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Oficina de Innovación Turística

Página 1 de 25 Versión 1.11. (12/02/2015)

MANUAL DE LA HERRAMIENTA ARPA

1. Configuración de Datos del Hotel.

Desde esta opción podremos modificar los datos del Hotel, para que se encuentren siempre actualizados. Directamente introducimos la modificación y le damos a

guardar.

Datos de contacto del Hotel: teléfono, móvil, fax., dirección, código postal, correo electrónico y página web. Latitud y longitud: geolocalización del hotel, se obtiene de google maps. Observaciones: Descripción general del hotel. Para introducir texto marque el botón Show Rich Text y luego dele a guardar.



Para introducir el texto descriptivo en otro idioma, debe seleccionar el idioma en el selector de la parte superior, el cuadro de “Observaciones” aparecerá en blanco, introduzca el texto y guarde cambios.

Tipo de pago: Arpa permite que se seleccione de qué manera se va a pagar el producto, en el establecimiento, mediante transferencia bancaría, mediante tarjeta. Para elegir un tipo de sistema de pago, deberíamos marcar Añadir + y seleccionar un tipo de pago del desplegable. Tras esto guardar los cambios.



Multimedia: permite la subida de fotos, vídeos y documentos al sistema. Para subir un archivo, nos colocamos en la pestaña correspondiente al tipo de archivo, seleccionamos “Subir Archivo”.

E mail de notificación: donde se remitirán los emails informativos de las reservas recibidas, comunicados, etc. Móvil de notificaciones; si el alojamiento quiere recibir notificaciones vía SMS. Edades Máximas de niños y bebes, datos que son requeridos para algunos de los operadores.

2. Dar de alta el operador.

Desde la Pestaña Administración accedemos a la configuración de los Operadores.



• Seleccionamos el registro en blanco . Cada operador debe de configurarse según unas instrucciones específicas que están a su disposición en el apartado de Notificaciones de ARPA.

3. Dar de alta las habitaciones.

1. Desde Administración, seleccionamos la opción habitaciones.



2. Para crear una nueva habitación seleccionamos el registro en blanco de la

barra de herramientas y nos aparecerá esta pantalla en la que tendremos que rellenar los siguientes campos:

3. Nos aparecerá en primer lugar el TIPO, para dar de alta una habitación tendremos que seleccionar “Habitación”.

• Nombre: Describimos en nombre de la habitación: Ejemplo Estándar.

• Número de habitaciones: El número de habitaciones que dispone el alojamiento, en este caso 100.

• Capacidad de Adultos: se establece como capacidad Máxima aquella que se usará para comercializar a los operadores turísticos. La capacidad Base es un concepto utilizado exclusivamente para operadores de vacacional, ya que las habitaciones pueden disponer de camas supletorias, de manera habitual coincidirá con la capacidad máxima. La capacidad mínima determinará el mínimo número de personas que se pueden alojar en la habitación, este valor será 1



cuando una habitación doble pueda ser comercializada con uso individual.

• Los mismos conceptos se aplican para describir las capacidades de Niños y Bebes, máxima, base y mínima.

4. Una vez introducidos los datos guardamos marcado el icono , procedemos a introducir los códigos identificativos que cada uno de los operadores con los que trabajamos, nos han facilitado para identificar nuestra habitación. Para ello en el margen superior derecha pinchamos sobre el icono

Operadores como murciaturística aparecerán con un botón denominado, “Obtener Códigos”, es este caso la herramienta lo asigna de manera automática.



5. A continuación procedemos a registrar los servicios asociados a cada habitación y los incrementos o decrementos que sobre el precio de la habitación supondrá cada uno de los servicios. Es decir cuando carguemos precio en las habitaciones desde “Disponibilidad” debemos pensar en el valor de la habitación en solo alojamiento y para uso doble, este será un precio base (PVP) que se incrementará o disminuirá si la habitación doble se usa de manera individual, si se oferta alojamiento mas desayuno, etc. Las variaciones en los precios podrán registrarse en absoluto (X €) en positivo (no hará falta indicar el signo+) o negativo (si registrará el signo- sobre el valor) y en % (-15%). Ejemplo de Habitación Estándar, se establecen dos tipos de servicio solo alojamiento y Alojamiento y desayuno, para ello marcaremos el cuadrito de la parte izquierda delante del texto quedando este activado. • En la primera fila “Servicio solo Alojamiento” columna Uso Normal el valor

será cero (0) ya que es el precio considerado “Base”, en la segunda columna Uso individual debemos indicar que incremento o decremento representa el servicio individual de solo alojamiento con respecto a la columna de la izquierda. En este caso del ejemplo será -10 €.

