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No. Control LI-DPA-SIC-01

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Lineamientos para la Administración de Documentos de Archivo

Fecha de entrada en vigor 19/05/2010


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Control de Cambios

Revis ión Página (s) Afectadas Descr ipc ión del Cambio Fecha del

cambio


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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos, que deben observar las Unidades Administrativas del INEA, en Oficinas Centrales así como en las Delegaciones Estatales para el registro, seguimiento, organización, clasificación, localización, despacho, uso, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos y expedientes que generen, reciban y conserven en sus archivos. 1.1 Implementar un Sistema Archivístico, promoviendo su modernización integral

con el fin de conservar sistemáticamente organizados los documentos gestionados por el INEA, integrando lógicamente los antecedentes institucionales y garantizando su localización expedita.

1.2 Determinar las actividades esenciales de los responsables de los archivos de trámite, concentración e histórico, en lo relativo a la administración y conservación de documentos y archivos.

1.3 Estandarizar los conceptos y términos archivísticos, así como la aplicación de la metodología con base en las disposiciones legales en la materia.

2. ALCANCE

Los lineamientos para la administración de documentos de archivo, son aplicables para todas las Unidades Administrativas y Delegaciones Estatales del INEA, con base en la normatividad aplicable vigente.

3. FUNDAMENTO LEGAL

Todos los documentos que a continuación se enlistan se encuentran en vigor: 3.1 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, 3.2 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental. 3.3. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. 3.4. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. 3.5. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. 3.6. Ley General de Bienes Nacionales. 3.7. Ley Federal de Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos. 3.8. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información

Pública Gubernamental.


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3.9. Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la Información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

3.10. Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

3.11. Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental. Norma NGIFG004-Disposiciones aplicable al Archivo Contable Gubernamental.

3.12. Instructivo para el Trámite y Control de Bajas de Documentación del Gobierno Federal.

3.13. Guía para el descarte de libros o publicaciones periódicas que se ubican en los archivos de concentración de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

3.14. Procedimiento para Elaboración y el Control de Documentos. PR-DPA-SIC-01


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4. CONTENIDO

4.1. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Además de las definiciones contenidas en la Ley Federal de Transparencia y Acceso

a la Información Pública Gubernamental (LFTAIPG) su Reglamento y Lineamientos.

DEFINICIONES Y SIGLAS

Concepto Descripción

Acceso a la información

pública

Derecho ciudadano de acceso a la información

contenida en los expedientes y documentos que

registran el ejercicio de las atribuciones de las

dependencias y entidades de la Administración Pública

Federal, por lo que los archivos constituyen el medio

que permitirá el acceso a dicha información y auspiciará

la rendición de cuentas.

Administración de

Documentos

Conjunto de métodos y prácticas destinadas a planear,

dirigir y controlar la producción, circulación,

organización, conservación, uso, selección y destino

final de los documentos de archivo.

AGN Archivo General de la Nación.

Archivística y

Archivonomía

Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos

de los archivos y de la administración de documentos.

Archivo

Conjunto orgánico de documentos organizados en

cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el

ejercicio de sus atribuciones por las Unidades

Administrativas del INEA.


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Archivo de

Concentración

Unidad responsable de la administración de

documentos de consulta es esporádica por parte de las

unidades administrativas de las dependencias y

entidades, y que permanecen en él hasta su destino

final.

Es necesario señalar que en ocasiones se le designa

por ignorancia “archivo muerto”, situación a falta de

una cultura administrativa en el manejo de documentos.

Lo que implica cambios en la práctica de los procesos

para la gestión de un sistema archivístico, que

garantice el tratamiento adecuado de la información

como un activo para el desarrollo de la eficiencia y

modernidad en el INEA.

Archivo de Trámite

Unidad responsable de la administración de

documentos de uso cotidiano y necesario para el

ejercicio de las atribuciones de una Unidad

Administrativa.

Archivo Histórico

Unidad responsable de conservar, describir y divulgar la

memoria documental institucional.

Asunto

Contenido específico de cada una de las unidades

documentales (documento de archivo y/o expediente),

integrado por: tema, motivo, argumento, materia,

cuestión, negocio o persona de que se trata un

expediente o documento de archivo y que se genera en

consecuencia de una acción administrativa.


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Baja documental

Eliminación de aquella documentación que haya

prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales

o contables y que no contenga valores históricos.

Catálogo de

disposición documental

Registro general y sistemático que establece los valores

documentales, los plazos de conservación, la vigencia

documental, la clasificación de reserva o

confidencialidad y el destino final de los documentos.

Ciclo vital de los

documentos

Etapas o edades en las que se divide al documento de

archivo conforme a su uso, valor y ubicación, sus etapas

son: Etapa activa (uso constante por el área

generadora, valores primarios, archivo de trámite).

