Localización y capacidad de un almacén

Localización de los almacenes                La localización o ubicación de un almacén es una decisión estratégica, puesto que afecta a casi todos los departamentos de la empresa e influye directamente en los costes. Con el fin de buscar el lugar óptimo para instalar un almacén, la empresa se sirve de varias fases, comenzando por la creación de un equipo formado por personal de todos los departamentos, que se encargará de seleccionar la localización del almacén. Este equipo establecerá unos criterios o requisitos necesarios para dicha ubicación, ordenándolos por orden de prioridad, tras lo cual se buscarán las ubicaciones candidatas a tenor de los susodichos criterios. Una vez llegado a este punto, el equipo recopilará la información de cada candidatura, tanto la información cualitativa [situación, clima, accesos…], como la cuantitativa [costes]; a continuación evaluará dicha información, a partir de lo cual establecerá la selección elegida para la localización del almacén.                A la hora de tomar la decisión final, el equipo antes mencionado ha de fijar su atención en varios factores decisivos, cuales son: la distancia del almacén a los clientes y a los proveedores [la cual habrá de ser la mínima posible para ahorrar costes en el transporte de los productos], el tipo de transporte que se vaya a utilizar [terrestre, marítimo, aéreo, por ferrocarril…], la accesibilidad [el lugar deberá estar bien comunicado y, si es posible, cerca de una autopista], el coste del terreno [relacionado con la inversión inicial y sin perder la noción de una posible revalorización en el futuro], la disponibilidad y características de la mano de obra [por medio de un análisis de la población activa, su cualificación, su cifra de desempleo… (normalmente a través del Instituto Nacional de Estadística)] y otros condicionantes y servicios [como el clima, los impuestos, las licencias, las facilidades de servicios…].                Existen varios métodos analíticos para hallar el punto geográfico óptimo, en donde se supone debería situarse el almacén. El más utilizado se denomina “centro de gravedad” y su empleo va encaminado a una primera aproximación en base a las distancias entre el almacén y los clientes exclusivamente; otros sistemas se basan en las distancias entre el almacén y los proveedores, y otros combinan las dos distancias. En el que aquí referimos, pues, sólo se tienen en cuenta las distancias entre el almacén y los clientes, por medio del cual se calculan las distancias ponderadas por el volumen de pedidos de cada punto de demanda; una vez calculado, suele resultar que se trata del punto más cercano al punto de demanda con mayor volumen de pedidos. En la realización de este método, en primer lugar se ubican los puntos de demanda sobre un plano o mapa y, ayudándose del volumen de pedidos de cada punto, se sitúa el punto óptimo en el propio plano con una coordenada y una abscisa. En otras ocasiones, se tienen en cuenta la latitud y longitud de los puntos de demanda, incluso en otras varias sólo se cuenta con los kilómetros sin más.                 Otro método distinto al anterior es el denominado “ponderación de los factores”, cuya resolución ya es más específica, pues con él se decide entre varias ubicaciones posibles. Consiste en seleccionar dichas ubicaciones, determinando los factores o requisitos imprescindibles; a continuación se le asigna a cada uno de estos factores un peso, que refleja la importancia que la empresa concede según su política; luego, en cada una de las posibles ubicaciones se le da una puntuación por cada factor, según una tabla específica; finalmente, se calcula la localización mediante la tabla y una fórmula:

FACTORES

Wi UBICACIÓN(i)

1 W1 P12 W2 P23 W3 P3

n Wn Pn La Puntuación de la ubicación vendría dada por el sumatorio de la puntuación de cada factor en cada ubicación multiplicada por la ponderación o peso de cada factor, todo ello dividido por el sumatorio de cada ponderación.

La capacidad de los almacenes                Una vez ubicado el almacén en un lugar determinado, se debe gestionar la capacidad del mismo; esto es, hay que decidir qué tamaño ha de tener, pues cuanto más grande sea, mayor será el coste; ahora bien, si es demasiado pequeño, tal vez no se pueda almacenar la cantidad suficiente de productos demandados, por el cual motivo podría producirse una rotura de stock. Por todo esto la elección de la capacidad del almacén se convierte en una de las decisiones estratégicas de la empresa.

Por supuesto, se debe tener en cuenta que a largo plazo la empresa pueda verse en la necesidad de expandir dicha capacidad o, al contrario, contraerla debido a las variaciones de la demanda. En el primer caso cabrían dos soluciones posibles, ampliar el almacén o alquilar otro; en el segundo caso, las soluciones serían las de vender el almacén y adquirir o alquilar otro nuevo, o dar un uso alternativo a la parte sobrante del almacén en cuestión, solución ésta que es la más habitual.

La capacidad de un almacén no se mide por la superficie o el volumen que ocupa, sino por unidades de almacenaje, normalmente palés, aunque también se pueden contabilizar por cajas, bandejas.... Por ello es normal que dicha capacidad vaya en función del tipo de estanterías que se vayan a utilizar, así como de la maquinaria precisa. Para realizar el cálculo matemático, se ha de considerar la forma en que se van a colocar los productos, ya sea mediante un sistema de posición fija [cada referencia se colocar en su propio lugar], ya sea mediante un sistema de posición aleatoria [los productos se colocan en el hueco que haya disponible]. Luego de haber hallado la capacidad para el almacenamiento, habrá que calcular el volumen que ocupará el resto de las zonas del almacén, desde las destinadas a carga y descarga, hasta la zona de picking, la de servicios, la de oficinas, etc; para ello se duplicará o triplicará el volumen de la zona de almacenamiento [se suele decir que el tamaño del edificio ha de ser entre dos y tres veces la capacidad de almacenaje].

¿Cómo se calcula, pues, esta capacidad de almacenaje? Pues bien, si el sistema empleado en el almacén es de posición fija, se suman las referencias de cada lote óptimo de pedido a las que forman el stock de seguridad para hallar el número total de palés que se supone podrán estar almacenados al mismo tiempo; se divide este resultado entre el número de palés que se pueden almacenar en una estantería para averiguar cuántas estanterías serán precisas; por último, se calcula la superficie que ocuparán dichas estanterías y se darán dos opciones, considerando el doble y el triple de dicha superficie. En el caso de que el sistema de almacenamiento sea de posición aleatoria la única operación distinta será la primera, pues habrá que hallar la media del lote óptimo antes de sumarle el stock de seguridad, para lo cual habrá que dividir el lote entre dos.