manual cuadro de mando actividad - cruz roja cuadro de mando... · 3.4 objetivos anuales ......

Aplicación de Cuadro de Mando - ACTIVIDAD

Oficina Central – Secretaría General – Departamento de Sistemas de Información [email protected]

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-Junio 2006-



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ÍNDICE 1 INTRODUCION .......................................................................................... 3

2 INDICADORES ........................................................................................... 5

3 PARAMETRIZACION ................................................................................ 10

3.1 SEGMENTACION................................................................................ 11

3.2 CLASIFICACION ................................................................................ 13

3.3 DISTRIBUCION ................................................................................. 14

3.4 OBJETIVOS ANUALES ........................................................................ 15

4 INFORMES ............................................................................................... 16

4.1 FUNCIONALIDAD DE LOS INFORMES................................................ 18

4.1.1 PARTES DEL INFORME ....................................................................... 18

4.2 HERRAMIENTAS ................................................................................ 21

4.2.1 DISEÑO............................................................................................. 21

4.2.2 FAVORITOS....................................................................................... 23

4.2.3 ORDENAR.......................................................................................... 26

4.2.4 VISTAS ............................................................................................. 27

4.2.5 GUARDAR.......................................................................................... 29

4.3 PÁGINA IMPRIMIBLE........................................................................ 30

4.4 EXPORTAR......................................................................................... 30

5 INFORMES PARA OFICINAS LOCALES ..................................................... 31

Clasificación económico-financiera de la oficinas ................................ 31

Informe de Actividad para Oficinas Locales ......................................... 32



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1 INTRODUCION Para promover el desarrollo de las Asambleas Locales, se diseña un cuadro de mando sencillo y práctico que permite:

• Evaluar la situación actual. • Fijar objetivos, compromisos de mejora. • Orientar la toma de decisiones. • Medir el progreso hacia el objetivo y proponer medidas correctoras. • Avanzar en la mejora de la calidad de servicio.

El cuadro de mando permite un seguimiento de la situación actual y del progreso de una Asamblea Local hacia sus objetivos estratégicos. Estos objetivos se traducen en indicadores concretos que permiten realizar mediciones para asegurar la mejora continua. El análisis se ha clasificado atendiendo a los principales ejes de actividad y supone la identificación de oportunidades de mejora de las Asambleas Locales. Las áreas definidas para su análisis a través de los indicadores son:

Indicadores Actividad Medición del grado de diversificación de la actividad en la Asamblea Local, alcance de la actividad en la población donde se encuentra la Asamblea Local y acción del voluntariado en función de los usuarios a los que se da servicio y los proyectos en los que están asignados. Indicadores Voluntarios Diversificación del voluntariado en cuanto a edad y perfil; voluntarios adscritos a proyectos; análisis de las horas dedicadas y de las actividades realizadas para la gestión del reconocimiento o recompensa; rotación del personal; involucración en la sociedad en función del número de habitantes de la población. Indicadores Socios Ingresos derivados de la captación de fondos de socios particulares y de socios empresas; participación de la población; tipología de los socios en función de su antigüedad, permanencia media, número de socios que realizan el pago de la cuota a domicilio.



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Indicadores Formación Potenciación de la formación como seguro de calidad en la acción; volumen de formación total; formación impartida a personas externas; voluntarios formados; tipología de los cursos (presenciales o virtuales); infraestructura de los cursos de formación interna. Indicadores Infraestructura Infraestructura de la AL; acceso a las nuevas tecnologías (número de voluntarios y de usuarios que tienen acceso a Intranet, Extranet y al resto de aplicaciones). Indicadores Económicos Distribución de los porcentajes respecto al total de los ingresos y los gastos en función de la estructura por actividad (según los planes de intervención).