Etapa semiactiva (uso esporádico por el área

generadora, con valores primarios, archivo de

concentración). Etapa histórica (valores permanentes,

uso público, archivo histórico).

Clasificación

El acto por el que se determina que la información que

posee una dependencia o entidad es reservada o

confidencial.

Clasificación

archivística

Proceso de identificación y agrupación de expedientes

homogéneos con base en la estructura funcional de la

dependencia o entidad.

Conservación de

archivos

Conjunto de procedimientos y medidas destinados a

asegurar la conservación y la prevención de

alteraciones físicas y de información de los documentos

de archivo.


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Cuadro general de

clasificación

archivística

Instrumento técnico que refleja la estructura de un

archivo con base en las atribuciones y funciones de

cada dependencia o entidad.

Documentación activa

Aquélla necesaria para el ejercicio de las atribuciones

de las unidades administrativas y de uso frecuente, que

se conserva en el archivo de trámite.

Documentación

histórica

Aquella que contiene evidencia y testimonios de las

acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe

conservarse permanentemente.

Documentación

semiactiva

Aquélla de uso esporádico que debe conservarse por

razones administrativas, legales, fiscales o contables en

el archivo de concentración.

Documentos

Los expedientes, reportes, estudios, actas,

resoluciones, oficios, acuerdos, directivas, directrices,

circulares, contratos, convenios, instructivos, notas,

memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro

que documente el ejercicio de las facultades o la

actividad de los sujetos obligados y sus servidores

públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración.

Los documentos podrán estar en cualquier soporte o

medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico,

informático u holográfico, ópticos o por cualquier otra

tecnología.


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Documentos de apoyo

informativo

Documentación que se genera o conserva en oficina y

que se constituye por ejemplares de origen y

características diversas, cuya utilidad reside en la

información que contiene para apoyar las tareas

administrativas.

Documento de archivo

Aquel que registra un hecho, acto administrativo,

jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y

usado en el ejercicio de las facultades y actividades de

las dependencias y entidades.

Documento electrónico

Información que puede constituir un documento de

archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de

una herramienta específica para leerse o recuperarse.

Expediente de archivo

Unidad básica de documentos interrelacionados que

dan inicio, desarrollo y conclusión de un trámite en

cumplimiento de una función y que puede

interrelacionarse, a su vez, con un conjunto de

expedientes que dan lugar a una serie de documentos

de archivo.

Expurgo documental

Eliminación responsable de documentos que no son de

archivo, proceso que se aplica en archivos de trámite,

ejemplo: documentos obsoletos como copias

fotostáticas y borradores.


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Fondo

Es el conjunto de documentos producidos

orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo

nombre se identifica (en nuestro caso, INEA).

Guía simple de archivo

Esquema general de descripción de las series

documentales de los archivos de una dependencia o

entidad, que indica sus características fundamentales

conforme al Cuadro General de Clasificación

Archivística y sus datos generales.

IFAI Instituto Federal de Acceso a la Información Pública.

Inventarios

documentales

Instrumentos de consulta que describen las series y

expedientes de un archivo y que permiten su

localización (inventario general), transferencia

(inventario de transferencia) o baja documental

(inventario de baja documental).

ISAD (G) Norma

Internacional general de

descripción archivística

Herramienta de gestión para los archivos que brinda

especificaciones elementales para la elaboración de

descripciones archivísticas compatibles a nivel nacional

e internacional, que pueden aplicarse con

independencia del tipo documental o soporte físico de

los documentos de archivo.

Información

confidencial

La entregada con tal carácter por los particulares al

INEA, de conformidad con lo establecido en el Artículo

19 de la LFTAIPG.


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Los datos personales que requieran consentimiento de

los individuos para su difusión, distribución y

comercialización en los términos de la LFTAIPG.



Información reservada

Aquella información que se encuentra temporalmente

sujeta a alguna de las excepciones previstas en los

Artículos 13 y 14 de la LFTAIPG.

LFTAIPG Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información

Pública Gubernamental.

Plazo de conservación

Periodo de guarda de la documentación en los archivos

de trámite y concentración. Consiste en la combinación

de la vigencia documental, el periodo de reserva, en su

caso, y los periodos adicionales establecidos en los

Lineamientos Generales para la organización y

conservación de archivos de las dependencias y

entidades de la Administración Pública Gubernamental.

Portada de expediente Frente del expediente donde se establecerán los

elementos mínimos para describir su contenido.

Sección

Es cada una de las divisiones del fondo, basada en las

atribuciones de cada dependencia o entidad de

conformidad con las disposiciones legales aplicables.


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Serie

Es la división de una sección que corresponde al

conjunto de documentos producidos en el desarrollo de

una misma atribución general y que versan sobre una

materia o asunto específico.

