manual de academia

Gestión de

Academia

Manual del usuario

INDICE DE CONTENIDOS

Parte I - Introducción

Parte II - El menú de mantenimiento

2.1. Alumnos 10

2.1.1. Ficha de alumno 11

2.1.2. Borrando alumnos 21

2.2. Aulas 21

2.2.1. Ficha de aula 22

2.3. Profesores 23

2.3.1. Ficha de profesor 23

2.4. Materias 28

2.4.1. Ficha de materia 30

2.5. Cursos 31

2.5.1. Ficha de curso 32

2.6. Horarios 43

2.6.1. El planificador visual 43

2.6.2. El planificador de datos 44

2.6.3. Añadir un horario 45

2.6.4. Añadir un rango horario 47

2.6.5. Modificar un horario 50

2.6.6. Eliminar un horario 51

2.7. Bancos 51

2.7.1. Ficha de banco 53

2.8. Formas de pago 54

2.8.1. Ficha de forma de pago 55

2.9. Tutores 56

2.9.1. Ficha de tutor 56

2.10. Usuarios 57

2.10.1. Ficha de usuario 59

Indice de contenidos

Parte III - El menú de matrículas

3.1. Listado de matrículas 65

3.1.1. Ficha de matrícula 66

3.2. Emitir diplomas 69

3.3. Actualizar importes 70

Parte IV - El menú de recibos

4.1. Cobro de recibos 74

4.2. Generar recibos 77

4.3. Listado de recibos 79

4.4. La ficha de recibos 80

4.5. Impresión de recibos 82

4.6. Generar recibos N19 84

4.7. Otros ingresos 86

Parte V - Listados

5.1. Listado de alumnos 88

5.2. Listado de cursos 90

5.3. Listado de matrículas 91

5.4. Listado de recibos 92

5.5. Listado de abonos 93

5.6. Caja 95

5.7. Combinar correspondencia 96

Parte VI - Opciones del menú Herramientas

6.1. Configuración 100

Parte VII - La agenda

7.1. El planificador 109

Parte VII - Listados estándar

Gestión de Academia

8.1. Filtro rápido 115

8.2. Criterio de ordenación 116

8.3. Filtro avanzado 118

8.4. Rejilla de datos 119

8.5. Configurar campos 120

8.6. Configurar columnas 120

8.7. Restaurar valores predeterminados 121

8.8. Botones de acción 121

8.9. Barra de navegación 123

8.10. Filtro de fechas 123

Indice de contenidos

PARTE IIntroducción

Parte I - Introducción

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PARTE

I

Introducción

Enhorabuena por la adquisición del programa 'Gestión de AcademiaArgos-Galaica'. Tiene en sus manos un programa de gran potencia yeficiencia total que le permitirá controlar todo lo referente a la facturacióny cursos de su negocio.

Nuestro principal objetivo es ofrecerle un programa eficiente que lepermita acceder de forma progresiva a todas las opciones que contiene.Para ello nos mantenemos en contacto directo con aquellos clientes queasí lo desean de forma que podamos atender sus sugerencias y, de estaforma, mejorar con el tiempo las prestaciones del software que tiene ensus manos.

Nota: Cuando se encuentre con este signo es porque queremosremarcar alguna característica del programa que puede influir en otrassecciones o ser de especial interés.

Ejemplo: En ocasiones encontrará ejemplos prácticos para facilitarel entendimiento del programa.

Atención: Este símbolo representa algo que puede afectarseriamente al funcionamiento del programa. Léase siempre estospárrafos para evitar males mayores.

Recuerde además que el propio programa tiene una serie de videosmultimedia explicativos sobre las tareas más comunes, en la secciónAyuda > Videos.

Gracias por su confianza y esperamos que esta guía le sea de granayuda. De cualquier modo recuerde que en nuestra web puedeencontrar más información sobre el mismo, así como un foro depreguntas frecuentes.


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http://www.argos-galaica.comemail: [email protected]

PARTE IIEl menú de

mantenimiento


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PARTE

II

El menú de mantenimiento

En el menú mantenimiento se engloban los principales datos con losque trabajará el programa de Academia, desde los alumnos hasta lasformas de pago.

2.1. Alumnos

El listado de alumnos, al que se puede acceder desde el menú principalen Mantenimiento > Alumnos, tiene el siguiente aspecto:

Se trata de un listado estandar, por lo que su funcionamiento básicopuede verse en el capítulo listados estandar.


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2.1.1. Ficha de alumno

La ficha de cliente contiene todos los datos relativos a los alumnos queacuden a los cursos.

Para poder almacenar todos los datos de forma organizada hemosdividido la información en varias solapas:

Datos personales

Los datos básicos comprenden los siguientes campos:

· Código. El código de alumno es de tipo numérico y lo cubre deforma consecutiva el programa..

· Apellidos. Apellidos del alumno.· Nombre. Nombre del alumno.· Domicilio. Dirección habitual del alumno.· Localidad. Localidad del alumno.· Provincia. Provincia del alumno.· C.P. Código postal del alumno.


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· DNI. Documento nacional de identidad del alumno. La letra lacalcula automáticamente el programa para verificar la correctaintroducción del mismo.

· F. Nacimiento. Fecha de nacimiento del alumno. La edad la calculaautomáticamente el programa a partir de esta fecha, manteniéndolasiempre al día.

· Teléfono 1. Teléfono fijo del domicilio del alumno.· Teléfono 2. Segundo teléfono fijo de contacto del alumno (trabajo,

residencia de los padres, etc...).· Móvil. Teléfono móvil del alumno.· Fax. Fax del alumno.· Dirección de correo electrónico. Dirección de email del alumno.· Página web. Página web del alumno, si la tuviese.· Tutor. Tutor legal del alumno, en caso de ser necesario. Podemos

dar de alta a los tutores en la sección correspondiente(Mantenimiento > Tutores). Si damos de alta un tutor con su cuentabancaria de forma automática se nos preguntará si queremosutilizar los datos de dicho tutor para los datos bancarios de estealumno (véase la siguiente solapa).

· Estudios. Últimos estudios cursados por el alumno.· Fecha de ingreso. Fecha en la que se dió de alta este alumno. El

programa cubre de forma automática este dato poniéndole la fechaactual, aunque puede modificarse posteriormente. Podemos editarla fecha de forma manual o utilizando el calendario interactivopulsando el botón correspondiente.

· Notas. Notas de uso interno sobre el alumno.· Fotografía. En la esquina superior derecha tenemos un espacio

reservado para la fotografía del alumno. Para añadir una imagen

basta con pulsar el botón abrir y seleccionar cualquier fichero deformato .jpg o .bmp del windows. Las fotografías se guardan en lapropia base de datos, con el resto de los datos.

Datos de pago

Los datos bancarios nos permitirán establecer la información necesariapara generar los recibos que deban domiciliarse.


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En la parte superior tenemos el tipo de forma de pago escogida. Pordefecto el programa establecerá la opción contado para todos losalumnos, pero podemos seleccionar cualquier otra que hayamos dadode alta en la sección correspondiente (Mantenimiento >Formas de Pago).

Si pulsamos sobre la opción domiciliación bancaria se activará elrecuadro de la zona inferior para que podamos establecer los datosbancarios:

· Entidad, oficina. Debemos introducir los dígitos de la entidad yoficina de la sucursal donde se domiciliará el recibo. Si la entidad hasido dada de alta en la sección bancos los datos informativos sobreel banco (nombre de la sucursal, dirección, etc) se cubrirán deforma automática. Si no sabemos los dígitos de entidad y oficinapero el banco ha sido dado de alta en el listado de bancos

podemos pulsar el botón de la lupa para buscar el bancocorrespondiente y copiar todos sus datos.

· DC. Dígito de control de la cuenta bancaria.· Cuenta. Nümero de la cuenta bancaria.


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· Titular de la cuenta. Persona a nombre de la cual se encuentradada de alta la cuenta bancaria.

· Datos bancarios. Datos de identificación de la entidad (nombre,dirección, cp, etc). Son meramente informativos.

Matrículas

En esta solapa podemos ver las matrículas del alumno en los distintoscursos. Aunque las matrículas se pueden gestionar también en lasección listado de matrículas con esta opción podemos ver de formasencilla todos los cursos en los que se encuentra matriculado estealumno en concreto, los recibos que tiene en cada curso e inclusocobrar los propios recibos.

En este listado veremos:

· Nº. Número de la matrícula.· F. Alta. Fecha en la que se matriculó el alumno en dicho curso.· Curso. Curso en el cual se ha dado de alta el alumno.


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· Importe matrícula. Importe de la matrícula del curso, si lo hubiese.· Importe recibo. Importe del recibo mensual del curso.· Descuento. Descuento aplicado a este alumno para esta matrícula,

si lo hubiese.· F. Baja. Fecha de baja de la matrícula.

El listado se puede ordenar por fecha o curso, pulsando en la opcióncorrespondiente de la zona izquierda.

También podemos añadir , editar o eliminar cualquiermatrícula que tengamos seleccionada en el momento desde la propiaficha del alumno. Si añadimos un matrícula desde esta ficha los datosdel alumno aparecerán cubiertos y no podrán modificarse (véase laopción de matrículas para más información).

Bonos

Contamos con una opción para el alta de bonos para alumnos. Dichaopción tiene su utilidad en academias deportivas (donde por ejemplo sereserva una pista con un profesor), autoescuelas (profesor conautomóvil), academias que reserven aulas completas (conferencias,etc). La idea es que en esta pantalla podemos dar de alta una serie dereservas de las que posteriormente podemos sacar un listado en formade calendario.


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Al pulsar en el botón Añadir se abrirá una ventana como lasiguiente:


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En ella determinamos la fecha inicial de la reserva, la final, la hora, elprofesor asignado (si lo hubiera) y los días de la semana reservados. Alpulsar Aceptar se creará un bono para cada día de la semana y horaque se encuentre entre el rango de fechas asignado. Esto definirá elestado de ocupación que posteriormente podemos consultar en laopción Listados > Abonos. Los abonos cuentan con varios estados, que se pueden modificar

pulsando el botón modificar , con lo que veremos una pantallacomo la siguiente:


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Podemos modificar la hora, la fecha y el profesor. Además podemoscambiar el estado de utilización del bono indicando el color con el quesaldrá en su versión impresa en el planning (listados > Abonos). Losposibles estados son:

· Negro: día previsto de asistencia del alumno.· Verde: el alumno ya asistió y utilizó el bono efectivamente.· Azul: el alumno no pudo asistir pero avisó anticipadamente para su

anulación.· Rojo: el alumno no pudo asistir pero no avisó de su falta.

