manejo de glosa segun cricular 035

5/25/2018 Manejo de Glosa Segun Cricular 035

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5. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE DE LAS GLOSAS

5.1. DEFINICINLas glosas son objeciones a las cuentas de cobro presentadas por las Instituciones prestadorasde servicios de salud IP! originadas en las inconsistencias detectadas en la revisi"n de las

#acturas $ sus respectivos soportes! las cuales pueden deter%inarse al interior de la %is%ainstituci"n o por las entidades con las cuales se &a$an celebrado contratos de prestaci"n deservicios! tales co%o' E%presas pro%otoras de salud ( EP! )d%inistradoras del r*gi%ensubsidiado )+! Co%pa,-as de seguros! Direcciones seccionales de salud $ otras IP.Cuando en una cuenta de cobro se presentan inconsistencias en lo ue respecta a supresentaci"n! consolidaci"n! aplicaci"n de tari#as! cobertura de servicios! entre otros! laentidad contratante devolver/ la cuenta a la IP para su correcci"n $ los prestadores deservicios de salud! tendr/n la obligaci"n de aclarar o corregir las observaciones $ darrespuesta a las %is%as dentro de un pla0o establecido.

Entre las glosas %/s co%unes se encuentran'

Docu%entos sin diligenciar o %al diligenciadosDocu%entos en%endadosInconsistencias en los soportes aneosCobros sin la co%probaci"n de los derec&os de usuario! tarjeta! c*dula! carn*Falta de in#or%aci"n estad-sticaErrores en las liuidaciones! tari#as %al aplicadas! su%as %al reali0adasFalta de la relaci"n de pacientesFalta de docu%entosPrestaci"n de servicios adicionales a los establecidos en el contratoFalta de pertinencia t*cnico cient-#ica entre diagn"stico $ procedi%ientos reali0ados $2o

servicios prestados.Docu%entos sin #ir%a del paciente.

Las cuentas de cobro pueden glosarse total o parcial%ente! dependiendo de la causa ueorigin" la glosa. 3otal%ente! si involucra toda la cuenta e i%pide la aceptaci"n de los serviciosprestados. Parcial%ente! cuando la glosa se reali0a sobre unos servicios o procedi%ientosespec-#icos! estando la entidad contratante en la obligaci"n de aceptar $ reconocer el pago delos servicios no glosados.

5. 4. P+EEN3)CIN DE L6)

Para un adecuado %anejo $ gesti"n de las glosas! es necesario ue en el contrato de prestaci"nde servicios se estable0can! clara%ente! los reuisitos $ pla0os para su presentaci"n! por partede la entidad contratante. En caso de no pactarse el pla0o! se adopta el estipulado en lanor%atividad vigente.La co%unicaci"n de la glosa debe contener la relaci"n de #acturas o docu%entos euivalentesglosados! donde se especi#iue' n7%ero del docu%ento! no%bre del usuario! servicio glosado $causa de la glosa. )dicional%ente! debe traer aneas las #acturas o docu%entos euivalentes $los soportes presentados por dic&os servicios.


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5.8. 3+9:I3E

5.8.1 +ecepci"n de glosas

La IP debe establecer el procedi%iento para la recepci"n $ tr/%ite de las glosas! en el ue seconsidere la veri#icaci"n del cu%pli%iento de los reuisitos acordados para su presentaci"n $las acciones a seguir! en caso de incu%pli%iento.

Para establecer clara%ente la #ec&a de recepci"n de la glosa por parte de la IP! el#uncionario encargado de esta labor! debe dejar constancia en el original! consignando suno%bre $ #ir%a! as- co%o la #ec&a $ &ora de recibo.

El proceso de recepci"n de glosas se ter%ina con su registro en un instru%ento ue debe serdise,ado para tal #in $ ue puede ser co%ple%entario o! el %is%o registro consecutivo decuentas de cobro presentadas! al cual se le &an adicionado las casillas pertinentes.

5.8.4 Distribuci"n de las glosas

;na ve0 recibidas $ registradas las glosas! se procede a &acer un an/lisis para veri#icar lascausas! con el #in de deter%inar a u* /reas! unidades o #uncionarios deben re%itirse para susoluci"n! o si por el contrario! pueden resolverse en la %is%a unidad receptora de glosas ue sereco%ienda! sea la de cartera. La distribuci"n o re%isi"n de la docu%entaci"n aportada en laglosa! debe reali0arse de %anera in%ediata! para ue los di#erentes responsables! cuenten conel tie%po necesario para el an/lisis $ la reali0aci"n del tr/%ite reuerido! garanti0ando eloportuno recaudo de la cartera.

i%ult/nea%ente deben reportarse a contabilidad para ue se e#ect7e el correspondienteregistro.

+egistro contable de la presentaci"n de la glosa

Las glosas deben registrarse en cuentas de orden deudora de control! en el %o%ento en ue sepresentan! independiente%ente ue sean o no! subsanable.