• En la segunda fila “Servicio alojamiento y desayuno”, columna Uso Normal deberemos incrementar el precio base en 10 € ya que se considera 5 € el precio del desayuno por persona. En las segunda columna “Uso individual” debemos indicar que cuando la habitación doble se ofrezca con desayuno para uso individual, se deberá cobrar solo 5 € pero la variación no se establece sobre el precio base si no sobre el valor que hemos indicado en la columna de uso normal. Deberemos indicar por tanto -15 € (- 5€ del coste del desayuno de una personas –10€ de la reducción sobre el precio base por uso individual).

Se podrán añadir nuevos servicios que serán configurados de la misma manera que los anteriores, para añadir nuevo servicio se pulsará el signo más en la parte inferior izquierda.



6. A Cada uno de los servicios debemos asignarle el código que corresponde

dentro de cada operador, para ello marcaremos el botón Insertar Códigos; en el caso de Murciaturistica.es deberemos marcar el botón Obtener Código.

Finalmente procederemos a guardar .

Continuando con el ejemplo: daríamos de alta dos habitaciones nuevas: Superior de uso Doble y Superior de uso triple, ya que los servicios de las habitaciones no pueden incrementar o disminuir las capacidades de la habitación. Habitación superior.



Habitación superior de uso triple.

7. Continuamos estableciendo las políticas de cancelación, se puede establecer más de una política de cancelación, estas están relacionadas con la habitación y será la misma para todos los operadores a los que se comercialice la habitación. Se debe tener en cuenta que no todos los Operadores admiten políticas de cancelación, en este caso aunque se defina para el Operador esta no será efectiva (no comunicada al operador).

• Para introducir las Políticas de cancelación le damos al

⇒ TIPO: Introducimos el tipo de política de cancelación, que puede ser por Noches, un porcentaje, un importe y no rembolsable.



⇒ PENALIZACIÓN: Introducimos la penalización que dependerá del tipo que hemos seleccionado. Esto es, si seleccionamos Noches, la penalización constará de un número (1, 2 o 3….) si seleccionamos porcentaje, deberá ser una cantidad (10, 5, 0,5, sin %) y si seleccionamos importe, deberá ser una cantidad (10, 5, 15…sin €)

⇒ DIAS DE ANTELACIÓN, debemos constar los días que producirá efectos está política de cancelación.

Cuando le demos a Guardar, nos aparecerá a que operador le va a afectar está política de cancelación. (Situándose encima del icono, aparecerá el nombre del operador). 8. Podremos subir ficheros a las habitaciones como fotos o pdf, documentos que

podrán ser usados en las web´s de destino. Para ello marcaremos Examinar.. aparecerá una nueva pantalla donde podremos seleccionar el archivo. Una vez seleccionado marcaremos Subir. Para ver los archivos subidos deberemos desplegar el signo más.

9. Se podrá traducir a diferentes idiomas el nombre y descripción de la

habitación, para ellos se seleccionará el icono de hoja escrita al lado del Nombre de la Habitación.



• Marcaremos nueva traducción en la hoja en blanco.

• Seleccionaremos el idiomas y registraremos los textos de descripción y nombre de la habitación, finalmente le daremos a guardar. Finalmente le daremos a guardar.

10. El apartado Perfiles está destinado a indicar cuál es el perfil del destinatario del

producto turístico, se puede marcar uno o múltiples perfiles.



4. Crear Paquetes.

Desde esta opción, podremos crear paquetes especiales, (como por ejemplo, el día de san Valentín, donde se incluye, además de la habitación, una cena, u otros servicios…). En este apartado solo describimos semánticamente la Oferta y la relacionamos con una habitación, desde “Disponibilidad” cargaremos el precio que será el correspondiente al total de los servicios por día y habitación.