Imprimir la ficha de un alumno


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En cualquier momento podemos pulsar el botón Imprimir para sacaruna copia impresa de un alumno. En dicha copia impresa se mostraránlos detalles básicos del alumno así como todas las matrículas en las quese ha dado de alta, tal y como se muestra en la pantalla siguiente:


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2.1.2. Borrando alumnos

Antes de borrar un alumno de la base de datos hay que tener en cuentaque al hacerlo eliminaremos de forma automática todas las matrículasque correspondan al mismo. No es recomendable eliminar los datos deun alumno, puesto que aparte del valor estadístico a la hora de ver laocupación de los cursos que ya hemos impartido, puede suceder que unalumno regrese en algún momento para apuntarse a un nuevo curso.

Nota: Si por cualquier motivo se modifican los datos básicos delalumno, estos no se propagarán a los recibos ya emitidos. Los recibosemitidos conservan los datos que se han establecido en ellas en elmomento de darse de alta, y en caso de querer modificar los datos delcliente en los mismos (no se recomienda, pero puede hacerse) debemoseditarlos directamente.

2.2. Aulas

El listado de aulas nos muestra todas las aulas de las que disponemosen nuestra academia. Su aspecto es el siguiente:


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2.2.1. Ficha de aula

La ficha de aula es muy sencilla:

En ella debemos cubrir los datos:

· Código. Código identificativo del aula. Es un valor alfanumérico(acepta números y letras) y tiene un tamaño máximo de 6caracteres.

· Aula. Nombre descriptivo del aula.· Capacidad. Capacidad máxima del aula. Cuando demos de alta un

curso y le asignemos un aula el programa tendrá siempre en cuentaesta capacidad y se nos informará en el momento que se hayasobrepasado, aunque nada impide que asignemos más alumnos aun aula con determinada capacidad. Para más detalles consulte lasección altas de curso.

· Notas. Cualquier nota descriptiva o descripción ampliada del aulapuede consignarse aquí.


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2.3. Profesores

Desde este listado podremos controlar a todos los profesores delcentro:


2.3.1. Ficha de profesor

La ficha de profesor cuenta con tres solapas: datos personales, horariosy pagos a profesor.

Datos personales

Los datos personales son los datos básicos de este profesor:


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En ella consignaremos:

· Código. El código es numérico y lo asigna de forma consecutiva elpropio programa.

· Apellidos. Apellidos del profesor.· Nombre. Nombre del profesor.· Dirección. Domicilio del profesor.· Localidad. Localidad del profesor.· C. Postal. Código postal.· Provincia. Provincia del profesor.· Teléfono 1. Teléfono particular del profesor.· Teléfono 2. Segundo teléfono de contacto del profesor.· Fax. Fax del profesor.· Móvil. Teléfono móvil del profesor.· Dirección de correo (mail). Dirección de e-mail del profesor.· Página web. Web del profesor, si la tuviese.· DNI. Documento nacional de identidad del profesor.· Titulación. Titulación del profesor.


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· Notas. Cualquier tipo de anotación adicional (curriculum,titulaciones adicionales, etc) del profesor puede apuntarse aquí.

Horarios

Si hemos dado de alta cursos con sus correspondientes materiaspodemos establecer los horarios en los que este profesor debe impartirsus clases. El sistema de horarios se controla desde la ficha de cursos(Mantenimiento > Cursos) o desde el propio planificador de horarios(Mantenimiento > Horarios). En esta solapa podemos filtrar los horariosde este profesor en concreto.

Podemos filtrar entre fechas, mostrar solo los horarios en los que laasistencia del profesor está confirmada o no, filtrar por cursos en los queestá dado de alta dicho profesor o por las materias que imparte. En labase del listado podemos ver un sumatorio de las horas que haimpartido en el período filtrado, útil para aquellas academias quecuenten con un sistema de pago basado en horas lectivas.


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Pagos al profesor

Esta tercera solapa nos permite especificar lo que cada profesor cobrapor hora impartida y alumno, de forma que es posible realizar el cálculoautomático de los importes a cobrar a partir de los horarios.

En la zona izquierda tenemos los datos que nos permiten especificar loque cobra cada profesor por materia y/o alumno:

· Importes/Hora. Podemos especificar aquí lo que cobra un profesorpor cada hora de clase impartida. Se pueden especificar importesdistintos atendiendo a las distintas materias que imparta el profesor.

· Importes/Alumno. Si el profesor cobra por cada alumnomatriculado en su materia debemos especificar aquí cual es elimporte concreto. Nuevamente podemos especificar importesdistintos atendiendo a la materia relacionada

En la zona derecha tenemos una serie de filtros para comprobar los


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importes:

· Fecha inicial y fecha final. Rango de fechas sobre los cualesqueremos comprobar las clases impartidas.

· Materia. Podemos especificar que nos liste solo una materiadeterminada. Si lo dejamos en blanco nos mostrará todas lasmaterias impartidas en ese período.

· Tipo. Podemos esoger que nos muestre todas las horas asignadasa este profesor o especificar si solo deben mostrarse lasconfirmadas (que el profesor ha impartido de forma efectiva) o lasque están sin confirmar (aquellas que todavía no han sidoimpartidas o alas que el profesor no ha acudido y por tanto no se lepagarán).

· Emitir carta de pago. Solo disponible en la versión Premium.Pulsando este botón se generará una carta de pago (véase en lasección Facturación) por los importes especificados para entregar alprofesor. La carta de pago puede modificarse posteriormente deforma manual.

Ejemplo 1: Una academia paga a cada profesor 12,00 ¬ por horalectiva impartida. En la ficha de profesor especificaremos el importe dedicha hora por cada materia en la zona de Importes/Hora. La zona deimportes/alumno la dejaremos en blanco. Un profesor ha impartido 10horas este mes. El programa calculará el importe total como 10 x 12 =120 euros. Otro profesor ha impartido 5 horas de una materia y 7 deotra. El programa realizará el pertinente cáclulo de 12 horas x 12 = 144euros. Un tercer profesor cobra 7 euros por una materia y 10 por otra yha impartido 6 horas de la primera y 8 de la segunda. El cobro secalculará como (7x10)+(6x8)=118 euros.

Ejemplo 2: Los profesores de una academia cobran 12 euros porcada alumno/hora matriculado en la asignatura de Física y 10 euros porlos de Matemáticas. Un profesor tiene matriculados 10 alumnos de físicay 10 de matemáticas. A los primeros les ha impartido 3 horas de clase ya los segundos 2. Cobrará (12x10x3) + (10x10x2) = 440 euros.

Ejemplo 3; Una academia paga 6 euros por hora y 10 euros poralumno/hora. Un profesor que haya impartido 12 horas de clase a 4alumnos. Cobrará (12x6)+(10x4x12) = 552 euros.


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2.4. Materias

En una academia es habitual que se impartan un determinado númerode materias a partir de las cuales se generan numerosos cursos.Aunque podemos definir cada curso desde cero se recomienda lautilización de esta opción de materias para facilitar la tarea declasificación y simplificar el alta de los cursos.

Ejemplo: una academia puede tener como materias a impartir'informática de gestión', 'diseño de webs' y 'contabilidad'. A partir deestas materias, para las que se asignará un aula y un profesor pordefecto, podemos dar de alta varios cursos: curso de mañana deinformática, curso de tarde de informática, curso de verano decontabilidad, etc... A la hora de dar de alta estos cursos solo deberíamoscubrir el código de la materia y de forma automática se cubrirían losdatos de aula y profesor, agilizando el proceso.

Aparte de eso un mismo curso puede tener varias materias asignadas.

Ejemplo: El curso de Secretariado es un curso multitemático quecuenta con varias materias: contabilidad, facturación e informática.Damos de alta cada una de las materias y luego las asignamos a dichocurso. Puede completar la información sobre los cursos multitemáticosen la sección Mantenimiento > Cursos.

El listado de materias tiene el siguiente aspecto:


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2.4.1. Ficha de materia

La ficha de materia tiene el siguiente aspecto:

· Código. El código puede ser alfanumérico (letras y números) ytener una longitud máxima de 12 caracteres.

· Materia. Nombre de la materia a impartir.· Profesor. Código del profesor que impartirá la materia. Si lo

sabemos de memoria podemos introducirlo en la casilla y de formaautomática se cubrirá el nombre al lado. También podemos pulsar

el botón de la lupa para abrir el listado de profesores yseleccionar al profesor que impartirá la materia.

· Aula. Código del aula donde se impartirá normalmente la materia.Al igual que en el caso del profesor podemos introucirlo a mano obuscarlo mediante la pulsación de la lupa para abrir el listado deaulas.

· Notas. Cualquier nota adicional que queramos consignar sobre lamateria.


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Nota: Cuando demos de alta un curso, al introducir el código de lamateria se copiarán los datos de esta ficha (profesor, aula y descripciónde la materia), pero nada impide que posteriormente modifiquemosdichos datos en el curso. Para más información véase la sección decursos.

Nota: Los cambios realizados en la ficha de una materia no sepropagan a los cursos dependientes de la misma que ya hayan sidodados de alta con anterioridad. Solo afectarán a los cursos que demosde alta después de modificar la materia.

2.5. Cursos

El listado de cursos tiene el siguiente aspecto:



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2.5.1. Ficha de curso

La ficha de cursos se divide en varias solapas, aunque la única esenciales la primera.

Datos básicos del curso

En esta solapa estableceremos:

· Código. De tipo alfanumérico (letras y números) y con una longitudmáxima de doce caracteres.

· Materia. Si hemos dado de alta la materia que se impartirá en estecurso (véase el listado de materias) al introducir el código de lamisma se cubrirán de forma automática los datos de aula principal,profesor principal y el nombre del curso. Si no sabemos el códigode la materia podemos pulsar sobre el botón de búsqueda de

materias para desplegar el listado de materias.· Curso. Nombre del curso que se impartirá. Si hemos introducido

una materia se copiará el nombre de la misma, aunque podemos


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modificarlo.Aula principal. Aula principal donde se impartirá el curso. Podemosintroducir el código manualmente o buscarlo en el listado de aulas

pulsando el botón de la lupa . En un curso con varias materiaspuede darse el caso de que exista un aula distinta para cada una.En ese caso en cada materia que demos de alta se especificarácada aula, pero por defecto se mostrará ésta.Profesor principal. Profesor que dirigirá el curso. Podemosintroducir el código manualmente o buscarlo en el listado de

profesores pulsando el botón de la lupa . Al igual que en el casode las aulas, en el caso de los cursos multitemáticos (explicadosmás adelante) nada impide que cada materia tenga asignado unprofesor distinto. En ese caso se tomará como profesor principal aldirector del curso.

· Días base. Días de la semana en los que normalmente se imparteel curso. Nuevamente en los cursos multitemáticos puede que cadamateria tenga unos días distintos asignados, que deberán definirsede forma individual.

