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Lineamientos
VIIIConvocatoria:presentacióndepropuestas
SegundoCanjedeDeudaporNaturalezaentre
CostaRicayEstadosUnidos
SETIEMBRE2017
1. PRESENTACIÓNEnel2011elComitédeSupervisión(CS)delSegundoCanjedeDeudaporNaturalezaentreCostaRicayEstadosUnidos (SegundoCanje) y la AsociaciónCosta Rica por Siempre (ACRXS),Administradordel SegundoCanje,dieroninicioalasconvocatoriasdeproyectos.Laprimerafasedelasconvocatoriasseenfocaenla inscripcióndeorganizacionescomoEntidadesElegiblesautorizadasaaccederafondosdelCanje.Alafecha,sehanefectuadoochoinscripcionesdeEntidadesElegiblesanteelSegundoCanjedeDeuda:octubredel 2011, setiembre del 2012, octubre del 2013, agosto del 2014, febreroysetiembredel2015,agostode2016,yagostodel2017.Estas Entidadesestán facultadasa continuarsu participaciónen la segunda fasede laconvocatoria, la cualconsisteenlapresentacióndepropuestasparaproyectosaserfinanciadosporelSegundoCanje.Los presentes lineamientos describen los pasos a seguir para la presentaciónde propuestas, así como loscriteriosutilizadospara la evaluaciónde lasmismaspor parte delCSyACRXS.EstoslineamientoshansidoaprobadosporelComitédeSupervisiónysebasanenlanormativaestablecidaenel Acuerdo de Conservación de Bosques (FCA, por sus siglas en inglés), documento que regula elfuncionamientodelSegundoCanje.ElpropósitodeestedocumentoesbrindarunaguíaqueorienteyofrezcasoportealasEntidadesReceptorasdeDonaciónenelprocesodepresentacióndepropuestasparaaccederalosfondosdelaoctavaconvocatoriadelSegundoCanje.
2. ¿QUIÉNCONVOCA?ElCSdelSegundoCanjellevaacaboestaconvocatoria,pormediodeACRXS.DichoCSestáconstituidodelasiguienteforma:
• GobiernodeCostaRica,representadoporelSistemaNacionaldeÁreasdeConservacióndelMinisteriodeAmbienteyEnergía(SINAC-MINAE).
• GobiernodelosEstadosUnidosdeAmérica,representadoporlaEmbajadadelosEstadosUnidosen
CostaRica.
• TheNatureConservancy(TNC).• Unmiembrodesignado,puestoqueactualmenteocupalaEscueladeAgriculturadelaRegiónTropical
Húmeda(UniversidadEARTH).
• Unmiembrodesignado,puestoqueactualmenteocupalaOrganizaciónparaEstudiosTropicales(OET).
3. ¿QUIÉNESPUEDENPARTICIPAR?
Únicamente las Entidades Elegibles inscritas en el registro del Segundo Canje de Deuda pueden presentarpropuestasyfirmarAcuerdosdeDonaciónconACRXS.
4. PRESENTACIÓNDEPROPUESTASLasEntidadesElegibles interesadasdeberánpresentarunapropuesta técnica y financieraque respondaa losolicitado en los presentes lineamientos de convocatoria. Las propuestas, anexos y toda documentaciónrelacionada deben entregarse en formato digital (PDF) por correo electrónico a la dirección:[email protected]. La fecha límitepara la entrega de propuestas es el miércoles 01 den o v i em b r e a las11:59 pmhorade Costa Rica. Laspropuestasdeproyectodebentenerunavigenciadenoventa(90)días.Lasconsideracionesparadesarrollarlapropuestatécnicayfinancierasedetallanacontinuación:
4.1 DeclaraciónJurada
LaEntidadElegiblees laresponsabledepresentarunadeclaraciónjurada(Anexo A),enlacual indicaexpresamenteque conoce y acepta los lineamientosde esta convocatoria (estedocumentocomotal)yquelatotalidaddelainformaciónpresentadaesfidedigna.
4.2 PropuestatécnicaLas Entidades Elegibles deberán presentar propuestas que respondan a lo solicitado en los términos dereferencia (TDR) suministrados por ACRXS en el sitio web del Segundo Canje:http://canjeporbosques.org/convocatoria.LaspropuestasquenorespondanalosolicitadoenlosTDRserándescalificadas.Laspropuestasdebencumplirconel formatodelformulario para lapropuestatécnica(AnexoB).Sesolicita utilizar el documento “Guía para la elaboración de propuestas” (disponible en:http://canjeporbosques.org/convocatoria)amaneradeorientaciónduranteelprocesodepreparacióndelapropuesta.Lapropuestadebedetallarlosmiembrosdelequipotécnicoqueimplementaráelproyecto,yespecificarsisetratadeempleadosoconsultoresexternossegúnindicacionesdelAnexo B. Se deben incluir por separadotodos los CVde losmiembrosdel equipo técnico;casocontrario,lapropuestaestaráincompletayresultarádescalificada.
En el caso de que la Entidad permita que sus empleados asuman labores como consultores externos (porejemplo, por medio de contratos por servicios profesionales y sobresueldos) deberá aportar la políticainstitucionalquepermitatalacción;oensulugar,elacuerdodelaJuntaDirectivadondesebrindeautorizaciónparaactuardelamaneraplanteada.Encasodeque lapropuestaseapruebe,ACRXSsolicitaráa laEntidadElegiblequeentregueevidenciadelacoberturadelapólizadeRiesgosdelTrabajoycertificacióndeestaraldíaconlascuotasdelosempleadosylosconsultoresexternosantelaCajaCostarricensedeSeguroSocial(C.C.S.S.),segúncorresponda.ConsorciosEn caso de que una Entidad Elegible forme un consorcio con una omás Entidades Elegibles debidamenteinscritasenelregistrodelSegundoCanje,éstasdebenorganizarseporsucuentademanerainterna.Cualquierconvenioomemorándumdeentendimientoquesehayafirmadoconestefin,seráundocumentoprivadoentrelaspartes.Sinembargo,parafinesdelproyecto,losAcuerdosdeDonaciónsefirmaránconunasolaEntidadElegible,lacualeslaresponsabledelaimplementacióndelproyectoylacualdeberájustificarlaformacióndelconsorcioenbaseacriteriostécnicosydescribirlosrolesdecadainstituciónenlametodologíadelapropuesta.LasEntidadesElegiblespodrántransferirfondosaotra(s)organización(es)enconexiónconlaimplementacióndeunproyectofinanciadoporelSegundoCanjeúnicamenteenlossiguientescasos:
1. QuelaotraorganizaciónseaunaEntidadElegibleinscritaenelSegundoCanjeyqueformepartedelconsorciodeEntidadesElegiblesquepresentalapropuesta.
2. QuelastransferenciassehaganporelmontoyporelconceptodelasactividadesadesarrollarsegúnlapropuestatécnicaypresupuestoaprobadosporelSegundoCanje.
3. Quesedemuestreentodosloscasoscondocumentacióndesoporteválida,latransferenciayrecepción
dedichosfondos.EncasodequelaEntidadElegiblerequieraadquirirbienesoserviciossuministradosporotrasorganizacionesnoelegiblesoempresas,deberácumplirconelprocesodetalladoenlasección“FormalizacióndeAcuerdosdeDonación”delpresentedocumento.La Entidad Elegible no podrá contratar como parte del equipo ejecutor a familiares inmediatos de susempleados,socioscomerciales,omiembrosdesuJuntaDirectivaporserviciosprofesionalesrelacionadosconunproyectofinanciadoporelSegundoCanje.
4.3 Propuestafinanciera(presupuesto)La Entidad Elegible deberá presentar el presupuesto de la propuesta técnica en colones costarricenses deacuerdoalformatodelAnexoC.Igualmentesedeberátomarenconsideraciónlascategoríasdegastosdesupropioregistrocontable.Serequeriráqueelpresupuestoseapresentadoenformadetalladaparacadapartidadegasto,considerandoelcronogramadeactividadespresentadoenlapropuestatécnica,afindedeterminarconfacilidadlaejecucióndecadagastoparalaimplementacióndelproyecto.Amaneradeilustraciónsecompartenalgunascategoríasdegasto,quepodríanformarpartedeldiseñodeunpresupuesto,dondecadacualpresentaindicacionessobrelosgastosqueseesperaseanreflejadosyciertascondicionesdepermisibilidad,asaber:GastosDirectos:
I. Salarios(incluyecargassociales,ypólizadelosempleados).
II. ServiciosProfesionalesdeconsultoresexternosa. Siaplica,considerarcomopagoenloscontratoselreconocimientodetransporte,alimentación
yhospedaje,juntoconloshonorariosprofesionales.
b. Encasodeutilizarlamodalidaddereembolso,deberáestipularseclaramenteenelcontratoynodeberáconsiderarsecomounadelantooviático.
III. MaterialesySuministros(talleres,convocatoriasyotrosgastosrelacionados)
a. No se considerarán gastos permisibles tarjetas de presentación, brochures o cualquier otro quecumplelafunciónpropiadelaEntidad,ynoespecíficamenteconlaimplementacióndelproyecto.
IV. Viáticos(hospedaje,alimentación,transportepúblico)
a. Estosgastossólodeberáncontemplarseparapersonalenplanilla(asalariado).
b. Silapolíticainstitucionallopermite,puedeincluirpagodekilometrajeporelusodevehículoparticular.Noseconsiderarácomogastosdelproyecto,aquellosparacubriraccidentes,pólizas,ogastosadicionalesenqueseincurra).
V. Alquilerdevehículo(renta,segurosdeleyycombustible):
a. No podrá cobrarse al proyecto gastos para cubrir accidentes, reparación de cualquier índole,deducibleogastosadicionalesenquese incurra,poralgunaeventualidadcomogastos legalesuotros.
GastosIndirectos:
I. CostosAdministrativos(máximo10%delpresupuestototaldegastosdirectos).
II. Lacategoríaimprevistosnoseráconsideradacomoungastoasignablealapropuesta.Estailustracióndegastosnoseconstituyeencategoríasdegastosdefinitivosoexigidosparalapresentacióndeunapropuesta;cumplelafuncióndeunaguíadeltipodegastosquepodríapresentarelpresupuestodeunapropuesta.
ContrapartidaSeestablececomoopcionallapresentacióndecontrapartidaenlospresupuestospresentadosporlasEntidadesElegibles.LasEntidadesquedecidanpresentar contrapartida,deberánpresentarlaenlasmismascondicionesdedetalleyproyeccióndegastosqueelrestodelasactividadesaniveldepresupuesto.La contrapartida deberá ser reportaday justificadade la misma forma en que seránreportadoslosfondosasignadosenelAcuerdodeDonaciónaprobadoporACRXS.
4.4 EvaluacióndelacapacidadinstitucionalLas Entidades Elegibles inscritas entre el 2012 y 2017 que vayan a presentar propuestas en esta VIIIConvocatoriadeberáncompletaryremitirelAnexoDydocumentaciónsoporteúnicamente.Solamente las organizaciones inscritas como Entidades Elegibles en el año 2011 y que nohayan sidoadjudicatariasdeningúnproyectofinanciadoporelIICanjedeDeuda,deberáncompletaryenviarelAnexoEydocumentaciónsoporte.ElCuestionariodeEvaluacióndeCapacidadOrganizacional(AnexoE)tieneporobjetivoproveerla informaciónnecesaria para valorar la capacidad institucional, financiera ycontabledeunaentidad,paraelmanejodefondosencalidaddedonación.EstecuestionarioesremitidocomopartedelprocesodeinscripcióndelaEntidadElegible,cuyasrespuestasydocumentossoporterequeridospermitealComitédeSupervisióndelSegundoCanjedeDeudaporNaturalezagenerarunavaloraciónsobrelascapacidadesinternasdecadaentidad,afindedeterminarsi laorganizaciónpuedeinscribirseenelregistrodeEntidadesElegibles.RepresentantesautorizadosporlaAsociaciónCostaRicaporSiemprepodránsolicitarcualquierdocumentaciónsoportequeconsiderepertinente,afinderealizarlasverificacionesnecesariaso visitar las instalacionesde laEntidadElegiblecomomecanismodeverificacióndelcuestionarioydocumentaciónsoportepresentada.
