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JLD EXCEL EN CASTELLANO - USAR MICROSOFT EXCEL EFICIENTEMENTE Sugerencias y ayuda para Excel en español. Ejemplos de funciones y fórmulas, gráficos y automatización de hojas de cálculo con Vba. Inicio Acerca de JLD Excel Ayuda Consultoría Apoyar JLD Excel Anuncios Google Excel Facturas En Excel Hoja De Excel Excel 2007 В Excel Autofiltro Comparar Listas Consolidar Datos Dashboards Excel 2007 Excel 2010 Fechas y hora Formato Condicional Funciones y Formulas Graficos Importar Datos Listas Desplegables Macros Tablas Dinamicas Validacion de Datos Varios Listas desplegables dependientes – rangos en filas SÁBADO, MAYO 01, 2010 http://jldexcelsp.blogspot.com/2008/08/listas-desplegables-dependientes.htmlEl tema de crear listas desplegables dependientes ha sido tratado abundantemente en este blog. Ni por casualidad ni por capricho, sino por ser uno de los temas más consultados por mis lectores. Un lector, cuyo mail he borrado por error y espero que lea esta nota en algún momento, me comentaba que no lograba crear listas dependientes cuando los valores estaban ubicados en un rango horizontal (filas) en lugar de vertical (columnas) tal como muestro en el ejemplo de esta nota . Como en el caso anterior, el problema reside en el hecho que la función INDIRECTO sólo funciona con texto. Cuando queremos crear una lista de valores desplegable en Excel, la opción Lista de validación de datos es la alternativa más fácil. Veamos el caso. Los nombres de los agentes de cada zona de una empresa aparecen en esta hoja en rangos horizontales Empezamos por crear el nombre que contiene el rango vertical de las zonas Ahora asignamos la primer celda de la cada celda del la columna C al nombre de cada zona. Es decir Anuncios Google Excel 2010 Excel Formulas Realizar Hoja Crear Hoja Mostrando las entradas más recientes con la etiqueta Listas Desplegables Mostrar las entradas más antiguas TRADUCIR ESTA PÁGINA Con la tecnología de Traductor de Google Seleccionar idioma BUSCAR EN EL BLOG Entre su e-mail para suscribirse: Delivered by FeedBurner Suscribirse a un lector de feeds Buscar Búsqueda personalizada Suscribirse PUBLICIDAD ARCHIVO DEL BLOG Archivo del blog RECOMENDADO S Economía Excel - en Page 1 of 17 JLD Excel en Castellano - Usar Microsoft Excel eficientemente: Listas Desplegables 03/05/2010 http://jldexcelsp.blogspot.com/search/label/Listas%20Desplegables

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Listas desplegables dependientes – rangos en filas SÁBADO, MAYO 01, 2010

http://jldexcelsp.blogspot.com/2008/08/listas-desplegables-dependientes.htmlEl tema de

crear listas desplegables dependientes ha sido tratado abundantemente en este blog. Ni

por casualidad ni por capricho, sino por ser uno de los temas más consultados por mis

lectores.

Un lector, cuyo mail he borrado por error y espero que lea esta nota en algún momento,

me comentaba que no lograba crear listas dependientes cuando los valores estaban

ubicados en un rango horizontal (filas) en lugar de vertical (columnas) tal como muestro

en el ejemplo de esta nota.

Como en el caso anterior, el problema reside en el hecho que la función INDIRECTO sólo

funciona con texto.

Cuando queremos crear una lista de valores desplegable en Excel, la opción Lista de

validación de datos es la alternativa más fácil.

Veamos el caso. Los nombres de los agentes de cada zona de una empresa aparecen en

esta hoja en rangos horizontales

Empezamos por crear el nombre que contiene el rango vertical de las zonas

Ahora asignamos la primer celda de la cada celda del la columna C al nombre de cada

zona. Es decir

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Page 2: Listas Desplegabl

Norte = $C$3

Sur=$C$4

Este=$C$5

Oeste=$C$6

En la celda B9 de la misma hoja ponemos la lista desplegable de las zonas

En la celda B10 creamos la lista desplegable dependiente de los agentes con esta fórmula

=DESREF(INDIRECTO($B$9),0,0,1,CONTARA(INDIRECTO(FILA(INDIRECTO($B$9))

&":"&FILA(INDIRECTO($B$9))))-1)

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Page 3: Listas Desplegabl

Como ven, combinamos INDIRECTO y FILA para "construir" el texto que representa el

rango de los nombres de cada zona, en forma dinámica.

Esta solución tiene un grave problema: si ponemos las listas desplegables en otra hoja, la

fórmula no funcionará correctamente. Aquí nos enfrentamos con dos problemas:

1 – tenemos que crear una referencia a la hoja que contiene los valores de las listas (en

nuestro ejemplo, la Hoja1)

2 – en Validación de datos no podemos usar referencias a hojas remotas directamente;

tenemos que "encapsularlas" en un nombre.