· Fecha de comienzo. Fecha de inicio del curso.· Fecha de finalización. Fecha en la que finaliza el curso.· Hora inicial. Hora de entrada al curso. En caso de cursos

multitemáticos debemos definir los horarios para cada materia.· Hora final. Hora de salida del curso. En carso de cursos

multitemáticos debemos definir los horarios para cada materia.· Notas. Notas relativas al curso.

· Importes del curso. Los importes del curso definen elfuncionamiento posterior del sistema de recibos. Debemosespecificar el importe del recibo mensual y, de haberlo, el importede la matrícula. Existe la posibilidad de que el recibo no tengaperiodicidad mensual, sino bimensual, trimestral o mayor. En esecaso lo indicaremos mediante el desplegable correspondiente. Másadelante, en las opciones de matriculación veremos que existenmás posibiliades de configurar los pagos de forma individual paracada alumno.

Nota: Realmente para dar de alta un curso solo es obligatoriocubrir el código del mismo. Todos los demás campos puedencubrirse o no, aunque por lógica los datos mínimos de un curso


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deberían ser código, descripción, importe, fecha de inicio y fin.

Atencion: Tenga cuidado al poner la fecha de inicio y finalizacióndel curso. Hay que tener en cuenta que dichas fechas se utilizanpara la generación de recibos, por lo que debemos asegurarnossiempre que están correctamente definidas.

Temarios

Un curso puede tener una única materia que se imparte o variasdistintas. En cualquier caso es conveniente dar de alta las materiasimpartidas en esta solapa, ya que esto nos permitirá configurar loshorarios en la solapa siguiente. Añadir materias a un curso es muy

sencillo: basta con pulsar el botón y se abrirá una ficha como lasiguiente:


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En esta ficha debemos seleccionar la materia que queremos añadir(previamente debemos darla de alta en Mantenimiento > Materias). Una vez seleccionada la materia de forma automática se copiarán losdatos del profesor y el aula, aunque podemos modificarlos de formaindependiente para cada curso. Fíjese que hay una segunda solapa que nos permite añadir los horarios


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correspondientes a dicha materia. Si nos vamos a ella encontramos unapantalla como la siguiente:

Podemos añadir los horarios de forma individual (día a día) pulsando el

botón añadir , aunque lo más lógico es que utilicemos el botón de


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añadir rango para realizar esta tarea de forma más rápida. Al añadirun rango de horarios a una materia se abre una ventana como lasiguiente:

Por defecto se nos copiará el aula y el profesor que hayamos asignadoa la materia en cuestión, aunque podemos modificarlo. Después se nos


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pedirá una fecha inicial, una fecha final, hora de entrada y salida, asícomo los días de la semana que en los que se imparte la materia. Pordefecto todos estos datos se habrán copiado de la solapa principal de laficha de curso, pero podemos modificarlos para que se adapten a larealidad concreta de cada materia. Al pulsar el botón Aceptar se añadirán de forma automática todos loshorarios relativos a dicha materia. Podemos modificar o borrarposteriormente cualquiera de ellos de forma individual desde la ficha demateria, de curso o incluso del planificador horario.

El campo Asistencia se refiere a la asistencia del profesor a la clase,es decir, a que se haya impartido dicha materia en dicha fecha y hora.Por defecto viene validada, pero en caso de que un profesor no acuda aimpartirla podemos desmarcarla para que no se le tenga en cuenta en elcómputo de horas lectivas.

Solapa Horarios

La solapa horarios está relacionada de forma directa con la anteriorsolapa de materias. De hecho solo podemos dar de alta horarios en uncurso si previamente le hemos asignado una materia. Los horarios pueden añadirse de forma directa desde la ficha demateria en curso (ver más arriba) o bien definirlos desde esta solapa.


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Al igual que en el caso de las materias podemos añadir horarios de

forma individual pulsando el botón de añadir o mediante un rango

de fechas con el botón añadir rango . Sin embargo en esta solapacuando añadimos un horario (o rango) y ya tenemos definidas lasmaterias de un curso nos sale una ventana para que escojamos a quemateria queremos añadir el horario:


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Después el proceso es el mismo descrito en la sección anterior cuandoañadimos un horario a una materia.

Nota: Si un curso solo tiene una materia ya no se mostrará laventana anterior, sino que directamente entraremos en la ventanade horarios para dicha materia de forma automática.

Matrículas

Esta solapa nos indica que alumnos se encuentran matriculados eneste curso.


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En la zona superior tenemos una serie de filtros que nos permitemostrar las matrículas del curso que cumplan los requisitos:

· Sin baja. Alumnos matriculados en el curso que no tienen unafecha de baja asignada, es decir, están en activo.

· Con baja. Alumnos que han estado matriculados en el curso peroque ya no asisten al mismo.

· Todas. Todas las matrículas de este curso, tanto en activo comono.

· Entre fechas. Aquí definimos las fechas entre las cuales queremosver las matrículas. Por defecto se escoge todo el rango de duracióndel curso, pero puede darse el caso de que queramos filtrar un mesconcreto o un rango determinado.

· Ordenar por. Podemos ordenar el listado siguiendo varios criterios.

Para aplicar los cambios hay que pulsar el botón Filtrar.

Existe la posibilidad de añadir nuevas matrículas , borrarlas o


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modificarlas en este curso de forma directa pulsando los botonescorrespondientes. En ese caso se abrirá la ficha de matrícula (ver enMatrículas > Altas en curso).

Control de faltas

En esta solapa podemos llevar el control de faltas de los alumnos.

En la zona izquierda se nos mostrará a todos los alumnos matriculadosen el curso. Podemos seleccionar entonces en el calendario de laderecha los días que ha faltado el alumno, marcando sobre el díaconcreto y pulsando el botón Marcar falta. Si nos equivocamos tenemosel botón Desmarcar falta. Podemos imprimir las faltas mensuales de los alumnos o un parte defaltas en blanco para entregarle al profesor de forma que pueda marcarcuando está en clase las casillas correspondientes para que luego enadministración se pasen a la base de datos.


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2.6. Horarios

El planificador visual de horarios nos permite tener en todo momentocontrolado el funcionamiento de nuestra academia de un solo vistazo.Desde él podremos ver las horas lectivas de cada profesor, la ocupaciónhoraria de las aulas, materias, curso, etc... Y modificar cualquiera deestos datos.

2.6.1. El planificador visual

El planificador visual tiene un aspecto como el siguiente:

En la zona derecha tenemos un planificador con los cursos y las horas a


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las que se imparten. De esta forma y de un solo vistazo podemos ver elestado ocupacional en formato visual. A la derecha contamos con los filtros necesarios para poder manejar elplanificador:

· Fecha inicial. Fecha inicial a mostrar en el planificador.· Fecha final. Fecha final a mostrar en el planificador.· Filtros.

· Filtrar por cursos. Mostrar solo los horarios de un cursodeterminado.

· Filtrar por profesor. Mostrar solo los cursos en los que impartala materia un determinado profesor.

· Filtrar por aula. Mostrar solo los cursos en los que se estéutilizando el aula determinada.

· Filtrar por materia. Mostrar solo los cursos en los que se estéimpartiendo la materia especficiada.

· Estado de asistencia. Mostrar todos los horarios, solo los queestán confirmados o solo los que han sido anulados (sin confirmar).

Al pulsar el botón Filtrar se ejecutarán los cambios en el planificador dela derecha. Además veremos un totalizador de las horas que se muestran enpantalla.

El planificador visual nos permite, de forma directa añadir un horario,un rango, modificar un horario o eliminarlo, tal y como se explica másadelante.

2.6.2. El planificador de datos

Este planificador funciona de forma idéntica al visual pero nos muestralos horarios en formato de tabla de datos. Se activa pulsando en lasolapa superior de la pantalla donde pone Vista de Datos.


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2.6.3. Añadir un horario

Los horarios se pueden añadir de forma directa en la Ficha de cursos,concretamente en su solapa de Horarios o de Materias, pero tambiénpodemos añadirlo de forma directa desde este planificador pulsando elbotón Añadir Horario. En este caso seguiremos los siguientes pasos:

1. Escoger el curso

En ese caso se nos mostrará el listado de cursos para que escojamos aque curso queremos añadir el horario:


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Podemos seleccionar un curso cualquiera pulsando dos veces sobre élo bien con el botón Seleccionar.

2. Definir los datos del horario


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Simplemente cubriremos los datos referentes al horario (fecha, horaentrada, hora salida) e indicaremos si la asistencia ha sido confirmada.Si lo deseamos podemos modificar tanto el aula como el profesor, asícomo añadir cualquier nota que consideremos necesaria.

Con estos dos sencillos pasos ya estaría dado de alta el horario.

2.6.4. Añadir un rango horario

Una forma más rápida de añadir horarios es usar la opción de rangoshorarios. En ella definimos una fecha inicial y final, los días de lasemana en los que hay clase y luego pulsando un botón el programaañadirá tantos horarios como sea necesario entre ambas fechas.Posteriormente, si es necesario, podemos modificar cualquiera de ellos


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de forma individual o borrarlo.

Para añadir un rango horario pulsaremos sobre el botóncorrespondiente y seguiremos a continuación los siguientes pasos:

1. Seleccionar el curso y materia

Al escoger un curso se nos mostrarán todas las materias contenidas enel mismo para que seleccionemos aquella a la que se le va a añadir elhorario. En caso de que el curso solo tuviera una materia ésta seríaseleccionada de forma automática.

2. Añadir el rango horario


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Por defecto se nos copiará el aula y el profesor que hayamos asignadoa la materia en cuestión, aunque podemos modificarlo. Después se nospedirá una fecha inicial, una fecha final, hora de entrada y salida, asícomo los días de la semana que en los que se imparte la materia. Pordefecto todos estos datos se habrán copiado de la solapa principal de laficha de curso, pero podemos modificarlos para que se adapten a larealidad concreta de cada materia.


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Al pulsar el botón Aceptar se añadirán de forma automática todos loshorarios relativos a dicha materia. Podemos modificar o borrarposteriormente cualquiera de ellos de forma individual desde la ficha demateria, de curso o incluso del planificador horario.

El campo Asistencia se refiere a la asistencia del profesor a la clase,es decir, a que se haya impartido dicha materia en dicha fecha y hora.Por defecto viene validada, pero en caso de que un profesor no acuda aimpartirla podemos desmarcarla para que no se le tenga en cuenta en elcómputo de horas lectivas.

2.6.5. Modificar un horario

Podemos modificar de forma individual cualquier horario simplementepulsando sobre él y después en el botón Modificar un horario.

De esta forma podemos realizar cambios sencillos en su ficha:


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para cambiar la fecha, hora, confirmación de la asistencia, profesor,aula o añadir nuevas notas.

