Project 2016Autor: Luis Angulo Aguirre

© Derechos de autor registrados:Empresa Editora Macro EIRL

© Derechos de edición, arte gráfico y diagramación reservados:Empresa Editora Macro EIRL

Coordinación de edición:Magaly Ramon Quiroz

Diseño de portada:Alessandra Bonilla Zapata

Diagramación:Fernando Cavassa Repetto

Edición a cargo de:© Empresa Editora Macro EIRLAv. Paseo de la República N.° 5613, Miraflores, Lima, Perú

Teléfono: (511) 748 0560E-mail: proyectoeditorial@editorialmacro.comPágina web: www.editorialmacro.com

Primera edición: octubre 2016Tiraje: 2000 ejemplares

ImpresiónTalleres gráficos de la Empresa Editora Macro EIRLJr. San Agustín N.° 612–624, Surquillo, Lima, PerúOctubre 2016

ISBN N.° 978-612-304-521-0Hecho el depósito legal en la Biblioteca Nacional del Perú N.° 2016-13695 Prohibida la reproducción parcial o total, por cualquier medio o método, de este libro sin previa autorización de la Empresa Editora Macro EIRL.

Índice de contenidos

Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Parte I Fundamentos de la gestión de proyectos 21

Capítulo 1: Naturaleza de los proyectos 23

1.1 Proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241.1.1 Definición de proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241.1.2 Características . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241.1.3 Ejemplos de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

1.2 Gestión de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251.2.1 Definición de gestión de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251.2.2 Procesos de la gestión de proyectos según el PMBOK . . . . . . . . 26

1.3 Rol del jefe de proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281.3.1 Quién es el jefe de proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281.3.2 Identificar lo que hace el jefe de proyecto . . . . . . . . . . . . . . 29

1.4 Microsoft Project bajo el enfoque del PMBOK. . . . . . . . . . . . . . . . 29

1.5 Diagramas que ayudan a la gestión de proyectos . . . . . . . . . . . . . . 30

1.6 Relación entre portafolio, programa y proyecto. . . . . . . . . . . . . . . 321.6.1 Programa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321.6.2 Portafolio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

1.7 Ciclo de vida del proyecto vs. ciclo de vida del producto . . . . . . . . . . 33

1.8 Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

10 Project 2016

Capítulo 2: Exploración de la interfaz de Microsoft Project 37

2.1 Echar un primer vistazo al Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382.1.1 La familia de Project 2016. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382.1.2 Interfaz de Project 2016. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392.1.3 La Cinta de opciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432.1.4 Las fichas de la Cinta de opciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442.1.5 Barra de herramientas de acceso rápido . . . . . . . . . . . . . . . 462.1.6 La vista Backstage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472.1.7 La vista Diagrama de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482.1.8 Cambiar de vistas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502.1.9 Usar informes para comprobar el estado del proyecto . . . . . . . 55

2.2 Novedades en Project 2016 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 562.2.1 Escalas de tiempo más flexibles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 562.2.2 Tienda de complementos de Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . 562.2.3 ¿Qué desea hacer?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 572.2.4 Nuevos temas para Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

2.3 Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Parte II Echar a andar el proyecto 59

Capítulo 3: Comenzando un nuevo plan de proyecto 61

3.1 Abrir un plan de proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 623.1.1 Crear un nuevo plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 623.1.2 Abrir un plan existente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

3.2 Definir la Información básica del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

3.3 Configurar el calendario del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 673.3.1 Modificar el calendario del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . 683.3.2 Creación de un nuevo calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 723.3.3 Configuración de las opciones de calendario . . . . . . . . . . . . . 733.3.4 Configuración de opciones de programación . . . . . . . . . . . . . 74

3.4 Ingresar las propiedades del plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

3.5 Guardar un plan de proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 773.5.1 Guardar planes como plantillas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 793.5.2 Protección de archivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 803.5.3 Cerrar Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

3.6 Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

11 Índice de contenidos

Capítulo 4: Construcción de una lista de tareas 83

4.1 Ingresar las tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

4.2 Esquematizar las tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

4.3 Elegir entre programación manual o automática . . . . . . . . . . . . . . 88

4.4 Gestionar las tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 924.4.1 Mover tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 924.4.2 Copiar tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 954.4.3 Mostrar y ocultar las tareas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

