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SUB-TEMA Nº 2LOS PROCESOS ADMINISTRATIOS.
ELEMENTOS Y PROCESOS DE LA ADMINISTRACIÓN
La propuesta De Melinkof, se sinteriza en el siguiente esquema:
ORGANIZACIÓN DIRECCION
ESTRUCTURAR PLANEAR
SISTEMATIZAR DECIDIR
INSTALAR COORDINAR
INFORMAR
SUPERVISAR
DOTAR DE PERSONAL
FINANCIAR
EVALUAR
A continuación se definen los conceptos referidos:
La organización: se define como “el arreglo de componentes proyectados para cumplir un objetivo particular de acuerdo a un plan” (Chiavenato I., 1994). Esta permite la alienación de esfuerzos colectivos hacia la meta organizacional.
Es mediante este elemento cómo es posible señalar las relaciones existentes entre las unidades que conforman una estructura organizativa, señalando las funciones, niveles de autoridad y responsabilidad de cada unidad administrativa. De esta forma todos los
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componentes de la organización están informados de cuales son sus competencias específicas y su responsabilidad en el logro de los resultados previstos.
La organización posee un carácter objetivo ya que sus componentes una vez establecidos permanecen de forma relativamente constante.
Así la Organización se descompone en tres procesos que son: la estructuración, la sistematización y la instalación.
La estructura muestra las diferentes unidades que conforman una organización, los diferentes niveles de autoridad, de responsabilidad y las jerarquías correspondientes dentro de aquella. Se establecen claramente los niveles de autoridad, las funciones de cada unidad a objeto de evitar confusiones y la consecuente dispersión de esfuerzos. La estructura organizativa de una empresa tiene su expresión gráfica en un instrumento administrativo denominado organigramas.
La sistematización constituye el complemento de la estructura ya que señala la forma como deben realizarse las actividades dentro de la organización, es decir, representa el aspecto normativo del elemento organización. Tiene su expresión en manuales de organización, reglamentos, instructivos, etc.
El proceso de instalación consiste en la dotación del espacio físico adecuado que sirva de sede a las actividades de la institución, esto no es más que el establecimiento y mantenimiento de la infraestructura apropiada a los fines organizativos: el edificio, equipos, maquinarias, etc.
La dirección: se define como la tarea continua de tomar decisiones e incorporarlas en órdenes e instrucciones específicas y generales. Y aún más, la de funcionar como líder de la empresa (Gulick, citado por Chiavenato, 1994)
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La dirección constituye la parte dinámica de la Administración Educativa. Se inicia con la planificación y concluye con la evaluación. Es de advertir que si bien todos los procesos que comprende este elemento pueden ser analizados de manera independiente, en la práctica ha de comprenderse dentro de un contexto global, pues la administración educativa no puede lograr sus objetivos sin tales procesos, se dan de forma aislada.
Los procesos que componen el elemento Dirección son los siguientes:
La planificación: “La planeación es decidir por adelantado qué hacer, cómo y cuándo hacerlo, y quien ha de hacerlo”. (Koontz, 1991)
Mediante la planificación se plantean los propósitos y objetivos, además de los métodos para alcanzarlos. Los planes son un medio racional para lograr los objetivos previstos.
La planificación es un medio para reducir al mínimo la incertidumbre del futuro ya que se anticipa lo que puede pasar dada una circunstancia específica y adelanta las soluciones por lo que constituye un proceso vital para cualquier institución.
La toma de decisiones: es uno de los procesos más importantes dentro de las instituciones, para Harold Koontz (1991) “es un proceso racional que consiste en elegir un curso de acción entre varias alternativas”
Cuando se decide, se determinan alternativas o soluciones posibles, se analizan y evalúan sus impactos a fin de seleccionar la más conveniente a los fines organizativos. Es por ello, que la habilidad para tomar decisiones es un atributo importante para el administrador educativo.
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La coordinación: la entendemos como “la sincronización ordenada de los esfuerzos para adecuarlos a monto, tiempo y dirección al ejecutarlos” (Melinkoof, 1990)
La coordinación es un proceso integrador que permite la alineación de esfuerzos, para armonizar y dinamizar las actividades, encaminándolas hacia el logro de las metas colectivas.
La supervisión es la evaluación continua del desempeño de los trabajadores para verificar que las actividades se están cumpliendo de acuerdo a lo previsto.