2.6.6. Eliminar un horario

Podemos eliminar de forma definitiva cualquier horario simplementepulsando sobre él y después en el botón Eliminar horario.

2.7. Bancos

El listado de bancos nos permite acceder de forma rápida a lasentidades bancarias con las que normalmente trabajamos. Podemosutilizarlos para cubrir de forma rápida los datos bancarios de losalumnos (véase ficha de alumno).


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Su aspecto es el siguiente:



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2.7.1. Ficha de banco

La ficha de banco tiene este aspecto:

Los datos a cubrir son:

· Entidad. Código de la entidad bancaria a la que pertenece lasucursal.

· Oficina. Código identificativo de la sucursal.· Nombre entidad. Nombre descriptivo de la entidad.· Dirección. Dirección de la entidad.· CP. Código postal de la entidad.· Población. Población en la que se encuentra la entidad.· Provincia. Provincia de la entidad.


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· Tlfno 1. Teléfono principal de la entidad.· Tlfno 2. Teléfono secundario de la entidad.· Fax. Fax de la entidad.· e-mail. Dirección de correo electrónico de la entidad.· Página web. Página web de la entidad.

2.8. Formas de pago

Podemos definir las formas de pago con las que trabajará la academia ysu funcionamiento. El aspecto del listado es el siguiente:



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2.8.1. Ficha de forma de pago

En la ficha de forma de pago especificaremos:

· Código. Código interno con el que definiremos esta forma de pago,de hasta 10 dígitos.

· Descripción. Descripción de la forma de pago definida, queaparecerá en los listados.

· Norma 19. Si la forma de pago debe generar el fichero de Norma19 para enviar al banco debemos marcar la casilla correspondiente.


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2.9. Tutores

Podemos definir los tutores que tienen a su cargo alumnos matriculadosen nuestra academia. El aspecto del listado es el siguiente:

2.9.1. Ficha de tutor

La ficha del tutor se cubre con sus datos básicos, incluyendo si esnecesario la cuenta bancaria para gestionar el pago de recibos mediantebanco:


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2.10. Usuarios

El sistema de usuarios nos permite definir usuarios con claves paracontrolar el acceso al programa. De este modo, según el nombre deusuario y clave introducido se tendrán en cuenta distintas opciones devisibilidad y modificación dentro de los parámetros del programa. Elaspecto del listado de usuarios es el siguiente:


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2.10.1. Ficha de usuario

En la ficha de usuario definiremos el acceso de cada usuario a losdistintos puntos del programa. Tiene el siguiente aspecto:

· Código. El código lo asigna automáticamente el programa aunquepodemos cambiarlo si lo deseamos.

· Usuario. Será el nombre de usuario que se tecleará para el acceso alprograma. No se distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Serecomienda utilizar nombres con caracteres básicos (sin ñ ni acentos)y sin espacios.

· Contraseña. Junto con el nombre de usuario debe introducirse unacontraseña. Nuevamente no hace distinciones entre mayúsculas yminúsculas.


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· Nombre completo. Nombre completo del usuario. Meramenteinformativo.

· Administrador. El usuario administrador tiene acceso a todas lasopciones del programa, incluyendo esta opción de dar de alta nuevosusuarios. De hecho solo los administradortes pueden dar de altanuevos usuarios.

· Código de profesor. Si lo deseamos podemos asignarle el usuario aun profesor concreto, aunque esto es opcional.

Solapas de acceso

En la zona inferior contamos con una solapa para cada menú delprograma, y dentro de las mismas todas las opciones disponibles en elprograma. Aquí debemos marcar los permisos con los que cuenta cadausuario para cada opción, salvo en el caso de que sea un administrador,ya que los administradores tienen siempre permisos totales sin importarlo que marquemos en las solapas. Los tres tipos de permisos existentes son:

· Ninguno. El usuario no puede acceder a ese menú ni a suslistados.

· Lectura. El usuario puede acceder al menú y ver las fichascontenidas en el mismo, pero no podrá modificar, añadir o eliminarnada.

· Total. El usuario tiene pleno acceso a esa opción. Puede añadirnuevos registros, modificar o borrar los existentes.

· Seleccionar. El usuario puede acceder al listado para seleccionarun registro, pero no puede entrar en la ficha del registro.

Ejemplo de permisos. Un administrativo puede tener la opción dedar de alta matrículas (acceso total) y de alumnos (acceso total), perosolo podrá ver el listado de cursos para añadirlos a una matrícula (soloseleccionar), sin poder entrar en la ficha de los mismos paramodificarlos, verlos en detalle o borrarlos.

Atención. Siempre debe haber al menos un administrador delsistema. En caso de que no se especifique ninguno el sistemadesactivará totalmente el sistema de permisos. No existe limitación a lahora de que haya más de un administrador.


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Una vez se active algún usuario como administrador al poner en marchase mostrará una pantalla como la siguiente:

En donde cada usuario deberá poner su nombre y clave para poderacceder. Una vez introducido el nombre y clave el programa comprobarálos permisos de acceso que tiene dicho usuario mostrándole solo lasopciones relevantes para los mismos.

PARTE IIIEl menú de matrículas


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PARTE

III

El menú de matrículas

El listado de altas en cursos nos permite en todo momento sabercuantas altas se han dado en la academia, a que alumnos afectan, aque cursos, etc.

Nota: Existen diversos métodos para dar altas en el programa.Puede realizarse el alta de un alumno en un curso llendo directamente ala ficha de alumno y añadiendo el alta en la solapa correspondiente, odar de alta a todos los alumnos en un curso llendo a la ficha de curso y,en la solapa altas también, añadiendo a todos los alumnos. Finalmenteesta opción del menú que ahora está consultando le permite realizar elmismo proceso. Cada usuario escoge al opción que mejor se ajuste asus necesidades.


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3.1. Listado de matrículas

El listado de altas tiene el siguiente aspecto:



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3.1.1. Ficha de matrícula

La ficha de matrícula tiene el siguiente aspecto:

En ella debemos cubrir los datos:

· Fecha. Fecha del alta. Por defecto el programa la cubrirá con lafecha actual, aunque podemos modificarla bien manualmente, bienescogiendo una nueva fecha en el calendario interactivo mediante lapulsación del botón.

· Número de alta. Este será el código por el que nos referiremos alalta y también figurará en el documento de alta si lo utilizamos comofactura. Por defecto el programa autonumera todas las altas(podemos cambiar el contador en Utilidades > Configuración >Bases de datos), pero también podemos introducir nosotros de


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forma manual el número de alta. Si lo dejamos en blanco elprograma generará un nuevo número de alta correlativo al pulsaraceptar, si ponemos nuestro propio número de alta se conservaráal pulsar aceptar. Cabe destacar que si posteriormente modificamosel número del alta todos los documentos relativos a la misma seactualizarán automáticamente para referenciar al nuevo número.

· Baja. Si marcamos esta casilla se nos pedirá una fecha de baja. Apartir de dicha fecha al alumno no se le generarán más recibos y sedará por concluido para dicho alumno el curso.

· Alumno. Al introducir el código del alumno en la casillacorrespondiente se cubrirá de forma automática el nombre yapellido del mismo. Si no conocemos el código podemos pulsar en

el botón con la lupa para desplegar el listado de alumnos.También podemos usar esta opción para dar de añadir a un alumnoque todavía no tenga ficha en la academia, de forma que podamosel alta.

· Curso. De forma análoga al alumno, si introducimos el código delcurso se cubrirán automáticamente todos los datos del mismo(descripción e importe). En caso de desconocer el código podemos

usar el botón de lupa para buscarlo o, si todavía no se haañadido ese curso al listado, añadirlo ahora.

· Conocimientos. Conocimientos iniciales del alumno para estecurso.

· Importes del curso. Este campo lo cubre automáticamente elprograma a partir de los importes que se hayan especificado en laficha de curso. Sin embargo podemos modificarlos para cada altaconcreta:· Importe de la matrícula. Si cobramos una matrícula podemos

especificar aquí su importe. En caso de no cobrar matrícula bastacon cubrir con un cero.

· Fecha de cobro de la matrícula. Si la matrícula ha sido cobradapodemos especificarlo.

· Importe recibo mes. Aquí consignaremos el importe que cadaalumno deberá abonar mensualmente.

· Descuento recibo. Si el alumno tiene algún descuento sobre elrecibo podemos indicarlo aquí. A la hora de generar el recibo elimporte será el importe del mes menos el descuento.

· Periodicidad del pago. Por defecto el pago será mensual, peropodemos especificar otras periodicidades (bimensual, trimestral,etc...).


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· Plazos fijos. Existen determinados cursos en los que se pagarámediante un número determinado de plazos, independientementede cuanto dure el curso total. En ese caso podemos marcar estaopción y definir durante cuantos meses se cobrará el curso apartir de la fecha de alta de la matrícula. Se generará un recibopara cada mes por el importe indicado en el descuento del recibo.

· Forma de pago. Si no escogemos ninguna se dará por entendidoque el alumno paga al contado, pero podemos dar de alta lasformas que necesitemos en el menú mantenimiento > formasde pago. En caso de que alguna forma de pago genere ficherode norma 19 para bancos al emitir el recibo se marcará paratenerlo en cuenta en la generación (véase formas de pago ygenerar fichero N19).

· Recibo. Si está marcado se emitirá recibo mensual para elalumno a la hora de generar recibos (véase la seccióncorrespondiente).

· Borrador. Si se marca esta opción los recibos generados saldránsin numerar. Es una opción de pruebas para saber si los recibosimpresos se ajustarán al papel que estamos utilizando, de formaque podamos generar recibos de borrador sin afectar a lanumeración oficial.

· Importe total del curso. Es una casilla que se calcula de formaautomática teniendo en cuenta la duración del curso, los plazos,importes de los recibos e importe de la matrícula.

Atención. Los conceptos de periodicidad del pago y plazosfijos son mutuamente excluyentes.

· Fichero diploma. Si disponemos de un diploma específicopodemos determinarlo aquí, de lo contrario se emitirá el diplomaestandar.

· Diploma emitido. Si ya hemos emitido el diploma para este alumnose marcará la casilla. Podemos emitir el diploma cuantas veces seanecesario. La casilla solo indica si un alumno tiene o no su diploma.También podemos marcarla aunque el diploma no sea generadodirectamente por el programa.

Diplomas específicos. Si tiene una plantilla de diploma ydesea adaptarla a nuestro programa no dude en ponerse encontacto con nosotros.


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· Notas. Cualquier anotación adicional sobre el alta podemosconsignarla aquí.