SHCP Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Subfondo

Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de

documentos relacionados entre sí que se corresponde

con las subdivisiones administrativas de la institución u

organismo que lo origina.

En el INEA actualmente aplica para el CONEVYT.

Transferencia

Traslado controlado y sistemático de expedientes de

consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo

de concentración (transferencia primaria) y de

expedientes que deben conservarse de manera

permanente, del archivo de concentración al archivo

histórico (transferencia secundaria).

Valor documental

Condición de los documentos que les confiere

características administrativas, legales, fiscales o

contables en los archivos de trámite o concentración

(valores primarios); o bien, evidénciales, testimoniales e

informativos en los archivos históricos (valores

secundarios).


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Valoración

Actividad que consiste en el análisis e identificación de

los valores documentales para establecer criterios de

disposición y acciones de transferencia.

Vigencia documental

Periodo durante el cual un documento de archivo

mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o

contables, de conformidad con las disposiciones

jurídicas vigentes y aplicables.

4.2. PRESENTACIÓN

Debido a que el derecho de acceso a la información quedó consagrado en el Artículo

6° de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos el 20 de julio de

2007, y garantizado en nuestro país en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a

la Información Pública Gubernamental a partir del 11 de junio de 2002, la cual obliga

al Gobierno Federal a abrir sus archivos en razón que estos constituyen el elemento

central del acceso a la información y la rendición de cuentas; que la ley dispone

como uno de sus objetivos mejorar la organización, clasificación y manejo de

documentos. El Área Coordinadora de Archivos, elaboró y sometió a la aprobación

del Comité de Información, “Los lineamientos para la administración de documentos

de archivo del Instituto Nacional para la Educación de los Adultos. (INEA).”


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La “Administración de Documentos” es el conjunto de métodos y prácticas

destinadas a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización,

conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo; en este

sentido, los presentes lineamientos tienen como fin ser un instrumento de consulta,

regulación y capacitación, que genere un cambio de cultura sobre el tratamiento

documental, traduciéndose en una mejoría de los diversos procedimientos del

Instituto.

Estos lineamientos describen los procedimientos relacionados con los documentos

que se generan, reciben o trasforman en el INEA; dentro de su contenido se

establece el marco legal, objetivos, estructura del sistema archivístico, definición y

tratamiento de los diferentes documentos, instrumentos de consulta y control de

archivos, clasificación de los documentos, formatos a emplear en las diferentes

tareas, etc.

La puesta en práctica de los lineamientos permitirá planificar las bases para la

administración de documentos, como medio de apoyo para lograr mayores niveles

de desarrollo institucional, así como ser parte medular del conocimiento y memoria

del INEA. Su aplicación en perspectiva sentará las bases para la aplicación de

sistemas para el manejo de documentos electrónicos.

Los lineamientos deben mantenerse permanentemente actualizados con la

participación de los servidores públicos involucrados en tales competencias cuando

su naturaleza lo requiera, así mismo, cuando las bases jurídicas aplicables sean

reformadas o actualizadas.


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4.3 ESTRUCTURA DEL SISTEMA ARCHIVÍSTICO DEL INEA

.Es la estructura de elementos que actúan en la planeación, seguimiento,

coordinación, supervisión y aplicación de los programas para la clasificación,

organización, creación y tratamiento en general de los documentos de archivo.

La organización y gestión del Sistema Archivístico implica además del marco

normativo, el diálogo y la colaboración permanente con el productor de la

documentación y el usuario de ella.

El Sistema Archivístico se integra de la siguiente manera:

• El Comité de Información • El Área Coordinadora de Archivos • Los Archivos de Trámite (Oficinas Centrales y Delegaciones Estatales). • El Archivo de Concentración. • El Archivo Histórico.

COMITÉ DE INFORMACIÓN

DEL INEA

ARCHIVOS DE TRÁMITE

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

ARCHIVO HISTÓRICO

ÁREA COORDINADORA

DE ACHIVOS


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El Comité de Información

Es el órgano colegiado que coordina y supervisa las acciones del Instituto,

tendientes a proporcionar la información pública, e instituir los procedimientos para

asegurar la eficiencia en la gestión de las solicitudes de acceso a la información.

Confirma, modifica o revoca la clasificación de la información hecha por los titulares

de las Unidades Administrativas.

Supervisa la protección de los datos personales y promueve la organización

archivística.

Establece y supervisa la aplicación de los presentes lineamientos.

