Los Archivos en el Siglo XXI. Entre la certeza del papel y la incertidumbre de lo digital.

Alicia Barnard A.San Luis Potosí, SLP. Octubre 17, 2013

CONTENIDO

• Los archivos a finales del siglo 20.

• Las novedades y retos para los archivos en el siglo 21

• Factores a considerar en cuanto al manejo de los documentos de archivo digitales.

• Los pendientes

• Conclusiones

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Recursos humanos,

físicos y financieros

Instrumentos técnicos,

clasificación y disposición documental

Políticas, planes

procedimientos y esquemas de organización

Ciclo de vida

LAS TECNOLOGÍAS EN LOS 80´S

PROYECTO UBC (UNIVERSIDAD DE COLUMBIA BRITÁNICA) 1994-1997

Proyecto de investigación orientado a estudiar:

La naturaleza del documento de archivo electrónico

Los sistemas electrónicos productores de archivos electrónicos

El desarrollo de criterios para el manejo de los documentos de archivo diferenciándolos de otros sistemas

La definición de requisitos conceptuales para garantizar fiabilidad y autenticidad d los documentos de archivo digitales

La articulación de métodos administrativos, procedimentales y técnicos para la implementación de los requisitos

La evaluación de los métodos desde aspectos administrativos, jurídicos y culturales.

Sistema Red de Archivos del Gobierno Federal

• Los Archivos Administrativos en México. Cuadernos de Formación Archivística (AGN, 1983)

• Sistema de Clasificación Documental del Gobierno Federal. Lineamientos para su Diseño y Desarrollo. (AGN borrador 1985)

• Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD(G) (AGN, 1997)

Archivos en México 1980-2000

Escuela Nacional de Bibliotecología y Archivología. Licenciatura en Archivonomía

UNAM, Facultad de Filosofía y Letras. Licenciatura en Archivonomía, suspendida en 1979

Facultad de Humanidades. Licenciatura en Ciencias de la Información Documental. Integra las disciplinas Archivística, Bibliotecológica y Documental

Carrera de Técnico en Administración de Documentos CONALEP México-Canada, actualmente suspendida

Desorganización

Opacidad

Ocultamiento

Tecnologías de finales del Siglo 20

PORTALES DE LA ARCHIVÍSTICA• Legislar sobre archivos:

experiencia y reflexiones. Antonia Heredia Herrera

• La nube. Alejandro Delgado Gómez

• Los cuadros de clasificación en instituciones de educación superior: el caso de la UNAM. Brenda Cabral Vargas

Vol. 16, 2013

ISO 15489 La norma supone una puesta al día de los principios metodológicos de la archivística:

• Define características esenciales del documento de archivo.• Destaca la importancia de análisis funcional.• Da prioridad a la clasificación y valoración documental como

parte de los procesos de gestión documental.La norma proporciona una visión de los conceptos de gestión de documento a expertos de las TIC.La norma tiene en cuenta que los directivos son la clave para la aplicación de sistemas de gestión.

Joaquim Llansó SanjuanFIED I II. Lima 24-26 agosto 2011

Resistenciavs.

Innovación

El Artículo 20 dispone sobre la instrumentación de sistemas automatizados para la gestión documental para el control de procesos señalados en la misma, para la organización y conservación de archivos en cualquier formato. También se dispone que para los archivos electrónicos que serán preservados en el largo plazo, sea por necesidades del sujeto obligado o por el valor secundario de los documentos, se deberá contar con la funcionalidad de un sistema de preservación, el cual deberá cumplir las especificaciones que para ello se emitan

Artículo 21. Dispone de la emisión de lineamientos para la creación y uso de sistemas automatizados de gestión y control de documentos, tanto para formato físico como electrónico. • Aplicación invariable de los mismos instrumentos técnicos • Mantener y preservar metadatos,• Incorporar normas y medidas para garantizar autenticidad, seguridad,

integridad y disponibilidad,• Establecer procedimientos que registren la actualización, migración,

respaldo u otros procesos que afecte los documentos y que documenten cambios.

LEY FEDERAL DE ARCHIVOS

Diario Oficial de la Federación Enero 23, 2012

NOVEDADES DEL SIGLO 21. DURANTE LA PRIMERA CONFERENCIA DE LA WEB 2.0 EN SE HIZO REFERENCIA A LOS PRINCIPIOS DE LAS

APLICACIONES

La web es la plataforma

La información es lo que mueve internet

El fin del círculo de adopción de software

ahora se tienen servicios beta perpetuo (servicios

en constante mejoramiento, con

actualizaciones nuevas casi a diario, (ejem. gmail)

Los efectos de la red se mueven por una arquitectura

de participación

La innovación surge de características distribuidas por

desarrolladores independientes

Para mayor información ver el sitio “Maestros del web” en http://www.maestrosdelweb.com/editorial/web2/Alicia Barnard

LA WEB 2.0. DIMENSIONES DE ESTUDIO

los medios sociales y el

usuario,

las medios sociales y los

medios inalámbricos,

los servicios de terceros (la

nube) y accesos a

estos desde medios

móviles..

