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Parámetros para requerimientosa comunicaciones

LÍNEA DEDIVULGACIÓN

FORMULARIO

ACTIVIADES

ACTIVIADES

INTRANETREDES SOCIALES

Indice1 Contenido de diseño

2 Contenido en página web

3 Publicaciones en redes sociales

4 Canales internos

5 Productos audiovisuales

6 Gestión de prensa

7 ¿A quién se le envía la información?

Parámetros para requerimientos a comunicaciones

En BibloRed entendemos los procesos de comunicación como una posibilidad de transformar imaginarios y como herramienta para fortalecer la participación de la ciudadanía, así, la o�cina de Divulgación y Comunicaciones tiene como objetivo promover el reconocimiento de la Red Distrital de Bibliotecas Públicas como referente cultural, social y de generación de conocimiento en la ciudad.

De esta forma, se han propuesto diversas acciones para entregar información a los usuarios de la Red: diferentes versiones del a�che de programación, contenidos en la página web, publicaciones en redes sociales, boletines internos y externos, impresos, acciones de comunicación local y gestión de prensa.

Estas plataformas con las que contamos solo pueden ser nutridas con los insumos que nos comparten, por esto, diseñamos este instrumento para determinar los tiempos e información que requerimos de su parte para salir a tiempo en uno o varios de los canales mencionados, con los contenidos de relevancia para los usuarios de la Red.

Parámetros para requerimientos a comunicaciones

En diseño existen 3 tipos de contenido, dependiendo la necesidad expresada por el solicitante o la decisión editorial que la línea de Divulgación y Comunicaciones tome sobre cierto contenido, esto necesitará unos tiempos de ejecución.

La información básica para cualquier producto digital, de marca o impreso es la descripción del evento o actividad respondiendo las preguntas ¿qué es el evento?, ¿cuándo sucede? ¿quiénes están involucrados?, ¿dónde se realiza? y ¿cómo se desarrolla? ¿qué entidades participan como aliadas? cuando las haya debe enviarse logos en archivo .ai.

Toda producción digital requiere la información previamente corroborada, por lo que es importante que el primer contacto del solicitante no se haga con el encargado de diseño, si no con la líder de línea.

Para las piezas digitales se requiere un mínimo de 5 días para la producción y en lo posible debe enviarse una fotografía de al menos 2MB de peso, por correo electrónico, que acompañará el diseño. Es importante

Contenidode diseño

1.1 Piezas digitales

1Parámetros para requerimientos a comunicaciones

que estas imágenes no sean enviadas en un documento en word, ni por WhatsApp, ya que pierde calidad.

La construcción de marca se utiliza para programas, líneas misionales, campañas con entidades del sector y franjas de programación. Se requiere desarrollo de marca cuando el programa tiene longevidad amplia, se encuentra en pliegos o es una estrategia que la Secretaría de Cultura quiere implementar a largo plazo.

Es un proceso que se realiza por etapas y consisten en bocetar, producir, revisar con el solicitante y crear.

La producción de marca requiere tener la información completa y veri�cada por la línea con al menos 1 mes de antelación sin contar tiempos de impresión cuando la marca lo requiera.

1.2 Marca Para el a�che mensual de programación es necesario contar con las actividades destacadas completas el día 15 de cada mes, para este �n se creó un Drive que se compartió a todos los coordinadores de biblioteca para que mes a mes añadan una nueva hoja y allí agreguen las actividades que quieren destacar en la agenda impresa.

Es muy importante recordar que en el Manual de Referencia para la Creación de Eventos en Plataforma Web de BibloRed, está la guía editorial de cómo deben crearse estas actividades, teniendo en cuenta que los nombres del programa no deben ser incluidos en los títulos y otros tips que les servirán para entregar al usuario �nal información relevante y de calidad sobre los eventos de la Red.

