Fecha.-22/05/2009

2.9 Manipular los elementos de los documentos maestros mediante las herramientas de operaciones de subdocumentos.

¿Qué es un documento maestro?

Es un documento que contiene un conjunto de documentos relacionados. Los documentos maestros permiten organizar y modificar documentos extensos dividiéndolos en subdocumentos más pequeños y fáciles de controlar. Po ejemplo, puede utilizar un documento maestro para organizar los capítulos de un libro. En un grupo de trabajo, almacene un documento maestro en una red para compartir la propiedad de un documento dividiéndolo en subdocumentos individuales en los que pueden trabajar simultáneamente diferentes usuarios.

TRABAJAR CON SUBDOCUMENTOS

En un subdocumento se puede trabajar como en cualquier otro documento de Word: agregar, quitar y modificar texto y gráficos; comprobar la ortografía; imprimir parte del documento; etc. Para trabajar con el contenido de un subdocumento, ábralo desde el documento maestro. Cuando los subdocumentos están contraídos en el documento maestro, cada uno aparece como un hipervínculo. Al hacer clic en el hipervínculo, Word muestra el subdocumento en una ventana de documentos diferente.

PRACTICAS PASO A PASO

CREAR UN DOCUMENTO MAESTRO PARA TRABAJAR INDIVIDUALMENTE

1. Crear un nuevo documento desde una plantilla o un asistente de Word.

2. Ejecuta uno de los pasos que se indican a continuación, o los dos, para agregar subdocumentos:

Crear un esquema de un documento maestro y crear subdocumentos

Crear un esquema de un documento maestro1. En la vista esquema, escribe los títulos del documento y de

cada uno de los subdocumentos. Presiona la tecla entrar después de escribir cada titulo. Word aplica a los títulos el estilo de titulo ingresado titulo 1.

2. Asigna un estilo a cada titulo (por ejemplo, utiliza titulo 1 para el titulo del documento maestro y titulo 2 para los subdocumentos). Para ello, arrastra los símbolos de esquema o del titulo.

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Para disminuir el titulo a un nivel inferior, arrastra el símbolo de esquema hacia la derecha.

Para aumentar el titulo a un nivel superior, arrastra el símbolo de esquema a la izquierda.

Crear un documento a partir de un titulo del esquema

Para poder crear un subdocumento a partir de un titulo de un esquema, debes tener un esquema del documento maestro.

1. En el documento maestro, selecciona los títulos y el texto que desees separar en subdocumentos. Asegúrate de que el primer titulo de la selección tenga el estilo de titulo o el nivel de esquema que desees utilizar para el principio de cada subdocumento. Por ejemplo, si la selección empieza con titulo2, Word creara un nuevo subdocumento cada vez que aparezca el estilo titulo 2 en el texto seleccionado.

2. En la barra de herramientas esquema, haz clic en crear subdocumento.

NOTA: Si no esta disponible el botón crear subdocumento, en primer lugar deberás hacer clic en expandir subdocumentos.

3. Aplica formato al documento maestro y a los subdocumentos. Dar formato a un documento maestro y a los subdocumentos.

4. Agrega una tabla de contenido, un índice o referencias cruzadas.

5. Guarda el documento maestro.

Nombre de un subdocumento

1. Muestra el documento maestro en la vista esquema.2. Contraiga los subdocumentos.3. Haz clic en el hipervínculo del subdocumento cuyo nombre

desees cambiar.4. En el menú archivo, haz clic en guardar como.5. Escribe un nombre de archivo nuevo o una ubicación para el

subdocumento y haz clic en guardar.6. Para cerrar el subdocumento y regresar al documento maestro,

haz clic en cerrar en el menú archivo.7. Guarda el documento maestro y ciérralo.

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NOTA: Cuando cambia el nombre de un subdocumento, la versión anterior del archivo del subdocumento permanece en su ubicación original. Si lo deseas, puedes eliminarlo.

ABRIR UN SUBDOCUMENTO DESDE UN DOCUMENTO MAESTRO

Si un subdocumento esta bloqueado (aparece un icono con forma de candado junto al nombre del subdocumento), deberás desbloquearlo primero para poder abrirlo y realizar los cambios. Muestra el documento maestro en la vista esquema.

1. Si los subdocumentos están contraídos, haz clic en el hipervínculo del subdocumento que desees abrir.Si están expandidos, haz doble clic en el icono del subdocumento que desees abrir. (Si no se muestra el icono, haz clic en vista documento maestro en la barra de herramientas esquema).

NOTAS:

Cuando hayas acabado de trabajar con el subdocumento, guárdalo. Para cerrar el subdocumento y regresar al documento maestro, haz clic en cerrar en el menú archivo.

Si comparte el documento maestro con un grupo de trabajo, deja contraídos los subdocumentos, de forma que otros usuarios puedan tener acceso a los mismos.

QUITAR UN SUBDOCUMENTO DE UN DOCUMENTO MAESTRO

1. Muestra el documento maestro en la vista esquema.2. Expanda los subdocumentos.3. Si los subdocumentos que deseas quitar están bloqueados,

deberás desbloquearlos.4. Haz clic en el icono del subdocumento que desee quitar. (Si no

se muestra el icono, haz clic en vista documento maestro en la barra de herramientas esquema).

5. Presiona la tecla SUPR.

NOTA: Al eliminar un subdocumento del documento maestro, el archivo del subdocumento permanece en su ubicación original. Si lo sedeas, puedes eliminarlo.

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IMPRIMIR UN DOCUMENTO MAESTRO

Si deseas imprimir todo el documento maestro, expanda los subdocumentos, pasa a la vista normal y después imprima de forma habitual. Para especificar los detalles que desees imprimir, sigue el procedimiento que se indica a continuación.

1. Muestra el documento maestro en la vista esquema.2. Expande los subdocumentos.3. Expande o contrae los títulos para mostrar la parte de

documento que desees imprimir.4. En el menú archivo, haz clic en imprimir.5. Establece las opciones de impresión que desees.

REORGANIZAR SUBDOCUMENTOS DENTRO DE UN DOCUMENTO MAESTRO

1. Muestra el documento maestro en la vista esquema.2. Expande los subdocumentos.3. Si los subdocumentos que deseas reorganizar están

bloqueados, desbloquéalos.4. Para seleccionar el subdocumento que desees mover, haz clic

en su icono. Para seleccionar varios subdocumentos continuos, haz clic en el primer icono y mantén presionada la tecla MAYUS hasta que hagas clic en el último icono del grupo. (Si no se muestra el icono del subdocumento, haz clic en vista documento maestro en la barra de herramientas esquema).

5. Arrastra el icono del subdocumento hasta la nueva ubicación.

SUGERENCIA: También puedes mover texto o gráficos entre subdocumentos. En primer lugar, extiende los subdocumentos, pasa a la vista normal o la vista esquema y a continuación, mueve el elemento de la forma habitual.