5. EVALUACIÓNYSELECCIÓNDEPROPUESTAS5.1 ComitédeEvaluaciónUnavezcerradoelperiodoparaenvíodepropuestas,ACRXSconvocaráal Sub-ComitéTécnicodel CSparaevaluarconjuntamentelaspropuestasyhacerlasrecomendacionesrespectivasparadecisiónfinalenlaplenariadelCS.ElSub-Comitépodrásolicitarinsumosaexpertosinvitadoscuandoloconsiderenecesario.
5.2 CriteriosdeevaluacióndelapropuestatécnicaEstaránhabilitadas para la evaluación del presupuesto las propuestas técnicas que alcancencomomínimosesenta (60)puntossobreochenta(80)puntoscorrespondientesalaevaluación,deacuerdoaestasvariables:
Criteriosevaluaciónpropuestatécnica
PuntajeMáximo
Experiencia,trayectoria,einterésinstitucional
10
Formaciónyexperienciadelpersonalclave
35
Calidadtécnicadelapropuesta
35
Sub-Totalpropuestatécnica
805.3 CriteriosdeevaluacióndelpresupuestoSeasignaráveinte(20)puntosalpresupuestomásbajo,asignándosealasdemáspropuestaselpuntajecorrespondientedeacuerdoconlasiguientefórmula:
PA= PPMBX 20PPE
Donde:PA=PuntajeAsignadoPPMB=PreciodelaPropuestaMásBajPPE=PreciodelaPropuestaEvaluada
5.4 Seleccióndepropuestas
Se seleccionará la propuesta que obtenga la mejor calificación resultante de la suma delpuntajeobtenidoenlapropuestatécnicayelpresupuesto.
PO=PT+PPDonde:PO=PuntajeObtenidoPT=PuntajeAsignadoalaPropuestaTécnicaPP=PuntajeAsignadoalPresupuesto
Criteriosevaluaciónpropuestaproyecto
PuntajeMáximo
1. Criteriosevaluaciónpropuestatécnica 80
Experiencia,trayectoria,einterésinstitucional 10
Formaciónyexperienciadelpersonalclave
35
Calidadtécnicadelapropuesta
35
2. Criteriosevaluaciónpropuestaeconómica 20
Totalpropuestadeproyecto
100
5.5 DiscrecionalidaddelComitédeSupervisiónparaadjudicarproyectos
Conformea loestablecidoenelFCA,elCSpodrádesarrollarcualquiercriteriodedecisiónparalarevisióndelaspropuestasoparalaseleccióndeReceptoresdeDonacióndemaneratalquesegaranticelaejecucióndelosproyectosdeconformidadconlostérminosdelAcuerdoytodoslosotrosdocumentosdetransacción.Por tanto, queda a discrecióndel CS la adjudicaciónde Acuerdos deDonación a Entidades Elegibles queobtengan la calificaciónmínima para ser consideradacomoadjudicatariaenel procesodeevaluación.Si elComité de Supervisión considera queexiste una duda razonable sobre la calidad de la ejecución técnica ycapacidadfinancieradelaEntidadElegibleenanálisis,elComitédeSupervisiónpodrávalorarlaconvenienciaonodeadjudicarelproyectoodeclararlodesierto.
5.6 ApelacionesNosetramitaránapelaciones.
5.7 CriteriosdedescalificacióndepropuestasLos perfiles institucionales y/o propuestas para proyecto que incurran en las siguientescondicionesserándescalificados:
a. Entrega de documentación incompleta, incumplimiento u omisión en la presentacióndecualquierdocumento o formulario requerido en los lineamientos. La omisión no se limita a la falta depresentacióndedocumentos,sinoquetambiénserefiereacualquierdocumentopresentadoquenocumplaconlascondicionesdevalidezrequeridas.
b. Presentacióndeinformaciónfalsaodistorsionada.
c. La propuesta incumple con las condiciones y/o requisitos establecidos en los lineamientos de laconvocatoria.
d. Elmontodelapropuestaexcedeellímitedesignadoenlostérminosdereferencia.
e. Lapropuestanoalcanzaelpuntajemínimorequeridodeacuerdoalmétododeselección.
f. Elperiododeduracióndelproyectoexcede ellímitedesignadoenlostérminosdereferencia.
g. Entrega de documentación fuera del plazo (fecha, y hora) establecidas en los lineamientos de laconvocatoria.
h. Presentación de dos o más propuestas para un mismo proyecto por parte de unamismaEntidadElegible.
i. Si unmiembro del equipo técnico a cargo de implementar el proyecto es parte delequipotécnicodedosomásEntidadesElegiblesparaunmismoproyecto.
j. Si al momento de presentar la propuesta, el 70% o más del equipo técnico de laEntidadElegible
estáparticipandoentresomásproyectosdelIICanjedeDeuda.
6. DECLARATORIADEPROYECTOSDESIERTOSEl CS podrá declarar desierta la ejecución de un determinado proyecto cuando ocurran las siguientescircunstancias:
a. Noserecibaningunapropuesta.
b. Ningunadelaspropuestastécnicasalcanzaelpuntajemínimorequerido.
c. Todaslaspropuestaseconómicassuperanelprecioreferencial.
d. NingunapropuestacumpleloespecificadoenelCartel.
e. CuandoelCSsoliciteunacontrapropuestaa laEntidadElegibleyéstapresenteunacontrapropuesta
quenocumpleconlosrequisitosdeconvocatoria.
f. CuandolaEntidadElegibledecidaretirarseporpropiavoluntaddelproceso.6.1 Selección de Entidades Elegibles a invitar directamente para
proyectosdesiertosLaseleccióndeEntidadesElegiblesainvitardirectamenteapresentarpropuestasparalosproyectosdeclaradosdesiertosserealizaráutilizandocriteriostécnicosydeacuerdoa lasnecesidadesocontextodecadaproyectoenespecífico.Demanerageneral, los criteriosa considerarpara seleccionara las EntidadesElegibles incluyen,peronoselimitana:Criteriogeneral Descripción
Experiencia LaEntidadcuentaconexperienciaenproyectoscontemáticasimilares.