1.4 A�che mensual de programación

No todas las actividades de la Red requieren impresión, pero cuando una campaña tiene un rubro para impresos desde la línea misional o desde Divulgación y Comunicaciones, debe tenerse en cuenta que el proceso depende de cotizaciones, contratación y pruebas de calidad. Por lo que la información que se desee divulgar necesita pasar por un �ltro más riguroso de revisión y corrección, es decir la cadena de procesos independientes con sus propias gestiones demora el producto �nal.

Para producir impresos se requiere tener la información validada por la línea con al menos 1 mes de antelación.

En el caso de los productos de marca, debe añadirse entre 15 y 20 días al tiempo estipulado de producción.

1.3 Impresos

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En esta sección existen dos tipos de contenido, el primero corresponde a información que incluye a toda la Red, que vincula a todas las bibliotecas y espacios no convencionales, por ejemplo los ciclos de la franja Conocimientos entre todos, también contenidos de interés general sobre actividades, eventos especiales, reconocimientos, aperturas de nuevas sedes y servicios. Este tipo de contenido es creado por la línea de Divulgación y Comunicaciones de BibloRed.Para la redacción de este tipo de noticias se requiere un documento con las siguientes características:

Descripción del evento, actividad o franja de programación respondiendo las preguntas ¿qué?, ¿cuándo sucede? ¿quiénes están involucrados?, ¿dónde se realiza?, ¿cómo se desarrolla? y ¿qué tipo de público se espera?

Contenido en página web2.1 Noticias

2.1.1 Noticias producidas por Divulgación y Comunicaciones

Para este tipo de contenido se requieren los insumos con al menos 3 semanas de anticipación antes de iniciar el evento, franja de programación o actividad, ya que compromete el trabajo de varias personas del equipo.

El segundo tipo de contenido noticioso se publica en las páginas de cada uno de estos espacios y en la sección de noticias del portal web. Esta información trata sobre alianzas con otras entidades, programas que ejecutan a través de los programas de extensión como en las cárceles y hospitales, historias de usuarios asiduos a sus bibliotecas, participación en eventos donde realizan jornadas de a�liación, centros de interés, cumpleaños de las bibliotecas, encuentros con el autor, programas exitosos de sus espacios, premios, entre otras noticias que pueden ser de interés para la comunidad. Este es el espacio con el que cuentan para resaltar la gestión y el impacto que tienen en la localidad.

Cada espacio debe enviar 3 noticias al mes con las siguientes características:

Un título que sea llamativo y cuente en máximo 70 caracteres de qué se trata la noticia.

Una foto horizontal, de buena calidad. Mínimo 1 mega. El tamaño especí�co del cabezote de la noticia en plataforma es de 900 x 505 pixeles

Una descripción corta que resuma de qué se trata la noticia.

2.1. 2 Noticias producidas por las bibliotecas, PPP, Bibloestaciones o Escuela de Mediadores

2Parámetros para requerimientos a comunicaciones

El coordinador de Biblioteca o promotor, subirá al módulo de programación la información de cada uno de sus eventos del mes.

El Webmaster de contenido de la línea de Divulgación y Comunicaciones revisará que los eventos estén creados según las indicaciones y parámetros suministrados a promotores y coordinadores a través del Manual de Referencia para la Creación de Eventos en Plataforma Web de BibloRed el cual cuenta con el aval de la Gerencia Operativa de BibloRed, está en el correo electrónico de coordinadores y promotores y pronto estará en la Intranet.

En caso de encontrarse inconsistencias de contenido o imagen dentro de la creación de los eventos, este se pondrá en Estado de Devolución y el creador del evento deberá realizar la corrección del mismo. Una vez el evento cumpla con los requerimientos de publicación podrá pasar al estado de aprobación en el portal web de BibloRed.

Si un evento se genera en la plataforma por fuera de las fechas límites establecidas sin justi�cación por canal o�cial, éste no podrá ser revisado, ni publicado en el sitio web de BibloRed y debe pasar a seguimiento de estadísticas.

Si un evento queda en estado de aprobación, este ya no se podrá modi�car para efectos de reporte en el Sistema de Información. Los únicos eventos que podrán modi�carse serán aquellos que aún no se han publicado en el portal y con previa justi�cación a través de correo electrónico.