4.5 Ingresar hitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

4.6 Crear tareas repetitivas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

4.7 Introducir notas de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

4.8 Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Capítulo 5: Estimación de la duración y las dependencias entre las tareas 105

5.1 Tipos de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1065.1.1 Tareas de unidades fijas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1065.1.2 Tareas de trabajo fijo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1075.1.3 Tareas de duración fija . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1075.1.4 Tareas condicionadas por el esfuerzo . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

5.2 Estimar la duración de las tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1115.2.1 Asignar la duración de la tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1125.2.2 Configurar las opciones de programación. . . . . . . . . . . . . . . 1145.2.3 Asignar un calendario a una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1145.2.4 Estimar la duración de las tareas resumen . . . . . . . . . . . . . . 115

5.3 Definir restricciones y fechas Límite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1175.3.1 Entender las restricciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1175.3.2 Usar fechas límite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1185.3.3 Definir restricciones y fechas límite . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

5.4 Establecer la secuencia entre tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1205.4.1 Comprender las dependencias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1215.4.2 Comprender las interacciones entre las restricciones y las dependencias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1225.4.3 Establecer las dependencias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1235.4.4 Considerar retrasos y adelantos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1275.4.5 Establecer las dependencias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1285.4.6 Visualizar las dependencias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

12 Project 2016

5.5 Comprobar la duración y la fecha de fin de un plan . . . . . . . . . . . . . 132

5.6 Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134

Capítulo 6: Creación de recursos y asignación de costos 135

6.1 Comprender los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1366.1.1 Tipos de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1366.1.2 Funcionamiento de los recursos en Project . . . . . . . . . . . . . . 1376.1.3 Usar la información del recurso para afectar la programación . . .138

6.2 Crear una lista de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .138

6.3 Modificar la información del recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1416.3.1 Asignar un método de comunicación . . . . . . . . . . . . . . . . . 1426.3.2 Especificar la disponibilidad de recursos . . . . . . . . . . . . . . . 1426.3.3 Especificar un tipo de reserva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1436.3.4 Crear un recurso genérico y asignar campos personalizados . . . .1446.3.5 Crear un recurso de presupuesto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1446.3.6 Añadir notas a un recurso. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

6.4 Calendarios de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

6.5 Asignar recursos a las tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1526.5.1 Asignación de recursos a las tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1526.5.2 Asignar un recurso de presupuesto . . . . . . . . . . . . . . . . . .1546.5.3 Asignar recursos de tipo material . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1566.5.4 Asignar recursos de tipo costo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1576.5.5 Quitar o reemplazar una asignación de recursos . . . . . . . . . . .158

6.6 Manejo de situaciones especiales de costo . . . . . . . . . . . . . . . . . 1596.6.1 Ver el costo del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1596.6.2 Asignar costos fijos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1606.6.3 Contabilizar las variaciones de las tasas de recursos . . . . . . . . . 163

6.7 Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

Parte III Afinación del proyecto 167

Capítulo 7: Conceptos básicos de vistas 169

7.1 Definición de una vista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1707.1.1 Cambiar de tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1707.1.2 Cambiar la sección Detalles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

7.2 Revisar los indicadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

7.3 Explorar las vistas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1747.3.1 Asignación de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1757.3.2 Calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

13 Índice de contenidos

7.3.3 Diagrama de Gantt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1777.3.4 Diagrama de red . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1777.3.5 Diagrama de red descriptivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1807.3.6 Diagrama de relaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1817.3.7 Entrada de tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1817.3.8 Escala de tiempo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1827.3.9 Formulario de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1847.3.10 Formulario de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1847.3.11 Formulario detalles de tarea. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1857.3.12 Formulario nombre de recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1867.3.13 Formulario nombre de tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1867.3.14 Gantt con Escala de tiempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1877.3.15 Gantt de redistribución . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1877.3.16 Gantt de seguimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1887.3.17 Gantt de varias líneas base. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1897.3.18 Gantt detallado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1907.3.19 Gráfico de recursos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1917.3.20 Hoja de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1927.3.21 Hoja de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1937.3.22 Organizador de equipo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1937.3.23 Uso de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1957.3.24 Uso de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .196

