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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: MANUAL CODIGO: GD-MA-01

NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL / MANUAL DE ARCHIVO VERSION: 7

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 1 de 36

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Elaboró Eduardo Wilches. FV:06/09/2017

Fecha de Vigencia: 06/09/2017

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSION NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del Manual

2

Ajuste Base Legal Se suprimió el Acuerdo del AGN No. 02 de 2004, Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de los fondos acumulados. Se suprimió la Circular SGE/GAO 031 de 2005. Selección y Eliminación de Archivos Se suprimió Circular SGE 108 de 2006, Remisión de Comunicaciones al Archivo Central Se suprimió Circular SGE/DMR 087 de 2009, Envío y ordenación de reseñas de pasaportes Consulados. Se suprimió la Resolución 4255 de 2010, Por la cual se crean Grupos de Trabajo en la Secretaría General. Se incluyó la Resolución 5620 de 2010, Por la cual se crea el Comité de Archivo. Se incluyó la Resolución 760 de 2011, Por la cual se adopta el Manual de Archivo Actualización Documentos Asociados y Registros Se especificó los numerales que aplican de la Norma ISO 15489 Se suprimió el formato GD-FO-10 Tabla de Valoración Documental Se suprimió el formato GD-FO-11 Modificación de la TRD Se incluyeron procedimientos en las políticas de operación Se realizaron ajustes de redacción y forma del documento

3

Ajuste Base legal Se suprimió el Acuerdo 039 de 2002, del Archivo General de la Nación Se incluyeron las Circulares 02 y 05 de 2012 Se incluyó la Directiva Presidencial 04 de 2012 Se incluyó el Decreto 2609 de 2012, del Ministerio de Cultura Se incluyó el Decreto 1578 de 2012, del Ministerio de Cultura Se incluyó el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación Se incluyeron las Circulares 02 y 05 de 2012, del Archivo General de la Nación Se incluyeron los Acuerdos 03, 04 y 05 de 2013, del Archivo General de la Nación Se incluyeron las Guías Cero Papel en la Administración Pública Nos. 3, 4,5 y 6 de abril de 2013, del Archivo General de la Nación. Se incluyó el Decreto 1515 de 2013, del Ministerio de Cultura







4

Se actualizo la base legal: Se incluyeron: Ley 1712 de 2014 Decreto 1515 de 2013 Acuerdos 03,04 y 05 de 2013 del Archivo General de la Nación Acuerdo 02 de 2014 Se incluyeron documentos Asociados: - GD-FO-27 Solicitud Consulta y Devolución a Bodega - GD-FO-28 Remisiones a Bodega - GD-FO-29 Préstamo de Documentos en Archivos de Gestión - GD-IN-04 Instructivo Aplicación de TRD - GD-IN-05 Instructivo Proceso Transferencia Secundaria - Serie Documental Visas - Programa de Gestión Documental - Cuadro de Clasificación Se incluyó el registro:

- GD-FO-37 Ficha Historia Dependencias – Seguimiento TRD

5

Actualización de la base legal: se incluyeron las normas: - Decreto 103 de 2015, "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y

se dictan otras disposiciones"

- Decreto 106 de 2015, "Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de

2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del

Estado ya los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se

dictan otras disposiciones" - Acuerdo 06 de 2014, Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del

Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000 - Acuerdo 08 de 2014, “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los

requisitos para la presentación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000”.

- Acuerdo 03 de 2015, Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012”.

- Circular 01 de 2015, del Archivo General de la Nación. - Circular 03 de 2015, del Archivo General de la Nación. - Resolución 2198 de 2014 del Ministerio de Relaciones Exteriores. - Se elimina la norma: Resolución 5620 de 2010 del Ministerio de Relaciones

Exteriores







Se actualizaron los registros: Se incluyen los registros:

- GD-FO-29 Formato préstamo de documentos en archivos de gestión - GD-FO-38 Ficha índice información clasificada y reservada - GD-FO-43 Ficha banco terminológico – subseries - GD-FO-44 Ficha banco terminológico – asuntos - GD-FO-45 Ficha banco terminológico – series

6

Se actualizan definiciones:

• FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL: Formato utilizado para diligenciar transferencias e inventarios documentales, con la descripción de las series o subseries de un fondo documental de manera exacta.

• TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL-TRD: Instrumento archivístico conformado por un listado de series, con sus correspondientes subseries (cuando aplique) y tipos documentales; a las cuales se asigna un tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión.

• TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL-TVD: Instrumento archivístico de aplicación exclusiva en el Archivo Central, el cual contiene un listado de series documentales a los cuales se les asigna un tiempo de permanencia en el Archivo Central, así como una disposición final.

En el numeral 9.4: Se elimina la imagen. Se actualiza el numeral 9.6: La Tabla de Retención Documental-TRD, se constituyen en el instrumento archivístico integrador del desempeño estratégico, operacional, tecnológico, estructural y humano que permite soportar cualquier cambio documental que se efectúe. Su marco conceptual y metodología de elaboración fue reglamentada por la Ley 594 de 2000, así mismo, el formato utilizado y los criterios de valoración y selección documental son resultado de la aplicación de las mesas de trabajo sobre la producción documental que son plasmadas en cada TRD. La TRD facilita el control y la integración de la Gestión, al reflejar en forma organizada y agrupada lo referente a un tema específico de obligatoriedad de cumplimiento de cada oficina. Adicionalmente permite reducir tiempo de localización y recuperación de la información y/o documentación. En el numeral 10.3 se incluye:

• Ésta debe estar basada en la estructura de la Tabla de Retención Documental, es decir, las carpetas que conforman el archivo de su dependencia, deben estar agrupadas por las Series Documentales establecidas en la Tabla de Retención Documental.

• No deben archivarse carpetas sin identificar, ni incluirse documentos de apoyo. El mobiliario debe estar identificado con los códigos y nombres de las Series y/o Subserie Documentales de acuerdo a la Tabla de Retención Documental, de manera que permitan fácil ubicación y recuperación de las carpetas.







El numeral 11.3.1 queda de la siguiente manera:

• La fuente de documentos que recibe el Archivo Central estará constituida en su mayor parte por los archivos de gestión que se transfieren desde las diferentes unidades administrativas del Ministerio de Relaciones Exteriores. La retención documental será por el segundo término descrito en las TRD (correspondiente al Archivo Central), salvo los casos de excepción, en que se requiera garantizar la integridad de expedientes que no pueden conservarse o custodiarse adecuadamente en el archivo de gestión. (ver procedimiento GD-PT-04 “Transferencia Primaria”)


• Todos los documentos que ingresan al Archivo Central, tanto los producidos y aquellos otros recibidos que guardan relación con los diferentes procesos documentales, deben custodiarse y cuidarse para garantizar su confidencialidad. Podrán solicitar expedientes y otros documentos en calidad de préstamo, los responsables de aquellas unidades productoras de los mismos (ver procedimiento GD-PT-08 “Consulta y Préstamo de documentos).


• La organización física del archivo histórico debe guardar relación con la organización del archivo central y de los de gestión, para que la incorporación de los documentos que se transfieren sea lo más ágil posible. La Transferencia al Archivo General de la Nación, se realizará de acuerdo a los lineamientos definidos para este fin (ver procedimiento GD-PT-07 “Transferencia Secundaria”).

