimiento alguna herramienta informática que per-

mita la comunicación entre centro-alumno-empresa. En el centro colabo-

rador habrá una persona que se encargue de solucionar cualquier im-

previsto que suceda al alumno, tanto de carácter personal como laboral.

• Siempre que sea posible, al final de la estancia, se viajará al lugar de

realización de las prácticas para efectuar la evaluación de las mismas,

recoger el certificado de estancia, agradecer a la empresa su colabora-

ción y sentar las bases de futuras colaboraciones.

• Reunión con los alumnos para realizar la memoria final y entregar justifi-

cantes y demás documentos necesarios.

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PROTOCOLO DE ACTUACIÓN PARA LOS ALUMNOS EXTRANJEROS QUE REALIZAN LAS PRÁCTICAS EN ESPAÑA

ACTUACIONES PREVIAS A LA ESTANCIA Actividad Documentación Plazo Observaciones Responsable

Contacto con el so-cio extranjero: � Instituto � Universidad � Cualquier tipo de

institución de en-señanza

� Información sobre las enseñanzas que se im-parten en el centro.

� Tipo de proyecto: a qué nos comprometemos

Se recomienda co-menzar el contacto al menos tres meses antes de la realiza-ción de la estancia

� El contacto se puede realizar bien por correo electrónico o pOR teléfono.

� Se pueden encontrar socios colaboradores a través de distintos medios, por ejemplo, a través de la OAPEE, base de datos SU-DOEFOP, etc.

� Es conveniente, aunque no imprescindible, que el socio tenga familias profesionales afines, para facilitar la búsqueda de prácti-cas en empresas.

Grupo de movilidad y equipo directivo

Determinación de alumnos que reali-zan las prácticas

� Historial académico: CV � Tareas que el alumno

puede desarrollar en sus prácticas

� Nivel de idioma de los alumnos.

� Ficha de datos

Al menos uno o dos meses antes al co-mienzo de las prácti-cas

� Es importante conocer cual es la formación del alumno para encontrar prácticas acordes a la misma. El nivel de idioma será determinante en este sentido.

� Se solicitará una ficha con los datos del estudiante. Nombre, número de identificación, edad, domicilio y teléfono.

� Es recomendable que los alumnos aporten la siguiente docu-mentación:

� Carnet de alberguista � Tarjeta europea de la seguridad Social � Documento de identificación y fotocopia � Fotografías de tamaño carnet.

Grupo de movilidad

Búsqueda de em-presas o institucio-nes

� La que la propia empresa o institución solicite

Al menos un mes antes del comienzo de las prácticas.

� Contactar con la persona de contacto de la organización que será el tutor del alumno. Explicar en qué consiste el programa. Europeo e indicar las tareas a realizar por el alumno durante la estancia.

Grupo de movilidad

Búsqueda de aloja-miento para los alumnos

Al menos un mes antes del comienzo de las prácticas.

� Posibles alojamientos: � Familias de acogida � Pisos de estudiantes � Pisos en alquiler � Residencias � Albergues juveniles

Grupo de movilidad

Búsqueda de aloja-miento para los pro-fesores acompañan-tes

Al menos quince días antes de la visita � Hoteles u hostales de la ciudad. Grupo de movilidad

Preparación de visi-tas culturales

� Guías turísticas � Planos de la ciudad � Planos de transporte

Una semana antes de la estancia

Grupo de movilidad

Planificar el horario de presentación de los alumnos a las

� Se elaborará un cuadro horario

Una semana antes de la estancia

� Se concertarán telefónicamente las citas con las empresas para la presentación del alumno y firma de la documentación.

� Es conveniente enviar la información del cuadro horario con Grupo de movilidad

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empresas anterioridad al centro de origen.

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ACTUACIONES DURANTE LA ESTANCIA

Actividad Documentación Plazo Observaciones Responsable

Llegada de los estu-diantes

� Planos de la ciudad � Rutas de autobuses del

sitio de alojamiento a la empresa y al instituto.

� Tarjeta de transporte � Datos del contacto res-

ponsable (ficha con datos del centro y teléfono mó-vil del profesor)

� Recibimiento de los alumnos: Se les va a buscar a la esta-ción/aeropuerto.

� En caso de que vengan en vehículo propio: cita en el propio instituto o en el sitio de alojamiento.

� Se les informa de cómo obtener la tarjeta de transporte y de su funcionamiento.