Por estos motivos creamos el nombre "lista_dependientes" que se refiere a esta fórmula:

=DESREF(INDIRECTO(Hoja2!$B$3),0,0,1,CONTARA(INDIRECTO("Hoja1!"&FILA(INDIRECTO

(B3))&":"&FILA(INDIRECTO(B3))))-1)

En esta fórmula creamos el texto de la referencia en la función CONTARA poniendo en

forma explícita el nombre de la hoja que contiene las listas de valores (Hoja1).

Ahora podemos ser fieles al principio de separar los datos de los reportes y usar la lista

dependiente en la Hoja2

El archivo del ejemplo se puede descargar aquíSeguir leyendo...

Posted by Jorge L. Dunkelman at 4:20 PM , Links to this post , 4 comments

Labels: Listas Desplegables, Validacion de Datos

Rangos dinámicos con la función INDIRECTO de Excel. SÁBADO, ENERO 02, 2010

Excel permite construir rangos dinámicos, tema que ya hemos tratado en diversas

oportunidades en este blog. Rangos dinámicos son aquellos cuya referencia (dirección) se

expande o contrae con los cambios en el número de miembros del rango. Estos rangos se

definen con fórmulas, por lo general con la función DESREF. También hemos visto que

podemos referirnos dinámicamente a un rango usando su nombre como argumento de la

función INDIRECTO, por ejemplo cuando creamos listas desplegables dependientes. Pero

esto genera un problema con los rangos dinámicos: INDIRECTO no acepta fórmulas como

argumentos, sólo texto.

En esta nota veremos un rodeo sencillo a este problema, sin usar macros o funciones

definidas por el usuario.

Seguir leyendo...

Posted by Jorge L. Dunkelman at 10:04 PM , Links to this post , 15 comments

Labels: Listas Desplegables, Validacion de Datos

Listas desplegables en Excel con ajuste automático. SÁBADO, OCTUBRE 17, 2009

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Page 4: Listas Desplegabl

En Excel es my fácil crear listas desplegables. El método más práctico es usando Validación

de Datos – Listas. En este blog hemos tratado el tema de diversas oportunidades y hemos

mostrado también como crear listas desplegables dependientes.

En relación a este tema recibo a menudo consultas sobre cómo ir eliminando de la lista los

valores que ya han sido seleccionados.

Supongamos que estamos organizando en que mesa se sentarán los invitados a una cena o

recepción. Para el caso supongamos una lista de 16 invitados que habrá que sentar en

cuatro mesas, cuatro en cada una.

Empezamos por poner la lista de invitados en una hoja y una tabla que representa las

mesas y sillas en otra

El objetivo es crear una lista desplegable que pondremos en cada celda del rango C3:F6

(rango que hemos puesto en el nombre “mesas”) de manera que cada vez que ubiquemos

un comensal en la tabla éste desaparezca de la lista.

Mostraremos dos posibilidades: con columnas auxiliares y con fórmulas matriciales.

Con columnas auxiliares.

En la hoja que contiene la lista de invitados creamos una columna auxiliar con el

rótulo “Por ubicar”

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Page 5: Listas Desplegabl

El objetivo de esta columna es controlar que invitado ya ha sido ubicado en alguna mesa.

Para eso usamos la fórmula

=SI(CONTAR.SI(mesas,C2)=1,"",C2)

Por ejemplo, si ubicamos a Carla y a Federico en la matriz de las mesas, obtenemos

Ahora agregamos una nueva columna auxiliar (Aux1)

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Page 6: Listas Desplegabl

La fórmula

=CONTAR.SI($D$2:$D$17,"<="&D2)

da un número de orden a los valores del rango C2:C17 (como la función JERARQUIA a una

serie de números). En caso que el valor de celda sea vacío (la celda no está vacía ya que

contiene una fórmula) el resultado es 0 (cero). Nuestro próximo paso es crear una celda

para controlar cuantas invitados nos quedan por ubicar, es decir, cuantos valores distintos

de cero hay en el rango Aux1. Con este objetivo ponemos esta fórmula en la celda J1

=CONTAR.SI(E2:E17,">0")

Ahora creamos la columna auxiliar Aux2 en el rango F2:F17 con esta fórmula

=K.ESIMO.MAYOR($E$2:$E$17,$J$1-FILA()+2)

Esta columna nos sirve como argumento para la columna final, en el rango G2:G17, donde

obtenemos los valores de la lista desplegable

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Page 7: Listas Desplegabl

Para evitar que en la lista desplegable aparezcan los valores #NUM de las últimas dos

celda, usamos el valor de la celda “control” para crear un rango dinámico que las excluya

con la fórmula

=DESREF(invitados!$G$2,0,0,invitados!$J$1,1)

Aplicamos esta validación de datos al rango “mesas”.