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2 INDICADORES Indicadores Actividad Actividad % Usuarios por Habitantes Usuarios Habitantes Diversificación de la Actividad Nº Planes Nº Programas Nº Proyectos Voluntariado Nº Usuarios / Nº Voluntarios Usuarios Voluntarios Nº Voluntarios / Nº Proyectos Voluntarios Proyectos Indicadores Económicos Estructura Contable Resultado del Ejercicio Total Ingresos Total Gastos Resultado del Ejercicio Pres Ingresos Presupuestados Estructura por actividad % Ingresos Intervención Social Ingresos Intervención Social % Ingresos Empleo Ingresos Empleo % Ingresos Salud Ingresos Salud % Ingresos Socorros y Emergencias Ingresos Socorros y Emergencias % Ingresos Medio Ambiente Ingresos Medio Ambiente % Ingresos Cooperación Internacional Ingresos Cooperación Internacional % Ingresos Formación Ingresos Formación % Ingresos Cruz Roja Juventud Ingresos Cruz Roja Juventud % Ingresos Voluntariado Ingresos Voluntariado % Ingresos Captación de Recursos Ingresos Captación de Recursos % Ingresos Comunicación Ingresos Comunicación



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% Gastos Intervención Social Gastos Intervención Social % Gastos Empleo Gastos Empleo % Gastos Salud Gastos Salud % Gastos Socorros y Emergencias Gastos Socorros y Emergencias % Gastos Medio Ambiente Gastos Medio Ambiente % Gastos Cooperación Internacional Gastos Cooperación Internacional % Gastos Formación Gastos Formación % Gastos Cruz Roja Juventud Gastos Cruz Roja Juventud % Gastos Voluntariado Gastos Voluntariado % Gastos Captación de Recursos Gastos Captación de Recursos % Gastos Comunicación Gastos Comunicación Indicadores Formación Cursos % Cursos Presenciales resp Total Nº Cursos Presenciales % Cursos Virtuales resp Total Nº Cursos Virtuales % Cursos a Externos Presenciales resp

Total Nº Cursos a Ext. Presenciales % Cursos a Externos Virtuales resp Total Nº Cursos a Ext. Virtuales Personas Ext. Formadas / Nº Habitantes Nº Habitantes F. a personas externas Total Personas Externas Formadas Ingresos Formación Externo Formación recibida % Voluntarios Formados Nº Voluntarios reciben formación % Vol. Formados respecto nuevas

incorporaciones Altas Voluntarios % Vol. Formados en FBI respecto nuevas

incorporaciones Nº Vol. Reciben FBI



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% Vol. Formados FB respecto al Total N. Vol. Reciben Formación Básica % Vol. Formados FB respecto a nuevas

incorporaciones N. Voluntarios reciben Formación Básica % Vol. Formados F. Esp. Del área respecto

al Total Nº Vol. Reciben For. Especializada Formación Recibida Media Horas de Formación por Voluntario

Formador Total Horas formación Monitores Voluntarios Formadores / Voluntarios Voluntarios Formadores Voluntarios Indicadores Infraestructura Uso de Aplicaciones % Voluntarios con acceso a Socios Nº Vol. Con acceso a Socios % Voluntarios con acceso a Formación Nº Voluntarios con acceso a Formación % Vol con acceso a donativos N vol con acceso a donativos % Vol con acceso a Voluntariado Nº vol con accceso a Voluntariado % Vol con acceso a SMS móviles Nº vol con acceso a SMS móviles % Vol con acceso a Seguimiento N vol con acceso a Seguimiento % Vol con acceso a Refugiados N vol con acceso a Refugiados % vol con acceso a Plan de Empleo Nº vol con acceso a Plan de Empleo % vol con acceso a Intervención Social N vol con acceso a Intervención Social % Usuarios con acceso a Socios Nº usuarios con acceso a Socios % usuarios con acceso a Formación Nº usuarios con acceso a Formación % usuarios con acceso a donativos N usuarios con acceso a donativos % usuarios con acceso a Voluntariado Nº usuarios l con accceso a Voluntariado % usuarios con acceso a SMS móviles Nº usuarios con acceso a SMS móviles % usuarios l con acceso a Seguimiento