Cuando lo que se hace discrepa de lo que se ha definido en los planes, los supervisores deben agilizar acciones correctivas.
La supervisión señala las debilidades y errores del proceso para rectificarlos y evitar que ocurran nuevamente. Permite además hacer que los hechos estén de acuerdo a los planes.
La comunicación nos señala Gulik es el esfuerzo de mantener informado a todo el personal respecto a lo que pasa en una organización. Melinkoff (1990) la define como “el instrumento eficaz para realizar un plan de acción”.
La actividad de grupo es imposible sin una transferencia continua de información, que fluya desde todos y hacia todos los niveles de la organización. Sin comunicación no puede haber actividad administrativa.
El financiamiento: constituye la distribución de los recursos económicos con los que se cuenta para atender a las demandas de una institución.
Permite ejercer el control de ingresos y gastos para optimizar el uso de los recursos disponibles, pero esto es solo posible a través de la implantación y desarrollo de un plan presupuestario que se realiza de forma anual y que concuerda con los planes generales de la institución.
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Dotación de personal: los recursos humanos de una institución constituyen su recurso más valioso, ya que son el eje fundamental de las actividades de una organización por lo que deben estar identificados con sus objetivos y metas.
No se puede pensar en dotar a la organización de un equipo de trabajo eficiente si no se toman en cuenta para su selección factores importantes como las habilidades y competencias requeridas por el cargo, formación académica y características personales.
En este sentido, la dotación de personal comprende la selección, formación y desarrollo de los recursos humanos requeridos en una institución.
La evaluación: puede concebirse como la fase final de todo el proceso administrativo, mediante la cual se comparan los resultados obtenidos con lo previsto en los planes. De este modo, se determina en qué medida se lograron los objetivos y si los resultados concuerdan con lo establecido en la planificación.
Cuando se encuentran fallas en el proceso, es preciso aplicar los correctivos necesarios para evitar sucesivos fracasos. Pero la evaluación también hace posible el énfasis en los aciertos que puedan incorporarse a los planes futuros.
Muchos autores consideran a la Organización y Dirección como procesos
del hecho administrativo, el Proyecto de la Cátedra (antes Teoría de la
Administración y Prácticas de Administración, ahora, Organización y Dirección
Institucional) de la Escuela de Educación de la Universidad Central de Venezuela,
los considera elementos fundamentales de la Administración Escolar, los cuales
están acompañados de un conjunto de procesos que lo complementan, a saber:
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Elemento Organización: Estructuración, Sistematización e Instalación.
Elemento Dirección: Planificación, Toma de Decisiones, Dotación de Personal,
Coordinación, Comunicación, Supervisión, Financiamiento, Evaluación.
Es importante destacar que todos estos procesos deben funcionar de una
manera integrada, coherente, interdependiente y armónica, si se quieren obtener
los resultados buscados por la administración, que necesariamente se debería
traducir en una mayor efectividad de la acción administrativa.
1.1 ELEMENTO ORGANIZACIÓN
Muchos autores difieren en cuanto al término o significado de organización.
Algunos enfatizan más la estructura formal, otros le dan mas importancia a los
miembros que se desempeñan dentro de la organización y el resto a la relación
existente entre estos. No obstante, todos coinciden en afirmar que la organización
implica la coordinación de actividades que realiza un grupo de personas para
alcanzar un objetivo común. Una buena organización no se limita a distribuir a
cada quien sus tareas, ni a los factores físicos para ejecutar las labores, sino que
combinan los tres aspectos a manera de cumplir eficazmente los objetivos
trazados, es decir, asignan actividades especificas, las personas que las cumplen
y las condiciones para que estas se cumplan.
De acuerdo a Williams Sexton (1974), la estructura de la organización es: “El
plan para la disposición sistemática del trabajo”.
Por su parte, Barnard, (1974) define la organización de la siguiente forma:
"Organización simple o compleja, es siempre un sistema impersonal de coordinar
esfuerzos humanos; siempre con el propósito de unificar principios, con la
indispensable habilidad para comunicarse manteniendo al personal dispuesto y
satisfecho, realizando el trabajo con eficiencia y unido en la consecución del
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propósito institucional".
Para Stogdill (citado en Koontz o' Donnell, 1993), la organización encierra la
idea de un: "Grupo social en el cual los miembros se diferencian por las
responsabilidades individuales que tienen que cumplir para alcanzar el objetivo
común".