1. Crear una paquete: Accedemos al Menú Administración / Paquetes, tenemos

que darle a



ð Nombre de la oferta: Denominación ð Descripción: Breve resumen de la oferta. ð Tipo de habitación: Seleccionamos la habitación sobre la que hacemos la

oferta. Las paquetes van relacionadas con un tipo de Habitación REAL dada de alta.

Una vez introducido los datos, le damos a guardar. 2. Estableceremos el código de la oferta para cada uno de los operadores donde

la vamos a comercializar, para ello marcaremos pulsaremos el icono Insertar Código (de la misma manera que se insertan códigos de habitación para los operadores).



3. Podremos establecer una política de cancelación especíca parala oferta. También anexar Ficheros (fotos, pdf, etc.) que ilustren la misma y que serán usados en la web de destino.

4.1. Crear Paquetes para grupos.

Esta opción nos permite establecer paquetes específicos para grupos que podrán ser reservadas por el cliente con la introducción en la reserva de un código específico que asignamos en el alta de la oferta. El proceso es el mismo que para crear una oferta normal, asignando a una habitación concreta, pero en el alta deberemos asignar un código concreto que deberá conocer los usuarios de esta oferta.

5. Cargar Precio y Disponibilidad en Paquetes y Habitaciones.

Al acceder a la pantalla principal dispondremos de un desplegable para seleccionar en que habitación / relación u oferta queremos cargar precio y disponibilidad, en los radio botones podremos seleccionar que queremos ver en el desplegable. Todas (todo lo cargado), Habitaciones (las habitaciones reales) y Paquetes (las paquetes dadas de alta).



En la pantalla al seleccionar una habitación concreta veremos tantas filas como operadores hemos configurado para la habitación. En primer lugar escogemos la habitación o paquete (que previamente hemos dado de alta en Alta de producto-Habitaciones), dándole al desplegable. Nos saldrá tantas casillas como operadores tengamos, en el caso del ejemplo, tenemos dos operadores eCalypso y Murciaturistica.es.



Seleccionamos el rango de fechas en el que queremos cargar el precio y la disponibilidad, para ellos desplegamos el calendario y seleccionamos fecha de inicio y fecha de fin y los días que queremos dentro de este intervalo, fines de semana, entre semana y días sueltos.



Si introducimos precio y disponibilidad en el margen superior izquierdo y usamos el

icono copiaremos los resultados para todos los operadores y todos los días del rango seleccionado.

Si queremos que se copie en el siguiente operador (siguiente Fila) marcaríamos el

icono ; si quisiéramos copiar los mismo precios y disponibilidad para todos los operadores (todas las filas) usaríamos el icono al icono

. Dentro de un operador en una fila, ubicándose en la una casilla si utilizamos el

icono , copiará los datos de la casilla anterior.

Usando el icono copiará los datos de la casilla anterior en todas las casillas de la derecha de todo el rango de fechas seleccionado. En la misma pantalla disponemos de la información del resto de tarifas asociadas a la habitación que hemos configurado en la descripción de la habitación, estos datos no son modificables desde esta pantalla.



Y también podremos cargar en la misma pantalla todas las restricciones que se pueden asociar a cada operador y que se podrán cargar desde esta pantalla para

cada día del periodo seleccionado. Se podrá usar los botones de la fila y para trasladar los datos de la primera celda a las siguientes.

Es muy importante que este marcada la celda que estamos haciendo cambios, para que se reflejen en el operador. Si una celda no está marcada, y le damos a enviar, no se reflejaran en la Web del operador. Normalmente cuando introduzcamos el precio o disponibilidad automáticamente se marcará. Una vez modificadas debemos darle a: ENVIAR DATOS.



Solo se activan las restricciones que el operador tenga habilitadas, que no son iguales para todos los operadores. Las más comunes son:

• Mínima estancia para llegada de la estancia: mínima estancia que hay que cumplir cuando la reserva entra en algún día marcado con esta restricción.

• Mínima estancia durante la estancia: mínima estancia que hay que cumplir cuando la reserva coincide con algún día marcado con esta restricción.

