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MANEJO EFECTIVO DE RENDICIONES DE GASTOS Una guía para las pymes

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MANEJOEFECTIVODE RENDICIONESDE GASTOSUna guía para las pymes

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CONTENIDO

PARTE 1

Las Pymes no tienen procesos claros para gestionar sus gastos

PARTE 2

Flujo de caja: indicador clave

PARTE 3

Controle las rendiciones de gastos

PARTE 4

Guía para gestionar corréctamente tus rendiciones de gastos

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5

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Las Pymes no tienen procesos claros para gestionar sus gastos

Sabemos que todas las pequeñas y medianas empresas (Pymes) nacen con el objetivo de alcanzar crecimiento en sus mercados.

Sus creadores son emprendedores ágiles que se esfuerzan por generar a diario nuevos negocios, desarrollar una amplia red de potenciales clientes y posicionar sus productos y servicios en el mercado. Lamentablemente un número importante de estas empresas no logra el éxito porque se olvidan de un indicador igual de importante: los gastos.

Ciertamente, estar al frente captando nuevos clientes, viendo cómo se incrementan las ventas y, con ello, los ingresos es de las tareas más gratificantes, pero monitorear los gastos es vital para que la gestión del negocio sea sostenible en el tiempo. Conocer en detalle los costos, presupuesto diario y gastos eventuales es igual de importante que ocuparte del crecimiento.

Una investigación realizada por la consultora CB Insights llamada Market & Business Intelligence mostró que quedarse sin efectivo estaría entre las principales razones por la cual las pequeñas empresa fracasan. Dado lo anterior, sería interesante saber cómo el manejo adecuado de gastos puede ser una oportunidad de desarrollo para tu Pyme.

Manejo de los gastos en pequeñas y medianas empresas

Qué sistemas y procesos son los más utilizados para la gestión de rendiciones de gastos

Qué podrías hacer para mejorar su gestión

A continuación, te mostraremos información relevante acerca de:

Fuente: https://marketing4ecommerce.cl/por-que-fracasan-las-startups-principales-razones-infografia/

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Flujo de caja: Indicador clave

La disponibilidad de efectivo en tu negocio se relaciona con dos factores: poder recibir a tiempo el pago por parte de los clientes y controlar efectivamente los gastos.

La capacitación a las Pyme y la legislación ha tendido a centrarse en torno a este primer punto, donde las autoridades han impulsado acciones con miras a lograr un adelanto de estos pagos para asegurar que se realice de forma oportuna.

Mientras que, en relación al control adecuado de los gastos, son los encargados de cada empresa quienes tienen en sus manos la tarea de tomar decisiones que dirijan a la empresa hacia una adecuada gestión.

Diferentes estudios han abordado los plazos de pago a las Pymes. Un informe realizado durante el año 2019 por la Asociación de Emprendedores de Chile (Asech) que contó con una muestra total de 1.072 socios del gremio, concluyó que el pago por parte de los clientes a las Pyme se da en la siguiente proporción:

Fuente: https://home.asech.cl/uploads/library/5d933f703be03_Radiograf%C3%ADa%20del%20emprendedor%20%202019-versi%C3%B3n%20WEB%20(1).pdf

DE 0 A 30 DÍAS

DE 31 A 60 DÍAS

DE 61 A 90 DÍAS

MÁS DE 90 DÍAS

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¿¿

Entre los aspectos más relevantes a monitorear al momento de gestionar los gastos de tu empresa, recomendamos enfocarte en tener respuesta para las siguientes preguntas:

¿Cuántas facturas se han procesado en el periodo?

¿Cuándo vence cada factura?

¿Cuáles son los montos exactos de cada factura?

¿A quiénes van dirigidas?

¿A qué fondos están vinculados los gastos?

Esta lista parece simple de ordenar, pero la realidad es que cuando comienzan a generarse gastos y, a la vez, las Pymes comienzan su etapa de crecimiento, la mayoría de los negocios no cuentan con una política clara respecto a cómo gestionar estos desembolsos,

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Controle las rendiciones de gastos

Tanto para micro, pequeñas y medianas empresas, si el negocio no cuenta con mecanismos claros acerca de cómo gestionar sus gastos será muy difícil ser asertivo en las decisiones que se tomen sobre los gastos.

Si los trabajadores no tienen claridad sobre aquellos ítems que puede rendir como gastos o sobre cómo y cuándo deben hacerlo, existe el riesgo de que este proceso no se desarrolle de forma adecuada y, con ello, que la empresa quede expuesta a problemas financieros. De esta forma, es posible que se genere una acumulación de deudas, que se invierta tiempo valioso en la gestión y contabilización de este tipo de operaciones, y adicionalmente que haya un alto porcentaje de gastos fraudulentos muy difíciles de detectar.