3.2. Emitir diplomas

Si necesitamos emitir todos los diplomas de uno o varios cursos deforma simultanea puede utilizar esta opción:

En la zona superior disponemos de los filtros correspondientes paraencontrar las matrículas de las cuales queremos emitir un diploma:

· Fechas. Indicaremos las fechas entre las cuales se tienen queencontrar las altas de las matrículas a imprimir.

· Filtrar curso. Si solo queremos filtrar los diplomascorrespondientes a un determinado curso debemos marcar estacasilla y escoger el curso a listar.

· Estado. Se nos dará opción de escoger las matrículas que tienen el


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diploma sin emitir (por defecto), aquellos que ya hemos emitido(para una revisión o para reimpresión de los mismos) o todos (tantosi tienen como si no tienen emitido el diploma).

Una vez pulsemos el botón filtrar se nos mostrarán las matrículascoincidentes con los filtros seleccionados. En la última columnapodemos ver una casilla llamada Diploma que indica si el diploma hasido ya emitido para esa matrícula (aparece una marca de confirmación)o no (aparece en blanco).

Si queremos emitir todos los diplomas del listado pulsaremos el botónseleccionar todos situado en la esquina inferior izquierda y despuésemitir selección. En caso de que queramos solo emitir los diplomas de algunos de losindividuos listados podemos marcar varios manteniendo pulsada la teclaCTRL del teclado y pinchanco con el ratón en aquellos de los cualesqueramos emitir el diploma.

Al emitir el diploma se marca de forma automática la casilla diplomaemitido en la ficha de matrícula (véase listado de matrículas > fichade matrícula).

Los diplomas se emiten de forma directa a la impresora. Noexiste opción de vista previa en este listado.

3.3. Actualizar importes

Por defecto cuando modificamos los importes de un curso no semodifican las matrículas que ya están generadas, sino que el cambiosolo se aplica a las nuevas matrículas.

Sin embargo hay ocasiones en las que es necesario aplicar este cambioa las matrículas ya existentes, o quizás a las matrículas que se hangenerado a partir de una fecha determinada. Para ello contamos conesta opción de menú.

Debemos especificar el código de curso sobre cuyas matrículas seaplicará el cambio, así como la fecha a partir de la cual se tendrán encuenta las matrículas a cambiar. Si pulsamos el botón mostrar se verán


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las matrículas que resultarán afectadas. Si todo es correcto bastará conpulsar el botón Aplicar cambios para que dichas matrículas vean susimportes actualizados.

Ejemplo: Especificamos el curso C01: CURSO DE PRUEBA y lafecha de aplicación a partir del 12/01/2006. Todas las matrículas que sehayan emitido más tarde de esta fecha se verán modificadas de formaautomática, pero no las que sean anteriores al 12/01/2006.

¿Por qué no trasladamos los cambios de forma automáticacuando se cambien en la ficha de curso? Porque es muy probableque los cambios en los importes no tengan que afectar a las matrículasya emitidas. Imaginemos un curso que ve incrementado su importe apartir del mes de agosto porque se acabó determinada oferta. Lasmatrículas que se dieron de alta antes de esa fecha es posible quedeban mantener el precio antiguo.

El cambio de importes NO afecta a los recibos emitidos. Losrecibos emitidos no verán cambiado su importe aunque cambie el preciode la matrícula. Si deseamos cambiar el importe de esos recibosdeberíamos borrarlos y volver a generarlos.

PARTE IVEl menú de recibos


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PARTE

IV

El menú de recibos

Desde esta opción podremos controlar todo lo referente a lageneración, listado, emisión y cobro de recibos de la academia.

4.1. Cobro de recibos

La pantalla de cobro de recibos nos permite de forma rápida y eficazrealizaar el cobro de los recibos en nuestra academia. Sufuncionamiento es muy similar a una caja registradora desde la cualpodemos emitir y cobrar cualquier recibo de forma inmediata.


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La principal funcionalidad de esta pantalla es su facilidad para localizarun recibo concreto atendiendo a diversos métodos de búsqueda. Elcriterio por defecto puede definirse desde la opción Utilidades >Configuración > Configuración general, así como la modalidad debúsqueda aproximada o la presentación preliminar de los recibos antesde imprimir.

Podemos buscar los recibos a cobrar siguiendo varios criterios:

· Por DNI.· Por Apellidos.· Por Código de alumno.· Por número de recibo.· Por nombre del curso.· Por código de curso.

Aparte de eso podemos especificar que se nos muestren:


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· Los recibos sin cobrar (por defecto).· Los recibos cobrados.· Todos los recibos (tanto cobrados como sin cobrar).

Una vez tengamos seleccionadas las opciones de búsqueda basta conque escribamos en la casilla de texto el criterio a buscar. Si tenemosmarcada la casilla Búsqueda aproximada ni siquiera es necesario quepongamos la palabra, DNI o número completo. Con poner parte delmismo se nos mostrarán todos los recibos que coincidan con el criteriode forma parcial.

Si el criterio de búsqueda ha dado algún resultado se nos mostrará enla pantalla central. Después solo nos quedará marcar el recibo pormedio de las flechas del cursor o con el ratón y pulsar el botóncorrespondiente a la acción que corresponda:

· Emitir y cobrar. Se imprimirá el recibo y se dará como cobrado.· Emitir. Se emitirá el recibo seleccionado, pero no se cambiará su

estado de cobro.· Cobrar. Se cobrará el recibo seleccionado, pero no se emitirá

ninguna copia del mismo en papel.· Anular recibo. Se emitirá un nuevo recibo con importe negativo

para anular el recibo que tengamos seleccionado. En el nuevorecibo se incluirá en la sección de notas el número de reciboanulado.


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4.2. Generar recibos

La pantalla que controla el proceso de generación de recibos es lasiguiente:

En la zona superior distinguimos los dos campos que determinarán:

· Fecha de emisión. Es la fecha de emisión que saldrá impresa enlos recibos. Cada vez que la modifiquemos (manualmente omediante la pulsación del botón de calendario interactivo), seproducirán los siguientes cambios:· Se modificará la fecha de vencimiento para situarla en el fin de

mes correspondiente a la fecha de generación. Podemosmodifcar esta fecha de vencimiento de forma habitual.

· Se actualizará el mes a generar, que nos indicará los recibos deque mes y año serán generados. Dicho mes se corresponde conel mes que indiquemos en la fecha de emisión del recibo.

· Se actualizará el listado de recibos a generar para mostrarnossolo los cursos que están activos en dicho mes. Se considera que


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un curso está activo cuando el mes a generar se encuentra entrela fecha de inicio y fin del mismo.

· Fecha de vencimiento. Como se indica en la sección anterior lafecha de vencimiento se iguala de forma automática con la del díade fin de mes correspondiente a la fecha de emisión. Se puedemodificar manualmente.

· Mes a generar. El mes de emisión nos indica para que mes seestán generando los recibos.

· Generar solo los recibos con forma de pago... Si escogemos unaforma de pago concreta solo se generan los reciboscorrespondientes a la misma.

· Generar solo los recibos del curso... Si escogemos esta opciónse generarán solo los recibos del curso que hayamos seleccionado.

Orden del listado. Nos permite cambiar el orden en el que semuestran los recibos que serán generados.· Listado de recibos a generar. Se nos mostrarán todos los recibos

que se generarán en cuanto pulsemos el botón correspondiente.

Como genera los recibos el programa. El programa tiene encuenta los cursos que están activos durante ese mes, pero ademáscomprueba que el alumno matriculado en ese curso tenga vigentedicha matrícula. Es decir, si un alumno está matrículado en un cursopero su fecha de alta es posterior al mes en el que vamos a generar elrecibo no se generaría recibo para el mismo, ya que comenzaría almes siguiente. Del mismo modo si el alumno ha sido dado de baja y lafecha de baja es anterior a la fecha escogida como fecha de emisióntampoco generaríamos recibo para el mismo.

Las matrículas en las que se haya marcado 'recibo borrador'generarán un recibo impreso, pero no estará numerado. Se entiendeque dicho recibo es una prueba de impresión y por lo tanto no senumerará para que no afecte a la numeración oficial.

Atención: errores comunes. El programa ha sido probado afondo para garantizar que la generación de recibos es un proceso sinfallos. Cuando un recibo no aparece para ser generado suele serdebido a los siguientes errores en la configuración por parte delusuario:

· El curso tiene mal asignadas sus fechas de inicio y/o final, de


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forma que en el mes que queremos generar no se encuentraactivo. Compruebe las fechas de inicio y fin del curso paraasegurarse de que se encuentra activo en este mes.

· El alumno está de baja. Se ha asignado una fecha de baja en lamatrícula del alumno y esta fecha es anterior al mes queestamos intentando generar. Compruebe la fecha de baja enlas matrículas del alumno para corroborar que sigue vigente enel mes de generación de recibos.

· La matrícula tiene asignados plazos fijos y se han cumplidotodos pagos. Ya no se generarán nuevos recibos aunque elcurso siga vigente. Compruebe la matrícula y si tiene asignadosplazos fijos en vez de periodicidad mensual.

· La peridocidad de cobro de la matrícula no es mensual, sinobimensual, trimestral, etc... y en este mes no le correspondegenerar recibo. Compruebe que la periodicidad de pago de lamatrícula es correcta.

4.3. Listado de recibos

El listado de recibos nos muestra todos los recibos generados en laacademia hasta el momento:


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Desde este listado podemos acceder a cualquier recibo para marcarlocomo no emitido, reimprimirlo e incluso editarlo o borrarlo. No serecomienda, sin embargo, que se modifique un recibo que ya ha sidoemitido, aunque la última palabra queda en manos del usuario.

Puede verse claramente que falta el botón nuevo de la pantalla delistado. Esto es porque los recibos solo pueden crearse desde la opciónrecibos > generar recibos de este mismo menú. Por lo demás ellistado de recibos es un listado estándar y se puede operar en él comoen el resto de los listados estándar.

4.4. La ficha de recibos

Como se mencionó en el listado de recibos podemos modificarcualquier recibo emitido, aunque no se recomienda el hacerlo. La ficha de recibo tendrá el siguiente aspecto:


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Esta ficha siempre estará precubierta por el propio proceso degeneración de recibos, y los datos accesibles desde ella son:

· Número. Número de recibo. Los recibos son consecutivamentenumerados por el programa durante el proceso de generación.


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· F. Emisión. Fecha de emisión establecida durante el proceso degeneración.

· F. Vencimiento. Fecha de vencimiento establecida durante elproceso de generación.

· Importe. Importe total del recibo.· Alumno. Datos del alumno al que se le genera el recibo.· Curso. Datos del curso para el que se genera el recibo.· Forma de cobro. Modalidad de cobro para este recibo.· Emitido. Aparecerá marcada la casilla cuando se emita el recibo

siguiendo la opción de recibos > imprimir de este mismo menú. Unrecibo emitido no será reimpreso si tiene marcada la casilla emitido,aunque el usuario puede desmarcarla para reimprimirlo cuantasveces quieras.