� Se les acompaña al lugar de alojamiento

Grupo de movilidad

Visita al instituto � Documentación sobre

nuestros Ciclos Formati-vos

El primer día de la estancia

� Reunión con el equipo directivo. � Posibilidad, sobretodo si son acompañados por profesores de

realizar visitas culturales. � Posibilidad de realizar una mesa redonda con los alumnos del

centro que van a participar en programas de movilidad

Grupo de movilidad + Dirección

Estancia en el insti-tuto

Primeros días de la estancia

� En determinados casos puede resultar conveniente realizar una estancia mínima de tres días en el propio centro escolar para lo-grar una mejor adaptación de los alumnos y mejorar su nivel de idioma.

� Sin embargo, en caso de que la estancia sea de tres semanas o inferior la incorporación a las empresas será inminente.

Esta actividad puede implicar a varios profesores

Preparación lingüís-tica

A lo largo de la es-tancia

� Realización de un curso de español de aproximadamente 20 horas en el propio centro tanto para mejorar su preparación lin-güística como para tener un mejor seguimiento y control de los alumnos.

� Este curso será financiado por los alumnos extranjeros.

Personal del centro

Acompañamiento a las empresas

� La documentación que aporte el centro extranje-ro

El primer o segundo día de estancia

� Se acompaña a cada uno de los alumnos a su empresa. Reu-nión con quien tutorice las prácticas. Fijación de horario y condi-ciones.

Grupo de movilidad

Seguimiento de prácticas

� Ficha de seguimiento (opcional)

Al menos cada se-mana

� Se mantendrá contacto con cada una de las empresas en donde los alumnos hagan sus prácticas bien telefónicamente, por co-rreo electrónico o con visita a la empresa.

Grupo de movilidad

Informar al centro de origen

� Ficha de seguimiento Al menos cada se-mana

� Se informará al centro de origen del desarrollo de las prácticas de acuerdo con el programa formativo acordado.

Grupo de movilidad

Resolución de pro-blemas

A lo largo de todo el periodo formativo

� Se resolverán los problemas que los alumnos pudiesen tener en su estancia principalmente enfermedades. Acompañamiento a centros de salud., etc.

Grupo de movilidad

Finalización de prác-ticas

� La aportará el centro extranjero

Al finalizar el periodo formativo

� En caso necesario se acompañará a los profesores extranjeros para realizar la evaluación de los mismos

� Agradecimiento a las empresas que colaboran Grupo de movilidad

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� Sentar bases para futuras movilidades

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PROTOCOLO DE ACTUACIÓN PARA LOS ALUMNOS ESPAÑOLES Q UE REALIZAN LAS PRÁCTICAS FUERA DE ESPAÑA

ACTUACIONES PREVIAS A LA ESTANCIA Actividad Documentación Plazo Observaciones Responsable

Preparación de la documentación. • Depende del programa

A lo largo de todo el curso

• En función del programa que se realice se deberá cumplimentar una u otra documentación. Es necesario estar atento a los re-querimientos de cada uno y a sus plazos.

Grupo de movilidad y equipo directivo

Información al alum-nado

• Se elaborará un docu-mento para informar a los alumnos de los distintos programas de movilidad en los que participa el centro.

Principio de curso Grupo de movilidad

Selección de los participantes

• Se elaborará un docu-mento en el que se expli-que claramente los crite-rios de selección que de-ben ser claros y objetivos.

Es conveniente que la selección se haga a principio de curso para preparar a los alumnos a lo largo del mismo.

• Se realizará un proceso de selección a principio de curso si-guiendo los criterios previamente definidos y conocidos por los alumnos candidatos. Estos criterios pueden diferir en función del país donde vayan a realizar las prácticas.

Los posibles criterios son: • Nivel de idioma. • Expediente académico • Motivación • Habilidades sociales del alumno.

Grupo de movilidad y Departamentos de idioma

Contactos con cen-tros/instituciones extranjeras

• Se podrá enviar una carta informativa sobre el pro-grama a realizar

Es conveniente co-menzar los contactos en el primer trimestre de curso.

• Se deben encontrar empresas para la realización de las prácti-cas. La búsqueda se realizará bien directamente o por medio de socios colaboradores (institutos de educación, universidades, cámaras de comercio, sindicatos…).

• El estudiante puede participar y colaborar en la búsqueda de empresas.

Grupo de movilidad

Búsqueda de aloja-miento

Al menos con un mes de antelación al co-mienzo de las prácti-cas.