)su%iendo ue la #actura glosada es en cu%pli%iento de un contrato de prestaci"n de servicioscon una EP! para la atenci"n del Plan obligatorio de salud P6! el registro ue debee#ectuarse! es el siguiente'

C"digo Cuenta D*bito Cr*dito


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El registro debe e#ectuarse por el valor de la #actura! si la glosa es total o por el valor de losservicios glosados! si la glosa es parcial.

5.8.8 Evaluaci"n de las glosas

Los #uncionarios designados para anali0ar $ &acer el tr/%ite de las glosas! deben evaluar si laglosa es o no pertinente.

losa pertinente' Corresponde a au*lla ue es adecuada%ente justi#icada por la entidadcontratante. En este evento se procede a veri#icar si la causa de la glosa es o no subsanable.

( ubsanable' e en%ienda co%pletando la docu%entaci"n o in#or%aci"n reuerida! reali0andolas correcciones necesarias o #or%ulando las aclaraciones del caso.

(No subsanable' e procede a in#or%ar a la entidad contratante! su aceptaci"n.

(losa no pertinente' Corresponde a au*lla ue no se encuentra adecuada%ente justi#icada.En este evento! se #or%ula la respuesta sustentando el rec&a0o.

Las correcciones! aclaraciones! co%ple%entaciones o aceptaciones reali0adas deben serin#or%adas! docu%entadas $ entregadas a la unidad encargada de dar respuesta a la entidadcontratante! la cual consolida la in#or%aci"n recibida de las di#erentes unidades $ #or%ula larespuesta #or%al de la instituci"n.

Es i%portante $ reco%endable llevar un registro %inucioso de las causas de glosas $ &acerevaluaciones peri"dicas del %is%o! $a ue puede per%itir identi#icar' la calidad o de#iciencia!en algunos de los productos del /rea asistencial $ de las unidades de #acturaci"n $ cartera

#allas en los procesos t*cnico ad%inistrativos $ t*cnico cient-#icos ue pueden ser susceptiblesde %ejora%iento #uncionarios! procesos $ /reas cr-ticas para la gesti"n de la e%presa.

+egistro contable de las glosas no pertinentes $ subsanables

Cuando la entidad contratante acepta la respuesta de rec&a0o de la glosa por no ser pertinenteo! siendo pertinente! la IP da respuesta oportuna a las objeciones u observaciones'

( +eversi"n cuenta de ordenC"digo Cuenta D*bito Cr*dito


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11>5>1 Caja principal ???1>@ E+=ICI6 DE )L;D1>@>1 Plan obligatorio de salud P6 EP ???

( 6%isi"n en la #acturaci"n de servicios

Cuando la instituci"n o%ite #acturar servicios prestados ue se encuentren dentro de loestablecido en el contrato! debe proceder a &acer el reconoci%iento $ cobro correspondientes.Por tratarse de un reconoci%iento! el registro a#ecta el ingreso por la prestaci"n de serviciosde salud! independiente%ente del per-odo contable en ue se &a$a presentado la o%isi"n.

C"digo Cuenta D*bito Cr*dito1>@ E+=ICI6 DE )L;D1>@>1 Plan obligatorio de salud P6 EP ???814 E+=ICI6 DE )L;D814?? ubcuenta ue corresponda ???

( +eversi"n cuenta de ordenEste registro debe e#ectuarse por el valor de la glosa inicial%ente constituidaC"digo Cuenta D*bito Cr*dito@ E+=ICI6 DE )L;D1>@>1 Plan obligatorio de salud P6 EP ???814 E+=ICI6 DE )L;D814?? ubcuenta ue corresponda ???

3rat/ndose de %a$ores valores liuidadosi la operaci"n se da dentro del %is%o ejercicio

C"digo Cuenta D*bito Cr*dito814 E+=ICI6 DE )L;D814?? ubcuenta ue corresponda ???1>@ E+=ICI6 DE )L;D1>@>1 Plan obligatorio de salud P6 EP ???i la operaci"n corresponde al ejercicio anteriorC"digo Cuenta D*bito Cr*dito


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@ E+=ICI6 DE )L;D1>@>1 Plan obligatorio de salud P6 EP ???

+eversi"n cuenta de orden

Este registro debe e#ectuarse por el valor de la glosa inicial%ente constituidaC"digo Cuenta D*bito Cr*dito


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Cuando se inicia el proceso de investigaci"n deben e#ectuarse los siguientes registros'( Constituci"n de la responsabilidadC"digo Cuenta D*bito Cr*dito1@5> +EP6N)GILID)DE1@5>>8 +esponsabilidades en proceso Internas ???

1>@ E+=ICI6 DE )L;D1>@>1 Plan obligatorio de salud P6 EP ???

( +eversi"n de la cuenta de ordenEste registro debe e#ectuarse por el valor de la glosa inicial%ente constituidaC"digo Cuenta D*bito Cr*dito5 C))11>5>1 Caja principal ???1@5> +EP6N)GILID)DE1@5>>8 +esponsabilidades en proceso Internas ???

