manual compras v703 - gutsa.com.mx · información con el sistema de precios unitarios, en él...

EnKOnTROL MODULO DE COMPRAS

Versión 7.03 1 de 276 ABRIL-2005

ÍÍÍNNNDDDIIICCCEEE INTRODUCCIÓN............................................................................................5

INICIO DE SESIÓN........................................................................................6

MENU PRINCIPAL .........................................................................................7

MENÚ DE MAESTROS ......................................................................................... 7 MENÚ DE PRESUPUESTO ..................................................................................... 7 MENÚ DE PROCESOS DIARIOS .............................................................................. 7 MENÚ DE CONSULTAS ........................................................................................ 7 MENÚ DE REPORTES .......................................................................................... 7 MENÚ DE CONFIGURA ........................................................................................ 8 MENÚ DE VENTANA ........................................................................................... 8 SALIR ........................................................................................................... 8

BARRA DE HERRAMIENTAS...........................................................................9

MENU MAESTROS........................................................................................12

DATOS DE LA COMPAÑÍA ................................................................................... 13 PAÍSES........................................................................................................ 15 ESTADOS ..................................................................................................... 17 CIUDADES .................................................................................................... 19 IDENTIFICADORES........................................................................................... 21 CENTROS DE COSTO ........................................................................................ 23 PUESTOS ..................................................................................................... 26 EMPLEADOS .................................................................................................. 28 ALMACENES .................................................................................................. 30 ÁREA .......................................................................................................... 32 ÁREA-CUENTA ............................................................................................... 33 LAB´S ........................................................................................................ 35 TIPOS DE MOVIMIENTOS ................................................................................... 36 PROVEEDORES ............................................................................................... 39 MONEDAS .................................................................................................... 44 TIPO DE CAMBIO ............................................................................................ 46 EMBARQUE ................................................................................................... 48 A,B,C A REGIONES ......................................................................................... 49 LISTA DE PRECIOS POR REGIÓN .......................................................................... 50 EMPLEADOS VS. CUENTAS ................................................................................. 52 RETENCIONES................................................................................................ 53

MENU DE PRESUPUESTO .............................................................................55

ASIGNACIÓN DE REQUISITORES .......................................................................... 56 ASIGNACIÓN DE COMPRADORES .......................................................................... 58 TIPOS DE INSUMO........................................................................................... 60 GRUPOS DE INSUMO ........................................................................................ 62



INSUMOS ..................................................................................................... 64 EXPLOSIÓN DE MATERIALES ............................................................................... 66 ADITIVAS Y DEDUCTIVAS .................................................................................. 68 ADITIVAS Y DEDUCTIVAS CANTIDAD ..................................................................... 70 ADITIVAS Y DEDUCTIVAS PRECIO ........................................................................ 72 IMPRESIÓN DE ADITIVA/DEDUCTIVA ..................................................................... 74 IMPRESIÓN DE EXPLOSIÓN DE MATERIALES............................................................. 77 CAPTURA DE PRESUPUESTO................................................................................ 79

MENU DE PROCESOS DIARIOS ....................................................................81

ANTICIPOS ................................................................................................... 82 ABC Anticipos Proveedor............................................................................ 83 Reportes Anticipo Proveedor ...................................................................... 86 Generación Anticipos Proveedor.................................................................. 89 Reporte Estado de Cuenta Proveedor .......................................................... 91

REQUISICIONES ............................................................................................. 94 CUADRO COMPARATIVO .................................................................................... 98 GENERACIÓN DE O. C. ....................................................................................101 ORDENES DE COMPRA .....................................................................................104 AJUSTES / CANCELACIÓN O.C. ..........................................................................110 ENTRADAS DE ALMACÉN...................................................................................112 TRASPASOS A OTRO C. C. ................................................................................115 INSUMOS RECIBIDOS POR ORDEN COMPRA ............................................................118 PROVEEDOR INSUMOS.....................................................................................121 MOVIMIENTOS NO INVENTARIABLES ....................................................................123 Mantenimiento Remisión...........................................................................124 Recepción de Insumos..............................................................................127 Recepción Global de Insumos....................................................................130 Consulta Remisión ...................................................................................133 Reporte Remisión: ...................................................................................134 ABC Interfase a Contabilidad.....................................................................136 Definición de Transferencia Póliza ..............................................................139 Proceso de Generación de Póliza................................................................141 Proceso de Desactualización de Póliza ........................................................142

MENU DE CONSULTAS ...............................................................................143

REQUISICIONES ............................................................................................144 ORDENES DE COMPRA .....................................................................................146 ENTREGAS PROGRAMADAS................................................................................149 ANÁLISIS DE COMPRAS....................................................................................151 INSUMOS EXCEDIDOS .....................................................................................153 REQUISICIONES POR COMPRADOR.......................................................................155 PROVEEDOR INSUMO ......................................................................................157 ANÁLISIS CONSOLIDADO PROVEEDOR ..................................................................159 COMPORTAMIENTO DE PROVEEDORES...................................................................161 FLUJOS COMPROMETIDOS.................................................................................163



ANÁLISIS CONSOLIDADO % C.C. .......................................................................165 COMPARATIVO VS PRESUPUESTO........................................................................167 COMPARATIVO VS PPTO POR EL TIPO DE INSUMO.....................................................169 COMPARATIVO VS PPTO POR GRUPO DE INSUMOS ....................................................170 COMPARATIVO VS PPTO POR INSUMO ..................................................................171 ANÁLISIS DE INSUMOS ....................................................................................173 ANALÍTICO POR ORDEN DE COMPRA ....................................................................175

MENU DE REPORTES .................................................................................177

ESTATUS DE REQUISICIONES.............................................................................179 CUADRO COMPARATIVO ...................................................................................182 PREFORMA MATERIAL POR RECIBIR .....................................................................185 RESUMEN DE FLUJOS COMPROMETIDOS ................................................................188 REPORTE DE FLUJOS COMPROMETIDOS .................................................................191 ORDENES DE COMPRA .....................................................................................194 ORDENES DE COMPRA POR CONTRATISTA..............................................................196 REQUISICIÓN ...............................................................................................198 AJUSTE ORDEN COMPRA ..................................................................................200 COMPARATIVO DE PROVEEDORES........................................................................202 RELACIÓN DE ORDEN DE COMPRA–FACTURA ..........................................................205 COMPARATIVO VS PRESUPUESTO........................................................................208 PRESUPUESTO VS COMPRADO VS GASTADO REAL ....................................................213 PRESUPUESTO VS COMPRADO VS GASTADO REAL POR TIPO........................................216 CONSECUTIVO DE ORDENES DE COMPRA...............................................................219 ENTREGAS PROGRAMADAS................................................................................222 CONSOLIDADO DE COMPRAS .............................................................................225 ANÁLISIS DE COMPRAS....................................................................................228 ANALÍTICO DE COMPRAS POR PROVEEDOR .............................................................231 ESTADÍSTICO MENSUAL POR PROVEEDOR ..............................................................234 PROVEEDOR INSUMOS.....................................................................................238 ANALÍTICO DE COMPRAS POR INSUMO ..................................................................240 ESTADÍSTICO DE ÚLTIMOS PRECIOS ....................................................................243 RELACIÓN DE INSUMOS RECIBIDOS .....................................................................246 RESUMEN DE COMPRAS ...................................................................................249 REGISTRO DE COMPRAS...................................................................................252 RELACIÓN DE COMPRAS PENDIENTES POR COMPRADOR .............................................255

MENU DE CONFIGURA...............................................................................257

IMPRESORA..................................................................................................258 USUARIOS ...................................................................................................259 NIVELES SEGURIDAD ......................................................................................261 RELACIÓN PROG/NIVEL ...................................................................................262 CAMBIAR DE USUARIO (ADMINISTRADOR) .............................................................264 PASSWORD EN PROCESOS ................................................................................265 ACTUALIZA UNIVERSAL....................................................................................266 ACTUALIZA UNIVERSAL MULTICOMPAÑÍA...............................................................267



LEYENDA ORDEN DE COMPRA ............................................................................269 RE-GENERACIÓN PRESUPUESTO .........................................................................270 LIBERADOR DE INSTANCIAS ..............................................................................271 NIVELES SEGURIDAD POR IDENTIFICADOR DE CC ....................................................272 RELACIÓN IDENTIFICADOR CC NIVEL IDENTIFICADOR POR CC.....................................273

MENU AYUDA............................................................................................274

MENU DE VENTANA...................................................................................275



Sistema Integral de Ordenes de Compra

Introducción

El módulo de compras se diseñó con el motivo de ser una herramienta

computacional con la cual se evitará efectuar manualmente el trabajo tedioso y repetitivo que le ocasiona la elaboración y control de las órdenes de compra y su seguimiento.

Este sistema se encuentra enlazado con los Sistemas de Precios Unitarios,

Inventarios, Contabilidad y Proveedores EnKontrol. Con esta comunicación se evitarán dobles y hasta triples capturas, ya que al momento de capturar las requisiciones y órdenes de compra se comparten los catálogos de insumos y proveedores y se actualizan los acumulados para comparar el presupuesto de control Vs lo comprado y así inmediatamente permitir al usuario tomar decisiones.

Es conveniente que el Sistema de Compras sea solamente utilizado por

personal relacionado y autorizado del área de compras.

Con este sistema el usuario manejará con oportunidad las requisiciones y

órdenes de compras contando así con un amplio rango de confiabilidad.



Inicio de Sesión

Para iniciar la sesión en el módulo debemos dar doble click en el acceso directo que corresponde al sistema de compras:

Inmediatamente aparecerá la pantalla de acceso del sistema en la cual nos solicitará los datos principales para identificarnos y abrir las bases de datos.

Estos datos son:

• Compañía: El sistema es multicompañía, debemos introducir el número de empresa que deseamos acceder para que sea abierta la base de datos correspondiente.

• Password: Esta es la clave de acceso configurada por el administrador

del sistema que nos identifica como usuario y que es única. Está compuesta por un número de usuario de cuatro dígitos y una contraseña (password) confidencial y personal.

Al teclearlos correctamente será desplegada la pantalla principal que contiene

el menú principal como se muestra a continuación:



MENU PRINCIPAL

Describiremos brevemente las opciones del menú principal: Menú de Maestros

A través de este menú definimos las tablas de inicio del sistema y le damos mantenimiento a los catálogos que nos facilitan la operación diaria. Tablas como ciudades, países, estados y catálogos como los tipos de movimientos y proveedores son indispensables para iniciar la operación del sistema.

Menú de Presupuesto

A través de este menú definimos las tablas que nos permiten compartir información con el sistema de Precios Unitarios, en él también establecemos el acceso de los diferentes compradores a los centros de costo para establecer responsabilidades de control y seguimiento. Facilita la puesta en marcha de las comparaciones contra el presupuesto de control capturándolo y dándole mantenimiento.

Menú de Procesos Diarios

Este menú nos permite la captura de las requisiciones y órdenes de compra así como sus cancelaciones y modificaciones. También, en caso de no contar con el Sistema de Inventarios EnKontrol, nos facilita la captura de las entradas y traspasos al almacén, permitiendo así darle seguimiento y control a nuestras órdenes de compra.

Menú de Consultas

Nos permite desplegar en pantalla diferentes formatos de nuestros movimientos como son: entregas programadas, insumos excedidos, etc.

Menú de Reportes

De la misma manera que las consultas, nos facilita la visualización de datos, pero la diferencia está en que nos da la opción de enviarlos a la impresora.



Menú de Configura Nos permite definir los niveles de acceso al sistema y las opciones de menú a que se tiene derecho según lo establecido en las funciones operativas. También nos facilita la administración de los usuarios, passwords o contraseñas y sus niveles de acceso para asegurar nuestra información. También nos facilita seleccionar y administrar las características de las impresoras tanto locales como de red, que tengamos disponibles en el sistema.

Menú de Utilerías Esta opción nos brinda una utilería gráfica de concurrencia de usuarios, así como un reporte de conexión de los mismos.

Menú de Ayuda Esta opción solo proporciona información de Copyright así como la versión del sistema.

Menú de Ventana

Nos facilita la configuración en nuestra pantalla de las diferentes ventanas desplegadas simultáneamente durante nuestra operación diaria, de tal manera que podamos administrarlas y visualizarlas de la manera más adecuada.

Salir

Esta opción no es un menú, es la decisión del usuario para cerrar la aplicación y salir totalmente del sistema.



Barra de Herramientas

Los iconos de la barra de herramientas nos permiten realizar las siguientes actividades:

Configura la Impresora: Seleccionar y configurar las impresoras tanto locales como de red para utilizarse como dispositivos de salida según convenga en cada momento del proceso diario. Al presionar este botón se despliega el cuadro de diálogo:

Debemos seleccionar la impresora que deseamos y presionar el botón OK. Si necesitamos ajustar la definición de la impresora oprimimos el botón Setup y entramos al menú correspondiente. Si no deseamos hacer cambios oprimimos el botón Cancel.

Salir: Al oprimir este botón el sistema asume que deseamos Salir del Sistema, pero nos envía la ventana de confirmación:

Si en verdad desea terminar su sesión de trabajo con esta aplicación presione el botón Aceptar, en caso contrario presione el botón Cancelar.

NOTA: En la esquina superior derecha se encuentra el botón marcado con una X. Al presionar este botón la sesión se termina automáticamente sin confirmar. Tenga precaución al utilizar esta opción ya que puede perder datos que no hayan sido grabados a la base de datos.



Otros iconos que se despliegan en la barra de herramientas durante las sesiones de trabajo en las ventanas de captura son:

Envía a Imprimir el reporte o catálogo seleccionado mostrándonos en la mayoría de las veces una vista preliminar.

Agrega un renglón en blanco que nos permite la introducción de datos para dar de alta un registro en la base de datos, también se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas.

Nos permite Modificar información de un registro grabado previamente en la base de datos. también se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas.

Grabar la información de la ventana activa en la base de datos. Por ejemplo Al dar de alta el registro para su uso posterior. también se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas.

Cancela la información introducida hasta la última grabación en la base de datos. Regresando a la posición inicial de captura en el cuadro de diálogo. también se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas.

Borra el renglón de la base de datos. Se debe tener cuidado con el uso de este botón ya que puede perder información importante. Cuando el registro en cuestión tiene asociadas otras transacciones en la base de datos, el sistema NO nos permite borrarlo para mantener la consistencia. también se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas.

Busca información en la base de datos mostrándonos los catálogos, facilitando así la selección de las claves o códigos correctos en los campos de captura de los cuadros de diálogo. Se tiene la opción de las teclas rápidas: F1, CtrlF1 y/o ALT+F1 dependiendo de la opción a la que se ingrese La pantalla mostrada varía de acuerdo al catálogo en cuestión.

Salir o cerrar la última ventana abierta. Este botón nos facilita regresarnos a la ventana inmediata anterior abierta, cerrando correctamente la ventana actual. En la ejecución de reportes mientras nos muestra la vista preliminar, este botón nos facilita desplazarnos a la página anterior para revisar su contenido antes de enviarlo a imprimir. Se encuentra a la derecha del botón de Siguiente Página.

En la ejecución de reportes este botón nos facilita desplazarnos a la Siguiente Página para revisar su contenido antes de enviarlo a imprimir.

Este botón nos permite Aumentar el tamaño (Zoom In) de la vista preliminar para revisar su contenido antes de enviarlo a imprimir.



Este botón nos permite Disminuir el tamaño (Zoom Out) de la vista preliminar para revisar su contenido y formato antes de enviarlo a imprimir.

Exportar para mandar el documento a un archivo con formato específico

Cabe destacar que cada vez que se selecciona una opción dentro de cualquiera de los menús, aparece una serie de iconos debajo de la barra de menús y al mismo tiempo un menú adicional en la parte superior izquierda de la ventana denominado Edición o Reporte, las opciones desplegadas bajo este último menú, corresponden a cada uno de los iconos presentados, de esta manera el usuario cuenta con dos opciones para realizar una misma operación.

EnKOnTROL MODULO DE COMPRAS MAESTROS


MENU MAESTROS

Este menú está diseñado para dar de alta todos los datos referentes a la empresa, tales como: Nombre o Datos de la Compañía, Países en los que realizan operaciones, Centros de Costo que utiliza, Puestos y Empleados, Almacenes, Proveedores y Monedas que utiliza en sus operaciones.

Al momento de entrar en algunas de las opciones de este menú, se encenderá

un menú adicional llamado Edición que varía según la opción



Datos de la Compañía

Se despliega una ventana donde aparecen el Nombre de la Compañía, dirección , así como tres campos donde es posible insertar la leyenda para la Orden de Compra, sobre alguna descripción específica o comentario que se desee, mismos que aparecerán impresos en los contra recibos.

La ventana descrita se presenta a continuación:

En esta ventana se encuentran diversos check box que a continuación se explicaran.

• Sesión Única por Usuario: Al seleccionarlo esta opción el Sistema EnKOnTROL llevará una bitácora de procesos especiales que le permitirá saber lo siguiente:

I. Hora, Nombre, Sistema, Dirección de red y Nombre del equipo de

computo desde donde se realizan cambios y/o modificaciones a pólizas de subsistemas y/o eliminación total de éstas



• Valida Presupuesto Requerido: Al seleccionar esta opción el sistema comienza hacer la validación del presupuesto desde que se empiezan hacer las requisiciones.

• Captura Precio Traspaso: Al seleccionar esta opción cuando realizas los

traspasos “aparece” la ventana de captura del precio.

• Validar tope de IVA: Al seleccionar esta opción el sistema no permite pasarte del IVA definido.

• Tope del IVA: En este campo defines el tope del porcentaje de IVA

• Periodo del Tipo de Cambio: Al seleccionar esta opción empiezas a

definir el período en que se actualizara el tipo de cambio. Los períodos son Mensuales, Diarios y Semanales.

• Detecta Tipo de Cambio Vigente: Al seleccionar esta opción cuando

haya vencido el período del T.C. abre una ventana donde te permite capturar el nuevo T.C.

• Concepto Factura Automático en OC: Al seleccionar esta opción

cuando se realice el contra recibo tomará el concepto de factura que se haya capturado al momento de realizar la orden de compra.

• Valida fecha de entrega: Al seleccionar esta opción el sistema afecta la

ventana de requisición ya que desde allí te permite capturar la fecha de entrega con 7 días posteriores a la fecha de elaboración de la requisición. En caso contrario pide Password.

• Tipo Validación Ppto. excedido: Mediante este combo se especifica

como se realizará la validación cuando se exceda el presupuesto al generar una orden de compra, esta validación puede ser

I. Con una clave o password. II. Con un aviso. III. Sin validación.

• Obliga Area-Cta.: Al seleccionar esta opción, cuando se capture una

orden de compra, una requisición o se realice un ajuste/cancelación de una orden de compra, será obligatorio especificar un área cuenta.

• Sustituir Universales: Al seleccionar esta opción permite hacer la

sustitución de los catálogos de las Base de Datos. Debe seleccionarse esta opción en la(s) Base (s)de Dato(s) origen(es) y Destino(s).



Países

Al seleccionar la opción Países, el sistema da la posibilidad de registrar los países donde se localizan los proveedores con los cuales tendrá operaciones la empresa, la ventana desplegada en este caso se presenta a continuación:

El procedimiento para dar de alta un nuevo país es el siguiente:

• Agregar : Esto se hace por medio de el icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del menú Edición, esta misma operación que puede realizarse con las teclas rápidas Alt+A

• País: En este parámetro se debe escribir el nombre del país deseado (15

caracteres como máximo).

• Grabar: Se guarda la información dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+G

• Modificar/Borrar: Si después de grabar un país se quiere modificarlo,

solo hay que seleccionarlo y en el menú Edición elegir la opción Modif./Borrar, ó por medio del las teclas rápidas Alt+M y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas en forma de Lápiz.

• Borrar: Si el país seleccionado no cuenta con algún registro que haga

referencia a él (Ej. estado o ciudad), es posible borrarlo por completo



seleccionando del menú Edición la opción Borrar o las teclas rápidas Alt+B y/o dando un click sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura.

El nuevo país ha quedado grabado .y siguiendo el mismo procedimiento se

pueden registrar tantos países como sean necesarios.



Estados

El sistema da la posibilidad de anexar todos los estados donde se localizan los proveedores con los cuales la empresa tiene operaciones, para poder hacer esto, es necesario haber registrado en la opción anterior el país al cual pertenece el estado deseado.

El procedimiento para registrar nuevos estados es de manera similar al caso

anterior:

• Agregar : Esto se hace por medio de el icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del menú adicional Edición, esta misma operación que puede realizarse con las teclas rápidas Alt+A

• Estado: En este campo se teclea el nombre del estado deseado (5

caracteres como máximo).

• País: Menú descendente se selecciona el país al cual pertenece el estado a registrar.




• Modificar/Borrar: Si después de grabar un estado se quiere modificarlo,


• Borrar: Si el estado seleccionado no cuenta con algún registro que haga

referencia a él (Ej. ciudad), es posible borrarlo por completo seleccionando del menú Edición la opción Borrar o las teclas rápidas Alt+B y/o dando un click sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura.

El nuevo estado ha quedado registrado, siguiendo el mismo procedimiento se

pueden registrar tantos estados como sean necesarios.



Ciudades

Seleccionando la opción Ciudades del menú Maestros se desplegará la ventana siguiente:

El procedimiento para dar de alta ciudades es el siguiente:


• Ciudad: En este campo hay que escribir el nombre de la ciudad deseada

(25 caracteres como máximo).

• Estado: Menú descendente donde se selecciona el estado al cual pertenece la ciudad a registrar.

• Grabar: Se guarda la información dada de alta por medio del icono en

forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+G



• Modificar/Borrar: Si después de grabar un ciudad se quiere modificarlo,


• Borrar: Si la ciudad seleccionada no cuenta con algún registro que haga

referencia a él (Ej. estado), es posible borrarlo por completo seleccionando del menú Edición la opción Borrar o las teclas rápidas Alt+B y/o dando un click sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura.

La nueva ciudad ha quedado registrada, siguiendo el mismo procedimiento se

pueden registrar tantas ciudades como sean necesarias.



Identificadores

Un identificador permite agrupar varios centros de costos, con el fin de concentrar información útil en consultas y reportes. Es en esta opción de Identificadores del menú Maestros donde estos se administran, al entrar se desplegará la ventana siguiente:

El procedimiento para dar de alta identificadores es el siguiente:


• Identificador: En este campo hay que escribir la clave del identificador.

• Descripción: En este campo capturamos la descripción larga del

identificador.




• Modificar/Borrar: Si después de grabar un identificador se quiere

modificarlo, solo hay que seleccionarlo y en el menú Edición elegir la opción Modif./Borrar, ó por medio del las teclas rápidas Alt+M y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas en forma de Lápiz.