7.4 Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .198

Capítulo 8: Uso de las vistas para ganar perspectiva 199

8.1 Personalizar las vistas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2008.1.1 Modificar las tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2008.1.2 Trabajar con las vistas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

8.2 Ordenar las tareas en una vista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2168.2.1 Ordenar las tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2168.2.2 Crear códigos EDT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2188.2.3 Definir números de esquema. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

8.3 Filtrar vistas para ganar perspectiva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2258.3.1 Aplicar un filtro a una vista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2288.3.2 Crear filtros personalizados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2298.3.3 Usar autofiltros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2318.3.4 Usar agrupación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

8.4 Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

14 Project 2016

Capítulo 9: Modificación de la apariencia de su proyecto 239

9.1 Cambiar la apariencia de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240

9.2 Usar el asistente para diagramas de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . .240

9.3 Formatear elementos uno por uno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2449.3.1 Trabajar con texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2459.3.2 Modificar las barras de tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2489.3.3 Modificar el diagrama de red . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2589.3.4 Formatear la vista Calendario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265

9.4 Insertar elementos visuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2699.4.1 Copiar imágenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2699.4.2 Uso de elementos visuales en la programación . . . . . . . . . . . . 271

9.5 Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275

Capítulo 10: Resolución de problemas de programación 277

10.1 Identificar problemas de programación . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27810.1.1 Trabajar con advertencias y sugerencias . . . . . . . . . . . . . . . 27810.1.2 Usando el Inspector de tareas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

10.2 Resolver conflictos de programación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28110.2.1 Agregar recursos a las tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28210.2.2 Usar horas extra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28210.2.3 Agregar tiempo a las tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28410.2.4 Desactivar una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28510.2.5 Ajustar las holguras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28710.2.6 Cambiar las restricciones de la tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . 28910.2.7 Ajustar las dependencias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29110.2.8 Dividir una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

10.3 Usar la ruta crítica para acortar un proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . 29510.3.1 Identificar la ruta crítica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29610.3.2 Acortar la ruta crítica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30010.3.3 Usar múltiples rutas críticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .302

10.4 Resumen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .305

Capítulo 11: Resolución de problemas de recursos 307

11.1 Entender cómo se producen conflictos de recursos . . . . . . . . . . . .308

11.2 Localizar los conflictos de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30911.2.1 Uso de vistas para localizar conflictos de recursos . . . . . . . . .30911.2.2 Usar filtros para localizar conflictos de recursos . . . . . . . . . . 311

15 Índice de contenidos

11.3 Resolver conflictos de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31211.3.1 Cambiar la asignación de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31211.3.2 Programar horas extra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31711.3.3 Redefinir el calendario de un recurso . . . . . . . . . . . . . . . . 31811.3.4 Asignar trabajo a tiempo parcial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31911.3.5 Retrasar las tareas mediante la redistribución de las cargas de trabajo del recurso. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32111.3.6 Usar perfiles de trabajo para los recursos . . . . . . . . . . . . . . 32511.3.7 Fondo de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328

11.4 Resumen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329

Parte IV Seguimiento de su progreso 331

Capítulo 12: Comprensión del seguimiento 333

12.1 Comprender los principios de seguimiento. . . . . . . . . . . . . . . . .33412.1.1 Valores estimados vs. valores reales . . . . . . . . . . . . . . . . .33412.1.2 Hacer los ajustes sobre la marcha . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335

12.2 Usar líneas base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33612.2.1 ¿Qué es una línea base? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33612.2.2 Establecer una línea base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337

12.3 Cambiar la línea base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34012.3.1 Agregar una tarea a una línea base . . . . . . . . . . . . . . . . . .34012.3.2 Usar planes provisionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34112.3.3 Borrar una línea base o un plan provisional . . . . . . . . . . . . .343

12.4 Comprender las estrategias de seguimiento . . . . . . . . . . . . . . . .34412.4.1 Abordar el trabajo de seguimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . .34412.4.2 Mantener un registro del seguimiento . . . . . . . . . . . . . . . .344

12.5 Resumen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .345

Capítulo 13: Grabación de valores reales 347

13.1 Organizar el proceso de actualización. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .348

13.2 Comprender las opciones de cálculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34913.2.1 Sección Programación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35013.2.2 Sección Avanzado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