( +ecuperaci"ni la recuperaci"n se da dentro del %is%o ejercicio en el cual se constitu$" la provisi"n

C"digo Cuenta D*bito Cr*dito1@55 P+6=IIN P)+) +EP6N)GILID)DE AC+B1@55>8 +esponsabilidades en proceso Internas ???58>@ P+6=IIN P)+) +EP6N)GILID)DE58>@>4 +esponsabilidades en proceso Internas ???i la recuperaci"n corresponde a provisiones constituidas en ejercicios anterioresC"digo Cuenta D*bito Cr*dito1@55 P+6=IIN P)+) +EP6N)GILID)DE AC+B


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1@55>8 +esponsabilidades en proceso Internas ??? E?3+)6+DIN)+I6>< +ecuperaciones ???

( Castigo

Cuando co%o resultado de la investigaci"n se ei%e al #uncionario de la responsabilidad! seprocede al castigo! con base en el acto ad%inistrativo correspondiente.C"digo Cuenta D*bito Cr*dito1@55 P+6=IIN P)+) +EP6N)GILID)DE AC+B1@55>8 +esponsabilidades en proceso Internas ???1@5> +EP6N)GILID)DE1@5>>8 +esponsabilidades en proceso Internas ???El procedi%iento anterior%ente descrito! aplica cuando la causa de la glosa es la #alta depertinencia t*cnico cient-#ica entre diagn"stico $ procedi%ientos. En este caso debeestablecerse la responsabilidad de uienes participaron! con base en las investigaciones ue seadelanten para tal e#ecto.

5.. +EP;E3) DE L6)

3odas las glosas presentadas por las entidades contratantes! deben ser respondidas por laIP! independiente%ente ue sean o no subsanables.La o%isi"n en la respuesta a las glosas presentadas! ade%/s de causar las sanciones previstaslegal%ente! evidencia una de#iciencia ad%inistrativa ue puede ocasionar detri%ento deleuilibrio econ"%ico $ de la gesti"n de la instituci"n. En la respuesta debe relacionarse! lasglosas aceptadas! el n7%ero de la #actura o docu%ento euivalente a#ectado! el valor $ ladeno%inaci"n del servicio descontado cuando &a$a lugar a correcciones o aclaraciones! deben

anearse los soportes pertinentes. Las glosas no aceptadas deben detallarse con susrespectivas eplicaciones.

La IP debe responder las glosas dentro de los t*r%inos pactados en el contrato de prestaci"nde servicios cuando no eista especi#icaci"n alguna al respecto! debe aplicarse lo establecidoen las nor%as eistentes.

Es necesario dejar constancia de la #ec&a de entrega de la respuesta a las glosas! paracerti#icar su presentaci"n dentro de los t*r%inos establecidos.

;na ve0 presentada la respuesta a las glosas! es necesario registrar el %onto de auellas ue

&an sido aceptadas $ &acer las anotaciones pertinentes en el registro consecutivo de cuentasde cobro! con el #in de establecer el valor #inal de las %is%as descontadas las glosas! ein#or%ar a contabilidad sobre las %odi#icaciones reali0adas en los docu%entos euivalentesa#ectados! adjuntando la nota d*bito o cr*dito correspondiente para su contabili0aci"n.


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5.5. +EI3E+)CI6N DE L) L6).

Cuando la entidad contratante! reitera las objeciones presentadas a la cuenta de cobro $ no esposible establecer responsabilidades! debe recurrirse a lo establecido en las cl/usulascontractuales para la soluci"n de con#lictos. Igual%ente! puede solicitarse concepto a alguna

de las instancias de Direcci"n $ Control del iste%a eneral de eguridad ocial en alud.

Los registros contables a e#ectuar! son los siguientes'( +eclasi#icaci"n a di#-cil recaudoC"digo Cuenta D*bito Cr*dito1H5 DE;D) DE DIFCIL C6G+61H511 ervicios de salud ???1>@ E+=ICI6 DE )L;D1>@>1 Plan obligatorio de salud P6 EP ???

( Constituci"n de provisionesLa provisi"n se establece %ediante una esti%aci"n t*cnica del riesgo de incobrabilidad.C"digo Cuenta D*bito Cr*dito58> P+6=IIN P)+) DE;D6+E58>>H ervicios de salud ???1 P+6=IIN P)+) DE;D6+E AC+B11 ervicios de salud ???

( CastigoPara proceder al castigo debe contarse con el acto ad%inistrativo ue lo autorice! previaconstituci"n de provisiones del 1>>J

C"digo Cuenta D*bito Cr*dito1 P+6=IIN P)+) DE;D6+E AC+B11 ervicios de salud ???1>@ E+=ICI6 DE )L;D1>@>1 Plan obligatorio de salud P6 EP ???

Fin

manejo de glosa segun cricular 035

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