los archivos p.blicos - chihuahua€¦ · a muchos trabajadores en los archivos, de la experien-cia...

I BCA.

II BCA.

LOS ARCHIVOS PÚBLICOS:SU ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN

IV BCA.

RAMÓN AGUILERA MURGUÍAJORGE NACIF MINA

LOS ARCHIVOS PÚBLICOS:SU ORGANIZACIÓNY CONSERVACIÓN

EDITORIAL PORRÚAAV. REPÚBLICA ARGENTINA 15

MÉXICO, 2006

Primera edición, 2006

© Copyright 2006

RAMÓN AGUILERA MURGUÍa

JORGE NACIF MINA

Esta edición y sus características son propiedad de la

EDITORIAL PORRÚA, SA de CV ?

Av. República Argentina 15 altos, col. Centro,

06020, México, DF

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Queda hecho el depósito que marca la ley

Derechos reservados

ISBN 970–07–????–?

IMPRESO EN MÉXICO

PRINTED IN MEXICO

INTRODUCCIÓN

La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informa-ción Pública Gubernamental que entró en vigor el 11 dejunio de 2002 ha despertado un interés en la adminis-tración pública federal por el tema de la información yde los archivos. El ritmo que ha impuesto la Ley men-cionada ha marcado el 2004 y 2005 como los años delos archivos. Hemos podido constatar una acrecentadaconciencia y preocupación por los archivos en muchasdependencias y entidades. Esta realidad puede respon-der, según creemos, a dos factores que pueden coincidiro presentarse en forma separada. El primer factor es laobligación de cumplimiento que impone una norma;ante la cual, los funcionarios de mandos superiores sesienten comprometidos. El segundo factor, es el conven-cimiento de algunos servidores públicos de que la infor-mación resguardada en los archivos es básica para unaadecuada y eficiente administración, y para una cabalrendición de cuentas. A lo largo de los dos últimos añosse han impartido muchos cursos sobre el tema de losarchivos, en particular, nosotros hemos capacitado cer-ca de siete mil servidores públicos. De esta experienciase desprende que, por un lado, el primer contacto conel tema no ha sido fácil para los neófitos en la materiay, por otro, la inestabilidad del personal asignado paralos trabajos archivísticos no ha permitido tener en lasinstituciones personas responsables y estables dedica-das al tema por la continua rotación de sus cuadros.Por esta razón, hemos creído conveniente realizar untexto que brinde los conceptos básicos y su aplicaciónen materia de archivos siguiendo muy de cerca los Li-

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neamientos Generales para la organización y conserva-ción de los archivos de las dependencias y entidades dela administración pública federal publicados en el Dia-rio Oficial de la Federación el 20 de febrero del añopasado.

Es importante destacar que lo que en este texto seexpresa, en cada uno de sus lecciones, es el resultado de25 años de actividad archivística, de capacitar y formara muchos trabajadores en los archivos, de la experien-cia acumulada en los archivos históricos, los ComitésTécnicos Internos de Administración de Documentos,congresos nacionales e internacionales, en los archivosde trámite y en los de concentración; ahí, organizando,clasificando, dando seguimiento a los expedientes quese desmembraron o aquellos que no se generaron porhaber sido agrupados como consecutivos, estudiandolos tipos documentales dentro de las bodegas y almace-nes con el fin de convertirlos en archivos, respirando elpolvo del tiempo y experimentando los microclimas di-versos de los repositorios; ahí y, no solo en trabajo degabinete, que no siempre tiene contacto con el papel,hemos labrado un cúmulo de experiencias que quere-mos compartir con la convicción de que con la prácticase fortalece la teoría archivística y, que ésta última, dasustento a la primera.

El texto esta dividido en nueve partes, la primera esuna reflexión sobre la situación de los archivos y lasrestantes ocho son lecciones que tienen la finalidad dellevar al lector paso a paso, según la lógica archivística,al conocimiento de lo fundamental en la materia.

La forma en que cada lección se presenta permitetener una primera visión global del contenido, luego seexpone el desarrollo del tema. Se termina con una re-capitulación de lo expuesto y se concluye con unaautoevaluación.

Se pretende, pues, llevar al lector de la mano a través

VIII INTRODUCCIÓN

de los principales temas que tienen que ver con las obli-gaciones establecidas por las normas citadas y con laaplicación de una disciplina que permitan cumplir conlos compromisos de Ley y tener los archivos organiza-dos que, al final del camino, ofrecerán de manera opor-tuna la información y el conocimiento apropiado paralas dependencias y entidades.

RAMÓN AGUILERA MURGUÍAJORGE NACIF MINA

INTRODUCCIÓN IX

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REFLEXIÓN ARCHIVÍSTICA

Realizar una evaluación de la problemática que los ar-chivos de las dependencias y entidades de la Adminis-tración Pública Federal enfrentan para garantizar el li-bre acceso a la información, implica reconocer el hechode que, no existe acción alguna de la AdministraciónPública, que no genere o no sea producto de un docu-mento, de tal forma que se puede afirmar: “… el trabajode la Administración Pública y de todos los que la for-man puede ser visto, en cierta manera, como un constan-te generar, recibir y revisar documentos”.

La idea de ver a la Administración Pública como in-contenible creadora de documentos, se confirma si seretrocede en el tiempo para verificar que siempre queha existido organización gubernamental han prevaleci-do archivos producidos y usados por esa organización.Veamos: una de las civilizaciones más antiguas como laMesopotámica, que creó no sólo Ciudades Estados ycentros urbanos, sino los archivos más antiguos de la his-toria de la humanidad. Un ejemplo es el caso de la ciu-dad de Ebla con sus tablillas de arcilla cocida, donde seregistró información sobre las actividades de esa admi-nistración, la que se consideró fundamental para supropia operación y posterior memoria. De igual formapodemos mencionar a los egipcios, fenicios, griegos, ro-manos, galos, germanos, chinos, mayas y mexicas (portomar sólo algunas civilizaciones como muestra), yaque organizaban sus archivos con el fin primario de sa-tisfacer necesidades de información concreta e inmedia-ta de sus instituciones y no con la idea de “legar noti-cias suyas a las civilizaciones siguientes”, aunque al

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final de los días así ocurrió, pues, gracias a los docu-mentos de esos archivos se registró la historia docu-mental de aquellas culturas.

Los documentos nacen para transmitir la informa-ción generada en el manejo de los asuntos oficiales, poreso se deben conservar dentro del repositorio denomi-nado archivo público, donde se consultarán como testi-monio fiel del cumplimiento de las atribuciones de lasdependencias y entidades.

Lo anterior nos muestra que los archivos son partelegítima y necesaria de la Administración Pública, sinembargo, parecería que ni a ésta, ni a sus estudiosos,les ha interesado en lo más mínimo, por lo que la pro-blemática que han presentado los archivos públicospara garantizar el libre acceso a la información, se en-globa en primera instancia en: la ineficiencia, el estan-camiento, la marginalidad y el escaso servicio que éstosbrindan a las propias dependencias y entidades guber-namentales.

La Administración Pública ha considerado a los ar-chivos como algo poco distinto a una bodega llena depaquetes con papeles inútiles, no importando que con-tengan información fundamental, tanto para el desem-peño cotidiano de las actividades como para la eficienterendición de cuentas.

En realidad, la lista de los aspectos que componenla problemática de los archivos podría ser más detalla-da, pero los puntos mencionados nos dejan claro queexiste una crisis que ha abarcado todos los niveles quese pueden considerar; así se ha constituido un desequi-librio cabal en la organización y estructura archivísti-ca, que afecta a los servicios archivísticos de las depen-dencias y entidades en su conjunto, visión que ya habíasido registrada, desde el año de 1988, por EnriqueAmpudia Mello en su obra “Institucionalidad y Gobier-

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no: un ensayo sobre la dimensión archivística de laAdministración Pública”.

Si rastreamos los orígenes de esa crisis archivísticaen la Administración Pública Federal, encontraríamosque se generó a mediados del siglo XX, es decir alrede-dor del año de 1948; hasta antes de esa fecha los archi-vos tuvieron dentro de la Administración Pública unalto nivel institucional, jurídico y una reconocida capa-cidad técnica y operativa en su condición de generadorde servicios esenciales para los órganos de gobierno; enla Administración Pública Federal se había dado un ni-vel de prioridad a los servicios archivísticos, razón porlo cual “no cabe sino decir que los archivos son hoy, encomparación con lo que han sido en las etapas anterioresde su historia, lo que es la noche respecto al día”.

Pero, ¿que fue lo que provocó dicha crisis? lo que sesabe es que hace cincuenta y siete años, aproximada-mente, el país y la Administración Pública cambiaron, ya falta de una planeación integral para es cambio, losarchivos se quedaron en un letargo y no pudieron adap-tarse a las nuevas condiciones que se presentaron encada una de las dependencias y entidades; así fueron,poco a poco, saturándose de papeles hasta convertirseen bodegas o almacenes donde a falta de personal capa-citado, técnicas archivísticas de organización y valora-ción y, por falta de presupuestos adecuados para su fun-cionamiento, se frenó el servicio archivístico y segeneraron áreas de resguardo de documentos conocidascomo archivos muertos.

Ese cambio, al que se le ha acreditado el retrocesode los servicios archivísticos, se consignó en el creci-miento de las estructuras orgánicas de las dependenciasy entidades, así como en la rápida introducción y difu-sión que en ellas alcanzaron las modernas tecnologíasde producción y reproducción masiva de documentos,provocando uno de los tantos problemas de los archi-

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vos, la explosión documental, fenómeno imposible decombatir sin armas propicias para tener éxito.

Sin embargo, a partir del año de 1976, como partedel programa de Reforma Administrativa del PoderEjecutivo Federal, la Coordinación General de Estu-dios Administrativos de la Presidencia de la Repúblicay el Archivo General de la Nación de la Secretaría deGobernación, plantearon la necesidad de mejorar elfuncionamiento de los archivos de las diversas institu-ciones gubernamentales, con el objetivo de convertirlosen órganos eficientes que pudieran coadyuvar al cum-plimiento de las atribuciones asignadas a cada una deellas; para tal fin se diseñó el Sistema Nacional deArchivos, con él se ponían las bases de coordinación en-tre los diferentes organismos públicos.

Ese momento fue un primer intento oficial de inte-grar los archivos públicos a la archivística modernaproponiendo una organización de: Archivos de Trámite,a los que llamaron Unidades de Documentación en Trá-mite, Archivos de Concentración, conocidos como Uni-dad de Documentación en Concentración y ArchivosHistóricos, llamados Unidades de Documentación His-tórica, además de determinar la creación de una Uni-dad Central de Administración de Documentos, encar-gada de coordinar el proceso archivístico en todas lasdependencias y entidades de la Administración PúblicaFederal.

Sin embargo, y no obstante de que el establecimientodel Sistema Red de Archivos del Gobierno Federal tuvoel objeto de propiciar orden en la actividad archivística,por razones en verdad desconocidas, no se publicó di-cha normatividad en el Diario Oficial de la Federación(quedando sólo en convenios firmados entre dependen-cias y el Archivo General de la Nación), por lo que no seoficializó el sistema, dando cierta libertad ante su apli-cación. La práctica fue, entonces, que las dependencias

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y entidades se autorregularon, y en la mayoría de loscasos, los archivos fueron considerados como un áreano prioritaria, convirtiéndose más, en una carga que enun apoyo, para la misma administración. Lo anteriorrompió con el ciclo vital de los documentos, columnavertebral de la administración de documentos y del sis-tema mismo, el cual, al ser mal aplicado en las depen-dencias y entidades, provocó la proliferación de bode-gas, esperando se autorizará su baja definitiva sinrealizar los procesos de organización y valoración res-pectivos, no obstante la lucha entablada en aquellosaños por el Archivo General de la Nación para evitaresa situación.

La realidad es pues, que muchas dependencias y en-tidades tienen bodegas o espacios repletas de papelamontonados en paquete sobre paquete amarrados y,sin instrumentos de consulta y de control alguno, sobre-viviendo al paso de los tiempos, al descuido, al olvido yal deterioro consecuente, no obstante que los documen-tos lleguen a ser considerados por las normas vigentescomo bienes del dominio público y hasta monumentoshistóricos.

Así mismo, “… la administración pública, ha descui-dado la verdadera administración de documentos. Sianalizamos el proceso de producción documental quegenera la gestión administrativa y el flujo de papelesque van de un lado a otro por las oficinas, se confirma-ría que existe una tendencia de crecimiento geométricodel papel por la reproducción irracional de documentosque a la postre crean duplicidad de funciones de controlde gestión, saturación en el almacenamiento de las ofi-cinas, ineficiencia y gastos inútiles…”. Tal situación, seha dado por la falta de una planeación en la generaciónde documentos, la que permita identificar el “documen-to de archivo” de acuerdo a la definición legal del queno lo es. Este problema, aunado a la falta de una valo-

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ración documental integral ha provocado un “hoyo ne-gro” que impide en una primera instancia, garantizar ellibre acceso a la información. Siendo la valoración unproceso lógico que tiene como objetivo el conservar losexpedientes que, pertenecen a una serie documentalcomo reflejo fiel de la dependencia o entidad públicaque los generó, se convierte en un instrumento quecoadyuva a que el ciudadano pueda ejercer el derecho ala información y a la rendición de cuentas.

Este estatus de los archivos públicos fue el que se en-contró cuando se plantearon las primeras inquietudespor preparar una ley sobre acceso a la información.Aunque los estudios preliminares no visualizaron la im-portancia de los archivos, como lugar en donde se con-serva la información, es importante destacar que paralos legisladores que elaboraron la Ley, fue clara la ideade que sin una adecuada organización, clasificación ymanejo de los documentos, difícilmente podría haberacceso a la información. No debe por tanto, hacerse nu-gatorio el ejercicio de este derecho por la negligenciade los servidores públicos o por la falta de un marco re-gulatorio claro que no deje lugar a dudas, de cómo de-ben manejarse los archivos. Por ello, la redacción delartículo 32 de la Ley de Transparencia Y Acceso a laInformación Pública Gubernamental, estableció que:“Corresponderá al Archivo General de la Nación elabo-rar, en coordinación con el Instituto, los criterios parala catalogación, clasificación y conservación de los do-cumentos administrativos, así como la organización dearchivos de las dependencias y entidades…”

La falta de normatividad en la materia ha tenido,como hemos comentado, a la información soportada endocumentos públicos, inmersa en paquetes, atados y ca-jas guardadas en galerones con techumbre de cartón,plástico o asbesto; en lugares como estacionamientosocupando cajones destinados originalmente a vehículoscon separación de tablaroca, sótanos insalubres y has-

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ta cuartos de azoteas de los inmuebles gubernamenta-les, esperando ser dados de baja o destruidos, ya fueraporque los plazos de conservación se vencieron, sinque se revisaran sus contenidos, o por las malas condi-ciones que provoca la humedad, el calor excesivo y pormicroorganismos que se generaron a causa del polvo yla basura que comparten espacio con expedientes ydocumentos.

El resultado del artículo 32 de la Ley Federal deTransparencia y Acceso a la Información Pública Gu-bernamental son los Lineamientos Generales para la or-ganización y conservación de los archivos de las depen-dencias y entidades de la Administración PúblicaFederal, publicado en el Diario Oficial de la Federaciónel 20 de febrero de 2004, después de largas reunionesde trabajo entre el Archivo General de la Nación y elInstituto Federal de Acceso a la Información Pública;así se hizo oficial la primera normatividad para la orga-nización y conservación de archivos para las dependen-cias y entidades de la Administración Pública Federal,con la firme intención de dar los primeros pasos para laregulación de esa actividad fundamental y prioritaria,poniendo en la mesa los problemas archivísticos que sedeben resolver para garantizar el acceso a la informa-ción. El segundo párrafo del artículo 32 de la Ley mani-fiesta que los titulares de las dependencias y entidades,de conformidad con las disposiciones aplicables, debe-rán asegurar el adecuado funcionamiento de los archi-vos y que deberán elaborar y poner a disposición delpúblico una guía simple de sus sistemas de clasificacióny catalogación, así como de la organización del archivo,este es el primer contacto de los archivos públicos conla transparencia y acceso a la información pública, y re-presenta el reto inicial de los responsables de su funcio-namiento en las dependencias y entidades.

Los lineamientos de referencia, establecen los crite-rios de organización y conservación de la documenta-ción contenida en los archivos con el objeto de que se

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conserven íntegros y disponibles para permitir y facili-tar un acceso a la información, así que, en las depen-dencias y entidades la organización de sus archivos de-berá asegurar la disponibilidad, localización expedita,integridad y conservación de los documentos de archivoque poseen, ya fueran administrativos o históricos, te-niéndolos dispuestos para ser consultados y así, de algu-na manera, garantizar el acceso a la información, loque se logrará con un sistema archivístico apegado a losLineamientos que se comentan.

Para que el sistema archivístico funcione garantizan-do el acceso a la información pública, es necesario quelas dependencias y entidades, así como sus delegacioneso equivalentes determinen el número de áreas de Con-trol de Gestión necesarias para recibir y distribuir ladocumentación de entrada; registrar y controlar la do-cumentación de entrada y de salida y recibir y despa-char la documentación de salida de sus áreas adminis-trativas. Es ahí, en el control de gestión documental, endonde inicia la construcción archivística, ya que es elvínculo que remite la documentación a los archivos detrámite para ser integrados a expedientes ya existenteso abrir nuevos, respetando la clasificación archivísticaoficial.

Los Lineamientos, son una guía oficial para la orga-nización del sistema archivístico, ya que establece laconformación de los tres tipos de archivos: trámite,concentración e histórico, y sus funciones básicas, mis-mas que permiten, ante su aplicación, adoptar medidaspara administrar y conservar los documentos, integra-dos en expedientes, generados o recibidos cuyo conteni-do y estructura permitan identificarlos como documen-tos de archivo, asegurando la identidad e integridad desu información y propiciando su acceso a la consultapública.