A medida que vamos ubicando a los invitados, la lista se va ajustando y mostrando sólo

aquellos que quedan por ubicar

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Page 8: Listas Desplegabl

Con fórmulas matriciales.

Al igual que en el modelo anterior creamos la lista de los invitados a ubicar en el rango

D2:D17.

La lista de invitados a ubicar la creamos en el rango E2:E17 con esta fórmula matricial

={INDICE($D$2:$D$17,COINCIDIR(K.ESIMO.MAYOR(CONTAR.SI

($D$2:$D$17,"<="&D2:D17),FILA()-1),CONTAR.SI($D$2:$D$17,"<="&D2:D17),0))}

Como puede verse, no obtenemos errores #NUM, pero las celdas al final de la lista no

están vacías. De manera que necesitamos una celda de control, como en la solución con

columnas auxiliares, para que la lista desplegable muestre sólo los nombres disponibles.

En la celda H1 ponemos esta fórmula matricial

={SUMA((CONTAR.SI($D$2:$D$17,"<="&D2:D17)<>0)*1)}

La lista desplegable la creamos con el fórmula

=DESREF('invitados matricial'!$E$2,0,0,'invitados matricial'!$H$1,1)

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Page 9: Listas Desplegabl

Technorati Tags: MS Excel

Posted by Jorge L. Dunkelman at 9:53 PM , Links to this post , 7 comments

Labels: Funciones y Formulas, Listas Desplegables, Validacion de Datos

Lista desplegable con ajuste automático en Excel VIERNES, JULIO 10, 2009

Esta es una variante de la técnica que mostré en la nota sobre cómo agregar valores

únicos en una lista desplegable con validación de datos.

Un lector me presenta el siguiente caso: ha creado una lista desplegable que muestra una

lista de facturas. ¿Cómo hacer para que las facturas abonadas vayan desapareciendo de la

lista desplegable?

Supongamos que esta es la lista de las facturas

En el rango B6:B19 aparecen los números de las facturas y en el rango C6:C19 si han sido

pagadas (señalado con la palabra “pagada).

En nuestro ejemplo, queremos crear una lista desplegable que sólo muestre aquellas

facturas que no han sido pagadas

Por supuesto, queremos que esta lista sea dinámica, es decir que cuando

pongamos “pagada” al lado de una factura, ésta desaparezca de la lista

.

La solución consiste en crear dos columnas auxiliares y una tercera que será la que

contenga los valores válidos para la lista.

Empezamos por crear la primer columna auxiliar en el rango E6:E19.

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En la celda E6 ponemos esta fórmula

=SI(LARGO(C6)=0,FILA(),"")

y la copiamos a todo el rango.

Esta columna nos da un “número de orden” que es de hecho un número entero único (el

número de fila) que identifica a las facturas que aún no han sido pagadas.

Ahora agregamos una segunda columna auxiliar en el rango F6:F19 con esta fórmula

=INDICE($B$6:$B$19,COINCIDIR(K.ESIMO.MENOR($E$6:$E$19,FILA()-5),$E$6:$E$19))

Como puede verse, sólo las facturas pendientes aparecen en la lista.

Tenemos un pequeño problema y es que cuando una factura ha sido pagada el valor de la

fórmula es #NUM!.

Si usáramos el rango F6:F19 para crear la lista de los valores, también el error #NUM!

aparecería en ella lo cual es poco elegante.

Una de las soluciones es crear una tercera columna en el rango G6:G19 con la fórmula

=SI(ESERROR(F6),"",F6)

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Este rango es el que usamos para definir la lista de valores válidos. Creamos el

nombre "lista"

Ahora usamos validación de datos para crear la lista desplegable en la celda C2

Si quitamos la palabra “pagada” en alguna celda, la factura correspondiente aparecerá

automáticamente en la lista; si agregamos “pagada”, la factura desaparecerá.

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Posted by Jorge L. Dunkelman at 2:29 PM , Links to this post , 11 comments

Labels: Listas Desplegables, Validacion de Datos

Listas desplegables dependientes múltiples LUNES, AGOSTO 04, 2008

En la nota anterior sobre listas desplegables dependientes mostramos cómo crearlas con

validación de datos.

En esa nota vimos como crear una lista desplegable de países y ciudades. Una vez elegido

el país, la segunda lista desplegable mostraba sólo ciudades de ese país.

Algunos lectores me consultan como hacer lo mismo pero con más de dos niveles de

dependencia. Por ejemplo, continentes-países-ciudades.

La técnica es básicamente la misma. Incluimos las listas en rangos nominados (dentro de

nombres, usando Insertar-Nombres-Definir) y luego usamos validación de datos con la

opción Lista y en Origen usamos fórmulas con la función INDIRECTO.