• Borrar: Si el identificador seleccionado no cuenta con algún registro que

haga referencia a él, es posible borrarlo por completo seleccionando del menú Edición la opción Borrar o las teclas rápidas Alt+B y/o dando un click sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura.

El nuevo identificador ha quedado registrado, siguiendo el mismo

procedimiento se pueden registrar tantos identificadores como sean necesarios.



Centros de Costo

En esta opción el sistema permite registrar todos los centros de costo utilizados por la empresa. A continuación se presenta la ventana desplegada para efectuar su registro:

El procedimiento para agregar nuevos centros de costo es el siguiente:

• Agregar. Se puede agregar un “renglón” con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , ó con las teclas rápidas y otra opción sería desde el menú Edición

• Centro de Costo Clave correspondiente al centro de costo que se va a

registrar. Es importante señalar que este campo cuenta con tres espacios alfanuméricos; sin embargo, se recomienda utilizar solo números para facilitar su orden y utilización, es necesario llenar los tres espacios del campo. Se puede definir por rangos, por ejemplo Edificación, Urbanización, Administrativos, etc. También se recomienda dejar números



libres entre centros de costo para una posible adición posterior de centros de costo del mismo rango.

• Descripción En este campo se define el “nombre “ del centro de costo al

que se hará referencia con la clave arriba asignada, se permiten máximo 40 posiciones alfanuméricas.

• Descripción Corta Se escribe una abreviación de la descripción (máximo

de 15 caracteres), misma que aparecerá en la impresión de algunos reportes.

• Estatus Es un menú desplegable con tres opciones, de las cuales se debe

de seleccionar una de acuerdo a lo siguiente:

I. No Utiliza Presupuesto : Si no es necesario comparar y controlar las compras que se realizan en ese centro de costo con el presupuesto definido.

II. Valida Presupuesto :Si es necesario comparar las compras con el

presupuesto para que sean autorizadas.

III. Presupuesto Terminado: Si el presupuesto para ese centro de costo indica que ya no es necesario realizar más compras, se selecciona la opción.

NOTA: Esta opción de Estatus puede ser modificada posteriormente pero solo por la persona autorizada para ello.

• Presupuesto Global: Este parámetro es opcional, aquí se establece el monto total del presupuesto a aplicar en el CC

• Tipo de IVA: : Esta opción afecta el modulo de IVA

I. Por Definir

II. Acreditable

III. No Acreditable

• Porcentaje de IVA: Se define el porcentaje de IVA para el CC, en caso de no utilizarlo el sistema lo toma el porcentaje desde la ventana de Datos Compañía

• Validar Tope de IVA: No te permite pasar del IVA definido para el CC o en caso de no estar definido lo busca en Datos Compañía.

• Valida Vigencia: Valida la vigencia del Centro de Costo.



I. No

II. Con Password

A. Inicio B. Fin

III. Sin Password

A. Inicio B. Fin

• Identificador: Es una clasificación que se le da al centro de costos en

cuestión, en base a este se podrán filtrar los centros de costos en las consultas y reportes. El identificador default es el 99-99-99-99.

• Región: Mediante este campo se puede especificar si el Centro de Costos

pertenece a una región y así poder manejar listas de precio distintas para cada región.

• Moneda: Tipo de moneda que manejara el Centro de Costo.

• Valida Presupuesto por Sector: Permite utilizar el presupuesto por

sector, que solo esta disponible para aquellos clientes que lo hayan solicitado.

• Valida presupuesto anual: Si se tiene habilitado este check se validará

que no se rebase el presupuesto anual de compra para el centro de costos.


forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+G.

El nuevo Centro de Costo ha quedado registrado, siguiendo el mismo

procedimiento se pueden registrar tantas Centros de Costos como sean necesarios.



Puestos Al seleccionar la opción Puestos del menú Maestros se despliega la ventana siguiente:

El procedimiento para el registro de puestos es el siguiente:

• Agregar: Se puede agregar un “renglón” con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , ó con las teclas rápidas ALT+A y otra opción sería desde el menú Edición

• Puesto En este campo se debe teclear el número que identificará a dicho

puesto, como en el caso de los centros de costo, es recomendable definir los números de puestos por rangos o áreas, como gerencias, jefaturas, etc.

• Descripción debe escribirse el nombre del puesto, el cual aparecerá en la

impresión de documentos que hagan referencia al mismo.




• Modificar/Borrar: Si después de grabar un puesto se quiere modificarlo,


• Borrar: Si el puesto seleccionado no cuenta con algún registro que haga

referencia a él, es posible borrarlo por completo seleccionando del menú Edición la opción Borrar o las teclas rápidas Alt+B y/o dando un click sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura.

Si es necesario agregar más puestos se repite el proceso.



Empleados

En esta ventana se permite registrar a todos los empleados involucrados en operaciones de compra y definir su grado de libertad para autorizar requisiciones y su importe. La ventana para el registro de empleados se presenta a continuación:

El proceso para registrar empleados es el siguiente:


• Empleado En este campo se introduce el número con el que se desea

identificar al empleado, dicho número debe estar formado con un máximo de tres dígitos.



• Nombre Se escribe el nombre del empleado.

• Puesto Se introduce el número del puesto al que se asignará el empleado, dicho número debió haber sido definido en el registro de puestos. Se tiene una opción de Búsqueda en la base de datos que funciona sencillamente, te posicionas en el campo y le das click en el icono en forma de binoculares que aparece en la barra de herramientas, la búsqueda también se hace desde el menú Edición y/o con las tecla rápida F1

• Almacén: Se define a que almacén será asignado el empleado, debe introducirse el número del almacén, operación que también puede realizarse por medio del Menú Edición, ó con el icono en forma de binoculares que se encuentra en la barra de herramientas y/o con las teclas rápidas F1. Si se desea asignar al mismo empleado a varios almacenes, es necesario registrarlo tantas veces como sea necesario.

• Teléfono: En este campo debe indicarse el número telefónico del

empleado.

• Password: Debe llenarse con una clave de cuatro posiciones alfanuméricas como máximo, la cual será utilizada para reconocer si ese empleado está facultado para autorizar requisiciones.

• Monto Autoriza: Se introduce el monto total por cada compra que el

empleado tiene derecho a autorizar, siempre que no existan restricciones en este aspecto es recomendable introducir una cantidad muy grande con el fin de no tener obstáculos futuros para las compras. Este campo permite introducir 14 dígitos incluyendo dos decimales.



Se repite el proceso las veces que sea necesario.



Almacenes

Antes de hacer el registro de empleados, es necesario dar de alta los almacenes con los que cuenta la empresa, al seleccionar la opción Almacenes se despliega la ventana siguiente:

El proceso para dar de alta almacenes es el siguiente:


• Almacén Es un campo numérico de 3 dígitos, se refiere al número con el

que será identificado el almacén.

• Descripción Se introduce el nombre mediante el cual se hará referencia al almacén.

• Validar C.C.: Mediante esta opción se puede determinar la manera en la

que se validara el centro de costos en el almacén, se tienen varias opciones:



A. No validar

B. Si validar

C. Sugiere

• Dirección: Se escribe la calle y colonia en la que se encuentra ubicado el almacén.

• Responsable: Se escribe el nombre de la persona que estará a cargo del

almacén.

• Teléfono: Se indica el número telefónico del almacén.

• Producto Terminado: Se indica si el almacén es de producto terminado.

• Materia Prima: Se indica si se trata de un almacén de materia prima.


Se repite el proceso cuantas veces sea necesario.



Área

Para las empresas constructoras de obra civil e industrial son los frentes que utilizan para controlar la obra; para las empresas de vivienda serán las manzanas del proyecto.

El procedimiento para dar de alta una Área es el siguiente:


• Centro de Costo: Es el número que identificará a la obra a la que hará

referencia el Área.

• Area: Es el número con el que se identifica el área.

• Descripción: Nombre de el área





Área-Cuenta

En esta opción se deben establecer aquellas entidades dentro del presupuesto de control que permitirán realizar los acumulados de consumos. Estos recibirán las asignaciones a través de las salidas de almacén para comparar los costos de obra reales contra los presupuestados.

El procedimiento es el siguiente:

• Agregar: Se puede agregar un “renglón” con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , ó con las teclas rápidas ALT+A y otra opción sería desde el menú Edición.

• Centro de Costo: es el número que identificará a la obra a la que hará

referencia el Área y la Cuenta.



• Área: Para las empresas constructoras de obra civil e industrial son los

frentes que utilizan para controlar la obra; para las empresas de vivienda serán las manzanas del proyecto.

• Cuenta: Para las constructoras de obra civil e industrial, son las partidas

del presupuesto de control; para vivienda serán los lotes de las casas a construir.

• Descripción: es el nombre del área-cuenta a afectar.






LAB´s

Significa Libre a Bordo. Al seleccionar la opción LAB´s del menú Maestros el sistema permite definir las diferentes formas de embarque de los insumos, en este caso se despliega la siguiente ventana:

El procedimiento para registrar LAB´s es el siguiente:


• Número Este campo corresponde al número (máximo tres dígitos) con el

que se quiere identificar al LAB en cuestión.

• Descripción se refiere al nombre o concepto con el que se identificará dicho LAB.



Se repite el proceso las veces que sea necesario



Tipos de Movimientos

Los tipos de movimientos son una forma de clasificar la naturaleza de una compra, en el sistema ya están definidos cuatro rangos:

1 –25 Cargos (Facturas) 26 – 50 Cargo Rojo (Notas de Crédito) 51 – 75 Abonos (Pagos) 76 - 99 Abonos Rojos (Cancelación de pagos, rebote de

cheques)

Es importante señalar que los tipos de movimientos deben reflejar las operaciones de recepción de documentos de proveedores más repetitivas o de mayor volumen de transacciones. Gracias a los tipos de movimiento, el sistema automatiza la elaboración de pólizas de contabilidad derivadas de la recepción de documentos en el módulo de proveedores. NOTA En la configuración de los tipos de movimientos debe ser capacitado el personal de contabilidad. El personal de compras y cuentas por pagar es opcional.

Al seleccionar la opción Tipos de Movimientos del menú Maestros se despliega la ventana siguiente:



A continuación se describe el procedimiento para registrar tipos de movimientos:


• Tipo de Movimiento: En este campo se introduce el número

correspondiente al movimiento de acuerdo a los rangos descritos.

• Naturaleza El sistema automáticamente proporciona el campo. Se tienen definidos como estándar los tipos de movimiento 24 para Saldos Iniciales y el 51 para Pago de Factura.

• Descripción: En este campo se escribe el nombre o una descripción corta

con la cual se identificará al movimiento en cuestión.

• Referencia: En este campo se permite definir si el tipo de movimiento validará o no contra una orden de compra.

• TM Bancos: Tipo de Movimiento de Bancos.

• TM Pagos: Es el tipo de movimiento configurado para los pagos.

• I.V.A. da la posibilidad de elegir que el sistema solicite cantidades

monetarias con el IVA desglosado, para ello se selecciona la opción Sí, por el contrario, si se desean manejar montos totales se selecciona la opción No.

• Afecta Compra: En esta opción se determina si el tipo de movimiento

será considerado o no, para la declaración anual de los 50 principales proveedores que se presenta ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

• Es Factura: En este campo se indica si el movimiento referido implica un

control por medio de factura o no.

• Valida el monto recibido de la O.C.: al: Existen 3 opciones:

I. Recibir Contra-recibido II. Autorizar la Factura III. Generar el pago



Proveedores

El sistema permite crear una lista con la información general de todos los proveedores de la empresa. Para ello se despliega la siguiente ventana El procedimiento para dar de alta un proveedor es el siguiente: Datos Generales: Es una pestaña donde aparecen varios campos a llenar.


• Proveedor, se refiere al número que se asignará al proveedor; se sugiere

hacer una agrupación por rangos, por ejemplo proveedores de materiales, proveedores de mano de obra, proveedores de servicios.

• Nombre se debe ingresar el nombre del proveedor de acuerdo a su

Cédula Fiscal.



• Dirección: En este campo se ingresa la dirección fiscal del proveedor.

• Nombre Corto: En este campo se especifica un nombre corto (máximo

veinte caracteres) para identificar al proveedor.

• Ciudad: Menú descendente y se refiere a la ciudad a la que pertenece el proveedor y que debe estar ya registrada en la base de datos.

• Tipo de Proveedor: Permite catalogar a los proveedores para filtrarlos

en futuros reportes.

• Nac o Ext.: Se indica si el proveedor es Nacional o Extranjero.

• Código Postal: En este campo se introduce el código postal del proveedor.

• RFC: En este campo se introduce el registro federal de contribuyentes del

proveedor. Este último dato es importante ya que el sistema lo utiliza para evitar el registro de un proveedor por más de una vez.

• Estatus General: En este campo se hace referencia al status en el cual

se encuentra el Proveedor

I. Vigente: Proveedor con el cual se esta trabajando actualmente (ACTIVO).

II. Cancelado: Proveedor con el que no se esta trabajando más y al

seleccionarlo no te permitirá realizar la compra.

III. Habilitado Con Password: Proveedor especial, que se encuentra restringido a los usuarios de compras



Otros Datos En esta pestaña se despliega una serie de campos para ingresar datos complementarios del proveedor.

• Responsable En este campo se registra el nombre de la persona con el que se contactará en esa compañía.

• Teléfono 1, Teléfono 2 y Fax: En estos campos se registran los

números correspondientes.

• E-mail@: En este campo se registra la dirección de correo electrónico del proveedor.

• Cuenta Bancaria: En este campo se registra el # de cuenta de

proveedor. Campo Informativo.

• Límite de Crédito : Ene este campo se refiere al monto total acumulado de compras que proporciona el proveedor, siempre que no existan



restricciones se recomienda sea una cantidad muy grande (máximo 17 dígitos). Se recomienda utilizar una cantidad grande, mientras se captura el presupuesto real (por ejemplo: 1´000,000.00).

• Tipo de Movimiento Base se refiere a la operación más común que se

tiene con ese proveedor en particular.

• Descuento En este campo se indica el porcentaje de descuento que otorga el proveedor por cada compra, mismo que no afecta en operaciones del sistema, es simplemente información que se utiliza en el cuadro comparativo de proveedores.

• Condiciones de Pago : Este ampo se refiere a los días de plazo para

pagar.

• Moneda: En este campo se define que moneda maneja el proveedor. Retenciones Aquí se registran las retenciones que por default se le generarán al proveedor en cada orden de compra que se le registre.

• Concepto: Es el concepto o nombre con el que se identifica la retención, esta se toma del catálogo de retenciones.



• Porc Ret: Es el porcentaje de retención que se calculará al momento de generar una orden de compra para este proveedor, para cada concepto.

• Opcional: La retención puede ser eliminada en la orden de compra solo si

la columna Opcional así lo indica. Si NO es opcional, no podrá ser eliminada.



Se repite el procedimiento para agregar más proveedores.



Monedas

Antes de registrar a los proveedores de la empresa, es necesario elaborar la lista de monedas con las cuales se efectuarán operaciones. Se despliega la ventana siguiente:

El proceso para el registro de monedas es el siguiente:


• Moneda: Este campo es el número (máximo cuatro dígitos) que

identificará a la moneda.

• Descripción: En este campo se escribe el nombre de la moneda.

• Tipo de Cambio: En este campo se introduce la equivalencia en moneda nacional de alguna moneda extranjera. Se debe tener especial cuidado en actualizar el tipo de cambio, además se recomienda definir al tipo de cambio en moneda nacional como la unidad (1.00) para facilitar la conversión de otras monedas.



• Id Moneda: Es una clave numérica con la cual se identifica la moneda, por ejemplo: moneda = 1, es moneda nacional; moneda <> 1, se trata de una moneda extranjera.



Se repite el proceso para dar de alta las monedas que sean necesarias.



Tipo de Cambio

Esta pantalla la utilizamos parta definir el tipo de cambio al que manejamos cada una de las monedas dadas de alta en el menú de Monedas. La ventana que se despliega es la siguiente:



• Moneda: Menú descendente donde seleccionas la moneda extranjera.

• Fecha: Es la fecha del tipo de cambio.

• Tipo de Cambio: En este campo se coloca el cantidad que representará

al tipo de cambio de la moneda seleccionada.





En la pantalla aparece la clave del usuario que capturó el tipo de cambio, así

como la fecha y la hora de la última modificación.

Se repite el proceso para dar de alta los tipos de cambio que sean necesarios.



Embarque

Mediante esta opción se da alta el lugar donde se va a dejar el material en la obra. La ventana que se despliega es la siguiente:

Para dar de alta el embarque se hace de la siguiente manera:


• Centro de Costo: Se introduce el número del CC al que se realizará el

embarque.

• Embarque: En este campo se introduce el # que se le asignará al embarque.

• Descripción: En este campo se introduce la dirección.






A,B,C a Regiones

Mediante esta opción se da dan de alta las regiones que se van a utilizar para las columnas de la ventana de la lista de precios; en esta ventana se muestran los centros de costo asignados a cada región. La ventana que se despliega es la siguiente:

Para dar de alta la región se hace de la siguiente manera:


• Descripción: En este campo se introduce la descripción de la región.






Lista de Precios por Región

Mediante esta opción se da dan de alta los precios por región por proveedor. La ventana que se despliega es la siguiente:

Para dar de alta la lista de precios se hace de la siguiente manera:


• Proveedor: Se captura el número de proveedor para la lista de precios. • Insumo: Es la clave del insumo perteneciente a la lista de precios.

• Región: Aparecerá la descripción de la región en columnas, tantas

columnas como regiones se tengan definidas, para cada región se deberá capturar el precio que tendrá en la lista de precios correspondiente.






Adicionalmente esta ventana cuenta con algunas funciones que a continuación se describen:

• Autorizar lista de precios: Se utiliza mediante un password para

autorizar el uso de la lista de precios, ya que cuando se da de alta o se modifica algún precio se pone con un estatus de no autorizado.

• Filtrar: Mediante este botón se establecen criterios para filtrar la

información en la ventana de la lista de precios. Al oprimir el botón aparece esta ventana:

La información se puede filtrar:

A. Por Estatus. B. Por Rango de Insumo

C. Por Nivel

D. Por Proveedor

• Región a imprimir: Mediante esta función se indica la región de la cual

se desea imprimir su lista de precios.



Empleados vs. Cuentas

Mediante esta opción relacionan los empleados y las cuentas. La ventana que se despliega es la siguiente:

Para dar de alta al empleado y la cuenta se hace de la siguiente manera:


• Empleado: En este campo se introduce número del empleado. • Cuenta: En este apartado se captura la cuenta que se asociará al

empleado. • Grabar: Se guarda la información dada de alta por medio del icono en





Retenciones

Mediante esta opción se administra el catálogo de retenciones, mismas que pueden ser aplicadas a los proveedores en caso de así requerirse, ya sea porque el proveedor la tenga definida como default en el maestro de proveedores, o que se le agregue al momento de que se le genere una orden de compra. La ventana que se despliega es la siguiente:

Para dar de alta la retención se hace de la siguiente manera:


• Cpto: En este campo se introduce la clave con la cual será identificada la

retención. • % ó Cant.: En este campo se define como será aplicada la retención al

momento de generarse la orden de compra, y se puede aplicar por porcentaje o por cantidad.



• Default: Es el porcentaje o cantidad definida como default cuando se genera la orden de compra.

• Aplica: Es la forma en la que se aplicará la retención en la orden de

compra, puede ser aplicada en el subtotal o no aplicarse.

• Naturaleza: En este campo se define la naturaleza de la retención, al momento de que se realiza la afectación contable, puede ser un cargo, un abono, un cargo rojo, o bien, un abono rojo.

• Insumo: Es la clave del insumo sobre el cual se aplicará la retención.

• Cta Contable: Es la cuenta definida en la contabilidad para la afectación

de en la contabilidad.

• Forma de Pago: Es la forma de pago definida para la retención, puede ser que no se pague, o por el monto calculado, o bien, sobre el saldo retenido.

• TM Pago: Tipo de movimiento definido para el pago de la retención, este

solo se activa en el caso de que la forma de pago de la retención sea diferente a la de “No se paga”.

• Apica IVA: Se indica si el concepto de retención SI aplica o NO al

momento de generar la orden de compra.

• TM Descuento: Tipo de movimiento definido para el descuento de la retención.

• Afecta OC: Se indica si la retención afecta al momento de generar la

orden de compra.

• Afecta Factura: Se indica si la retención afecta al momento de realizar la facturación.

• Considera insumos negativos: Es un check box para indicar si la

retención afecta a insumos negativos.



EnKOnTROL MODULO DE COMPRAS PRESUPUESTO


MENU DE PRESUPUESTO

En este menú, el usuario podrá establecer los tipos de insumos y cantidad de los mismos que utilizará en cada unos de sus centros de costo y en caso de ser necesario podrá modificar el presupuesto.

También tendrá la posibilidad de asignar compradores a cada uno de sus

centros de costo. Al dar un click en el título del menú se despliegan las opciones que permitirán introducir la información, de la misma manera que en el menú Maestros, se recomienda seguir un orden descendente, excepto en los casos que se mencionen.

Al momento de entrar a algunas de las opciones del menú Presupuesto, se encienden un menú adicional, y este puede ser el menú Edición y/o Reporte con varias opciones



Asignación de Requisitores

Con esta opción el sistema permite asignar que empleado tiene autorización para hacer Requisiciones de Compra El procedimiento para dar de alta a un requisitor es el siguiente:


• Requisitor: En este campo se coloca el Número del empleado que esta

autorizado para hacer requisiciones. La búsqueda del empleado es sencilla, por medio del icono de la barra de herramientas (en forma de binoculares) y/o por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1 Si en este campo utilizas el número (000) el sistema permitirá que TODOS los empleados puedan hacer requisiciones para un CC y tipo y gpo definido.



• Centro de Costo: Se introduce el Número del CC al que se asignará el requisitor, la búsqueda se puede hacer por medio del icono de la barra de herramientas, por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1. Si en este campo tecleas (000) y/o (*) el sistema permitirá que el requisitor definido en el campo anterior puedan hacer requisiciones para TODOS los CC y para un tipo y un gpo de insumos definido.

• Tipo de Insumo: En este menú descendente selecciona el tipo de insumo

que el empleado está autorizado a solicitar en la requisición. Si en este campo tecleas el número 0 el sistema permitirá que un requisitor pueda comprar TODOS los tipos de Insumos para un CC y Gpo de Insumos definido.

• Grupo de Insumo: En este menú descendente se selecciona el grupo de

insumo que el empleado está autorizado a solicitar en la requisición. Si en este campo tecleas el número 0 el sistema permitirá que el Requisitor pueda hacer requisiciones para TODOS los gpos de Insumo para un CC y Tipo de insumo definido.