Sin embargo, para poder organizar o establecer loque se ha llamado la reingeniería archivística, se re-quiere que en las dependencias y entidades se cuente un

XVIII REFLEXIÓN ARCHIVÍSTICA

área administrativa, que dedicándose de tiempo com-pleto a los archivos, se convierta en la cabeza de ese sis-tema archivístico; que al mismo tiempo que estructurela organización archivística, apoye a los Comités deInformación (creados por el artículo 29 de la Ley Fede-ral de Transparencia y Acceso a la Información PúblicaGubernamental), en la elaboración de criterios específi-cos en la materia así como en la elaboración de los pro-cedimientos archivísticos que faciliten el acceso a la in-formación. Por eso en el numeral sexto de los Linea-mientos se recomienda la creación de un Área Coordi-nadora de Archivos, la que debe de funcionar como lacolumna vertebral del sistema archivístico de las depen-dencias y entidades de la Administración PúblicaFederal.

Para que las dependencias y entidades propicien laorganización, conservación y localización expedita delos archivos administrativos, se requiere que los titula-res se aseguren de la elaboración de los instrumentosde consulta y control archivístico básicos, siendo éstos:el Cuadro General de Clasificación Archivística (instru-mento técnico que refleja la estructura de un archivocon base en las atribuciones y funciones de cada depen-dencia o entidad), Catálogo de Disposición Documental(registro general y sistemático que establece los valoresdocumentales, los plazos de conservación, la vigenciadocumental, la clasificación de reserva o confidenciali-dad y el destino final de la documentación), los Inven-tarios Documentales (instrumentos de consulta que des-criben las series y expedientes de un archivo y que per-miten su localización — inventario general—, transfe-rencia —inventario de transferencia—, o baja documental—inventario de baja documental—) y el nuevo instru-mento que incorpora el artículo 32 de la Ley, la GuíaSimple de Archivos (esquema general de descripción delas series documentales de los archivos de una depen-dencia o entidad, que indica sus características funda-

REFLEXIÓN ARCHIVÍSTICA XIX

mentales conforme al cuadro general de clasificación ysus datos generales).

Los titulares de los archivos públicos, deben de com-prender que con la Ley, el trabajo en los archivos se hamodificado, ha cambiado positivamente, ya que ahorase dirige con la perspectiva de tener expedientes orde-nados para cumplir con el derecho a la información, ysus instrumentos de consulta y control, que incluyen yse vinculan con los expedientes reservados y confiden-ciales se convierten en documentos públicos, apoyo fun-damental para la consulta de los archivos, ya fueran detrámite o de concentración.

Ahora, los archivistas debemos vencer y olvidaraquella regla no escrita, que gobernó por más de veintey ocho años en la Administración Pública Federal, laque establecía que los archivos sólo los podían consul-tar aquellas áreas administrativas que los habían gene-rado y nadie más, ¡claro al menos que existiera una or-den judicial! y como todo aquello que se archivaba yano servía, pues nadie los consultaba; lo que servía se en-contraba guardado en la oficina generadora y no en unarchivo público. Hoy en día el sentido es trabajar paraordenar el futuro desde los archivos.

Como conclusión de estas reflexiones podríamos de-cir que la cultura de apertura a la información que elderecho ha traído en México conlleva inculcar una nue-va cultura archivística comenzando por replantear elverbo archivar, entendido no como cerrar, olvidar, darcarpetazo, aventar, arrumbar, apilar, encimar, etc., sinocomo: guardar de manera organizada y sistematizadalos documentos de archivos que contienen la Informa-ción, con el fin de asegurar su disponibilidad, localiza-ción expedita, integridad y conservación. Lo anteriorsólo se logra con archivos organizados según la discipli-na archivística.

XX REFLEXIÓN ARCHIVÍSTICA

LOS ARCHIVOS PÚBLICOS:SU ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN

XXII BCA.

LECCIÓN 1

LAS CIENCIAS DE LA INFORMACIÓNY LA CIENCIA DE LA DOCUMENTACIÓN

La lección 1 estudia los conceptos de información ydocumentación, y su relación con los documentos y ex-pedientes de un archivo.

Los temas que se exponen son los siguientes:• La información• Las ciencias de la documentación• Las definiciones de documento• El expediente

La información

El tema de la información ha tomado un lugar pre-ponderante en la reflexión de la sociedad actual. Eneste sentido, la información es fundamental para el serhumano y representa hoy en día un factor primordial enlas perspectivas económicas de cualquier organización;ya que el estar informado adecuadamente trae como re-sultado un mejor posicionamiento en el mercado porlas decisiones tomadas de manera oportuna. De acuer-do a lo antes dicho, la información es consideradacomo un activo intangible que integra los llamados ban-cos de información y conduce al conocimiento que es labase del capital intelectual con el cual debe contar cual-quier institución. Así pues, la administración de ese co-nocimiento presupone una buena estructura de infor-mación, que a su vez se sustenta en una estructura

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documental lógica y bien definida por las reglas de laarchivística.

Las ciencias de la información entienden la informa-ción como el conjunto compuesto por la comunicaciónde masas, las bibliotecas y los archivos. La informaciónes producto de un proceso, de una valoración y de unaselección. El principio de la información es el deseo detransmitir y la necesidad de conocer.

Información es conocimiento, es re-sultado de un proceso intelectual.

La ciencia de la documentación o las cienciasde la documentación

A mediados del siglo pasado surgió la ciencia de ladocumentación como una necesidad creada por el con-flicto bélico de la segunda guerra mundial. “La docu-mentación” trabaja con la información de los documen-tos, entendidos éstos cómo cualquier soporte.

La ciencia de la documentación esel arte de explotar las informacio-nes contenidas en los documentos yes el arte de establecer lazos entreestos datos diferentes.

2 LOR ARCHIVOS PÚBLICOS: SU ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN

� Ver concepto deDocum entos

La informaciónes productode un procesoIntelectual

Ciencia de ladocumentación

La explotación de la información debe entendersecomo una técnica que permite extraer el máximo jugo alos documentos primarios y exprimir todo lo que hayade esencial en ellos. Su objetivo es lo sustancial con elfin de poderse hacer cargo de su contenido sin verseobligado a una lectura detallada, imposible en la mayo-ría de los casos.

Uno de los problemas en nuestros días, es la sobrea-bundancia de datos, situación resuelta en parte por lascomputadoras con almacenamiento y espacio. Peroqueda el problema de la selección, clasificación y con-densación de la información. Un almacenamiento queno lleve consigo una previa e inteligente organizacióndel material almacenado, es de muy escasa utilidad.

Proceso del documentalismo

La ciencia de la documentación se encarga pues, deltratamiento y procesamiento de la información. Trans-formar los datos sueltos en una información coherentey también presentarlos de tal suerte, que resulten másfácilmente inteligibles y asimilables.

Procesamiento de la información

LAS CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN… 3

Obtención de la información tratada

El documento

La fuente primordial de la información, son los do-cumentos. Y éstos se encuentran en los archivos. Losdocumentos son todos aquellos que las organizaciones olos individuos crean o reciben en el curso de los trámi-tes administrativos y ejecutivos; los documentos formanparte o proporcionan evidencia de dichos trámites. Sonpreservados por los que generan los trámites para supropio uso futuro o para el uso de sus sucesores. Ade-más, proveen la memoria corporativa de la organiza-ción, un seguimiento contable en lo concerniente a sustransacciones financieras, y evidencia aquellas activida-des de las que son responsables desde el punto de vistapolítico.


En el contexto de una estrategia de desarrollo, losdocumentos del sector público, constituyen informaciónque ha sido creada, procesada y conservada en el paísy, por tanto, representa la memoria administrativa na-cional, de forma independiente de los documentos para-lelos de otros participantes en el proceso de desarrollo,aunque complementaria a éstos.

En su conjunto, los documentos son testimonios quecomprueban acciones pasadas, documentan los dere-chos colectivos e individuales de los ciudadanos. Sonevidencia de una responsabilidad social.

¿Qué es documento?

La palabra documento ha adquirido varias connota-ciones según el ángulo de estudio. Hoy en día el tér-mino en cuestión tiene un significado amplio, sobretodo a partir de la aparición de la ciencia de la docu-mentación y ha perdido su sentido real e histórico. Porello, conviene revisar algunas de las acepciones de do-cumento en el contexto de la documentación, de la di-plomática y de la archivística.

Documento desde la ciencia de la documentación

La ciencia de la documentación y de la informaciónse han ocupado del concepto de documento.

El documento desde la perspectiva documentalista,es el soporte tangible que transporta una idea y cuyo ca-rácter es probatorio o informativo; y además, con unentorno histórico.

Por su parte, el francés Robert Escarpit define el do-cumento a partir de una constatación histórica: a fina-les del siglo XIX, el hombre logró tres conquistas, creardocumentos sonoros (1878), producir documentos vi-suales animados (1895), y difundir información sin so-porte (1789).


La posibilidad de informarse a través de iconos y fone-mas fijados a soporte e incluso susceptibles de ser tele-transmitidos revolucionó el tradicional concepto de docu-mento. Se puede afirmar que la mayor parte de nocionesde documento desde la perspectiva documentalista estánacotadas por el concepto de información. El soporte noimporta tanto cuanto el contenido, la información.

Concepto Diplomático

La diplomática entiende al documento relacionadocon una acción jurídica; en sentido amplio, es cualquierescritura de carácter legal, histórico y administrativo.

El documento es un testimonio es-crito de un hecho de naturaleza ju-rídica, que observa ciertas formasdeterminadas, las cuales son desti-nadas a procurarle fe y a darle fuer-za de prueba.

De esta noción podemos deducir que la diplomáticase ocupa de documentos escritos, no de cualquier tipode documento. El documento debe haber sido escritocon la intención, voluntaria o indirecta, de transmitirun acto que puede comportar una relevancia jurídica.El documento debe ser redactado respetando ciertas


� El término diplomáticase explicará con másdetalle en la lección 3.

Documento desdela diplomática

Documento es unescrito quetestimonia unavinculación jurídica

normas fijas, si bien variables a través del tiempo, talesde conferir al documento credibilidad y por tanto, capa-cidad probatoria.

La diplomática examina el documento desde el as-pecto formal, su forma externa e interna; su coherenciatestimonial, su sinceridad. En este sentido, la diplomá-tica estudia cuatro aspectos del documento: 1) la auten-ticidad, 2) la proveniencia, 3) la originalidad, y 4) laintegridad.

Concepto Archivístico

La archivística entiende el documento como un pro-ducto que nace de una acción administrativa y con unafunción específica: ser testimonio.

El documento es aquel que se reci-be o se expide en una oficina; refle-ja las acciones y objetivos propios dela misma. Son conservados comotestimonio, prueba y continuidad dela gestión administrativa.

La rentabilidad de un documento de archivo no semide por la amplitud de su difusión (concepto docu-mentalista) como puede ocurrir con un libro, sino portenerlo en un momento dado accesible para instrumen-talizar una actividad práctica, para tomar una decisión.

Michel Duchein advierte que cada documento de ar-chivo es “esencial, para la apreciación (valoración),para saber con toda exactitud quién lo ha producido, enqué circunstancias, en el esquema de qué procedimien-tos, con qué objeto, a quién se destina, cuándo y cómoha sido recibido por su destinatario y por qué vías hallegado hasta nosotros. Tal conocimiento no es posible,salvo que el conjunto de documentos se conserve intac-


Documento desdela Archivística

to, perfectamente individualizado y sin confusión conlos documentos de otras procedencias, aunque sean re-lativos a un mismo objeto”.

La precisión del concepto de documento desde la ar-chivística está en descubrir su alma orgánica, por servínculo con otros que pertenecen a un fondo, una serieo a expedientes; por ser recibido o expedido en el ejerci-cio de una función administrativa, legal, académica ocomercial. Esto nos lleva a considerar que el docu-mento de archivo no se concibe, so pena de alteraciónde su esencia, sino integrado en expedientes, series yfondos.

El expediente es un conjunto inseparable de docu-mentos generados en un órgano administrativo al ejer-cer una función determinada en una de sus oficinas omesas para la resolución o información de un mismoasunto.

El expediente

La palabra expediente proviene del verbo latino “ex-pedire”, infinitivo que forma el participio presente “ex-pediens, expedientis”, que significa el que resuelve. Deahí que el expediente esté encaminado a resolver un de-terminado asunto. Se trata de un conjunto de documen-tos y actuaciones que sirven de antecedentes y funda-mentos a la resolución administrativa, así como lasdiligencias encaminadas a ejecutarla.

El expediente es la base de la organización docu-


El documentoes testimoniode la gestiónadministrativa

mental. En los archivos se clasifican y ordenan expe-dientes no documentos sueltos.

Así pues, el expediente es el primer nivel de vincula-ción archivística. Además dentro del expediente tam-bién existe vínculo entre los documentos de un asunto.

El Consejo Internacional de Archivos ha definido alexpediente como:

El expediente es una unidad organizadade documentos agrupados juntos para suuso en la gestión del productor o en elproceso de organización archivística, de-bido a que se relacionan con un mismoasunto, actividad o trámite.

Algunos autores señalan que la formación del expe-diente puede ser discrecional o reglamentado en sus pa-sos o documentos. Si bien se admite lo discrecional,siempre será importante guardar ciertas formas, yquizá, en ciertas prácticas, sobre todo de índole legal,deba respetarse un procedimiento rígido.

El expediente podrá ser conformado de forma histó-rica, de manera progresiva según la cronología del trá-mite de forma descendente (el documento más antiguoarriba y así sucesivamente) o en forma ascendente (eldocumentos mas reciente arriba y así sucesivamente).


Los expedientes sonla unidad de instalaciónque sirve de base alproceso de organizaciónarchivística

Cf. Norma InternacionalGeneral de DescripciónArchivística

Resumen de la lección 1

En la lección 1 se han presentado los temas:• la información,• la ciencia de la documentación,• el documento y• el expediente

Se ha expuesto el tratamiento que la ciencia de la docu-mentación le da a la información.

Se ha planteado cuál es el proceso del documentalismo.Se ha estudiado al documento bajo tres ángulos: el do-

cumentalista, el diplomático y el archivista.Se ha definido al expediente como el conjunto de docu-

mentos que tratan el mismo asunto encaminados auna resolución administrativa.

Preguntas para evaluación

1. Defina con sus propias palabras los siguientestérminos:• Información• Ciencia de la documentación.

2. Distinga las tres diferentes maneras de entender elvocablo documento:• El documentalista• El diplomático• El archivista.

3. ¿Cuál es la característica principal que define a unexpediente?


LECCIÓN 2

DEFINICIÓN E IDENTIDADDEL ARCHIVO

La lección 2 estudia el concepto de archivo y cuál essu identidad dentro de las disciplinas afines.

Los temas que se exponen son los siguientes:• La definición etimológica• La definición conceptual• La identidad del archivo• La clasificación de los archivos• El contenido de los archivos

Los archivos dentro de la administración pública,como fuente de información, deben tener un tratamien-to de acuerdo con la ciencia archivística. Su organiza-ción y conservación son vitales para la institución comopatrimonio nacional; son de suma importancia para elfuncionario público como sustento de sus acciones pú-blicas y de la tranquilidad personal.

Uno de los presupuestos importantes en materia ar-chivística es definir los términos que se emplean o enotras palabras, es sumamente necesario ponerse deacuerdo sobre los conceptos que se aplicarán a lo largode este texto. Esta premisa es importante por las conse-cuencias prácticas que conlleva, ya que, el concepto de-termina la práctica y el uso que se le da al contenido delmismo. Por esta razón, no es ocioso analizar la parteconceptual y así llegar a comprender la naturaleza delos archivos.

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Definición etimológica.

A través del tiempo se han usado distintos vocablospara indicar o designar lo que hoy se llama archivo. Enel contexto romano se utilizaba el término tabulariumporque los documentos solemnes se escribían sobreunas tablas de bronce, las cuales se colgaban en la en-trada del templo para dar a conocer su contenido y lue-go se guardaban en él. Los romanos también usaron lapalabra sacrarium para señalar con ella al archivocuando extendían el concepto al lugar en donde guarda-ban los documentos importantes, en la mayoría de loscasos fue el templo.

En la Edad Media se utilizaron diversos términoscomo scrinium, que significa caja fuerte, lugar seguroen donde se custodiaban los documentos vitales de lasautoridades eclesiásticas o civiles. Un poco más adelan-te, se extendió el uso del vocablo chartarium como el si-tio donde se depositaba el material sobre el que se escri-bía. Por último, mencionaremos otra palabra de usocomún en la época medieval, esta fue armarium, mue-ble de madera en la que se guardaban los documentos.

No obstante el elenco mostrado anteriormente, la pa-labra que prevalece es archivo. El origen del término esincierto y no existe acuerdo para establecer su proce-dencia. Sin embargo, se pueden traer a colación trespropuestas: la palabra se deriva de arx, arca, arcanumque significa arca, casa, depósito donde se conservanlos documentos. Otra postura es la que hace derivar ar-chivo de arxaios, arcaico o antiguo relacionado con losdocumentos antiguos y el lugar de su conservación. Unatercera propuesta estima su procedencia de la palabraarje, principio, magistrado, autoridad. De este términose desprende arjeion, sede de la autoridad o palaciodonde se ejercitaba la autoridad y se conservaban los


documentos que tenían que ver con tal actividad. De ar-jeion se transfiere al latín con la palabra arcivum y lue-go, archivum.