Conocimiento del área deintervencióndelproyecto
LaEntidadcuentaconexperienciaenlaimplementacióndeproyectosenlazonadelproyectooensusalrededores.
Destreza/disponibilidaddetiempo
La Entidad cuenta conun nivel de destreza adecuado enel tema delproyecto y cuenta con la disponibilidaddetiempoparaejecutarlo.
RelaciónadecuadaconSINAC
LaEntidadposeeuna trayectoriaexitosadetrabajoconSINACyposeeunabuenarelaciónconesteactor.
Experienciaindirecta La Entidad ha ejecutado proyectos en unatemáticarelacionada.
Calidaddeejecución La Entidad ha recibido referencias positivas de otrosactoresencuantoasudesempeñotécnicoocuentaconunaevaluaciónfavorableporpartedeladministradorrespectoalaejecucióndeproyectospreviosfinanciadosporelIICanjedeDeuda.
Capacidad técnica yadministrativa
LaEntidadcuentaconlosrecursostécnicosyadministrativosnecesariosparaimplementarelproyecto,loqueindicaqueexisteunaprobabilidadde ejecutar el proyecto de manera exitosa a pesar de no contar conexperienciaespecíficaeneltemadelproyecto.
Conbase en losanteriores criterios, el Administradorseleccionaaun máximo de cinco Entidades Elegiblesrelevantesparainvitarlasapresentarpropuestasparaelproyectodeclaradodesierto.ElAdministradorsometea aprobación del CSlalistadeentidadesseleccionadas.Una vez que el CS emite su aprobación,ACRXSprocede ainvitarmedianteoficioalasEntidadesseleccionadasapresentarpropuestas.EstasEntidadescontaránconunplazomáximode30díasnaturalesparapreparar yentregarsuspropuestas.Unavezrecibidaslaspropuestas,ACRXSlasrevisautilizandoelprocedimientoestablecidoenestoslineamientos.EstaevaluaciónpreliminarseenvíaalSub-ComitéTécnicoparaque la avaleyposteriormentese remiteal CSparaseraprobada.
7. APROBACIÓNDEPROYECTOS,NOTIFICACIÓNDERESULTADOSYFIRMADEACUERDOSDEDONACIÓN
El Administrador presenta los resultadosde las evaluaciones (en primera ronda o para proyectos declaradosdesiertos) al CSpara su revisión y aprobación. Una vez que éste aprueba la selecciónde las propuestas, elAdministradornotifica vía correo electrónico los resultados a todas las Entidades Elegibles que participaron.Dichaselecciónesinapelable.Despuésdelaadjudicacióndeunapropuesta, laEntidadElegibleyACRXSrealizaránreunionesdeafinamientodemejoras,previoa la firmadelAcuerdode Donación.Sin embargo, el Administrador no tendrá obligaciónde reconocerningúngastoincurridopreviamentealafirmadelAcuerdodeDonación.Cuando losAcuerdosdeDonaciónsehan firmado, las EntidadesElegibles procedenoficialmente a iniciar laimplementaciónde losproyectos,bajo el seguimientoymonitoreodelAdministrador.7.1 CondicionesdelFinanciamientoElmontodelAcuerdodeDonaciónseráentregadoencolonescostarricenses,segúnelesquemadefinidoenelAcuerdodeDonaciónymediantetransferenciaelectrónica.Se requiereque la Entidad Elegible habilite una cuenta específica en una entidadbancariaprivada,queseaexclusivaparalaadministracióndelosfondosdelAcuerdodeDonación.Todoslospagosdeberángirarsedeestacuentaexclusiva.
8. CONSIDERACIONES GENERALES DURANTE LA EJECUCIÓN DE LOSPROYECTOS
8.1 CambiosenelequipotécnicoEncasodequelapropuestaseapruebeyquedurantelaimplementacióndelproyectosenecesitereemplazaraunmiembrodelequipotécnico, laEntidadElegible enviarásolicitudformaldelcambio,incluyendo:
1. Razonesdelcambiosolicitado.
2. Justificación y comprobaciónque el candidato propuesto cumple con los requisitossolicitadosparaelproyectoyparasustituiralmiembrodelequipooriginal.
3. CVactualizadodelcandidatopropuesto.
4. Cuadroactualizadodedistribucióndetareasyresponsabilidadesdelequipotécnico.
5. Sifueranecesario,solicituddereadecuacióndelpresupuestooriginal.
ElAdministradorevaluarálapropuestadecambio,elcualemitirásusobservacionesuaprobaciónalrespecto.
8.2 DesembolsosyformadefinanciamientodelasactividadesACRXSpropone asignarun desembolso inicialigual omenor al 30% del total del valor de la propuestaaprobada; sin embargo, estedesembolsoquedarásujetoa lascondicionesrealesdeejecuciónyesperaderesultados, lo cual se plasmará de forma acordada entre las partes cuando sea formalizado el Acuerdo deDonacióncorrespondiente.Losdesembolsossubsiguientesseránejecutadossegúneldesempeñodelproyecto,conformeavancelapresentaciónyaprobacióndeinformesfinancierosytécnicossolicitados.Sin embargo, estos desembolsos seharán efectivos si se haejecutado efectivamente el80%delosfondosdesembolsadospreviamente(paraelloseverificarálossaldospositivosenlacuentabancariaasignadaalproyecto).ACRXSsereservaráundesembolsofinaldealmenosel30%,elcualseráreembolsadoalaEntidadalfinalizarlaentregayaprobacióndelosinformesfinancierosytécnicos,segúncorresponda.IMPORTANTE:LaEntidadElegibleejecutantedeberácontarconelrecursofinancieroapropiadoquelepermitafinanciar al menos el 30% de la ejecución final del proyecto. Posteriormente, la Asociación reembolsará lainversiónrealizada,unavezemitidalaaprobacióndelinformefinancieroytécnicofinal.Sialfinalizarelproyectoexistesub-ejecucióndelosfondosdesembolsadosalaEntidadElegible,éstadeberádevolverelexcedenteaACRXS.