Base legal:

• DECRETO 1080 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.

Registros:

• GD-FO-50 Formato Inventario Documental – AUDIOVISUALES

• GD-FO-51 Formato Inventario Documental – FOTOGRAFIAS

7

Se elimina de registros:

• GD-FO-43 Ficha banco terminológico – subseries

• GD-FO-44 Ficha banco terminológico – asuntos

• GD-FO-45 Ficha banco terminológico – series Se incluye el numeral 8: Sistemas de Información y Otros Medios Electrónicos

• Se incluye en políticas de operación el documento GD-PT-19 Transferencia Documental primaria







CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

BRAYAN EDUARDO WILCHES Técnico Operativo 28/08/2017

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

ELIANA PRADA BELTRÁN Asesor 06/09/2017

REVISÓ CARGO FECHA

HIVON MARITZA SANABRIA Coordinadora Grupo de

Archivo 06/09/2017

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo

Organizacional 06/09/2017







1. TABLA DE CONTENIDO

2. OBJETIVO 8

3. ALCANCE 8

4. BASE LEGAL 8

5. DEFINCIONES 10

6. DOCUMENTOS ASOCIADOS: 12

7. REGISTROS: 12

8. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS: 13

9. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 13

10. MARCO CONCEPTUAL 13

10.1 ESTRUCTURA FUNCIONAL 13

10.1.1 DEPENDENCIA JERÁRQUICA DE LOS ARCHIVOS 13

10.1.2 VISIÓN DE LOS ARCHIVOS 14

10.1.3 MISIÓN DE LOS ARCHIVOS 14

10.1.4 PERSONAL 14

11. CONCEPTOS GENERALES 14

11.1 ¿QUÉ ES UN ARCHIVO? 14

11.2 ¿POR QUÉ HA DE EXISTIR EL ARCHIVO EN EL MINISTERIO? 15

11.3 ¿QUÉ DOCUMENTACIÓN FORMA PARTE DEL ARCHIVO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO? 15

11.4 ¿QUÉ ELEMENTOS CONSTITUYEN EL SISTEMA DE ARCHIVOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO? 16

11.5 ¿CÓMO EVOLUCIONAN LOS ARCHIVOS EN EL TIEMPO? 17







11.6 ¿QUÉ SON LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL? 18

11.7 LOS ARCHIVOS Y EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 18

12. ORGANIZACION DE ARCHIVOS DE GESTION 20

12.1 ALCANCE 20

12.2 OBJETIVOS 20

12.3 PAUTAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN 20

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS DE GESTIÓN 25

12.4 PAUTAS PARA LA DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN 25

12.5 PAUTAS PARA LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN 26

12.6 PAUTAS PARA LA SELECCIÓN, DEPURACIÓN Y DESCARTE DE ARCHIVOS DE GESTIÓN 26

12.7 PAUTAS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN 27

12.8 ELEMENTOS DE ARCHIVO DE GESTIÓN 29

13. ARCHIVO CENTRAL 30

13.1 DEFINICION 30

13.2 OBJETIVOS 30

13.3 RESPONSABILIDAD 31

13.4 ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL 31

13.4.1 PAUTAS PARA EL ACOPIO DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL 31

13.4.2 PAUTAS PARA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL 31

13.4.3 PAUTAS PARA EL ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL 32

13.4.4 PAUTAS PARA LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL 32

13.4.5 PAUTAS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN EL ARCHIVO CENTRAL. 33

13.4.6 ELEMENTOS DE ARCHIVO CENTRAL 33

14. ARCHIVO HISTORICO 34

14.1 ALCANCE 34

14.2 ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTORICO 34

14.2.1 PAUTAS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS 34

14.3 ELEMENTOS DE ARCHIVO HISTÓRICO 35







2. OBJETIVO

Proporcionar las herramientas conceptuales, la orientación general, normas y procedimientos referentes a la tenencia o administración de Archivos con miras a la organización, administración, conservación y recuperación de los archivos de manera concordante con la legislación vigente y políticas del Archivo General de la Nación.

3. ALCANCE

La aplicación del presente Manual de Archivo es de obligatorio cumplimiento a todo nivel y en todas las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, incluidas las misiones de Colombia en el exterior.

4. BASE LEGAL

• Ley 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

• Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos

• Ley 734 de 2000. Código Disciplinario Único

• Ley 527 de 1999. Reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas electrónicas.

• Ley 80 de 1989 Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones

• Decreto 1080 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.

• Decreto 106 de 2015. "Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección,

vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado ya los documentos de carácter privado declarados de

interés cultural; y se dictan otras disposiciones"

• Decreto 103 de 2015. "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones" fortalece la gestión documental pública y ratifica el papel de los Archivos en la transparencia del Estado

• Decreto 1515 de 2013.. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones.

• Decreto 2578 de 2012, Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado".

• Decreto 2609 de 2012, Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

• Resolución 2198 de 2014 del Ministerio de Relaciones Exteriores.

• Resolución 760 de 2011. Por medio de la cual se adopta el Manual de Archivo.

• Acuerdo del Archivo General de la Nación Numero 011 de 1996, Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos.







• Acuerdo 003 de 2015. “Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012”.

• Acuerdo 008 de 2014. “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la presentación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000”.

• Acuerdo 06 de 2014. Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000.

• Acuerdo 02 de 2014. Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.

• Acuerdo del Archivo General de la Nación Numero: 07 de 1994, Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos.

• Acuerdo 03 de 2013. Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.

• Acuerdo del Archivo General de la Nación 005 de 2013, Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

• Acuerdo del Archivo General de la Nación 004 de 2013, Por medio del cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

• Acuerdo del Archivo General de la Nación 003 de 2013, Por medio del cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.

• Acuerdo del Archivo General de la Nación No. 027 de 2006, por el cual se actualiza el Reglamento General de Archivos.

• Acuerdo del Archivo General de la Nación 042 de 2002, Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

• Acuerdo del Archivo General de la Nación 038 de 2002, Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 - Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos.

• Acuerdo del Archivo General de la Nación Número 037 de 2002, Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

• Acuerdo del Archivo General de la Nación Número 049 de 2000, Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

• Acuerdo del Archivo General de la Nación 050 de 2000, Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”.

• Acuerdo del Archivo General de la Nación 056 de 2000, Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos para la Consulta” del capítulo V, “ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO”, DEL REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS.







• Circular externa 003 de 2015 del Archivo General de la Nación.

• Circular externa 001 de 2015 del Archivo General de la Nación.

• Circular No. 005 de 2012 del Archivo General de la Nación, Circular No. 002 de 2012, Recomendaciones para llevar a cabo procesos de Digitalización y Comunicaciones Oficiales Electrónicas en el marco de la iniciativa Cero Papel.

• Circular No. 002 de 2012 del Archivo General de la Nación, Adquisición Herramientas Tecnológicas de Gestión Documental.

• Circular DSG/DAF/GACAF 108 de 2010. Formato único de Inventario Documental.

• Circular No. 04 de 2003 del Archivo General de la Nación. Organización de las Historias Laborales

• Circular No. 07 de 2002 del Departamento Administrativo de la Función Pública. Organización y conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.

• Directiva Presidencial 04 de 2012, Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública.