Definición de archivo

Llegar a un acuerdo sobre una definición no es tareafácil y básicamente en toda disciplina existen una seriede opiniones a la hora de conceptualizar. No se preten-de caer en el campo de la polémica en cuanto a postu-ras u opiniones sobre una definición formal de archivo.Sin embargo, no se puede soslayar el hecho de que alpresentar las definiciones que se juzguen pertinentes seestá tomando una postura. Desde esa perspectiva, laspropuestas que se presentarán son las que de algunamanera cumplen con la naturaleza de los archivos. Porotra parte, cabe recordar, como se mencionó en párra-fos anteriores, que es importante llegar a una definiciónde archivo porque ésta tiene incidencia en la práctica.

A continuación se propone una definición, que con-tiene los elementos necesarios que describen la esenciade un archivo. De hecho, las definiciones coinciden enla parte sustancial, aunque difieren en algunos puntos,como veremos enseguida.

El Consejo Internacional de Archivos, organismoauspiciado por la ONU, que pretende regular de mane-ra internacional en materia de archivos, sostiene que

Los archivos son un conjunto de escritosrecibidos o elaborados por una personafísica o moral, pública o privada y desti-nados por su naturaleza a ser conserva-dos por esa misma persona.

DEFINICIÓN E IDENTIDAD DEL ARCHIVO 13

Definición

de archivos

Tomando esta definición tratemos de hacer algunasprecisiones:

a) Cuando se habla de archivos se usa deliberada-mente el término conjunto y se evita la palabra colec-ción, la cual indica un origen artificial. Es decir, el co-leccionista realiza una selección que depende de suarbitrio, de su preferencia personal. Tampoco se rela-ciona el vocablo archivo con depósito porque, éste últi-mo, indica una situación estática, amorfa, carente defuncionalidad. Por el contrario, se habla de conjuntopara designar la pertenencia completa de toda la docu-mentación de una institución.

b) Se habla de escritos en un sentido amplio. Podría-mos decir que nos referimos a todo tipo de soporte in-formativo; todas las variantes de escritos, papel, cintasmagnetofónicas, audiovisuales, fotografías, disquetes odiscos compactos. Cabe señalar que no hay inconve-niente en usar el término documento en su acepciónmás amplia.

c) Si se considera que un archivo es reflejo de la ac-ción administrativa de cualquier institución y que porello, el archivo comienza a existir en el momento en queaquella nace, es necesario subrayar que su naturalezaestá íntimamente unida con su ente productor. Por eso,los escritos de un archivo, en el sentido estricto del tér-mino, son los que se emiten y reciben como resultado deun trámite. Las corporaciones culturales que aplican elvocablo archivo para los materiales documentales, in-cluyendo libros y revistas, extienden el sentido del tér-mino. En este caso, los documentos, sobre todo, de cor-te histórico no forman parte de la institución desde elpunto de vista administrativo, sino sólo desde la pers-pectiva cultural y bajo el concepto de colección. Asípues, estos últimos centros usan la palabra archivocomo sinónimo de conservación y no en el sentido fun-cional y administrativo.


d) De la función de un archivo se derivan dos conse-cuencias importantes. La primera, es la pertenencia ar-chivística que debe ser respetada en cuanto a la proce-dencia y al orden natural de sus series. Esto constituyeel eje central de la organización documental de un ar-chivo, puesto que no se puede admitir una organizacióndocumental fuera de los principios archivísticos; es de-cir, personal y arbitraria, porque es ir contra natura. Laotra consecuencia, se refiere a la función misma de unarchivo. El objetivo de todo archivo es esencialmentefuncional; responde a la gestión administrativa de lainstitución. La tarea del archivo es custodiar, conservary dar servicio interno de información para la llamadatoma de decisiones. Un archivo tendrá un objetivo cul-tural cuando el ciclo vital de sus documentos así lo dis-pongan, pero antes tuvo una misión esencialmenteadministrativa.

La Identidad del Archivo

El archivo posee una identidad formal que lo dife-rencia de otros centros similares como una hemeroteca,una biblioteca, un centro de documentación o un museo.Las llamadas ciencias de la información, en algunos desus exponentes, han llegado a identificar la naturaleza ylas funciones de los diversos acervos poniéndolos en elmismo plano y unificando el tratamiento en cuanto a suorganización. Lo anterior ha dado como resultado eldocumentalismo mal entendido. Esta corriente aplicadaa los archivos ha generado una confusión. Por esta ra-zón, se deben señalar una serie de distinciones entre los


El archivo es reflejode una institución

tipos de acervos, aún cuando se encuentren reunidos enuna sola entidad.

En principio cabe asentar que una biblioteca, un mu-seo y un archivo tienen un origen diverso. El museo, labiblioteca o cualquier acervo diferente a un archivo tie-nen su existencia a partir de una decisión externa queno siempre tiene que ver con su esencia. En cambio, unarchivo comienza su vida desde que nace la instituciónque la genera.

El objeto primario de un archivo es administrativo yel de un museo o una biblioteca será siempre cultural.Además, la constitución de los acervos de un museo ode una biblioteca responde al criterio de colección, dearbitrio y refieren a determinados argumentos que pue-den ser heterogéneos u homogéneos.

El desarrollo de un archivo, de una biblioteca o deun museo tiene caminos distintos. Una biblioteca o unmuseo dependen de condiciones externas, si existe unpresupuesto para su creación, si se tiene el lugar ade-cuado, etc. En el caso del archivo, éste está limitado porla actividad misma de la institución; si ésta crece, si sereestructura, si se muere afectará directamente al archi-vo porque existe una dependencia genética con el enteadministrativo.

Por último, cada una de las anteriores diferenciastraen como consecuencia un tratamiento propio encuanto a su organización, ya que ésta deberá respondera la propia naturaleza de los centros. En este sentido,aún en los casos en que convivan varios acervos en unamisma institución tendrán que ser organizados respon-diendo a su esencia.


El objetivo primario deun archivo es adminis-trativo

Diversos tipos de Archivos

Los conceptos fundamentales de la archivística valenpara todo archivo. Sin embargo, existen algunos ele-mentos que no pueden aplicarse de manera general, yaque son propios de cada clase específica de archivo. Porello, conviene atender a la clasificación de los archivos,los cuales pueden considerarse con relación a:

a) La existencia de la institución. En este caso pue-den ser activos y no activos.

b) A las funciones de la institución: trámite, concen-tración e histórico.

c) A la naturaleza de la institución: públicos yprivados.

Los archivos públicos pueden ser federales, estataleso municipales. Los privados se consideran los no guber-namentales; entre estos están los eclesiásticos, que sesubdividen en diocesanos, capitulares o de cabildo, pa-rroquiales, de religiosos, etc.

Contenido de los Archivos

El contenido de un archivo puede ser comprendidodesde diversos ángulos dependiendo el aspecto que sequiera resaltar. Desde el aspecto físico, es decir en elmaterial sobre el se escribe el archivo contiene papiros,pergaminos, libros, tarjetas, hojas, incluso, los nuevossoportes como los videos, los disquetes y los discoscompactos. Si el análisis se realiza desde el aspecto ar-chivístico el material se agrupa con base en los fondos,secciones, series y subseries, en este caso se habla de re-gistros, correspondencia, libros de censos, libros decuentas, expedientes de personal, etc. Otro aspecto quereclama la atención es el diplomático. Bajo este rubrolos archivos contienen documentos en el sentido estric-to: actas, escrituras, reales órdenes, bulas, concordatos,


etc. En suma, en un archivo se puede encontrar un per-gamino en el que se hallan escritos registros de actas dealgún consejo. Cada uno de los aspectos de análisis lle-vará a considerar una parte del contenido resguardadoen un archivo.



En la lección 2 se ha estudiado el concepto de archivo ycuál es su particularidad.

Se han revisado los siguientes temas centrales:• Los archivos• Identidad de los archivos• Cómo se clasifican los archivos según su existen-

cia, su función y su naturaleza.• Qué se guarda en los archivos.

Se ha propuesto la definición etimológica de archivo.Se ha propuesto la definición conceptual de archivo


1. Explique el significado de tres palabras relacionadascon el origen del término archivo.

2. Explique los elementos esenciales de la definición dearchivo.

3. Distinga entre archivo, museo y biblioteca.4. Identifique en qué tipo de archivo trabaja Usted se-

gún la clasificación expuesta en este lección.5. Enuncie algunos contenidos físicos, archivísticos y di-

plomáticos que existen en el archivo donde Ustedtrabaja.


20 BCA.

LECCIÓN 3

DISCIPLINAS AUXILIARES

La lección 3 estudia las principales disciplinas auxi-liares que auxilian la labor del archivista.

Los temas que se exponen son los siguientes:• La paleografía.• La Diplomática.• La historia.• El derecho.• La tecnología informática.La archivística no es una disciplina aislada, sino que

es parte de un grupo de disciplinas que adquieren undesarrollo como tales, en el marco de una serie de preo-cupaciones que el ser humano tuvo frente a los papelesque le servían como referencia jurídica y testimonial.La archivística junto con la diplomática y la paleografíatuvieron un importante impulso, como disciplinas, amediados del siglo XVII. A través del tiempo el desarro-llo de la archivística exigió el auxilio de otras discipli-nas como la historia, el derecho y actualmente, las cien-cias de la administración y la informática.

Veamos de manera breve en qué consiste cada unade las principales disciplinas que ayudan a la archivísti-ca y qué le aportan en su labor.

La paleografía

La paleografía es el tratado de lasescrituras antiguas trazadas sobresoportes materiales suaves.

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Definición dePaleografía

Paleografía viene del término griego paleos (antiguo)y grafía (escritura). Estudia las escrituras trazadas enlos materiales suaves (papel, papiro, pergamino) a dife-rencia de la epigrafía que estudia la escritura trazadaen los materiales duros (mármol, bronce, etc.).

Los objetivos de la paleografía se pueden resumir entres aspectos:

• Leer y descifrar los signos gráficos de los corres-pondientes momentos escritos.

• Hacer examen sistemático de las escrituras y delos monumentos escritos para tratar de situarlosen el tiempo y en el espacio, a fin de sacar de ellosmateriales seguros en orden a la elaboración yconstrucción crítica de la historia.

• Analizar la naturaleza de los signos gráficos, notanto en orden a aprovechar los elementos que di-cho análisis suministre para el trabajo historiográ-fico en general, sino, primero y antes que nada,para conocer el desarrollo intrínseco de la propiaescritura, su origen, su evolución, sus cambios yvariantes.

La diplomática

La diplomática es el tratado del docu-mento que lo analiza críticamente entodo su conjunto, pero especialmente ensu forma, génesis, evolución, tradición yconservación, en orden a averiguar suautenticidad.

El objeto de la diplomática lo constituyen todos losdocumentos desde los más antiguos a los actuales, y nosólo los de origen medieval.


Definición dediplomática

Los conocimientos de diplomática sirven al archi-vero para:

• Conocer la tradición documental: si se trata de unoriginal o de una copia, y en este caso cual es suclase.

• Evaluar la autenticidad, analizando los elementosformales a fin de saber si un documento es verda-dero o falso y en qué grado.

• Conocer la tipología diplomática, que está en fun-ción del número y de la disposición de los elemen-tos formales.

La historia.

Memoria de la evolución de lahumanidad.

La historia ayuda al archivista para:• Comprender la forma y el orden en que se han

producido los documentos.• Conocer su estructura orgánica, las funciones y ac-

tividades desarrolladas.• Poder comprender el significado de los documen-

tos y de las agrupaciones documentales para do-tarlas de un organigrama objetivo y estable en eletiempo.

El Derecho

La importancia que tiene para la archivística vienedada por la propia naturaleza de los fondos documenta-les. Tanto los públicos como una parte muy significativade los privados proceden o son reflejo de actividades su-jetas a la ley. Es importante que el archivista conozcaalgunos campos del derecho.

DISCIPLINAS AUXILIARES 23

Definiciónde Historia

• La legislación básica del Estado.• La legislación rectora del sector al que este adscri-

ta la entidad en donde da su servicio.• El marco jurídico de los archivos.• La legislación sobre los procedimientos adminis-

trativos.

Las tecnologías de la información.

Se trata del conjunto de medios infor-máticos que sirven para la captura, al-macenamiento, tratamiento y difusiónde la información, así como lastelecomunicaciones.

El archivista debe conocer los avances en esta mate-ria ya que muchas de las nuevas tecnologías son suscep-tibles de ser aplicadas en múltiples tareas archivísticas.Por ejemplo, en el manejo de los archivos electrónicos,los instrumentos de descripciones automatizados, la di-gitalizaciones, el Internet, el manejo de imágenes conmedios ópticos, etc.


Definición detecnologíade la información


En la lección 3 se han estudiado los conceptos de algu-nas de las ciencias auxiliares de la archivística.

Se han revisado los siguientes definiciones:• La paleografía• La diplomática.• La historia• El derecho.• Las tecnologías de la información.


1. Explique el significado del término paleografía.2. Cuales serían algunas de aplicaciones de la diplomá-

tica para el trabajo del archivista.3. Qué aporta el conocimiento de la historia al trabajo

archivístico.4. Enumere algunos ejemplos en donde las tecnologías

de la información pudieran ayudar a la archivística.

DISCIPLINAS AUXILIARES 25

26 BCA.

LECCIÓN 4

LA LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA

La lección 4 estudia los principios jurídicos que de-ben estar presentes en toda legislación y el actualmarco jurídico mexicano.

Los temas que se exponen son los siguientes:• Principios básicos de la legislación archivística.• Marco jurídico mexicano.

En un informe ante la vigésima sesión plenaria de laUNESCO, celebrada en París en 1978, se señalaba que“en términos generales el mundo reconoce que los ar-chivos son un componente fundamental del patrimoniode un país,-y que — considerando que son absolutamen-te esenciales en el establecimiento de la conciencia na-cional y en las características especiales de cada país,son un componente fundamental de la riqueza culturalnacional”. Más adelante, el mismo informe añadía que“los archivos desempeñaban un servicio jurídico irrem-plazable: son la base fundamental para garantizar lacontinuidad en la aplicación de las funciones adminis-trativas”.

Por su parte la Comisión Jurídica Internacional de laAsamblea General de las Naciones Unidas sostenía que“aunque uno pueda imaginarse, por ejemplo, un Estadosin ejército, es imposible imaginar un Estado sin mo-neda, sin erario público, sin fondos y sin archivos… queconstituyen… las formas de bienes del Estado más fun-damentales y generalizadas hasta el extremo que sepuede afirmar que se derivan de la propia existencia delEstado”.

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La importancia de los archivos para un Estado opara una sociedad nos lleva a considerarlos como unpatrimonio cultural que fundamenta la conciencia his-tórica y la pertenencia de un grupo humano. Ahorabien, los archivos desde esta perspectiva, merecen serconsiderados por las leyes para ser protegidos y cerrarasí el círculo que permita conservar el patrimonio deuna sociedad.

Principios básicos de la legislación archivística

La legislación archivística es un trabajo encaminadoal establecimiento y regulación de las relaciones de losarchivos con la sociedad. La formulación y promulga-ción de leyes y reglamentos de archivos constituyen unresumen y destilación de la experiencia de la actividadarchivística y son la cristalización de las políticas queha seguido ésta. La legislación archivística refleja elgrado de desarrollo y madurez de la labor y de la profe-sión archivística de una nación.

Si repasamos la historia de los archivos encontrare-mos que el tema de la legislación archivística es tan an-tiguo y universal como los propios archivos.


La legislación archivística reflejael grado de desarrollo y madurezde la labor y de la profesiónarchivística de una nación.

� Ver síntesis del desarrolloHistórico en Manual deArchivística Eclesiástica,pp. 21-28

El desarrollo de esta legislación permite clasificar lasdistintas categorías de leyes y reglamentos en cuanto asu aplicación. De este modo se pueden enumerar:

• Las leyes de archivos, que se refieren a las normasgenerales de gestión de todos os asuntos archivísti-cos del país.

• Las leyes ministeriales de archivos que se encami-nan a las leyes y reglamentos que formula y pro-mulga una determinada autoridad estatal en rela-ción con las condiciones particulares de unadeterminada entidad o región.

• Las leyes archivísticas especializadas que se enfo-can a las leyes y reglamentos relacionados con lagestión de documentos específicos o en soportesespeciales.

• Las leyes archivísticas puntuales que se abocan alas leyes y reglamentos formulados y promulgadospara la aplicación de ciertas disposiciones concre-tas de las leyes archivísticas.

• Las leyes regionales de archivos que determinanleyes y reglamentos para cada uno de los nivelesdel gobierno local de acuerdo con las leyes y regla-mentos nacionales en materia de archivos.

Principios y contenidos que deben servir de base a lalegislación archivística y que pueden orientar:

1. Dirección centralizada de archivos. En muchospaíses este principio ha servido para establecer una au-toridad nacional que permita unificar los criterios yprogramas de organización y conservación archivística.

2. Protección de la integridad y seguridad de los ar-chivos. Se refiere a la prevención de daños en el patri-monio documental por medio de normas y reglamentosprecisos.

3. Acceso a los archivos. Gracias al principio francésde accesibilidad los archivos modernos posibilitan el ac-

LA LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA 29

ceso a los ciudadanos, es decir, se asegura y se garan-tiza el derecho de la sociedad a utilizar los archivos.

4. El concepto de archivos y la definición de térmi-nos técnicos. En la legislación es necesario definir lostérminos archivísticos porque muchos de ellos o hanperdido su significado primitivo, o han ampliado suconnotación. Por ejemplo, las palabras documento,fondo, serie, clasificación, ordenación, archivos de con-centración, etc.

5. Administración de archivos. También es funda-mental considerar a los archivos como instituciones ad-ministrativas que deben tener normas para la organiza-ción interna de sus miembros, así como políticas yreglas para el servicio al público.

