mantenimiento de recursos bibliográficos - principal · el material que se encuentre en mal estado...

Direccin de Planeacin y Evaluacin | 1

Mantenimiento de recursos bibliogrficos PRO-23-1-03-04

FECHA PUBLICACIN 22/11/2017

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Preparacin y Mantenimiento de

Servicios Bibliogrficos

Tabla de Contenido

1. OBJETIVO ................................................................................................................................. 2

2. ALCANCE .................................................................................................................................. 2

3. NORMATIVIDAD ...................................................................................................................... 2

3.1. Directrices ............................................................................................................................ 2

3.2. Lineamientos ....................................................................................................................... 2

4. RESPONSABILIDADES .............................................................................................................. 2

4.1. Responsable del Proceso ..................................................................................................... 2

4.2. Responsabilidades ............................................................................................................... 2

5. DEFINICIONES .......................................................................................................................... 3

6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ....................................................... 3

6.1. Diagrama de flujo Mantenimiento de recursos bibliogrficos ....................................... 3

6.2. Descripcin de actividades - Mantenimiento de recursos bibliogrficos .......................... 3

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .............................................................................................. 6

8. RIESGOS ................................................................................................................................... 6

9. CONTROL DE CAMBIOS ........................................................................................................... 7

10. APROBACIN........................................................................................................................... 7







1. OBJETIVO

Realizar el mantenimiento a los recursos bibliogrficos, con el fin de conservarlos y de evitar su

deterioro.

2. ALCANCE

El proceso inicia una vez se reporta algn dao del material, y finaliza cuando se haya reparado.

3. NORMATIVIDAD

3.1. Directrices

PDI 2016-2020 Liderazgo Acadmico: 1.7: Contar con los recursos e infraestructura de apoyo

acadmico para el desarrollo de las actividades de docencia e investigacin/creacin.

Reglamento de Servicios del Sistema Bibliotecas

3.2. Lineamientos

Cada sala o biblioteca satlite debe revisar el estado del material bibliogrfico

peridicamente para identificar el material en mal estado.

Si el usuario entrega el material bibliogrfico en mal estado (dao grave) y no se encuentran

notas en Symphony que demuestren que el material fue prestado de esta manera, el usuario

deber reponer el material.

El material que se encuentre en mal estado se remitir como primera opcin al taller de

reparacin del Sistema de Bibliotecas para determinar si el dao se puede subsanar

directamente o deber remitirse a mantenimiento externo.

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Responsable del Proceso

COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015

4.2. Responsabilidades

Auxiliar de Biblioteca:

Evala estado del material bibliogrfico devuelto. Si determina que el dao es leve o

grave, informa al gestor de servicios de informacin sobre el dao. Deja nota respectiva







en registro del usuario. Si el material bibliogrfico est en buenas condiciones, lo

reintegra a coleccin.

Realizar la revisin peridica de la coleccin, con el fin de identificar el material

bibliogrfico que se encuentre en mal estado.

Gestor y/o Coordinador de Servicios de Informacin:

Evala gravedad del dao causado al material bibliogrfico. Puede solicitar reposicin si

el dao es grave o reparacin si el dao es leve.

Cambiar el estado en sistema Symphony del material bibliogrfico, s este requiere de

reparacin.

Registrar en formato establecido el material bibliogrfico que requiere mantenimiento

externo.

Asistente de Direccin:

Asegurar que el procedimiento de mantenimiento externo se desarrolle bajo la

normatividad del manual de mantenimiento.

5. DEFINICIONES

Dao: Lesin que tiene el material bibliogrfico por el uso inadecuado de consulta. Se considera

dao grave cuando no es posible una lectura del contenido del material bibliogrfico. El dao leve,

equivale a una reparacin que no interrumpe la consulta del material bibliogrfico.

Empaste: Proceso de arreglo del material bibliogrfico, en lo referente a cambio de portada, ajuste

de lomos y refilado de hojas.

Mantenimiento: Intervencin fsica que se realiza al material bibliogrfico.

Symphony: Sistema Integrado de Gestin de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los

recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrnico.

Taller de reparacin: Lugar destinado a la reparacin y mantenimiento de daos leves del material

bibliogrfico.

6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

6.1. Diagrama de flujo Mantenimiento de recursos bibliogrficos

6.2. Descripcin de actividades - Mantenimiento de recursos bibliogrficos

sa.rodriguez204Archivo adjuntoPRO-23-1-03-04 Mantenimiento de recursos bibliogrficos.jpg







ENTRADA Material identificado con dao leve

PROVEEDOR Proceso de Devolucin de recursos bibliogrficos

Personal Sistema Bibliotecas

SALIDA Material reparado

CLIENTE rea Servicios y usuarios Sistema Bibliotecas

ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1

Cambiar estado de

material y remitirlo

al taller de

reparacin

En Symphony se cambia el estado del

material con la siguiente ubicacin "En

Empaste", se llena el formato de

mantenimiento interno con los datos

respectivos y se lleva el material al

taller.

GESTOR

SERVICIOS DE

INFORMACIN -

SERSB

Symphony

FOR-23-1-03-14

Formato de

mantenimiento interno

2 Realizar

mantenimiento

Se hacen las reparaciones

correspondientes en el taller de

reparacin. Se debe llenar el formato,

de acuerdo a las reparaciones

realizadas.