· Cobrado. Si el recibo ha sido cobrado se debe marcar esta casilla yespecificar la fecha la fecha de cobro.

· Notas. Cualquier nota adicional que querramos consignar en elrecibo. Las notas del recibo no aparecen en la impresión, sino quetienen su función como información interna de la academia.

· Pago bancario. Si el recibo se emite para alguna entidad podemosmarcar esta casilla y cubrir los datos de la entidad para que figurenen el recibo.

Aparte de los habituales botones de aceptar y cancelar tambiéncontamos con un botón más de imprimir. El imprimir un recibo desde laficha no marca la casilla de emitido automáticamente.

4.5. Impresión de recibos

Aunque es posible imprimir los recibos desde el listado de recibos esmucho más cómodo y eficiente el imprimirlos desde la opción recibos >Imprimir recibos del menú principal. Al utilizarla nos encontramos con una pantalla como la siguiente:


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En esta pantalla podemos escoger los recibos que deseamos imprimirmediante las siguientes opciones:

· Fecha inicial y fecha final de emisión. Por defecto se marcarácomo fecha inicial el día 1 del presente mes y como fecha final elúltimo día del mes. Esto quiere decir que se emitirán todos losrecibos cuya fecha de emisión se encuentre situada entre ambas.

· Filtrar curso. Es posible que solo querramos imprimir los recibosde un curso determinado. En este caso debemos marcar la opciónfiltrar curso e introducir el código del curso que deseamos filtrar. Sino sabemos el código podemos pulsar la lupa para que se nosmuestre el listado de cursos.

· Filtrar forma de pago. Si solo queremos imprimir los recibos quese corresponden con determinada forma de pago podemosespecificarlo aquí.

· Ordenar por es una opción de ordenación para indicar como van asalir los recibos, pudiendose ordenar la remesa por número derecibo, alumno o curso.

· Mostrar recibos. Por defecto en esta opción se nos mostrarán losrecibos que todavía no están emitidos, pero se puede cambiar sin


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problema alguno para que nos muestre los que ya están emitidos otodos (tanto los emitidos como los que no lo están).

Una vez establezcamos estos parámetros si pulsamos el botón filtrarse nos mostrará en la pantalla central el listado de recibos tal y comovan a salir por la impresora. Si todo es correcto podemos pulsar el botónimprimir remesa para sacarlos en papel. Los recibos que salgan seránmarcados como emitidos (véase la ficha de recibo).

4.6. Generar recibos N19

Podemos generar un fichero para llevar al banco en soporte digital oenviarlo por email y que realice el cargo de los recibos. Para ello, una vez generados los recibos, iremos a esta opción yconfiguraremos el listado de recibos a incluir en dicho fichero:


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Especificaremos:

· Fecha inicial y final entre las que se debe encontrar la fecha deemisión del recibo.

· Ordenar por número, curso, alumno o forma de pago.· Filtrar curso. Si solo queremos ver los recibos de un curso

determinado marcaremos esta casilla y seleccionaremos dichocurso.

· Filtrar forma de pago. Si queremos filtrar los recibos de unadeterminada forma de pago marcaremos esta casilla yescogeremos la forma de pago.

· Mostrar también los que ya han sido generados para norma 19.Si hemos generado previamente algún recibo para mandar enfichero pero hubo algún tipo de error podemos marcar esta casillapara que vuelvan a ser mostrados.

Una vez seleccionados los parámetros pulsaremos el botón filtrar y senos mostrarán los recibos que coinciden con los datos especificados. Solo nos resta indicar la fecha de cargo para los recibos y pulsar elbotón generar n19. Se nos pedirá el nombre del fichero que deseamosgenerar y se realizará el proceso de forma automática.

Solo se listarán los recibos cuya forma de pago tengamarcada la casilla 'Genera norma 19'. Normalmente cuando demosde alta la forma de pago 'Recibo bancario' marcaremos esta casilla yse nos mostrará este listado, pero puede que queramos diferenciarvarias formas de pago para cada banco al que se vaya a enviar laremesa.

Recuerde que debe configurar el programa para generar elfichero Norma 19. Para ello debe especificar los datos del ordenantey del presentador del fichero en la sección Utilidades >Configuración > Domiciliación de recibos.


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4.7. Otros ingresos

En este apartado podemos consignar otros ingresos que se cobren porcaja pero sobre los cuales no hay un recibo emitido.

Estableceremos la fecha de cobro, el concepto, el importe y si lodeseamos cualquier nota adicional que sea necesaria.Estos ingresos se pueden visualizar luego también al hacer la cajadiaria.

Ejemplos de otros ingresos: los más clásicos suelen serfotocopias para el alumnado, temarios, etc... Son ingresos sobre loscuales no se emite recibo pero que deben contarse en la caja diaria.

PARTE VListados


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PARTE

V

Listados

Hay diversos listados de estadísticas que se agrupan de forma directaen esta opción. Estos listados tienen una serie de filtros rápidos mediante los cualespodemos configurar la salida en pantalla (y papel) de los mismos, asícomo configurar los campos a mostrar.

5.1. Listado de alumnos

El listado de alumnos nos permite ver de forma rápida los alumnos que

Parte V - Listados

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se encuentran en las siguientes situaciones:

· Todos los alumnos. Se nos mostrará un listado con todos losalumnos del centro, con indiferencia del estado de sus matrículas.

· Alumnos sin matrículas. Se nos mostrará un listado de losalumnos dados de alta en la academia pero que todavía no se hanmatriculado en ninguna materia. Este listado realmente secorrespondería con la ficha de gente que ha preguntado pornuestros servicios - y de los cuales se ha tomado sus datos - peroque nunca han llegado a matricularse en el centro.

· Alumnos sin fecha de baja. Son alumnos que están matriculadosen el centro pero que no tienen una fecha de baja definida en susmatrículas. Por lo tanto son considerados alumnos en activo en unoo más cursos.

· Alumnos en activo entre fechas. Al pulsar esta opción se activanlas casillas de fecha inicial y fecha final. Entonces solo semostrarán los alumnos cuya matrícula esté activa entre esasfechas.

· Alumnos de baja entre fechas. Nuevamente al pulsar la opción seactivan las casillas de fecha inicial y fecha final de forma que semuestren solo los alumnos que estén de baja entre las fechasestablecidas.


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5.2. Listado de cursos

Mediante este listado podemos acceder de forma rápida a los cursosque existan en nuestro centro de enseñanza:

Podemos filtrar:

· Entre fechas. Para mostrar solo los cursos activos entre las fechasque especificamos.

· Filtrar materia. Se nos mostrarán solo los cursos que tengan estamateria como materia principal.

· Filtrar profesor. Se nos mostrarán solo los cursos que tengan aeste profesor como responsable de los mismos.

· Filtrar aula. Se nos mostrarán solo los cursos que se impartan deforma específica en el aula seleccionada.

Aparte de listar los cursos podemos en cualquier momento modificarsus contenidos.

Parte V - Listados

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5.3. Listado de matrículas

Mediante este listado podremos encontrar de forma rápida lasmatrículas emitidas en nuestro centro de enseñanza.

En primer lugar podemos filtrar entre fechas las matrículas por:

· Matrículas activas. Matrículas que están vigentes entre las fechasestablecidas.

· Fecha de alta. Matrículas cuya fecha de alta se encuentre entre lasestablecidas.

· Fecha de baja. Matrículas cuya fecha de baja se encuentre entrelas establecidas.

· Fecha de cobro. Matrículas cuya fecha de cobro se encuentreentre las establecidas.

Aparte de eso podemos filtrar para:

· Filtrar curso. Filtrar solo las matrículas del curso especificado.· Fitlrar alumno. Filtrar solo las matrículas que se corresponden con


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el alumno especificado.· Agrupar totales por alumno. Se agruparán los resultados por

alumno para mostrar el total de importes de esas matrículas.

En la zona inferior tenemos un totalizador del número de matrículas yde los importes totales de las mismas.

5.4. Listado de recibos

Mediante este listado podemos filtrar de forma sencilla los recibosemitidos en el centro de enseñanza.

Podemos filtrar:

· Entre fechas de emisión.· Por curso. Para que se nos muestren solo los recibos

Parte V - Listados

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correspondientes al curso seleccionado.· Por alumno. Solo los recibos de un alumno específico.· Por forma de pago. Solo los recibos con una forma de pago

específica.· Todos, cobrados o sin cobrar. Especificando el estado de cobro

de los mismos.

Desde esta pantalla podemos imprimir el listado de recibos e inclusocobrar (o desmarcar el cobro) de los mismos, aunque para la tarea decobrar recomendamos utilizar mejor la opción correspondiente enRecibos > Cobro de recibos.

En la zona inferior tenemos los totalizadores de recibos mostrados, asícomo los importes totales de los mismos.

5.5. Listado de abonos

El listado de abonos nos permite ver en un planificador visual el estadode reservas de abonos (véase la opción correspondiente en la Ficha deAlumno > Abonos).


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Se nos mostrará el alumno que ha realizado la reserva, así como elprofesor asignado para la misma (si es que se ha asignado a alguno).

Parte V - Listados

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5.6. Caja

Este listado nos permite llevar un pequeño control sobre los ingresos ygastos del centro educativo.

En él se nos permite especificar:

· Rango de fechas a mostrar. Fechas entre las cuales seencuentran los movimientos a mostrar.

· Forma de pago. Si marcamos esta opción podemos especificaruna forma concreta de pago.

· Cobros. Podemos especificar el ver todos los cobros, solo loscorrespondientes a recibos, o solo los correspondientes amatrículas.

· Importes. Podemos ver todos los importes (positivos y negativos),solo los ingresos o solo las devoluciones (importes negativos).

Como siempre en la zona inferior de la pantalla contamos contotalizadores de los importes mostrados en el listado.


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5.7. Combinar correspondencia

Es muy habitual en una academia tener que avisar a todos los alumnosde un determinado curso, bien sea por email o bien por teléfono, dealgun cambio o noticia.

Con esta opción podemos crear un listado de alumnos con sus datos decontacto para su uso posterior:

Podemos especificar:

· Código. Numero interno de control del listado. Lo cubreautomáticamente el programa.

· Fecha. Fecha en la que se realizó el listado.· Estado. Si lo deseamos podemos especificar el estado del aviso a

los alumnos (pendiente, enviado o cancelado).· Descripción. Breve descripción del motivo del listado.· Destinatarios. Podemos añadir los destinatarios uno a uno

pulsando en el botón (+) de la derecha, eliminar cualquiera de elloscon el menos (-) o modificar sus datos pulsando el botón de edición

Parte V - Listados

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(^). Al añadir un alumno se copian de forma automática todos susdatos de contacto, pero siempre se pueden modificar de formamanual para un listado concreto.