Se deben jerarquizar funciones, indicando los niveles de autoridad y
funcionamiento de todas las personas que componen la organización ya que:
"Organizar es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para el
objetivo es una indicación de la autoridad y responsabilidad asignadas a las
personas que tienen a su cargo la ejecución de las funciones respectivas".
(Gonzalo, Armando, 1975).
La organización ordena esfuerzos, elabora una estructura para canalizar las
tareas a través de los mejores medios y lograr los propósitos establecidos,
además complementa su función con la dirección. La organización es establecer
relaciones efectivas de comportamiento entre personas de manera que puedan
trabajar juntas con eficiencia y tener una satisfacción personal de hacer tareas
seleccionadas bajo condiciones ambientales dadas para el propósito de alcanzar
meta u objetivos. (Terry George, 1995)
Salvador Mercado, en su libro Administración Aplicada (1989), define la
organización como “la estructura técnica de las relaciones que debe existir entre
las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un
organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y
objetivos”.
Se aprecia entonces, que la organización es definida como un conjunto de
elementos ordenados y relacionados entre sí, los cuales deben actuar en un todo
coherente y armónico, para la consecución de unos fines, por eso es vista como
una estructura donde existe interacción entre los elementos, especificando
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diferentes funciones definidas entre ellas, pero que en conjunto permiten lograr
objetivos.
Fernando Arias Galicia en su libro “Administración de Recursos Humanos”
(1990), expresa: “Las organizaciones son unidades sociales creadas
deliberadamente a fin de alcanzar objetivos específicos, para ello cuenta con tres
tipos de recursos materiales (dinero, materia prima, equipos, etc.) y humanos
(habilidades, conocimientos y experiencias, motivación, salud, etc., de los
miembros de la organización”.
En toda organización ha de existir un ambiente cónsono y propicio para el
desarrollo de las actividades, lo cual es de singular importancia para asegurar el
logro de los objetivos y metas preestablecidas.
Al respecto Requeijo D. y Lugo A. (1995) establecen que: “La organización
es el ordenamiento de los distintos elementos que intervienen en un proceso
determinado”. Los autores dejan establecido que la organización se encarga de
darle un orden lógico a los distintos elementos y procesos que se dan en el
contexto escolar.
En este orden de ideas, Melinkoff R. (1990) plantea que: “la organización es
una función pre ejecutiva de la administración que se complementa con la
dirección, pues solamente a través de ese proceso de complementación es
factible lograr el objetivo”.
Finalmente debemos agregar que para poder desarrollar algún tipo de
trabajo, se requiere hacer asignaciones con el fin de obtener buenos resultados
con el menor esfuerzo posible, en el momento en que dividimos las tareas,
estamos de alguna forma especializándonos.
La administración y la organización marchan conjuntamente y relacionadas
entre sí como elementos indispensables en la gestión educativa, para elevar el
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nivel de eficiencia y obtener un mayor control de la acción educativa. La
organización logra sus fines a través de tres procesos básicos: estructurar,
sistematizar e instalar.
PROCESOS DEL ELEMENTO ORGANIZACIÓNESTRUCTURACIÓN
La estructuración permite conocer la organización y jerarquización de las
actividades, debe señalar los niveles de autoridad e igualmente destacar las
responsabilidades correspondientes a cada unidad administrativa. Por esta razón
un buen gerente o director debe conocer todas las unidades que conforman el
plantel, la jerarquía y la relación funcional que existe entre ellos; tal como lo
expresa Ramón Melinkoff (1990): "Esta operación crea la armazón adecuada, es
la que forma o reforma una unidad operativa, entendiéndose como tal una
empresa o una organización, independiente de sus fines, creando un conjunto de
unidades que conforman la estructura organizativa; además canaliza los esfuerzos
de acuerdo con el objetivo, adecuando la organización con el tipo de trabajo que
debe realizarse".
Esta estructuración se expresa a través de los organigramas los cuales
constituyen una representación grafica que proporciona una visión amplia de la
organización en una forma sencilla y rápida.
Según Terry (1975) "El organigrama indica aspectos importantes de una
estructura de organización en forma de cuadro sintético, donde se incluye las
principales funciones y sus relaciones, canales de supervisión y la autoridad
relativa".