AUXILIAR

BIBLIOTECA -

SERVICIOS

SISTEMA

BIBLIOTECAS

FOR-23-1-03-14

Formato de

mantenimiento interno

3

Cambiar estado de

material en el

sistema

Luego de que el Auxiliar devuelve el

material bibliogrfico reparado, en

Symphony se cambia el estado del

material especificando en la ubicacin,

la coleccin a la que pertenece.

GESTOR

SERVICIOS DE

INFORMACIN -

SERSB

Symphony

4 Retornar material a

coleccin

Se retorna el material a la coleccin

correspondiente. Esta actividad

tambin la puede realizar un Auxiliar de

Biblioteca.

GESTOR

SERVICIOS DE

INFORMACIN -

SERSB

5 Identificar nivel del

dao del material

Se identifica el nivel de dao del

material para definir qu tipo de

mantenimiento o reparacin requiere el

libro.

GESTOR

SERVICIOS DE

INFORMACIN -

SERSB







Esta actividad tambin la puede realizar

un Auxiliar de Biblioteca.

6 Solicitar compra de

nuevo ejemplar

Se revisa si el material bibliogrfico

puede ser ingresado al listado de libros

pago por multa o se debe solicitar como

sugerencia de compra a Gestin de

Colecciones. Se diligencia el formato

que aplica, con los datos del material

bibliogrfico que debe ser adquirido.

GESTOR

SERVICIOS DE

INFORMACIN -

SERSB

FOR-23-1-01-05

Formato de revisin de

bibliografas y

sugerencias de compra

FOR-23-1-03-16 Listado

libros para Reposicin-

Pago de Multas

7 Reparar material en

sala/biblioteca

Reparar los daos leves del material en

sala o biblioteca satlite, estos daos

generalmente, corresponden a: hojas

sueltas, pastas sueltas, entre otros.

AUXILIAR

BIBLIOTECA -

SERVICIOS

SISTEMA

BIBLIOTECAS

8

Diligenciar Plantilla

de mantenimiento

externo

Se diligencia la plantilla de

mantenimiento externo en Share Point,

con los datos del material bibliogrfico

y quin hace la solicitud.

GESTOR

SERVICIOS DE

INFORMACIN -

SERSB

FOR-23-1-03-06 Plantilla

mantenimiento externo

de material bibliogrfico

9

Cambiar el estado de

material en el

sistema

Se cambia el estado del material en

Symphony a "En empaste".

GESTOR

SERVICIOS DE

INFORMACIN -

SERSB

Symphony

10

Remitir material a

Asistente

Administrativo

Se remite el material bibliogrfico que

se registr en la Plantilla, al Asistente

Administrativo. Esta actividad tambin

la puede realizar un Auxiliar de

Biblioteca.

GESTOR

SERVICIOS DE

INFORMACIN -

SERSB

11

Enviar material a

mantenimiento

externo

Se comunica con el respectivo

proveedor de empaste para que inicie el

proceso de reparacin y retiro del

material bibliogrfico.

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

- SBI - 10002035

12 Recibir material y

remitirlo a Servicios

Se recibe el material por parte del

proveedor y se informa a servicios que

ya se encuentra disponible. Se debe

diligenciar la informacin en el formato

para establecer la fecha de entrega,

devolucin y responsable de servicios.

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

- SBI - 10002035







13

Revisar material

reparado

externamente

Verificar que el material bibliogrfico se

encuentre en buenas condiciones para

retornar a la coleccin. Adems, se

deben verificar los cdigos de barras y

bandas de seguridad, antes de

ingresarlo a la coleccin. Esta actividad

tambin la puede realizar un Auxiliar de

Biblioteca.

GESTOR

SERVICIOS DE

INFORMACIN -

SERSB

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad

acadmica, administrativa, entidad)

FOR-23-1-01-01 Formato estadstico mensual

FOR-23-1-01-05 Formato de revisin de bibliografas y sugerencias

de compra

FOR-23-1-03-06 Plantilla Mantenimiento Externo de Material

Bibliogrfico

FOR-23-1-03-14 Formato de mantenimiento interno de material

bibliogrfico

FOR-23-1-03-16 Listado libros para Reposicin-Pago de Multas

MAN-23-1-03-05 Manual mantenimiento de material

PDI: Sistema de Bibliotecas 2016-2020

REG-23-1-01-01 Reglamento de Servicios del Sistema de Bibliotecas

No aplica.

8. RIESGOS

CALIDAD DE SERVICIO

Suspender el prstamo de material bibliogrfico que no sea apto para su consulta.

ADMINISTRATIVO

Mantenimiento de coleccin permanente en los procesos de devolucin y colocacin en coleccin.







9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN ACTUALIZACIN FECHA

0 Elaboracin 13/05/2015

Publicacin 12/01/2016





10. APROBACIN

NOMBRE CARGO FECHA

ELABOR Manuela Pea INGENIERO PROCESOS (T) -

PROY - 10006394 06/03/2017

REVIS

Ricardo Flrez JEFE SERVICIOS - SBSER -

10001993 12/05/2017

Alberto Monsalve COORDINADOR SERVICIOS -

SERSB - 10002015 12/05/2017

APROB Angela Mara Meja DIRECTOR SISTEMA

BIBLIOTECAS - SBI - 10001991 19/05/2017

mantenimiento de recursos bibliográficos - principal · el material que se encuentre en mal estado...

Documents