13.3 Establecer la fecha de estado del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . 353

13.4 Actualizar las tareas para reflejar la información real . . . . . . . . . . .35413.4.1 Establecer las fechas reales de comienzo y fin. . . . . . . . . . . .35413.4.2 Grabar las duraciones reales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35513.4.3 Establecer el valor de porcentaje completado . . . . . . . . . . . 356

16 Project 2016

13.4.4 Establecer el Trabajo completado . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35813.4.5 Establecer la duración restante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

13.5 Usar valores reales y costos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36013.5.1 Usar la tabla Costo para tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36113.5.2 Usar la tabla Costo para recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36213.5.3 Valorar el costo del recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363

13.6 Técnicas y consejos para la actualización . . . . . . . . . . . . . . . . . .36413.6.1 Uso eficiente de los campos de fase temporal . . . . . . . . . . . 36513.6.2 Acelerar el proceso de actualización . . . . . . . . . . . . . . . . .36813.6.3 Dejar que Project reprograme el trabajo restante . . . . . . . . . 370

13.7 Resumen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371

Capítulo 14: Informe del progreso 373

14.1 Configurar las opciones para imprimir una vista o informe . . . . . . . . 374

14.2 Aprovechar los informes visuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37814.2.1 Informes de uso de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37914.2.2 Informes de uso de recursos (Visio) . . . . . . . . . . . . . . . . .38014.2.3 Informes de uso de la asignación . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38314.2.4 Informes de resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38614.2.5 Personalización de las plantillas de informe visual . . . . . . . . .388

14.3 Crear un informe de proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .390

14.4 Personalizar su informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39314.4.1 Tipos de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39314.4.2 Personalizar gráficos en un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . 39614.4.3 Personalizar tablas en un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398

14.4 Resumen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .400

Capítulo 15: Modos de revisar el progreso 401

15.1 Visualizar las tareas que están retrasadas . . . . . . . . . . . . . . . . .402

15.2 Visualizar la información de la línea base . . . . . . . . . . . . . . . . . .403

15.3 Aprovechar la vista Gantt de seguimiento para revisar el progreso . . .40315.3.1 Interpretar la vista Gantt de seguimiento . . . . . . . . . . . . . .40415.3.2 La Tabla seguimiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .404

15.4 Usar tablas para revisar el progreso. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .406

17 Índice de contenidos

15.4.1 Tabla Variación para tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40615.4.2 Tabla Costo para tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40715.4.3 Tabla Trabajo para tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40815.4.4 Tabla Trabajo para recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .409

15.5 Visualizar las líneas de progreso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .409

15.6 Comparar versiones de proyectos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

15.7 Resumen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

Capítulo 16: Análisis del progreso financiero 417

16.1 Comprender los campos del valor acumulado . . . . . . . . . . . . . . . 41816.1.1 Entender los campos del valor acumulado. . . . . . . . . . . . . . 41816.1.2 Métodos para calcular el valor acumulado. . . . . . . . . . . . . . 42416.1.3 Establecer la fecha para el cálculo del valor acumulado . . . . . . 42716.1.4 Usar tablas de valor acumulado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427

16.2 Caso práctico de análisis del valor ganado . . . . . . . . . . . . . . . . . 430

16.3 Realizar acciones correctivas y preventivas durante el proyecto . . . . . 43316.3.1 Cambiar la programación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43316.3.2 Modificar las asignaciones de recursos. . . . . . . . . . . . . . . .434

16.4 Resumen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .434

Parte V Microsoft Project avanzado 435

Capítulo 17: Personalización de Microsoft Project 437

17.1 Modificar el comportamiento y la interfaz de Project . . . . . . . . . . . 43817.1.1 Personalizar la barra de estado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43817.1.2 Establecer los niveles de Deshacer . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43917.1.3 Guardar archivos de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43917.1.4 Usar el Organizador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44017.1.5 Personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido . . . . . .44217.1.6 Personalizar la Cinta de opciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . .444

17.2 Usar campos personalizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45117.2.1 Personalizar la entrada de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45117.2.2 Usar fórmulas en campos personalizados . . . . . . . . . . . . . . 455