· Añadir curso. En lugar de añadir los alumnos uno a uno podemospulsar este botón, seleccionar uno o varios cursos y añadir a todoslos alumnos del curso al listado en un único paso. Aún haciéndoloasí podemos después modificar cualquiera de los destinatarios deforma indivdual, añadir destinatarios nuevos o borrarlos.

Los datos que se muestran en el listado son configurables. Encualquier momento podemos pulsar con el botón contrario del ratónsobre el listado principal y escoger los campos que queremos mostrar,su posición y su ancho.

En la zona inferior contamos con los botones normales de Aceptar oCancelar el listado, aparte de dos más:

· Exportar a CSV. Podemos exportar el listado a formato de textoseparado por comas para su uso en programas del tipo gestores decorreo electrónico (Outloook, Thunderbird, etc..), hojas de cálculo(Excel, OpenOffice, etc...) o similares.

· Imprimir listado. Podemos imprimir de forma directa el contenidodel listado en cualquier momento, o exportarlo a PDF.

PARTE VIOpciones del menú

Herramientas


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PARTE

VI

Opciones del menú Herramientas

En el menú herramientas contamos con las opciones más comunespara poder configurar nuestro programa, modificar sus datos orecuperarnos de fallos del sistema.

6.1. Configuración

La configuración nos permitirá establecer todos los datos básicos parael funcionamiento del programa. Se divide en varias solapas para facilitar el agrupamiento deinformación.

Datos del centro

En esta solapa se nos muestran los datos básicos del centro, que seutlizarán para los membretes y facturas:

· Nombre comercial. Nombre comercial de nuestro negocio.· Nombre legal. Denominación social del negocio o nombre del titular

autónomo si es el caso. Este nombre aparecerá más pequeño enlas facturas, bajo el nombre comercial. En caso de ser igual alnombre comercial no se mostrará.

· Domicilio. Domicilio social de la empresa.· Localidad. Localidad donde se encuentra el negocio.· CP. Código postal.· Provincia. Provincia del negocio.· Tlfno. Teléfono principal.· Tlfno 2. Teléfono secundario.· Fax. Número de fax.· CIF/NIF. Identificación fiscal de la empresa.· E-mail. Dirección de correo electrónico de la empresa.· Página web. Dirección en internet de la empresa.


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Datos de impresión

En esta solapa se establecen todos los datos referentes a la impresiónen papel de documentos.

· Carpeta de ficheros de impresión. Aquí especificaremos el lugardonde se encuentran las plantillas de impresión del programa.Normalmente esta casilla la cubre de forma automática el programadurante la instalación del mismo. En caso de que se encuentre enblanco o sea erronea póngase en contacto con el servicio técnico.

· Impresión de láser/inyección. Impresora principal que debe utilizarpor defecto el programa para imprimir.

· Tipo de letra. Tipo de letra que se utilizará para los documentos.· Etiquetas. Configuración del papel de etiquetas en caso de que

vaya a ser utilizado. Estableceremos las columnas de etiquetas quetiene, la altura de cada etiqueta individual, así como el espacio quehay entre columnas. También estableceremos los márgenes(superior, inferior, derecha e izquierda) desde las etiquetas hasta elborde de la página.


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Base de datos

Esta solapa controla todo lo referente a los datos del sistema. Paramodificar los datos de la base de datos debe ponerse en contacto con elservicio técnico. Tenga en cuenta que cualquier modificación erronea enesta sección puede conllevar la inutilización completa del programa.

En la zona central tenemos los contadores del sistema, que tienen encuenta la autonumeración de determinados códigos. Para modificar elvalor de un contador debemos establecer el nuevo número en la casillacorrespondiente y pulsar el botón aplicar que tiene al lado de la mismapara hacerlo efectiva. Tenga en cuenta que el número que debemosestablecer en la casilla es el del último número que se ha utilizado. Elpróximo código que generará el programa será el siguiente alestablecido.

La carpeta compartida para imágenes es el lugar donde sealmacenarán las fotos o imágenes con las que trabaja el programa. Si elprograma está siendo usado en una red local es conveniente que dichacarpeta esté compartida por windows para que todos los usuarios en losdistintos puestos puedan acceder a las imágenes. Si tiene dudas de


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como compartir una carpeta en Windows contacte con el serviciotécnico.

Datos para la domiciliación bancaria

Si vamos a generar ficheros de la norma 19 debemos cubrir esta solapacon los datos que nos facilitará el banco:

Recibos y logotipo

En esta solapa podemos especificar un logotipo en formato JPEG quese utlizará en la impresión de los recibos. Del mismo modo si utilizásemos un modelo de recibo específico distintodel estandar del programa podemos indicarlo en la casillacorrespondiente. En este caso deberá ponerse en contacto con elservicio técnico para que le adapten el recibo a su formato específico.


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Configuración general


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Podemos especificar:

· Agenda. En este recuadro configuraremos la agenda que se ve alentrar en el programa, en la pantalla principal, dondeestableceremos:· Hora de inicio jornada. Las horas anteriores se verán con fondo

gris.· Hora de fin de jornada. Las horas posteriores se verán con

fondo gris.· Dias a mostrar. Días que se mostrarán por defecto al abrir el

programa.· Intervalos cada. Intervalos que se mostrarán en la agenda.

· Duración de la clase. Para la creación de horarios.Especificaremos cual es la duración por defecto de cada clase,aunque luego podamos cambiarla de forma individual para cada


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horario y materia.· Cobro de recibos. Desde este recuadro configuraremos la pantalla

de cobro de recibos, especificando que valores queremos quemuestre por defecto, aunque posteriormente podamos modificarcualquiera de ellos.

PARTE VIILa agenda


108

PARTE

VII

La agenda

En la pantalla principal puede ver, como fondo de la misma, la agendadel programa. Esta agenda nos permite tener de forma visible en todomomento las anotaciones que necesitemos recordar cada día. Es unplanificador de tareas sencillo pero eficiente.


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7.1. El planificador

En la pantalla principal veremos el planificador visual, que nos mostraráel rango de días escogido y las notas (si es que hay alguna):

En la zona superior contamos con un filtro que nos permite escoger elrango de fechas que queremos mostrar. Pulsando en el botón de Filtrar(las gafas) veremos el rango de fechas en pantalla.

En el lateral derecho contamos con tres botones que nos permiten:


110

Añadir una nueva nota. Con esta opción se nos abrirá unapantalla en la cual podremos añadir los datos de una nueva nota de laagenda.

Editar una nota existente. Con este botón se abrirá la nota quetengamos seleccionada para poder modificar su contenido.

Eliminar una nota. Con esta opción borraremos la nota quetengamos seleccionada en el momento.

Cuando abramos la ficha de una nota veremos que tiene el siguienteaspecto:

.


111

En una nota podemos especificar:

· Fecha. Fecha de la nota.· Hora de inicio. Hora de inicio de la actividad.· Hora de fin. Hora de finalización de la actividad (mínimo diez

minutos).· Descripción. Descripción breve de la misma.· Texto. Texto extenso sobre la tarea a a realizar.· Cód. Alumno. Si es necesario podemos enlazar la nota a cualquier

alumno de la cacademia, de forma que al abrirla podamos pulsar enel botón de las gafas (detalle) para abrir la ficha del alumno encuestión.

PARTE VIIListados estándar


114

PARTE

VII

Listados estándar

Los listados estándar son las pantallas de búsqueda que se utilizan endiversos puntos del programa para acceder a los datos.

En un esfuerzo para simplificar el uso de la aplicación estas pantallas semanejan todas de igual forma, aplicándose los filtros dependiendo decada ocasión. Una vez aprenda a manejar cualquiera de ellos, sabrámanejar casi todo el contenido del programa de forma rápida y eficiente.


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8.1. Filtro rápido

Este filtro nos permite de forma rápida filtrar un determinado número deregistros.

· Campo. El primer recuadro nos permite, mediante un menúdesplegable con la flecha negra, escoger el campo por el cualqueremos realizar el filtrado. Los campos pueden configurarse por elusuario (véase la opción de configurar los listados).

· Desde. Aquí introduciremos el primer registro desde el cual queremosrealizar el filtrado. Por ejemplo, si estuviésemos filtrando por código yquisiésemos empezar por el código 16, pondríamos un 16 en estacasilla.

· Hasta. Será el último registro mostrado en el listado. Si dejamos estacasilla en blanco el programa no filtraría todos los registros quehubiese desde el primero que escogiésemos en la casilla anterior.

Una vez establezcamos el ámbito a filtrar, bastará con quepulsemos el botón de filtro rápido para que se aplique la selección y lapantalla nos muestre el resultado seleccionado.

Si en la casilla 'desde' no especificamos nada se nos mostrarán todos los

registros desde el principio de la tabla hasta lo que hayamos puesto en la

casilla 'hasta' .

Si en la casilla 'hasta' no especificamos nada se nos mostrarán todos los

registros que hay en la tabla desde lo consignado en 'desde' hasta el final

de la tabla.


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Si no especificamos nada en ninguna de las dos casillas no se realizará la

búsqueda. Esto impedirá sobrecargar de forma inútil la red listando todos

los datos que contiene la tabla.

Ejemplo: Queremos listar todos los artículos cuya descripción esté

entre 'Ratón' y 'Sirena'. Escogeremos el campo 'Descripción' desplegando

con la flecha negra. Después escribiremos 'Ratón' en la casilla inicial

(desde) y 'Sirena' en la casilla final (hasta). El listado central nos mostrará

todos los registros comprendidos entre ambos nombres.

Ejemplo: Queremos listar todos los artículos cuyo código sea superior

al '0012'. Escogemos el campo 'Código' desplegando la flecha negra.

Después escribimos '0012' en la casilla inicial (desde) y dejamos en blanco

la casilla final (hasta).

Ejemplo: Queremo listar todos los artículos cuya sección sea anterior a

la '09'. Escogemos el campo 'Sección' desplegando la flecha negra.

Después dejamos en blanco la casilla inicial (desde) y ponemos '09' en la

casilla final (hasta).

8.2. Criterio de ordenación

En la zona superior derecha de la pantalla tenemos el criterio deordenación que sigue el listado.

Si deseamos modificarlo basta con que despleguemos las opcionespulsando la flecha negra. Se nos mostrarán los criterios de ordenaciónque hayamos definido (véase configuración del listado) y podremos


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aplicar el nuevo criterio pulsando el botón de filtro rápido (la lupa sobrela hoja).

