INTRODUCCIÓN

El Departamento Administrativo de Presidencia de la República, pertenece a la Rama Ejecutiva del Poder Publico, por tanto como entidad del Estado su creación y funcionamiento se rige por las normas de derecho Publico que sustentan la legalidad de la Estructura del Estado.

La ley 55 de 1990 dispone que el DAPRE tenga una naturaleza especial, por lo tanto cuenta con una estructura y nomenclatura de sus dependencias y empleos acorde con la misma. Tiene regímenes especiales en materia presupuestal, fiscal, administrativa, contractual, salarial y prestacional, para cumplir con el objeto y funciones asignadas.

Su sede principal es el Palacio de Nariño y cuenta con el edificio administrativo ubicado en la Calle 7 No. 6 - 54 de Bogotá D.C.

Con el fin de procurar la eficacia, eficiencia y efectividad durante la ejecución, control y evaluación de todas y cada una de las actividades descritas en los procedimientos que se llevan a cabo en la Oficina de Control Interno de la Presidencia de la República, se presenta este Manual de Procesos y Procedimientos, elaborado con base en la labor diaria desempeñada por la oficina.

Dicha Oficina depende de la Dirección del Departamento Administrativo de la Presidencia. Además está articulada con todas las áreas misionales y de apoyo de la Presidencia de la República.

La Utilidad de la aplicación de los procedimientos descritos en este documento, permite establecer formalmente los métodos y técnicas de trabajo a seguir en la Presidencia de la República, así como garantizar y asegurar la calidad en la prestación de servicios con procedimientos estandarizados y articulados, cuyo beneficio describe claramente las responsabilidades de los funcionarios al realizar articuladamente las tareas requeridas para el cumplimiento eficiente de los procesos.

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MISIÓN

Corresponde al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República asistir al Presidente en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales, legales y prestarle el apoyo administrativo y los demás servicios necesarios para dicho

fin

VISIÓN

Convertir al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República en la Entidad líder del sector, que asista en la mejor forma al Presidente de la

República en el cumplimiento de las funciones Constitucionales, legales y de los objetivos plasmados en el Plan Nacional de Desarrollo, suministrándole

además el más eficiente apoyo logístico y Administrativo

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOSOFICINA DE CONTROL INTERNO

1. GENERALIDADES

1.1 ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN

El presente Manual de Procesos y Procedimientos rige para la Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y se constituye en el instrumento facilitador para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

1.2 DEFINICION DEL MANUAL DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

El Control Interno es el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la Entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigente dentro de las políticas trazadas por la dirección, con el fin de cumplir la Misión Institucional.

Previsto lo anterior; el Manual de Procesos y Procedimientos de la Oficina de Control Interno, es una guía sistemática y practica que ayuda en forma eficiente, eficaz y segura, a realizar los procedimientos concernientes al cumplimiento de las funciones, para las cuales fue creada esta oficina.

1.2.1 Objetivos del Manual de Procesos y Procedimientos:

Compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada, las actividades que efectúan los funcionarios que intervienen en el proceso.

Formalizar los métodos y técnicas de trabajo que se siguen, en la realización de las actividades.

Precisar responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de actividades.

Convertir al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República en la Entidad líder del sector, que asista en la mejor forma al Presidente de la República en el cumplimiento de las funciones Constitucionales, legales y de los objetivos plasmados en

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el Plan Nacional de Desarrollo, suministrándole además el más eficiente apoyo logístico y Administrativo furiosísima

1.3 PLATAFORMA ESTRATEGICA

La Oficina de Control Interno, para el cumplimiento de la misión Institucional ha definido y concretado su misión, visión y principios básicos.

1.3.1 Misión: Asesorar a la Dirección de Presidencia de la Republica en el fortalecimiento del Control Interno mediante la evaluación, seguimiento y control a los procesos de Gestión Institucional, formulando diagnostico y recomendaciones con el propósito de que la labor Gerencial y Administrativa se desarrollen dentro de los principios constitucionales, directrices gubernamentales, marco legal y política de la Entidad.

1.3.2 Visión: Ser la Oficina asesora del mas alto nivel, conformada por un grupo humano idóneo y calificado para trascender interna y externamente.

1.3.3 Principios Básicos: De conformidad con el ejercicio del Control Interno en su articulo 1°, de la Ley 87, implica que este debe hacerse siguiendo los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad y en particular a las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad de mando.

El principio de igualdad implica, que el sistema de control interno debe velar porque las actividades de la Entidad, estén orientadas efectivamente hacia el interés general, sin privilegios otorgados a grupos especiales.

El principio de moralidad indica que todas las operaciones deben ser realizadas, no solo acatando las normas constitucionales y legales, sino también los principios éticos y morales que rigen nuestra sociedad.

El principio de economía ordena vigilar que la asignación de los recursos sea la mas adecuada, en función de los objetivos y metas institucionales.