De igual forma, Melinkoff, plantea que la finalidad de un organigrama es
reflejar la organización en sus verdaderas implicaciones y relaciones dentro de
sus estratos jerárquicos. De acuerdo a ciertos criterios y factores, el autor
presenta varias clasificaciones:
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§ Según la forma de la estructura son: analíticos, generales y suplementarios.
a.- Los analíticos son los más específicos, suministran información detallada de lo
que se desea transmitir, complementándose con información anexa y por escrito.
Están destinados al uso de Directores, expertos, y personal del Estado Mayor.
b.- Los generales, facilitan una visión sucinta de la organización, limitándose a las
unidades de mayor importancia. c.- Los suplementarios, son complementos
de los analíticos, se utilizan para mostrar una unidad específica de la estructura
en forma detallada.
§ Según la disposición geométrica, pueden ser verticales, horizontales, escalares
y circulares o concéntricos. Los verticales o clásicos son los más frecuentes,
representando una pirámide jerárquica desde arriba hacia abajo en una gradación
jerárquica descendente. Los organigramas horizontales son una modalidad del
organigrama vertical, pero con una disposición en el espacio de izquierda a
derecha. El Organigrama escalar está representado por unos escalones o
peldaños, mostrando los niveles jerárquicos en forma vertical. El organigrama
circular o concéntrico muestra los niveles jerárquicos mediante círculos en una
disposición de dentro hacia fuera y en orden de importancia.
SISTEMATIZACIÓN
Como operación básica del elemento organización y como complemento de
la estructuración, la sistematización establece normas que permiten el
funcionamiento de las actividades que conforman el quehacer educativo,
haciéndolo más eficiente y evitando así la pérdida de tiempo y el uso inadecuado
de recursos materiales, además de permitir el desempeño del personal adscrito a
la institución.
Sistematizar es establecer normas que precisen las funciones, y así evitar la
improvisación en la operacionalización de la gestión. Esta operación es el
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complemento del proceso de estructuración, ya que a través de ella se señala la
forma como deben realizarse ese conjuntos de actividades y labores que se han
precisado en la estructura; está organización sistematiza ese conjunto de
actividades que toda organización realiza haciéndolas más eficientes y más
productivas. (Melinkoff, 1990).
Por su parte, Robbins S. (1994) expresa que: “Las organizaciones
establecen reglas, procedimientos, políticas y otros tipos de normas para regular
la conducta de los empleados. Cuantas más reglas formales establece la
organización a sus empleados, tanto más consistente y previsible será la conducta
de los miembros del grupo de trabajo”.
Como se observa, el autor hace referencia a la necesidad de crear reglas,
normas y describir funciones y procedimientos para lograr los resultados previstos
por la organización, al igual, que los integrantes de la empresa puedan conocer
con detenimiento sus funciones, principales actividades y tareas.
La Guía de Prácticas de Administración (1995) señala que: “Sistematizar la
organización de una institución (pública o privada), significa establecer las normas
que permitan la regularidad en su funcionamiento, lo cual ha de traducirse en una
actuación del personal, carente de improvisación”.
Todos los autores citados coinciden en la necesidad de establecer en toda
institución pública o privada reglas, normas, procedimientos y funciones en cada
una de las unidades orgánicas que conforman su estructura, para poder ejercer un
mayor proceso de supervisión de las actividades ejecutadas y de los recursos
humanos y materiales en el contexto de la organización, para sí poder coordinar
racional y sistemáticamente los recursos y actividades a desarrollar.
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INSTALACION
En cualquier organización, la institución representa un proceso relevante
para poder cumplir con sus funciones. “Toda organización necesita una sede o
asiento de sus operaciones o funciones”. (Melinkoff, 1990).
Se puede afirmar que la instalación es el proceso mediante el cual se dota de
planta física, mobiliario y condiciones mínimas necesarias para poder llevar a
cabo las diversas actividades dentro de cualquier tipo de organización y alcanzar
a través de estos medios los fines, metas y objetivos que se ha trazado el
complejo organización. En el caso particular, el proceso de instalación comienza
con la construcción de instituciones escolares, debidamente dotadas, con el
mobiliario correspondiente, áreas culturales y deportivas, recursos humanos y
financieros suficientes para desarrollar el proceso de aprendizaje con calidad y
excelencia.