Marco Jurídico Mexicano

La organización y conservación de los archivos delos Gobiernos Federal, Estatal y Municipal están susten-tadas en una serie de normas que velan por el buen de-sempeño de esta actividad. En este sentido, existen le-yes generales que de alguna manera protegen a ladocumentación generada por las instancias públicas yla declaran patrimonio nacional. Sin embargo, no existeuna ley federal o general que trate del asunto de ma-nera integral; de ahí que se debe recurrir a varias leyesque ni están coordinadas entre sí sobre la materia, niestán actualizadas a las exigencias del México de hoy.Por otro lado, conviene anotar que algunos Estados hanpromulgados su ley o reglamento sobre archivos.

Hablar de leyes archivísticas en la legislación mexi-cana es hacer converger distintas normas que se handado a lo largo del tiempo, y si bien, no están articula-das en un solo instrumento legal, es el único sostén jurí-dico que existe en la actualidad. Por tal motivo con-viene hacer un recorrido por estas leyes.


Ley General de Bienes Nacionales declara en el Art.6º, frac. VIII, XV, XVIII, como bienes del dominio pú-blico, es decir propiedad federal, entre otros: los docu-mentos y expedientes de las oficinas (públicas). (DOF20-03-2004)

Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológi-cas, Artísticos e Históricos determina que son monumen-tos históricos los documentos y expedientes que perte-nezcan o hayan pertenecido a las oficinas y archivos dela Federación (cap. 36, frac. II). (DOF 06-05-1972 y re-formado DOF 31-01-1986)

Por medio del Acuerdo Presidencial del 14 de julio de1980 el Archivo General de la Nación fue ratificadocomo la entidad central y de consulta del Ejecutivo Fe-deral en el manejo de archivos administrativos e históri-cos de la administración Pública Federal. Entre las atri-buciones del Archivos General de la Nación están elemitir las normas, políticas y lineamientos conforme alos cuales se fijen las relaciones operativas internas yexternas entre las unidades que ejerzan las funciones decorrespondencia y archivos administrativos. (DOF14-07-1980, art. 2, frac. II). La aplicación de las normasanteriores se instrumentaron mediante el Sistema Redde Archivos del Gobierno Federal, diseñado y publicadoen 1984 para modernizar y homogeneizar la organiza-ción y la conservación de los archivos.

Nota: Este acuerdo fue abrogado por el artículo se-gundo transitorio del Reglamento Interior de la Secre-taría de Gobernación de 1998, que a la letra dice:

“Segundo: se abrogan…V. El acuerdo por el que se dispone que el Archivo

General de la Nación será la entidad central y de con-sulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivosadministrativos e históricos de la Administración Pú-blica Federal, publicado en el Diario Oficial de la Fede-ración el 14 de julio de 1980”.


El Manual de Políticas del sistema red de Archivos se-ñala que su objetivo es establecer las normas a que sesujetarán las Dependencias del Gobierno Federal parala organización y funcionamiento del Sistema Red deArchivos institucional y de sus componentes internos,considerados como parte del sistema de administraciónde documentos del Gobierno Federal. El mencionadomanual integra una serie de elementos constitutivos delos archivos administrativos del gobierno federal que sepueden resumir en los siguientes puntos, se establecen:

• Los tres niveles de archivos,• La unidad de instalación,• El principio de procedencia como base de la orga-

nización documental,• Los lineamientos de conservación de los archivos,• Los principales pasos de la administración de

documentos.

El Sistema Red de Archivos del Gobierno Federal, nose publicó en el Diario Oficial de la Federación, lo quepropició que las dependencias y entidades de la Admi-nistración Pública Federal se autorregularan y por endeno se aplicó el sistema adecuadamente.

En materia contable, el Acuerdo Presidencial del 17de agosto 1998, establece que archivo contable guberna-mental lo constituyen los libros de contabilidad, regis-tros contables y documentación probatoria y justificato-ria del ingreso y del gasto público de las dependencias yentidades de la Administración Pública Federal, el cualdeberá guardarse, conservarse y custodiarse adecuada-mente. Se estipula como tiempo mínimo de guarda paraestos documentos por lo menos 12 años para la docu-mentación que ampara inversiones en activos fijos y enobras públicas, así como aquella que sirva para finca-miento de responsabilidades o procesos judiciales. Ypara los demás casos 5 años, después de los cuales se


podrán estudiar para establecer su valor histórico o subaja definitiva. (DOF 25-08-1998).

La Ley Federal de Responsabilidades Administrativasde los Servidores Públicos en el capítulo referente a lossujetos y obligaciones del servidor público señala entreotras obligaciones: “custodiar y cuidar la documenta-ción e información que por razón de su empleo, cargo ocomisión, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga ac-ceso, impidiendo o evitando el uso, la sustracción inde-bida de aquellas” (Art. 8 frac. IV y V). (DOF 13-03-2002). Este tema es retomado por el Código Penal parael Distrito Federal en materia del fuero común y paratoda la República en materia del fuero federal en los si-guientes términos, “comete el delito de ejercicio indebi-do de servicio público el servidor público que por sí opor interpósita persona sustraiga, destruya, oculte, utili-ce ilícitamente información o documentación que se en-cuentre bajo su custodia o a la cual tenga acceso, o dela que tenga conocimiento en virtud de su empleo, car-go o comisión”. (Art. 214, frac. IV) y al infractor de lasfracciones III, IV, o V se le impondrán dos años a sieteaños de prisión, multa de treinta a trescientas veces elsalario mínimo diario vigente en el Distrito Federal enel momento de cometerse el delito y destitución e inha-bilitación de dos años a siete años para desempeñarotro empelo, cargo o comisión públicos. (ReformadoDOF 17-11-1986)

La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Infor-mación Pública Gubernamental que entró en vigor el 11de junio del 2002, trata el tema de los archivos en cuan-to a su funcionamiento, conservación, custodia y orga-nización con una serie de obligaciones. En dicha Ley, seestablece como uno de los objetivos, mejorar la organi-zación y el funcionamiento de los archivos administrati-vos ( Art. 4); Asimismo, la Ley dispone que una de las


atribuciones de los Comités de Información es la de es-tablecer y supervisar la aplicación de criterios específi-cos en materia de clasificación y conservación de losdocumentos administrativos, así como la organizaciónde archivos de las dependencia y entidades mediante li-neamientos expedidos por el IFAI y el AGN, así como através de un programa de archivos que permita la ob-tención expedita de la información, la organización y elbuen funcionamiento de los mismos (Art. 29, frac. V yVI, Reglamento Art. 46); También se mandata que los ti-tulares de las dependencias deberán asegurar el buenfuncionamiento de los archivos y publicar una guía sim-ple del sistema de archivos de su dependencia (Art. 32,Reglamento Art. 44); Por su parte, el Instituto de Accesoa la Información Pública en coordinación con el AGNdeberá establecer los criterios y lineamientos para la or-ganización de los archivos (Art. 32 y 37 frac. IV, Regla-mento Art. 42). Por último, el artículo transitorio déci-mo se pone de plazo el 1 de enero del 2005 para tenertodo el sistema de archivos funcionando (DOF11-06-2002)).

Si bien la Ley de Transparencia tomó en cuenta a losarchivos, el planteamiento para la apertura de la infor-mación pública tuvo que haber sido al revés, es decir,primero una Ley o reglamento que hubiera dispuesto laorganización de los archivos administrativos y, luego, laLey que permitiera el acceso a la información. No obs-tante, la Ley, el Reglamento y los Lineamientos Genera-les para la organización y conservación de los archivosde la Administración Pública Federal cubren los elemen-tos básicos para poner en orden de una vez por todas alos archivos administrativos e históricos de la Adminis-tración Pública Federal. El punto central de estas nor-mas y, en particular de los Lineamientos Generales,gira alrededor de la organización y conservación de losarchivos, dado que la base de una confiable y oportuna


información se fundamenta en la adecuada organiza-ción de los archivos teniendo como resultado el asegu-rar la disponibilidad, localización expedita, integridad yconservación de los documentos y expedientes de ar-chivo. (DOF 20-02-2004).

Los Lineamientos Generales para la organización yconservación de los archivos de las dependencias y enti-dades de Administración Pública Federal son la base deuna futura reglamentación de mayor nivel que permitaampliar el horizonte legal de los archivos.



En la lección 4 se han estudiado principios básicos parala formulación una legislación archivística. Los te-mas centrales fueron:• Principios básicos de una legislación archivística• Marco jurídico mexicano

Se han propuesto algunos principios que deben tener encuenta al redactar una ley.

Se han enunciado algunas leyes mexicanas que tratansobre el tema de los archivos.


1. Enumere tres principios básicos para elaborar unaley archivística.

2. Explique con sus propias palabras la importancia detener una ley de archivos.

3. Qué carácter tienen los archivos según la Ley Gene-ral de Bienes Nacionales y la Ley Federal sobre Mo-numentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos eHistóricos.

4. ¿Existe alguna obligación jurídica para los servidorespúblicos de conservar los archivos de las oficinas endonde trabajan?

5. ¿Cuáles son los principales obligaciones que estable-ce la Ley Federal de Transparencia y acceso a laInformación Pública Gubernamental en materia dearchivos?

6. Explique en dónde se fundamenta la política archivís-tica mexicana encabezada por el AGN.


LECCIÓN 5

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

La lección 5 estudia los principios básicos de la orga-nización documental. Define la clasificación y la orde-nación. Explica en que consiste el principio de proce-dencia.

Los temas que se exponen son los siguientes:• La clasificación de los archivos• La ordenación de los archivos• Principios de la organización documental

Los archivos son centros de servicio interno y exter-no de una institución. No son depósitos de una masa in-servible de papeles. Ahora bien, para que un archivocumpla eficazmente su propósito necesita de una ade-cuada clasificación y de una buena ordenación. Sin es-tas operaciones, los documentos se convierten, como se-ñala Aurelio Tanodi, en masas amorfas de papales uotros materiales, que dificultan hasta hacer casi imposi-ble saber lo que hay y encontrar lo que se necesita. Enrealidad, si un archivo no está organizado es como si noexistiera. La clasificación y la ordenación son operacio-nes fundamentales, el núcleo de la archivística, el puntoneurálgico. Sin embargo, al hablar de clasificación y or-denación como operaciones archivísticas, surge unacuestión que no debemos soslayar: La definición de lostérminos. ¿Qué se entiende por clasificar y por ordenar?En no pocos autores se utilizan indistintamente estosvocablos. Se llega, como hace notar oportunamente He-redia, a identificar los términos sin realizar una diferen-ciación. En este sentido, se propone que ordenar es cla-

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sificar el material o a la inversa, clasificar es la acciónde ordenar. De hecho, la separación de ambas operacio-nes ya había sido planteada por Schellemberg desde1956. La ambigüedad en el uso de estos vocablos en losmanuales o estudios sobre el tema ha influido en lapráctica archivística, pues en el momento de efectuarun trabajo en algún archivo la aplicación de los concep-tos ha generado, en vez de organización, verdaderos de-sordenes, en el mejor de los casos.

El tema de la clasificación y ordenación archivística,plantea concebir estas operaciones como dos accionesdistintas, relacionadas entre sí y jerarquizadas. Se pudie-ra decir, que es una sola tarea que engloba ambas ope-raciones, iniciándose con el proceso de clasificación yterminándose con el de la ordenación. Una exposiciónamplia sobre el uso de los términos en cuestión, la en-contramos en el libro, antes referido, de Antonia Here-dia. Sin embargo, conviene presentar algunas ideas delos teóricos conocidos en el ambiente archivístico paratener un panorama del problema. Marcelo Nuñez en suManual teórico-práctico, escribe que las dos operacio-nes fundamentales que se deben practicar en los archi-vos para que sus fondos estén bien ordenados son laclasificación y la catalogación. No habla de ordenacióncomo actividad indistinta con características y métodospropios, sino que se refiere a ella como una consecuen-cia de la clasificación. Por su parte, Simeone della Sa-cra Familia, en sus apuntes de archivística, texto de laEscuela de Archivística del Vaticano, siguiendo la tradi-


La organización documentalse compone de dosoperaciones: la clasificacióny la ordenación

ción archivística italiana, usa la palabra ordenaciónpara definir las dos operaciones sin distinguirlas, so-breentendiendo, que la clasificación o titolario, es partedel ordinamento. Uno de los estudiosos de la archivísti-ca latinoamericana, el ya citado Aurelio Tanodi, sostie-ne que el método principal, fundamental, de ordenar losdocumentos es su buena clasificación; luego, define laclasificación como la acción de ordenar por clases.Pero, en otra parte de su texto, hace la aclaración deque clasificar es agrupar clases documentales, fondos yseries; y ordenar poner uno tras otro los documentossingulares que están en un expediente. Tanodi distinguelos términos, más vuelve a insistir que el concepto deordenación lo aplica a todo el proceso de poner en or-den los documentos, en todo su proceso vital.

Otra observación pertinente en cuanto al uso de losvocablos que estamos analizando, y, que tomamos de lamisma Heredia, es el relacionado con la confusión delas acciones cuando se afirma, por ejemplo: se clasificapor materias. La clasificación, sostiene Heredia, se iden-tifica con la acción de ordenar por materias y es claroque no se ordena por asuntos, sino alfabéticamente pormaterias. Esta confusión, quizá se deba, según apuntaHeredia más adelante, al empeño de los archivistas porhuir de la similitud con la terminología bibliotecaria.También, solemos escuchar frecuentemente: se catalo-gará el archivo, para señalar las operaciones de clasifi-cación y ordenación; aplican el término catalogar paratodo el proceso, siendo que la catalogación, es un me-dio de descripción que presupone una organizacióndocumental.

La clasificación y la ordenación archivística, a dife-rencia de la clasificación u ordenación en otros campos,se sustentan en el principio de orden natural o principiogenético. En efecto, los documentos se producen comoresultado de las funciones que realiza una institución.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL 39

En un archivo administrativo, la clasificación se va dan-do de una manera natural. Los expedientes nacen orgá-nicamente porque su producción responde a las funcio-nes de la entidad generadora; esta organización docu-mental le es impuesta por la actividad de la institución.La clasificación, es reflejo de las acciones de una insti-tución. En el caso de los archivos históricos, si estos nofueron organizados por cualquier circunstancia, la or-ganización de los mismos deberá efectuarse de acuerdoa un estudio crítico que precise las actividades y funcio-nes de la institución para re-crear su organización.

En suma, la clasificación y la ordenación son dosoperaciones que forman parte de la organización docu-mental. Son dos acciones distintas, con su propia meto-dología, pero complementarias; van de la mano y en al-gunos casos se realizan casi simultáneamente. Decimoscasi simultáneamente, porque otra de las característicasde estas acciones es su jerarquización. Primero se clasi-fica y luego se ordena. No se pueden ordenar documen-tos ni series si no están debidamente clasificadas.

La clasificación

Noción de clasificación.La primera operación de la organización documental

es la clasificación. Esta actividad responde a un trabajoprofundo e intelectual. Antonio Ma. Aragó, afirma en unartículo, que en la clasificación el archivista pone aprueba y demuestra su capacidad profesional…, sus dotesestratégicas…, su mentalidad lógica… y su sensibilidadpara elegir el método más adecuado… La clasificaciónrequiere del archivista una preparación multidisciplina-ria en donde intervengan principalmente, conocimien-tos de archivística, aunque parezca redundante; de ad-ministración; de derecho; de diplomática y de historia.Veamos brevemente porque se señala la necesidad delconocimiento archivístico. La formación archivística en


México es deficiente; la práctica común en la mayoríade archivos administrativos e históricos, es contar conarchivistas habilitados que se han forjado en el tiempo,en las tareas cotidianas, en los lugares inhóspitos y lle-nos de polvo. Estos archivistas habilitados son los quehan tenido en sus manos la labor de conservar los acer-vos, en el mejor de los casos, en un sitio donde se ubi-can cientos de papeles sin organizar. La mayoría de es-tos archivistas no han tenido una adecuada formación,por esta razón, llamamos la atención sobre esta necesi-dad. Las demás disciplinas son auxiliares indispensa-bles que coadyuvan a desarrollar las cualidades que ex-pone Aragó.

La lógica define a la clasificación, como una opera-ción que tiene por objeto mostrar los géneros en los queestán contenidas las especies; consiste en agrupar los ob-jetos por sus semejantes y en separarlos por sus diferen-cias. Desde este ángulo, la clasificación se efectúa aten-diendo a lo que tengan de común los objetos que se vana clasificar. La clasificación archivística parte del pre-supuesto anterior, es decir, del agrupamiento de seme-janzas y de la separación de diferencias. En este caso,se habla de clasificación de un fondo, de secciones deun fondo, de series de una sección, de expedientes deuna serie.

La clasificación archivística, es unaoperación que agrupa los expedientessemejantes y al mismo tiempo, los se-para en sus diferencias.

Ahora bien, el criterio de este agrupamiento está de-terminado por la misma actividad del organismo queprodujo la documentación y no por una decisión arbi-traria. Está fundamentado en un principio genético.Más adelante veremos el principio sobre los que se sus-tenta la clasificación.


Definición deClasificación

Humberto Pernia en su Diccionario de Archivología,señala que, clasificar y archivar —sinónimo de orde-nar— son acciones que posibilitan de manera óptima lapuesta en práctica de la regla de oro: un lugar para cadacosa y cada cosa en su lugar. Con la clasificación se esta-blece el lugar para cada cosa, mientras que archivar (or-denar), significa colocar cada cosa en su lugar. Concre-tando, clasificar, desde el punto de vista archivístico, esdividir un conjunto orgánico formando grupos (clases)homogéneos en fondos, secciones y series como partesde la estructura de un todo y como reflejo fiel del fun-cionamiento y organización de la misma.

Hacia una metodología de la clasificación.La clasificación correcta es la que se aplica después

de un análisis y conocimiento del fondo y que nos vienedada por las funciones propias del organismo. La clasi-ficación no es creada por el archivista, sino que le vieneimpuesta por la propia documentación; a él sólo tocarespetarla, reconstruirla y re-crearla. Y esto es mante-ner el principio de origen.