Los botones que tenemos debajo del filtro de ordenación secorresponden con las siguientes funciones:

Filtro rápido. Al pulsar sobre el filtro rápido se aplicarán los criteriosde ordenación establecidos en el filtro de ordenación y el ámbito debúsqueda determinado en el menú de búsqueda rápida. Si no hemospuesto ningún dato en el menú de búsqueda rápida nos aparecerá unerror que indicará la necesidad de establecer unos parámetros debúsqueda. Esto se hace para no sobrecargar la red (ver el apéndice 1,Preguntas Frecuentes ), aunque puede desactivarse mediante laconfiguración personalizada del listado (veáse la seccióncorrespondiente al final del capítulo).

Filtro avanzado. Al pulsar sobre el filtro avanzado se abrirá unapantalla en la que podremos establecer unos criterios de búsquedamás extensivos. Su funcionamiento se indica más adelante en estecapítulo en la sección Aplicando un filtro avanzado .

Mostrar primer registro de orden. Pulsando este botón el listadonos mostrará únicamente el primer registro que se corresponda con laopción de ordenación seleccionada.

Mostrar el último registro de orden. Pulsando este botón el lisyadonos mostrará únicamente el último registro que se corresponde con laopción de ordenación seleccionada.

Ejemplo: Queremos un listado de los productos cuyo código vayadel '01' al '03', ordenados por código. Introducimos en el menú debúsqueda rápida los valores 'desde: 01' y 'hasta: 02', y en criterios deordenación seleccionamos 'código'. Pulsamos el botón de fitro rápido y


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obtenemos el listado.

Ejemplo: Queremos el mismo listado que el ejemplo anterior, peroesta vez ordenado por descripción. Introducimos en el menú debúsqueda rápida los valores 'desde: 01' y 'hasta: 02', y en criterios deordenación seleccionamos 'descripción'. Pulsamos el botón de fitrorápido y obtenemos el listado.

Ejemplo: Queremos ver el último código que se ha introducido enla base de datos, y a qué registro pertenece. Seleccionamos en elcriterios de ordenación 'Código' y pulsamos el botón de 'mostrar el últimoregistro de orden'.

8.3. Filtro avanzado

En ocasiones es necesaria una búsqueda de un registro mediante unosparámetros determinados por varios campos. En ese caso tenemos laopción de filtro rápido (el botón con los binoculares). Al pulsar sobre élse abrirá una pantalla con varios campos (que pueden ser definidos porel usuario).


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Cuantos más campos cubramos, más detallada será la búsqueda. No esnecesario que cubramos todo el campo para que se realice la búsqueda,pero cuanta más información demos al programa, más exacto será elresultado obtenido.

Si marcamos la casilla 'Aprox.' nos dará un resultado de búsquedaaproximada. Esto es, que el texto que especifiquemos se encuentre encualquier parte del campo buscado.

Ejemplo: Queremos encontrar un alumno cuyo código empieza por12 pero no sabemos el resto. Introducimos 12 en el código y se nosmostrarán los alumnos con código 12, 121, 1202, 1204, etc.

Ejemplo: Buscamos a un cliente apellidado LOPEZ, pero nosabemos si es el primer o el segundo apellido. Introducimos LOPEZ enapellidos pero marcamos 'Aprox'. Nos listarán los alumnos: 'LOPEZURIARTE', 'PEREZ LOPEZ', 'LOPEZ LOPEZ', etc...

Ejemplo: Buscamos a un alumno apedillado LOPEZ perosabemos que LOPEZ es su primer apellido. Desmarcamos 'Aprox' y nosmostrará los alumnos con apellido 'LOPEZ LOPEZ, 'LOPEZ URIARTE'pero no, por ejemplo, a 'PEREZ LOPEZ' (empieza por PEREZ).

8.4. Rejilla de datos

En esta parte de la pantalla se nos muestran los resultados de nuestrabúsqueda. Las columnas que aparecen en pantalla son configurables,así como su ancho y posición.

Si cuando el ratón está situado sobre la rejilla pulsamos el botóncontrario (el botón derecho), nos saldrá un menú emergente como elsiguiente:


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Con la ayuda de este menú podemos configurar a nuestro gusto lo quemostrará el listado, así como los campos que se utilizarán como criteriosde búsqueda y ordenación. También podemos definir el ancho de lascolumnas y, si se da el caso, restaurar los valores iniciales que tenía elprograma en su instalación.

8.5. Configurar campos

Siempre que marquemos una casilla el campo correspondiente semoverá a la zona derecha, donde podemos ver dos listados con loscampos que serán visibles y aquellos que se utilizarán en los criterios deordenación/búsqueda.

Los botones con flechas arriba y abajo que hay al lado de cada listadosirven para mover la posición del campo seleccionado en la lista haciaarriba o abajo, de forma que aparezca antes o después que otro.

Ejemplo: En nuestro listado de pacientes solo queremos queaparezcan los campos Nombre, Dirección, Código y Teléfono enpantalla. Para las búsquedas solo necesitaremos los campos Nombre yCódigo. Normalmente realizamos las búsquedas y ordenaciones porCódigo. En este caso seleccionaremos como visibles los camposNombre, Dirección, Código, Teléfono. Seleccionaremos comoorden/listado Nombre y Código. Si no aparecen en el orden que nosotrosqueremos moveremos con las flechas código para que aparezca deprimero en la lista de 'búsquedas'.

8.6. Configurar columnas

Cuando entramos en la pantalla de listados las columnas tienen unaposición y ancho fijos, para evitar que estos se modifiquen al moveraccidentalmente el ratón sobre ellas.

Si marcamos esta opción se nos permitirá modificar la posición de lascolumnas. Para ello debemos marcar sobre el título de la columna (lazona gris) y, sin soltar el botón del ratón, arrastrar la columna hacia sunueva posición a la izquierda o la derecha.


121

También podemos modificar su ancho pulsando con el ratón justo en lalínea divisoria entre dos columnas y arrastraremos con el ratón paraconseguir el ancho adecuado.

Téngase en cuenta que las columnas que se mostrarán en el listado sedeben definir en la configuración de campos.

8.7. Restaurar valores predeterminados

El programa viene configurado por defecto con unas columnasdeterminadas para cada sección, así como un ancho estándar para lasmismas. Al pulsar esta opción desharemos cualquier cambio quehubiesemos aplicado nosotros y volveríamos a tener el listado como enel momento de la primera ejecución del programa.

8.8. Botones de acción

Los botones de acción son los que nos permiten interactuar con losregistros del programa:

Refrescar. Este botón solo tiene utilidad en laversión multipuesto del programa. En ocasiones podemos tener lapantalla de listados largo tiempo sin modificarla y otros usuarios enotros puestos estar introduciendo datos adicionales. Si nos queremosasegurar que lo que vemos en pantalla es la última versión de los datosque realmente se almacenan en el servidor debemos pulsar este botónpara que haga una llamada al ordenador central y devuelva los datosconfirmados de todos los puestos.

Nuevo. Al pulsar este botón añadiremos un nuevoregistro al sistema. Se abrirá entonces la pantalla correspondiente paraque podamos introducir todos los datos del nuevo elemento (ya sea unnuevo producto, cliente, proveedor, etc.). Las pantallas de cadaelemento y la forma de cubriras se describen en los capítulos


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correspondientes.

Editar. Abrirá la pantalla de edición para elelemento que tengamos actualmente seleccionado, permitiéndonosmodificar sus características. Las pantallas de cada elemento y laforma de cubriras se describen en los capítulos correspondientes.

Borrar. Eliminará de forma definitiva el registro quetengamos actualmente seleccionado. Antes de realizar esta operaciónel programa nos pedirá siempre una confirmación de la acción.Recuerde que una vez borrado un registro no hay ninguna opción pararecuperarlo. Proceda con cautela con esta operación.

Ver. Abrirá el registro actualmente seleccionadopero solo en modo visualización, sin permitir ninguna modificación.Esta opción es válida para poder ver los datos sin correr el riesgo demodificarlos accidentalmente o para el caso de que el usuario activo notenga los permisos de edición correspondientes a la sección en quenos encontremos (véase el capítulo Usuarios y permisos).

Imprimir. Abrirá la pantalla de impresión parasacar una copia en papel del listado mostrado.

Cerrar. Cierra la ventana actual y vuelve al menúprincipal del programa.

Seleccionar. Este botón solo está disponible sillegamos al listado desde la pulsación de un botón de selección (sedescribe el funcionamiento de estos botones en los capítulos que hablande las fichas que los contienen). Al pulsar sobre él se seleccionará elregistro activo.


123

8.9. Barra de navegación

La barra de navegación nos permite movernos por los registros pulsando

los botones correspodientes. De izquierda a derecha:

Ir al primer registro listado. Nos sitúa en el primer registro que aparezca

en la rejilla de datos .

Ir al registro anterior. Retrocede un registro.

Ir al siguiente registro. Avanza un registro.

Ir al último registro listado. Nos sitúa en el último registro que aparezca en

la rejilla de datos .

Además en todo momento nos indica cual es el criterio de ordenación y

selección aplicados al listado.

8.10. Filtro de fechas

Aparte de las opciones estándar mencionadas en otros apartados, los

listados de elementos que contengan fechas (tales como facturas, citas,

albaranes, altas, etc.) cuentan con un filtro adicional situado entre los

criterios de búsqueda y los criterios de ordenación , que nos permitirán

filtrar los resultados por fechas:

Si no marcamos la casilla de Intervalo de fechas de la zona superior NO

se aplicará ningún criterio de fechas, es decir, se mostrarán todos los

registros sin tener en cuenta la fecha.


124

De lo contrario se aplicará como criterio de fecha aquel que seleccionemos

en la casilla correspondiente. Los diversos criterios aplicables se pueden

seleccionar pulsando la flecha negra. Estos criterios vendrán definidos por

defecto o los puede seleccionar el usuario mediante la

configuración del listado descrita en la sección de rejilla de datos .

Los registros que se mostrarán estarán comprendidos entre la fecha inicial

(a la izquierda) y la fecha final (a la derecha). Dichas fechas se pueden

introducir a mano escribiendo en la casilla, o seleccionarlas mediante el

calendario interactivo pulsando el botón con el dibujo del calendario.

Una vez establezcamos el rango de fechas, y al igual que sucedía con

el rango de búsqueda normal , debemos pulsar aplicar filtro rápido para que

surta efecto la configuración escogida.

Tenga en cuenta que los criterios de búsquedas y los criterios de fechas

son acumulables.

Ciudad del Transporte Bloque 1, Piso 2ºPolígono del Tambre - Santiago (A Coruña)

email: [email protected]

Tlfno/Fax. 981. 57. 30. 38http://www.argos-galaica.com

manual de academia

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