5. DEFINCIONES

A.G.N.: Archivo General de la Nación. ARCHIVO DE GESTIÓN: corresponde a aquellos que están en trámite, en su puesto de trabajo, y que continúan vinculados a un flujo predeterminado. ARCHIVO ACTIVO: es el conjunto de Documentos que han terminado su gestión y en ese momento inician su vigencia la cual puede ser un acto o acción administrativa. ARCHIVO INACTIVO: Conjunto de documentos que ha terminado su vigencia porque ha terminado su plazo establecido, o porque desaparece el objeto físico de su razón de ser, que son conservados por requisito legal por unos Términos determinados. ARCHIVO HISTORICO: Se refiere a la agrupación de documentos que por su contenido y naturaleza son testimoniales y soportan el aseguramiento del patrimonio cultural del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. CONFIDENCIALIDAD: Seguridad de que la información es accesible solamente a quienes está autorizada para ello. CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: conjunto de estrategias soportadas en conceptos jurídicos que propenden por el mantenimiento de la información por los tiempos en que esta puede ser de interés o necesaria para los intereses de quien los origina. DISPONIBILIDAD: Seguridad de que los usuarios autorizado tienen acceso a la información y a los activos asociados cuando lo requieren. DOCUMENTO: es una unidad de información electrónica, sonora, visual o escrita como diploma, carta relación etc., que ilustra acerca de un hecho, o en general cualquier cosa que sirve para demostrar algo. DUPLICIDAD: conjunto de dos o más unidades de archivo idénticas, o replicadas, con los mismos contenidos de información y huellas de trámite.







EXPEDIENTE: Conjunto de todas las tramitaciones y documentos correspondientes a un asunto o negocio FONDO DOCUMENTAL CERRADO: totalidad de las series documentales de una misma procedencia o de una Compañía o institución, en desarrollo de sus funciones o actividades. Los puede haber de dos tipos: Abiertos, cuando a estos se continúa integrando unidades documentales o están relacionados con la continuidad del negocio, y los cerrados que son aquellos donde su función cesa y las obligaciones derivadas de sus creadores también. FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL: Formato utilizado para diligenciar transferencias e inventarios documentales, con la descripción de las series o subseries de un fondo documental de manera exacta. INTEGRIDAD: Protección de la exactitud y estado completo de la información y métodos de procesamiento. OBLIGATORIA GUARDA: Documentos que en arreglo a la ley deben ser conservados por Términos precisos, garantizando el acceso a la información que contiene. PLAZO PRECAUCIONAL: Es un tiempo adicional que se le concede a una unidad documental con el objeto de garantizar la consolidación del cambio en su ciclo vital; puede ser entendido también como un Lapso de tiempo adicional que se otorga a los documentos antes de su descarte, con el objeto de atender posibles reclamaciones, servir de antecedente o soporte jurídico. SERIE: Testimonio documental continuado de actividades repetitivas en cumplimiento de una función determinada; también se puede definir como un conjunto de tipos documentales de estructura y contenidos homogéneos. SUBSERIE: Conjunto de documentos que, derivándose de una serie y siendo similar a esta, se particulariza por determinados rasgos distintivos. (Ejemplo: Serie Pólizas Automóviles, subseries: productos específicos.) TIPO: Expresión de actividad administrativa o personal, reflejadas en un determinado soporte. SALVAGUARDAR: Conservar con el mayor de los recelos para impedir hasta la degradación de un documento, medio o pieza probatoria. TIEMPO DE RETENCIÓN: Periodo de tiempo durante el cual se conserva un documento, el cual inicia con el mismo acto que da fin a la vigencia y concluye con la prescripción de derechos. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: acto de registro, cambio de ubicación y estatus o nivel de piezas de archivo, donde principalmente se infiere en la accesibilidad. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL-TRD: Instrumento archivístico conformado por un listado de series, con sus correspondientes subseries (cuando aplique) y tipos documentales; a las cuales se asigna un tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión. TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL-TVD: Instrumento archivístico de aplicación exclusiva en el Archivo Central, el cual contiene un listado de series documentales a los cuales se les asigna un tiempo de permanencia en el Archivo Central, así como una disposición final.







6. DOCUMENTOS ASOCIADOS:

• Adaptación metodológica de las disposiciones del A.G.N.

• Protocolo de limpieza elaborado por el Archivo General de la Nación

• ISO 15489 Parte 1 Información o Documentación – Gestión de Documentos (numeral 9.5 Clasificación, numeral 9.5.1 Clasificación de las actividades de la Organización, numeral 9.5.5 Atribución de Números y Códigos).

• ISO 15489 Parte 2 (numeral 4 Procesos y Controles de la Gestión de Documentos, (numeral 4.2.1 Instrumentos Principales: Tabla de Retención Documental, numeral 4.2.2 Clasificación de las Actividades de la Organización: Asuntos presentados en la TRD).

• GD-PT-19 Transferencia Documental primaria

• GD-PT-07 Transferencia secundaria

• GD-PT-08 Consulta y préstamo de documentos

• GD-PT-10 Control de Registros – Elaboración y Actualización de TRD

• GD-IN-04 Instructivo Aplicación de Tablas de Retención Documental

• GD-FO-27 Solicitud Consulta y Devolución a Bodega

• GD-FO-28 Remisiones a Bodega

• GD-FO-29 Préstamo de Documentos en Archivos de Gestión

• Programa de Gestión Documental

• Cuadro de Clasificación

• Guía Cero Papel en la Administración Pública No. 1, Buenas Practicas para reducir el consumo de papel, como reducir el consumo de papel mediante la formación de nuevos hábitos en los servidores públicos.

• Guía Cero Papel en la Administración Pública No. 3, Documentos Electrónicos

• Guía Cero Papel en la Administración Pública No. 4, Expediente Electrónico

• Guía Cero Papel en la Administración Pública No. 5, Digitalización Certificada de Documentos

• Guía Cero Papel en la Administración Pública No. 6, Gestión Documentos Electrónicos

7. REGISTROS:

• GD-FO-03 Tabla de Retención Documental

• GD-FO-08 Formato Único de Inventario Documental

• GD-FO-26 Acta de Eliminación Documental

• GD-FO-37 Ficha Historia Dependencias – Seguimiento Tablas de Retención Documental

• GD-FO-29 Formato préstamo de documentos en archivos de gestión

• GD-FO-38 Ficha índice información clasificado y reservado

• GD-FO-46 Revisión transferencias primarias

• GD-FO-47 Tabla de Valoración Documental – TVD

• GD-FO-48 Cuadro de Clasificación Documental

• GD-FO-49 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL TRD

• GD-FO-50 Formato Inventario Documental – AUDIOVISUALES

• GD-FO-51 Formato Inventario Documental – FOTOGRAFIAS







8. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS No aplica

9. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

El respectivo Jefe de la dependencia será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público. Adicionalmente se tendrán en cuenta los siguientes procedimientos:

• GD-PT-19 Transferencia Documental primaria

• GD-PT-07 Transferencia secundaria

• GD-PT-08 Consulta y préstamo de documentos

• GD-PT-10 Control de Registros – Elaboración y Actualización de TRD

10. MARCO CONCEPTUAL

10.1 ESTRUCTURA FUNCIONAL

10.1.1 Dependencia jerárquica de los archivos

MINISTRO

SECRETARIA

GENERAL

Dirección

Administrativa y

Financiera

Grupo Interno de

Trabajo de Archivo

Archivos de Gestión *

(Cada dependencia)







10.1.2 Visión de los archivos

Lograr la unificación de metodologías de organización de archivos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, que permita asimilar criterios, normas y formas de servicio, convirtiéndolos en verdaderos centros de información que permitan la salvaguarda de la documentación para la historia del país.