El primer paso fundamental en la clasificación de ar-chivos, sean de trámite, de concentración o históricos, esconocer la institución que los generó. Se hace indispen-sable analizar la historia del organismo, sus funciones,sus estructuras, sus reglamentos, sus normas o leyes. Enningún modo la clasificación podrá hacerse a priori,sino sobre la base del conocimiento de la institución.


Clasificar es agruparSeries homogéneas

Regla de oro: un lugarpara cada cosa y cadacosa en su lugar

La siguiente acción corresponde a identificar lo queSchellenberg ha llamado los elementos de la clasifica-ción. Estos son: a) las funciones; b) la estructura orgá-nica; y c) los asuntos de materias.

a) Las funciones son acciones atribuidas o encomen-dadas a una institución. Estas funciones se plasman entrámites o asuntos. Las series documentales son accio-nes que los documentos refieren en su contenido.

b) En cuanto a la estructura orgánica, los documen-tos se producen y generalmente se agrupan de tal ma-nera que reflejan el entramado de la organización, la di-visión de dependencias que producen los documentos.

c) Los asuntos de materia se refieren a los conteni-dos de los documentos expedientados.

De estos tres elementos es recomendable tomar encuenta los dos primeros para una acertada clasifica-ción. El reflejo fiel de la institución lo dan las funcionesy la estructura en cuanto a sus atribuciones. La terceraopción, es raramente usada, pues al agrupar los docu-mentos según la materia, se corre el riesgo de romper elorden natural e imponer una clasificación temática, ar-tificial. Ahora bien, es conveniente considerar que altratarse de la clasificación de una institución viva o ac-tiva, lo más recomendable es guiarse a través de las fun-ciones, porque éstas son generalmente sustantivas, o enciertos casos, las funciones se alargan o completan sinperder su sustancia; la estructura de un organismo acti-vo es dinámico y cambiante, por eso tiene mayor seguri-dad tomar como base de clasificación la función, aun-que ésta, puede estar auxiliada por la composiciónestructural del organismo, pero como simple medio dereferencia a posteriori. Las instituciones no activas pue-den ser re-creadas por medio de las estructuras, es de-cir, a través del organigrama que refleja la organizaciónde sus oficinas, pero aquí también, las funciones que tu-vieron no dejan de tener un papel preponderante. En


suma, las funciones de un organismo nos señalan lasactividades primordiales y aunque cambien de nombrelas oficinas generadoras de esas acciones, no pierden,generalmente, su sustancia de acuerdo a la índole de lainstitución.

Reglas de la clasificación.Tomando en consideración la propuesta de Sche-

llemberg presentamos las reglas que deben regir a laclasificación.

a) La clasificación es anterior en jerarquía, a la orde-nación, aunque ésta se realice en la práctica casi simul-táneamente.

b) La clasificación se establece sobre una base a pos-teriori y no a priori. Esto debido a que la clasificación esfruto de un estudio, de una reflexión, de una experien-cia y de un análisis. Las funciones y las estructuras dela institución son las que dictan los términos de unaclasificación.

c) No es conveniente realizar clasificaciones compli-cadas. Las cualidades de una clasificación son la senci-llez, lo funcional y lo efectivo.

d) La clasificación debe tener consistencia y no par-tir de un criterio subjetivo que el día de mañana cambiepor gusto o moda.

El principio archivístico de la organización documental.La organización documental se realiza y se sustenta

bajo una metodología establecida y que ha probado serla más idónea para la naturaleza de los archivos. Esteprincipio fue desarrollándose a través del tiempo hastalograr dar un sistema propio al archivista, distinto al delas normas bibliotecarias que en un momento dado seutilizaban. Así, nació el principio de orden original, oprincipio genético, también llamado por los italianos yla misma escuela vaticana, método histórico, como elmás acorde, el más archivístico para clasificar y orde-nar los fondos documentales. El mencionado método se


fundamentó sobre el principio de procedencia archivísti-ca: integridad de los fondos y respeto al orden original.

El principio de procedencia postulaque cada documento debe estar pues-to dentro del fondo del archivo dedonde proviene y, dentro de este fon-do, en el lugar que originariamentetenía.

El principio archivístico, conocido por algunos comode procedencia, exige, precisamente, el respeto y el re-flejo de la organización documental de acuerdo a laproducción natural de los papeles y no a la implanta-ción de un criterio arbitrario y antinatural. De aquí seconcluye, que una documentación que haya sido des-provista de su articulación originaria, de su vinculacióninterna, ha perdido su razón de ser y su valor archivís-tico. El principio de procedencia no debe ser entendidode modo literal, sino en sentido archivístico, ya que losdocumentos de todo archivo nacen como resultado deuna función administrativa; y esto es, lo que hay que re-flejar, o en su caso re-crear, en la organización delmismo. Elio Lodolini señala, que solamente la reconsti-tución incondicionada del orden originario satisface atoda exigencia científica. La metodología que exige laorganización documental, está fundamentada en unanálisis serio, en un estudio profundo de la institucióngeneradora, lo cual trae como consecuencia lógica, queel trabajo archivístico sea diferente de cualquier otro yconstituya una experiencia irrepetible.

Cualquier clasificación y ordenación archivísticadebe contemplar el respeto de la naturaleza del archivoy no confundir los elementos propios de la clasificación(funciones y estructuras) con el principio universal detoda organización archivística.


Definicióndel principiode procedencia

46


El principio de proceden-cia señala que cada docu-mento debe estar dentrodel fondo de donde deproviene y dentro, estefondo, en el lugar que ori-ginariamente tenía.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

LA VINCULACIÓN ARCHIVÍSTICA

Documentos

Agrupación por asuntos = VINCULACIÓN

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Clasificación por series = VINCULACIÓN

En conclusión podemos afirmar:a) El principio de procedencia archivística acom-

paña invariablemente a la organización documental.Según lo dicho anteriormente, el principio estableceque los documentos deben conservarse en el archivo alque naturalmente pertenecen y en el orden que teníancuando se produjeron.

b) El principio de procedencia archivística protege laintegridad de las series documentales en el sentido deque, sus orígenes y los procedimientos por los que re-sultaron se reflejan en su ordenación.

c) El principio de procedencia archivístico sirve pararevelar el significado de los documentos; pues, el asuntoo materia de los mismos documentos individuales, sólopueden entenderse completamente en el contexto delconjunto al que pertenecen.

d) El principio archivístico proporciona una guía detrabajo económico para la organización, descripción yservicio de los documentos.

e) El empleo del principio de procedencia archivís-tico no debe ser confundido con la procedencia literal,pues esta confusión podría ser fatal en la organizacióndocumental.

Cuadro General de ClasificaciónLa elaboración del cuadro general de clasificación es

la primera acción que se debe realizar para obtener elmapa documental de la institución. El cuadro es unconcentrador que permite conocimiento y gestión de losexpedientes agrupados en series documentales con unareferencia estructural relacionadas con las atribucionesde las unidades administrativas. De esta forma, cada ex-pediente obtiene una liga de pertenencia a un genera-dor y a una función, lo cual permite el respeto del prin-cipio del orden original y de la procedencia.

A partir de la integración del mapa documental yuna vez que se establecen los conceptos que pudieran


ser llamados también “catálogos de referencia” podríanser codificados por medio de claves institucionales oconvencionales. La codificación es una repetición, pormedio de claves alfanuméricas, de la parte conceptualde los catálogos o conceptos que se manejan en los ni-veles jerárquicos de fondo, sección y serie. Estos tres ni-veles, que además son los requeridos por el numeral de-cimocuarto de los multicitados Lineamientos Generales,son la base del cuadro general de clasificación.

Se entiende por fondo el conjunto de documentosproducidos orgánicamente por una persona física o mo-ral en el ejercicio de las actividades y funciones.

Las secciones son las partes de un fondo que contie-ne un conjunto de documentos relacionados que corres-ponden a las subdivisiones administrativas que origina-ron los documentos identificadas a través de susatribuciones.

Las series son los expedientes organizados de acuer-do con el procedimiento administrativo o conservadoscomo una unidad, por que son el resultado de la mis-ma gestión o procedimiento, o de la misma actividad,que tienen una misma tipología o debido a cualquierotra relación derivada de su creación, recepción outilización.

Los niveles anteriores pueden ser subdivididos, a suvez, de acuerdo a las necesidades de la institución, perosin llegar a los extremos de múltiples divisiones, conuna subdivisión por nivel creemos que es suficiente.


Las definiciones ante-riores se encuentran enla Norma InternacionalGeneral de DescripciónArchivísticaISAD (G)

Sin embargo es conveniente destacar que los Linea-mientos Generales para la organización y conservaciónde los archivos de las dependencias y entidades de laAdministración Pública Federal, único ordenamientooficial en la materia, establece de igual manera defini-ciones sobre los niveles de la organización archivística:

Fondo: Conjunto de documentos producido orgáni-camente por una dependencia o entidad, con cuyo nom-bre se identifica.

Sección: Cada una de las divisiones del fondo, basa-da en las atribuciones de cada dependencia o entidad,de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

Serie: División de una sección que corresponde alconjunto de documentos producidos en el desarrollo deuna misma atribución general y que versan sobre unamateria o asunto específico.

En suma,

El todo se divide para su mejorcontrol por origen, según las atribu-ciones, para dominar y clasificar laproducción documental por series.

El cuadro general de clasificación permite entre otrascosas:

• la selección programada y racional de los docu-mentos organizados por grupos de expedientes ho-mogéneos;

• la conservación calificada;• asegurar calidad a las actividades de búsqueda;• agrupar los documentos de tal modo de satisfacer

las exigencias de trabajo de quien produce y desa-rrolla las actividades administrativas;

• centralidad de la correcta formación de los expe-dientes;


• la recuperación de los documentos de forma fun-cional respecto a las decisiones asumidas o porasumir;

• ser una guía para los usuarios internos y externosal sujeto productor.

La ordenación

Noción de ordenación.La ordenación es la segunda operación de la organi-

zación documental. La esencia de la ordenación está enla unidad.

Ordenar es unir los elementos ounidades de un conjunto relacio-nándolos unos con otros de acuerdoa una unidad-orden.

Esta operación se aplica a cada serie, a cada expe-diente, a los documentos dentro de los expedientes. Ha-blamos de los expedientes y su contenido; documentosde un mismo asunto. Por lo tanto, no se puede estricta-mente hablar de la ordenación de un fondo o de un ar-chivo, a menos que la palabra se tome como sinónimode organización documental.

Tipos de ordenación.Antonia Heredia propone tres tipos de ordenación:a) La ordenación cronológica. Heredia parte de la


Definición deordenar

Ordenar es unir elemen-tos de un conjunto rela-cionándolos unos conotros.

premisa de que no hay más elemento estable que la fechade un documento cuando ésta está expresa. Los tres ele-mentos fundamentales de este tipo de ordenación es elaño, el mes y el día.

b) La ordenación alfabética. En ésta se sigue el ordendel abecedario de las iniciales de las voces escogidascomo representativas. Estos nombres pueden ser de lamateria objeto del contenido documental, o de la perso-na a que éste se refiera.

c) La ordenación numérica para unidades de instala-ción. En este sentido Heredia señala que la ordenaciónnumérica atañe a las unidades de instalación, es decir alos expedientes que llegan a un archivo administrativoen momentos diferentes. El número que se le da a cadaexpediente es relativo a su ingreso y al fichero-registrodel fondo que referirá al número de los estantes del ar-chivo. Se trata de una identificación numérica que to-pográficamente nos ubique los expedientes.

Operaciones relacionadas con la ordenación.La ordenación suele ir acompañada de una serie de

acciones de tipo mecánico que ayudan a darle forma ypresentación a los expedientes, y a los documentos pro-piamente dichos. Estas operaciones son:

a) Una acción importante que tiene ver con los docu-mentos de los expedientes es la de alejar los clips, gra-pas, alfileres, broches, polvo, etc.

b) La conservación del documento requiere del con-trol y existen algunas operaciones como la famosa titu-lación, foliación o numeración y sellado. Debido a losquímicos de las tintas, que existen hoy en día, algunosarchivos se abstienen de efectuar esta labor. Sin embar-go, con análisis y cuidado es conveniente establecer lamanera de dejar testimonio de la pertenencia archivísti-ca y jurídica de un documento o de un expediente. Se

51


recomienda para la foliación y el sello los ángulos delos documentos.

c) También en esta fase se coloca la fecha extrema delos asuntos en las guardas. Así mismo, se acostumbraponer la numeración que ubica de cada guarda o fólderen referencia a la caja, al estante y al lugar dentro decada caja o contenedor.

52



En esta lección se expusieron los siguientes temascentrales:

• La organización documental• El principio de procedencia• Se definieron los siguientes conceptos:• La organización documental• La clasificación• Cuadro general de clasificación• La ordenación• El principio de procedencia


1. Explique en qué consiste la organización documental.2. Distinga entre catalogación, clasificación y ordenación.3. Enumere tres principios básicos de la clasificación.4. Explique la diferencia entre la clasificación de una

biblioteca y la de un archivo.5. Defina qué es un cuadro general de clasificación.6. Exprese con sus propias palabras en qué consiste el

principio de procedencia.


54 BCA.

LECCIÓN 6

LOS MEDIOS DE DESCRIPCIÓN

La lección 6 estudia los elementos básicos de la des-cripción archivística.

• Los temas que se exponen son los siguientes:• La norma internacional de descripción archivística

ISAD (G)• La guía general• El inventario• El catálogo

La tarea archivística que sigue a la organización do-cumental es la descripción. En esta etapa se generan losinstrumentos para el control y la consulta de los archi-vos. Conviene recordar que no es posible realizar ins-trumentos de descripción sin antes, tener organizadoslos acervos. La descripción es pues, reflejo de la organi-zación documental.

Los instrumentos de descripción fundamentalmenteayudan a ofrecer un servicio preciso y expedito a la ins-titución o al investigador dependiendo del nivel de ar-chivo que se trate. La descripción archivística depende-rá de la parte del archivo que se quiera dar a conocer.Dentro de la amplia gama de modelos de descripciónafines a esta disciplina, el Consejo Internacional deArchivos ha venido desarrollando desde 1989 una nor-matividad que permita estandarizar a nivel mundial losprincipales elementos que describen los archivos. Enesta línea en el año de 1993 se adoptó el proyecto ISAD(G) Norma Internacional General de Descripción Archi-vística y en 1995 la Norma Internacional sobre los

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Encabezamientos Autorizados Archivísticos Relativos aEntidades, Personas y Familias.

La norma internacional de descripción ISAD (G)

La norma ISAD (G) tiene por objeto:a) Asegurar la creación de descripciones coherentes

apropiadas e inteligibles por sí mismas.b) Facilitar la recuperación y el intercambio de infor-

mación sobre la documentación de archivo.c) Hacer posibles los encabezamientos autorizados; yd) Posibilitar la integridad de descripciones de dife-

rentes archivos en un sistema unificado de información.La norma considera la descripción “multinivel”, que

abarca el fondo y sus partes como se muestra en el si-guiente esquema.

FondoSección

Series

Se aplican cuatro reglas generales a esta descripción“multinivel”, que a continuación se enumeran:

1° Descripción de lo general a lo específico• Objetivo: representar el contexto y la estructura je-

rárquica del fondo y sus partes.• Regla: en el primer nivel la descripción debe dar

información del fondo como un todo. En los si-guientes niveles se debe dar información de laspartes descritas. Las descripciones se mostraránen una relación jerárquica desde la parte al todo,yendo desde el nivel más amplio (fondo) al másespecífico.

2° Información pertinente según el nivel de descripción• Objetivo: representar de forma precisa el contexto

y contenido de la unidad de descripción.• Regla: proporcionar, solamente, la información


que sea adecuada al nivel que se está describiendo.Por ejemplo, si la unidad de descripción es un fon-do, no se proporcionará información detallada so-bre el contenido de un expediente, ni sobre la his-toria administrativa de todo un organismo si elproductor de la unidad de descripción es una divi-sión del mismo.

3° Interconexión de las descripciones• Objetivo: dejar clara la posición que ocupa en la

estructura jerárquica la unidad de descripción.• Regla: relacionar cada descripción con la unidad

de descripción inmediatamente superior y, en sucaso, identificar el nivel de descripción.

4° No repetir la información• Objetivo: evitar la redundancia de la información

en las descripciones archivísticas relacionadas je-rárquicamente.

• Regla: incluir, en el nivel superior que sea másadecuado, la información común a todas las partesque los componen. No repetir en el nivel de des-cripción la información que se haya dado en un ni-vel superior.

La norma establece veintiséis elementos que puedenser combinados para constituir la descripción de cual-quier unidad. De éstos, sólo cinco son consideradoscomo esenciales a toda descripción.

1. El código de referencia o como otros llaman,signatura.

2. Título3. Fechas de creación de la unidad de descripción4. Nivel de descripción5. Volumen de la unidad de descripción

Cada elemento tiene un objetivo y una regla. Deacuerdo a lo anterior, los elementos de descripción es-tán agrupados en cinco áreas de información. Sólo en-

LOS MEDIOS DE DESCRIPCIÓN 57

listaremos los elementos de acuerdo a su área respectivay se detallará el área que abarcan los cinco elementosimprescindibles, señalados anteriormente, ya que lapresencia del resto dependerá de los objetivos persegui-dos por la descripción.

Área de Identificación.1. Código de referencia.• Objetivo: identificar el archivo y proporcionar un

nexo de unión entre los documentos y la descrip-ción que los representa.

• Regla: usar la última versión de la norma ISO 3166de códigos para la representación de los nombresde los países, seguido por el código del archivo, eacuerdo con el código normalizado de archivos delpaís, seguido del código específico del archivo local,la signatura u otro identificador único. El ISAD (G)trae como ejemplo el caso de un documento de losarchivos Nacionales de Canadá. CA NAC ANCC2358, CA es el código del país, NAC ANC el del ar-chivo y C2358 la signatura de depósito.