Nota: Si se desea que el mismo empleado haga requisiciones para más de un tipo o grupo de insumo pero NO todos, es necesario agregarlo las veces deseadas. Si tecleas 0 en los campos el sistema te permitirá que TODOS los empleados tengan autorización de hacer requisiciones para TODOS los CC y de TODOS los tipos y en TODOS los grupos de Insumos.



Asignación de Compradores

Al seleccionar la opción el sistema permite establecer el tipo de insumos y grupo que cada comprador puede gestionar, así como el centro de costos en que lo hará. Se desplegará la siguiente ventana:

El procedimiento para asignar compradores es el siguiente:


• Comprador Debe insertarse el número del comprador y/o empleado, se

tiene la opción de Búsqueda para facilitar la captura, por medio del icono de la barra de herramientas (binoculares) y/o por medio del menú Edición y/o la tecla rápida F1. En este campo si se introduce el número cero, el sistema asignará a todos los empleados registrados a un centro de costo, es decir, todos los empleados podrán realizar compras en ese centro de costo.



• Centro de Costo Se introduce el número del centro de costo al cual se

asignará el comprador, para ello puede utilizarse la opción de Búsqueda. por medio del icono de la barra de herramientas (binoculares) y/o por medio del menú Edición y/o la tecla rápida F1. En este campo si se introducen ceros, el sistema asignará al comprador a todos los centros de costo, esta misma operación la realizará si se introducen en el campo tres asteriscos (***).

• Tipo de Insumo Menú descendente donde se selecciona el tipo de

insumo que el empleado está autorizado a comprar, al seleccionar el número cero, el sistema permitirá que compre todos los tipos de insumo.

• Grupo de Insumo, Menú descendente donde se selecciona el grupo de

insumo que el empleado está autorizado a comprar, si se selecciona el número cero, el sistema permitirá que el empleado compre todos los grupos de insumo registrados dentro del tipo de insumo correspondiente.




Nota: Si se desea que el mismo empleado compre más de un tipo o grupo de insumo pero NO todos, es necesario agregarlo las veces deseadas. Si tecleas 0 en los campos el sistema te permitirá que TODOS los empleados tengan autorización de hacer Ordenes de Compra para TODOS los CC y de TODOS los tipos y en TODOS los grupos de Insumos



Tipos de Insumo

La primera opción que debe ejecutarse dentro de este menú es la de Tipos de Insumo, se refiere a una clasificación general que considera todos los insumos que pueden ocuparse. Al seleccionar la opción se despliega la siguiente ventana El procedimiento para dar de alta tipos de insumo es:


• Tipo de Insumo Este refiere al número (un dígito) que identificará al tipo

de insumo



• Descripción se escribe el nombre del tipo de insumo. Sólo existen nueve tipos de insumo y el sistema tiene ya definidos cinco de ellos, que son:

Tipo - Grupo o Familia x - xx 1 - Materiales 2 - Mano de Obra 3 - Herramienta y Equipo

4 - Subcontratos 8 - Básicos

• Clasificación: Menú descendente que donde se determina si el insumo

es Básico o Global ( relacionado con SUN)


Los cuatro restantes son definidos por la propia empresa.



Grupos de Insumo

Un grupo de insumo está contenido dentro de un tipo de insumo particular, es decir, es una clasificación menos general de los insumos, por ejemplo dentro del tipo de insumo 1 (Materiales), se puede encontrar un grupo de insumo denominado Cementantes, Agregados, etc.; dentro de cada tipo de insumo pueden haber hasta 99 grupos de insumo diferentes. La ventana que se despliega es la siguiente: El procedimiento para dar de alta grupos de insumo es el siguiente:


• Tipo Insumo Menú descendente donde seleccionas a que tipo de insumo

pertenece el grupo de insumo a registrar.

• Grupo de Insumo En este campo se introduce el número (máximo dos dígitos) con el que se identificará al grupo de insumo.

• Descripción,:Se escribe el nombre o concepto del grupo de insumo.

• Tipo Kontrol: Menú descendente donde se define si el insumo es Normal

/ Destajo o Sub-contrato



• Inventariado: En este campo clasificas el grupo de insumo en :

I. INVENTARIADO : II. NO INVENTARIADO.

• Valida Presupuesto: En este campo se clasifica si el grupo de insumo :

I. Valida Presupuesto: En caso de validar presupuesto, existen unos

check box de configuración. A. Valida presupuesto importe B. Valida presupuesto cantidad C. Valida presupuesto precio

II. No Valida Presupuesto

• Tipo Basico: En este campo se clasifica si el grupo de insumos pertenecen a:

I. Básico II. Normal

• Transfiere Póliza: Transfiere el movimiento a una póliza en contabilidad. • Grabar: Se guarda la información dada de alta por medio del icono en


Si es necesario registrar más grupos de insumo, se repite el procedimiento.



Insumos

Una vez definidos los tipos y grupos de insumos, se registran todos los insumos que la empresa utilizará, definiéndolos dentro del tipo y grupo que le corresponde,. La siguiente ventana que aparece es la siguiente:

El procedimiento para dar de alta insumos es el siguiente:


• Insumo se refiere a la clave que identificará al insumo, la cual está

compuesta por siete dígitos. El primero para asignar un tipo de insumo, los siguientes dos para asignar un grupo de insumo, los siguientes cuatro es para asignar un número consecutivo dentro del grupo.



• Descripción En este campo se escribe el nombre o concepto del insumo.

• Unidad En este campo se define la unidad de medida para ese insumo.

• Estatus General: En este parámetro se definen 3 tipos de estatus para

los Insumos:

I. Vigente II. Cancelado III. Con Password

• Descripción Adicional: En este parámetro puedes incluir un texto

adicional al insumo. • Producto Terminado: En este se configura si se trata de un insumo de

tipo producto terminado. • Materia Prima: Mediante este check se indica si el insumo es una

materia prima.

• Se factura: Se indica si este insumo se factura.

• Validar lista de precios en base a: Se puede cambiar el estatus de no autorizado de la lista de precios, mediante un check box y un password.

I. Fijar precio II. Utilizar lista de precios III. Autorizado



Se repite el procedimiento las veces que sea necesario.



Explosión de Materiales

Dentro de esta opción el usuario tendrá la posibilidad de definir todos los insumos que se ocuparán en cada uno de los centros de costo, así como la cantidad y el precio de los mismos, es decir, generará el presupuesto base que servirá para validar las órdenes de compra. Se despliega la ventana siguiente: El proceso para realizar la explosión de materiales es el siguiente:


• Centro de Costo En este campo se debe introducir el número del centro

de costo para el que se hará el presupuesto, la búsqueda es sencilla, y se puede hacer por medio de el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares) ó por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.



• Año: Es el año para realizar la explosión de los materiales.

• Insumo En este campo se escribe el número del insumo que se utilizará en ese centro de costo, la búsqueda es sencilla, y se puede hacer por medio de el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares) ó por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.

• Cantidad En este campo se define la cantidad total del insumo que se

utilizará en el centro de costo, misma que será utilizada para autorizar compras si al registrar el centro de costo se definió la opción de validar con presupuesto; en caso de no utilizar presupuesto para ese centro de costo, la cantidad no será utilizada para validar órdenes de compra.

• Precio En este campo se introduce el precio máximo que se aceptará

pagar por el insumo en el centro de costo, el precio también será utilizado para validar órdenes de compra si así fue definido al registrar el centro de costo.

• Moneda: Tipo de moneda que se le asigna al insumo.



De ser necesario se repite el procedimiento.



Aditivas y Deductivas

Con esta operación el sistema permite agregar o reducir las cantidades y precios de los insumos definidos en el presupuesto base, siempre y cuando estas modificaciones sean necesarias y estén previamente autorizadas por el responsable. La ventana que se despliega es la siguiente:

El procedimiento para capturar aditivas o deductivas es el siguiente:

• Año Ppto.: En este campo se presenta automáticamente el año del presupuesto.

• Centro de Costo En este campo se introduce el número del centro de

costo donde se quiera realizar alguna modificación. Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1.

• Insumo En este campo se introduce la clave del insumo que requiere

modificación. Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1.

• Cantidad Base y Precio Base presentan automáticamente la

información registrada en la explosión de materiales para ese centro de costo y ese insumo en particular. Por otro lado, los campos ubicados dentro de los registros Aditivas y Deductivas, indican la cantidad total acumulada y su importe, generados por modificaciones realizadas anteriormente o en el momento, para el centro de costo y el insumo especificados.




• Partida En este campo se indica el número de la operación.

• Tipo Menú descendente donde se selecciona la opción deseada:

I. Aditiva Para incrementar el presupuesto II. Deductiva para reducirlo del `presupuesto.

• Cantidad En este campo se introduce la cantidad que se desea aumentar

o reducir (máximo doce dígitos incluyendo tres decimales), considerando las unidades en que se mide el insumo, mismas que fueron definidas al registrar el insumo.

• Precio En este campo se introduce el precio por unidad de medida del

insumo.

• Fecha: Se registra la fecha de la operación en el campo.

• Comentarios: Campo donde se debe agregar un dato adicional, mismo que aparecerá en la impresión.

• Autoriza En este campo se introduce el número del empleado que

autorizará las modificaciones realizadas al presupuesto, el sistema validará si el empleado indicado está facultado para autorizar el monto indicado.



De ser necesario se repite el procedimiento. Una vez que se han registrado las

aditivas y/o deductivas NO es posible realizar modificaciones.



Aditivas y Deductivas Cantidad

Con esta operación el sistema permite agregar o reducir solo las cantidades de insumos definidas en el presupuesto base, siempre y cuando estas modificaciones sean necesarias y estén previamente autorizadas por el responsable. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Centro de Costo En este campo se introduce el número del centro de costo donde se quiera realizar alguna modificación. Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1.



• Cantidad Base presentan automáticamente la información registrada en

la explosión de materiales para ese centro de costo y ese insumo en particular. Por otro lado, los campos ubicados dentro de los registros Aditivas y Deductivas, indican la cantidad total acumulada y su importe, generados por modificaciones realizadas anteriormente o en el momento, para el centro de costo y el insumo especificados.

• Agregar: Se puede agregar un “renglón” con el icono que se encuentra

en la barra de herramientas , ó con las teclas rápidas ALT+A y otra opción sería desde el menú Edición






• Cantidad En este campo se introduce la cantidad que se desea aumentar

o reducir (máximo doce dígitos incluyendo tres decimales), considerando las unidades en que se mide el insumo, mismas que fueron definidas al registrar el insumo.


• Comentarios: Campo donde se debe agregar un dato adicional, mismo que aparecerá en la impresión.

• Autoriza En este campo se introduce el número del empleado que autorizará las modificaciones realizadas al presupuesto, el sistema validará si el empleado indicado está facultado para autorizar el monto indicado.


De ser necesario se repite el procedimiento. Una vez que se han registrado las aditivas y/o deductivas NO es posible realizar modificaciones.



Aditivas y Deductivas Precio

Con esta operación el sistema permite agregar o reducir solo los precios de insumos definidos en el presupuesto base, siempre y cuando estas modificaciones sean necesarias y estén previamente autorizadas por el responsable. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Centro de Costo En este campo se introduce el número del centro de costo donde se quiera realizar alguna modificación. Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1.



• Precio Base presentan automáticamente la información registrada en la

explosión de materiales para ese centro de costo y ese insumo en particular. Por otro lado, los campos ubicados dentro de los registros Aditivas y Deductivas, indican la cantidad total acumulada y su importe, generados por modificaciones realizadas anteriormente o en el momento, para el centro de costo y el insumo especificados.

• Año Ppto: En este campo se despliega automáticamente el año para el

presupuesto.







• Precio En este campo se introduce el precio que se desea aumentar o

reducir (máximo doce dígitos incluyendo tres decimales), considerando las unidades en que se mide el insumo, mismas que fueron definidas al registrar el insumo.


• Comentarios: Campo donde se debe agregar un dato adicional, mismo

que aparecerá en la impresión.

• Autoriza En este campo se introduce el número del empleado que autorizará las modificaciones realizadas al presupuesto, el sistema validará si el empleado indicado está facultado para autorizar el monto indicado.





Impresión de Aditiva/Deductiva

El sistema permite imprimir todas las modificaciones realizadas al presupuesto, la ventana desplegada es la siguiente: Para obtener la impresión se realiza lo siguiente:

• Centros de Costo Se deben definir estos campos en ambos casos es necesario especificar el rango que se desea aparezca en la impresión. Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del menú Reporte y/o con la tecla rápida Alt+F1

• Grupo de Insumos Se deben definir estos campos en ambos casos es

necesario especificar el rango que se desea aparezca en la impresión. Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del menú Reporte y/o con la tecla rápida Alt+F1



• Año: Se captura el año para el presupuesto.

• Incluir Ppto No Anualizado: En este check se define si en la impresión

del reporte no se considera el presupuesto anualizado. • Procesar Impresión, Una vez definido los rangos se procede a Procesar

la información dando un click sobre el icono de la “palomita” de la barra de herramientas. Se desplegará la vista preliminar:

• Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir del menú Reporte, misma operación que puede realizarse dando un click sobre el icono en forma de impresora que se encuentra en la barra de herramientas.

• Dentro del menú Reporte aparecen otras opciones relacionadas con los

nuevos iconos desplegados:

I. Exportar para mandar el documento a un archivo con formato específico

II. Flechas Horizontales sirven para moverse de una página a otra dentro del reporte.

III. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del documento

para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del documento generado por esta última operación no es considerado por la impresión



IV. Flecha Salir de Impresión: Esta opción te permite regresar a la ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otros centro de costos o grupos de Insumos.



Impresión de Explosión de Materiales

Al seleccionar esta opción el sistema da la posibilidad de imprimir un reporte que presente para cada centro de costo el presupuesto base de todos los insumos así como las aditivas y deductivas que se han realizado. Al seleccionar la opción se despliega la siguiente ventana:

Para obtener la impresión se realiza lo siguiente:

• Centros de Costo, En este parámetro se debe especificar el rango que se desea aparezca en la impresión. Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del menú Reporte y/o con la tecla rápida Alt+F1

• Año: Se captura el año para el presupuesto.

• Incluir Ppto No Anualizado: En este check se define si en la impresión

del reporte no se considera el presupuesto anualizado.



• Procesar Impresión, Una vez definido los rangos se procede a Procesar la información dando un click sobre el icono de la “palomita” de la barra de herramientas. Se desplegará la vista preliminar





II. Flechas Horizontales sirven para moverse de una página a otra

dentro del reporte. III. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del

documento para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del documento generado por esta última operación no es considerado por la impresión

IV. Flecha Salir de Impresión: Esta opción te permite regresar a la

ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otros otro centro de costo



Captura de Presupuesto

Esta opción permite capturar el presupuesto anualizado por insumo para cada centro de costo. La ventana que se despliega es la siguiente:

El procedimiento para capturar el presupuesto anualizado es el siguiente:

• Año: En este campo se introduce el año con el que ser trabajara el presupuesto.

• CC: En este campo se introduce la clave del centro de costos. Se puede

utilizar la opción de búsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1.

Una vez capturados estos datos se procesa la información y se despliegan los insumos para el centro de costos y año procesados. Para cada insumo deberá realizar lo siguiente:

• Cantidad Se captura la cantidad de presupuesto • Periodo: En este campo se elige el periodo para el presupuesto, puede

ser:

A. Mensual. B. Mensual acumulado. C. Bimestral



D. Bimestral acumulado E. Trimestral F. Trimestral acumulado

• Autorización Mediante este botón se autoriza el presupuesto anualizado

para el centro de costos. • Grabar: Se guarda la información dada de alta por medio del icono en



EnKOnTROL MODULO DE COMPRA PROCESOS DIARIOS


MENU DE PROCESOS DIARIOS

En este menú es donde se lleva a cabo la ejecución y el control de las operaciones de compra, desde la captura y autorización de requisiciones, hasta la generación de órdenes de compra, pudiendo realizar también el registro de entradas al almacén. Al seleccionar este menú se despliegan las opciones siguientes:

Al momento de entrar a algunas de las opciones del menú Presupuesto, se

encienden un menú adicional, y este puede ser el menú Edición y/o Reporte con varias opciones



Anticipos

El presente módulo tiene como fin controlar los insumos por los cuales se generan anticipos a los proveedores. Para llevar a cabo esta actividad se requiere registrar los insumos sobre los cuales se generarán los anticipos. El módulo de anticipos a proveedores está conformado por 4 procesos básicos que son

Al momento de entrar en alguna de estas opciones el Sistema encenderá un menú adicional llamado Edición con las siguientes opciones:



ABC Anticipos Proveedor

En esta opción se registrarán los insumos sobre los cuales se efectuarán anticipos. Cabe aclarar que los anticipos se registrarán por Centro de Costos / Proveedor, lo que significa que el anticipo está ligado directamente a la adquisición de uno o mas insumos de un proveedor y Centro de costos específico. La ventana definida para el registro de los insumos de anticipos se muestra a continuación


• Centro de Costo: Representa el número de Centro de Costos en el que se aplicará el anticipo. Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), o por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1

• Proveedor: Representa al proveedor al que se le dará el anticipo. Se

puede utilizar la opción de búsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), o por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1

• Insumo Inventariable: Representa el insumo que se adquirirá y sobre

el cual se otorgará el anticipo. Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), o por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1



• Insumo para Anticipo: Representa al insumo (no inventariable) con el

cual se generará la orden de compra para pago de anticipo. Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), o por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1

• Area Cuenta: Se define el área cuenta correspondiente a cada insumo.

• Cantidad: Representa la cantidad del insumo que se pagará como

anticipo

• Precio: Indica el precio del insumo que se considera para pago de anticipo.

• Precio Fijo: Opciones (P Fijo / P no Fijo).- Si se selecciona “P Fijo”,

considerará el precio capturado en el campo “Precio” de esta ventana para efectos de amortización, de lo contrario “P No Fijo”, considerará el precio que tenga el insumo al momento de hacer la orden de compra para calcular la amortización.

• Importe: Corresponde a la multiplicación de cantidad * precio. Es el importe por el que saldrá la orden de compra de anticipo

• Insumo para Amortización: Insumo no inventariable que se generará

automáticamente en la orden de compra (para amortizar) la compra del insumo registrado en esta ventana. Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), o por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1

• Porcentaje Amortización: Porcentaje que automáticamente será

amortizado al momento de comprar el insumo al proveedor en ese Centro de Costos..

• Monto de Amortización: Indica la cantidad que será amortizada al

momento de comprar el insumo al proveedor en ese Centro de Costos. Cabe aclarar que solo se puede utilizar el campo “% de Amortización” o “Monto de Amortización”. El sistema no permitirá el uso simultaneo de esos campos.



• Estatus: Existe 3 opciones

I. Activo; Este estatus indica que cada vez que se hagan ordenes de compra se generará automáticamente una partida en la orden de compra de amortización de dicho insumo hasta que se haya amortizado por completo dicho anticipo, momento en que pasará a estatus de Terminado automáticamente.

II. Terminado: Este estatus indica que el anticipo fue

completamente amortizado por lo que si se sigue comprando el insumo a ese proveedor en ese Centro de Costos ya no generará partidas automática de amortización.

III. Suspendido: Este estatus se utiliza para comprar el insumo

en cuestión y no deseamos que genere automáticamente la amortización de dicho insumo. Una vez registrado el insumo el estatus puede ser cambiado manualmente, sin embargo para hacer el cambio no será solicitado un Password.

• Empleado que Autoriza: Representa al empleado que registró el

anticipo


Cabe aclarar que se pueden registrar tantos insumos como sea requerido para

un Centro de Costos y Proveedor específico



Reportes Anticipo Proveedor

Este reporte mostrará el estatus de los anticipos registrados a un proveedor específico de un Centro de Costos dado. La vista de la ventana en cuestión es:

Para obtener la impresión se realiza lo siguiente:

• Centro de Costo: Se teclea el CC en que se desea ver los anticipos generados. La búsqueda de este dato es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas (binoculares), por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt.+F1.

• Proveedor: Se teclea el número del proveedor del que se desea ver

dichos anticipos. La búsqueda de este dato es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas (binoculares), por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt.+F1.



• Insumo Inicial - Final: Se teclea el código de los insumos a considerar

en el reporte. La búsqueda de este dato es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas (binoculares), por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt.+F1..

• Fechas de O.C. Inicial y Final: Se ingresa el período de registro de los

anticipos.

• Anticipos / Mostrar TODOS: Si se selecciona esta opción saldrán todos los anticipos, de no seleccionarse, solo saldrán solo aquellos que tengan estatus de Activo

• Procesar Impresión, Una vez definido los rangos se procede a Procesar

la información dando un click sobre el icono de la “palomita” de la barra de herramientas. Se desplegará la vista preliminar






dentro del reporte.






ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otras cuentas o para otro centro de costo



Generación Anticipos Proveedor

Esta opción genera la orden de compra de anticipo. Cabe aclarar que las ordenes de compra de generarán una a la vez, por lo que si registramos 5 anticipos se deberá repetir este proceso 5 veces

El proceso para generar una O.C. es el siguiente:

• Centro de Costo: En este parámetro se teclea el CC donde se encuentra el insumo del que se va a generar anticipo. Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), o por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1

• Proveedor: En este parámetro se teclea el número del proveedor al que

se le generará el anticipo. Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), o por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1

• Insumo: En este parámetro se teclea el código del insumo por el cual se

da el anticipo. Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), o por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1



• Comprador: En este campo se registra el número que identifica al

empleado autorizado para realizar compras en el centro de costo indicado. Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), o por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1

• Solicitó: En este campo se introduce el número que identifica al

empleado que está solicitando los insumos. Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), o por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1

• VoBo: En este campo se introduce el número del empleado que dará el

visto bueno a la requisición. . Se puede utilizar la opción de búsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), o por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1

• Embarque: Menú descendente donde se selecciona la dirección a la que

se desea sean enviados los insumos

• Fecha: Día en que se elabora la O.C..

• Fecha de Entrega: Día en que nos entregan el insumo. • Libre Abordo: Menú descendente donde se selecciona la forma de

embarque de los insumos.

• Tipo cambio: En caso de que la compra sea en moneda extranjera en este campo se coloca el T.C. al que se encuentra la moneda.

• Porcentaje de IVA: En este campo se teclea el porcentaje de IVA que

maneja el proveedor.

• Iniciar: Al darle click se procede a realizar la O.C y manda un mensaje donde indica que número tiene la O.C.

• Salir: te permite salir de la ventana



Reporte Estado de Cuenta Proveedor

Este reporte muestra la aplicación de las amortizaciones a los anticipos. La ventana principal de este reporte es

Para generar el reporte se define lo siguiente:

• Centro de Costo Inicial y Final: En este campo se teclea el rango de centros de costos de los cuales se desea que aparezca el reporte de amortización. La búsqueda de este dato es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas (binoculares), por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt.+F1.