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N usuarios l con acceso a Seguimiento % usuarios l con acceso a Refugiados N usuarios con acceso a Refugiados % usuarios l con acceso a Plan de Empleo Nº usuarios con acceso a Plan de Empleo % usuarios con acceso a Intervención

Social N usuarios con acceso a Intervención

Social Uso Intranet - Extranet Nº voluntarios con acceso a Intranet Vol. acceso Intranet Nº voluntarios % Voluntarios con acceso a Extranet Vol. acceso Extranet Nº Voluntarios Indicadores Socios Captación de Fondos Ingreso Medio de Socios Ingresos Mensuales Ingreso Medio por Socio Empresa Ing. Mensual Empresa Nº Socios Empresa Ingreso medio por Socio Particular Ingreso Mensual Particular Nº Socios Particular Penetración en población % Socios por Habitantes Socios Habitantes % Socios + Cuota Min. Por habitantes Socios + Cuota Mín. Tipología de Socios Edad Media de Socios Permanencia media de Socios % Socios Pago Domicilio Nº Socios Pago Domicilio Incremento Mensual Socios Decremento Mensual Socios Indicadores Voluntarios % Voluntarios por Habitantes Voluntarios Habitantes % Voluntarios Activos por Habitantes Voluntarios Activos Habitantes Tipología de los voluntarios Edad media de voluntarios Antigüedad media de voluntarios Incremento mensual de voluntarios



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Altas Voluntarios Bajas Voluntarios Voluntarios y Actividad % voluntarios adscritos a proyectos Nº voluntarios asignados a proyectos % vol. adscritos a proyectos Interv. Social Nº vol. adscritos a proyectos de Interv.

Social % vol. adscritos a proyectos Empleo N. vol. adscritos a proyectos Empleo % vol. adscritos a proyectos Salud Nº vol. adscritos a proyectos Salud % vol. adscritos a proy. Soc. y

Emergencias Nº vol. adscritos a proy. Soc. y

Emergencias % vol adscritos a proy. Medio Ambiente Nº vol. adscritos a proy. Medio Ambiente % vol. adscritos a proy. Coop.

Internacional Nº vol. adscritos a proy. Coop.

Internacional % vol. adscritos a proyectos Formación Nº vol. adscritos a proyectos Formación % vol. adscritos a proyectos Juventud Nº vol. adscritos a proyectos Juventud % vol. adscritos a proyectos Voluntariado Nº vol. adscritos a proyectos Voluntariado % vol. adscritos a proyectos de Cap.

Recursos N. vol. adscritos a proyectos de Cap.

Recursos % vol. adscritos a proyectos Comunicación N vol. adscritos a proyectos Comunicación Media de horas de dedicación a proyectos Horas dedicación a proyectos



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3 PARAMETRIZACION

Tendrá acceso a la parametrización de Actividad las personas con acceso a Cuadro de Mando desde Central.



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La parametrización se debe realizar al principio de cada año, definiendo:

1. Los criterios de segmentación de las Asambleas Locales dependiendo del numero de Habitantes.

2. Los criterios de Valoración de las Asambleas Locales, dando la clasificación de las AL’s.

3. Los porcentajes que distribuirán las AL’s dentro de su propio segmento y por su valor en la clasificación en: por encima de la media, en la media y por debajo de la media.Los objetivos anuales. se definen de forma individual para cada unos de los indicadores de cada segmento.

3.1 SEGMENTACION

Se establecen los criterios de segmentación para definir las distintas agrupaciones de Asambleas Locales. Existen dos criterios para realizar la segmentación.

1. Si la Asamblea Local es Capital o no. 2. El rango de Habitantes de Asamblea Local.



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Introducidos los criterios de Segmentación y después de pulsar el botón se muestra información adicional sobre los segmentos parametrizados. Numero de asambleas dentro de ese segmento, población, y porcentajes.