2. Título• Objetivo: dar nombre a la unidad de descripción.• Regla: Cuando la unidad de descripción tenga un

título formal, éste deberá transcribirse textualmen-te palabra por palabra, con su orden y ortografíaoriginal, pero no necesariamente ni la puntuaciónni las mayúsculas. En caso de no existir un título,se sugiere redactar uno conciso. En el nivel de fon-do deberá ser incluido el nombre del productor.En los niveles más bajos se establece señalar elnombre del productor y el término que nos hablede la tipología de los documentos que comprendala unidad de descripción, y si fuere apropiado, unafrase reflejando función, actividad, materia, locali-zación o asunto.


Fondo: Dependencia o EntidadSección: La atribución de la Unidad AdministrativaSeries: Las funciones y acciones con las que se lle-ga a cumplir la atribución y generan expedientes.

3. Fechas de creación de la unidad de descripción• Objetivo: identificar las fechas de creación de la

unidad de descripción.• Regla: las fechas se establecerán tanto en el caso

de una única data como en el de un periodo crono-lógico. Se deberán incluir las fechas de creación sies un periodo cronológico, excepto si la unidad dedescripción es un fondo en el que se recibirán nue-vas transferencias. Ejemplo:

4 octubre de 1749Circa 18101855Antes de 18641877-19101914-03/04/1920 — 23/12/1930

Opcionalmente se pueden incluir fechas dominan-tes. En tal caso se establece no incluir las fechaspredominantes sin las fechas extremas:1810-1821 (predomina 1815-1818)1910-1940 (predomina 1914-1917)

4. Nivel de descripción• Objetivo: identificar el nivel de descripción.• Regla: se debe identificar el nivel de descripción:

fondo, serie, subserie, expediente, documento.

5. Volumen de la unidad de descripción• Objetivo: especificar el volumen físico y el soporte

de la unidad de descripción.• Regla: se debe describir el volumen de la unidad

de descripción dando el número de unidades físi-


cas en cifras arábigas y la denominación másapropiada del tipo de soportes. Ejemplos:

2 rollo de películas20 expedientes10 volúmenes

• Área de Contexto6. Nombre del productor.7. Historia institucional/biografía.8. Fechas extremas en que el productor ha genera-do los documentos de la unidad de descripción.9. Historia de la custodia de los documentos.10. Forma de ingreso.

• Área de Contenido y Estructura11. Valoración, Selección y Eliminación.12. Nuevos ingresos.13. Organización.

• Área de Condiciones de Acceso y Utilización14. Situación jurídica.15. Condiciones de acceso.16. Derechos de autor/normas sobre reproducción.17. Lengua de los documentos.18. Características físicas.19. Instrumentos de descripción.

• Área de Documentación Asociada20. Localización de los documentos originales.21. Existencia de copias.22. Unidades de descripción relacionadas en elArchivo.23. Documentos complementarios en otros archivos.24. Biografía.

• Área de Notas25. Notas.

Los instrumentos o medios de descripción

Los instrumentos de descripción generalizados son:la guía general, el inventario y el catálogo. Brevementeveamos cuál es el significado de cada uno de ellos.


La guía general

La guía general orienta de manera global y destacalo más importante de un archivo. Pueden ser los fondosde un archivo, como la guía del Archivo General de laNación, los de un solo fondo, como la guía del archivohistórico del obispado de Michoacán de la Casa de Mo-relos; la guía, contiene información sobre el archivo ysu contenido. Se dan noticias del origen y creación delarchivo, de la historia de la institución generadora, delos problemas por los que el acervo ha pasado, de la his-toria del edificio, de la ubicación, si es el caso, de fon-dos que no estuvieran en la sede a describir, o de aque-llos fondos que hayan llegado de otro lugar, de lasmodificaciones en la organización de los fondos, de labibliografía relacionada con el material documental, dela relación completa de los instrumentos de descripciónsobre los fondos, del tipo de servicio que se da al públi-co. La guía general comúnmente corresponde a la des-cripción de un archivo histórico.

¿Qué es un inventario archivístico?

El inventario archivístico es un instrumento que des-cribe la clasificación de un fondo de manera global sindescender a las particularidades de las piezas o unida-des archivísticas. Por tanto, el inventario no puede con-fundirse con el catálogo ni con el índice. El inventarioarchivístico no es un enlistado o relación de objetoscomo los inventarios de bienes muebles que realizan lasdependencias públicas y privadas que necesitan contro-lar la existencia de todos los enseres de oficinas o de loslugares en donde los empleados prestan su servicio.Existen reglas específicas para realizar un inventarioarchivístico. En él, se describen las series generadas or-gánica o funcionalmente en el curso de la gestión deuna institución cuando hablamos de archivos de trámite


o de concentración, o bien, es resultado de la descrip-ción de las series que integran las secciones o un fondodocumental de un archivo histórico. El campo de ac-ción de un inventario archivístico es un fondo o seccio-nes completas. Sus funciones son de control, de orienta-ción y de información para la institución generadora, opara el investigador, cuando se trata de un archivo his-tórico. Para lograr un inventario es necesario haberrealizado la clasificación. Los elementos de un inventa-rio archivístico deben describir el fondo completo clasi-ficado refiriendo la localización topográfica; el inventa-rio archivístico nos dice: qué es lo que hay y en dóndeestá ubicado.

A continuación presentamos, a manera de ejemplo,un formato de inventario de archivo de trámite:

62


LOS MEDIOS DE DESCRIPCIÓN 63S

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El catálogoEl catálogo archivístico es un enlistado de documen-

tos que implica una descripción de los datos precisos decada uno de ellos y de su ubicación topográfica. El catá-logo archivístico difiere del bibliotecario o de cualquierotro, en cuanto se ocupa de la pieza documental o de launidad archivística de una parte o de la totalidad deuna serie. El catálogo está soportado por la ordenación,así como el inventario por la clasificación; es pues, unreflejo de esa operación de la organización documental.La descripción del catálogo puede ser tan amplia y de-tallada cuanto se crea conveniente ofrecer datos al in-vestigador. Los elementos que conforman los catálogosarchivísticos son: la fecha completa; el tipo de docu-mento; el autor; el destinatario; el asunto o materia; da-tos externos como medidas, conservación, materia so-bre la que está escrito; fondo, sección, expediente,número de orden; y topografía. Un ejemplo de ficha decatálogo pudiera ser el siguiente:


Catálogo de pieza documentalCatálogo de pieza documental

2 nov. 1551. Real Cédulas. Prado.Real Cédula sobre la fundación de la Realy Pontificia Universidad de México firmadaen el Prado el 2 de noviembre de 1551, por

el Príncipe de España, Felipe II.

Archivo General de la Nación, Universidad,vol. 7, exp. 1, f. 5, documento en papel 30 x 20 cm,

en buenas condiciones, en castellano, letra humanística.


En la lección 6 se estudió la norma para la descripciónde archivos propuesta por el Consejo Internacionalde Archivos y tres de los medios descriptivos másusados por los archivistas.

Los temas que se desarrollaron fueron:• La Norma General Internacional de Descripción

Archivística.• La Guía General• El Inventario• El Catálogo


1. Enumere las cinco áreas propuesta por la NormaISAD (G).

2. Explique con sus palabras en qué consiste la descrip-ción multinivel.

3. Cuál es el papel de una guía general.4. Qué describe el inventario.5. Cuál es la característica esencial del catálogo.6. Establezca la diferencia entre inventario y catálogo.


66 BCA.

LECCIÓN 7

LA VALORACIÓN DE LOS ARCHIVOS

La lección 7 estudia el concepto de valor y los princi-pales criterios de la valoración archivística.

• Los temas que se exponen son los siguientes:• La definiciones de valoración• Los valores primarios• Los valores secundarios• La taxonomía de series documentales• El catálogo de disposición documental

El tema de valoración hoy en día ha adquirido unaimportancia vital para los archivos. La valoración no esun proceso que se realiza en la última fase del procesoarchivístico, sino que abarca todo el ciclo vital de losdocumentos y se realiza de manera integral.

El Valor desde el punto de vista de la filosofía

La filosofía a través de la ética, estudia lo concer-niente a los valores y señala que el valor debe ser consi-derado como expresión integral del ser: es lo que hacealguna persona o cosa digna de aprecio. La personaconvierte al ente en valor y al mismo tiempo interactúacon aquello que valora al intercambiar el aprecio conlas bondades que se encuentran en el objeto valorado.Con este concepto de valor rico en contenido aplicado ala archivística, se pretende aprovechar la riqueza delconcepto, es decir, en cuanto que el acto de valorar sig-nifica alimentar el espíritu; en la valoración archivística,no sólo intervienen las manos como símbolo de identifi-

67

cación con la técnica, sino toda la persona. Valorar esalgo más pleno que involucra a todo el ser humano.

La Valoración Archivística

Términos usados y conveniencia de la palabra valor.Theodoro Schellenberg afirmaba que en un programade valoración no podía existir substituto alguno para untrabajo analítico y minucioso; ya que no se podían in-ventar técnicas que redujeran el trabajo de tomar unadecisión sobre los valores. La toma de decisión, es de-cir, el juicio de valor, es resultado, según se dijo ante-riormente, de un proceso que implica el acopio de in-formación; en el caso de los archivos, la información oel conocimiento es de carácter administrativo, fiscal, ju-rídico, técnico, histórico, diplomático, etc. Se trata deanalizar de manera crítica e integral estos factores rela-cionados con las series documentales en vista a una se-lección para su destino final. O dicho de otro modo, esun proceso realizado con un sentido holístico para ga-rantizar el sistema de la memoria institucional teniendoen cuenta el gran problema de la explosión contempo-ránea de documentos escritos en las administracionespúblicas y privadas.

Sobre esta base cabe preguntarse ¿cuál es el términomás apropiado para definir la acción que se relacionacon la responsabilidad de conservar y de dar de baja lasseries documentales de un organismo? El tema queabordamos ha sido denominado de diversas formas porlos autores que se han ocupado de él, por ejemplo lehan llamado: selección, tría o trilla, descarte, expurgo,retención, depuración, disposición, etc. Sin embargo, siconsideramos que este proceso, ante todo, es una opera-ción intelectual y necesariamente previa, que guía aotra operación de carácter material, debemos utilizarun término cuya significación sustente la acción querealizamos y que, al mismo tiempo, englobe o incluya,


como una derivación lógica, otras acciones que culmi-nen el proceso antes mencionado. La operación intelec-tual que ilumina este trabajo, según nuestro modo deentender, es la valoración. Y dentro de ella, la opera-ción material se enfoca a la elección de las series docu-mentales para su conservación o su eliminación física.En otras palabras, este juicio de valor es el que nos ayu-dará a expurgar, depurar, seleccionar y a disponer lasseries documentales de una organización.

La valoración es el término que englo-ba las acciones y actitudes de análisisintegral en vista a la conservacióncualitativa de los documental produci-dos en una institución.

Ahora bien, el emitir un juicio de valor no solo impli-ca conocimientos, ni tampoco significa lanzar una opi-nión para determinar fríamente algo como bueno ocomo malo. Valorar, como vimos, exige un compromisopersonal. Es decir, compromete a la persona porque alrealizar un juicio de aprecio, de algún modo, se haceextensiva la persona hacia el ser o la cosa a quien se di-rige el juicio y en correspondencia, la apreciación o va-loración enriquece a la persona al entregarle las virtu-des encontradas del objeto valorado.

Si trasladamos estas nociones al campo archivístico,debemos considerar que la valoración archivística ofre-ce la posibilidad de desarrollar la capacidad de asom-bro, capacidad constitutiva del ser humano. Por ejem-

LA VALORACIÓN DE LOS ARCHIVOS 69

Valoracióndocumentos

La valoración exige uncompromiso personal einstitucional

plo, la apreciación musical enaltece al espíritu, existeuna correspondencia entre escuchar la música y lo queésta ofrece al oído del escucha. Los documentos sonparte de los bienes culturales de un grupo humano; for-man el patrimonio de una sociedad, es decir, la heren-cia que los padres dejan a sus hijos. Estos bienes o estepatrimonio son la posibilidad de extender el conoci-miento, de potenciar la memoria, la identidad de unapersona o de un pueblo. Bajo esta perspectiva el valoradquiere una dimensión humana; no se trata, en el ám-bito archivístico, de determinar qué papeles se tiran oqué papales se quedan. Valorar una documentación im-plica un compromiso, una actitud de respeto, de admi-ración porque el documento que está frente a mí es par-te de mi ser, de mi tradición familiar, de mi identidadnacional, en suma, de la humanidad entera.

La valoración Archivística supone un juicio de valorresultado de un proceso que implica el acopio de infor-mación de carácter administrativo, fiscal, jurídico, téc-nico, histórico, diplomático, etc. Se trata de analizar demanera crítica e integral estos factores relacionadoscon las series documentales en vista a una selecciónpara su destino final.

La valoración archivística es un jui-cio sustentado en un profundo aná-lisis en vistas a determinar el des-tino final de los documentos.

El Valor PrimarioEl documento nace con un propósito que puede ser

administrativo, fiscal, legal, contable, etc. Mientras esepropósito establezca una fuerza en el cumplimiento delo que expresa su texto, es decir defender derechos, exi-


Valoraciónarchivística

gir obligaciones, certificar, comunicar, etc., el docu-mento está activo, vigente.

El valor primario, inmediato o continuo se establecetomando como medida el tiempo, que abarca un pe-riodo de uso activo, llamado vigencia y un plazo o pe-riodo de guarda precautorio.

Entendemos la vigencia como el uso continuo quetienen los documentos en las oficinas para cualquierpropósito. Durante esta vigencia se mantiene la fuerzade obligatoriedad, ya sea administrativa, jurídica, fiscalo técnica en los trámites a través de los documentos

Los valores primarios, inmediatos o continuos delexpediente también están determinados por un periodode conservación o plazo precautorio que se le asigna almismo. Este plazo abarca un tiempo durante el cual seconcede al otorgante y al destinatario la posibilidad derevisar algún aspecto que parezca impugnable; es decir,se retienen los expedientes con el fin de responder a po-sibles reclamaciones administrativas o jurídicas.

AdministrativoEste valor es el asignado a los documentos que sir-

ven para realizar operaciones administrativas propiasdel organismo y las relacionadas con los destinatariosde un trámite. El expediente tiene valor administrativomientras el contenido tenga uso para el organismo.

LegalEntendido éste, como aquel que contienen los docu-

mentos dispositivos del Estado que afectan al ordengeneral. Por ejemplo, los documentos que sustentanderechos como los libros del Registro Público de la Pro-piedad y del Comercio.

TécnicoEl uso que pueden tener algunos documentos de este

grupo, están marcados por reglamentos o normas que


deben ser atendidas para la vigencia, la retención oguarda precautoria, y para la disposición final.

El Valor Secundario

Se aplican a los expedientes que han terminado suvigencia operativa, su uso continuo y su plazo de reten-ción precautoria porque han concluido su trámite, hancaducado o por otra razón determinada por los actoresdel trámite.

El texto no tiene fuerza obligatoria desde el punto devista administrativo, fiscal o legal, aunque sigue siendotestimonio de una acción administrativa.

Secundario, mediato o duradero va a significar per-manencia definitiva, conservación para siempre. Unavigencia con un contexto más amplio que el operativo,en el cual el carácter de científico o cultural será lanota constitutiva del expediente. Por ello podemos ha-blar de una vigencia cultural o científica.

La macrovaloración

La valoración hoy en día ha sido replanteada paraaplicarse de manera integral en todo el ciclo de vida deldocumento privilegiando el análisis de las series docu-mentales en vez de los documentos sueltos. La grancantidad de papeles generados por la administraciónpública contemporánea, aunado a la ausencia del méto-do archivístico en el trabajo cotidiano de las oficinas ydel propio archivo de concentración, han traído comoconsecuencia la creación de bodegas con papel desorga-nizado y sin control alguno; de tal modo que es muy di-fícil valorar sin tener una visión de conjunto partiendode un eje manejable y archivístico como son las series.


Series documentales Ejemplos Destino final

Con valor secundario,mediato o duraderopero que tienen vi-gencia de larga dura-ción o uso continuo(coexisten con el va-lor primario, inme-diato o continuo)

Registro de prediosdel Registro públicode la propiedad y delComercio, actas delRegistro Civil, expe-dientes de pensiona-dos...

Predeterminadopara conservación

Con valor secundario,mediato o duradero,pero que tienen vi-gencia operativa demediana y corta du-ración.

Programa anual, estu-dios, investigaciones,programas.

Predeterminadopara conservación

Con valor primario,inmediato o continuoy sin valor secunda-rio, mediato o dura-dero.

La mayor parte de ladocumentación deapoyo administrativo:pólizas de egresos, …

Predeterminadopara baja

Con valor primario,inmediato o continuoque por sus caracte-rísticas propias ten-gan que ser valoradasal finalizar su periodode guarda precauto-ria para establecer sudestino final.

*Juicios laborales,*expedientes de per-

sonal,*expedientes clínicos.

No predecibles yanalizar para desti-no final.

El Catálogo o Tabla de disposición documentalEl catálogo de disposición documental o tabla de re-

tención establece el plazo de conservación de las seriesdocumentales, a partir de que en el expediente se ingre-só el último acto administrativo, legal o contable, en losarchivos de trámite, es decir a partir de que se cierra elexpediente, y su resguardo precautorio en el archivo deconcentración, determinando la valoración preliminardel posible destino final de los documentos, es decircausa baja o se transfiere a un archivo histórico.