Supongamos este cuaderno con cuatro hojas

En la hoja Continentes tenemos una lista de los continentes

Estos valores nos servirán como referencia a los nombres que contendrán la lista de países

de cada continente. Definimos el rango A1:A7 dentro del nombre "continente"

continente=Continentes!$A$1:$A$7

En la hoja Países creamos campos con las listas de los países de cada continente. Por

comodidad (la mía) he puesto sólo dos países por continente

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Page 13: Listas Desplegabl

Finalmente ponemos listas de las ciudades por países en la hoja Ciudades

Ahora tenemos que definir los nombres. Una forma de ahorrar tiempo es usar el método

Insertar-Nombre-Crear. En la hoja Países seleccionamos la celda A1 y abrimos el menú

Insertar-Nombre-Crear

Como queremos que Excel use la fila superior como rótulo para los nombres, señalamos la

opción "crear nombres en fila superior".

El resultado será:

África=Paises!$A$2:$A$3

América_del_Norte=Paises!$B$2:$B$3

América_Central=Paises!$C$2:$C$3

América_del_Sur=Paises!$D$2:$D$3

Asia=Paises!$E$2:$E$3

Europa =Paises!$F$2:$F$3

Oceanía=Paises!$G$2:$G$3

Como verán Excel ha agregado "_" en los casos que el nombre del continente está formado

por más de una palabra. Esto se debe a que por definición los nombres en Excel no pueden

tener espacios en blanco (ni símbolos especiales).

Usamos el mismo método para definir los nombres en la hoja Ciudades, con este resultado

Congo =Ciudades!$A$2:$A$61

Canadá =Ciudades!$B$2:$B$61

México=Ciudades!$C$2:$C$61

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Venezuela=Ciudades!$D$2:$D$61

China=Ciudades!$E$2:$E$61

Alemania=Ciudades!$F$2:$F$61

Australia=Ciudades!$G$2:$G$61

Angola =Ciudades!$H$2:$H$61

Estados_Unidos=Ciudades!$I$2:$I$61

Guatemala=Ciudades!$J$2:$J$61

Colombia=Ciudades!$K$2:$K$61

Vietnam=Ciudades!$L$2:$L$61

Francia =Ciudades!$M$2:$M$61

Islas_Fidji=Ciudades!$N$2:$N$61

Como ven, todos los nombres tiene el mismo tamaño de rango (de la fila 2 a la 61), lo que

hará que en la lista desplegable aparezcan espacios en blanco. Más adelante veremos

como solucionar este problema.

Ahora que hemos definido todos los nombres, definimos las listas desplegables en la

hoja "Elección"

En la celda B1 definimos la lista con la opción Lista y la fórmula "=continente". Esto crea

una referencia al rango que contiene los nombres de los continentes

En la celda B2 creamos la lista de países que será dependiente del continente elegido en la

celda B1

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Page 15: Listas Desplegabl

En este caso creamos la referencia al rango usando la función INDIRECTO. Además

tenemos que usar la función SUSTITUIR para poner las líneas "_" en lugar de los espacios

entre las palabras, para que el valor de la celda coincida con el nombre del rango

=INDIRECTO(SUSTITUIR(B1," ","_"))

Usamos la misma técnica en la celda B3, usando como referencia el valor de la celda B2

Si elegimos el continente América del Sur, podremos elegir sólo Venezuela o Colombia. Si

elegimos Colombia podremos elegir una de las ciudades que hemos incluido en la columna

Colombia de la hoja Ciudades

Si fuera necesario podríamos agregar más listas dependientes creando los campos

adecuados (barrios, jurisdicciones, etc.).

La técnica que hemos mostrado adolece de un defecto estético, los espacios en blanco.

Para solucionar este problema tenemos que usar rangos dinámicos. Normalmente usamos

la función DESREF para crear rangos dinámicos. El problema en nuestro caso es que la

función INDIRECTO solo acepta rangos como argumento.

Para superar este problema usaremos esta fórmula en la creación de la lista desplegable

dependiente de la celda B3 (ciudades)

=DESREF(INDIRECTO(SUSTITUIR(B2," ","_")),0,0,CONTARA(INDIRECTO(SUSTITUIR

(B2," ","_"))),1)

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José de Diego wrote... Hola Jorge felicitaciones y gracias nuevamente por tu gran aporte. Te comento que uso otra fórmula... Continue >>

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Ahora la lista dependientes de ciudades no mostrará espacios en blanco.

La fórmula fue tomada del excelente sitio Contextures de Debra Dalgleish.

El cuaderno con el ejemplo y las fórmulas puede descargarse aquí.

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Posted by Jorge L. Dunkelman at 10:20 PM , Links to this post , 21 comments

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