10.1.3 Misión de los archivos

Adoptar los métodos, sistemas y procedimientos necesarios para el manejo de archivos documentales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

10.1.4 Personal

El personal de archivo deberá cumplir los requisitos exigidos de acuerdo con la naturaleza del cargo y las funciones propias del trabajo en los archivos, sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confíe la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación. La persona responsable de Archivo debe ser un profesional idóneo que por su experiencia y conocimientos garantice el manejo técnico de la gestión de los documentos y el archivo. Los servidores públicos de las oficinas que hacen parte de la estructura administrativa de la entidad, son responsables de la producción y gestión de los documentos, de acuerdo con las políticas y reglas que rigen el Sistema de Archivos del Ministerio y el Programa de Gestión Documental.

11. CONCEPTOS GENERALES

11.1 ¿Qué es un archivo?

Un Archivo, según el Archivo General de la Nación es, un conjunto de documentos, sea cual fuera su fecha, forma o soporte material, acumulados en un proceso natural, por una persona o institución, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a las personas e instituciones que lo producen. En la practica el Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio es el conjunto de documentos producidos o recibidos sin importar su soporte (escrito, grafico, sonoro, visual) que debe ser conservado y ordenado en un lugar determinado para su adecuado manejo y consulta.







Es una unidad de información, al servicio de los funcionarios, entes de control y ciudadanía, que rinde testimonio de las acciones adelantadas por el Ministerio en su labor misional, facilita la consulta de documentos para una mejor toma de decisiones y brinda conocimiento histórico de los vínculos y concertaciones políticas, económicas y culturales, entre las diferentes naciones.

11.2 ¿Por qué ha de existir el archivo en el Ministerio?

Porque se identifica que no es simplemente un requisito legal, sino que conservar adecuadamente el registro de la información dentro del concepto de gestión documental, conlleva la identificación de documentos misionales que permiten la defensa de los derechos e intereses del Ministerio de Relaciones Exteriores, sus funcionarios, la ciudadanía y el país. Porque el incremento constante del volumen documental del Ministerio de Relaciones Exteriores, hace necesaria la normalización de la gestión documental, a fin de racionalizar su identificación, tiempos de retención y disposición de registros en pro de la aplicación de criterios de calidad y eficacia en la organización y acceso a la documentación. Porque los organismos públicos están obligados a organizar y conservar los documentos que generen en el ejercicio de sus actividades, según lo establecido la legislación colombiana. Porque la mayoría de la documentación producida por el Ministerio de Relaciones Exteriores forma parte del patrimonio documental y de la memoria histórica del país, los vínculos y concertaciones políticas, económicas y culturales, entre las diferentes naciones. Porque la gestión documental se ha definido como un proceso de apoyo de la gestión institucional y como tal, debe reconocerse como área de servicio de la mayor importancia dentro de los procesos administrativos que se desarrollan en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

11.3 ¿Qué documentación forma parte del archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio?

El patrimonio documental del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, está formado por el conjunto de documentos, generados, recibidos o reunidos por los funcionarios o personas naturales o jurídicas vinculadas al servicio de la entidad en el ejercicio de sus funciones administrativas.







11.4 ¿Qué elementos constituyen el sistema de archivos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo

Rotatorio?

Mediante la Resolución No. 5620 del 30 de diciembre de 2010 - fue creado el Comité de Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, con las funciones, entre otras, de aprobar y adoptar políticas y planes para la marcha del sistema de archivos en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, así como expedir normas y reglamentos generales sobre la organización, administración y gestión de documentos de la entidad. Mediante Resolución 2197 de 2013 - se crea el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, con las funciones, entre otras, de Aprobar y ajustar las Tablas de Retención Documental para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, presentando las recomendaciones pertinentes. Mediante Resolución 2198 de 2014 - se modifica la Resolución 2197 de 2013 y se deroga la Resolución 5620 de 2010.

Los archivos de gestión, conservan la documentación que genera la unidad administrativa correspondiente hasta el final de su tramitación y durante el periodo definido por vigencia administrativa (Retención en Archivos de Gestión). Igualmente, las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística aplicable. El respectivo Jefe de la dependencia será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público. El Archivo Central, es una unidad especializada en las funciones de gestión, y conservación por el periodo definido por vigencia y retención documental precautelar, acceso y consulta de los documentos. El fondo del Archivo Central se forma a partir de las transferencias de los archivos de gestión de la entidad, siendo imprescindible, por lo tanto, una buena coordinación entre el Archivo Central y los archivos de gestión, para trabajar conjuntamente en la normalización de los procedimientos de organización de los documentos en las oficinas y el establecimiento de las transferencias de documentación al Archivo. El Archivo General de la Nación, establecimiento público, del orden nacional, adscrito al Ministerio de Cultura, con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa y con domicilio en Bogotá D.C., al cual, de conformidad con lo señalado en la ley1, deberá transferirse toda la documentación de los archivos históricos, de las entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva, bajo responsabilidad de los Secretarios Generales. En consecuencia, el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, transfiere a esa entidad de acuerdo a los lineamientos definidos para este fin, toda la documentación calificada en la Tabla de Retención Documental con disposición final de “Conservación Total”.

1 Artículos 5 y 24 del Acuerdo del Archivo General de la Nación No. 07 de 1994.







11.5 ¿Cómo evolucionan los archivos en el tiempo?

La Administración de archivos es una metodología que permite regular de forma eficiente la producción, circulación, uso y disposición de los documentos de una organización a lo largo de su ciclo vital, la cual adicional a los beneficios de control de volumen documental, conlleva por defecto una adecuada administración de recursos destinados al manejo de documentación y conocimiento en la entidad.

Fase Activa (Administrativa): Archivo de gestión.

Documentación de uso constante

Que se conserva en los archivos de trámite de la dependencia generadora, hasta el final de su tramitación y

durante el periodo definido por vigencia administrativa

(Retención en Archivos de Gestión).

Fase semiactiva: Archivo Central

Documentación de uso esporádico que se administra, custodia y conserva por el periodo definido por vigencia y

retención documental precautelar. Una vez finalizada la 2da. Etapa de retención, se aplica lo

dispuesto en disposición final.

Fase Inactiva: Archivo Histórico – Deposito definitivo.

Administración, custodia y conservación del patrimonio documental de una entidad, al servicio de la

investigación, la ciencia y la cultura. Documentos con un valor permanente,

Archivo

Gestión - AG

Central - AC

Histórico - CT

- La Transferencia documental, es la operación por la cual un documento que ha superado una o más de las etapas establecidas por la Ley, pasa o se transfiere a la fase de archivo siguiente.







11.6 ¿Qué son las Tablas de Retención Documental?