• Proveedor Inicial y Final: En este campo se teclea el rango de

proveedores donde se revisarán las amortizaciones efectuadas La búsqueda de este dato es sencilla, por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas (binoculares), por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt.+F1



• Fecha de Corte: indica la fecha hasta la cual se revisarán las ordenes de

compra que se incluirán en el reporte.

• Anticipos / Mostrar TODOS: Si se selecciona esta opción se incluirán todos los anticipos totalmente amortizados.

• Si se selecciona esta opción saldrán todos los anticipos, de no

seleccionarse, solo saldrán solo aquellos que tengan estatus de Activo

• Procesar Impresión, Una vez definido los rangos se procede a Procesar la información dando un click sobre el icono de la “palomita” de la barra de herramientas. Se desplegará la vista preliminar

• Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir del

menú Reporte, misma operación que puede realizarse dando un click sobre el icono en forma de impresora que se encuentra en la barra de herramientas.





dentro del reporte.






ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otras cuentas o para otro centro de costo



Requisiciones

Al seleccionar la opción Requisiciones, el sistema permite capturar y autorizar requisiciones por el personal acreditado para ello. Para poder realizar la captura es necesario haber registrado el centro de costo, el LAB y los empleados a los que se hará referencia en la requisición. La ventana desplegada para la captura de datos se presenta a continuación:

El proceso para capturar requisiciones es el siguiente:

• Centro de Costo En este campo se introduce el número del centro de costo para el cual se hará la requisición, para facilitar su captura se encuentra el icono en la barra de herramientas (binoculares) ó el menú Edición y/o las teclas rápidas F1.



• Número Req. En este campo se indica el número de la requisición para

ese centro de costo, el usuario puede colocar el número que desee, sin embargo se recomienda utilizar el número consecutivo que proporciona automáticamente el sistema, el cual aparecerá al dar un click sobre la flecha colocada al lado del campo. Si solo se desea consultar una requisición que ya fue elaborada, se teclea el Centro de Costo y el Número de requisición y se da ENTER o TAB, automáticamente se despliega la información.

• Fecha Se introduce la fecha de elaboración de la requisición.

• L.A.B. Menú descendente donde se selecciona la forma de embarque de

los insumos.

• Tipo de Requisición Menú descendente donde se selecciona el grado de urgencia que se tiene para la requisición en cuestión.

• Solicitó En este campo se introduce el número que identifica al empleado

que está solicitando los insumos.

• Autorizó En este campo se introduce el número del empleado que autorizará la requisición, mismo que debe haber sido registrado y facultado para ello.

• VoBo En este campo se introduce el número del empleado que dará el

visto bueno a la requisición.

• Comentarios En este campo puede ser utilizado por el usuario para introducir algún texto general respecto a la requisición, este campo acepta hasta 50 caracteres.


en la barra de herramientas , ó con las teclas rápidas ALT+R y otra opción sería desde el menú Edición. Este proceso se realiza las veces que sea necesario

• Partida Este campo indica el número individual de la partida dentro de la

requisición.



• Insumo En este campo se coloca el código que identifica al insumo

requerido, mismo que debe haber sido registrado previamente en la base de datos. Para realizar la búsqueda del insumo se puede hacer por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas (binoculares)`ó por medio del menú Edición y/o con la tecla rápida F1 automáticamente el sistema indica en el campo Descripción el insumo del que se trata.

• Area Cuenta: Se define el área cuenta correspondiente a cada insumo.

• Referencia: Campo completamente informativo.

• Fecha Requerido En este campo se debe indicar la fecha para la cual el

insumo debe estar ya disponible en el almacén.

• Cantidad En este campo se introduce la cantidad total del insumo requerida, considerando las unidades de medida que están definidas para ese insumo en particular.

• Por comprar: El sistema automáticamente registra en el campo el total

requerido, la cantidad de este campo se irá modificando conforme se vayan realizando las compras.

• Descripción de la partida: En este campo el usuario puede introducir un

comentario específico referente al insumo de la partida en cuestión. Nota: Si se requiere anexar más partidas para la misma requisición se selecciona la opción Agregar y se repite el procedimiento las veces necesarias.


forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+G. Al momento de grabar si haber autorizado la requisición el sistema pregunta si deseas imprimirla.

Después de haber grabado la requisición es necesario saber su estatus, esto lo

vemos en el siguiente campo:



• Estatus de Autorización Este campo indica si la requisición ya fue

autorizada o no. para autorizarla es necesario seleccionar del menú Edición la opción Autoriza Requisición. Esta misma operación puede realizarse con el botón que se encuentra en la barra de herramientas y al posicionarte en ese campo aparecerá la leyenda (Autorizar). Donde el sistema solicitará el número y password del empleado asignado para autorizar requisiciones, al introducir los datos correctos la requisición quedará autorizada.

La ventana que aparece para ingresar los datos de la persona que autoriza es

la siguiente:

Antes de autorizar una requisición es posible cancelarla e incluso eliminarla

por completo, y se hace de la siguiente manera: • Cancelar: Es un botón colocado al lado del campo de estatus, la

requisición quedará registrada como cancelada. Al darle click el sistema por seguridad pregunta si realmente desea hacer la cancelación de la requisición.

• Borrar: Botón que se encuentra en la barra de herramientas (bote de

basura) y al darle click la requisición será eliminada de la base de datos. Hay que tener cuidado ya que una vez borrada será imposible recuperar la requisición.

• Imprimir: Si el usuario desea imprimir la requisición después de haberla

autorizado se puede hacer por medio del icono que aparece en la barra de herramientas (palomita) Procesar y el sistema desplegará automáticamente la vista preliminar de la impresión, si la información es correcta se selecciona la opción Imprimir.



Cuadro Comparativo

Mediante esta opción el sistema permite al usuario hacer una comparación en cuanto a costo, de hasta tres proveedores diferentes, con el fin de identificar el más conveniente para surtir una requisición específica.

La ventana que aparece es la siguiente:

La secuencia para generar el cuadro comparativo es la siguiente:

• Centro Costo En este campo se introduce la clave del centro de costo, la

búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.

• Solicita En este campo se introduce el número del empleado que requiere

el cuadro comparativo. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.



• Fecha Inicial y Fecha Final En estos campos se introduce el rango

(período), dentro del cual se encuentran las requisiciones para las cuales se desea elaborar el cuadro comparativo.

• Requisición. Inicial y Requisición. Final En estos campos se define el

rango, dentro del cual se encuentran las requisiciones para las cuales se elaborará el cuadro comparativo.

• Tipo : Menú descendente donde se selecciona el tipo de requisiciones que

se quiere sean desplegadas.

• Fecha Cuadro En este campo se introduce la fecha de elaboración del cuadro comparativo.

• Procesar : Icono que se encuentra en la barra de herramientas

(palomita) ó la opción también aparece en menú Edición, y/o con las teclas rápidas ALT+P. El sistema despliega del lado izquierdo las requisiciones solicitadas.

Con el puntero del mouse se selecciona la requisición para la cual se desea

realizar el cuadro, el sistema despliega del lado derecho los campos a llenar en tres columnas, una para cada proveedor, en la parte inferior se despliega la información general de cada una de las partidas de la requisición.

• Proveedores En este campo se anota el número que identifica al

proveedor. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.

• Descuento e I.V.A. En este campo se registra el porcentaje

correspondiente que nos da este proveedor • Fletes y Gtos. Importación En este campo se anota el monto

correspondiente a cada rubro. • Tipo de Cambio: En caso de que el proveedor maneje moneda

extranjera en este campo se pone el tipo de cambio para comparar este proveedor con los demás proveedores en Moneda Nacional

• Fecha Entrega: Fecha en que el proveedor se compromete a hacer

entrega del producto.



• LAB y condiciones de pago: Al desplazarse hacia abajo con la barra de

la derecha, aparecerán estos campos referentes al lugar de entrega y los días de plazo que da el proveedor para hacer el pago.

En la parte inferior de cada columna y en el mismo renglón de la partida, hay

un campo numérico identificado con el nombre del proveedor, en él se debe introducir el precio por unidad de insumo.

Abajo se despliegan datos referentes a la última compra realizada al proveedor

en caso de existir alguna. Se llenan de la misma forma las otras dos columnas con diferentes proveedores que manejen el mismo insumo.

• Finalmente se graba la información por medio del icono que aparece en la barra de herramientas (disco) ó por medio del menú Edición y/o con las teclas rápidas ctrl.+G.

De ser necesario se repite el proceso para otro insumo de la misma requisición

o para otra nueva requisición. El usuario tiene varias variables de comparación para seleccionar el proveedor más conveniente, puede guiarse por el costo total, por las condiciones de pago, por el LAB o por la fecha de entrega, que analizadas de manera conjunta proporcionarán mejores resultados.



Generación de O. C.

En esta opción el sistema permite generar ordenes de compra a partir de las requisiciones capturadas y autorizadas, que presenten aun cantidades pendientes por comprar. La ventana que se despliega es la siguiente:

La secuencia para generar órdenes de compra es la siguiente:

• Centro Costo Inicial y Final En estos campos se introduce la clave del centro de costo para el cual se hará la orden de compra. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.

• Comprador se anota el número que identifica al empleado que realizará

la compra. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.



• Fecha Inicial y Fecha Final En estos campos se establece un rango ó

(período), el cual debe contener las requisiciones para las que se generará orden de compra.

• Requisición. Inicial y Requisición. Final En estos campos se define un

rango que contenga las requisiciones para las cuales se generará orden de compra.

Existe un menú descendente de la derecha se selecciona el tipo de requisición

que se quiere sean mostradas por el sistema.

• Procesar Después de definir los datos anteriores se le da click al icono (palomita) que aparece en la barra de herramientas ó por medio del menú Edición y/o las teclas rápidas ALT+P y el sistema despliega automáticamente las requisiciones encontradas con las características solicitadas.

• Proveedor: Campo que se encuentra en el cual debe anotarse el número

que identifica al proveedor al cual se le hará la compra.

En la parte inferior se despliega información específica de los insumos de la requisición que aun están pendientes por comprar, indicando la cantidad específica.

• Requerido En este campo se indica la fecha para la cual el insumo debe

estar disponible en el almacén, el sistema despliega la fecha definida en la requisición pero es posible modificarla.

• Colocada En este campo se anota la cantidad que será autorizada a

comprar por medio de la orden de compra.

• Moneda: Menú descendente donde defines el tipo de moneda a utilizar

• Precio En este campo se indica el precio por unidad del insumo, automáticamente el sistema despliega el importe generado por la compra.

• Tipo de Cambio: Si la O.C es en moneda extrajera en este campo se

define el tipo de cambio a tomar.

• Descripción de la Partida En este parámetro el sistema despliega el comentario registrado en la requisición pero es posible modificarlo.



• Grabar: Se le da click al icono que aparece en la barra de herramientas

(disco) ó por medio del menú Edición y/o las teclas rápidas Ctrl.+G , y el sistema pregunta si se desea generar la orden de compra, si procede se selecciona la opción Sí, en caso contrario el sistema cancelará el proceso.

Si es necesario generar más órdenes de compra se repite el proceso.



Ordenes de Compra

En esta opción el sistema permite capturar órdenes de compra cuando no son generadas a partir de una requisición, de igual forma es posible hacer modificaciones a las órdenes de compra ya existentes y que aun no han sido impresas. La ventana que se despliega es la siguiente:

El proceso para capturar órdenes de compra es el siguiente:

• Centro Costo En este campo se introduce el número del centro de costo para el cual se hará la orden de compra. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.

• Número En este campo se indica el número de la orden de compra para

ese centro de costo, el usuario puede colocar el número que desee, sin embargo se recomienda utilizar el número consecutivo que proporciona automáticamente el sistema, el cual aparecerá al dar un click sobre la flecha colocada al lado derecho del campo.

• B ó S: Se define si la orden de compra obedece a un bien o servicio.

• Fecha El sistema introduce automáticamente la fecha de elaboración de

la orden de compra.



• Proveedor En este campo se anota el número del proveedor al cual se

hará la compra. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.

• Comprador En este campo se registra el número que identifica al

empleado autorizado para realizar compras en el centro de costo indicado. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.

• Solicitó En este campo se introduce el número que identifica al empleado

que está solicitando los insumos. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.

• Autorizó En este campo se introduce el número del empleado que

autorizará la orden de compra. La búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.

• VoBo se introduce el número del empleado que dará el visto bueno a la

orden de compra. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.

• Embárquese Menú descendente donde se selecciona la dirección a la que

se desea sean enviados los insumos. • L.A.B. Menú descendente donde se selecciona la forma de embarque de

los insumos.

• Obra: Campo informativo, que se afecta al generar la O.C. desde el modulo de Precios Unitarios.

• Estimación: Campo informativo, que se afecta al generar la O.C. desde

el modulo de Precios Unitarios.

• Concepto Factura: Se despliega el concepto que aparecerá en la factura de esta O.C.

• Auto Recepcionable: En este check se define si la O.C. será auto

recepcionable, es decir, que en el momento de generarla



automáticamente se le da entrada al almacén. En caso de que se defina así, se activan los siguientes campos de captura:

A. Almacén: Se captura el número del almacén al cual se

le dará entrada a los insumos. B. Empleado: Se captura la clave del empleado con el que

se realizará la entrada al almacén de los insumos incluidos en la O.C.

• Tipo O.C. Menú descendente donde se selecciona el grado de urgencia

que se tiene para la orden de compra en cuestión.

• Moneda Menú descendente donde se selecciona el tipo de moneda que se utilizará en la operación de compra.

• Tipo de Cambio En este campo se actualiza la equivalencia en moneda

nacional de la moneda a utilizar.

• Sub Total: Es un dato que se despliega automáticamente, corresponde al sub total que corresponde a esta O.C.

• I.V.A. En este campo se anota el porcentaje de IVA que será aplicado al

monto de la compra. Adicionalmente a lado derecho del campo de captura del I.V.A., aparece el monto calculado para el porcentaje definido.

• Retención: Se muestra de manera automática, y corresponde al importe

que se aplicará en la O.C. por concepto de retención.

• Condiciones de Pago: Botón que despliega una serie de campos que contienen las características de pago definidas por el proveedor, mismas que pueden modificarse en esta parte, un ejemplo es el siguiente donde vemos que el sistema permite agregar otra partida dentro de las condiciones de pago al modificarle el campo de porcentaje y darle click al icono de AGREGAR RENGLÓN ó por medio del menú Edición o con las teclas rápidas Alt+R. Para cerrar esta opción le das click nuevamente al botón y el sistema regresa a la ventana original. :

I. Días: En este campo se introduce el número de días que el proveedor da de plazo para realizar el pago, el sistema automáticamente coloca la fecha de vencimiento, considerando los días del plazo a partir de la fecha de elaboración de la orden de compra.

II. Comentarios: En este campo el usuario puede indicar algún comentario sobre la forma de pago referente a esa partida.



III. %: En este campo se indica el porcentaje del monto total de la compra que será pagado bajo las condiciones de la partida, el sistema coloca automáticamente el importe a pagar.

• Mostrar Retenciones: Botón que despliega una serie de campos que

contienen las retenciones definidas por default para el proveedor en el maestro de proveedores, mismas que pueden modificarse en esta parte, un ejemplo es el siguiente donde vemos que el sistema permite agregar otra retención dentro de las que ya tiene definidas por default y darle click al icono de AGREGAR RENGLÓN ó por medio del menú Edición o con las teclas rápidas Alt+R. Para cerrar esta opción le das click nuevamente al botón y el sistema regresa a la ventana original. :

I. Id Cpto: En este campo se introduce el concepto de la retención que corresponde según el maestro de retenciones. La búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.

II. Cantidad: En este campo el usuario captura la cantidad a retener, en caso de que el concepto de retención haya sido definido por cantidad en el maestro de retenciones.

III. Porc Ret: En este campo se indica el porcentaje correpondiente a la retención. En caso de que la retención sea por cantidad el sistema calcula este dato.

IV. Importe: Este dato se despliega automáticamente y corresponde al importe que se aplicará en la orden de compra para es concepto de retención.

V. Facturado: Este dato se despliega automáticamente y corresponde al importe facturado para es concepto de retención.

VI. Retenido: Este dato se despliega automáticamente y corresponde al importe retenido para es concepto de retención.

VII. TM Descto: Este dato se despliega automáticamente y corresponde al tipo de movimiento de descuento para la retención definido en el maestro de retenciones.

Una vez capturados los datos anteriores, se procede a registrar la información

específica de la requisición de la siguiente manera:



• Agregar: Se puede agregar un “renglón” con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , ó con las teclas rápidas ALT+R y otra opción sería desde el menú Edición con lo cual se activan los campos de la parte inferior. Este proceso se realiza las veces que sea necesario

• Partida Este campo indica el número individual de la partida dentro de la

orden de compra.

• Insumo En este campo se coloca el código que identifica al insumo requerido. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.

• Descripción En este campo aparece el insumo del que se trata.

• Fec. Entregar : Este campo debe indicar la fecha para la cual el insumo

debe estar ya disponible en el almacén.

• Cantidad En este campo se introduce la cantidad total del insumo a comprar, considerando las unidades de medida que están definidas para ese insumo en particular.

• Precio En este campo se introduce el precio por unidad de insumo, el

sistema despliega automáticamente el importe de la compra, mostrando también en la parte superior la cantidad correspondiente al IVA y el monto total.

• Descripción de la partida: En este campo el usuario puede introducir un

comentario específico referente al insumo de la partida en cuestión. Si se requiere anexar más partidas para la misma orden de compra se selecciona la opción Agregar


(disco) ó por medio del menú Edición y/o las teclas rápidas Ctrl.+G. y el sistema pregunta si se desea imprimir la orden de compra, si procede se selecciona la opción Sí para tener una vista previa de la O.C, en caso contrario el sistema cancelará el proceso de impresión.

Al terminar de grabar la orden de compra el sistema envía un cuadro de diálogo preguntando si se desea imprimir la OC en estos momentos, así como si se desea imprimir la descripción larga del insumo. En caso de que se haya optado por imprimir la O.C., el sistema procesa la impresión automáticamente, de otra manera se tendrá que imprimir posteriormente con el botón de “Procesa Impresión”:

• Procesa Impresión, Al haber grabado la O.C sin imprimir y al darle click

al icono que aparece en la barra de herramientas (palomita) ó por medio



del menú Edición y/o Ctrl.+I el sistema desplegará automáticamente la presentación preliminar de la impresión, si la información es correcta se selecciona la opción Imprimir.

Se verifican que los datos presentados en la O.C sean correctos y se da click en

el icono de la impresora Después de imprimir una orden de compra es imposible modificarla desde esta opción.



Ajustes / Cancelación O.C.

Esta opción permite al usuario realizar alguna modificación a la orden de compra cuando ya ha sido impresa, o cancelarla definitivamente, esta última operación sólo podrá ser realizada por el empleado autorizado para ello. Se desplegará una ventana similar a la siguiente:

El proceso para capturar ajustes a una orden de compra es el siguiente:

• Centro Costo En este campo se introduce el número del centro de costo al cual pertenece la orden de compra. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.

• Número se escribe el número de la orden de compra a la que se hará

alguna modificación. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.



El sistema despliega automáticamente los campos con la información

previamente capturada para la orden de compra. La información que el sistema permite modificar es la siguiente:

• Area Cuenta: Este campo se indica el área cuenta para el insumo

incluido en la O.C. • Fecha: Este campo se indica la fecha en que el insumo deberá estar

disponible en el almacén.

• Autoriza se introduce el número del empleado que autorizará los ajustes en la orden de compra.

• Cantidad: En este campo es posible modificar la cantidad original del

insumo.

• Precio: En este campo se actualiza el precio por unidad de insumo.

• Confirma: Campo Informativo

• Grabar: Se le da click al icono que aparece en la barra de herramientas (disco) ó por medio del menú Edición y/o las teclas rápidas Ctrl.+G

• Imprimir La impresión de la O.C se hace desde el Menú Reportes / Orden

de Compra. De ser necesario realizar ajustes a otra orden de compra se repite el proceso.

Para cancelar una orden de compra, se realizan los primeros pasos mencionados en la pág. 85 de este proceso y luego:

• Cancelar Se le da click al este botón ubicado en la parte derecha de la

ventana. El sistema solicitará el password de la persona autorizada para hacer la cancelación de órdenes de compra

Se introduce la clave y se oprime la tecla ENTER, con esto el sistema

cancelará definitivamente la orden de compra.



Entradas de Almacén

Mediante esta opción el sistema permite al usuario registrar y mantener actualizadas las entradas al almacén de los insumos solicitados a través de una orden de compra. También es posible dentro de esta opción modificar algún registro de entradas realizado previamente.

Esta opción debe utilizarse en caso de no contar con el Sistema de

Inventarios. La ventana que se despliega es la siguiente:

El proceso para actualizar las entradas al almacén es el siguiente:

• Almacén En este campo se anota el número del almacén en el que se registrará la entrada de insumos. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.

• Número En este campo se indica el número de folio correspondiente a

este registro de entradas en el almacén señalado, el usuario puede seleccionar el número que desee, sin embargo se recomienda utilizar el número consecutivo asignado por el sistema, mismo que aparecerá al dar un click sobre el icono en forma de flecha situado al lado del campo.



• Centro de Costo se introduce el número del centro de costo al que pertenece la orden de compra que contiene los insumos a registrar. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.

• Fecha En este campo se introduce la fecha de elaboración del registro de

entradas. • Orden de Compra: En este campo se teclea el número de la O.C. de la

cual se hará la entrada. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.

• Recibió :En este campo se introduce el número del empleado

responsable de la recepción de los insumos.

• Comentarios En este campo el usuario puede incluir algún comentario referente a la entrada de los insumos.


en la barra de herramientas , ó con las teclas rápidas ALT+R y otra opción sería desde el menú Edición con lo cual se activan los campos de la parte inferior. Este proceso se realiza las veces que sea necesario

• Partida: Este campo indica el número de línea del registro de entradas.

• Insumo En este campo se introduce la clave del insumo para el cual se

hará el registro de entradas. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.

• Remisión: Campo informativo.

• Cantidad En este campo se anota la cantidad total recibida del insumo..

Automáticamente el sistema coloca el precio del insumo registrado

anteriormente y el importe total. Si es necesario agregar otra partida al registro de entradas de la misma orden de compra, se sigue el procedimiento arriba mencionado


(disco) ó por medio del menú Edición y/o las teclas rápidas Ctrl.+G. En ese momento el sistema pregunta si deseas imprimir el recibo de entrada al Almacén.



De ser necesario registrar más entradas se repite el proceso. Ahora si se desea

imprimir la entrada de almacén se selecciona la opción: • Procesa Impresión: Icono que se encuentra en la barra de herramientas

(palomita) o por medio del menú Edición, y/o con las teclas rápidas Ctrl.+I .El sistema desplegará automáticamente la presentación preliminar.