8.3 Adquisicionesdebienesoserviciosconvalormayoraunmillóndecolones
Unavezquelapropuestahasidoaprobadaydurante la implementacióndelproyectosi laEntidad Ejecutoranecesite adquirir bienes o servicios (excepto los servicios profesionalesdelequipotécnicopresentadoenlapropuesta)por partedeuna empresa,consultor independiente,organizaciónsin fines de lucro, cuyomontoasciendaa¢1,000,000(unmillóndecolonescostarricenses)omásenuna solacomprao contrato, laEntidaddeberácompletarunformulariodeanálisiscomparativodecostosqueincluyaunmínimodetrescotizaciones.Luego, seleccionará lamejoropcióncon criterios fundamentadosen lamejorcalidadconelmínimocosto.En caso de que los bienes y o servicios a adquirir sean menores a ¢1,000,000.00 (un millón de colonescostarricenses),noseránecesariolapresentacióndelformulariodeanálisiscomparativodecostos.
8.4 ModificacionesalpresupuestoUnavezquelaEntidadhayasidoelegidaparalaadministracióndeunproyecto,ysehayasuscrito el Acuerdode Donación, la Asociación permitirá realizar modificaciones entre losrubrosdelpresupuesto,hastaporun10%deltotaldelapartidapresupuestaria,sinnecesidaddeobteneraprobaciónprevia.Si fuesenecesario realizarun cambio superioral 10% establecido,se debepresentarunasolicituddecambioenlosrubrosdemaneraprevia,estosinqueafecteelmontototalpresupuestadoaprobado.8.5 EvaluacióndeldesempeñodelasEntidadesElegiblesysuequipo
técnicoalfinalizarlosproyectosComo parte del sistema de mejora establecido dentro del II Canje de Deuda, toda Entidad ElegibleadjudicatariaysuequipotécnicoserásometidoaunaevaluaciónporpartedelComitédeSeguimientoalfinalizarel respectivoproyecto. Dichaevaluaciónserá tomadaencuentaparafuturasevaluacionesdepropuestasdedichaEntidadElegible.
AnexosA.DeclaraciónJuradaB.PropuestaTécnicaC. PropuestaEconómicaD.ActualizacióndedocumentosE.Cuestionarioydocumentossoporte
AnexoA.DeclaraciónJurada1SegundoCanjedeDeudaAsociaciónCostaRicaporSiempreAdministradorSegundoCanjedeDeuda
(Fecha)
Yo, ……………………………………………………………………………… (nombre del representante legal), mayor,
……………………(estado civil), ……………………………………………………………….(profesión), vecino
de…………………………………………………, cédula de identidad……………………………………, en mi condición de
representante legal de ………………………………………………………………… (nombre de la Entidad Elegible), cédula
jurídica………………………………………,manifiestobajolafedeljuramentoque:
a. Declaroconocerloslineamientosdeestaconvocatoriayaceptoparticiparconsiderandolatotalidaddelcontenidoestipuladoendichoslineamientos.
b. Declaroquetodaladocumentaciónpresentadaesfidedignayreconozcoquesisedemostrasecualquier
falsedad,distorsiónu om i s i ó n enladocumentación presentada,laAsociaciónCostaRicaporSiempretieneelderechodedescalificarlaparticipacióndelaEntidadElegiblequerepresento.
c. Declaro que las relaciones contractuales del equipo técnico descritas en el Anexo B de la propuestapresentadaestánautorizadasporlosestatutosdelaEntidadElegiblequerepresento;encasocontrario,cuentoconunacuerdodeJuntaDirectivaqueloautoriza.
Atentamente,
............................................................................................
Nombre,FirmayNúmerodeCéduladelRepresenteLegal
Direccióndecorreoelectrónico:
Teléfono:
Fax:
*Nota:encasodequesílealcancenlaslimitaciones,favorindicarloenestasecciónyadjuntarundocumentoconeldetalledeestaslimitacionesyunapropuestaparaprevenirlosposiblesconflictosdeinterésquepuedanpresentarse.
1Estadeclaracióndebeentregarseactualizadaencadainscripciónycadavezquesepresentaunapropuesta
AnexoB.PropuestaTécnica
NombreEntidadElegible:
Nombredelproyecto:
Fecha:
I. Introducción
II. Generalidades
III. Modelológico
IV. Detallemetodológico
V. Cronograma
VI. Equipodetrabajo(llenarunafichaporcadapersona,yadjuntarcomoarchivosadjuntostodoslosCV)
Nombredelapersona
Roldentrodelequipo
Relación contractual con laEntidadElegible(seleccione)
FuncionariodelaEntidad()Consultor()
Formaciónacadémica
Responsabilidadesespecíficasenelproyecto
Porcentaje del tiempodestinadoaesteproyecto
Experiencia laboral en lasactividadesqueliderará
Tres referencias (puesto,lugardondelabora,teléfono,correoelectrónico)
AnexoC.PropuestaEconómica
PRESUPUESTOPROYECTADO
Entidad:Nombredelproyecto:Periododeejecución:Moneda:ColonesValortotaldelapropuesta:Personaqueelaboróelpresupuesto:
SALARIOSSERVICIOS
PROFESIONALESVIÁTICOS
ALQUILERDEVEHÍCULO/KILOMETRAJ
ETALLERESYREUNIONES MATERIALESYSUMINISTROS
COSTOSADMINISTRATIVOS
XYZ…
GASTOSDIRECTOSSalarios
SalarioproporcionalCargasSociales(26,33%)INS(PólizaRiesgosdelTrabajo)(1,25%)Provisiónaguinaldo(8,33%)Provisióncesantía(5,33%)Provisiónvacaciones(4,16%)
Producto1:
Actividad1:
Actividad2:
Actividad3:
Producto2:
Actividad1:
Actividad2:
Actividad3:
Actividad4:
SUB-TOTALGASTOSDIRECTOS ₡- ₡- ₡- ₡- ₡- ₡- ₡- ₡-GASTOSINDIRECTOS
10%CostoAdministrativo - - - - -
TOTALES ₡- ₡- ₡- ₡- ₡- ₡- ₡- ₡-
Productosyactividades
Detalledelgasto
CUENTASCONTABLES
AnexoD.Actualizacióndedocumentos
Porfavor,respondaelsiguientecuestionarioparavalorarsiciertascondicionesdelaentidadhancambiado.Paratodarespuestapositiva(SI)deberápresentarsedocumentosderespaldojuntoconladeclaraciónjurada(AnexoA),propuestatécnica(AnexoB)ypropuestaeconómica(AnexoC)delproyecto.