El Área Coordinadora de Archivos

De acuerdo a los Lineamientos Generales para la organización y conservación de

archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, sus

funciones son:

I. Apoyar al Comité de Información en el establecimiento de criterios en materia

de organización y conservación de archivos;

II. Elaborar y presentar al Comité de Información los procedimientos archivísticos

para facilitar el acceso a la información;

III. Elaborar en coordinación con los archivos de trámite, de concentración e

histórico, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de

disposición documental, así como el inventario general del Instituto;


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IV. Coordinar las acciones de los archivos de trámite;

V. Establecer y desarrollar programas de capacitación y asesoría archivística;

VI. Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos del Instituto;

VII. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la

documentación, con base en la normatividad vigente y la normalización

establecida por el Archivo General de la Nación, y

VIII. Coordinar con el área de tecnologías de la información del Instituto, las

actividades tendientes a la automatización de los archivos y a la gestión de

documentos electrónicos.

IX. El Área Coordinadora de Archivos realizará un programa para la actualización

de la Guía Simple de Archivos.

Los Archivos de Trámite

Corresponde a la primera etapa de vida del ciclo vital de los documentos, en estas

áreas se resguardan los documentos activos; es decir, aquellos que son necesarios

para el ejercicio de sus atribuciones y que requieren ser utilizados de manera

cotidiana, ya que su gestión se encuentra en proceso.

Los responsables de los archivos de trámite, serán nombrados por el titular de cada

unidad administrativa, quien definirá su nivel jerárquico y tendrán las siguientes

funciones:

I. Integrar los expedientes de archivo;


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II. Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido

clasificada como reservada o confidencial, conforme al catálogo de

disposición documental;

III. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos, en la elaboración y

actualización del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición

documental y el inventario general;

IV. Elaborar los inventarios de transferencia primaria, y

V. Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series

documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al

archivo de concentración conforme al catálogo de disposición documental.

VI. Las Unidades Administrativas a través de su responsable de archivo de

trámite, entregaran al Área Coordinadora de Archivos, cada seis meses

sus inventarios generales por expedientes.

El Archivo de Concentración

Corresponde a la segunda etapa de la vida útil de los documentos, a él se deben

transferir los documentos de los archivos de trámite, cuando su consulta por las

áreas de las Unidades Administrativas productoras sea esporádica, y ahí

permanecerán hasta su baja una vez que haya concluido su plazo de conservación.

Las funciones del responsable de este archivo son:

I. Recibir de los Archivos de Trámite la documentación semiactiva;


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II. Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su

vigencia documental conforme al catálogo de disposición documental, o al

cumplir su periodo de reserva;

III. Solicitar al Área Coordinación de Archivos con el visto bueno de la Unidad

Administrativa generadora, la liberación de los expedientes para determinar su

destino final;

IV. Coadyuvar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración del

Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición

Documental y el inventario general;

V. Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria;

VI. Valorar en coordinación con el Archivo Histórico, en su caso, los documentos

y expedientes de las series resguardadas conforme al Catálogo de

Disposición Documental, y

VII. Realizar, en su caso, las transferencias secundarias al archivo histórico del

Instituto, o al Archivo General de la Nación.

VIII. Promover la difusión de este documento y hacer que se cumpla

con los presentes l ineamientos.

Archivo Histórico

El Archivo Histórico corresponde a la tercera etapa del ciclo de vida de los

documentos, en esta fase termina su valor administrativo y adquieren un valor

cultural.


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Se conformará con base en las funciones sustantivas del Instituto en materia de

educación para los adultos.

El responsable de este archivo tendrá las siguientes funciones:

I. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del cuadro

general de clasificación archivística, El catálogo de disposición documental la

guía general y el inventario general;

II. Validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener

valor histórico, para el dictamen del Archivo General de la Nación;

III. Recibir los documentos con valor histórico enviados por el archivo de

concentración;

IV. Organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico;

Establecer un programa que permita respaldar los documentos históricos a

través de sistemas ópticos y electrónicos, y

V. Estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo

el acervo y sus instrumentos de consulta.

Personal de Archivos

I. Los servidores públicos designados como responsables de archivo de trámite

que de acuerdo con los Lineamientos generales para la organización y

conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la

Administración Pública Federal, serán el enlace con el Área Coordinadora de

Archivos y los encargados de apoyarla en las acciones que ésta dicte para la


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implementación de todas las actividades archivísticas de las Unidades

Administrativas.

II. Los titulares de las Unidades Administrativas, también designarán a los

servidores públicos que apoyarán el desarrollo de los trabajos para la

organización y conservación de los archivos de trámite y concentración al

interior de la Unidad Administrativa.

III. Los responsables del archivo de concentración e histórico registrados ante el

AGN, estarán adscritos al Área Coordinadora de Archivos y se encargarán de

supervisar y asegurar el cumplimiento y óptimo desarrollo de las actividades

que en la materia realicen las Unidades Administrativas del Instituto, de

conformidad con el marco normativo aplicable.

IV. En las Delegaciones Estatales se realizará un diagnóstico para establecer

programas de trabajo supervisados y apoyados por el Área Coordinadora de

Archivos en materia de bajas documentales, organización documental,

elaboración de instrumentos de consulta y control archivístico, etc.