El principio de celeridad establece que uno de los aspectos principales sujeto del control, debe ser la capacidad de respuesta oportuna por parte de la Entidad a las necesidades sociales que caen dentro de su ámbito de competencia.

Los principios de imparcialidad y publicidad apuntan a obtener la mayor transparencia posible en las actuaciones de la Entidad, de tal manera que nadie pueda sentirse afectado en sus intereses o se objeto de discriminación.

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Finalmente, el principio de valoración de costos ambientales supone que, para aquellas entidades en las cuales su operación pueda tener un impacto ambiental negativo, la minimización de este debe ser un elemento importante en al toma de decisiones y en la conducción de sus actividades rutinarias.

Además de estos principios se podrían agregar otros como el principio de eficiencia, que se ocupa de examinar si los resultados se logran de manera oportuna y guardan relación con los objetivos y metas de la Organización. Este principio es inherente la Control Interno, pues aunque no lo enumera explícitamente la Ley 87, es uno de los principios que, según él articulo 209 de la Constitución, inspiran la función administrativa. Igualmente podría mencionarse el principio de equidad, que busca identificar los receptores de la acción económica y analizar la distribución de costos y beneficios entre sectores económicos y sociales. La equidad es uno de los fundamentos del Control Interno en tanto que según la Constitución y la ley, este principio debe orientar la función de control fiscal.

1.4 OBJETIVO GENERAL DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

Implementar el Sistema de Control Interno en la Presidencia de la Republica, atendiendo a los principios constitucionales que deben caracterizar la administración del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, así como la misión asignada en los artículos 1°, 2° y 3°, del decreto 1680 de 1991, y el orden de importancia de cada una de las funciones del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, teniendo en cuenta que además de asistir al Presidente de la Republica, en el ejercicio de sus funciones constitucionales y legales, también presta apoyo administrativo, cuyas funciones primordiales están definidas por la ley 55 de 1990, el diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno se orientara al logro de los siguientes objetivos fundamentales:

1.4.1 Objetivos Específicos de Control Interno:

Proteger los recursos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, buscando su adecuada administración y protección, ante posibles riesgos que los afecten.

Procurar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional, bajo claros principios equidad y transparencia.

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Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidas al cumplimiento de los objetivos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Procurar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional. Propender por la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las

desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos.

Facilitar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación.

Velar porque la entidad disponga de procesos de Planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.

Adelantar la gestión de auditoria en sus etapas íntegras, sobre los fondos, valores y bienes y sobre el movimiento contable y presupuestal del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica

2. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2.1 METODOLOGÍA

Para el levantamiento de la información se contó con la colaboración del personal de la Oficina de Control Interno, con participación de todos los cargos existentes quienes aportaron la descripción y documentación de cada uno de los procedimientos y aprobaron la diagramación correspondiente.

La metodología empleada sigue los pasos dados en el instructivo “ Directrices para la elaboración, presentación y actualización de los manuales de procesos y procedimientos” elaborado por Planeación.

Se contó con la asesoría directa y continua de expertos en el levantamiento de flujogramas correspondientes a la Oficina de Control Interno y el departamento Administrativo de la Función Publica. A cada flujograma lo acompaña la descripción detallada de las distintas actividades que se realiza en cada proceso, con el responsable de cada actividad y puntos de control.

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Así mismo permitieron consultar y recuperar normas de creación de la Oficina y sus funciones, contenidas en el Capitulo de Bases y Normas Legales de este Manual.

A continuación se relacionan los procesos y procedimientos objeto de este manual:

Proceso: Sistema de Control InternoProcedimiento: Valoración del Riesgo Asesoría y Acompañamiento Evaluación y Acompañamiento Relación con Entes Externos

2.2 VALIDACIÓN

El presente Manual describe los procesos tal y como se deben realizar a partir de la fecha.

Para cada modificación posterior que sea necesaria de realizar, la Dependencia interesada solicitara el concepto previo a la Oficina de Planeación, remitiendo el formato de actualización que aparece en el instructivo.

2.3 MANEJO Y CONSERVACIÓN DEL MANUAL

Con el propósito de asegurar el perfecto estado de las hojas y de la totalidad del instructivo, el Manual debe tratarse de una manera cuidadosa.No debe ubicarse en lugares contaminados o de condiciones ambientales extremas

4. DESARROLLO DEL MANUAL

4.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

El soporte de la estructura organizacional de la Oficina de Control Interno se integra con un total de 6 funcionarios, distribuidos así:

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Personal Oficina de Control InternoProfesional

con postgradoProfesional Tecnólogos

Auxiliar Administrativo

Jefe TOTAL

De Planta 1 4 0 0 1 6

La Oficina depende de la Dirección del Departamento Administrativo, además está interrelacionada con todas las áreas misionales y de apoyo de la Entidad.

La ubicación de la Oficina dentro de la estructura organizacional del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República se presenta en la siguiente página.(Organigrama.)