Listado de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, producidos o recibidos por cada una de las oficinas en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. La Tabla de Retención Documental –TRD es el mecanismo básico e indispensable para la organización, manejo, control y la administración de la producción documental diaria en los Despachos, Oficinas, Direcciones y Grupos internos de Trabajo. La Tabla de Retención Documental-TRD, se constituyen en el instrumento archivístico integrador del desempeño estratégico, operacional, tecnológico, estructural y humano que permite soportar cualquier cambio documental que se efectúe. Su marco conceptual y metodología de elaboración fue reglamentada por la Ley 594 de 2000, así mismo, el formato utilizado y los criterios de valoración y selección documental son resultado de la aplicación de las mesas de trabajo sobre la producción documental que son plasmadas en cada TRD. La TRD facilita el control y la integración de la Gestión, al reflejar en forma organizada y agrupada lo referente a un tema específico de obligatoriedad de cumplimiento de cada oficina. Adicionalmente permite reducir tiempo de localización y recuperación de la información y/o documentación.

11.7 Los archivos y el Programa de Gestión Documental

El programa de gestión documental se define como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (Art. 3 Ley 594 de 2000). En ese contexto, las actividades administrativas y técnicas relacionadas, se resumen en el siguiente gráfico, el cual en secuencia procedimental muestra el ciclo vital que cumple cualquier documento producido en la entidad.







3. DISTRIBUCIÓNActividades tendientes a garantizar que los

documentos lleguen a su destinatario.Responsable: Unidad de correspondencia

Programa

de Gestión

Documental

8. DISPOSICIÓN FINALDecisión resultante de la valoración en cualquier etapa

del ciclo vital del documentoResponsable: Unidades administrativas y Archivo

7. CONSERVACIÓNConjunto de medidas preventivas o correctivas,

adoptadas para garantizar la integridad física y funcionalde los documentos de archivo, sin alterar su contenido

Responsable: Unidad de Archivo

6.CONSULTAAcceso a un documento o grupo de documentos con

el fin de conocer la información que contienenResponsable: Unidades administrativas y Archivo

4. TRÁMITECurso del documento desde su producción o recepción

hasta el cumplimiento de su función administrativaResponsable: Unidades administrativas -

Productores de documentos

2. RECEPCIÓNConjunto de operaciones de verificación y control que

una institución debe realizar para la admisión de losdocumentos que son remitidos por una persona natural

o jurídica.Responsable: Unidad de correspondencia

5. ORGANIZACIÓNConjunto de acciones orientadas a la clasificación,

ordenación y descripción de los documentosResponsable: Unidades administrativas y Archivo

1. PRODUCCIÓNGeneración de documentos de las instituciones

en cumplimiento de sus funciones.Responsable: Unidades administrativas -

Productores de documentos

Como se puede observar, el concepto de gestión documental, no se enmarca exclusivamente a los procesos archivísticos; él se integra en un proceso operativo, en los aspectos relacionados con el tránsito o trámite del documento desde el momento mismo de su producción hasta el momento de su disposición final. En este contexto, la filosofía del concepto de la gestión documental es involucrar a los diferentes actores que participan en el proceso, para optimizar la conformación de archivos en cumplimiento de los principios básicos de la teoría archivística y en secuencia natural de los trámites que surten los documentos. Sin embargo, en esta contextualización es importante tener en cuenta, que la gestión documental en ningún momento interfiere con la función o proceso central y por ello la participación del productor de documentación, como conocedor de los requerimientos del proceso, creador de documentos, analista de información y poder de decisión, es activa en la optimización del flujo del documento.







12. ORGANIZACION DE ARCHIVOS DE GESTION

12.1 Alcance

La organización de los archivos de gestión se inicia desde la producción de los documentos en cada una de las dependencias hasta el momento en que son archivados de conformidad a la normatividad vigente.

12.2 Objetivos

Establecer las actividades de clasificación, ordenación, descripción y conservación de los documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio para permitir la recuperación de la información y su disposición inmediata. Así como facilitar el manejo de la documentación que aún se encuentra en trámite. Organizar los archivos de gestión de acuerdo a las Tablas de Retención Documental-TRD del Ministerio de Relaciones Exteriores y especificaciones de archivo correspondiente.

12.3 Pautas para la Organización de Archivos de Gestión

Ésta debe estar basada en la estructura de la Tabla de Retención Documental, es decir, las carpetas que conforman el archivo de su dependencia, deben estar agrupadas por las Series Documentales establecidas en la Tabla de Retención Documental. No deben archivarse carpetas sin identificar, ni incluirse documentos de apoyo. El mobiliario debe estar identificado con los códigos y nombres de las Series y/o Subserie Documentales de acuerdo a la Tabla de Retención Documental, de manera que permitan fácil ubicación y recuperación de las carpetas.

Cada oficina deberá contar con un archivo centralizado, donde se conservarán organizados, todos los documentos generados o recibidos por la dependencia en el desarrollo de sus funciones. En los escritorios de los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores, deberán conservarse solo los documentos que están en trámite y el material que sirve de apoyo para la ejecución de sus funciones. Solamente por razones de ubicación de oficinas de la misma dependencia en diferentes edificios, se mantendrán los archivos en la oficina del funcionario encargado. La documentación de apoyo informativo, que se maneja en la dependencia, tal como textos legales, boletines oficiales, copias de documentos de responsabilidad de otras áreas, publicaciones y en general los impresos, no forma parte del archivo y debe mantenerse separada de él. Este tipo de documentación, se conserva sólo mientras resulta útil. Por ningún motivo se abrirán carpetas identificadas como varios, correspondencia enviada, correspondencia recibida, memorandos, documentos red, correo electrónico, otros. El funcionario responsable del manejo de archivo de gestión, organizará las carpetas de acuerdo a las series y subseries documentales establecidas en la Tabla de Retención Documental.







El funcionario productor del documento, previa verificación del cumplimiento del trámite o asunto que motivo la producción o recepción de este, identificará, la serie correspondiente de acuerdo a la Tabla de Retención Documental. Por esta razón todos los funcionarios tienen la obligación de conocer su correspondiente Tabla de Retención y aplicarla en el proceso de clasificación de los documentos. En cada carpeta los documentos deben estar ordenados de manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites, del más antiguo al más reciente, en forma de libro. El sistema de ordenación utilizado en los Archivos del Ministerio de Relaciones Exteriores puede ser alfabético, numérico o mixto, según las características de las series y necesidades propias de la operación. En los casos de documentos compuestos (documento que incluye anexos), estos se ordenarán como una unidad, respetando su contenido y orden interno. Un expediente podrá estar contenido en una o varias unidades de conservación (carpetas) si la cantidad de documentos lo amerita. Si un expediente, en virtud de su volumen, debe dividirse en varias carpetas cada una llevará el mismo título, pero con la designación, del número de orden que le corresponde en el total. En el caso de tener tres (3) carpetas, a la primera se le coloca (1 de 3), a la segunda (2 de 3) y a la tercera (3 de 3). Igualmente, la etiqueta debe contener las fechas extremas de la documentación legajada. Cada carpeta no debe exceder su capacidad máxima, la cual corresponde a un aproximado de doscientos (200) folios. La foliación de los documentos en cada unidad de conservación se realizará con lápiz de mina negra en la esquina superior derecha, de manera consecutiva de 1 en adelante.

Cuando un expediente este contenido en varias carpetas, la foliación debe ser consecutiva de 1 en adelante, teniendo en cuenta el número de carpetas, por ejemplo, carpeta No. 1, 1-198, carpeta No. 2 inicia el número de folio 199-300, etc.

