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UNIDAD CINCO: ADMINISTRACIN DE ALMACENES

5.1Funciones del Almacn

La manera de organizar y administrar el rea de almacenes depende de varios factores, tales como el tamao de la compaa, el grado de centralizacin deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programacin de la produccin. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes: recepcin de materiales, registro de entradas y salidas, almacenamiento de materiales, mantenimiento de materiales y del almacn, despacho de materiales y coordinacin del almacn con los departamentos de contabilidad y de control de inventarios. En conclusin, al administrar una instalacin de almacenamiento se deben efectuar muchas actividades distintas relacionadas con la transformacin de materias primas, productos semi-terminados y bienes terminados. Las tareas abarcan desde recepcin, identificacin y clasificacin, despacho al almacn, almacenamiento, escoger pedidos, armado del pedido, empaque, despacho del embarque mantenimiento de registros o control de inventarios.

5.1.1 Manejo Fsico de los Inventarios

Las enormes economas obtenidas en el manejo de materiales en las instalaciones recientes revelan la importancia de aquel en todas las fases del almacenamiento. A la elevacin del precio de la mano de obra y de los costos deconstruccin de nuevos edificios para almacenes no ha correspondido un incremento equivalente en los precios de venta y en la mayora de los casos la dificultad ha sido debida a las economas alcanzadas con los nuevos sistemas de manejo de materiales.Organizacin de los materiales mientras estn guardados incluyendo la custodia, distribucin, ordenamiento y control para todos los materiales y productos terminados desde la recepcin de las materias primas hasta el producto terminado. Las instalaciones de almacn pueden abarcar hasta grandes instalaciones automatizadas y mecanizadas. La figura 5.1.1 muestra el sistema de almacenamiento de rea, los artculos se almacenan en una forma lgica que permite a los trabajadores del almacn tomar con facilidad los artculos requeridos por los pedidos, con equipos como este montacargas de bateras (Sule, (2001).

Figura 5.1.1 Sistema de almacenamiento de rea.

5.1.1.1 Recepcin

El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin. Las condiciones que impiden el flujo rpido son: espacio de maniobra restringido o inadecuado; medios de manejo de materiales deficiente, y demorasen la inspeccin y documentacin de entrada. El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la permanencia de la mercanca en el rea de recepcin sea la mnima posible.

El espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen mximo de mercanca que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella. Una planeacin es correcta cuando los cambios del flujo de los materiales y productos se han reducido al mnimo. El tiempo de permanencia de las mercancas en el rea de recepcin debe ser lo ms corto posible, pues el espacio y el costo de operacin depende de la fluidez con que estas se pasan del vehculo del proveedor al almacn. Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto. Deben estudiarse los medios que sean ms prcticos para facilitar y acelerar las maniobras de descarga de vehculos segn las instalaciones en el rea de recepcin. Estas maniobras pueden realizarse en andn elevado a la altura de las plataformas de los vehculos (vase la figura 5.1.2 (a)) o bien a ras del piso del almacn, en este caso se puede usar una plataforma telescpica para levantar la mercanca (vase la figura 5.1.2 (b)).

Figura 5.1.2 Andn elevado y plataforma

El material, procedente de fuera, llega generalmente en vagn de ferrocarril o en camin, hay algunas empresas que disponen de instalaciones para la carga directa en barcaza o barco. Los materiales procedentes del interior de la fbrica llegarn al almacn por transportador o en carretillas de horquilla. En ciertos casos, este servicio puede tambin efectuarse por medio de un transportador mono-carril elevado o de una gra puente. Cuando el material se recibe en vagn o camin, los apartaderos deben estar bajo techo para poder realizar la descarga cualquiera que sea el estado del tiempo. La siguiente figura 5.1.3 nos da un ejemplo de esto. Es necesario mencionar que el almacenaje tambin tiene relacin con la recepcin y el almacenamiento de artculos terminados, y la entrega de ellos a los clientes. Las principales decisiones se relacionan con: La localizacin y el tamao de los almacenes; el pedido y manejo de materiales y, llevar registros.