• y si la información es correcta se selecciona la opción Imprimir del menú Edición.



Traspasos a otro C. C.

Con esta opción el sistema permite capturar y actualizar los traspasos de insumos realizados entre centros de costo. se despliega una ventana similar a la siguiente:

El proceso para realizar traspasos entre centros de costo es el siguiente:

• Almacén: En este campo se introduce el número del almacén origen de los insumos, la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.


este traspaso en el almacén señalado, el usuario puede seleccionar el número que desee, sin embargo se recomienda utilizar el número consecutivo asignado por el sistema, mismo que se aparecerá al dar un click sobre el icono en forma de flecha situado al lado del campo.



• Centro de Costo: En este campo se introduce el número del centro de

costo origen de los insumos. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.

• Tipo Movimiento: En este campo se indica el tipo de movimiento

correspondiente a la operación de traspaso de insumos, el sistema ya tiene definido el número 52 para identificar una salida por traspaso.

• Autoriza: En este campo se introduce el número del empleado que

autorizará el traspaso de insumos. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.

• Fecha: En este campo se introduce la fecha de elaboración del traspaso

de insumos.

• Comentarios: En este campo el usuario puede incluir algún comentario referente al traspaso de los insumos.

• Tipo Traspaso: Existen 3 tipos de traspasos: Por Centro de Costo, por

Proveedor y por Empleado. El usuario selecciona el destino de los insumos.

• Destino: En este parámetro existen 2 campos:

I. Almacén En este campo se introduce el número del almacén al

cual se traspasarán los insumos, mismo que debe ser diferente al almacén origen. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1

II. Centro de Costo: En este campo se introduce el número del

centro de costo al cual se traspasarán los insumos, mismo que debe ser diferente al centro de costo origen. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1




en la barra de herramientas , ó con las teclas rápidas ALT+R y otra opción sería desde el menú Edición con lo cual se activan los campos de la parte inferior para registrar la información referente a los insumos a traspasar.

• Partida: En este campo se indica el número de partida del traspaso.

• Insumo: En este campo se anota el código del insumo a traspasar. La

búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1. El sistema automáticamente el sistema despliega el nombre del insumo en el campo Descripción.

• Área-Cuenta: Menú descendente donde se selecciona el área-cuenta

definida para el centro de costo origen por medio de la cual se realizará el traspaso.

• Cantidad: En este campo se anota la cantidad total a traspasar, en este

campo también es posible utilizar la opción Búsqueda para facilitar la captura.

• Precio: En este campo se introduce el precio por unidad de insumo. El

sistema desplegará automáticamente el importe del traspaso.

Si se desea agregar otra partida dentro del mismo traspaso, se selecciona la opción Agregar (anteriormente explicado) y se registran los datos necesarios.


(disco) ó por medio del menú Edición y/o las teclas rápidas Ctrl.+G.

• Procesa Impresión: Icono que se encuentra en la barra de herramientas (palomita) o por medio del menú Edición, y/o con las teclas rápidas Ctrl.+I .El sistema desplegará automáticamente la presentación preliminar.




Insumos Recibidos por Orden Compra

Mediante esta opción el sistema permite registrar las entradas al almacén de los insumos solicitados a través de una orden de compra. En esta opción el sistema muestra solo las órdenes de compra que presentan cantidades pendientes por recibir. La ventana que se despliega es la siguiente:

El proceso para registrar entradas de almacén a través de órdenes de compra es el siguiente:

• Centro de Costo: En este campo se introduce el número del centro de costo al que pertenecen las ordenes de compra que contienen los insumos a registrar. La búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Reporte y/o por medio de la teclas rápidas ALT+F1. Automáticamente aparece en la parte izquierda de la ventana TODAS las O.C pendientes.



• O.C. Inicial y O.C. Final: Estos campos se llenan automáticamente al

seleccionar el CC dentro del cual se encuentran las órdenes de compra que contienen los insumos a registrar.

• Almacén: En este campo se anota el número del almacén en el que se

registrará la entrada de insumos. La búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Reporte y/o por medio de la teclas rápidas ALT+F1..

• Recibió: En este campo se introduce el número del empleado responsable

de la recepción de los insumos. La búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Reporte y/o por medio de la teclas rápidas ALT+F1.

• Comentarios: En este campo el usuario puede incluir algún comentario

referente a los insumos recibidos.

• Mov. Almacén: En este campo se indica el número de movimientos acumulados de registro de entradas correspondiente al almacén indicado.

• Fecha Movimiento:.En este campo se introduce la fecha de elaboración

del registro de entradas.

Con el puntero del mouse se selecciona la orden de compra deseada y del lado derecho la partida que contiene el insumo a registrar:

• Remisión: Campo Informativo. • Area Cuenta: Es el área cuenta definida en la O.C. para el insumo o

partida. • Cantidad Recibida: En este campo se anota la cantidad total recibida del

insumo indicado. Se puede registrar más insumos de otra partida de la misma orden de compra.

• Precio: Este campo lo llena el sistema automáticamente con el precio

definido en la O.C.

• Importe: Este campo lo llena el sistema automáticamente al llenar el campo de Cantidad recibida.




(disco) ó por medio del menú Edición y/o las teclas rápidas Ctrl.+G, en ese momento el sistema pregunta si deseas generar la Impresión de entrada, al darle SI el sistema manda imprimir el recibo de entrada al almacén.

De ser necesario registrar entradas de otra orden de compra se repite el

proceso.



Proveedor Insumos

En esta pantalla, el sistema despliega una lista de precios donde se especifican todos los insumos de cada proveedor con 3 tipos de porcentajes, donde se tiene la opción de incluir porcentajes de descuentos o de IVA, con sus respectivos signos. La ventana que se presenta es la siguiente:

El procedimiento para registrar los datos es el siguiente:

• Proveedor: En este campo se teclea el número del proveedor del que se quieren consultar los datos. La búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1. Al dar ENTER o TAB, el sistema desplegará automáticamente el nombre que corresponde a ese número de proveedor.

• Insumo: En este campo se escribe el número completo del insumo a

consultar (7dígitos). La búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1. Al dar ENTER o TAB, automáticamente el sistema desplegará el nombre de ese número de insumo y la unidad en la que se compra.

• Precio: En este campo se escribe el precio al que ese proveedor vende

ese insumo.



• Porc. 1, Porc. 2, y Porc. 3: En estos campos se escriben los respectivos porcentajes que ese proveedor maneja, con sus signos correspondientes. Por ejemplo:

Precio $500.00 Porc. 1 - 10%

descuento Porc. 2 + 15% IVA

• Precio Neto: En este campo automáticamente aparece la cantidad que ya

incluye la suma o la resta de los porcentajes, previamente capturados. • Referencia: En este campo se puede escribir cualquier comentario.

• Código de Barras: Campo informativo

• Modif: En este campo se escribe la fecha en la que se captura o modifica

el dato. Esta pantalla es muy poco usual en la construcción.



Movimientos NO Inventariables

Este opción nos permite hacer entradas a nuestros almacenes de los insumos que no son Inventariables, como por ejemplo: Mano de Obra, Sub-Contratos etc.



Mantenimiento Remisión

Esta opción es similar a la ventana de Entradas Almacén anteriormente mencionada. El usuario puede registrar y mantener actualizadas las entradas al almacén de los insumos NO INVENTARIADOS solicitados a través de una orden de compra.

Esta opción debe utilizarse en caso de no contar con el Sistema de

Inventarios. La ventana que se despliega es la siguiente: El proceso para actualizar las entradas al almacén es el siguiente:

• Almacén En este campo se anota el número del almacén en el que se registrará la entrada de insumos. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.


este registro de entradas en el almacén señalado, el usuario puede seleccionar el número que desee, sin embargo se recomienda utilizar el número consecutivo asignado por el sistema, mismo que aparecerá al dar un click sobre el icono en forma de flecha situado al lado del campo.



• Centro de Costo se introduce el número del centro de costo al que pertenece la orden de compra que contiene los insumos a registrar. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.

• Fecha En este campo se introduce la fecha de elaboración del registro de

entradas. • Orden de Compra: En este campo se teclea el número de la O.C. de la

cual se hará la entrada. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1

• Recibió :En este campo se introduce el número del empleado

responsable de la recepción de los insumos.

• Comentarios En este campo el usuario puede incluir algún comentario referente a la entrada de los insumos.


en la barra de herramientas , ó con las teclas rápidas ALT+R y otra opción sería desde el menú Edición con lo cual se activan los campos de la parte inferior. Este proceso se realiza las veces que sea necesario

• Partida: Este campo indica el número de línea del registro de entradas.

• Insumo En este campo se introduce la clave del insumo para el cual se

hará el registro de entradas. la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1.

• Folio Remisión: Campo Opcional.

• Área Cuenta: En este campo se captura los frentes que utilizan (área-

cuenta). la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1

• Cantidad En este campo se anota la cantidad total recibida del insumo.


definido en la O.C.




Automáticamente el sistema coloca el precio del insumo registrado

anteriormente y el importe total. Si es necesario agregar otra partida al registro de entradas de la misma orden de compra, se sigue el procedimiento arriba mencionado


(disco) ó por medio del menú Edición y/o las teclas rápidas Ctrl.+G. En ese momento el sistema pregunta si deseas imprimir el recibo de entrada al Almacén.

Se repite el procedimiento las veces que sea necesario.



Recepción de Insumos

Mediante esta opción el sistema permite registrar las entradas al almacén de los insumos NO INVENTARIADOS como Sub-Contratos, Mano de Obra y Administrativos solicitados a través de una orden de compra. En esta opción el sistema muestra solo las órdenes de compra que presentan cantidades pendientes por recibir. La ventana que se despliega es la siguiente:

El proceso para registrar entradas de almacén a través de órdenes de compra es el siguiente:




• O.C. Inicial y O.C. Final: Estos campos se llenan automáticamente al seleccionar el CC dentro del cual se encuentran las órdenes de compra que contienen los insumos a registrar.





• Comentarios: En este campo el usuario puede incluir algún comentario

referente a los insumos recibidos.

• Mov. Almacén Ent: En este campo se indica el número de movimientos acumulados de registro de entradas correspondiente al almacén indicado.

• Fecha Movimiento:.En este campo se introduce la fecha de elaboración

del registro de entradas.

Con el puntero del mouse se selecciona la orden de compra deseada y del lado derecho la partida que contiene el insumo a registrar:

• Folio Remisión: Campo Opcional.

• Área: En este campo se captura los frentes que utilizan (área-cuenta). la

búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1

• Cuenta: En este campo se captura los frentes-partidas (áreas-cuenta). la




• Cantidad Recibida: En este campo se anota la cantidad total recibida del

insumo indicado. Se puede registrar más insumos de otra partida de la misma orden de compra.


definido en la O.C.



(disco) en ese momento el sistema pregunta si deseas generar la Impresión de entrada, al darle SI el sistema manda imprimir el recibo de entrada al almacén.


proceso. Automáticamente el sistema coloca el precio del insumo registrado anteriormente y el importe total. Si es necesario agregar otra partida al registro de entradas de la misma orden de compra, se sigue el procedimiento arriba mencionado



Recepción Global de Insumos

Esta ventana es parecida a la de Recepción de Insumos, la diferencia consiste en que en esta ventana se realiza la recepción GLOBAL ó TOTAL del insumo NO Inventariado de una Orden de Compra. La ventana que se despliega es la siguiente:

El proceso para registrar entradas de almacén a través de órdenes de compra

es el siguiente:




• O.C. Inicial y O.C. Final: Estos campos se llenan automáticamente al

seleccionar el CC dentro del cual se encuentran las órdenes de compra que contienen los insumos a registrar.





• Remisión: Campo Informativo.

• Fecha Rem:.En este campo se introduce la fecha de elaboración del registro de entradas.

Con el puntero del mouse se selecciona la orden de compra deseada y del lado

derecho la partida que contiene el insumo a registrar: • Área: En este campo se captura los frentes que utilizan (área-cuenta). la


• Cuenta: En este campo se captura los frentes-partidas (áreas-cuenta). la búsqueda de este dato puede hacerse por medio de el icono que aparece en la barra de herramienta (binoculares), por medio del menú Edición y/o por medio de la tecla rápida F1

• Cantidad Recibida: En este campo automáticamente aparece la cantidad

total recibida del insumo indicado. Se puede registrar más insumos de otra partida de la misma orden de compra que sean NO INVENTARIABLES.


definido en la O.C.



• Importe: Este campo lo llena el sistema automáticamente • Grabar: Se le da click al icono que aparece en la barra de herramientas

(disco) en ese momento el sistema pregunta si deseas generar la Impresión de entrada, al darle SI el sistema manda imprimir el recibo de entrada al almacén.


proceso. Automáticamente el sistema coloca el precio del insumo registrado anteriormente y el importe total. Si es necesario agregar otra partida al registro de entradas de la misma orden de compra, se sigue el procedimiento arriba mencionado.



Consulta Remisión En esta opción como su nombre lo indica nos sirve para consultar las remisiones ó ENTRADAS hechas en un almacén definido por rango de fechas y por los números de remisiones. La ventana que presenta es la siguiente:

El procedimiento para hacer la consulta es la siguiente:

• Almacén: En este campo se teclea la número de almacén a consultar, la búsqueda es sencilla, puede ser por medio de el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), o por medio del menú Reportes la opción de búsqueda y/o las teclas rápidas ALT+F1. También se pueden utilizar las fechas que se encuentran en la barra de herramientas.

• Remisión Inicial y Final: Rango de remisiones ingresadas al almacén

definido al inicio. La búsqueda de las remisiones se puede hacer por medio de los binoculares , o por medio del menú Reportes y/o las teclas rápidas ATL+F1

• Fecha Inicial y Final: Período que se quiere consultar

• Procesar: Para poder la información se debe dar click al icono que se

encuentra en la barra de herramientas (palomita) y te despliega el listado de remisiones de dicho almacén en el rango definido de fechas y remisiones.

Al darle doble click en uno de los renglones de información se abre la ventana

donde se hizo la recepción.



Reporte Remisión: Como su nombre lo indica esta opción nos permite tener de manera impresa la información que se nos muestra en la consulta. La ventana que despliega es la siguiente:

Para poder ver el reporte debemos registrar los siguiente datos:

• Fecha de Mov. Inicial y Final: En este campo se define el rango de

fechas en las que queremos ver los registros de las remisiones. • Almacenes Inicial y Final: En este campo se define el rango de

almacenes a consultar, su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Remisión Inicial y Final: En este campo se define el rango de

remisiones a consultar, su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1



• Procesar: Para poder tener la vista previa del reporte, se debe dar click en el icono que aparece en la barra de herramientas (palomita) o se puede hacer con la ayuda del menú Reporte / Procesar Impresión. Al darle click muestra la vista previa del reporte:






dentro del reporte.




ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otros almacenes y/o fechas



ABC Interfase a Contabilidad

En esta pantalla se define la afectación contable de todos los tipos de movimientos del almacén en la contabilidad. EnKontrol permite generar pólizas de contabilidad a partir de los movimientos de almacén, lo que significa una gran ventaja, ya que se podrá reconocer el valor de los inventarios en la contabilidad y generar pólizas de aplicación al costo, la obra en proceso o el gasto, según se requiera. La ventana que se despliega es la siguiente.

Los campos a llenar son los siguientes:

• Tipo de Movimiento: Menú descendente donde se selecciona cada uno de los tipos de movimientos para configurar los asientos contables

• Almacén: Menú descendente donde se selecciona un almacén específico o

todos, para el que se va a configurar el asiento.

• Centro de Costo: Menú descendente donde se selecciona un centro de costo específico o todos, para el que se va a configurar el asiento

• Área y Cuenta: Menús descendentes donde se selecciona una en específico o todas, para las que se va a configurar el asiento.



• Insumo: En este parámetro existen 3 opciones:

I. Tipo Inicial – Final: En este campo se define el rango o el tipo de insumo especifico.

II. Grupo Inicial-Final: En este capo se debe de definir el grupo de

insumos (Eje 99) esto para lograr un rango total, de lo contrario habrá que estar modificando este rango cada vez que se agreguen grupos nuevos.

III. Cons Inicial-Final: Se refiere al consecutivo del Insumo

• Cuenta, Scuenta y SSCuenta: Menús descendentes donde se selecciona

la cuenta contable a la que se afectarán los movimientos propios de almacén. Dicho de otra manera es la cuenta contable de almacén con el detalle que se haya especificado en cada compañía. Para darle versatilidad a esta configuración EnKontrol ofrece la posibilidad de utilizar “comodines” que permite hacer que las cuentas que se afectarán tengan el mismo número que los parámetros que a continuación se explican:

I. Específica: Define una cuenta contable fija

II. Almacén (ALM): Genera el asiento a la cuenta contable cuyo número corresponda al número de almacén especificado en cada movimiento individual.

III. CC: Genera el asiento a la cuenta contable cuyo número

corresponda al número de centro de costo especificado en cada movimiento individual.

IV. Tipo de insumo (TIE): Genera el asiento a la cuenta contable

cuyo número corresponda al número de tipo de insumo especificado en cada movimiento individual.

V. Tipo de insumo *100 (TIE*): Genera el asiento a la cuenta

contable cuyo número corresponda al número de tipo de insumo especificado en cada movimiento individual multiplicado por 100.

VI. Grupo de elemento (GPOE): Genera el asiento a la cuenta

contable cuyo número corresponda al número de grupo de insumo especificado en cada movimiento individual.



VII. Área (AREA): Genera el asiento a la cuenta contable cuyo

número corresponda al número de área especificado en cada movimiento individual.

VIII. Cuenta(ICTA): Genera el asiento a la cuenta contable cuyo

número corresponda al número de cuenta de almacén especificado en cada movimiento individual.

• Tipo: Menú descendente donde se selecciona la naturaleza de la cuenta

contable que seleccionamos.

• Cuadre: En este parámetro se seleccionan del menú descendente la Cuenta, Scuenta y SSCuenta, el cual es el asiento complementario al del almacén, como pueden ser las cuentas de costo, obra en proceso, gastos, material recibido sin factura, etc.

• Desglose de CC: Menú descendente donde tenemos las siguientes

opciones:

I. OBRA: El asiento contable se registrarán al CC cuyo número corresponda al número de obra especificado en cada movimiento individual.

II. CC: El asiento contable se registrarán al CC cuyo número

corresponda al número de CC especificado en cada movimiento individual.

III. AREA: El asiento contable se registrarán al CC cuyo número

corresponda al número de Área especificado en cada movimiento individual.

IV. ICTA: El asiento contable se registrarán al CC cuyo número

corresponda al número de Cuenta de Almacén especificado en cada movimiento individual.

V. Grabar. Se guarda la configuración por medio del icono en forma

de disco que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú adicional Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+G




Definición de Transferencia Póliza

Mediante esta ventana se puede realizar la transferencia de la póliza de los insumos NO Inventariables. La ventana que se despliega es la siguiente:

Los campos a llenar son los siguientes:

• Agregar: Se puede agregar un “renglón” con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , ó con las teclas rápidas ALT+A y otra opción sería desde el menú Edición con lo cual se activan los campos de la parte inferior. Este proceso se realiza las veces que sea necesario

• Folio: Este número lo da el sistema de manera automática. • Tipo Mov.: Menú descendente donde seleccionas el tipo de movimiento

de Entrada o Salida de almacén.



• Fechas Inicial-Final: En este campo se teclea el rango o período de los

movimientos a transferir. • Centro de Costo: En este campo se teclea el rango de CC de los

movimientos a transferir. La búsqueda se puede hacer con el icono de la barra de herramientas (binoculares) o por medio del menú Edición y/o la tecla rápida F1.

•

• Desglose por CC: Se selecciona este check box si queremos hacer la póliza para un centro de costos específico. En caso de NO seleccionarla el sistema hace la póliza para todos los centros de costos existentes.

• Pólizas: Se deben definir los siguiente parámetros para la póliza

contable:

I. Tipo: Menú descendente donde seleccionas póliza de Inventarios.

II. Número: En este campo se captura Consecutivo de la póliza

III. Fecha: En este campo se captura la fecha de la póliza

IV. Status: Campo Informativo (N= No Transferida)



Proceso de Generación de Póliza Esta ventana te permite generar la póliza contable de los insumos no inventariables. La información que se muestra en esta ventana viene del ABC Transferencia de Pólizas No Inventariables.

El proceso es el siguiente:

• Procesar: Se selecciona el check box que se encuentra en la parte derecha de la ventana para c/u de los folios a generar póliza.

• “Palomita”: Después de seleccionar el folio se debe dar click al icono

que se encuentra en la barra de herramientas y se procederá a generar la póliza de los insumos No Inventariables.



Proceso de Desactualización de Póliza Como su nombre lo índica en esta ventana se realiza el proceso de Desactualización de la póliza generada en la ventana anterior.

El proceso es el siguiente:

• Procesar: Se selecciona el check box que se encuentra en la parte derecha de la ventana para c/u de los folios a desactualizar la póliza.

• “Palomita”: Después de seleccionar el folio se debe dar click al icono

que se encuentra en la barra de herramientas y se procederá a desactualizar la póliza de los insumos No Inventariables

EnKOnTROL MODULO DE COMPRAS CONSULTAS


MENU DE CONSULTAS

Este menú despliega una serie de opciones mediante las cuales el usuario está en posibilidad de realizar consultas y análisis sobre algún rubro de interés específico, tales como: Requisiciones, Compras, Proveedores, etc., que le permitan realizar decisiones de seguimiento y actualización de sus planes presupuestados; cabe señalar que todas las consultas se podrán realizar sólo en pantalla, ya que el sistema no permite la impresión de las mismas. Al seleccionar este menú se despliegan las opciones siguientes:

Existen menús adicionales que se encienden al momento de entrar en alguna de las opciones del menú CONSULTAS, y son los siguientes:



Requisiciones

Mediante esta opción el usuario podrá consultar información referente a todas las requisiciones registradas de la empresa, teniendo la opción de definir algunos parámetros para el despliegue de la información deseada. Al seleccionar la opción as se despliega una ventana similar a la que se presenta a continuación:

El procedimiento para realizar la consulta de requisiciones es el siguiente:

• Centro de Costo Inicial y Final: En estos campos se introduce el

número del centro de costo al cual pertenecen las requisiciones que se desea consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Requisición Inicial y Requisición Final: En estos campos se define el

rango en número, dentro del cual se encuentran las requisiciones que se quieren consultar. su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1



• Fecha Inicial y Fecha Final: En estos campos se introduce el rango en

tiempo, dentro del cual se encuentran las requisiciones que se quieren consultar.