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4.4 FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

I. Toda la información gubernamental es pública, con excepción de la

información reservada o confidencial prevista en la LFTAIPG. es

responsabilidad de los servidores públicos, clasificar la información que

generen, obtengan, adquieran o transformen; así mismo, el titular de cada

unidad administrativa informará al Comité de Información del INEA respecto a

la información reservada para su consideración.

II. Los instrumentos básicos de consulta y control para la organización,

conservación y localización expedita de los archivos administrativos, serán

entre otros, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de

disposición documental, los inventarios y la guía simple de archivo.

III. Los documentos que generan las Unidades Administrativas atraviesan a lo

largo de su existencia por tres fases, determinadas por los valores y usos que

tiene cada uno. A cada fase le corresponde un tratamiento especializado y la

conservación de los documentos en un archivo específico.

• Fase activa o vigencia administrativa. Durante esta etapa los documentos

adoptan valores primarios, como valor administrativo, valor jurídico o legal

y valor fiscal o contable. El uso de los documentos en esta etapa es

constante e inmediato, por eso debe ser conservado cerca del usuario del

mismo (el creador del documento), en un archivo de trámite.

• Fase semiactiva. Los documentos conservan sus valores primarios

(administrativo, jurídico y fiscal), su uso es esporádico, por ello hay que

conservarlos durante un plazo precautorio. Su conservación debe ser en

un Archivo de Concentración.


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A rch ivo de

Concent rac ión

e His tór ico

Ar c h i v o d e Tr ám i te

Arc h i vo d e Tr ám i te






Transferencia Documenta l

• Fase histórica. Los documentos han perdido sus valores primarios, pero

conservan valores secundarios, como valor evidencial, valor testimonial y

valor informativo. Aunque tiene un valor testimonial, aún pueden ser de

uso institucional. Su conservación debe ser permanente en el Archivo

Histórico, donde recibirá un tratamiento especializado.

• Depuración. (baja documental).- Los documentos que al finalizar su fase

semiactiva, pierdan sus valores primarios y no presentan valores

secundarios, pueden ser dados de baja. Las labores de depuración se

llevarán a cabo, tomando en cuenta el instructivo del AGN y los

lineamientos de la SHCP para documentos contables.

Gráfica del modelo del sistema archivístico del INEA.


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Ciclo vital del documento Este concepto establece que los documentos tienen una vida similar a la de los

organismos biológicos, el cual nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y

uso) y muere (fase de depuración). En resumen el documento atraviesa en su vida

por distintas fases: desde su elaboración o recepción y durante un periodo más o

menos corto de tiempo, es objeto de uso intensivo para la resolución de los asuntos

propios de su creador; con el transcurso del tiempo cada vez es menos utilizado

hasta que al final se plantea bien su destrucción o su conservación permanente.

FASE VALOR USO USUARIO ARCHIVO

ACTIVA

PRIMARIO ∼ Administrativo

∼ Fiscal o Contable

∼ Legal o Jurídico

Institucional Frecuente

(consulta alta)

Institución productora Trámite

SEMIACTIVA

PRIMARIO ∼ Administrativo

∼ Fiscal o Contable

∼ Legal o Jurídico

Institucional (consulta

esporádica)

Institución productora Concentración

INACTIVA

SECUNDARIO ∼ Evidencial ∼ Testimonial

∼ Informativo

Institución y Sociedad

Institución productora,

investigador y público en general

Histórico


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Documentos de Archivo

Dentro de las oficinas existen además de los documentos de archivo, los

documentos de apoyo informativo y los documentos de comprobación administrativa

inmediata, materiales que son útiles pero requieren de tratamientos distintos:1

Las características de los documentos de archivo son las siguientes:

I. Documento que sin importar su forma o el medio en que ha sido creado,

recibido, manejado y usado por un individuo u organización en cumplimiento

de sus obligaciones legales y en el ejercicio de las facultades y actividades.

Son producidos de forma natural en función de la actividad administrativa.

II. Tienen un carácter seriado, ya que cada documento se produce uno a uno y al

paso del tiempo constituyen series.

III. La información que contiene el documento de archivo es única, es decir no

existe documento de archivo igual. Pueden existir expedientes con trámites

similares pero siempre diferenciados por la persona moral o física de quien

trate el asunto o periodo del mismo.

IV. Son o pueden ser: patrimonio documental.

V. Cumplida su vigencia de trámite pasan al Archivo de Concentración para su

conservación precautoria por su valor administrativo, contable o legal.

1 Archivo General de la Nac ión. Méx ico. Ins truct ivo para la elaboración del catá logo de dispos ic ión documental, p . 24.