Cano, Jeimy: Análisis forense digital en la nube: el reto de la inseguridad en un ecosistema tecnológico. Julio 17, 2011. Blog IT-Insecurity (consulta, agosto 15, 2011)

SERVICIOS DE GOBIERNO DIGITAL

De gobierno a gobiernoDe gobierno a ciudadanos

De gobierno a empleados De gobierno a negocios

FORMAS DE INTERACCIÓN EN GOBIERNO DIGITAL

Información en páginas

Web

Descarga de

documentos y formularios

Tramites y servicios en línea

Pagos en línea

Gestión Documental

Gobierno Digital

Datos personales desprotegidos

WEB 2.0. REDES Y MEDIOS SOCIALES

Los medios sociales • Herramientas de redes sociales: Facebook, Linkedin• Bookmarks sociales para guardar y marcar páginas favoritas: Delicious Digg• Mundos virtuales comunidades para socializar virtualmente: Second Life,OpenSim • Librerías de fotos: Flick, Picasa• Videos: YouTube, Vimeo

Alicia Barnard

FACTORES QUE IMPACTAN A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Más documentos de archivo a causa de más interacciones.

Valor contextual incrementado por comentarios y ligas a otros sitios o publicaciones mas allá de la estructura del sitio

Percepción de larga duración

Percepción general de comunicaciones autorizadas

Administración y propiedad múltiple.

Adopción rápida e informal de la herramienta de red

Vigencia y disposición inexistente, conservación indiscriminada, a causa de los costos bajos de almacenaje.

A Report on Federal Web 2.0 use and record v alue. A study prepared by: National Archiv es and Records Administration. National Records Management Program. http://www.archives.gov/records-mgmt/resources/web2.0-use.pdf

Computación en la nube. Tecnología que permite a usuarios acceder y utilizar datos y servicios de cómputo compartidos a través de internet o de una red virtual privada o pública, la cual utiliza un rango de recursos escalables sin que ello implique la construcción de la infraestructura necesaria para utilizar y soportar esos recursos dentro de los ambientes o redes de una organización

Los servicios de la nube Privada, entre las organizaciones Públicas, por terceros Híbridas. Combinación de ambos

CULTURA ORGANIZACIONAL

• Un sistema de valores supuestos y creencias compartidas que pueden ser de naturaleza explícita o implícita que define el cómo los individuos se deben comportar y actuar, a la vez refleja el sistema sociocultural de una organización

Factores de la cultura organizacional que impactan en las prácticas de la gestión documental

Lenguaje

Tecnología

Metas estratégicas

Funciones y actividades

Empleados

La opacidad derivada de la falta de control y organización

de archivos digitales que

sirven a la rendición de cuentas y al acceso a la información.

La falta de normas, procedimientos o

lineamientos contribuyen a la

inseguridad asociada a la preservación de archivos digitales e

impiden que los riesgos de pérdida de

información sean transformados en riesgos

medibles para ser atenuados.

La pérdida de la memoria de

las instituciones y

por ende la pérdida de

los qué´s y los cómo’s se da cumplimiento

a las atribuciones delegadas.

Análisis de Riesgos.Estudio de las causas de las

posibles amenazas y probables eventos no deseados y los daños

y consecuencias que éstas puedan

producir.Wikipedia.

Multilingual Archival TerminologyMAT News and eventsMethodologyContent and featuresList of Contributors

PENDIENTES Desarrollar la estrategia conducente para alinear las estrategias de gobierno digital con la práctica archivística a través sistemas gestión documental

• Los requisitos y funcionalidades para un sistema de preservación en el largo plazo, así como los criterios de evaluación o certificación de los mismos.

• Las políticas o lineamientos específicas para la valoración documental de archivos digitales.

• Los procedimientos y requisitos para la transferencia de archivos digitales a un sistema de preservación en el largo plazo.

• Los lineamientos para los procesos de digitalización de archivos que serán preservados en el largo plazo en formato digital.

• Los lineamientos para los procesos de digitalización de archivos administrativos.• Los criterios para el diseño de planes para desastres y administración de riesgos. • Lineamientos para el manejo de correos electrónicos cuando los mismos se manejan

fuera de un sistema de gestión documental.• La regulación sobre firma digital para su preservación en el largo plazo.

En cuanto al desarrollo de políticas, lineamientos y procedimientos, se hace necesario al menos elaborar los siguientes documentos técnicos:

Se necesita además, un serio compromiso por parte de las instituciones académicas para desarrollar y difundir las mejores prácticas en la materia a través de sus programas de enseñanza, no sólo de licenciatura y posgrado, sino también de educación continua y capacitación en el trabajo.

CARTA DE LA DECLARACIÓN DE VANCOUVERUNESCO/UBC. 2012

ALGUNAS DECLARACIONES

• Actualmente, se crean muchos objetos en formato digital pero no se piensa en las formas de asegurar su accesibil idad y conservación de manera fiable, auténtica y veraz con el paso del tiempo y de los desarrollos tecnológicos. Esto se aplica también a los materiales analógicos que se convierten al formato digital.

• Una comprensión más profunda del entorno digital es fundamental para delinear modelos de conservación que respeten los principios legales fundamentales inscritos en los marcos regulatorios institucionales y que también sean capaces de alcanzar un equilibrio entre acceso y privacidad, derecho a la información y derechos económicos, respeto de la propiedad y control del patrimonio cultural local y sus tradiciones en formato digital

• Desarrollar políticas públicas que permitan la preservación del patrimonio digital en un entorno de rápidos cambios tecnológicos.

• Redactar una recomendación para promover leyes sobre depósitos legales en formatos digitales.

• Fomentar el uso de normas, pautas reconocidas mundialmente y buenas prácticas de digitalización y conservación digital entre las comunidades y organismos nacionales competentes.

CARTA DE LA DECLARACIÓN DE VANCOUVER, 2012

UNESCO/UBC. RECOMENDACIONES

¡MUCHAS, GRACIAS!ALICIA