¿En tu empresa utilizan algún software para gestionar las rendiciones degastos?

Dos de cada tres Pymes utilizan planillas de cálculo y otros formularios de diversos tipos como medio para procesar lasrendiciones de gastos. Sin embargo, entiempos de transformación digital de los negocios, muchas empresas aún no conocen que ambos métodos representan procesos lentos, poco eficientes y poco confiables.

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Un reporte publicado por Travel and Expense Management de Paystream Advisors evidencia que las Pymes son las compañías más alejadas de la automatización de sus procesos, donde 63% de las compañías pequeñas y medianas realizan de forma completamente manual la gestión de su información.

De aquellas empresas que aún no han adoptado esta transformación digital, 50% declara no hacerlo porque piensa que el proceso actual funciona bien o no identifican el retorno de la inversión. El problema es que, de acuerdo a este reporte, esto sería una percepción errónea.

LOS NÚMEROS NO MIENTEN

80% de las empresas no conocen los costos que implican los procesos de gestión de información.

Fuente: https://www.data-basics.com/wp-content/uploads/2014/08/Whitepaper-2015-Travel-and-Expense-Management-Report.pdf2019-versi%C3%B3n%20WEB%20(1).pdf

El mismo estudio de Travel and Expense Management reveló que 80% de las empresas declararon no conocer los costos que significa para su negocio el procesamiento de información.

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¡ !Específicamente para el área de rendición de gastos, la realización manual de este proceso demostró ser bastante poco eficiente, ya que hay costos asociados que están escondidos. En promedio, un profesional tarda 20 minutos en crear un informe de gastos, con un costo asociado de 58 USD por proceso. Junto con eso, casi el 20% de los informes de gastos realizados contienen errores, los que toman 18 minutos en promedio en corregirse. Esto se traduce en 52 USD de costo por cada revisión. Es decir, anualmente las empresas podrían invertir en promedio 500 mil USD y 3 mil horas-hombre en corregir informes de gastos.

Este mismo informe levantó cuáles son los problemas que dicen tener los rendidores:

49% es preparar recibos y el informe de gastos

54% es ingresar los gastos

55% es adjuntar documentos

Fuente: https://www.data-basics.com/wp-content/uploads/2014/08/Whitepaper-2015-Travel-and-Expense-Management-Report.pdf2019-versi%C3%B3n%20WEB%20(1).pdf

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Guía para gestionar corréctamente tus rendiciones de gastos

Te compartimos algunas recomendaciones que han ayudado a nuestros clientes a tener una correcta gestión de sus rendiciones de gastos.

Clasifica tus gastosEl primer paso es conocer exactamente lo que está gastando y dónde lo está gastando. Clasifique sus gastos en ventas, operaciones, marketing, tecnología u otras áreas, y verifique si algún dato destaca por sobre los demás. El orden le permitirá visualizar de mejor forma temas como porcentajes por categoría, trabajadores involucrados en el proceso o periodos de tiempo invertidos. De esta forma, tendrá más claridad y podrá ver fácilmente si los gastos realizados se justifican.

ComparaRealice una revisión respecto de los gastos más habituales en su industria, así como también de las empresas que tienen aproximadamente el mismo tiempo de funcionamiento que usted. Esta información servirá de referencia a la hora de tomar decisiones estratégicas para su negocio.

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Mantente alertaPrefiere plataformas que permitan a los trabajadores involucrados en el proceso de rendición crear notificaciones acerca de la trazabilidad de los gastos y exportar la información permanentemente, así siempre estarás al tanto de lo que ocurre y podrás tomar decisiones oportunas.

Implementa una política de gastosEs fácil que con todas las tareas que debe hacer diariamente incurra en gastos excesivos en algunas áreas sin darse cuenta. Cada vez que realizas un gasto esto impacta en el margen de ganancia que percibe tu negocio. En ese sentido, es importante tener una ruta clara acerca de los gastos que se realizan. Deja claro a tus equipos que pueden o no rendir y en qué momento, será más fácil si estableces lineamientos desde el primer día.

Incorpora tecnología en tus rendiciones de gastosIdealmente que estas plataformas digitales, como softwares y aplicaciones, se puedan integrar con tu ERP o sistema contable. Esto te permitirá tener mejor trazabilidad y ahorro de tiempo y dinero.

Guía para gestionar corréctamente tus rendiciones de gastos

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Ve un paso adelante Digitaliza las rendiciones de gastos en tu empresa.

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Rindegastos facilita las rendiciones de gastos

Algunos de nuestros clientes nos dieron su opinión acerca de cómo el uso de Rindegatos les ha ayudado con el monitoreo

y control de sus gastos.

Para conocer más detalles acerca de cómo Rindegastos puede ayudarte,

puedes leer nuestro post AQUÍ