• Cerrado para llegada: no se puede iniciar una reserva que comience en este día.

• Cerrado para salida: No se puede realizan una reserva que finalice en este día.

• Cerrado: Habitación cerrada para este día y este operador (no es lo mismo que disponibilidad cero). La carga de esta restricción permite el cierre de ventas en el día y operador seleccionado.

• Número máximo de días: Número máximo de días de estancia. • Suplemento estancia mínima días: Suplemento por estancia mínima de

días. Por cada día que la reserva realizada sea inferior a la estancia mínima, aumentará el precio total de la reserva incrementándola con el precio suplemento.

• Suplemento estancia mínima precio: Precio suplemento por estancia mínima.

• Nº máximo de habitaciones por tarifa: El número de habitaciones reservables puede ser limitado por tarifa.

• Release: Mínimo de días entre la fecha que se hace la reserva y la fecha de llegada (será cero si no hay un mínimo de días precios para la reserva).

• Descuento régimen niños: % de descuento en el régimen de alojamiento para niños (será un valor entre 0% y 100%).

5.1. Disponibilidad.



Consultamos desde esta opción la disponibilidad REAL de las habitaciones en relación con los operadores y el periodo de fechas a consultar.

Introducimos las fechas desde y hasta, la habitación concreta que queramos

consultar y el operador: y le damos a buscar. Y nos devolverá la consulta

5.2. Reservas.

Podemos consultar las reservas realizadas, a través de los operadores, para unas fechas de estancia o por fecha de reserva, y para las habitaciones que deseemos o para alguna en concreto.



En relación con los estados, nos aparecerá nueva, cuando un usuario a través de los operadores, ha realizado una reserva, Cancelada, cuando el usuario a través del operador la cancela o Modificada cuando el usuario a través de los operadores la ha modificado.

Para activar la consulta registraremos fecha, tipo de habitación y estado de la reserva y pulsaremos el icono lupa. Nos aparecerá el listado de reservas por días y operadores. Desplegando en el signo + tendremos la información ampliada de la reserva. Las reservas marcadas en Rojo son las anuladas.



Nos permitirá en las casillas incorporar o modificar datos de la reserva.

Las reservas podrán ser consultadas por “Fecha de entrada”, “Fecha de salida” y “Fecha de realización de la reserva”,

5.3. Histórico de envíos.

Se consultan los envíos que hemos realizado con los operadores.

Nos indicarán con los colores, los estados de los envíos, en rojo han fallado el envío, en amarillo, está pendiente de envío, y en blanco se ha enviado.



Si le damos al icono nos desplegará la información del envió, aquellos no enviados tendremos la posibilidad de anularlos desde esta consulta.

6. Estadísticas

Esta opción permite arrojar listados de reservas, cargas o disponibilidad del establecimiento en excell.



7. Validador

Esta nueva herramienta lleva a cabo un testeo de una nueva habiatción o paquete que se hubiera incorporado en la herramienta y te indica si ha sido introducido correctamente o alguno de los requisitos de su configuración no se ha incluido como el código de la habitación o del servicio, etc.

8. Cierre de ventas

Se incorpora una nueva pantalla de cierre que permite llevar a cabo el CIERRE de ventas pudiendo seleccionar, el o los productos, en el operador o los operadores que se desee y las fechas de cierre.



9. INDICE.

Contenido 1. Configuración de Datos del Hotel. ........................................................................ 1 2. Dar de alta el operador. ........................................................................................ 3 3. Dar de alta las habitaciones. ................................................................................. 4 4. Crear Paquetes. .................................................................................................. 12 4.1. Crear Paquetes para grupos. ............................................................................ 14 5. Cargar Precio y Disponibilidad en Paquetes y Habitaciones................................ 14 5.1. Disponibilidad. ................................................................................................. 19 5.2. Reservas........................................................................................................... 20 5.3. Histórico de envíos. .......................................................................................... 22 6. Estadísticas ......................................................................................................... 23 7. Validador ............................................................................................................ 24 8. Cierre de ventas .................................................................................................. 24 9. INDICE. ............................................................................................................... 25

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