4.1.1 Estructura Funcional Interna: La Oficina de Control Interno cumple cuatro actividades básicas, para el desempeño de sus funciones, monitoreadas por un Jefe. La Estructura Funcional Interna de la Oficina (Figura 1) se plantea en un esquema circular, propio de una organización horizontal, donde todos los responsables participan en el cumplimiento del objetivo general de la Oficina.

Figura 1. Estructura Funcional Interna

4.2 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIAGRAMADOS

4.2.1 CONVENCIONES DIAGRAMAS DE FLUJO

Para la elaboración, se utiliza la simbología internacionalmente aceptada, la cual asigna un símbolo específico a cada tipo de actividad realizada. La simbología utilizada en la elaboración de los diagramas de flujo tiene la siguiente equivalencia:

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OPERATIVIDAD DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNOOPERATIVIDAD DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE CONTROL INTERNOOFICINA DE CONTROL INTERNO

JEFE DE OFICINA

CULTURA DE CONTROL INTERNOCULTURA DE CONTROL INTERNO- Capacitación- Capacitación

PROCEDIMIENTOS INTERNOS ADMINISTRATIVOSPROCEDIMIENTOS INTERNOS ADMINISTRATIVOS

AUDITORIA INTERNAAUDITORIA INTERNA

Inicio / Fin Operación Manual Operación Sistematizada

Decisión Documento Archivo

Conector Esta Página Conector Otra Página Archivo Magnético

Operación que marca un Punto de Control Conector Transmisión Compartida

La dirección de las flechas de flujo indican el orden en que se realizan las operaciones. A continuación se presentan los procedimientos en Diagramas de Flujo.

5. PUNTOS DE CONTROL

La Oficina de Planeación en conjunto con la Oficina de Control Interno, procedió a identificar los Puntos de Control, es decir, las actividades claves de cada procedimiento donde se verifica el cumplimiento del objetivo general de la Oficina de Control Interno.

5.1 OBJETIVOS DE LOS PUNTOS DE CONTROL

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- Verificar si el procedimiento se está realizando en la forma en que fue concebido.

- Validar el cumplimiento de las actividades previas al Punto de Control, de la presencia o el paso de un documento en especial a través de un procedimiento.

- Monitorear el cumplimiento de leyes, decretos y demás normas que enmarcan el

desarrollo del procedimiento.

- Alimentar estadísticas que permitan la obtención rápida y sencilla de indicadores para medir la eficiencia de la gestión en un período de tiempo.

5.2 CLASES DE CONTROLES

Las actividades donde se debe ejercer control por parte del Jefe de la Oficina de Control Interno y de los responsables que desarrollan dichas actividades se encuentran resaltadas en cada procedimiento, cabe anotar que se deben tener en cuenta controles de tipo:

5.2.1 Operativo: Examen que verifica el adecuado cumplimiento, la efectividad y el control en el momento de la ejecución para lograr que su mejoramiento y perfeccionamiento sea permanente y oportuno.

5.2.2 Administrativo: Abarca los sistemas de organización interna, la distribución de funciones, los sistemas de selección y aprobación de utilización de recursos, la normatización de actividades a través de manuales de funciones y de procedimientos y los mecanismos de registros relacionados con la adopción de decisiones, que rige el nivel directivo para autorizar operaciones y transacciones.

5.2.3 Financiero: Examen que se realiza, con base en las normas de Auditoría de aceptación general, para establecer si los estados financieros de una Entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.

5.3.4 De Calidad: Grado de satisfacción de la comunidad por los bienes y servicios que se prestan.

5.3.5 Autocontrol: Es el control permanente ejercido por cada persona desde el comienzo de cada proceso, cuyo fin primordial es el mejoramiento continuo.

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5.3 TIPOS DE CONTROL

Para que un sistema de control sea eficaz debe emplearse una combinación de diferentes controles que permita compensar las ventajas particulares de cada uno, según su aplicación se dividen en:

5.3.1 General: Aseguran el cumplimiento de los controles específicos que comprenden los contemplados en los manuales, procedimientos, presupuestos, los informes operativos, estados financieros etc.

5.3.2 Específicos: En relación con el acceso tiene la finalidad de protección disposición y rendición de cuentas e informes.

5.3.3 Preventivo: Previenen errores y puede ser organizativos o de procedimiento. Los organizativos rigen la división de lo deberes, como la separación entre las funciones de autorización y las de ejecución. Los de procedimiento conciernen al procesamiento de los datos y deben asegurar un manejo integro, exacto y adecuado. Entre los controles de procedimientos figura el control de los números de orden, los requisitos para la autorización, la comprobación de la elaboración de documentos y sus operaciones matemáticas y el empleo de mecanismos que depuren las actuaciones administrativas.

5.3.4 De Detención: Sirve para detectar previamente cualquier error y supervisar el resultado del procedimiento. En el plano operativo se aplican a la verificación de la revisión de cuentas bancarias, facturas, comprobantes de pago, entradas y salidas de Almacén.

5.3.5 Correctivos: Son la aplicación de las medidas correctivas que se tomen, basadas en los problemas revelados por los controles anteriores.

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