LISTADEVERIFICACION
SI NO
1- ¿Existencambiosensusestatutos? Copiadelamodificacióninscritaenelregistro
2- ¿HasidorenovadasuJuntaDirectiva?(aportarcertificaciónliteralenamboscasos)
3- ¿HansidorenovadospuestosdetomadedecisionesenlaEntidad? OrganigramaInstitucional
4- Algunadelaspersonasidentificadasenelpto.2y3 Detalleenundocumentoapartetieneunarelaciónhastatercergradodeconsanguinidadohastasegundogradodeafinidadconalgúnfuncionariooempleadodelassiguientesorganizacionesoentidadesprivadas:
a
a
a
a
a
a
a
a
5- Algunadelaspersonasindicadasenelpto.2y3 Detalleenundocumentoaparte
esempleado,funcionarioomiembrodelaJuntaDirectivadelaAsociaciónCostaRicaporSiempre,SINAC(actualoquelohayasidoenlosúltimosdosaños),EmbajadadelosEstadosUnidos,
TheNatureConservancy(“TNC”),OrganizacióndeEstudiosTropicales(“OET”)oUniversidadEARTH.
6 ¿Tienelaentidadalgunadisputalegalpendiente,ohatenidounarecientemente(últimosdosaños)? Enundocumentoapartedetalle:disputaLegal,fiscal,comercialuotra
7- ¿Mantienelaentidadalgúnniveldeendeudamiento?
8- ¿Haactualizadoelmanualdepolíticasyprocedimientos? Compartaunacopia
9- ¿Sehanimplementadomejorasasusistemacontabley/omanejodefondos? Detalleenundocumentoaparte
10- ¿Haactualizadosumanualdepolíticasyprocedimientoscontables? Compartaunacopia
11- Harealizadoalgunaauditoriaexternaenlosúltimostresaños. Delaauditoriadisponible,compartaunacopiadelaCartaalaGerenciayrespuestadelaAdministración.
12- Detalleenundocumentoaparte
Notaimportante:Compartacualquierhechorelevantequeconsiderenecesariorevelar.
¿ExistealgúnConveniooAcuerdo,conalgunainstitucióndelaAdministraciónPública(universidades,ministerios,municipalidadyotros)
Documentossoporte
CUESTIONARIO ACTUALIZACIONENTIDAD ELEGIBLE
Enundocumentoapartedetalle:principalesdeudaseidentifiquelafuenteparacubrirlasdeudasasumidas.
MarqueX
TheNatureConservancy(“TNC”)OrganizacióndeEstudiosTropicales(“OET”)UniversidadEARTH.
GobiernodelosEstadosUnidosdeNorteamérica,cualquieragencia,departamentoodependenciadelmismo.
AsociaciónCostaRicaporSiempre.
BancoBCT.BancoJPMorgan.
GobiernodeCostaRica,cualquieragencia,departamentoodependenciadealgúnministerio.
AnexoE.CuestionarioElpropósitodeestecuestionarioesproveerlainformaciónnecesariaparavalorarlaelegibilidad,capacidadinstitucional,financieraycontableparaelmanejofondosencalidaddedonación.
Cadapreguntadeberáserrespondidacompletamenteysedebeadjuntarladocumentaciónsolicitada.
Solamente las organizaciones inscritas como Entidades Elegibles en el año 2011 y que no hayan sidoadjudicatariasdeningúnproyectofinanciadoporelIICanjedeDeuda,deberáncompletaryenviaresteAnexoEydocumentaciónsoporte.
I. ContactoseInformaciónGeneral
Favorcompletarestasecciónconinformacióngeneraldelaentidad.
Nombrejurídicodelaentidad:
NúmerodeCédulaJurídica: __________________________________________________________________
Direcciónpostal(siaplica): __________________________________________________________________
DirecciónFísica(siesdiferentealapostal):_________________________________________________________
Teléfono(s):________________________________ Número(s)deFax:______________________________
Páginaweb:______________________________________________________________________________
Contatosycorreo(s)electrónico(s)(puedeproporcionarvarioscontactos,identificandonombreypuesto):
___________________________;___________________________;________________.
II. CriteriosdeElegibilidad
1. LaentidadestáinscritaenelRegistroPúblicocomo:
MarqueconX(puedeelegirunaomásopciones).
Organizaciónprivadasinfinesdelucroynogubernamental. Actividadrelacionadaconambiente.
Actividadrelacionadaconbosques.
Actividadrelacionadaconconservación.
Actividadrelacionadaconpueblosindígenas.
Actividadrelacionadacondesarrollosostenible.
Otraactividad:______________________________________________________________________
Detallarcualquierespecificaciónimportantequedistingaalaentidad,relacionadoconsufuncionamientointernoosurelaciónconotrasorganizaciones:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. Laentidadoperaanivel:
Nacional
Internacional(peroactivaenCostaRica)
Ambas
3. Cuentaconladeclaratoriadeutilidadpública?.Respuestaesafirmativa,presentarcopiadeldecretoenlaGaceta.
MarqueconX
SI NO
4. Losestatutosdefinencomoobjetoonaturalezadelaentidadlosiguiente:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Anotartextualmenteelpárrafoopárrafosdondesedetallalosalcancesylimitacionesparalaoperacióndelaorganizaciónoindicarlapáginadelosestatutosdondesedemuestraeldatosolicitado.