El objetivo es unificar los criterios en toda la institu-


ción sobre los tiempos de retención en las oficinas y enel archivo de concentración para una mejor circulaciónde los documentos a nivel institucional, evitando la sa-turación documental, el procedimiento de elaboraciónse encuentra ligado a la valoración documental.

Además, sirve de instrumento jurídico-administrativopara tener un marco de referencia sobre la retención delos documentos y el posible destino final a nivel institu-cional.

De tal manera es necesario destacar que la defini-ción oficial de catálogo de disposición documental, parala Administración Pública Federal, y que se podría to-mar en cuenta en la Estatal y Municipal así como en losPoderes Legislativo y Judicial, se publicó el 20 de fe-brero de 2004 en los Lineamientos Generales para laorganización y conservación de los archivos de las de-pendencias y entidades de la Administración PúblicaFederal.


LA VALORACIÓN DE LOS ARCHIVOS 75E

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En la lección 7 se han presentado los temas:• la valoración,• los valores primarios y valores secundarios.• La macrovaloración, y• El catálogo de disposición documental

Se ha expuesto el concepto de valor desde la perspecti-va de la filosofía y su aplicación al campo de laarchivística.

Se ha estudiado el significado de los valores primarios ysecundarios.

Se ha definido el papel de la macrovaloración como unproceso integral de análisis de series documentales.

Se ha subrayado la importancia del catálogo de disposi-ción documental como un instrumento jurídico-ad-ministrativo que unifica el criterio de una instituciónen cuanto que define los tiempos de conservación oretención de expedientes en las oficinas y en el archi-vo de concentración, y realiza la prevaloración de losmismos para su destino final.


1. Defina con sus propias palabras los siguientes tér-minos:• Valoración archivística• macrovaloración.

2. ¿Cuál es la diferencia entre valor primario y valor se-cundario?

3. ¿Para qué sirve el catálogo de disposición docu-mental?

4. ¿Por qué es importante la valoración en una insti-tución?


LECCIÓN 8

LA CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS

La lección 8 estudia lo que corresponde a la conser-vación de los soportes materiales de la información, esdecir el papel, y en los casos de los documentos electró-nicos, los requerimientos mínimos de preservación dela información.

Los temas que se exponen son los siguientes:• Los procesos de conservación• La preservación o prevención• La conservación del papel• La conservación de la información electrónica

Los procesos de conservación

La conservación de documentos se fundamenta en elprincipio de que todo documento posee una naturalezacorpórea o física, y es portadora de un mensaje ocontenido.

Esto determina la búsqueda de un necesario equili-brio entre la función conservadora, forzosamente res-trictiva como protectora de la materialidad del docu-mento, y la función difusora, que debe ser magnánimapor conocedora de los valores que el documento encie-rra. De aquí se establece que la conservación documen-tal debe orientarse, tanto hacia la integridad física deldocumento (el soporte) como a su integridad funcional(el material sustentado).

Integridad física: hace referencia a su permanencia,es decir, al mantenimiento de todos los elementos queconstituyen su naturaleza corpórea o física.

77

Integridad funcional: hace referencia a su durabili-dad, es decir, al mantenimiento de todos los elementosque conforman el mensaje o contenido original; devol-viéndole la capacidad de transmitirlo.

La conservación de documentos contempla, de modogeneral, tres fases de intervención a las que puede sersometido un documento dependiendo de su estado: lapreservación que evita, la conservación que detiene y larestauración que repara el deterioro.

La preservación

La primera fase corresponde a la preservación o pre-vención. Está dirigida a evitar de manera global el dete-rioro producido por agentes externos mediante un con-trol de todos los elementos que lo rodean. El control serealiza a través del análisis de los siguientes aspectos:


El lugar

Edificación

Local

Acervo

Agentesde deterioro

Causasde deterioro

Control del MedioAmbiente

El lugarEl lugar corresponde a la ubicación física del acervo,

en relación a su entorno.

Aspectos de análisis:Orientación: se trata de establecer la incidencia di-

recta o indirecta de la luz natural y la dirección de losvientos predominantes.

Fuentes de contaminación: se trata de examinar la in-cidencia directa de agentes contaminantes (gases, polu-ción, etc.).

EdificaciónAnálisis de los diferentes elementos considerados

como potenciales agentes de deterioro del edificio en elque se alberga el acervo. Entre ellos tenemos:

• Materiales constructivos• Instalaciones de aguas• Instalaciones eléctricas• Ventanas y accesos• Otras instalaciones

LocalAnálisis de las condiciones del local en que se en-

cuentra el acervo (archivo, biblioteca, depósito, etc.).Aspectos que deben analizarse:

• Distribución espacial• Distribución funcional• Niveles ambientales• Humedad relativa• Temperatura• Iluminación• Contaminación• Mobiliario• Estanterías

AcervoAnálisis del estado de conservación en que se en-

cuentran los documentos. Este puede ser realizado me-

LA CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS 79

diante un muestreo de todo el acervo. Estos análisis de-ben contemplar:

Alteraciones físicas, reacciones químicas y contami-nación biológica

Es importante determinar las diferentes causas queoriginan el deterioro en los documentos; operación quedebe ser realizada a partir el análisis de los deterioros.

Procedimiento a seguir:Luego de realizados todos estos análisis, es posible

establecer, a partir de los resultados obtenidos, el pro-cedimiento adecuado a seguir; basándose en las si-guientes consideraciones:

• Recursos económicos existentes• Disponibilidad de personal• Equipo existente• Espacio físico

Agentes de deterioroLos agentes de deterioro son aquellos que ocasionan

algún tipo de alteración o daño a los documentos. Estospueden provenir tanto del exterior, como estar inmer-sos en el propio documento. Desde el día en que un do-cumento es creado sufre un constante proceso de dete-rioro o envejecimiento, y por su naturaleza orgánica espotencialmente perecible.

Los agentes de deterioro generalmente causan dañosespecíficos en los documentos.


Causas de deterioroIntrínsecasSon las que se encuentran en la propia naturaleza de

los elementos utilizados en la manufactura o produc-ción de los papeles, así como también en la naturalezade los materiales sustentados utilizados en la impresiónde los mismos, ya que es imposible disociar al material


Causas de deterioro

Intrínsecas

Por sunaturaleza

Por suEstructura

Ambientales

Extrínsecas

Biológicas Físico mecánicas Circunstanciales

Físicas

Luz

Humedad

Temperatura

Incendios

Inundaciones

Terremotos

Manipulación

Negligencia

Vandalismo

Robos

Guerras

Intervencionesanteriores

Bacterias

Hongos

Insectos

Roedores

Químicas

Poluciónatmosférica

sustentado del propio soporte. Estas pueden ser clasifi-cadas de la siguiente manera:

Por su naturaleza: pueden ser congénitas o por pre-disposición. Estas son provocadas principalmente porlos siguientes agentes:

• Aguas impuras• Materiales ácidas• Impurezas metálicas• Manufactura defectuosa• Pasta de madera• Papel reciclado

Por su estructura: pueden ser por incompatibilidad oinestabilidad de los materiales. Estas pueden ser provo-cados por:

• Componentes de la pasta• Productos clorados• Colas orgánicas• Desengrasantes• Aditivos

Estos deterioros en los papeles pueden producir lassiguientes alteraciones:

• Papeles quebradizos• Amarillamiento• Fragilidad• Oxidación• Manchas• Deformaciones• Acidez• Exfoliaciones• ExtrínsecasSon las que se encuentran fuera de los documentos y

están relacionadas directamente con el medio ambiente.

Causas ambientales: FísicasLuz: este elemento no es inconveniente para la buena

conservación de los documentos, siempre y cuando se


mantenga un estricto control sobre su intensidad, yaque cumple una importante acción germicida sobre de-terminados microorganismos.

Luz natural: corresponde a la luz solar. Esta luz ge-neradora de calor posee un elevado porcentaje de radia-ciones ultravioletas.

Luz artificial: corresponde a las lámparas:• Incandescentes: las cuales general calor y emiten

mayor cantidad de radiaciones infrarrojas queultravioletas.

• Fluorescentes: denominada también luz fría, lacual emite mayor cantidad de radiaciones ultravio-letas que infrarrojas.

Los mayores problemas que genera la exposición deun documento a la luz, están ocasionados por los rayosno visibles al ojo humano, es decir, las radiaciones ul-travioletas y las radiaciones infrarrojas, las cuales conti-núan su acción deteriorante aún después de retirada lafuente luminosa. Las radiaciones ultravioletas provocanreacciones químicas en los papeles, ocasionando dañosno visibles a los documentos. Estos pueden ser:

• Ruptura de las cadenas moleculares• Pérdida de la estabilidad estructural

Las radiaciones infrarrojas, provocan alteraciones fí-sicas en los papeles, ocasionando daños no visibles a losdocumentos:

• Amarillamiento• Contracciones• Oxidación• Fragilidad• Deformaciones

Instrumentos de medición:Luxómetros: permiten medir la iluminación en cada

punto del ambiente, es decir, el número de lux.


Ultraviolímetros: permiten medir la intensidad de lasradiaciones ultravioletas expresadas en microwatts porlumen de la proporción de U.V., en cualquier fuente deluz.

Instrumentos de control:Filtros U.V.: reducen las radiaciones ultravioletas de

la luz solar como la de las lámparas fluorescentes. Laslámparas incandescentes de tungsteno no necesitan fil-tro de U.V. Las lámparas de halógeno requieren de unfiltro ordinario, ya que poseen una cantidad no despre-ciable de radiaciones ultravioletas. Estas se encuentrandisponibles tanto en forma de láminas como en líquido,los cuales se aplican directamente en las superficies delos vidrios.

Recomendaciones generales:• Luz ambiental 50 lux para depósitos.• Luz ambiental 100 lux para bibliotecas.• Luz ambiental 70 mw/lumen U.V.• Iluminación puntual para lectura 500-700 lux.• Evitar la incidencia directa de los rayos solares.• Reducir la cantidad de radiaciones infrarrojas.• Reducir la cantidad de radiaciones ultravioletas.• Evitar las instalaciones eléctricas inadecuadas.• Restringir el uso de copias xerox, fotografías,

films. En estos casos se puede sacar copias a partirde copias o a partir de microfilm.

• Utilizar filtros U.V. en ventanas y lámparas fluo-rescentes. En casos extremos se puede utilizar cor-tinas o persianas.

• Realizar un monitoreo periódico de las instalacio-nes eléctricas, niveles de iluminación y del estadode filtros.

En caso de exposición:• Las lámparas incandescentes deben ser instaladas

lejos de los documentos, para evitar las radiacio-


nes caloríficas. Nunca deben ser colocadas dentrode las vitrinas de exhibición.

• Establecer un equilibrio entre la intensidad de ilu-minación y el tiempo de exposición.

• Realizar una constante rotación de las obras.• Utilizar un facsímile en lugar del documento origi-

nal, indicando siempre su procedencia.• Es importante, en casos extremos, tener presente

la posibilidad de utilizar los recursos propios paraproteger de mejor manera los documentos.

Humedad relativa: es la cantidad de vapor de aguaque contiene un ambiente determinado, expresado enporcentaje.

Humedad absolutaHR = _____________________ x 100

Humedad de saturación

Humedad absoluta: es la cantidad de vapor de aguaen un volumen de aire dado, a una determinada tempe-ratura.

Humedad de saturación: es la cantidad máxima devapor de agua que el mismo volumen de aire podríacontener a la misma temperatura. La humedad relativade un ambiente puede variar a causa de muchos facto-res, entre ellos tenemos: la lluvia, la presencia de ríos,lagos, el mar, terrenos húmedos, por goteras o tuberíasdeterioradas, por capilaridad, por la presencia de per-sonas, por condensación, etc.

Temperatura: referida al estado atmosférico del aire.Está relacionado directamente con la humedad relativa,ya que la alteración de una provoca la alteración de laotra. El deterioro de los documentos es ocasionadoprincipalmente por las elevadas fluctuaciones entre losniveles de humedad relativa y temperatura.


Fluctuaciones en la Humedad relativa:• Son provocadas por las fluctuaciones en la tempe-

ratura.• Particularmente dañinas con variaciones de ± 5%

en una hora, no sí en variaciones anuales.• Producen debilitamiento de las fibras provocadas

por las sucesivas contracciones y dilataciones delsoporte.

• Inestabilidad dimensional.• Pérdida del material sustentado debido a la dife-

rencia en los rangos de dilatación y contracción.• Posibilidad de condensación de agua provocada

por caídas bruscas de temperatura, ocasionando:manchas, disolución de tintas, disolución de colas,oxidación de apliques metálicos, etc.

Alta Humedad relativa (>70%):• Propicia el ataque de microorganismos.• Aumento de volumen.• Aumento de peso.• Posible disolución de tintas y colas.• Manchas de agua.• Disolución de las cargas (papel couché).• Oxidación (tintas ferrogálicas).• Hidrólisis.• Aceleración de la acidez.• Conjuntamente con una alta temperatura aceleran

las reacciones de degradación.

Baja Humedad relativa (<35%):• Pérdida de flexibilidad.• Resecamiento por pérdida de agua.• Endurecimiento de las colas y pérdida de sus

propiedades.• Agrietamiento de las cargas.• Inestabilidad dimensional.


Instrumentos de medición:

Fijos o de aplique: los cuales se mantienen de formapermanente en el local; para realizar un monitoreo pe-riódico de los niveles ambientales. Entre ellos tenemos:

Termómetros que permiten medir la temperatura delaire en recintos interiores.

Actualmente existe una diversidad de modelos quecumplen con esta función: electrónicos, digitales, dealta precisión por infrarrojos, a distancia, etiquetas au-toadhesivas, lápices, etc.

Higrómetros permiten medir la humedad relativa delaire al momento de la lectura. Entre los modelos actua-les tenemos: los de cabello y las tiras de papel.

Termohigrómetros son una mezcla de los dos anterio-res, ya que permiten medir al mismo tiempo la hume-dad relativa, la temperatura y el punto de rocío.

Actualmente existe un termohigrómetro para pape-les, el cual trabaja mediante una sonda de medición enforma de sable, pudiendo insertarse entre las pilas depapeles o en el interior de un libro sin causar ningúntipo de deterioro. También puede ser utilizado para me-dir la superficie plana de un papel.

Alternos: éstos permiten realizar un control más pre-ciso de los niveles existentes. Además sirven para cali-brar los instrumentos fijos o de aplique. Entre ellostenemos:

Psicométros instrumento utilizado para la mediciónde la HR y la temperatura del aire. Consta de un termó-metro seco y de un termómetro llamado húmedo, suyobulbo está rodeado de una mecha de algodón empapadoen agua. La diferencia de temperatura entre ambos, obte-nida con la ayuda de una tabla de conversión determinala humedad relativa. Estos instrumentos sirven ademáspara calibrar los higrómetros, los termohigrómetros ylos termohigrógrafos.


Termohigrógrafos instrumentos utilizados para regis-trar la temperatura y la humedad relativa de modo con-tinuo. Para ello se utiliza un tambor giratorio sobre elque se enrolla un papel gráfico con dos agujas que re-gistran simultáneamente la temperatura y la HR. Estosmecanismos pueden ser de relojería o de cuarzo. Losregistros gráficos permiten realizar un análisis precisosobre las fluctuaciones existentes en el local.

Instrumentos de control:Humidificadores son aparatos destinados a la regula-

ción de la humedad ambiental aportando al aire la can-tidad necesaria de vapor de agua según sean las necesi-dades higrométricas del local.

Entre los tipos más conocidos tenemos: los humidifi-cadores de vapor, los cuales emiten al ambiente unamezcla de aire y vapor de agua obtenido a partir del ca-lentamiento del agua.

Deshumidificadores son aparatos de regulación am-biental. Estos aparatos pueden trabajar mediante refri-geración o a partir de un agente deshidratante como elgel de sílice o el fluoruro de litio, los cuales absorben lacantidad necesaria de vapor de agua según las necesi-dades higrométricas del ambiente.

Gel de sílice es un material sólido poroso que consis-te en sílice fabricada en bolitas de diversos tamaños. Seobtiene por tratamiento de silicato sódico con ácido sul-fúrico. Tiene alto poder de absorción de la humedadatmosférica.

Este producto absorbe gran cantidad de humedad eindica con el cambio de color (azul a rosa), su nivel desaturación. Además tiene la ventaja de poder ser reacti-vado posteriormente con la ayuda de una estufa de de-secación. Debido a su tamaño es muy recomendablepara utilizarlo en espacios reducidos; como vitrinas deexhibición.


Recomendaciones generales:• Humedad relativa entre el 45%-55%.• Temperatura 18-22 grados C.• Determinar los niveles ambientales existentes.• Determinar las posibles causas de las fluctuacio-

nes.• Establecer los niveles adecuados de conservación.

Estos niveles varían de acuerdo al tipo de materialexistente en el acervo, y están determinados en relacióna las personas que laboren en estos ambientes.

Causas ambientales:QuímicasPolución atmosférica: la polución atmosférica está

constituida por todos los elementos contaminantes quese encuentren en el ambiente.

Este tipo de contaminación, que se encuentra princi-palmente en zonas urbanas e industriales, es uno de losque ofrece mayores dificultades de erradicación, ya queesto requiere de equipos especiales generalmente deelevado costo.

Estos contaminantes pueden dividirse:En partículas sólidas: son las que provocan princi-

palmente alteraciones físicas, ya que actúan como sus-tancias abrasivas sobre la superficie de los documentos,como por ejemplo:

• Polvo• Fragmentos metálicos• Carbón• Esporas de microorganismo

En vapores o gases: provocan reacciones químicas enlos documentos.

• Dióxido de azufre que junto al aire y al agua, for-man el ácido sulfúrico.

• Dióxido de nitrógeno originado de la quema de to-


dos los derivados del petróleo, así como de la com-bustión de varios productos químicos. Junto al airey al agua se forma el ácido nítrico.