1 2

3 4

n. 198

Carpeta No. 1 Carpeta No. 2

3

2

1

199

200 201

202 n.

300







Apertura de expedientes en los Archivos de Gestión La Tabla de Retención Documental debe aplicarse cuando en su dependencia se genere o se reciba un documento, ya que éste debe estar asociado a una Serie y/o Subserie Documental allí registrada. En ese momento debe crearse un expediente e identificarlo como se indica en el ejemplo a continuación:

CÓDIGO DE LA SERIE: Debe escribir el número que se encuentra registrado en la Tabla de Retención Documental en la columna Código. Cuando aplica Subserie debe escribir los tres números separados por un punto. OFICINA PRODUCTORA: Allí debe registrar el nombre de su dependencia. SERIE: En este campo debe registrar el nombre la Serie Documental que se encuentra en la Tabla de Retención Documental. SUBSERIE: En este campo debe registrar, cuando aplique, el nombre la Subserie Documental que se encuentra en la Tabla de Retención Documental. TÍTULO DE LA CARPETA: Debe anotar el nombre con el que usted identifique el contenido de la carpeta, y que facilite la recuperación de la información FECHAS EXTREMAS: Deben consignar la fecha inicial (la más antigua) y la fecha final (la más reciente) de los documentos contenidos en la carpeta. CORRELATIVO: Número de la carpeta correspondiente a su orden dentro de varias del mismo expediente o tema.







Almacenamiento de documentos de archivos de gestión

Según la norma NTC 5397:2005 “Materiales para documentos de archivo con soporte en papel. Características de calidad”, las carpetas tienen como función almacenar los folios sueltos de cualquier formato. Éstas son las unidades que están en contacto directo y permanente con la documentación. Debido a esto el diseño de las carpetas debe ser acorde con el volumen y el formato de los documentos. Las carpetas que pueden ser usadas son de dos tipos: Las que son plegadas por la mitad, tapas legajadoras o las que tienen sus bordes laterales cerradas con solapas. (Cuatro aletas). Las carpetas plegadas por la mitad o tapas legajadoras estarán referidas a los archivos de gestión, o sea, aquellos que se usan y manipulan constantemente por motivos de trámites y que no van a tener una conservación permanente. El uso de las carpetas cafés plegadas por la mitad puede ser usada para los documentos que serán objeto de eliminación a corto plazo, dependiendo de los tiempos de retención y la disposición final de los documentos según la Tabla de Retención Documental, se sugiere usar materiales de alta calidad y diseños de carpetas de solapas laterales (cuatro aletas) para la documentación de conservación total o de altos tiempos de retención. En las carpetas no se almacenarán copias de un mismo documento. En el evento de existir original y copias se conservará el documento original descartando las copias. Si hay varias copias y ausencia del original, se conservará la copia más completa en trámite y legibilidad. Los borradores, incluyendo manuscritos, una vez formalizado el documento respectivo, se eliminarán. Una vez foliados los documentos se deben retirar los sujetadores metálicos (ganchos, clips, alfileres, punzones). Se debe evitar el uso de documentos sueltos o legajados en carpetas colgantes, carpetas de tres argollas o A -Z. Estas condiciones de almacenamiento no son recomendadas y no se reciben en Archivo Central al momento de realizar transferencias. Procurar no doblar los documentos, no obstante, si su tamaño lo requiere se deben hacer la menor cantidad de pliegues, documento por documento, tratando que el formato quede menor que el de la carpeta que lo va a contener. Los archivadores son sistemas de almacenamiento que permiten la conservación, seguridad y manejo óptimo de los documentos, por tanto, no se deben guardar allí elementos que no cumplan con esta función, tales como papelería, equipos de oficina, impresoras, etc. Cuando se utilice archivo rodante Coloque las carpetas sobre su lomo, en forma vertical, con el rótulo de identificación en el extremo superior derecho de la carpeta, como se muestra en el ejemplo:







Guarde las carpetas iniciando en uno de los extremos del archivador rodante. Preferiblemente el que se encuentre ubicado en el extremo izquierdo.

Las carpetas en los estantes, se deben ubicar por cada entrepaño, de arriba hacia abajo (Forma Z). Al terminar el último entrepaño se siguen ubicando las carpetas en el primer entrepaño del estante que continua a la derecha.







El mobiliario donde se ubican los documentos de archivo, debe estar debidamente identificado.

Cuando se utilice Caja de Archivo: El número de carpetas por caja varía de acuerdo con la configuración de cada una. Se recomienda dejar las carpetas ligeramente holgadas para permitir fácilmente la consulta e inclusión de documentos ocasionales que sea necesario ingresar y ubicar las carpetas de izquierda a derecha, para identificar las cajas se utilizará un rótulo en el que se relaciona: Código y nombre de la Dependencia, Años, Número de caja, serie, número de carpeta. Cuando se utilice archivo vertical: Ubicar las carpetas de arriba abajo por gavetas. Dentro de cada gaveta coloque las carpetas en orden de serie y subserie. Para identificar las gavetas se utilizará un rótulo relacionando las series y subseries que se encuentran en cada gaveta.

12.4 Pautas para la descripción de archivos de gestión

Todo archivo de gestión deberá mantener actualizado el inventario de las carpetas contenidas en él, teniendo en cuenta la obligación2 de las entidades de la administración pública de elaborar inventarios de los documentos que produzca en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases de archivo. El inventario facilitará el control de tiempos de retención en cada uno de los estados que tiene cada serie, la entrega de transferencias documentales de las dependencias al Archivo Central del Ministerio y la entrega de documentos por parte de los servidores públicos3, al momento de vincularse, trasladarse o desvincularse de su cargo.

2 Artículo 26 de la Ley 594 de 2000 3 Acuerdo del Archivo General de la Nación. No. 038 de 2002 (Sep. 20).







Para el registro del inventario de archivo, se deben adoptar los campos que define el Formato Único de Inventario Documental (GD-FO-08), cuyo formato e instructivo se encuentra en el Sistema Maestro – Proceso – Gestión Documental.