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3.2 CLASIFICACION

Para poder clasificar las asambleas locales, en cada segmento se parametriza los indicadores a tener en cuenta y el porcentaje de peso de cada uno de estos indicadores en la valoración de cada asamblea local:

Por ejemplo, con la parametrización definida en la pantalla anterior, la valoración de una asamblea vendrá definida por el valor de: (% Voluntarios / Max. % Voluntarios x Peso % Voluntarios ) + (% Socios / Max. % Socios x Peso % Socios) + (Nº Planes / Max. Nº Planes x Peso Nº Planes) + (Vol. Financ. / Max. Vol. Financ. x Peso Vol. Financ.) Estando mejor clasificada cuanto mayor sea este valor.



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3.3 DISTRIBUCION

Establecemos los porcentajes en los que agruparemos las asambleas locales dentro de su segmento, dependiendo de su valor de Clasificación A – Por encima de la media: asambleas con las mejores valoraciones, B – En la media, C – Por debajo de la media, Por ejemplo con la parametrización de la pantalla impresa a continuación, el 25 % de las asambleas con valor de clasificación mas alto, son las que estarán por encima de la media. El 25% con valor mas bajo, estarán por debajo d la media, el resto estarán en la media.



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3.4 OBJETIVOS ANUALES

Fijaremos los objetivo a alcanzar por las Asambleas para cada unos de los indicadores de cada segmento. Se muestra el valor objetivo definido en el año anterior para que sirva de referencia al establecer el nuevo



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4 INFORMES

Solo tienen acceso a estos informes los usuarios de la Oficina Central, Provincial o Autonómico. A cada uno de ellos les aparecerá la información relativa a su Ámbito.



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Existen dos informes en la carpeta de Indicadores de Seguimiento::

1. Indicadores de Gestión: muestra las columnas.

Valor: Dato del indicador consultado para el ámbito y periodo solicitado Media segmento: Resultado del indicador de la media del segmento en que se encuentra clasificada la Asamblea consultada. Objetivo: Valor del indicador establecido en el año a conseguir por el segmento consultado. Desviación: Diferencia obtenida entre el valor del indicador consultado y el objetivo fijado.

2. Indicadores por segmento: además de las columnas anteriores muestra

Segmento: Descripción del segmento al que pertenece la Asamblea consultada. Clasificación: Descripción de la valoración del segmento dependiendo de su valor de clasificación. Por encima de la media, En la media, Por debajo de la media.



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4.1 FUNCIONALIDAD DE LOS INFORMES

4.1.1 PARTES DEL INFORME

MEDIDAS Cada una de Información reportada por el informe En este caso las medidas serian Segmento, Distribución, Valor, Media, Objetivo, Desviación. DIMENSIONES Son los parámetros que condicionan el valor de las medidas. En nuestro caso existirían tres Dimensiones. Periodo. Ámbito. Indicador. Es decir, un periodo un ámbito y un indicador identifican una medida.



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Tanto las dimensiones y las Medidas pueden estar en tres posiciones dentro del Informe. En las Columnas, En las filas o como Elemento de Pagina. Elemento De Pagina Cualquier dimensión en esta posición, aparecerá como una lista desplegable con los distintos valores.

En las Columnas, En las filas Cualquier dimensión en esta posición, tanto en filas y columnas, podrá plegase y desplegaste.



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Por ejemplo podríamos desplegar los Indicadores de socios.

o también podríamos desplegar el Ámbito Extremadura y a su vez desplegar el Ámbito de Badajoz.



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4.2 HERRAMIENTAS Se disponer de una serie de herramientas para modificar la visualización del informe original y personalizarlo al gusto del usuario.

4.2.1 DISEÑO Teniendo claro las distintas partes que componen el informe. Nos será fácil ver las distintas posibilidades que ofrece el Diseño. Para entrar en Diseño simplemente pulsar la opción Diseño



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Las dos ordenes básicas que podemos ejecutar en Diseño serán Mover o Intercambiar. Por ejemplo Moviendo Ámbito por Encima de las Medidas conseguiremos pasar del informe anterior a:

Donde se puede ver que Cáceres abandona la posición como Fila y pasa a las columnas.