5.Encasodedisolucióndelaentidad,¿cómoestablecelosestatutosquesedeberádisponerdelosactivosdelaentidad?____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
6. Completelosdatossolicitados.Ajustarelnombredecadapuestosegúncorrespondaensuentidad.Incluircualquier otro puesto de toma de decisión que considere relevante. El propósito de la consulta es revelarinformación de las personas que ocupan puestos de decisión y son responsables por la implementación de losproyectosyejecucióndefondos.
Puesto NombrecompletoTiempode
desempeñarelpuesto
Espersonalasalariadodesuentidad(Si)(No)
PresidenciaJuntaDirectiva
VicePresidenciaJuntaDirectiva
Tesorero
Secretario
VocalI
VocalII
VocalIII
Fiscal
DirecciónEjecutiva
Gerencias
GerenciaFinanciera
Administración
Contabilidad
7. Algunadelaspersonasmencionadasenlistadelpto.6tieneunarelaciónhastatercergradodeconsanguinidadohastasegundogradodeafinidadconalgúnfuncionariooempleadodelassiguientesorganizacionesoentidadesprivadas?MarqueconX
AsociaciónCostaRicaporSiempre. BancoBCT.
BancoJPMorgan.
GobiernodeCostaRica,cualquieragencia,departamentoodependenciadealgúnministerio.
GobiernodelosEstadosUnidosdeNorteamérica,cualquieragencia,departamentoodependenciadel
mismo.
TheNatureConservancy(“TNC”)
OrganizacióndeEstudiosTropicales(“OET”)
UniversidadEARTH.
Porfavordetalle:________________________________________________________________
8. Alguna de las personasmencionadas en lista del pto.6 es empleado, funcionario omiembro de la Junta
DirectivadelaAsociaciónCostaRicaporSiempre,SINAC(actualoquelohayasidoenlosúltimosdosaños),Embajada de los Estados Unidos, The Nature Conservancy (“TNC”), Organización de Estudios Tropicales(“OET”)oUniversidadEARTH?MarqueconX
SI NO
SilarespuestaesSI,detalle:____________________________________________________________
III.DescripciónInstitucional
9. IdentifiquelasáreasenCostaRicadondelaentidadtrabaja:
MarqueconX
ZonaNorte.Comprendetantotierrasbajascomotierrasaltas. LaAmistad.PrincipalmenteporlaCordilleradeTalamancaysusáreasdeinfluencia,tantohaciala
VertientedelCaribecomolavertientedelPacifica.
Osa.PenínsuladeOsaylaporciónsurdelPacificoCentraldeCostaRica.
Guanacaste.PenínsuladeNicoyaylaregióncentralylastierrasaltasdelaCordilleraVolcánicade
Guanacaste.
CordilleraVolcánicaCentral.ÁreacentraldeCostaRicaconunrelievequevadesdelaszonasbajas
inundableshastalospáramosa3,400msnm.SeextiendealEstedesdeTurrialbaenlaprovinciade
CartagosiguiendohaciaelOestehastaSanRamón,enlaProvinciadeAlajuela.
Otra.Especifique:______________________________________________________________________
10. Listeelnúmerodecolaboradoresactuales(empleadosyexternos):
Empleadosatiempocompleto:_____Empleadosatiempoparcial:_____Consultores:_____
11. Indiqueelcomienzoyfindelañofiscaldelaentidad:
De(Mes/Día):______________A(Mes/Día):______________
12. ¿Tienelaentidadalgunadisputalegalpendiente,ohatenidounarecientemente?.
SI NO
SilarespuestaesSI,complete:
Ladisputaes:Laboral_____Fiscal_____Comercial_____Otra_____(porfavorexplique)Adjuntedocumentación.
13. Adjunteelpresupuestooperativodelosúltimosdosañosyproyectadoalmenosaunañohastadondese
dispongadeinformación.Expliquelasprincipalesfuentesdefinanciamiento,relacionadasalaoperacióndelaentidadycuántoaportanalpresupuestooperativo(fuenteyusodelosrecursos).Elformatodepresentación,loeligelaentidad,sinembargo,sesolicitaclaridad,enlaidentificacióndela(s)fuentesconlascualeslaentidadfinanciasuoperaciónanual.
14. ¿Mantienelaentidadalgúnniveldeendeudamiento?
SI NO
SilarespuestaesSI,detallelasprincipalesdeudaspendienteseidentifiquelafuenteparacubrirlasdeudasasumidas.
Monto Plazo Fuentequepermitecubrirladeuda
15. Laentidadseencuentraaldíaconelcumplimientodelassiguientesobligaciones:MarqueconX
PatenteMunicipal. Permisodesaludparafuncionar.
DeclaracióndeimpuestospresentadaalMinisteriodeHacienda.
CajaCostarricensedeSeguroSocial.
Riesgosdeltrabajo.
IV.ControlesInternos
16. ¿Tienelaentidadunmanualdepolíticasyprocedimientos?
SI NO
SilarespuestaesSI,proveerunacopia.
17. Suorganizaciónpermitequeempleados(reportadosenplanilladelaC.C.S.S.)asumancontratosporserviciosprofesionalesemitidosporlamismaentidad?.IndicarlaseccióndelmanualquelopermiteocopiadelactadeJuntaDirectiva,dondesepermiteestetipodecontrataciones.
SI NO
18. ¿Existeunapolíticadeconflictodeinterés?Mencionesuubicacióndentrodelmanualdepolíticasentregadas
oproporcioneeldocumento,encasodenoencontrarsedentrodelaspolíticascompartidas. SI NO
19. ¿Tienelaentidadunsistemaparaaprobaryautorizarlasadquisicionesdebienesyservicios?SI:_____(Descríbalodetalladamente)NO:_____(Explique).
20. ¿Se generan contratos por servicios profesionales para la contratación de servicios externos, bajo quécondicionessegeneran?.¿Cómosedocumentancambios relacionadosa lospagosquesedebe realizaralcontratista?.(Explique).