12.5 Pautas para la conservación de archivos de gestión

Para una mejor conservación y preservación de los documentos, la instalación de los archivadores debe darse en espacios adecuados, alejados de áreas de fumadores, fuentes de calor, instalaciones eléctricas e hidráulicas, luz directa del sol. Los Archivos de Gestión del Ministerio son áreas de acceso restringido por tal motivo el ingreso y permanencia debe ser controlado y supervisado. En los casos de documentos títulos valores y documentos importantes estos se deben conservar en cajas de seguridad y/o mobiliarios con llave y control de acceso a personal no autorizado. Evitar el almacenamiento de impresos, periódicos, boletines, folletos o circulares junto con documentación de archivo. Si por razones legales, se hacen notas o aclaraciones (glosas) a los documentos o se coloca algún sello, éstos se harán en las márgenes y fuera del texto, preferiblemente utilizando lápiz blando de grafito. No se recomienda el uso de resaltador o marcador. Adicionalmente se debe evitar el uso de cintas adhesivas, gomas o pegantes. Así como evitar humedecer los dedos con saliva para pasar los folios. Los disquetes, videos, CD-ROM, DVD, se deben mantener alejados del calor y de la humedad. En los casos de armado de legajos, utilizar para el amarre cintas de algodón o poliéster, de grosor mínimo de 2,5 cm. Evitar el uso de cabuya, piola y bandas elásticas, las cuales deterioran los documentos atados con ellos. La reprografía (digitalización o microfilmación) se considera una medida de seguridad y preservación para documentación de valor para el funcionamiento y respaldo de la entidad, la cual se debe realizar previa a cualquier aplicación de técnicas de empaste de la documentación. Se puede considerar el empaste como una medida de seguridad y preservación para documentos administrativos tales como ordenes de servicio o de compra y series de conservación permanente como Decretos, Resoluciones y Actas. Para el empaste de documentos, se debe evaluar que estos cuenten con en la margen izquierda con mínimo cuatro (4) cm., para las costuras, de igual manera el volumen de folios no debe ser superior a 200 folios, de ser mayor se debe dividir en los tomos que sean necesarios, sin alterar la continuidad del expediente, e identificando en su lomo el contenido del mismo. No se recomiendan, por su durabilidad, permanencia, estabilidad y daños por la cantidad de orificios, las técnicas mecánicas de empaste tales como pegado, anillado y velobind.

12.6 Pautas para la selección, depuración y descarte de archivos de gestión

Se entiende como depuración y descarte, la eliminación física de los documentos en el archivo de gestión y que no son de utilidad para la dependencia y la entidad. Ningún funcionario está autorizado a eliminar, o desechar ningún documento o







expediente, sin el previo levantamiento de la correspondiente acta de eliminación y verificación de no existencia de la serie en la Tabla de Retención Documental; hacerlo sin este protocolo, es un delito. Bajo ninguna circunstancia se podrán eliminar documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores, sin el cumplimiento de los requisitos definidos por la Ley General de Archivos y complementarias, para la destrucción de documentos. Anualmente, se debe realizar un proceso de selección, descarte y depuración, con el propósito de eliminar los documentos sin ninguna utilidad. Cuando se eliminen copias o documentos que determina la Tabla de Retención Documental, se deberá levantar el acta de eliminación relacionando los documentos que serán destruidos. El acta llevará la firma del Jefe de la Misión Diplomática o Consular, del Director, Jefe de Oficina o Coordinador en los Archivos de Gestión, y de dos testigos; el original de la misma deberá remitirse al Grupo Interno de Trabajo de Archivo de la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Se califican como documentos sin ninguna utilidad:

• Copias o fotocopias idénticas al original, previa confrontación y localización del mismo.

• Las copias y duplicados de documentación, cuyo original se encuentre bajo la custodia y responsabilidad de otra dependencia. Ejemplo. copia de facturas, contratos, etc.

• Las comunicaciones internas, de tipo informativo que no forman parte de un trámite y no contienen información relativa a algún procedimiento administrativo. Ejemplo.: Tarjetas informativas de recordatorio, recados, agendas; comunicaciones internas que únicamente tienen el propósito de informar un acontecimiento luctuoso, festivo o cívico, esquelas, tarjetas navideñas, escritos, mensajes de felicitación e invitaciones, entre otras.

• Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboración de un documento definitivo.

• Documentos que tienen una utilidad temporal, tales como solicitudes de audiencia, recados telefónicos, registros de llamadas, tarjetas de presentación y cartas de recomendación.

• Propaganda u otros documentos impresos de entidades externas. Catálogos y publicaciones comerciales. Los faxes en papel químico, siempre que se conserven los originales del documento o una fotocopia del mismo. La documentación de apoyo informativo (que ya se ha tratado en apartados anteriores).

• La destrucción de documentos se hará por técnica de picado de papel.

12.7 Pautas para la prestación de servicios en los archivos de gestión

Todos los documentos que ingresan a los archivos, tanto los producidos y aquellos otros recibidos que guardan relación con los diferentes procesos documentales, deben custodiarse y cuidarse para garantizar su confidencialidad. Solamente el productor del documento o expediente y sus jefes del área por conducto regular, son los autorizados para consultar la documentación hasta la terminación de la fase de gestión del mismo, periodo a partir del cual solo puede accederse con la autorización del jefe del área productora. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, previa autorización del jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien se haya delegado esa facultad, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Se considera que hay uso indebido de la información y de los recursos, cuando la persona incurre en cualquiera de las siguientes conductas:







• Suministrar la información a quien no tiene derecho a conocerla.

• Usar la información con el fin de obtener beneficio propio o de terceros.

• Ocultar la información maliciosamente causando cualquier perjuicio.

• Hacer pública la información sin la debida autorización.

• Realizar copias no autorizadas de la información confidencial, dentro y fuera de sus instalaciones. La recuperación y control de los documentos en los archivos de gestión se realizará a través de los siguientes instrumentos de control documental:

• Sistema de correspondencia: Hojas de ruta y radicación.

• Inventario documental de archivo de gestión

• Para consultar expedientes, el usuario debe realizar la solicitud al funcionario encargado del archivo, señalando los datos básicos que permitan identificar la serie, subserie y nombre del expediente.

• En el evento que se requiera prestar o trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro, además de diligenciar el formato GD-FO-29 Préstamo de Documentos en Archivos de Gestión, en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución.

El registro de préstamo siempre se diligenciará o será firmado, por la persona que retira la carpeta. Quien solicita un documento y/o expediente al archivo en calidad de préstamo, durante el tiempo del préstamo será responsable por la custodia e integridad del expediente o documento suministrado según lo dispone la Ley. Mientras no realice la devolución del documento, aun en los casos de préstamos a otros funcionarios, éste continuará a su cargo. El término de préstamo recomendado para cada consulta es de 72 horas, tiempo a partir del cual se podrá controlar o recordar para su devolución. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución o a las Leyes. En la correspondiente oficina se mantendrá actualizado el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta. Los expedientes, carpetas, legajos antes de prestarlos o transferirlos. Deben foliarse o en su defecto contabilizar los folios que contiene. El documento o expediente que ha sido devuelto debe ser regresado al sitio original.







12.8 Elementos de archivo de Gestión

Carpeta o tapas legajadoras, tamaño oficio de cartulina Yute de 240 a 320g /m2. Formato con capacidad para doscientos (200) folios.

Carpeta de solapas laterales (cuatro aletas) para la documentación de conservación total o de altos tiempos de retención. Cartulina desacidificada o en su defecto cartulina propalcote blanca de 320g /m2. Formato con capacidad para doscientos (200) folios

Gancho legajador plástico (polipropileno), de cierre o tubulares

Rótulos blancos adhesivos para la identificación de las carpetas.







Cinta de algodón o poliéster, de grosor mínimo de 2,5 cm.

Cuando aplique, cajas para archivo y transferencia, en cartón reforzado, de apertura frontal (Ref. X- 200)

13. ARCHIVO CENTRAL

13.1 DEFINICION

El Archivo Central es el área en la cual se administran, conservan y custodian los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, una vez finalizado su trámite, en razón a que siguen teniendo vigencia y pueden ser objeto de consulta de los entes de control, las propias unidades productoras y los ciudadanos en general.