La planta física debe constituir un sitio funcional y agradable, donde se realice el
proceso de aprendizaje de manera satisfactoria para todos los que participan en el
mismo, por consiguiente debe entre otros aspectos: Construirse en terreno firme,
estar exento de ruidos exteriores molestos, ajustarse a normas de seguridad
física, poseer talleres, salón de usos múltiples, servicios sanitarios y dependencias
administrativas, disponer de un centro de recursos para el aprendizaje, estar
dotado con mobiliario suficiente y adecuado al trabajo individual y de grupo,
disponer de terrenos suficiente para ampliar las instalaciones y desarrollar
actividades extra cátedra cuando corresponda, reunir condiciones en cuanto a
iluminación, ventilación, acústica y color de las paredes, garantizar el espacio vital
al personal y al alumnado.
Vemos así que, la sede o planta física representa el ambiente donde se
desarrollan la mayoría de las actividades educativas, donde convergen los
elementos físicos y materiales, para llevar acabo el proceso educativo, por ello,
tanto la edificación como la dotación constituyen elementos significativos para las
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instituciones escolares.
1.2 ELEMENTO DIRECCION
La dirección se considera como la actividad que recoge otras funciones del
proceso administrativo, es decir, después que se planifica y organiza el trabajo, la
tarea siguiente es motorizar lo que se ha planificado. Esto es posible mediante la
ejecución, control y delegación de autoridad.
Se podría definir la dirección como la integración total de un conjunto de
actividades que tienen como fin lograr el funcionamiento normal de la institución
para que se cumpla la acción educativa a plenitud y los usuarios la reciban con
eficiencia y calidad. Es una función de liderazgo social y profesional que genera
actividades fundamentales de planificación, organización, administración,
coordinación, decisión, supervisión, evaluación, relaciones y comunicaciones
autocrítica, por ello la función directiva también se considera un sistema.
Salvador Mercado (1996), señala que la dirección “...es aquel elemento de la
administración con el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por
medio del ejercicio de la autoridad. Se transmite esa autoridad y sus resultados
por medio de la comunicación, se vigila simultáneamente que se cumplan en
forma adecuada todas las órdenes emitidas”.
Por su parte, Chiavenato (1995) se refiere a la dirección como: “Una forma de
accionar y dinamizar la empresa (...) Esta relacionada con las personas y con la
actuación de los recursos humanos de la empresa: La dirección se relaciona
directamente con la manera por el cual el objetivo o los objetivos deben
alcanzarse por medio de la autoridad de las personas que componen la
organización. (...)La Dirección constituye entonces una de las más complejas
funciones administrativas por el hecho de implicar orientación, asistencia para la
ejecución, comunicación, motivación, en fin por todos los procesos por los cuales
los administradores procuran influenciar a sus subordinados, para que se
comporten según las expectativas y consigan alcanzar los objetivos de la
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organización”.
Por otro lado, Stephen Robbins (1994) define a la dirección como: “Una
función de la administración que busca dirigir y coordinar a las personas que
componen la organización”.
En consecuencia, la dirección es un elemento determinante en la
administración, ya que una organización no puede marchar eficientemente sin una
buena dirección. Para ello es necesario que las órdenes y decisiones tomadas,
sean producto de la participación y la discusión de los integrantes de la
organización, idénticamente, las mismas deben ser transmitidas en forma clara y
comprensible al personal, ya sea en forma escrita y/u oral.
De lo anterior interpretamos que la dirección tiene como finalidad lograr la
participación armónica de todos los miembros en la organización escolar. La
dirección de una institución educativa, requiere necesariamente que se tenga
conocimiento del manejo de recursos humanos y materiales de dicha institución.
Del conocimiento y habilidades que tenga el directivo para tratar con las personas
que integran el equipo de trabajo depende en gran parte el éxito de la gestión
educativa. Un directivo debe gerenciar con equidad, racionalidad, justicia,
flexibilidad para fomentar la participación y el concurso de todos para realizar una
labor educativa mejor.
La dirección opera a través de una serie de procesos realizados de acuerdo a
normas, principios y leyes, las cuales permiten cumplir su función coordinadora y
dirigidos a la distribución de la organización, tales procesos son fundamentales
para lograr los objetivos del hecho educativo, los cuales estudiaremos a
continuación:
2 PROCESOS DEL ELEMENTO DIRECCION
PLANIFICACIÓN
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Melinkoff, (1990) define la planificación "como el proceso administrativo de
escoger y realizar los mejores métodos para satisfacer las determinadas políticas
y lograra los objetivos. Es entender el objetivo, evaluar la situación, considerar las
diferentes acciones que pueda realizarse y escoger la mejor".
