LISTA DE FUNCIONES

RECEPCION

Función: Se recibe y se verifica por medio de la planilla establecida, por el área de gestión documental, que estén los documentos completos, que correspondan a lo anunciado. Sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes del documento. En esta recepción a los documentos se les verifica que tengan. Numero de Oficio, Asunto, Origen, Destino, Firma, Fecha, Hora, Contenido de folios y Anexos para ingresarlo al sistema Orfeo. Todos estos registros son necesarios para este sistema. Se clasifica la documentación

por dependencias y se coloca dentro de un casillero los cuales los cuales se encuentra dividido con colores por nombre de dependencias.

DISTRIBUCION

FUNCION: En este procedimiento se tiene una planilla establecida por la cancillería, para cada una de las dependencias de acuerdo a la organización interna del Ejercito Nacional, para los documentos internos o externos donde ya está identificada la dependencia. El asunto número de radicado, número de orden y número de documento hay un horario establecido para los estafetas, civiles, soldados. Para la documentación interna, con respecto a la documentación externa se utiliza la compañía 472. Por medio de una planilla establecida por esta misma.

TRAMITE

FUNCION: En este proceso cada dependencia mira los periodos de vigencia y tiempo de respuesta al documento por trámites administrativos, por ley estos documentos integran diferentes series documentales de acuerdo, derecho petición a la función de la dependencia, a la oficina jurídica se le debe dar respuesta dentro del término establecido hábiles por la normatividad vigente, se verifica si hay antecedente de este expediente, se recopila para dar respuesta de acuerdo a los formatos establecidos a comunicaciones oficial y se distribuye mediante una planilla.

ORGANIZACIÓN

FUNCION: descripción de acuerdo a las tablas de Retención Documental establecida, cada dependencia realiza los principios de Clasificación por series, sub series y tipo documentales. Ordenación mediante el sistema de orden cronológico. Descripción análisis y organización de toda la información para identificar, gestionar y localizar la documentación, explicar su contenido, contexto de su producción.

CONSULTA

FUNCION: La consulta se debe hacer por medio de solicitud escrita al Jefe de área o funcionario responsable del archivo de gestión o central. Al momento de consultar el archivo se debe diligenciar el formato de préstamo de documentos establecido en el archivo central de Cota, de acuerdo a la autorización al manejo de documentación clasificada.

CONSERVACIÓN

FUNCION: Para garantizar la integridad física y funcional del los documentos en este proceso se debe garantizar las condiciones preventivas en los archivos de gestión, se utilizan las carpetas de celuguia, en el archivo central, las cajas de referencia X-200 en la bodega se controla la humedad, luz, temperatura, y el mantenimiento diario del aseo de las instalaciones y de las cajas.

DISPOSICION FINAL El Ejército no cuenta con los elementos adecuados para microfilmación por tal motivo se está conservando todos los archivos en físico.