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Los documentos de archivo deben reflejar las acciones sobre las funciones que

tienen delegadas sus productores, con el propósito de garantizar: la correcta toma de

decisiones, la rendición de cuentas y la transparencia de acciones.

No se consideran documentos de archivo, los documentos de apoyo informativo, así

como la integración de documentos de control interno temporal.

Documentos que no son de archivo

Información constituida por ejemplares de origen y características diversas, cuya

utilidad en las unidades reside únicamente en la información que contienen para

apoyo de las tareas asignadas y que no constituyen o forman parte de un

expediente. (copias, fotostáticas, borradores, etc.)

I. Generalmente son ejemplares múltiples que proporcionan información, no son

originales: se trata de copias o fotocopias que sirven de control.

II. Se trata de un conjunto ficticio o integrado artificialmente por unidades

temáticas.

III. No se consideran patrimonio documental, se destruyen y sólo se conservan

aquellos por su valor de información.

IV. No se transfieren al Archivo de Concentración.

V. No reflejan funciones de la Unidad Administrativa.

VI. Tienen un uso temporal, de acuerdo con el criterio de utilidad.


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Los documentos que no son de archivo, no estarán sujetos al tratamiento señalado

por los Lineamientos Generales para la organización y conservación de archivos de

las dependencias y entidades de la Administración Pública Gubernamental, es decir,

no se pondrá la portada de expediente, no serán objeto de transferencia al archivo

de concentración y autorizaciones de baja por parte del Archivo General de la

Nación. Se procederá a su reciclaje bajo el principio de expurgo responsable.

En el tratamiento de estos documentos se colocará la leyenda DAI (Documento de

Apoyo Informativo), que deberán tener un control equivalente al inventario general

por expediente, con la observación que son documentos DAI.

Los documentos de apoyo informativo que contengan datos personales, deberán ser

triturados previo a su reciclaje.

Si en la revisión de material que no forma parte de archivos se localizan otro tipo de

documentos de interés institucional como colecciones en formatos en CD, medios

magnéticos, etc. éstas se rescatarán y en su caso, se enviarán al Centro de

Documentación del Instituto. Para el proceso de baja de este material se consultará

el documento: Guía para el descarte de libros o publicaciones periódicas que se

ubican en los archivos de concentración de las dependencias y entidades de la

Administración Pública Federal

Documentos electrónicos

Respecto a este tipo de documentos, las Unidades Administrativas junto con el

Comité de Información del INEA, adoptarán los siguientes puntos.

I. Tomarán las medidas necesarias para administrar y conservar los

documentos electrónicos, generados o recibidos, cuyo contenido y estructura


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permitan identificarlos como documentos de archivo que aseguren la identidad

e integridad de su información.

II. Aplicarán las medidas técnicas de administración y conservación que

aseguren la validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad

de los documentos electrónicos de acuerdo con las especificaciones de

soportes, medios y aplicaciones de conformidad con las normas nacionales e

internacionales.

III. Deberán contar con un programa de respaldo y migración de los documentos

electrónicos, de acuerdo con sus recursos.

Para la administración de los correos electrónicos, se deberán aplicar, las

disposiciones que indique el Comité de Información del INEA, (con apego a las

“Recomendaciones para la organización y conservación de correos electrónicos

institucionales de las dependencias de la Administración Pública Federal” publicadas

en D.O.F. 10 febrero 2009).

El proyecto del Sistema Archivístico requiere de un cambio cultural el cual debe

desarrollarse dentro de un marco normativo, en donde se unan los sistemas de

gestión con el desarrollo tecnológico, determinando la relación que deben guardar

los documentos en soporte papel y los electrónicos. De acuerdo a la política integral

del AGN.


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Los grupos genéricos de documentos que podemos encontrar en cualquier archivo

de oficina, se representan de la forma siguiente:2

2 I lustrac ión tomada de: NUÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo. Organizac ión y Gest ión de Archivos. Astur ias: Trea, 1999. p. 189.

Simples

Compuestos

Grupos genéricos de documentos en un a rchivo de of ic ina

Documentos de Archivo

Documentos de apoyo informativo

Genera les (comunes)

Específ icos (de la of ic ina )

Bibliográf icos

Adminis t ra t ivos

Correspondencia Fac turac ión Otros

Expedientes

Regis tros

Simples

Compuestos Expedientes

Regis tros


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5. LINEAMIENTOS GENERALES Y ESPECÍFICOS

5.1 APERTURA Y DESCRIPCIÓN DE EXPEDIENTES DE ARCHIVO

I. El registro y descripción de un expediente servirá para homologar sistemas de

acceso y recuperación, facilitará el control y ubicación dentro de una Unidad

Administrativa en particular y dentro del Instituto en lo general, al incorporar su

registro a una base de datos.