• Solo Pendiente por Colocar: Esta opción ubicada en el lado derecho y

sirve si se desea que el sistema despliegue solo aquéllas requisiciones que tengan cantidades pendientes por colocar. Con solo seleccionar el check box, en caso de no seleccionarlo el sistema mostrara la información de las requisiciones colocadas y las pendientes por colocar.

• Estatus se selecciona el tipo de requisición que se quiere consultar.

I. Autorizadas: El sistema solo mostrara las requisiciones autorizadas

II. NO Autorizadas: El sistema solo mostrara las requisiciones NO

Autorizadas.

III. Todas: El sistema mostrara las requisiciones Autorizadas y NO Autorizadas.

• Procesar Impresión: El sistema despliega del lado izquierdo todas las

requisiciones encontradas dentro del rango especificado esto se hace por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas (palomita) o por medio del Menú Reporte / Procesar Impresión.

Con el puntero del mouse se selecciona la requisición que se quiere consultar,

del lado derecho el sistema despliega los insumos contenidos dentro de la requisición y la información referente a las cantidades solicitadas y pendientes para cada insumo.

Con el puntero del mouse se selecciona la partida de la requisición sobre la que se desea obtener información más específica, con esto el sistema desplegará en la parte inferior si la requisición ya generó alguna orden de compra y de ser el caso, a que proveedor, en que cantidad y a que precio fue comprado el insumo.

Si se registró alguna descripción adicional durante la captura de la partida

seleccionada, ésta será desplegada también en la parte inferior. Para consultar alguna otra requisición se repite el proceso.



Ordenes de Compra

Mediante esta opción se podrá consultar información referente a todas las órdenes de compra registradas de la empresa, teniendo la opción de definir algunos parámetros para el despliegue de la información deseada. El usuario tendrá la posibilidad de obtener información específica de cada una de las órdenes de compra desplegadas. Como por ejemplo: Insumos, Cantidad Solicitada, Precio del Insumo, etc. Al seleccionar la opción se despliega una ventana similar a la que se presenta a continuación:

El procedimiento para realizar la consulta de órdenes de compra es el

siguiente:

• Centro de Costo: En este campo se introduce el número del centro de costo al cual pertenecen las órdenes de compra que se desea consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1



• Proveedor Inicial y Proveedor Final: En estos campos se definen los

rangos de proveedores para los que se han generado órdenes de compra y dentro del cual se encuentran las órdenes que se quieren consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1



• O.C. Inicial y O.C. Final: En estos campos se define el rango en número,

dentro del cual se encuentran las órdenes de compra que se quieren consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Nueva O.C.: Dentro de este menú se puede generar una nueva orden de

compra basta dar un click sobre el botón ubicado del lado derecho, el sistema desplegará la ventana de Captura de Ordenes de Compra para realizar el proceso.

• Desplegar solo O.C Impresas: Como su nombre lo indica al seleccionar

este check box el sistema mostrará solo las OC. que hayan sido impresas, y en caso de no seleccionar esta opción el sistema presentará las O.C. Impresas y NO Impresas.

• Procesar Impresión: El sistema despliega del lado izquierdo todas las

requisiciones encontradas dentro del rango especificado en la parte superior presenta el monto total acumulado, en unidades monetarias. Esto se hace por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas (palomita) o por medio del Menú Reporte / Procesar Impresión.

Con el puntero del mouse se selecciona la orden de compra que se quiere consultar, y del lado derecho el sistema despliega los insumos contenidos dentro de la orden de compra y la información referente a las cantidades compradas, su precio e importe.



Con el puntero del mouse se selecciona la partida de la requisición sobre la

que se desea obtener información más específica, con esto el sistema desplegará en la parte superior el desglose del importe total de la partida con el IVA correspondiente.

Si se registró alguna descripción adicional durante la captura de la partida

seleccionada, ésta será desplegada en la parte inferior, de ser el caso también se presenta la cantidad de insumos recibidos por algún almacén de la empresa.

Para consultar alguna otra orden de compra se repite el proceso.



Entregas Programadas

Mediante esta opción el usuario podrá consultar información referente a todos los insumos que están pendientes por recibirse, teniendo la opción de definir algunos parámetros para el despliegue de la información deseada. Al seleccionar la opción se despliega una ventana similar a la que se presenta a continuación:

El procedimiento para realizar la consulta de entregas programadas es el

siguiente:

• Centro de Costo: En este campo se introduce el número del centro de costo sobre el cual se quiere conocer la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Insumo Inicial e Insumo Final: En estos campos se define el rango de

insumos dentro del cual deben encontrarse aquellos sobre los que se quiere saber si existen entregas pendientes. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1


tiempo, dentro del cual se encuentran las requisiciones que contienen cantidades pendientes por comprar.

• Procesar Impresión: Esto se hace por medio del icono que se

encuentra en la barra de herramientas (palomita) o por medio del Menú Reporte / Procesar Impresión. El sistema despliega en la parte inferior todas las entregas programadas encontradas dentro del rango especificado, presentando la información registrada referente a los insumos, cantidad, precio, proveedor, orden de compra, etc.



• Exportar: Si se desea guardar la información en un formato de archivo específico, es necesario seleccionar esta opción, que se encuentra en la barra de herramientas o del menú Reporte. El sistema proporciona varias opciones de formato de archivo de entre las cuales se selecciona la más adecuada a las necesidades del usuario.

Para consultar alguna otra entrega programada de otro centro de costo se

repite el proceso.



Análisis de Compras

Mediante esta opción el usuario podrá consultar información referente a todas las órdenes de compra registradas de la empresa, teniendo la opción de definir algunos parámetros para el despliegue de la información deseada. Al seleccionar la opción se despliega una ventana similar a la que se presenta a continuación:

El procedimiento para realizar la consulta de análisis de compras es el

siguiente:

• Centro Costo Inicial y Centro Costo Final: En estos campos se define el rango dentro del cual se encuentran los centros de costo que contienen las órdenes de compra a consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Proveedor Inicial y Proveedor Final: En estos campos se define el

rango dentro del cual se encuentran los proveedores para los que se han generado las órdenes de compra a consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Insumo Inicial e Insumo Final: En estos campos se define el rango

dentro del cual se encuentran los insumos para los que se han generado las órdenes de compra a consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1




tiempo, dentro del cual se encuentran las órdenes de compra que se quieren consultar.


encuentra en la barra de herramientas (palomita) o por medio del Menú Reporte / Procesar Impresión. El sistema despliega en la parte inferior todas las Ordenes de Compra encontradas dentro del rango especificado, presentando la información registrada referente a los insumos, cantidad, precio, proveedor, orden de compra, y un Total que es el importe acumulado de todas las órdenes de compra desplegadas.

• Exportar: Si se desea guardar la información en un formato de archivo

específico, es necesario seleccionar esta opción, que se encuentra en la barra de herramientas o del menú Reporte. El sistema proporciona varias opciones de formato de archivo de entre las cuales se selecciona la más adecuada a las necesidades del usuario

Para realizar otra consulta bajo diferentes parámetros se repite el proceso.



Insumos Excedidos

Con esta opción el usuario podrá consultar las cantidades de los insumos comprados y compararlas con el presupuesto para saber si existen compras en exceso.

Al seleccionar la opción se despliega una ventana similar a la que se presenta

a continuación:

El procedimiento para realizar la consulta de insumos excedidos es el

siguiente:

• Centro de Costo: En este campo se introduce el número del centro de costo en el cual se quiere realizar las consultas. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Insumo Inicial e Insumo Final se define el rango dentro del cual se

encuentran los insumos para los que se hará la consulta. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1


encuentra en la barra de herramientas (palomita) o por medio del Menú Reporte / Procesar Impresión. El sistema despliega en la parte inferior todas las Ordenes de Compra encontradas dentro del rango especificado. Proporcionando para cada uno de ellos información sobre las cantidades presupuestadas y compradas, haciendo una comparación presentando el porcentaje de exceso.

• Total: En esta línea se presentan las cantidades acumuladas

presupuestadas y compradas de todos los insumos.



• Exportar: Si se desea guardar la información en un formato de archivo específico, es necesario seleccionar esta opción, que se encuentra en la barra de herramientas o del menú Reporte. El sistema proporciona varias opciones de formato de archivo de entre las cuales se selecciona la más adecuada a las necesidades del usuario




Requisiciones por Comprador

Con esta opción el usuario podrá consultar información referente a todas las requisiciones autorizadas de la empresa, indicando al empleado que autorizó la requisición y teniendo la opción de definir algunos parámetros para el despliegue de la información deseada. Al seleccionar la opción se despliega una ventana similar a la que se presenta a continuación:

El procedimiento para realizar la consulta de requisiciones por comprador es el

siguiente:

• Comprador: En este campo se introduce el número del empleado que autorizó la requisición. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Centro de Costo Inicial y Final: En estos campos se define el rango

dentro del que se encuentran las requisiciones que se desea consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1





• Procesar Impresión: Esto se hace por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas (palomita) o por medio del Menú Reporte / Procesar Impresión. el sistema despliega todas las requisiciones encontradas dentro de los rangos especificados, presentando la fecha de la requisición, el centro de costo al que pertenece, la persona que la solicitó y el estatus de la requisición.

Para consultar alguna otra requisición dentro de otros rangos o para otro

comprador se repite el proceso.



Proveedor Insumo

Esta opción te permite hacer una consulta sobre las capturas que se hicieron en la ventana (pág. 100. Proveedor-Insumos del Menú Procesos Diarios) sobre precios, y porcentajes para proveedor-insumo.

El procedimiento para realizar la consulta es el siguiente:

• Proveedor: En este campo aparecen por default los datos capturados anteriormente en la ventana Proveedor-Insumos del Menú procesos Diarios. Para habilitar estos campos se encuentra 3 opciones que son las siguientes:

I. Global: Al tener esta opción seleccionada y darle procesar el

sistema procesa los rangos definidos por default.

II. Parcial: Al seleccionar opción se habilita el campo de Proveedor Inicial y Final donde el usuario define el rango de proveedores a consultar. La búsqueda se puede hacer por medio del icono de la barra de herramientas (binoculares) o por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1.

III. Especifica: Este campo solo te habilita una opción en el

campo de Proveedores, ya que solo mostrara la información del proveedor inicial.



• Proveedor por Insumo: Al seleccionar esta opción el sistema muestra por cada proveedor los insumos asignados a ese proveedor.

• Insumo por Proveedor: Al seleccionar esta opción el sistema enciende

el campo insumo, donde capturas el código a consultar. La búsqueda se puede hacer por medio del icono de la barra de herramientas (binoculares) o por medio del menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1. El sistema te muestra que proveedores usaron el insumo definido.

• Procesar Impresión: Al darle click en el icono de la barra de

herramientas “palomita” el sistema te despliega la información que se encuentra en los parámetros definidos.



Se repite el proceso de consulta las veces que sea necesario.



Análisis Consolidado Proveedor

Con esta opción el usuario podrá consultar el importe de las compras realizadas a cada uno de sus proveedores, así como el porcentaje perteneciente a cada uno de ellos del total de las compras efectuadas. Al seleccionar la opción se despliega una ventana similar a la que se presenta a continuación:


• Proveedor Inicial y Proveedor Final: En estos campos se define el rango dentro del cual se encuentran los proveedores sobre los que se desea obtener información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Fecha Inicial y Fecha Final: En estos campos se define el rango en

tiempo dentro del cual se encuentran las órdenes de compra que fueron generadas para los proveedores analizados.


encuentra en la barra de herramientas (palomita) o por medio del Menú Reporte / Procesar Impresión. el sistema despliega todos los proveedores encontrados dentro del rango especificado.



• Total En esta línea aparece el importe total acumulado de las compras

realizadas a todos los proveedores. En los campos inferiores se despliega el importe comprado a cada proveedor y el porcentaje del acumulado de compras correspondiente a cada uno de los proveedores.



Si se quiere realizar una consulta para otro rango de proveedores o fechas se

repite el proceso.



Comportamiento de Proveedores

Con esta opción el usuario podrá consultar información referente a alguno de sus proveedores, teniendo la alternativa de definir algunos parámetros para el despliegue de la información deseada. Obtendrá información sobre insumos comprados a ese proveedor, las fechas de compra, cantidades y el importe total comprado, así como las cantidades de insumos que ya han sido recibidas de ese proveedor.

Al seleccionar la opción el sistema despliega una ventana similar a la que se

presenta a continuación:

El procedimiento para realizar la consulta del comportamiento de proveedores

es el siguiente:

• Proveedor: En este campo se anota el número del proveedor sobre el cual se quiere obtener información. . Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• C. C. Inicial y C. C. Final: En estos campos se define el rango dentro del

cual se encuentran los centros de costo que contienen las órdenes de compra generadas para el proveedor a consultar. . Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1



• Insumo Inicial e Insumo Final: En estos campos se definen los rangos

dentro de los cuales se encuentran los insumos que se han comprado al proveedor a consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1


tiempo, dentro del cual se encuentran las compras al proveedor que se quieren consultar.


encuentra en la barra de herramientas (palomita) o por medio del Menú Reporte / Procesar Impresión. el sistema despliega todos los proveedores encontrados dentro del rango especificado proporcionando la orden de compra generada, el insumo comprado con su correspondiente cantidad e importe, fecha de compra, y cantidad e importe de los insumos recibidos.

• Total: En este campo se presenta el importe acumulado de todas las

compras realizadas al proveedor, así como el importe acumulado de los insumos recibidos.






Flujos Comprometidos

Mediante esta opción el usuario podrá consultar el importe pendiente de pago de las compras realizadas. Seleccionando diversos parámetros para el despliegue de la información podrá conocer las fechas de vencimiento de sus órdenes de compra, el proveedor y sus condiciones de pago, así como el importe a pagar para cada orden de compra. Al seleccionar la opción se despliega una ventana similar a la que se presenta a continuación:

El procedimiento para realizar la consulta de flujos comprometidos es el siguiente:

• Proveedor Inicial y Proveedor Final: En estos campos se define el rango que contiene a los proveedores para los que se generaron las ordenes de compra a consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Fecha Inicial y Fecha Final: En estos campos se define el rango para el

cual se quiere obtener información referente a los pagos pendientes.




encuentra en la barra de herramientas (palomita) o por medio del Menú Reporte / Procesar Impresión. El sistema desplegará la información encontrada dentro de los rangos especificados, proporcionando las fechas de vencimiento de cada orden de compra, el proveedor al que se le debe y sus condiciones de pago, y el importe total de cada una de las órdenes de compra.



Si se quiere realizar una consulta para otro rango de proveedores o fechas se

repite el proceso.



Análisis Consolidado % C.C.

Mediante esta opción el usuario podrá consultar el importe de las compras realizadas en cada uno de sus centros de costo, así como el porcentaje perteneciente a cada uno de ellos del total de las compras efectuadas. Al seleccionar la opción se despliega una ventana similar a la que se presenta a continuación:


• Centro de Costos Inicial y Final: En estos campos se define el rango

dentro del cual se encuentran los centros de costo sobre los que se desea obtener información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• : Al darle click a este botón el número del centro de costo final será el mismo que el del centro de costo inicial.

• Fecha Inicial y Fecha Final: En estos campos se define el rango en

tiempo dentro del cual se encuentran las órdenes de compra que fueron generadas para los centros de costo definidos.


encuentra en la barra de herramientas (palomita) o por medio del Menú Reporte / Procesar Impresión. el sistema despliega todos los centros de costo proporcionando el importe comprado en cada uno de los centros de costo y el porcentaje correspondiente a cada uno del total acumulado.





Si se quiere realizar una consulta para otro rango de centros de costo o fechas se repite el proceso.



Comparativo VS Presupuesto

Mediante esta opción el usuario podrá consultar el importe total de las compras realizadas en cada centro de costo y compararlas con el presupuesto base. Al seleccionar la opción se despliega una ventana similar a la que se presenta a continuación:


• Centro de Costo Inicial y Final: En estos campos se define el rango

dentro del cual se encuentran los centros de costo sobre los cuales se quiere realizar la consulta. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Procesar Impresión Esto se hace por medio del icono que se encuentra

en la barra de herramientas (palomita) o por medio del Menú Reporte / Procesar Impresión. El sistema despliega todos los centros de costo encontrados dentro del rango especificado, proporcionando para cada uno de ellos información sobre las cantidades presupuestadas y compradas, haciendo una comparación entre ellas y presentando el porcentaje pendiente o de exceso..

• Total: En este campo se presenta las cantidades acumuladas

presupuestadas y compradas de los centros de costo seleccionados.




específico, es necesario seleccionar esta opción, que se encuentra en la barra de herramientas o del menú Reporte. El sistema proporciona varias opciones de formato de archivo de entre las cuales se selecciona la más adecuada a las necesidades del usuario.

Si se quiere realizar una consulta para otro rango de centros de costo se repite

el proceso.



Comparativo Vs Ppto por el Tipo de Insumo Esta consulta muestra una relación de lo comprado contra lo presupuestado por insumo.


• Centro de Costo: En este campo se coloca el CC a consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Tipo de Insumo Inicial-Final: En este campo se coloca el Tipo de

Insumo a consultar (Materiales, Mano de Obra, Sub-Contratos, Administrativos etc). Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Procesar Impresión: Para ver la información es necesario darle click en

el icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita”. ) o por medio del Menú Reporte / Procesar Impresión.



Si se requiere hacer la consulta para otro CC ó Tipo de insumo se repite este

proceso.



Comparativo Vs Ppto por Grupo de Insumos

Esta consulta es similar a la anterior solo que ahora se muestra una relación de lo comprado contra lo presupuestado por Grupo de insumo.


• Centro de Costo: En este campo se coloca el CC a consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Grupo de Insumo Inicial-Final: En este campo se coloca el Tipo de

Insumo a consultar (Aceros, Cementos, Preliminares etc). Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Procesar Impresión: Para ver la información es necesario darle click en

el icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” o por medio del Menú Reporte / Procesar Impresión.



Si se requiere hacer la consulta para otro CC ó Grupo de insumo se repite este

proceso.



Comparativo VS Ppto por Insumo

Mediante esta opción el usuario podrá consultar el importe total de las compras realizadas de cada insumo en un centro de costo específico y compararlas con el presupuesto base. Al seleccionar la opción se despliega una ventana similar a la que se presenta a continuación:


• Centro de Costo: En este campo se anota el número del centro de costo en el cual que se quiere realizar la consulta. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Insumo Inicial e Insumo Final: En estos campos se define el rango

dentro del cual se encuentran los insumos sobre los cuales se quiere realizar la consulta.

• Corte por Tipo-Grupo-Insumo:: Al seleccionar el check box se

encienden las siguientes opciones:

I. Tipos de Insumos: En este campo defines el tipo de insumo a consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

II. Grupos de Insumos: En este campo defines el tipo de insumo a

consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1




en la barra de herramientas (palomita) o por medio del Menú Reporte / Procesar Impresión. el sistema despliega todos los insumos encontrados dentro del rango especificado, proporcionando para cada uno de ellos información sobre las cantidades presupuestadas y compradas, haciendo una comparación entre ellas y presentando el porcentaje pendiente o de exceso.

• Total: (M.N.): En este campo se presentan las cantidades acumuladas

presupuestadas y compradas de los insumos seleccionados en el centro de costo indicado.



Si se quiere realizar una consulta para otro Tipo ó Grupo de insumo, o para

otro centro de costo se repite el proceso.



Análisis de Insumos

Esta ventana muestra por decirlo así el historial del insumo desde su entradas, salidas, existencias, y precio.

El procedimiento para realizar la consulta es el siguiente: • Centro de Costo: En este campo se anota el número del centro de costo

en el cual que se quiere realizar la consulta. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Proveedor Inicial-Final: En este campo se anota el rango de

proveedores a consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Insumo: En este campo se escribe el código del insumo a consultar. Su

búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Fecha Inicial-Final: En estos campos se define el período a consultar.



• Procesar Impresión Esto se hace por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas (palomita) o por medio del Menú Reporte / Procesar Impresión. el sistema despliega todos los insumos encontrados dentro del rango especificado, proporcionando para cada uno de ellos información sobre las cantidades presupuestadas y compradas, haciendo una comparación entre ellas y presentando el porcentaje pendiente o de exceso.



Si se quiere realizar una consulta para otro insumo, se repite el proceso.



Analítico por Orden de Compra Esta consulta muestra las O.C con diferentes estatus, esto incluye el historia de la O.C, Tipo de Movimiento, Fecha etc. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Centro de Costo Inicial-Final: En este campo se anota el número del centro de costo en el cual que se quiere realizar la consulta. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1



• O.C. Inicial – Final: En estos campos se define el rango de O.C a


• Fecha Inicial –Final: En estos campos se define el período a consultar.

• Estatus O.C. : Este parámetro tiene 3 opciones:

I. Pendientes: Cuando seleccionas esta opción el sistema

te muestra solo las O.C pendientes de colocar o comprar.

II. Colocadas: Cuando seleccionas esta opción el sistema te muestra solo las O.C que están colocadas

III. Todas: Cuando seleccionas esta opción el sistema te

muestra las O.C pendientes de colocar y las colocadas.

• Procesar Impresión Esto se hace por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas (palomita) o por medio del Menú Reporte / Procesar Impresión. el sistema despliega todos los insumos encontrados dentro del rango especificado, proporcionando para cada uno de ellos información sobre las cantidades presupuestadas y compradas, haciendo una comparación entre ellas y presentando el porcentaje pendiente o de exceso.



Si se quiere realizar una consulta para otra orden de compra, se repite el

proceso.

EnKOnTROL MODULO DE COMPRAS REPORTES


MENU DE REPORTES

Este menú presenta una gama de opciones que permiten al usuario generar reportes de diferentes tipos y en rubros propios del área de compras. Los reportes pueden ser: Generales, por Centros de Costo, Proveedores, Insumos y por Comprador, de tal forma que le permitan al usuario realizar requisición de seguimiento y actualización de sus planes presupuestados; el sistema permite imprimir cada uno de los reportes. Al seleccionar este menú se despliegan las opciones siguientes:



Al momento de entrar en alguna de las opciones de este menú, se enciende un menú adicional llamado Reporte y este contiene las siguientes opciones:



Estatus de Requisiciones

Esta opción permite al usuario generar un reporte en el cual se observe el comportamiento de las requisiciones generadas para un centro de costo específico, el sistema proporciona requisiciones sobre el insumo solicitado; la cantidad solicitada, comprada y pendiente; el proveedor a quien se compró y las fechas de orden y requisiciones. La ventana que se despliega es la siguiente:

El proceso para generar el reporte de requisiciones es el siguiente:

• Centro de Costo: En este campo se introduce el número del centro de costo que contiene las y requisiciónas a reportar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1



• Fecha de y requisición Inicial y Final: En estos campos se anota el

rango del periodo que se desea abarcar. • Insumos Inicial y Final: En este campo defines el rango de insumos a


• Solo Pendientes por Colocar: Check Box que al seleccionarlo habilita

las opciones: Colocada y NO Colocada. En la impresión nos desplegará información de aquellos insumos que están colocados y/o pendientes de colocar.