En este orden de ideas, George Terry (1990), señala que Planificar es: "Es
escoger y relacionar hechos para proveer y formular actividades propuestas que
se suponen necesarias para lograr resultados deseados".
La planificación debe ser ejecutada con carácter científico, operativo, debe
ser un proceso coordinado, continuo, sistemático, realizado con métodos y
técnicas sociales para garantizar el logro de los objetivos.
La planificación escolar es necesaria ya que ningún trabajo de índole
científica se puede improvisar, además obliga a tomar en cuenta las políticas
educativas del Estado, establecidas en la Constitución Bolivariana y en la Ley
Orgánica de Educación. Una buena planificación debe proveer acciones que
garanticen el cumplimiento de esas disposiciones. Los planes educativos se
deben apoyar en un profundo conocimiento de los recursos que disponga la
escuela, los objetivos deben estar en función de las necesidades diagnosticadas,
además de que en su elaboración debe participar el personal docente, la
asociación civil y demás entes involucrados en el proceso.
Existen normativas que regulan este proceso de planificación en los planteles
educativos en Venezuela. Esta se cumple a través de tres fases: diagnóstica,
operativa y evaluativa, y siguiendo un modelo de planificación que puede ser
normativo, corporativo y estratégico, aún cuando el que tiene mayor alcance en el
quehacer educativo es el normativo.
Por consiguiente, la planificación es una función esencial en todo acto
administrativo, según Melinkoff (1990) "La Planificación comprende un
ordenamiento racional de los recursos, tras objetivos precisos e implica una
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formulación y ejecución en síntesis armónica".
TOMA DE DECISIONES
Según Melinkoff (1990): "El proceso de decisión es la facultad de escoger la
mejor y más conveniente alternativa de un conjunto posible de ellas".
Se debe realizar una elección entre varias alternativas y ello supone que es
la más adecuada para satisfacer un propósito. La toma de decisiones, la
encontramos en cualquier ámbito de la vida; sin embargo, lo indispensable para
una buena organización en que esta comprenda un análisis que conduzca a la
acción acordada. Un buen gerente o director tiene que tener la facultad de
decidir, ello implica un conocimiento adecuado de los problemas basándose en
hechos existentes y capacitación del contexto donde se desenvuelve la acción
educativa.
La toma de decisiones es subjetiva, ya que representa en parte, las propias
convicciones, y requiere habilidades; no obstante, estas pueden desarrollarse y
cultivarse. En este sentido, "El director le corresponde cumplir y hacer cumplir el
ordenamiento jurídico, aplicable al sector educación, impartir las directrices y
orientaciones pedagógicas, administrativas y disciplinarias, así como representar
la institución en todos los actos públicos y privados".
La toma de decisiones es realizada por la autoridad y se ejecuta de acuerdo
con las directrices y políticas que rigen una organización, -en este caso la
institución educativa-; y es uno de los procesos más relevantes en una dirección o
gerencia y está presente en todas las demás funciones que se realicen en la
organización. Este proceso surge de un proceso colectivo, depende del
funcionario con poder de mando, y fundamentado en las Leyes, le corresponde al
director cumplir y hacer cumplir el ordenamiento Jurídico.
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COORDINACION
Es mediante este proceso que se establecen los ajustes entre las diferentes
partes y funciones de la organización a fin de evitar la duplicidad de esfuerzos y
lograr el máximo rendimiento de los recursos humanos y mantener una unificación
lógica y necesaria.
Según Melinkoff (1990): "El proceso integrador por medio del cual se ajustan
las partes entre ellos, de suerte que funcionen armónicamente y sin fricciones y
duplicaciones, y donde cada sector o individuo de su máxima contribución a ese
todo, a fin de satisfacer los objetivos sociales de la empresa particular".
La coordinación puede darse de diversas maneras: entre varias personas de
un grupo, entre grupos de una empresa, entre empresas e instituciones.
La coordinación educativa, se entiende como la estrategia que dinamiza
todos los elementos y componentes del currículo con el fin de facilitar entre ellos y
permitir un intercambio de información y de productos.
La coordinación se alimenta de la comunicación que existe entre aquellos
agentes educativos, mediante la cual surgen intercambios de ideas, propósitos,
perjuicios, limitaciones, modificaciones de situaciones, a fin de limitar los posibles
problemas y tratar de solucionarlos satisfactoriamente.