Para tal efecto, la fecha límite para el cargue de las actividades en la plataforma será el día 15 de cada mes, en esa fecha deben estar subidas todas las actividades del mes siguiente.

Queremos contar contigo las historias de la red: el proceso de un usuario, de un promotor, alguna actividad por resaltar, la historia de un espacio de lectura. Para la línea de Divulgación y Comunicaciones es importante generar contenidos periodísticos que complementen las publicaciones noticiosas.

Para enfocar mejor los productos, es importante diligenciar el siguiente formulario:

Posterior a eso, el profesional de la línea se comunicará con los postulantes para trabajar en el proceso de creación desde el enfoque, género y formatos adecuados.

Existen dos modalidades para los contenidos producidos por el BibloReportero: en la primera, la línea de Divulgación hace el papel de editor, asesorando los contenidos generados por promotores, auxiliares, técnicos, coordinadores, etc.

En la segunda, un profesional del equipo generará los contenidos de la mano del postulante. La elección de la modalidad será consensuada entre los postulantes y el equipo de divulgación.

2.3 BibloReportero

https://goo.gl/forms/rZ7LYAvPA6hu9I5j2

Un espacio para el desarrollo de la misma que responda las siguientes preguntas ¿qué?, ¿quién?, ¿cómo?, ¿cuándo?, y ¿dónde? puede complementarse con fotografías, en este apartado la fotografía debe ser horizontal y de tamaño 640x480, de buena calidad.

Al ser contenidos producidos por las bibliotecas idealmente deben enviar el insumo la última semana del mes, ya que su objetivo es hacer una memoria de cosas que sucedieron en el mes o acciones que sucederán el mes siguiente.

2.2 Publicación de eventos y actividades

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Publicaciones en redes sociales

3

Para que un evento que está por ocurrir pueda ser programado en la parrilla y publicado en redes sociales, la información que se requiere es la siguiente:

Nombre del eventoPrograma del que hace parteLínea misionalDescripción clara y organizada de la actividad que se va a realizarFechaHoraLugarPúblico objetivo

Información e imágenes de apoyo de alta calidad Nombre e información sobre los talleristas o grupos en caso de ser una presentación artística (cuando corresponda) y sus redes sociales para mencionarlos, si no tienen redes sociales, especi�carlo en el correo.

Esta información se requiere con al menos 1 semana de anticipación al evento.

Las bibliotecas mayores cuentan con dos cámaras fotográ�cas, además, promotores y auxiliares han participado en talleres de formación audiovisual para hacer un registro de las actividades que por demanda no puede cubrir la línea de Divulgación y Comunicaciones. Estas herramientas deben ser proporcionadas a las bibliotecas locales y de barrio para que todos tengan la misma calidad en las fotografías que pueden enviar para publicaciones en redes sociales.

La información requerida para la publicación de estos eventos es:

Nombre del eventoPrograma del que hace parteLínea misionalDescripción clara y organizada de la actividad que se realizóFechaHoraLugar

Número de asistentes y tipo de públicoInformación de los talleristas o grupos en caso de haber sido una presentación artística y sus redes sociales (cuando corresponda)Registro audiovisual del evento: fotos o videosDatos y cifras que apoyen el eventoCitas concretas del tallerista o autor que los visitaOpiniones y/o experiencias de los asistentes

Es importante que las fotografías y videos cuenten con la autorización expresa de los participantes, para esto encuentran en la Intranet los formatos de autorización de uso de imagen, tanto para adultos como para menores de edad.

La información debe enviarse el mismo día del evento para que al ser publicada mantenga su vigencia.

3.1 Eventos y actividades que van a suceder

3.2 Eventos y actividades que ya sucedieron

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Canales internos

4

Los correos masivos a los colaboradores de BibloRed deben ser enviados por la línea de Divulgación y Comunicaciones con el �n de mantener la unidad en la información de interés para la Red.

La información que se envía por este medio debe ser recibida en la línea de Divulgación y Comunicaciones con mínimo 5 días de anticipación, compartiendo los archivos adjuntos o enlaces cuando se requiera, para enviar a todos los colaboradores de BibloRed.