• Los alumnos se pueden alojar en familias, residencias, pisos en alquiler o albergues juveniles.

Grupo de movilidad y estudiantes

Preparación lingüís-tica

A lo largo de todo el curso. • Se puede realizar en el propio centro o financiarlo fuera de él.

Grupo de movilidad y Departamentos de idioma

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Actividad Documentación Plazo Observaciones Responsable

Preparación de los alumnos

• Folletos informativos • Planos • Documentación de la

ciudad de acogida • Fotocopia de la póliza de

seguro.

A lo largo de todo el año

• Se debe de concienciar a los alumnos de la necesidad de adap-tarse al nuevo entorno en que van a desarrollar sus prácticas.

• Si se dispone de ella se proporcionará información al alumno de la ciudad de acogida (medios de transporte, localización de su residencia y empresa, itinerario más cómodo…)

• Es importante recordar a los alumnos que deben de llevar: • DNI o pasaporte en vigor. • Tarjeta sanitaria europea. • CV Europass

• Asimismo es conveniente que cuenten con: • Carné joven EURO < 26 • Carné de estudiante ISIC (www.isic.org)

• Se les informará de otras ayudas complementarias compatibles con el programa ayudándoles en la petición y gestión de las mis-mas si fuese necesario.

Grupo de movilidad

Información a las familias

Con al menos una semana de antela-ción.

• Se informará a las familias de los estudiantes menores de edad de las condiciones del programa.

Grupo de movilidad y Equipo Directivo

Documentación del programa europeo.

• La pertinente en cada caso

Depende de los pla-zos

• Es muy importante estar atento al cumplimiento de toda la do-cumentación, sobretodo de aquella que hay que cumplimentar en determinados plazos prefijados por el propio programa.

• Elaborar la documentación que haya que aportar en el centro de acogida para su firma

Grupo de movilidad

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ACTUACÓN DURANTE LA ESTANCIA

Actividad Documentación Plazo Observaciones Responsable

Acompañamiento a los alumnos

Cuando sea perti-nente

• En determinados programas será preceptivo acompañar a los alumnos y presentarlos en las empresas donde vayan a desarro-llar las prácticas.

Grupo de movilidad o cualquier profesor de centro. Es preferible que conozca el idio-ma

Viaje de los alumnos • En el caso de que a los alumnos no se les acompañe se les deberá ayudar en la búsqueda del medio de transporte óptimo.

Grupo de movilidad

Seguimiento de los alumnos

• Cuaderno de seguimien-to FCT o herramienta in-formática

A lo largo de todo el periodo de prácticas

• En caso de que haya centro colaborador deberá ser éste quien realice el seguimiento y tenga informada a la persona de contac-to (grupo de movilidad) que a su vez informará al tutor.

• Puede resultar útil realizar una visita de seguimiento a la empre-sa donde el alumno se encuentra realizando las prácticas.

• En caso de que no haya centro colaborador el seguimiento pue-de realizarse por teléfono, correo electrónico o herramienta in-formática creada ad hoc para el seguimiento de las prácticas.

Grupo de movilidad y tutores de FCT

Evaluación del alum-no

• La pertinente en cada caso

Al finalizar la estan-cia formativa.

• La evaluación se puede realizar en la propia empresa si el tutor del alumno u otro profesor se ha desplazado allí para su realiza-ción.

• En caso contrario la evaluación se realizará a través de la herra-mienta informática y poniéndose en contacto ambos tutores (del centro educativo y de la empresa)

• En determinados programas será necesario ir a recoger a los alumnos con el fin de realizar la evaluación directamente con el tutor de la empresa.

Tutor de FCT o en caso de que haya desplazamiento el profesor que haya ido a hacer la evaluación

ACTUACIÓN FINALIZADAS LAS PRÁCTICAS

Actividad Documentación Plazo Observaciones Responsable

Cumplimentación de la documentación.

• La pertinente en cada caso.

• Justificantes.

Posterior a la estan-cia

• Se cumplimentará la documentación que sea necesaria. • En caso de que el programa lo exija se recogerán las justifican-

tes (tickets, facturas…) necesarios para justificar los gastos. Grupo de movilidad

Valoración final • Memoria o Informe Posterior a la estan-cia

• Es conveniente realizar una breve memoria que recoja la valora-ción final del programa y aquellos aspectos que son susceptibles de mejora para futuros cursos.

Grupo de movilidad