• Desplegar Descripción de Insumos: Al seleccionar este check box te

permite ver en el reporte la descripción adicional de cada insumo.

• Procesar Impresión Esto se hace por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas (palomita) o por medio del Menú Reporte / Procesar Impresión. El sistema despliega la presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la siguiente:









dentro del reporte.

III. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del documento para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del documento generado por esta última operación no es considerado por la impresión


ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otros centro de costos o grupos de Insumos.

Si se desea generar un reporte para otro centro de costo se repite el proceso.



Cuadro Comparativo

Esta opción permite al usuario generar un reporte en el cual se presente una

comparación de hasta tres proveedores diferentes para un insumo específico. Es una herramienta para decidir a que proveedor se hará la compra; en este caso es necesario haber generado y guardado el cuadro comparativo previamente en el menú Procesos Diarios explicado anteriormente en este manual. La ventana que se despliega es la siguiente:

El proceso para generar el reporte del cuadro comparativo es el siguiente:

• Centro de Costo: En este campo se introduce el número del centro de costo que contiene el cuadro comparativo generado. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Requisición: En este campo se anota el número de la requisición para la

cual se elaboró el cuadro comparativo. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1



• Inicial y Final: En estos campos se define el rango en el que se encuentra el número del cuadro comparativo para el cual se hará el reporte.

• Procesar Impresión: Esto se hace por medio del icono que se encuentra

en la barra de herramientas (palomita) o por medio del Menú Reporte / Procesar Impresión. El sistema despliega la presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la siguiente:







dentro del reporte.

III. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del documento para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del documento generado por esta última operación no es considerado por la impresión





Si se desea generar un reporte para otro centro de costo, otra requisición u otro rango de folios se repite el proceso.



Preforma Material por Recibir

Al seleccionar la opción el sistema permite generar e imprimir un reporte que

presente todas las cantidades de insumos pendientes por recibir, teniendo la alternativa de definir algunos parámetros para el despliegue de la información deseada. La ventana que se despliega es similar a la siguiente:

El proceso para generar el reporte es el siguiente:

• Centro de Costo Inicial y Final: En estos campos se define el rango dentro del cual se encuentran los centros de costo que contienen las órdenes de compra generadas para los insumos a reportar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1



• Ordenes de Compra Inicial y Final: En estos campos se define el

rango dentro del cual se encuentran las órdenes de compra que contienen los insumos a reportar,

• Fechas de Orden de Compra: En estos campos se introduce el rango

en tiempo, dentro del cual se encuentran las órdenes de compra que contienen los insumos a reportar.

• Imprimir Cantidad : Este parámetro tiene 2 opciones, se selecciona si el

reporte incluirá o no, la cantidad pendiente para cada insumo.

• Procesar Impresión: Esto se hace por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas (palomita) o por medio del menú Reporte / Procesar Impresión, el sistema despliega la presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la siguiente:









dentro del reporte.

III. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del documento para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del documento generado por esta última operación no es considerado por la impresión.



Si se desea generar un reporte bajo diferentes parámetros se repite el

proceso.



Resumen de Flujos Comprometidos

Esta opción permite al usuario generar un reporte en el cual se presenten en forma resumida los pagos pendientes y las fechas en que deben realizarse dichos pagos, es una herramienta para planear los flujos de efectivo de la empresa. La ventana que se despliega es la siguiente:

El proceso para generar el resumen de flujos comprometidos es el siguiente:

• Centros de Costo Inicial y Final: En estos campos se define el rango dentro del cual se encuentran los centros de costo de los que se desea conocer la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Fechas de Pago Inicial y Final: En estos parámetros se define el rango

dentro del cual se encuentran las fechas de vencimiento de los pagos.




en la barra de herramientas (palomita) o por medio del menú Reporte / Procesar Impresión, el sistema despliega la presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la siguiente







dentro del reporte.





ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otros centro de costos o grupos de Insumos

Si se desea generar un reporte para otro centro de costo, otra requisición u otro

rango de folios, se repite el proceso.



Reporte de Flujos Comprometidos

Esta opción permite al usuario generar un reporte en el cual se presente el

importe pendiente de pago de la empresa a cada uno de sus proveedores, así como las fechas en que deben realizarse dichos pagos. Es una herramienta para planear los flujos de efectivo de la empresa. La ventana que se despliega es la siguiente:

El proceso para generar el reporte de flujos comprometidos es el siguiente:




• Proveedores Inicial y Final: En estos campos se define el rango dentro del cual se encuentran los proveedores con quienes se tienen pagos pendientes. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Fechas de Pago Inicial y Final: En estos campos se define el rango

dentro del cual se encuentran las fechas de vencimiento de los pagos.

• Saldos Moneda Nacional: Al seleccionar este check box el sistema convierte los montos que estén en moneda extranjera en moneda nacional.


en la barra de herramientas (palomita) o por medio del menú Reporte, el sistema despliega información sobre la orden de compra generada, el proveedor al que se le debe, las condiciones de pago, el importe y porcentaje de deuda a cada proveedor. La vista previa que presenta el sistema es similar a la siguiente:




menú Reporte, misma operación que puede realizarse dando un click sobre el icono en forma de impresora que se encuentra en la barra de herramientas





dentro del reporte.




Si se desea generar un reporte para otro rango de centros de costo, proveedores o fechas, se repite el proceso.



Ordenes de Compra

Esta opción permite al usuario generar un reporte en el cual se presenten todas o algunas de las órdenes de compra generadas para un centro de costo en particular. La ventana que se despliega es la siguiente:

El proceso para generar el reporte de órdenes de compra es el siguiente:

• Centro de Costo: En este campo se introduce el número del centro de costo sobre el que se quiere obtener la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares).

• Ordenes de Compra Inicial y Final: En estos parámetros se define el

rango dentro del cual se encuentran las órdenes de compra sobre las que se hará el reporte. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares).



• Procesar Impresión Dando un click sobre el icono de la “palomita”, el

sistema despliega entre otra información, los insumos que componen a la orden de compra, el proveedor y sus condiciones de pago, fecha de entrega y el importe total de la compra. La presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la siguiente:


menú Reporte, misma operación que puede realizarse dando un click sobre el icono en forma de impresora que se encuentra en la barra de herramientas

• Exportar para mandar el documento a un archivo con formato específico

Si se desea generar un reporte para otro centro de costos o para otro rango

de órdenes de compra, se repite el proceso.



Ordenes de Compra por Contratista Este reporte te muestra las O.C generadas para los contratistas desde el

módulo de Precios Unitarios.

El proceso para generar el reporte de Ordenes de Compra por Contratista es

el siguiente: • Datos de Estimación: En opción tiene 2 parámetros a llenar:

I. Centro de Costos: En este campo se introduce el número del centro de costo sobre el que se quiere obtener la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares).

II. Contratista: En este campo se introduce el número del Contratista

sobre el que se quiere obtener la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares).

• Fecha de Estimación Inicial y Final: En este parámetro se introduce el

rango de fechas a consultar.



• Procesar Impresión Dando un click sobre el icono de la “palomita”, el sistema despliega entre otra información, los insumos que componen a la orden de compra para el contratista, el proveedor y sus condiciones de pago, y el importe total de la compra. La presentación preliminar del reporte es similar a la de la ventana anterior.

• Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir

del menú Reporte, misma operación que puede realizarse dando un click sobre el icono en forma de impresora que se encuentra en la barra de herramientas

• Exportar para mandar el documento a un archivo con formato

específico .

Si se desea generar un reporte para otro centro de costos o para otro rango de órdenes de compra, se repite el proceso.



Requisición

Esta opción permite al usuario generar un reporte en el cual se presenten todas o algunas de las requisiciones generadas para un centro de costo en particular y que aun presentan cantidades pendientes por surtir. La ventana que se despliega es la siguiente:

El proceso para generar el reporte de Requisiciones es el siguiente:

• Centro de Costo: En este campo se introduce el número del centro de

costo sobre el que se quiere obtener la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares).

• Requisiciones Inicial y Final: En estos parámetro se define el rango

dentro del cual se encuentran las requisiciones sobre las que se hará el reporte.



• Procesar Impresión Dando un click sobre el icono de la “palomita”, el sistema despliega entre otra información, los insumos que componen a la requisición, fecha de orden y de requerido, orden de compra generada, cantidad ordenada y proveedor al que se hizo el pedido. La presentación preliminar del reporte es similar a la siguiente:

• Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir dando un click sobre el icono en forma de impresora.

Si se desea generar un reporte para otro centro de costos o para otro rango

de requisiciones, se repite el proceso.



Ajuste Orden Compra Este reporte te muestra el historial de los ajustes realizados a la O.C. La ventana que se presenta es la siguiente:

El proceso para mostrar el generar el reporte es el siguiente:

• Centro de Costo: En este campo se introduce el número del centro de costo sobre el que se quiere obtener la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares).

• Orden de Compra: En este campo se introduce el número de la Orden de

compra sobre la que se quiere obtener información. En este campo se introduce el número del centro de costo sobre el que se quiere obtener la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares).



• Procesar Impresión: Dando click ene l icono “palomita” que aparece en la barra de herramientas el sistema despliega información como los datos del proveedor, del insumo, centro de costo etc. La vista previa del reporte es la siguiente:

• Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir

dando un click sobre el icono en forma de impresora. • Exportar para mandar el documento a un archivo con formato específico Si se desea generar un reporte para otro centro de costos o para otro rango

de requisiciones, se repite el proceso.



Comparativo de Proveedores

Esta opción permite al usuario generar un reporte en el cual se presente, para un centro de costo determinado, información sobre el importe total comprado a cada uno de sus proveedores, así como el importe recibido y pendiente del total ordenado. La ventana que se despliega es la siguiente:

El proceso para generar el reporte es el siguiente: • Centro de Costos Inicial y Final: En estos parámetros se define el rango

dentro del cual se encuentran los centros de costo de los que se desea conocer la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Proveedores Inicial y Final: En estos campos se define el rango dentro

del cual se encuentran los proveedores sobre los que se quiere obtener información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1



• Fechas de Orden de Compra Inicial y Final: En estos campos se

define el rango dentro del cual se encuentran las fechas de generación de las órdenes de compra.


en la barra de herramientas (palomita) o por medio del menú Reporte/ Procesar Impresión. El sistema despliega información sobre cada uno de los proveedores a los que se les ha comprado en el centro de costo indicado, para cada proveedor se presenta el importe total ordenado, el que se ha recibido y el pendiente, así como el porcentaje correspondiente a cada proveedor. La vista preliminar del reporte en una ventana similar a la siguiente:


menú Reporte, misma operación que puede realizarse dando un click sobre el icono en forma de impresora.





dentro del reporte.






Si se desea generar un reporte para otro rango de centros de costo,

proveedores o fechas, se repite el proceso.



Relación de Orden de Compra–Factura

Esta opción permite al usuario generar un reporte en el cual se presente, para un centro de costo determinado, información sobre las órdenes de compra generadas y su correspondiente factura en caso de que ya haya sido generado el contra recibo. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Centros de Costo Inicial y Final: En estos campos se define el rango dentro del cual se encuentran los centros de costo de los que se desea conocer la información, se introduce el número del centro de costo. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1



• Orden de Compra Inicial y Final :En estos campos se define el rango dentro del cual se encuentras las Ordenes de Compras de las que se desea conocer la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Proveedores Inicial y Final En estos campos se define el rango dentro

del cual se encuentran los proveedores sobre los que se quiere obtener información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1




en la barra de herramientas (palomita) o por medio del menú Reporte/ Procesar Impresión. El sistema despliega sobre todas las ordenes de compra generadas para los centros de costo y proveedores ubicados dentro del rango seleccionado, presenta cantidad e importe comprado y recibido, la factura generada con el importe correspondiente, y el importe pagado. La presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la siguiente:



• Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir del menú Reporte, misma operación que puede realizarse dando un click sobre el icono en forma de impresora.





dentro del reporte.




Si se desea generar un reporte para otro rango de centros de costo,




Comparativo VS Presupuesto

Mediante esta opción el usuario podrá generar un reporte que presente

información sobre cantidad, precio e importe del presupuesto base para los tipos de insumo que se han ordenado, así como cantidad, precio e importe de las compras realizadas para los mismos insumos, con el propósito de hacer una comparación y establecer si se ha excedido el presupuesto o no. La ventana que se despliega es la siguiente:





Existen 3 formas de hacer el comparativo :

• Insumos: El reporte despliega información sobre cada uno de los

insumos que se han comprado en el centro de costo indicado, para cada insumo se presenta la cantidad e importe presupuestado, cantidad e importe comprado y la diferencia entre lo presupuestado y lo comprado, estableciendo el total excedido para cada tipo de insumo y para el centro de costo en general



• Tipos de Insumos: El reporte despliega información sobre cada uno de

los tipos de insumos que se han comprado en el centro de costo indicado, para cada uno se presenta la cantidad e importe presupuestado, cantidad e importe comprado y la diferencia entre lo presupuestado y lo comprado, estableciendo el total excedido para cada tipo de insumo y para el centro de costo en general



• Grupos de Insumos: El reporte despliega información sobre cada uno de

los grupos de insumos que se han comprado en el centro de costo indicado, para cada grupo se presenta la cantidad e importe presupuestado, cantidad e importe comprado y la diferencia entre lo presupuestado y lo comprado, estableciendo el total excedido para cada grupo de insumo y para el centro de costo en general

• Procesar Impresión Esto se hace por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas (palomita) o por medio del menú Reporte/ Procesar Impresión. El sistema despliega la presentación preliminar de los reporte en una ventana similar a las anteriores mostradas.









dentro del reporte.




Si se desea generar un reporte para otro rango de centros de costo se repite

el proceso.



Presupuesto Vs Comprado Vs Gastado Real

Este reporte muestra de los rangos definidos en estos campos lo que se presupuesto contra lo que se compro contra lo que realmente se utilizó en el CC seleccionado. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Centro de Costos Inicial y Final: En estos campos se define el rango dentro del cual se encuentran los centros de costo de los que se desea conocer la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1



• Insumos Inicial y Final: En estos campos se define el rango dentro del cual se encuentran los insumos de los que se desea conocer la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Solicitar Fechas Inicial y Final: Al seleccionar esta opción se habilitan

los campos de Fechas y el usuario define el período que desee consultar, en caso de no seleccionarlo el sistema no muestra la fecha en el reporte.

• Desplegar Comparativo por: Existen 2 opciones para hacer el

comparativo y son:

I. Cantidad: El reporte muestra los totales (en cantidad) de los insumos.

II. Importe: El reporte muestra los totales(importes) por CC y por

Tipos de insumos.

• Procesar Impresión Esto se hace por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas (palomita) o por medio del menú Reporte/ Procesar Impresión. El sistema despliega una ventana similar a las siguiente:.







II. Flechas Horizontales sirven para moverse de una página a

otra dentro del reporte.


IV. Flecha Salir de Impresión: Esta opción te permite regresar a

la ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otros centro de costos o grupos de Insumos

Si se desea generar un reporte para otro rango de centros de costo y/o

insumos se repite el proceso



Presupuesto Vs Comprado Vs Gastado Real por Tipo

Este reporte muestra de los rangos definidos en estos campos lo que se presupuesto contra lo que se compro contra lo que realmente se utilizó en el CC seleccionado. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Centro de Costos Inicial y Final: En estos campos se define el rango dentro del cual se encuentran los centros de costo de los que se desea conocer la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1



• Tipo de Insumo Inicial y Final: En estos campos se define el rango dentro del cual se encuentran los tipos de insumos de los que se desea conocer la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Fechas Inicial y Final: Al seleccionar esta opción se habilitan los

campos de Fechas y el usuario define el período que desee consultar, en caso de no seleccionarlo el sistema no muestra la fecha en el reporte.

• Mostrar solo insumos por transferido a Contabilidad: Existen 2

opciones para hacer el comparativo y son:

• Procesar Impresión Esto se hace por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas (palomita) o por medio del menú Reporte/ Procesar Impresión. El sistema despliega una ventana similar a las siguiente:

Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir del menú Reporte, misma operación que puede realizarse dando un click sobre el icono en forma de impresora. Dentro del menú Reporte aparecen otras opciones relacionadas con los nuevos

iconos desplegados:



I. Exportar para mandar el documento a un archivo con formato

específico

II. Flechas Horizontales sirven para moverse de una página a otra dentro del reporte.

III. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del

documento para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del documento generado por esta última operación no es considerado por la impresión.

IV. Flecha Salir de Impresión: Esta opción te permite regresar a

la ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otros centro de costos o grupos de Insumos

Si se desea generar un reporte para otro rango de centros de costo y/o

insumos se repite el proceso



Consecutivo de Ordenes de Compra Esta opción permite al usuario generar un reporte en el cual se presente, para

un centro de costo determinado, información sobre las órdenes de compra generadas, con la finalidad de determinar que porcentaje del total pedido ha sido recibido. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Centros de Costo Inicial y Final En estos campos se define el rango dentro del cual se encuentran los centros de costo de los que se desea conocer la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Ordenes de Compra Inicial y Final: En estos campos se define el rango

dentro del cual se encuentran las órdenes de compra sobre las que se quiere obtener información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1



• Proveedores Inicial y Final: En estos campos se define el rango que

contiene a los proveedores para los que se han generado las órdenes de compra. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1



• Corte por Centro de Costo: Si se desea que el reporte presente cada

centro de costo en páginas diferentes, se activa la opción, en caso contrario el reporte presentará la información en forma continua para todos los centros de costo.

• Desplegar IVA: Al seleccionar esta opción aparece una columna en el

reporte llamada IVA.

• Procesar Impresión Esto se hace por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas (palomita) o por medio del menú Reporte/ Procesar Impresión. El reportes despliega información sobre cada una de las órdenes de compra generadas en el centro de costo indicado, se presenta la fecha de generación, el proveedor a quien se realizó el pedido, el importe solicitado en la orden de compra y el recibido en almacén. El sistema despliega una ventana similar a las siguiente:.









dentro del reporte.




Si se desea generar un reporte para otro rango de centros de costo, órdenes

de compra, proveedores o fechas, se repite el proceso.



Entregas Programadas

Mediante esta opción el usuario podrá realizar un reporte que contenga

información referente a todos los insumos que están pendientes por recibirse, presentando la fecha en que el proveedor debe entregar los insumos. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Centros de Costo Inicial y Final En estos campos se define el rango dentro del cual se encuentran los centros de costo de los que se desea conocer la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Insumos Inicial y Final: En estos campos se define el rango de insumos

dentro del cual deben encontrarse aquellos sobre los que se quiere saber si existen entregas pendientes. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1



• Fechas de Requerido Inicial y Final: En estos campos se define el

rango dentro del cual se encuentran las fechas de requerido definidas en las requisiciones y que contienen cantidades pendientes por comprar.


en la barra de herramientas (palomita) o por medio del menú Reporte/ Procesar Impresión. .El reporte despliega información sobre cada uno de los proveedores a los que se les ha comprado en el centro de costo indicado, para cada proveedor se presenta el importe total comprado y el pendiente por recibir, en ese centro de costo. El sistema despliega la presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la siguiente:







dentro del reporte.




para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del documento generado por esta última operación no es considerado por la impresión.


ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otros centro de costos o insumos o fechas.

Si se desea generar un reporte para otro rango de centros de costo, insumos o

fechas, se repite el proceso.



Consolidado de Compras Mediante esta opción el usuario podrá realizar un reporte que contenga

información referente a todas las compras realizadas, definiendo una serie de parámetros para el despliegue de la información deseada, se puede obtener el consolidado de compras por centro de costo, insumos o proveedores. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Parámetros: En la parte superior se tienen 4 opciones de sacar reporte de consolidado de compras

I. Centros de Costo Al seleccionar esta opción se activan los campos

Inicial y Final y se procede a definir el rango dentro del cual se encuentran los centros de costo de los que se desea conocer la información, se introduce el número del centro de costo. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1



II. Tipos de Insumo: Si la opción seleccionada fue Tipos de Insumo, se activan los campos Inicial y Final del parámetro, aquí se define el rango dentro del cual se encuentran los tipos de insumo de los que se desea conocer la información, en estos campos se introduce el código de los tipos de insumo. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

III. Insumos: Si la opción seleccionada fue Insumos, se activan los campos Inicial y Final del parámetro, aquí se define el rango dentro del cual se encuentran los insumos de los que se desea conocer la información, en estos campos se introduce el código de los insumos. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

IV. Proveedores: Si la opción seleccionada fue Proveedores, se activan los campos Inicial y Final del parámetro, aquí se define el rango dentro del cual se encuentran los proveedores de los que se desea conocer la información, en estos campos se introduce el número del proveedor. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1.

V. Fechas de Orden de Compra se define el rango dentro del cual se encuentran las fechas de elaboración de las órdenes de compra.

• Procesar Impresión: : Esto se hace por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas (palomita) o por medio del menú Reporte/ Procesar Impresión. El reporte despliega información:

I. Sobre el importe total comprado para cada centro de costo. II. En el caso de insumos presenta el importe total de todos los tipos e

insumos comprados

III. En el caso de proveedores presenta las compras realizadas a cada proveedor y el total acumulado.



El sistema despliega la presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la siguiente, en la que la información desplegada dependerá de los parámetros seleccionados






dentro del reporte



ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otros centro de costos o Tipos o Grupos de insumos o Proveedores y fechas.

Si se desea generar un reporte bajo diferentes parámetros o rangos se repite

el proceso.



Análisis de Compras


información referente a todas las órdenes de compra registradas de la empresa, teniendo la opción de definir algunos parámetros para el despliegue de la información deseada. El reporte incluirá información del proveedor para el cual fue generada la orden de compra, el insumo requerido, cantidad, precio e importe. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Centros de Costo En los parámetros se define el rango dentro del cual se

encuentran los centros de costo que contienen las órdenes de compra de las que se desea conocer la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1



• Insumos: En los parámetro se define el rango dentro del cual se

encuentran los insumos para los que se han generado las órdenes de compra a reportar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F.

• Proveedores: En los parámetros se define el rango dentro del cual se

encuentran los proveedores para los que se han generado las órdenes de compra a reportar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Fechas: En este parámetro se define el rango dentro del cual se

encuentran las fechas de elaboración de las órdenes de compra a reportar.

• Saldo Moneda Nacional: Al seleccionar este check box el sistema

convierte los montos que estén en moneda extranjera en moneda nacional.


en la barra de herramientas (palomita) o por medio del menú Reporte/ Procesar Impresión. El sistema despliega la presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la siguiente:









dentro del reporte



ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otros centro de costos o insumos o Proveedores y fechas.