• Ozono que se origina por la interacción de la luzsolar y el dióxido de nitrógeno expelido por lacombustión de la gasolina de los automotores.

• Aerosoles que actúan generalmente como cataliza-dores de las reacciones químicas.

Estas sustancias producen en los papeles en las si-guientes alteraciones:

• Acidez superficial• Amarillamiento• Decoloración• Resecamiento• Desgaste superficial• Oxidación de la celulosa• Microorganismos

Instrumentos de control:Purificadores de aire compuestos de un filtro mecá-

nico el cual retiene las partículas mayores de polvo,después un filtro electrostático que atrae y retiene comoun imán las partículas más pequeñas, y finalmente unfiltro de carbono que absorbe la contaminación químicadel aire. Mediante este equipo es posible retener el 95%de la suciedad contenida en el aire.

Recomendaciones generales:• Evitar la ventilación proveniente de áreas de conta-

minación o de calles con elevado tráfico vehicular.• Es posible utilizar filtros de tela o pellón para dis-

minuir el ingreso de partículas mayores.• Realizar una limpieza periódica del local.• Realizar un cambio o limpieza periódica de los

filtros.• Mantener los niveles adecuados de HR y tempera-

tura.


Causas biológicasBacterias: son consideradas la escala inferior del

reino animal. Estos microorganismos se multiplican rá-pidamente y su forma esporulada les permite sobrevivirincluso en condiciones ambientales adversas. Al igualque algunas clases de hongos, existen bacterias anaeró-bicas, es decir, que pueden sobrevivir sin oxígeno. Unade las enterobacterias más comunes en nuestro medioes la Chaetomium.

Estos microorganismos pueden producir en los do-cumentos, las siguientes alteraciones:

• Oxidan el azufre transformándolo en ácido sulfúri-co.

• Reducen el sulfato transformándolo en sulfuro dehidrógeno.

• Degradan el amonio transformándolo en nitritos.• Foxín o moteado producido por los ácidos orgáni-

cos que reaccionan químicamente con las impure-zas de origen metálico.

Hongos: de aspecto algodonoso, constituyen la escalamenor de los vegetales, no poseen clorofila y su sustratovegetativo lo componen filamentos multicelulares deno-minados hifas, las cuales forman el micelo. Su creci-miento se realiza por germinación por medio de las es-poras. Estos microorganismos obtienen el carbohidratode la glucosa. Los hongos que atacan a los documentosgeneralmente se encuentran latentes en el medio am-biente, en un perfecto equilibrio de las condiciones am-bientales, es decir: HR, temperatura, ventilación, ilumi-nación, etc. Cuando este equilibrio se rompe, ya sea porla alteración de uno o varios de los niveles requeridos,inmediatamente los hongos se activan e inician el pro-ceso de deterioro. En nuestro medio, los hongos am-bientales que atacan a los documentos son principal-mente:


Penicilium y Aspergillius.Estos microorganismos pueden producir en los do-

cumentos las siguientes alteraciones:• Reblandecimiento en la zona afectada.• En casos extremos provocan la desintegración del

soporte.• Manchas.• Degradación de la celulosa.

Insectos: los libros y documentos a más de la celulo-sa, contienen proteínas y carbohidratos en forma de:colas, cuero, apresto y otras sustancias orgánicas queson atacadas por los insectos.

Los insectos ocasionan principalmente deteriorosmás o menos graves, dependiendo del grado de conta-minación. Este deterioro es de carácter puntual ya queel material no afectado mantendrá sus característicasfísicas.

En los depósitos y bibliotecas de nuestro medio en-contramos principalmente los siguientes:

Pececillo de plata: insectos de cuerpo suave recubier-to de minúsculas escamas finas de color ceniza y brilloplateado. Se esconden principalmente en papeles viejosenrollados, mapas, archivos de documentos o sobre lasuperficie de papeles encolados. Se encuentran general-mente en lugares cálidos y húmedos; en bibliotecas yarchivos se les considera como roedores de superficie.Atacan principalmente a las colas y a los papeles a basede pasta de madera, alterando la superficie por capasen formas concéntricas de contornos irregulares.

Piojo del libro: insectos muy pequeños de cabeza re-lativamente grande y mandíbula dentada. En algunasespecies sus alas presentan una coloración amarillenta,ceniza o castaño rojizo; ejercen además un control bio-lógico, ya que atacan a los hongos.

Su presencia altera la superficie de los papeles de


forma similar que los pececillos de plata, pero en menorgrado.

Termitas: insectos sociales que se organizan en colo-nias de hasta millares de individuos según la especie. Selos encuentra en muebles, forros, batientes, puertas, es-tanterías, en general en todo tipo de maderas. Atacanprincipalmente a las encadenaciones con tapas de ma-dera, así como, a los papeles a base de esta pasta, perfo-rando en forma casi perfecta todo el libro. Estos insec-tos forman galerías irregulares desde el exterior(generalmente por los cortes) hacia el interior del libro,pudiendo destruirlo completamente.

Cucarachas: se las encuentra generalmente en sitiososcuros, donde no penetra la luz del sol. Atacan princi-palmente la superficie de los papeles, las colas, las en-cuadernaciones de tejido (lino, algodón, seda, entreotras) e inclusive las de cuero muy delgado; dejandouna especie de arañazos o rasguños superficiales.

Anobium: coleópteros de gran variedad que se ali-mentan no solo de celulosa sino también de cueros desuperficie áspera y flexible. Los orificios con cerca de2mm. de diámetro recorren todo el libro, pudiendoatravesarlo completamente y continuar con el siguiente.Generalmente es posible encontrar material pulverulen-to, así como restos de larvas en los túneles dejados porestos insectos. Estos insectos pueden producir en losdocumentos las siguientes alteraciones:

• Disminución de la resistencia• Perforaciones• Faltantes

Roedores: estos animales ejercen una acción mecáni-ca destructiva sobre el papel que roen. Se alimentan en-tre muchas cosas: de papel y del material orgánico utili-zado en las encuadernaciones. Al igual que las


cucarachas atacan generalmente los extremos de los li-bros y documentos hasta destruirlos completamente.Estos animales se encuentran principalmente en luga-res oscuros y húmedos donde exista una acumulaciónde basura o papeles. Pueden llegar a producir la des-trucción total de libros o documentos.

Recomendaciones generales:• Limpieza periódica referida a todo el local, inclu-

yendo el mobiliario. Este podría ser trimestralmente.• Limpieza periódica superficial de todo el acervo.

La cual podría ser anualmente, dependiendo delvolumen de documentos existentes.

• Control de los niveles ambientales del local: hume-dad relativa, temperatura, iluminación, contami-nación.

• Control de la ventilación del local.• Control microbiológico periódico.• De ser necesario realizar una desinfestación o una

desinfectación, dependiendo del caso.

Causas físico/mecánicasManipulación: la manipulación o el uso inadecuado

de los documentos, es una de las principales causas dedeterioro.

Negligencia: referida a la falta de cuidado en el tratode los documentos.

Vandalismo: se da principalmente en casos especia-les en los que se provoca un daño deliberado. Talescomo:

• Robos• Guerras

Intervenciones anteriores: en esta categoría se consi-dera toda actividad, ya sea: adecuación, alteración, co-rrección, etc., realizada en una obra con fecha posteriora su confección original.


Toda esta serie de hechos físicos pueden causar demanera general, las siguientes alteraciones físicas:

• Roturas• Manchas• Faltantes• Suciedad• Perforaciones• Deformaciones• Cortes• Quemaduras

Recomendaciones generales:• No usar clips metálicos porque provocan manchas

de óxido, es mejor usar clips plásticos• No usar ligas elásticas porque se derriten y se ad-

hieren, se recomienda usar cintas de algodón• No usar adhesivos plásticos o en barra porque son

irreversibles y degradan el papel, es preferible usarmetil celulosa

• No usar cintas adhesivas o engomadas porque pro-vocan manchas y son de difícil eliminación, esconveniente usar papel japonés con metil celulosa

• No guardar mapas en rollo, ni colocarlos en cajaspequeñas porque provocan dobleces, arrugas y ro-turas, se recomienda colocarlos en posición hori-zontal

• No ingerir alimentos, ni bebidas, ni fumar dentrodel local porque causan manchas, quemaduras, in-sectos, roedores, se debe disponer de un local in-dependiente

• No usar saliva para pasar las hojas porque produ-cen bacterias y general acidez, se deben usar lasmanos limpias, o la punta de un borrador

• No apoyarse sobre los documentos para escribirporque provocan manchas, dobleces, roturas, mar-cas, es mejor utilizar el material adecuado

• No marcar las páginas con cartones, clips o bolí-

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grafos porque provocan manchas, óxidos, acidez,se recomienda usar papel neutro

• No sacar copias xerox en exceso porque degradanel papel y lo amarillan, sería recomendable sacarcopias a partir de copias o de microfilm

• No manipular los documentos con las manos su-cias porque provocan manchas, acidez, bacterias,se deben usar las manos limpias o guantes de al-godón

• No mezclar el material bueno con el material con-taminado porque puede provocarse una contami-nación general, sería deseable utilizar áreas inde-pendientes

Causas impredecibles

Incendios: en caso de incendio los daños del materialdocumental irían desde una destrucción parcial a unadestrucción total de los mismos. A esto debe sumárselela acción producida por el elemento extintor utilizado,que en la mayoría de los casos actúa como agente dedeterioro.

Inundaciones: en caso de inundaciones el principalelemento de degradación es el agua, al crear las condi-ciones adecuadas para la proliferación de los microor-ganismos.

Terremotos: en este caso impredecible pueden pre-sentarse simultáneamente una mezcla de todos los pro-blemas posibles.

Como se puede observar estas causas de deteriorocircunstanciales revisten una mayor gravedad y espec-tacularidad que las anteriores, ya que suponen la des-trucción masiva de los documentos.

Al ser impredecibles estas catástrofes únicamente esposible mantener un control preventivo de los materia-les documentales. Para esto se recomienda establecer


un plan de emergencia que debe ser acondicionadopara cada caso específico:

Plan de emergenciaDeterminar las características del local: cosiste en

analizar las características físicas del local estable-ciendo en un diagrama los accesos, ventanas, salidas deemergencia, etc.

Determinar los problemas potenciales: en este caso esnecesario determinar mediante los planos arquitectóni-cos del edificio, los elementos que podrían causar estetipo de problemas, entre ellos:

• Instalaciones eléctricas• Instalaciones de aguas• Agentes contaminantes• Agentes inflamables

Instalar un sistema de seguridad: consiste en imple-mentar al local de una serie de equipos de emergencia,como:

• Extintores propios para combatir fuego en papel• Bombas de agua• Teléfonos de emergencia• Detectores de humo• Señalización• Alarmas

Determinar el número de personal que labora en ellocal: mediante esta lista se designarán fundaciones adesarrollar en casos de emergencia, entre ellos:

• Grupos de escape• Guías de los grupos• Manejo del teléfono• Manejo de los extintores• Manejo de alarmas• Grupos de rescate de los documentos

Determinar el material documental de mayor impor-tancia: esto es necesario ya que en caso de catástrofe,


serían aquellos los documentos a salvar en primerainstancia.

Revisión periódica de los equipos de emergencia: rela-cionado con el control y mantenimiento de todos losequipos de emergencia.

Realizar simulacros de emergencia: los cuales debenser realizados por lo menos dos veces al año para man-tener presentes las actividades a desarrollar por cadapersona en caso de emergencia.

Prever un presupuesto: es importante prever una asig-nación económica; ya que en estos casos, el tiempo esun factor muy importante para poder salvar el materialdocumental afectado.

La conservación de los documentos electrónicos

El tema relacionado con los documentos electrónicosno puede ser dejado aparte en este documento. En estesentido, aunque sea de manera breve, se plateará lo queentiende por conservación de documentos electrónicosde acuerdo a la tecnología de la información aplicada alos archivos.

La conservación de archivos electrónicos se inscribeen primero lugar, dentro de la preocupación por noperder la información guardada en los formatos virtua-les. Es decir en el lenguaje máquina que necesita unadescodificación para que pueda ser leída por el lenguajehumano. El problema radica en que dicha informaciónconserve la confiabilidad y la autenticidad de la infor-mación. Dado que la información soportada en estosformatos debe ser migrada constantemente para su ac-tualización en cuanto a su acceso y lectura por los cons-tantes cambios de los software (programas) y de loshardware (versiones de computadoras), es indispensa-ble considerar que dicha información no pierda su con-tenido aunque cambien de formatos.


Por otra parte, la conservación también incluye lapreservación de los materiales como las cintas magnéti-cas, los disquetes, los discos compactos, etc. La buenadisposición de estos materiales, hacen suponer reposito-rios pensados con zonas especiales para su resguardoporque son más delicados a las condiciones ambientalescomo el polvo, temperatura, humedad, luz solar, y a lamanipulación y tratamiento por su fragilidad material.



En la lección 8 se han presentado los temas:• Los procesos de conservación• La preservación o prevención• La conservación del papel• La conservación de los documentos electrónicos

Se ha expuesto el concepto de conservación y preserva-ción de los materiales que soportan a la información.

Se ha estudiado cada una de las causas que deterioranlos soportes de la información como son las intrínse-cas por su naturaleza y estructura y las extrínsecas:ambientales, biológicas, físico mecánicas y circuns-tanciales, y se han planteado una serie de recomen-daciones para su preservación.

También se consideraron las condiciones indispensablespara conservar los documentos electrónicos dado sucondición particular diferente al documento papel.


1. Distinga los siguientes términos:• Conservación• preservación.

2. Enumere y explique las causas de deterioro intrín-secos

3. Enumere tres causas de deterioro extrínsecos y expli-que una de ellas.

4. Señale algunas recomendaciones para salvaguardarlos materiales de archivo.

5. ¿Cuáles son las condiciones fundamentales para laconservación de documentos electrónicos?


BIBLIOGRAFÍA BÁSICA

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Vázquez Murillo M.: Manual de Selección Documental, (Col.Biblioteca archivística: 3), Carmona, ediciones S &C-Archiveros de Andalucía, 1995.

102 BIBLIOGRAFÍA BÁSICA

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . VII

REFLEXIÓN ARCHIVÍSTICA . . . . . . . . . . . . . XI

LECCIÓN 1

LAS CIENCIAS DE LA INFORMACIÓNY LA CIENCIA DE LA DOCUMENTACIÓN

La información . . . . . . . . . . . . . . . . . 1La ciencia de la documentación o las ciencias de la

documentación . . . . . . . . . . . . . . . . 2Proceso del documentalismo. . . . . . . . . . . . 3El documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4¿Qué es documento? . . . . . . . . . . . . . . . 5Documento desde la ciencia de la documentación . . . 5Concepto Diplomático . . . . . . . . . . . . . . 6Concepto Archivístico . . . . . . . . . . . . . . 7El expediente . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Resumen de la lección 1 . . . . . . . . . . . . . 10Preguntas para evaluación . . . . . . . . . . . . 10

LECCIÓN 2

DEFINICIÓN E IDENTIDAD DEL ARCHIVO

Definición etimológica. . . . . . . . . . . . . . . 12Definición de archivo . . . . . . . . . . . . . . . 13La Identidad del Archivo . . . . . . . . . . . . . 15Diversos tipos de Archivos. . . . . . . . . . . . . 17Contenido de los Archivos . . . . . . . . . . . . . 17Resumen de la lección 2 . . . . . . . . . . . . . 19Preguntas para evaluación . . . . . . . . . . . . 19

103

LECCIÓN 3

DISCIPLINAS AUXILIARES

La paleografía . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21La diplomática . . . . . . . . . . . . . . . . . 22La historia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23El Derecho . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Resumen de la lección 3 . . . . . . . . . . . . . 25Preguntas para evaluación . . . . . . . . . . . . 25

LECCIÓN 4

LA LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA

Principios básicos de la legislación archivística . . . . 28Marco Jurídico Mexicano . . . . . . . . . . . . . 30Resumen de la lección 4 . . . . . . . . . . . . . 36Preguntas para evaluación . . . . . . . . . . . . 36

LECCIÓN 5

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

La clasificación . . . . . . . . . . . . . . . . . 40La ordenación . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Resumen de la lección 5 . . . . . . . . . . . . . 53Preguntas para evaluación . . . . . . . . . . . . 53

LECCIÓN 6

LOS MEDIOS DE DESCRIPCIÓN

La norma internacional de descripción ISAD (G) . . . 56Los instrumentos o medios de descripción . . . . . . 60La guía general . . . . . . . . . . . . . . . . . 61¿Qué es un inventario archivístico? . . . . . . . . . 61Resumen de la lección 6 . . . . . . . . . . . . . 65Preguntas para evaluación . . . . . . . . . . . . 65

LECCIÓN 7

LA VALORACIÓN DE LOS ARCHIVOS

El Valor desde el punto de vista de la filosofía . . . . 67

104

104 ÍNDICE

La Valoración Archivística . . . . . . . . . . . . 68El Valor Secundario . . . . . . . . . . . . . . . 72La macrovaloración . . . . . . . . . . . . . . . 72Resumen de la lección 7 . . . . . . . . . . . . . 76Preguntas para evaluación . . . . . . . . . . . . 76

LECCIÓN 8

LA CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los procesos de conservación . . . . . . . . . . . 77La preservación . . . . . . . . . . . . . . . . . 78La conservación de los documentos electrónicos . . . 98Resumen de la lección 8 . . . . . . . . . . . . . 100Preguntas para evaluación . . . . . . . . . . . . 100

ÍNDICE 105

Esta obra se terminó de imprimirel día 28 de marzo de 2006, en los talleres de

CASTELLANOS IMPRESIÓNGanaderos 251, col. Granjas Esmeralda

Iztapalapa, México, DF

los archivos p.blicos - chihuahua€¦ · a muchos trabajadores en los archivos, de la experien-cia...

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