13.2 OBJETIVOS

Verificar el cumplimiento de los requisitos definidos para el recibo de documentación, que transfieren desde las diferentes dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores. Velar por la integridad, autenticidad y fidelidad de la información de los documentos que se encuentran en custodia, mientras se cumple el periodo de retención por vigencia. Mantener la reserva del contenido de los documentos que tiene en custodia de acuerdo con las normas de confidencialidad que sean establecidas. Suministrar información ágil y oportuna de acuerdo con los requerimientos que sean del caso tanto para las oficinas productoras como para el público en general de acuerdo con las normas que lo regulan.







Establecer el control para acceso a la información, a través de instrumentos de consulta que faciliten la ubicación de la documentación. Llevar y mantener actualizado el registro de préstamo y devolución de documentos. Aplicar las Tablas de Retención, en cuanto a dar tratamiento archivístico de las series documentales según la disposición final determinada en los procesos de valoración (Conservación total, selección, reprografía o eliminación). Realizar la valoración, selección y transferencias documentales al archivo Histórico o Permanente y si es el caso al bodegaje externo contratado para su almacenamiento y conservación de acuerdo con lo estipulado en las TRD.

13.3 RESPONSABILIDAD

El archivo central es una unidad administrativa, dependiente de la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores, la cual tendrá en cuenta la aplicación para todos los efectos de los procesos archivísticos y de conservación, la normatividad que para el efecto haya expedido el Archivo General de la Nación.

13.4 ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL

13.4.1 Pautas para el acopio de documentos en el Archivo Central

La fuente de documentos que recibe el Archivo Central estará constituida en su mayor parte por los archivos de gestión que se transfieren desde las diferentes unidades administrativas del Ministerio de Relaciones Exteriores. La retención documental será por el segundo término descrito en las TRD (correspondiente al Archivo Central), salvo los casos de excepción, en que se requiera garantizar la integridad de expedientes que no pueden conservarse o custodiarse adecuadamente en el archivo de gestión. (ver procedimiento GD-PT-04 “Transferencia Primaria”)

13.4.2 Pautas para Organización del Archivo Central

La organización documental en el Archivo Central, estará orientada a la administración, custodia y conservación de la documentación que ha sido identificada en las Tablas de Retención Documental, con valor de retención de segunda fase y cumplimiento de vigencia. El Archivo Central con base los datos registrados en el Inventario de Transferencia remitidos desde los archivos de gestión del Ministerio de Relaciones Exteriores, procederá a numerar o signar los expedientes y cajas de acuerdo con la secuencia y código de barras que le corresponde para almacenamiento en depósitos.







13.4.3 Pautas para el almacenamiento de documentos en el Archivo Central

Los depósitos de archivo son instalaciones de almacenamiento que permiten la conservación, seguridad y manejo óptimo de los documentos, por tanto, no deben compartir espacios con elementos que no cumplan con esta función, tales como almacenes de papelería, equipos de oficina, muebles en desuso, etc. En Archivo Central se cambiarán las carpetas a los expedientes y cajas que se encuentran en mal estado. La numeración o signatura se hará a las unidades de conservación en forma consecutiva del 0001 al infinito. Al eliminar unidades documentales, los espacios que queden vacíos en los depósitos podrán ser utilizados con nueva documentación.

El inventario documental de Archivo Central debe ser administrado por un sistema automatizado de archivo que permita registrar en una base de datos, la información requerida para la descripción documental y realizar los diferentes requerimientos para la administración del Archivo Central.

13.4.4 Pautas para la conservación de documentos en el Archivo Central

Los edificios y locales destinados como depósitos de archivo deberán cumplir con las condiciones mínimas de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento4 que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales y que se describen con detalle en el instructivo de requisitos generales de las áreas de archivo del presente manual. Adicionalmente deben contar, entre otros, con equipos para atención de desastres como extintores, detectores de humo y alarmas contra incendios. El equipo de aire acondicionado y deshumidificadores deben permanecer en buen estado y mantener los niveles de temperatura y humedad relativa en los depósitos, de acuerdo a las recomendaciones técnicas definidas. En los casos de documentos títulos valores y documentos importantes estos se deben conservar en depósitos de seguridad y/o mobiliarios con llave y control de acceso a personal no autorizado. Verificar que la estructura física, instalaciones eléctricas, tuberías que se encuentran dentro del archivo esté en perfecto estado. En cuanto a mantenimiento periódico de los depósitos de archivo, se debe dar cumplimiento con los protocolos de limpieza documental y saneamiento ambiental: Protocolo de Limpieza elaborado por el AGN) Para la documentación de carácter histórico que presente deterioro físico de primer orden, como rasgaduras, exceso de polvo o dobleces inapropiados, se recomienda la aplicación de primeros auxilios en cuanto a reparaciones básicas y alisamiento. En casos de deterioro biológico o daños físicos con implicaciones sobre la información contenida en el documento, se recomienda su aislamiento con envoltura de papel kraft y separación del grupo documental para evaluación de los procesos de restauración, dejando el respectivo testigo, en su lugar. Para las actividades de primeros auxilios se recomienda la conformación de un equipo de trabajo integrado por personal que haya sido orientado, entrenado y capacitado en esta labor. Este personal debe ser supervisado por el profesional especializado en conservación y restauración.

4 Acuerdo AGN No. 037 de 2002 (Sep. 20). Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.







13.4.5 Pautas para la prestación de servicios en el Archivo Central.

Todos los documentos que ingresan al Archivo Central, tanto los producidos y aquellos otros recibidos que guardan relación con los diferentes procesos documentales, deben custodiarse y cuidarse para garantizar su confidencialidad. Podrán solicitar expedientes y otros documentos en calidad de préstamo, los responsables de aquellas unidades productoras de los mismos (ver procedimiento GD-PT-08 “Consulta y Préstamo de documentos).

13.4.6 Elementos de archivo Central

Carpeta o tapas legajadoras, tamaño oficio de cartulina Yute de 240 a 320g /m2. Formato con capacidad para doscientos (200) folios.


Gancho legajador plástico (polipropileno), de cierre o tubulares








Cinta de algodón o poliéster, de grosor mínimo de 2,5 cm.

Cajas para archivo y transferencia, en cartón reforzado, de apertura frontal (Ref. X- 200)

14. ARCHIVO HISTORICO

14.1 ALCANCE

Aplica para los documentos que por análisis de valoración documental deben conservarse permanentemente, por el valor que adquieren para el patrimonio documental, la investigación, ciencia y cultura.

14.2 ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTORICO

14.2.1 Pautas para la Organización del Archivo Histórico y Transferencias secundarias

La organización física del archivo histórico debe guardar relación con la organización del archivo central y de los de gestión, para que la incorporación de los documentos que se transfieren sea lo más ágil posible. La Transferencia al







Archivo General de la Nación, se realizará de acuerdo a los lineamientos definidos para este fin (ver procedimiento GD-PT-07 “Transferencia Secundaria”).

14.3 Elementos de archivo Histórico



Cinta de algodón o poliester, de grosor mínimo de 2,5 cm.

Cajas para archivo y transferencia. Cartón reforzado, de apertura frontal (Ref. X- 200)







Cajas para archivo definitivo, según tamaño de la documentación y requerimientos para conservación. Cartón desacidificado, de apertura superior. (Ref. X-100 Histórica)

Cartón desacidificado, mediano y gran formato. (Histórica)

Cartón desacidificado, de apertura superior. (Ref. X-300 Histórica)

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