17.3 Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .460

18 Project 2016

Capítulo 18: El uso de macros para acelerar su trabajo 461

18.1 Utilizar macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462

18.2 Grabar macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462

18.3 Ejecutar macros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .465

18.4 Usar botones para ejecutar Macros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46718.4.1 Asignar una macro a la Cinta de opciones . . . . . . . . . . . . . .46718.4.2 Asignar una macro a un botón de la Barra de herramientas de acceso rápido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .469

18.5 Crear código VBA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47118.5.1 Grabar una macro para crear un filtro para las tareas críticas . . . 47118.5.2 Modificar la macro para mostrar solo los recursos especificados . 47318.5.3 Probar el código . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477

18.6 Resumen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478

Referencias bibliográficas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 479

Capítulo 1:Naturaleza de los proyectos

Capítulo 2:Exploración de la interfaz

de Microsoft Project

PARTE

IFundamentos de la gestión de proyectos

Todo el mundo hace proyectos. La construcción de una habitación de drywall en la azotea o el viaje del hombre a la Luna. Desde la más simple mejora en el hogar hasta el negocio más complejo o una investigación científica de riesgo, los proyectos son parte de nuestras vidas. Pero, exactamente, ¿qué es un proyecto? ¿Y qué se puede hacer para manejar todas sus fases?

En este capítulo encontrará algunas herramientas y con-ceptos que pueden ayudarle a ser un jefe de proyecto más eficiente y productivo. El objetivo de este capítulo es proporcionar una visión general de lo que es un pro-yecto, lo que es la gestión de proyectos, el ciclo de vida de un proyecto y cómo Microsoft Project 2016 encaja en este escenario.

Por medio de este capítulo usted podrá:

X Entender los conceptos de gestión de proyectos.

X Comprender el rol de jefe de proyecto.

X Conocer acerca de los diagra-mas que ayudan a la gestión de proyectos.

X Analizar las pautas relevan-tes sobre el ciclo de vida de un proyecto vs. el ciclo de vida del producto.

Capítulo 1Naturaleza de los proyectos

24 Project 2016

1.1 ProyectosSe empezará con algunos conceptos básicos sobre la gestión de proyectos.

1.1.1 Definición de proyectoLa Guía del PMBOK (Project Management Body of Knowledgement) es un estándar en la gestión de proyectos desarrollado por el Project Management Institute (PMI).

Según el PMBOK:

«Proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único».

1.1.2 CaracterísticasUn proyecto tiene las siguientes características:

1. Es temporal porque tiene una fecha de comienzo y una fecha de fin definidos. Tiene una duración determinada: dos meses, u año, etc.

2. Crea un producto, servicio o resultado único. No es una operación rutinaria, sino un conjunto de operaciones para lograr un objetivo específico. Por ejemplo, los edificios de oficinas son construidos con materiales idénticos o similares, o por el mismo equipo, pero cada ubicación es única: con un diseño diferente, en circunstancias diferentes, por contratistas diferentes, etc.

Un proyecto puede generar:

� Un producto que puede ser un componente de otro elemento o un elemento final en sí mismo. Por ejemplo, la construcción de carretera, un puente o de una vivienda.

� La capacidad de realizar un servicio. Por ejemplo, un servicio de capacitación sobre Microsoft Project 2016 o una consultaría en temas medio ambientales.

� Un resultado tal como una conclusión o documento. Por ejemplo, un estudio de investigación sobre los riesgos de los campos electromagnéticos para la salud.

3. Tiene un objetivo específico y mensurable. Se sabrá que el proyecto ha terminado cuando se haya alcanzado con éxito los objetivos del proyecto.

4. Los proyectos usan recursos. Los recursos no son solo las personas, los recursos pueden incluir dinero, maquinaria, materiales, y más. La eficacia con que se asigne estos recur-sos es un indicador clave del éxito o fracaso de un proyecto.

5. Todos los proyectos constan de tareas interdependientes. Ninguna parte de un pro-yecto existe en el vacío. Si una tarea se ejecuta fuera de plazo o por encima del presu-puesto, por lo general, afecta a otras tareas, al cronograma general, y al presupuesto del proyecto.