El éxito de una coordinación es la comunicación y las buenas relaciones
humanas, además de las variaciones periódicas de sus instrumentos
estableciendo claramente los niveles de autoridad y responsabilidad delimitando
las funciones del conjunto de unidades que conforman la organización, luego
armonizar las partes formando un todo dinámico y coherente.
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COMUNICACION
La comunicación o información es un proceso básico en el desarrollo de
cualquier actividad ya que de la forma en que se lleve a cabo, depende del éxito o
fracaso de la empresa. La comunicación es el canal para que la empresa o
institución de a conocer a otras personas, sus fines o propósitos, es un proceso
donde se relacionan e intercambian opiniones entre personas.
La comunicación puede ser formal e informal. Las formales la conforman las
comunicaciones internas administrativas entre los altos niveles y los demás
niveles y se generaliza a todo el cuerpo de la organización. Las comunicaciones
informales se establecen de manera espontánea dentro de la organización y es un
medio de entendimiento en la organización.
Según Melinkoff (1983) "La comunicación es el instrumento eficaz para
realizar un plan de acción, solamente comunicando adecuadamente éste puede
garantizar su realización. La comunicación, como todo proceso, tiene un carácter
dinámico, lo cual exige y requiere una constante revisión y adaptación con el
propósito de que se mantenga eficaz y se ajuste a la dinámica social y a sus
efectos productos de los cambios que en ella se operan".
El autor precitado, idénticamente define la comunicación como “el proceso
mediante el cual un agente comunicador imparte, transmite o intercambia
órdenes, ideas, informaciones, hechos, consejos, trabajo o actitudes a un agente
receptor, valiéndose de todos los medios disponibles para ello”.
Aunado a esta definición Requeijo y Lugo (1995) consideran que la
comunicación “...es un instrumento inherente a todo el proceso administrativo y
que en la práctica consiste en impartir órdenes, informaciones, consejos, trabajos
o actitudes a un receptor”. La comunicación puede darse de cualquier manera, lo
importante es que exista claridad en su contenido, el lenguaje debe ser preciso
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para comunicar exactamente lo que se quiere.
SUPERVISION
Para lograr la mayor eficiencia y eficacia de cualquier organización e
institución, es esencial que dentro de las funciones administrativas, exista un
proceso de Supervisión, por ser ésta la que ejerce una función esencialmente
técnica, cuya actividad consiste en controlar, orientar, asesorar y evaluar todos los
procesos administrativos y actividades humanas dentro de la organización.
Los procesos administrativos escolares, como cualquier otro tipo de
administración, requiere de un proceso de supervisión, entendiéndose éste como
ayuda técnica de orientación, coordinación y guía. Para ejercer el rol de supervisor
se debe poseer una adecuada preparación profesional – pedagógica para afrontar
los problemas prácticos, científicos y de personal que se presentan a los usuarios.
La supervisión no debe ser una labor de vigilancia, sino una relación de mutuo
entendimiento, de cooperación y atención. La supervisión debe ser objetiva y
experimental, así mismo, participativa y cooperativa.
La supervisión educativa, es una función pública de carácter docente, para
ello, el ejecutivo Nacional, a través del Ministerio de Educación Cultura y Deportes
garantiza los fines previstos en la Constitución Bolivariana, la Ley Orgánica de
Educación y otros instrumentos normativos de materia educativa. Se establece en
la Ley Orgánica de Educación: "El Ejecutivo Nacional, por órgano del Ministerio de
Educación ejercerá la supervisión de todos los establecimientos docentes oficiales
y privados con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos señalados en el
ordenamiento jurídico en materia educativa. El régimen de supervisión
correspondiente a la educación superior, será determinado en la Ley especial
respectiva".
La supervisión, según la normativa jurídica debe cumplir los siguientes
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objetivos:
§ Conocer, en forma permanente y actualizada, las condiciones en que se
desarrolla el proceso educativo e impartir las orientaciones pertinentes para
mejorar la calidad de servicios educativos.
§ Suministrar orientaciones precisas de orden pedagógico, metodológico, técnico
y legal al personal en servicio.
§ Garantizar el cumplimiento jurídico aplicable al sector educación.
§ Participar en la evaluación del cumplimiento de las metas cuantitativas y
cualitativas del ministerio de Educación.
§ Propiciar el mejoramiento de la enseñanza y estimular la superación profesional
de los docentes y de los propios supervisores.