Si se desea generar un reporte para otro rango de centros de costo, insumos,




Analítico de Compras por Proveedor

Mediante esta opción el usuario podrá realizar un reporte que contenga información referente a todas las compras realizadas a cada uno de los proveedores dentro de un centro de costo específico, teniendo la opción de definir algunos parámetros para el despliegue de la información deseada. El reporte incluirá información de la orden de compra generada al proveedor, el insumo requerido, cantidad comprada, precio, importe, cantidad recibida y cantidad pendiente. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Centros de Costo: En los parámetro se define el rango dentro del cual se encuentran los centros de costo de los que se desea conocer la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1



• Proveedores: En los parámetros se define el rango dentro del cual se

encuentran los proveedores sobre los que se desea obtener la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Corte por Centro de Costo En este parámetro se selecciona si el

reporte imprimirá o no, en hojas separadas la información de diferentes centros de costo.

• Sólo Pendientes por Recibir Este check box se activa si el usuario

desea que el reporte presente sólo las órdenes de compra que contienen cantidades pendientes por recibir.

• Corte por Tipo de Moneda: Esta opción se usa en caso de que existan

compras con proveedores que manejen moneda extrajera.

• Procesar Impresión Esto se hace por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas (palomita) o por medio del menú Reporte/ Procesar Impresión. El sistema despliega la presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la siguiente:









dentro del reporte



ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otros centro de costos o insumos o Proveedores y fechas.

Si se desea generar un reporte bajo diferentes parámetros se repite el proceso.



Estadístico Mensual por Proveedor


información referente a todas las compras realizadas durante un periodo anual, presentando las cantidades correspondientes a cada uno de los meses dentro de ese periodo, definiendo una serie de parámetros para el despliegue de la información deseada, se puede obtener el reporte estadístico mensual por centros de costo, proveedores o insumos. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Año/Mes: En este campo se introduce la fecha de corte en la que se hará el reporte., es decir el último mes para el cual se desea obtener la información.



• Parámetros: En la parte siguiente, se selecciona si el reporte se presentará por:

I. Centros de Costos: Al seleccionar esta opción se activan los campos

Inicial y Final donde se define el rango dentro del cual se encuentran los centros de costo de los que se desea conocer la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

II. Proveedores: Al seleccionar esta opción se activan los campos

Inicial y Final donde se define el rango dentro del cual se encuentran los proveedores de los que se desea conocer la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

III. Insumos(Importe): Al seleccionar esta opción se activan los campos Inicial y Final donde se define el rango dentro del cual se encuentran los insumos de los que se desea conocer la información proporcionada en unidades monetarias. También con esta opción se activan los campos Inicial y Final del parámetro Centros de Costo y su función es la misma que la del punto I de este proceso. La búsqueda del insumo es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1.

IV. Insumos(Cantidad): Al seleccionar esta opción se activan los

campos Inicial y Final donde se define el rango dentro del cual se encuentran los insumos de los que se desea conocer la información proporcionada en sus unidades de medida correspondientes. También con esta opción se activan los campos Inicial y Final del parámetro Centros de Costo y su función es la misma que la del punto I de este proceso. La búsqueda del insumo es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1




en la barra de herramientas (palomita) o por medio del menú Reporte/ Procesar Impresión..El sistema despliega la presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la siguiente, en la que la información desplegada dependerá de los parámetros seleccionados:

Este reporte muestra información sobre:

• Centro de Costos: Muestra el importe total comprado para cada CC en cada uno de los meses correspondientes al periodo anual seleccionado.

• Proveedores presenta las compras realizadas a cada proveedor y el total

acumulado.

• Insumos presenta el importe o cantidad total de todos los insumos comprados.









dentro del reporte



ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otros centro de costos o insumos y Proveedores.


el proceso.



Proveedor Insumos Mediante este reporte el usuario puede ver impreso lo que registro en la ventana Proveedor-Insumos del menú Procesos Diarios. La ventana que se despliega es la siguiente:

• Proveedores: Al seleccionar esta opción se habilitan los campos para

ingresar el rango de proveedores a consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Insumo: Al seleccionar esta opción se habilita para ingresar el rango del

insumos a consultar. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1









dentro del reporte.



ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otros insumos y Proveedores.


el proceso.



Analítico de Compras por Insumo

Mediante esta opción el usuario podrá generar un reporte que contenga información referente a todas las compras realizadas de cada insumo dentro de un centro de costo específico, teniendo la opción de definir algunos parámetros para el despliegue de la información deseada.

El reporte incluirá información de la orden de compra generada, el insumo

requerido, cantidad comprada, precio, importe y cantidad pendiente por recibir. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Centro de Costos: En estos campos se define el rango dentro del cual se encuentran los centros de costo de los que se desea conocer la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1



• Insumos: En estos campos se define el rango dentro del cual se

encuentran los insumos sobre los que se desea obtener la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Fecha de Orden de Compra: En estos campos se define el rango dentro

del cual se encuentran las fechas de elaboración de las órdenes de compra que contienen los insumos a reportar.

• Sólo Pendientes por Recibir Este check box se selecciona si el usuario

desea que el reporte presente sólo aquellas órdenes de compra que contienen cantidades pendientes por recibir.

• Corte por Tipo de Moneda: Este check box divide las compras de los

insumos según el tipo de moneda (dólares, pesos etc)

• Procesar Impresión Esto se hace por medio del icono que se encuentra en la barra de herramientas (palomita) o por medio del menú Reporte/ Procesar Impresión. El reporte despliega información sobre todos los insumos registrados dentro del rango definido y las órdenes de compra generadas para cada uno de ellos, presenta la fecha de elaboración, el proveedor a quien se hizo el pedido, cantidad comprada, precio, importe y cantidad por recibir, también presenta el importe total comprado de cada insumo y el total acumulado para el centro de costo. El sistema despliega la presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la siguiente:








dentro del reporte.





proceso.



Estadístico de Últimos Precios


información referente al último precio en que los insumos fueron comprados dentro de un centro de costos específico, presentando la fecha en que se compró por última vez el insumo, la orden de compra generada y el proveedor a quien se realizó el pedido. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Centro de Costo: En estos campos se introduce el número del centro de costo del que se quiere obtener la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Insumos: En estos campos se define el rango de insumos dentro del cual

deben encontrarse aquellos sobre los que se quiere saber el último precio al que fueron comprados. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1



• Fecha de Caducidad: En estos campos se introduce la fecha que el

sistema tomará como referencia para buscar la última compra antes de esa fecha.

• Corte por Centro de Costo: Como su nombre lo indica al seleccionar

esta opción el sistema hace el Corte por CC de los datos definidos en la ventana.


en la barra de herramientas (palomita) o por medio del menú Reporte/ Procesar Impresión. El reporte despliega información sobre cada uno de los insumos registrados dentro del rango definido, para cada insumo se presenta el precio por unidad, la fecha en que se realizó la última compra de ese insumo en el centro de costo indicado, la orden de compra generada y el proveedor a quien se realizó el pedido. El sistema despliega la presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la siguiente:







dentro del reporte.




para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del documento generado por esta última operación no es considerado por la impresión.


ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otros insumos y centros de costos.

Si se desea generar un reporte para otro rango de centro de costo, insumos o




Relación de Insumos Recibidos


información referente a todos los insumos que han sido comprados y que se han recibido por lo menos parcialmente, presentando el importe y la fecha en que fueron recibidos. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Centros de Costo En este campo se define el rango dentro del cual se encuentran los centros de costo de los que se desea conocer la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Insumos: En estos campos se define el rango de insumos dentro del cual

deben encontrarse aquellos sobre los que se quiere obtener información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1



• Fechas de Movimiento: En estos campos se define el rango dentro del

cual se encuentran las fechas en que los insumos fueron recibidos.

• Repetir Insumos: En este parámetro en caso de seleccionar la opción No el sistema desplegará las partidas de cada insumo colocando solo una vez el nombre del insumo del que se trate. En caso de seleccionar la opción Si el sistema desplegará el nombre del insumo en cada una de las líneas correspondientes a cada partida.


en la barra de herramientas (palomita) o por medio del menú Reporte/ Procesar Impresión. El reporte despliega información sobre cada uno de los insumos registrados dentro del rango definido, para cada insumo se presenta la orden de compra generada y el proveedor al que se ordenó, la cantidad total comprada y la cantidad recibida, la fecha y el importe de la recepción del insumo el sistema despliega la presentación preliminar del reporte.






nuevos iconos desplegados



dentro del reporte.




Si se desea generar un reporte para otro rango de centro de costos, insumos o




Resumen de Compras

Esta opción permite al usuario generar un reporte en el cual se presente, para

cada uno de los compradores de la empresa, el total de compras que han realizado en un periodo de tiempo determinado. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Fechas de Orden de Compra : En estos parámetros se definen los rangos dentro del cual se encuentran las fechas de generación de las órdenes de compra.

• Comprador: En estos campos se define el rango dentro del cual se

encuentran los compradores sobre los cuales se quiere obtener información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1



• Proveedores: En estos campos se define el rango que contiene a los

proveedores para los que el comprador ha generado órdenes de compra, se introduce el número del proveedor. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Centros de Costo: En estos campos se define el rango dentro del cual se

encuentran los centros de costo de los que se desea conocer la información. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1

• Saldo a Moneda Nacional: Al seleccionar esta opción las compras

realizadas con proveedor de moneda extranjera las “convierte” en Moneda Nacional”.


en la barra de herramientas (palomita) o por medio del menú Reporte/ Procesar Impresión. El reporte despliega información sobre cada uno de los compradores registrados dentro del rango definido, se presenta el número total de órdenes de compra generadas por el comprador, el porcentaje correspondiente a cada comprador del total de órdenes de compra generadas en el centro de costo, el importe total comprado por el comprador y el porcentaje correspondiente del importe total comprado en el centro de costo. el sistema despliega la presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la siguiente:








dentro del reporte.



ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otros Compradores, Proveedores y Centros de Costos.


proceso.



Registro de Compras

Esta opción permite al usuario generar un reporte en el cual se presente, para

cada uno de los compradores de la empresa, el total de compras que han realizado en un periodo de tiempo determinado, presentando la información de una manera desglosada para cada orden de compra generada por el comprador. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Fechas de Orden de Compra En estos parámetros se define el rango dentro del cual se encuentran las fechas de generación de las órdenes de compra.






proveedores para los que el comprador ha generado órdenes de compra. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1




en la barra de herramientas (palomita) o por medio del menú Reporte/ Procesar Impresión. El reporte despliega información sobre cada uno de los compradores registrados dentro del rango definido, se presenta el total de órdenes de compra generadas por el comprador, el proveedor para el cual se generaron las órdenes de compra, el importe total comprado y los días de retraso para recibir los insumos. El sistema despliega la presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la siguiente:









dentro del reporte.



ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otros Compradores, Proveedores y Centros de Costos.


proceso.



Relación de Compras Pendientes por Comprador Esta opción permite al usuario generar un reporte en el cual se presente, para

cada uno de los compradores de la empresa, y las compras pendientes que están por realizar en un periodo de tiempo determinado, presentando la información de una manera desglosada para cada orden de compra generada por el comprador y sus días de atraso. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Fechas de Orden de Compra En estos parámetros se define el rango dentro del cual se encuentran las fechas de generación de las órdenes de compra.






proveedores para los que el comprador ha generado órdenes de compra. Su búsqueda es sencilla, podemos usar el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares), ó el menú Reporte y/o las teclas rápidas Alt+F1




en la barra de herramientas (palomita) o por medio del menú Reporte/ Procesar Impresión. El reporte despliega información sobre cada uno de los compradores registrados dentro del rango definido, se presentan las órdenes de compra pendientes por el comprador y los días de atraso para cada una de las O.C., el proveedor para el cual se generaron las órdenes de compra, así como el importe pendiente.

EnKOnTROL MODULO DE COMPRAS CONFIGURA


MENU DE CONFIGURA

Dentro de este menú el sistema permite definir las características de acceso que tendrán los usuarios a los diferentes procesos del módulo. Al dar un click en el título del menú se despliegan las opciones que permitirán introducir la información, las cuales se presentan a continuación:

Dependiendo de la opción que el usuario escoja, se habilitará una ventana

llamada: Reporte ó Edición con las siguientes opciones



Impresora

En la opción Impresora, el usuario tiene la posibilidad de definir las características propias de la impresora que utilizará para realizar la impresión de documentos dentro del sistema. Esta es la única opción a la que el usuario podrá tener libre acceso dentro de este menú.



Usuarios

Dentro de esta opción se asigna al usuario su nivel de acceso al sistema definido anteriormente, así como su clave de acceso al mismo. Al seleccionar la opción Usuarios dentro del menú Configura se despliega la ventana siguiente: El procedimiento para definir usuarios es el siguiente:

• Agregar.: Se le da click al icono de la barra de herramientas ó se puede hacer desde el menú Edición y seleccionas la opción Agregar Renglón y/o con las teclas rápidas Ctrl.+A

• Usuario Se asigna un número al usuario formado por cuatro dígitos como

máximo.

• Nombre En este parámetro se escribe el nombre del usuario.

• Password En este parámetro se asigna la clave de acceso del usuario, misma que puede ser numérica o alfanumérica. Cabe mencionar que al iniciar la ejecución del sistema, éste solicitará al usuario su Password, el cual está compuesto por el número asignado al usuario, seguido por el Password asignado en este campo. Si el número de usuario es de un solo dígito deben llenarse con ceros los primeros dígitos.



• Nivel De este menú descendente se selecciona el nivel al cual será

asignado el usuario para su acceso al sistema.

• Nivel por Id CC De este menú descendente se selecciona el nivel al cual será asignado el usuario dentro de un centro de costos .

• Grabar: Se graba la información con el icono que se encuentra en la barra

de herramientas en forma de disco ó con las teclas rápidas Ctrl.+G y/ó con el menú descendente Edición en la opción Grabar.




Niveles Seguridad

Dentro de esta opción se realiza una ordenación de los usuarios, definiendo su nivel de acceso al sistema, el cual permitirá identificar el tipo de procesos que puede ejecutar un usuario dentro de ese nivel. Al seleccionar la opción Niveles Seguridad dentro del menú Configura se despliega la siguiente ventana El proceso para definir niveles es el siguiente:

• Agregar. Se le da click al icono de la barra de herramientas ó se puede hacer desde el menú Edición y seleccionas la opción Agregar Renglón y/o con las teclas rápidas Ctrl.+A

• Nivel En este parámetro se escribe el número (máximo dos dígitos) que

identificará al nivel.

• Descripción En este parámetro registrar el nombre o concepto que hará referencia al nivel, este campo acepta como máximo veinte caracteres


de herramientas en forma de diskette ó con las teclas rápidas Ctrl.+G y/ó con el menú descendente Edición en la opción Grabar.



Relación Prog/Nivel

Esta opción permite asignar los programas específicos que puede ejecutar un usuario dentro de un nivel de seguridad determinado. Al seleccionar la opción Relación de Programas-Nivel del menú Configura se despliega la ventana siguiente:

Esta ventana se divide en 3 opciones

1. Nivel: Como su nombre lo dice es el Nivel de Acceso al sistema 2. Programa Descripción : Programas o ventanas a las que dicho

nivel NO TIENE ACCESO

3. Usuario tiene accesos solo a estas ventanas: Como su nombre lo indica son las opciones de acceso que tiene el nivel definido con anterioridad.



El proceso para relacionar niveles con programas es el siguiente: • Seleccionar con el mouse el nivel • Seleccionar Todo: Con este botón se seleccionan todas los programas ó

ventanas que aparecen a mano izquierda y a las cuales dicho nivel NO TIENE ACCESO

• Una vez seleccionada se arrastran hacia la ventana que se encuentra a

mano derecha “ usuario tiene accesos solo a estas ventanas” para que el nivel pueda tener acceso.

• Se selecciona la opción Grabar. Si es necesario asignar varios programas

a un mismo nivel debe repetirse el proceso.



Cambiar de Usuario (Administrador)

Esta opción permite cambiar de usuario sin salir del sistema adoptando las características de acceso propias del nuevo usuario.

Para cambiar de usuario se realiza lo siguiente: • Password: En este campo debemos teclear el password del nuevo

usuario. • Aceptar: Una vez tecleado se le da click en este icono y el sistema

cambiara el nivel de acceso del nuevo usuario.



Password en Procesos

Existen algunos procesos que requieren de una clave de acceso para poder ejecutarse, esta opción permite modificar dichas claves para mantener la seguridad del sistema. Para ello se debe seleccionar la opción Password en Procesos.

En la ventana que se despliega se selecciona el proceso al que se quiere modificar la clave, en el campo Password se introduce la nueva clave (máximo cuatro caracteres), se graba la información y de ser necesario se repite el proceso.

Para realizar el cambio de password hacemos lo siguiente:

• Te posicionas con el mouse en la ventana en la que se desea hacer el cambio de password

• Modificar: Se le da click a este icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de lápiz, esto también se puede hacer por medio del menú Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+M, el sistema pondrá el cursor en el campo Password y el usuario podrá realizar el cambio.

• Grabar: Una vez realizado el cambio del password se le da click en el

botón que se encuentra en la barra de herramientas en forma de Disco para grabar los cambios, esto también se puede hacer por medio del menú Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+ G



Actualiza Universal

Esta opción nos permite mantener actualizados los catálogos de Insumos, Proveedores y Empleados cuando se tienen varias empresas y se desean catálogos universales.


• Compañía Origen: Menú descendente donde seleccionas la compañía de donde se tomaran los catálogos para la compañía destino. Al seleccionar la compañía Origen aparecerá el listado de los catálogos

I. Proveedores II. Insumos III. Empleados IV. Tipos de Movimientos.

Al lado de estas opciones parece el check box y al seleccionarlo aparecen los

campos Inicial y Final que contienen por default el rango mínimo y máximo de dicho catalogo indicando que ese archivo será transferido a la empresa en la que estamos posicionados.

• Procesar: Se le da click en el icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita”



Actualiza Universal Multicompañía Esta ventana permite realizar el traspaso de catálogos de la compañía(s) seleccionada (s). La ventana que se despliega es la siguiente:


• Compañía Destino: En este parámetro aparece el listado de las compañías existentes y al lado derecho de cada compañía aparece una un check box llamado COPIAR donde te permite seleccionar la(s) compañía(s) a afectar.



• Catálogos: : Listado de catálogos a actualizar en las nuevas compañías,

los catálogos son los siguientes:

I. Proveedores II. Insumos III. Empleados IV. Clientes V. Cuentas Contables VI. TM Clientes VII. Usuarios VIII. Niveles IX. Puestos X. Relación P/N XI. T.M Proveedor

Al lado de estas opciones parece el check box y al seleccionarlo aparecen los

campos Inicial y Final que contienen por default el rango mínimo y máximo de dicho catalogo indicando que ese archivo será transferido a la(s) empresa(s) que tenemos seleccionadas en la parte superior de la ventana.



Leyenda Orden de Compra

Al seleccionar la opción de Leyenda Orden de Compra, se despliega una ventana donde aparecen la compañía y la leyenda que llevarán impresas las Ordenes de Compra, así como algunos parámetros importantes de la compañía. La ventana descrita se presenta a continuación:



Re-Generación Presupuesto Esta ventana regenera la tabla de Explosión de Materiales. La ventana que se despliega es la siguiente: El procedimiento es el siguiente:

• Procesar: Se le da click al icono que aparece en la barra de herramientas “palomita” para iniciar el proceso de regeneración.



Liberador de Instancias Esta ventana muestra las conexiones de cada usuario, y permite realizar desbloqueos sobre estas conexiones. La ventana que se despliega es la siguiente: El procedimiento es el siguiente:

• Procesar: Se le da click al icono que aparece en la barra de herramientas “palomita” para iniciar el proceso de desbloqueo.



Niveles Seguridad por Identificador de CC

Dentro de esta opción se realiza una ordenación de los usuarios, definiendo su nivel de acceso al sistema por identificador y CC, el cual permitirá identificar el tipo de procesos que puede ejecutar un usuario dentro de ese nivel. Al seleccionar la opción Niveles Seguridad por Identificador de CC dentro del menú Configura se despliega la siguiente ventana: El proceso para definir niveles de identificadores es el siguiente:

• Agregar. Se le da click al icono de la barra de herramientas ó se puede hacer desde el menú Edición y seleccionas la opción Agregar Renglón y/o con las teclas rápidas Ctrl.+A

• Nivel En este parámetro se escribe el número (máximo dos dígitos) que

identificará al nivel.

• Descripción En este parámetro registrar el nombre o concepto que hará referencia al nivel, este campo acepta como máximo veinte caracteres


de herramientas en forma de diskette ó con las teclas rápidas Ctrl.+G y/ó con el menú descendente Edición en la opción Grabar.



Relación Identificador CC Nivel Identificador por CC

Esta opción permite asignar los identificadores por CC específicos que puede tendrá permiso un usuario dentro de un nivel de seguridad determinado. Al seleccionar la opción Relación Identificador CC Nivel Identificador por CC del menú Configura se despliega la ventana siguiente: Esta ventana se divide en 3 opciones

1. Nivel: Como su nombre lo dice es el Nivel de Acceso al sistema 2. Identificador : Identificador a las que dicho nivel NO TIENE

ACCESO 3. Usuario tiene permiso solo a estos identificadores: Como su

nombre lo indica son los identificadores a los cuales se tiene acceso el nivel definido con anterioridad. Todos los niveles tienen definido como default un identificador “99-99-99-99”.

El proceso para relacionar niveles con los indicadores es el siguiente: • Seleccionar con el mouse el nivel • Seleccionar Todo: Con este botón se seleccionan todas los

identificadores que aparecen a mano izquierda y a las cuales dicho nivel NO TIENE ACCESO

• Una vez seleccionada se arrastran hacia la ventana que se encuentra a mano derecha “ usuario tiene accesos solo a estos indicadores” para que el nivel pueda tener acceso.

• Se selecciona la opción Grabar. Si es necesario asignar varios programas a un mismo nivel debe repetirse el proceso.

EnKOnTROL MODULO DE COMPRAS AYUDA


MENU AYUDA

El menú que se presenta es el siguiente

Al entrar en la opción se presenta la información de los Derechos Reservados e información de la versión tal como se muestra en la ilustración:

EnKOnTROL MODULO DE COMPRAS AYUDA


MENU DE VENTANA

Nos facilita la configuración en nuestra pantalla de las diferentes ventanas desplegadas simultáneamente durante nuestra operación diaria, de tal manera que podamos administrarlas y visualizarlas de la manera más adecuada. El menú es el siguiente:

manual compras v703 - gutsa.com.mx · información con el sistema de precios unitarios, en él...

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