21. Describa el procedimiento utilizado por la entidad, para el reembolso de gastos de viaje o liquidación deadelantos.Asícomoelprocesoparareconocimientodekilometrajeopagodecombustible.
22. Indiqueelnombrecompletoypuestodelaspersonasresponsablesporlassiguientesactividades:
a.Manejodeefectivo(cajachica): _______________________________________
b.Abrir/cerrarcuentasbancarias _______________________________________
c.Preparacióndetransferenciasbancarias: _______________________________________
d.Aprobacióndetransferenciasbancarias: _______________________________________
e.Revisaryaprobargastos: _______________________________________
f.Conciliarlosinformesbancariosconlosregistroscontables:_______________________________________
g.Preparacióndelosreportesfinancieros: ________________________________________
h.Aprobacióndelosreportesfinancieros: ________________________________________
i.Preparacióndelosreportesnarrativos: ________________________________________
j.Aprobacióndelosreportesnarrativos: ________________________________________
k.Compras: ________________________________________
l.Controldeactivosfijosysuministros: ________________________________________
m.Preparacióndelanómina,deduccionesybeneficios: ________________________________________
n.Preparacióndelregistrocontable: ________________________________________
ñ.Aprobacióndelregistrocontable: ________________________________________
o.Conciliacionesbancarias: ________________________________________
p.Preparacióndelosestadosfinancieros: ________________________________________
q.Aprobacióndelosestadosfinancieros: ________________________________________
23.Describalostiposdeconciliacionesqueserealizanyconquéfrecuencia:
Tipodeconciliación Frecuencia
_________________________________________ ______________________________________________
_________________________________________ ______________________________________________
24. ¿Seindicaelsalariodecadaempleadoenuncontratodetrabajo?
SI NO
25. ¿Seaplicanaccionesdepersonalparadocumentarcambiosenelsalariodelosempleados?
SI NO
AdjuntarcopiadeúltimaplanillareportadaalaC.C.S.S
V.SistemaContable
26. Describaelsistemacontabledelaentidad.Comomínimodescriba:
a) Cualquierlibromayorqueseutilicepararegistrartransaccionesmanualmente(libromayor,librodediario,balances,librodecuentasporpagar,librodecuentasporcobrar,activofijo,etc.)
b) Cualquiersistemacontablecomputarizadoqueseutilice(porfavor,indiqueeltipoylosmódulosqueincluye).
27. ¿Tienelaentidadunmanualdepolíticasyprocedimientoscontables?
SI NO
SilarespuestaesSI,proveaunacopia.
VI.ControldeFondos
28. ¿La entidad puede abrir una cuenta bancaria en un banco privado, para la administración de diferentesproyectos/donantes?
SI NO
SilarespuestaesNO:¿Cómoseorganizalaentidadpararecibiryreportarfinancieramentelosfondosendonacióndediferentesentidades?
VII.Auditoría
29. ¿Sehanllevadoacaboauditoríasexternasdelosestadosfinancierosdelaentidaddeformaregular?
SI:_____
SilarespuestaesSI:
¿Quiénesdesarrollaronlaauditoría?______________________________¿Cuáleselperiodoauditadomásreciente?_____________________(proveerunacopiaincluyendolacartaalagerencia).
NO:_____
30. Detalledeformacompletalosprincipaleshallazgosdelaauditoriaexterna(cartadegerencia)ylasacciones
demejoraocorrecciónimplementadasporlaentidad.________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
DocumentossoporteaentregarparaEntidadesElegiblesinscritasentre2012y2017
☐ DeclaraciónJurada(AnexoA)firmadaporelrepresentantelegaldelaorganización
☐ Propuestatécnica(AnexoB)
☐ Propuestaeconómica(AnexoC)
☐ Actualizacióndedocumentos(AnexoD)
DocumentossoporteaentregarparaEntidadesElegiblesinscritasenel2011
Serequierequesuorganizaciónpresenteunnúmerodedocumentosjuntoconestecuestionario.Completeestapáginaparaasegurarsequetodalainformaciónsolicitadahasidoincluida.Completelarevisión:
☐ DeclaraciónJurada(AnexoA)firmadaporelrepresentantelegaldelaorganización
☐ Propuestatécnica(AnexoB)
☐ Propuestaeconómica(AnexoC)
☐ Cuestionarioperse(AnexoE)
☐ Estatutosdelaorganización.
☐ Documentosadicionalesquecertifiquencualquiercondiciónespecialenelfuncionamientodelaentidadenrelaciónaotras(públicasoprivadas)oensufuncionamientointernosegúnsuconstitución;comoporejemplo:convenios,acuerdos,copiadelaGaceta(decretodondeselebrindeladeclaratoriadeutilidadpública),entreotros.
☐ Documentaciónsoporte:permisosanitariodefuncionamientoypatenteparafuncionar.Encasodenopresentaralgunodelosdocumentossolicitados,enviarnotadondeseexpliquesuausencia.
☐ CertificaciónaldíaconlaCajaCostarricensedeSeguroSocial(menosdeunmesdevigencia).
☐ CopiadelaúltimaplanillareportadaalaCCSS.
☐ CopiacertificaciónaldíadelRiesgodelTrabajo.
☐ CopiarecientedeladeclaracióndeimpuestospresentadaalMinisteriodeHacienda.
☐ PersoneríaJurídica(nomásdetresmesesdeexpedida).
☐ Certificaciónliteral,dondeconstetodoslosmiembrosdeJuntaDirectiva(nomásdetresmesesdeexpedida).
☐ Documentacióndecualquierdisputalegalpendienteoreciente.
☐ Presupuestooperativodelosúltimosdosañosyproyectadoalmenosaunañohastadondesedispongadeinformación.Indicarlasprincipalesfuentesdefinanciamiento.
☐ Manualdepolíticasyprocedimientos(administrativosycontables).Verificarqueincluyalapolítica
deconflictodeinterés(sinodebeserproporcionadaporaparte).
☐ Copiadelaauditoríamásreciente(EstadosFinancierosyCartadeGerencia)delaorganización.
☐ Todaslaspreguntasdelcuestionariohansidorespondidastotalmente.