DOTACION DE PERSONAL
La dotación de personal es la función administrativa que se ocupa del
reclutamiento adiestramiento y desarrollo de los integrantes de una organización.
Este proceso es esencial para conformar cualquier organización, ya que el recurso
humano es el motor de desempeño en una institución, además de seleccionar y
reclutar el personal, también se debe actualizar el personal a fin de mejorar la
calidad de sus funciones.
Las políticas de personal deben estar definidas en concordancia con los
objetivos organizacionales y en tal sentido, la dotación de personal está orientada
a esos objetivos que se ven influenciados tanto por los cambios tecnológicos
como por regulaciones legales, pero lo más importante, es utilizar los medios
necesarios para lograr los objetivos, que satisfagan los requerimientos de la
organización. Es por ello, que resulta importante interesarse por las cualidades
fundamentales de las personas, es decir, por sus competencias, entendiéndose
estas como las habilidades, destrezas, conocimientos, experiencias, aptitudes y
actitudes que resulten de comparar los requisitos mínimos que deberán tener los
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aspirantes en concordancia con el papel y misión que deben cumplir dentro de la
institución, dirigidas a alcanzar el éxito organizacional.
FINANCIAMIENTO
Se entiende por financiamiento todo lo que se refiere al pago de prestación
de servicios, materiales y mantenimiento de una institución; en el caso de
instituciones escolares, ellos dependen de un presupuesto de carácter nacional,
estatal, municipal o autónomo, según sea el caso, y están dirigidas a atender las
necesidades permanentes o circunstanciales de estas instituciones: el pago del
personal, que incluye el salario básico como primas, residencia, bono alimentario
y de transporte, hogar e hijos.
Los recursos financieros se refieren a la aplicación de normas establecidas
para administrar las finanzas del plantel, es decir, manejo de inversión y
comprobación del presupuesto. Este presupuesto de financiamiento de las
instituciones educativas se fundamenta en la Ley Orgánica de Educación (1980) y
el Reglamento de la Ley Orgánica de Educación (1999): "Los recursos financieros
que el estado destina a educación constituyen una inversión de interés social que
obliga a todos sus beneficiarios a retribuir el servicio a la comunidad".
Señalan Harold Koontz y Heinz Weihrich (1994), “Casi todas las clases de
organización necesitan capital, maquinarias, edificios, inventarios de bienes,
equipo de oficinas, (...) parte de esto lo puede producir la propia organización, sin
embargo, las empresas organizadas generalmente resuelven sus necesidades de
capital con diversos proveedores”.
Finalmente, se puede afirmar que el financiamiento es el proceso mediante
el cual las personas aportan capital para el funcionamiento de las organizaciones.
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EVALUACION
Según Melinkoff (1990) la evaluación "Es el proceso de crítica por medio del
cual se determina si los objetivos estipulados fueron o no conseguidos y, en caso
negativo, porqué. La evaluación de un sistema escolar en el planeamiento de la
educación, intenta identificar sus deficiencias con el fin de superarlas".
En este orden de ideas, Ruben Cisneros Aluett (1986) considera la
evaluación como: “...un proceso que permite obtener información objetiva, válida,
útil y confiable sobre los efectos deseables o no de una acción o conjunto de
acciones”.
La evaluación es uno de los procesos administrativos que sirve de soporte y
ayuda a la toma de decisiones porque constituye una necesidad inherente en toda
actividad humana, por lo tanto, no debe ser vista como un proceso final. Debe ser
utilizada para recabar información útil a medida que se va desarrollando cualquier
proceso y sobre la marcha las correcciones pertinentes. En la mayoría de los
casos se hace la evaluación al final, cuando se recogen los resultados para ver si
se cumplió con los objetivos preestablecidos. De allí que cuando se obtienen
estos resultados y la información es confiable y válida, el gerente o director debe
estar en capacidad de tomar la decisión lo más acertada y válida posible sobre las
diferentes alternativas planteadas.
En síntesis, la evaluación se hace con la finalidad de saber que
aspectos de la planificación o de cualquier otro proceso administrativo requiere ser
corregido o reorientados para así reforzar lo positivo y corregir lo negativo. Por
consiguiente,, la evaluación es un proceso permanente, cooperativo y práctico;
dirigido a identificar y analizar tanto las debilidades como las fortalezas de
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cualquier institución dentro de sus funciones administrativas, a fin de obtener un
mejoramiento continuo de las mismas
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