Figura 5.1.3 rea de entrada del almacn

Para proporcionar el mismo nivel de proteccin contra corridas fuera del inventario, una pequea cantidad de inventario de seguridad es necesaria en una localizacin, cuando se usan localizaciones de almacenes, suponiendo que las variaciones estadsticas son independientes entre los almacenes, el efecto(desviacin estndar) combinado con los inventarios de seguridad en diferentes localizaciones es la raz cuadrada de la suma de los efectos individuales.

El flujo rpido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio ptimo para la descarga y almacenamiento provisional, para revisin y cotejo con la remisin del proveedor, debe ser pesada y elaborarse la documentacin de entrada. Tambin se necesita un espacio ptimo para el andn y el patio de maniobras de los vehculos requieren de 25 metros de largo para trailers arrimados perpendicularmente al andn y slo 22 si lo hacen diagonalmente(vanse la figuras 5.1.4 a y b).

Figura 5.1.4 patio de maniobras de los vehculos.

5.1.1.2 Organizacin

Si hemos de tener un plan de trabajo para lograr una organizacin ptima de los almacenes, sugerimos este orden: asommonos a los problemas actuales( deficiencias en identificacin y clasificacin, espacio insuficiente, psima colocacin de materiales y mentes cerradas a la innovacin), y analicemoslos para encontrar soluciones prcticas hasta donde las circunstancias que predominen en la empresa lo permitan; consideremos lo ideal, o sea la aplicacin de principios y tcnicas distribucin para que la meta que se fije en una nueva organizacin del almacn sea realista y posible de alcanzar; la recoleccin de datos de manera metdica y sistemtica; analicemos cada uno de ellos aplicando el razonamiento lgico, y reagrupemos estos conocimientos para construir nuevos sistemas de distribucin de las reas de recibo, almacenamiento y entrega.La planeacin del rea de almacenamiento, por espacios destinados a cada grupo de materiales o mercancas con caractersticas similares, requiere un conocimiento pleno del producto y de las condiciones que exige su resguardo, proteccin y manejo. En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las finalidades del almacn, ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos. El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona ya elegida, tiene que realizarse en funcin de tres factores: Entidad a lacual se va a servir, el espacio de que se dispone y los artculos que en l se van aguardar. Para determinar en relacin a ellos, las caractersticas que deben reunir los principios bsicos en el rea de Almacenamiento:

Primera entrada, primera salida para evitar que los artculospermanezcan mucho tiempo en almacn sin ser entregados, por cuanto a la llegada de nuevas remezas condenan a las existenciasantiguas a continuar en almacn mientras las nuevas sondespachadas.

Colocar los artculos de mayor demanda ms al alcance de laspuertas de recepcin y entrega para reducir recorrido y tiempo detrabajo.

Reducir las distancias que recorren los artculos as como elpersonal. Esta es una manera de reducir los costos de la mano deobra.

Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve unamercanca hay una ocasin ms para estropearla.

Prohibir la entrada al rea del almacn a personal extrao a l. Solose permitir ingreso al personal autorizado.

Controlar las salidas de mercanca del rea de almacenamiento atravs de documentacin adecuada.

Llevar registros de existencias al da.

Eliminar el papeleo superfluo.

Reducir el desperdicio de espacio, diseando la estantera condivisiones a la medida de lo que se almacena.

El rea ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del rea dealmacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lopermitan las condiciones de operacin.

El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacn. Lostransversales perpendiculares al principal, deben permitir el fcilacceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes deartculos.

El punto de recepcin debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal y el punto de distribucin en el opuesto.

Reviste singular importancia la ubicacin de la mercanca en un almacn por que se traduce en varias situaciones ventajosas: evita la fatiga del personal, elimina la lentitud, reduce el exceso de personal, la mercanca no se expone a roturas y se propicia un menor nmero de accidentes de trabajo. Por ltimo, en los almacenes se deben establecer tres secciones: 1) se debern colocar los artculos de mayor movimiento, 2) se debern colocar las mercancas de mediano movimiento y 3) se debern colocar los productos de lento o nulo movimiento, as como todos los materiales que son remitidos al almacn pero que no debieran formar parte del mismo, vase la figura 5.1.5 (Molina, 2006).Figura 5.1.5 organizacin del