4.1 Envíos masivos

El boletín interno se envía una vez al mes, en él se cuentan las historias, eventos relevantes y se convoca a otras actividades que sucederán en la Red. La información para el boletín interno debe ser enviada la primera semana del mes con las siguientes características:Especi�car el objetivo del contenido, si lleva insumos para adjuntar o enlazar en Intranet, en el caso de adjuntar fotografías se deberán enviar en formato horizontal, en lo posible en alta resolución. No se admiten archivos en word con fotografías insertadas.

4.2 Boletín interno

Las noticias que se quieran publicar en la intranet deben enviarse como mínimo con una semana de anticipación, compartiendo los archivos adjuntos o enlaces cuando se requiera.

Especi�car el objetivo del contenido, si lleva insumos para adjuntar o enlazar en Intranet, en el caso de adjuntar fotografías se deberán enviar en formato horizontal, en lo posible en alta resolución. No se admiten archivos en word con fotografías insertadas.

4.3 Intranet

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Productos audiovisuales

5

El acompañamiento en edición audiovisual requiere contar con un documento de guión, que incluya el objetivo del producto, el nombre, los tiempos de los clips, imágenes de apoyo y los tiempos en los que deben incluirse, textos, cifras y cualquier información que deba hacer parte del video. Además es muy importante saber a quién de dirigirá este tipo de contenido.Los insumos y el guión deben ser enviados con 2 semanas de anticipación.

5.1 Edición audiovisual

Cuando el solicitante requiere la creación y producción de contenido audiovisual, es necesario el envío de un documento con el objetivo del producto, el nombre, posibles tomas con sus respectivas locaciones, elementos, personajes, textos, preguntas si habrá entrevistas, cifras y un cronograma sugerido de grabación.

Los tiempos dependen de la extensión del video, las locaciones donde debe hacerse, la cantidad de

personajes y elementos que incluya como textos o imágenes de apoyo. En principio debe enviarse la información con al menos 3 semanas de anticipación.

5.2 Creación de productos audiovisuales

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Gestión de prensa

6

El acompañamiento en la gestión de medios de comunicación puede ir desde un comunicado de prensa a partir de la información recibida sobre el evento, actividad o franja de programación, hasta la creación de historias alrededor de un hito en BibloRed, ejemplo: “Premio Nacional de Bibliotecas”. Aunque es el equipo de Divulgación y Comunicaciones el que decide qué tan lejos puede llegar un contenido noticioso, es importante recibir la información con al menos 10 días de anticipación.

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¿A quién sele envía la información?

7

Dentro de la línea de Divulgación y Comunicaciones cada uno de los miembros del equipo tiene a su cargo una línea de producción de contenidos, sin embargo, las decisiones editoriales se toman en conjunto, por lo que la información debe llegar respetando los tiempos de entrega a toda la línea.

Si la información no es enviada a la lista de correo donde están todos los miembros del equipo divulgacionyprensa@biblored.gov.co y a bibiana.victorino@scrd.gov.co no podrá entrar en trá�co para producción.

Existen dos tipo de información que no es necesario enviar a todos los miembros del equipo la del punto 3.2 Eventos y actividades que ya sucedieron, estos pueden ser enviados exclusivamente al profesional de redes sociales. Y la del punto 2.1.2 Noticias producidas por las bibliotecas que se envían únicamente a la profesional webmaster.

El acompañamiento a eventos, actividades y encuentros con el autor para cubrimiento en vivo de los procesos, depende de los tiempos de la línea y de la decisión editorial que sobre el contenido se tome. Es importante tener en cuenta que en el caso de recibir la información en �n de semana a partir del viernes, los tiempos comenzarán a contar desde el siguiente día hábil.

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Todas las historias son importantes, pero no todas pueden estar en las diferentes plataformas, entre más se tengan en cuenta los tiempos y se envíe la información completa, mayor e�ciencia logra el equipo para realizar una campaña de difusión.

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