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O podemos intercambiar el ámbito por los periodos.

De esta forma conseguimos la colocación que mas nos interese.

4.2.2 FAVORITOS Los favoritos son agrupaciones de los posibles valores de cada dimensión (Estas agrupaciones solo puede hacerlas el Administrador). Seguramente es la parte mas importante a la hora de personalizar el informe original. Agrupaciones de Ámbito: PROVINCIAS.Andalucia...... Solo todas las provincias de Andalucía. CENTROS.Cuenca............... Solo todos los centros de Cuenca. Cádiz................................... Solo Cádiz. ....... Agrupaciones de indicadores: INDICADORES.Socios...... Solo todos lo indicadores de Socios Edad Media de Sodios....... Solo la Edad Media de Socios ......



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Agrupaciones de Periodo: 2004............... Únicamente los periodos del año 2004. ........ Esta opción no va a servir para variar los valores originales de un informe para una dimensión o varias. Imaginemos que queremos ver la edad media de los socios para todos los centros de Madrid. Primeramente escogeremos el Favorito (Agrupación) CENTROS.Madrid para la dimensión AMBITO

y escogeremos el Favorito (Agrupación) Edad Media de Socios para la dimensión INDICADORES.



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el resultado seria el siguiente.



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4.2.3 ORDENAR Una vez diseñado nuestro informe y elegido en Favoritos los valores con los que queremos jugar, podemos realizar una ordenación. Si por ejemplo queremos ordenar las Asambleas Locales por el segmento al que pertenecen

De igual forma podríamos hacer cualquier otra ordenación.



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4.2.4 VISTAS Existen tres vistas: Matriz, Tabla o Gráficos. Matriz La vista empleada hasta ahora. Tabla. Se convierte en una tabla normal, donde todo son celdas, y las dimensiones no tienen sentido, desaparece la posibilidad de desplegar, o de tener dimensiones por encima de las medidas.



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Grafico Se dispone de gran variedad de Gráficos, a partir del informe Matriz diseñado. Como un simple informe de Barras



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4.2.5 GUARDAR Podemos guardar nuestro nuevo informe, para poderlo consultar en cualquier momento sin tener que volver a diseñarlo.

Pulsando el botón de la parte inferior. Nos aparecerá un cuadro de dialogo, donde debemos indicar un nombre y una carpeta donde será guardado el nuevo informe.

Los listados se podrán guardar únicamente en la carpeta Personalizados



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4.3 PÁGINA IMPRIMIBLE Opción para imprimir, pudiendo seleccionar para todos o varios de los elementos de página, el tamaño de papel y .el número de filas y columnas por página.

4.4 EXPORTAR Exportación del listado a otro formato, se recomienda Excel.



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5 INFORMES PARA OFICINAS LOCALES

Clasificación económico-financiera de la oficinas

Ejecutado el informe.



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Informe de Actividad para Oficinas Locales

Se puede seleccionar los parámetros:

Área: Todas. Indicadores de Socios Indicadores de Voluntarios Indicadores de Actividad Indicadores de Infraestructuras Indicadores de Formación Indicadores de Economicos



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Indicadores: Podemos indicar todos ó cada uno de ellos. Periodo: Seleccionamos un Intervalo de Mes-Año.

El listado muestra los siguientes campos: Valor: El valor del Indicador en la asamblea Local. Media: La media del indicador del segmento al que pertecene la Asamblea Local

(en este caso el valo medio para las asambleas locales entre 0 y 9999 habitantes).

Objetivo: Objetivo marcado por Central para la asamblea Local. Desviación: Desviación entre el valor del indicador y el objetivo marcado.



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Si pedimos el informe con la opción “Ver Factores que componen los indicadores”, la aplicación nos muestra

En el que podemos ver el dato de los factores que intervienen en los indicadores. Junio, 2006.

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