II. Un expediente de archivo se abrirá cuando no existan antecedentes del

asunto en las Unidades Administrativas.

III. Para la identificación de los documentos, se debe elaborar una portada de

expediente o guarda exterior, la que debe incluir datos de identificación del

mismo, considerando el cuadro general de clasificación archivística.

(Anexo 1).

La descripción del expediente debe contener en su portada como requisito los

siguientes elementos:

I. Unidad administrativa

II. Fondo3

III. Sección

IV. Serie

V. Número de expediente o clasificador: el número consecutivo que dentro de la

serie documental identifica a cada uno de sus expedientes

VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente

3 En el caso del INEA, se apl ica e l concepto de Subfondo correspondiente a la razón CONEVyT, que deberá apl icarse sólo cuando corresponda.


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VII. Asunto (resumen o descripción del expediente)

VIII. Valores documentales

IX. Vigencia documental

X. Número de fojas útiles al cierre del expediente: es el número total de hojas

contenidas en los documentos del expediente.

En la ceja del expediente deberá señalarse la nomenclatura asignada a los incisos

IV y V.

Ejemplo:

La organización permite unir y relacionar los documentos en cada una de las series

documentales, para ello es necesario establecer un método de ordenación que

permita el encadenamiento de los documentos a partir de una concordancia y

4C.1 / 01- 2010 BREVE TÍTULO DEL EXPEDIENTE

ORDENACIÓN CLASIFICACIÓN

SERIE NÚMERO DE EXPEDIENTE


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sucesión lógica, de acuerdo al principio archivístico de orden original o estructura

interna de los documentos.4

El número de expediente podrá corresponder a alguno de los diferentes métodos de

ordenación según su mejor aplicación, pudiendo ser estos:

• Alfabético • Alfanumérico • Cronológico • Numérico • Geográfico

5.2 PRODUCCIÓN Y REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

En la reproducción de documentos institucionales, las Unidades Administrativas

deberán atender criterios de organización, suficiencia y racionalidad, con la finalidad

de atender la cantidad estrictamente requerida y evitar gastos y la multiplicación

innecesaria de copias y fotocopias. Para lograr lo anterior se deberán de llevar a

cabo las acciones siguientes:

I. Las copias para conocimiento que involucren o impliquen responsabilidades

para alguna Unidad Administrativa en la consecución de un asunto

determinado, deberán ser integradas al respectivo expediente. En los casos

en que dichas copias se refieran a actividades a cargo de otras áreas, éstas

no serán enviadas al Archivo de Concentración.

II. En caso de que sea indispensable disponer de copias, fotocopias y/o

expedientes multiplicados como instrumentos de trabajo y ayuda de control

4 Una de las acc iones poster iores a la presentac ión de estos l ineamientos será la estandar ización de los métodos de ordenación en las Direcc iones de Área nivel central y Delegac iones Estata les del Inst i tu to.


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interno, sólo constituirán instrumentos que faciliten la operación administrativa

y serán de utilidad para las consultas que se consideren necesarias, pero no

serán consideradas como material sujeto a archivo. Se conservarán durante el

periodo en que tengan utilidad funcional y una vez concluido, serán dadas de

baja en la propia oficina que los generó.

III. Las notas informativas y tarjetas informativas, cuyo carácter no sea oficial y no

contengan elementos de trascendencia legal o administrativa para el Instituto,

podrán darse de baja en la propia oficina que los genera, en el momento en

que pierdan su utilidad funcional. No formarán parte del expediente y se

resguardarán en carpetas durante el tiempo que estén en uso.


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5.3 INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y DE CONTROL ARCHIVÍSTICO

Corresponde al Área Coordinadora de Archivos elaborar en coordinación con los

Archivos de Trámite, de Concentración e Histórico los instrumentos de consulta y

control que propicien la organización, conservación y localización expedita de sus

archivos administrativos.

Se debe contar al menos con los siguientes instrumentos de consulta y control

archivístico:

Guía Simple de Archivos

Inventarios Documentales

Catálogo de Disposición Documental

Cuadro General de Clasif icación

Archivíst ica


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Cuadro General de Clasificación Archivística5

El Cuadro General de Clasificación Archivística responde a una doble necesidad:6

I. Proporcionar una estructura lógica que represente la documentación

producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una

dependencia o entidad.

II. Facilitar la localización física de cada documento o expediente para su eficaz

control y manejo.

Así, organizar un archivo conlleva dos tareas concatenadas que son:

I. La clasificación archivística, que consiste en realizar un proceso de

identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la

estructura funcional.

II. Ordenar los documentos de archivo estableciendo la relación entre cada

agrupación o serie documental de acuerdo con una unidad de orden

establecida para cada caso.

La estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística será jerárquica y

atenderá a los conceptos básicos de fondo, sección y serie, de acuerdo a lo

establecido por la Norma ISAD (G). Estableciendo un principio de diferenciación y

estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo

del INEA. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, a

saber: fondo, sección, serie (subserie), expediente y unidad documental. Una de las

5 Consulta en l ínea: http://www.inea.gob.mx/transparencia/integ_archivistica.html 6 Archivo General de la Nación. México. Manual para la elaboración del cuadro de clasificación.


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finalidades de esta Norma es contar con descripciones fiables auténticas,

significativas, accesibles y se mantengan a través del tiempo. Es necesario tomar en

cuenta su aplicación en el presente y en prospectiva del gobierno electrónico.

No será necesario reclasificar aquellos expedientes que ya fueron abiertos bajo otros

esquemas en sus portadas o cejas de expedientes. La reclasificación deberá

realizarse en los inventarios señalando en la columna de observaciones la anterior

clasificación.

El modelo del Cuadro General de Clasificación Archivística por funciones comunes

es el resultado del acuerdo del 26 de abril de 2001 del Comité Técnico de Unidades

de Correspondencia y Archivo del Ejecutivo Federal.

Se integra por doce secciones codificadas e identificadas con un número consecutivo

y la letra “C” (de comunes) y 244 series, que corresponden a funciones comunes de

las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal, puede ser utilizado por

todas y cada una de ellas.

El Cuadro General de Clasificación Archivística del INEA, integra dos secciones

sustantivas “S” (de sustantivas).

Se plantea que en el nivel de la Sección, la estructura archivística sea respetada

como aparece, y en el nivel de serie según lo determinen las unidades responsables

que requieran de mayor especificación. Pueden agrupar, desagrupar o subdividir

para crear un subnivel, es decir, cada serie podrá ampliarse un nivel más de manera

horizontal.


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La elaboración de este instrumento implica el trabajo de equipo entre los

responsables de los archivos de trámite y el Área Coordinadora de Archivos del

Instituto.

Las siguientes tablas muestran las secciones comunes y sustantivas aplicadas en el

cuadro de clasificación archivística del INEA.

Las secciones sustantivas son atribuciones y funciones específicas de cada

dependencia o entidad que marcan la diferencia con otra. En el INEA se aplican las

siguientes:

CÓDIGO SECCIONES COMUNES

01C LEGISLACIÓN

02C ASUNTOS JURÍDICOS

03C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN

04C RECURSOS HUMANOS

05C RECURSOS FINANCIEROS

06C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA

07C SERVICIOS GENERALES

08C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN

09C COMUNICACIÓN SOCIAL

10C CONTROL DE AUDITORÍA DE ACTIVIDADES PÚBLICAS

11C PROGRAMACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS

12C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN


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Catálogo de Disposición Documental7

Es el registro general y sistemático que ofrece los valores documentales, plazos de

conservación, vigencia documental, clasificación de reserva o confidencialidad

vinculada al Índice de Expedientes Reservados que establece el artículo 17 de la

LFTAIPG, de los archivos tanto de trámite como de concentración, determinando el

valor preliminar y el destino final de los documentos, ya sea para su baja o

transferencia al archivo histórico.

Este instrumento contempla los siguientes aspectos:

I. Unificar los criterios sobre los tiempos de conservación de los documentos

que forman las series, en los archivos de trámite y de concentración, para una

mejor circulación de los documentos a nivel institucional.

II. Identificar la información, lo cual se logra detectando las series documentales

que se producen y reciben.

III. Determinar tiempos de vida útil de los documentos y su flujo a través del

sistema archivístico, hasta convertirse en información histórica, si fuera el

caso o su depuración. Así se impide la acumulación innecesaria en los

archivos, permitiendo a la vez la fluidez y obtención oportuna de la

información.

7 Consulta en l ínea: http://www.inea.gob.mx/transparencia/integ_archivistica.html

CÓDIGO SECCIONES SUSTANTIVAS

01S SERVICIOS EDUCATIVOS PARA ADULTOS

02S GOBIERNO


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IV. Contempla las series documentales que han sido clasificadas como

reservadas y/o confidenciales, así como el plazo de reserva de las mismas.

Los titulares de las Unidades Administrativas, deberán enviar durante el mes de

enero de cada año las modificaciones que de acuerdo a sus necesidades requieran

se efectúen en el Catálogo de Disposición Documental del INEA.

Inventarios Documentales

DEFINICION: Son instrumentos de consulta que describen las series documentales y

expedientes de un archivo, además permiten su localización y el control documental.

Para su elaboración, el responsable del Área Coordinadora de Archivos del Instituto

deberá realizar las acciones correspondientes con los responsables de los archivos

de trámite, considerando las disposiciones contenidas en los Lineamientos

Generales para la Organización y Conservación de los archivos de las Dependencias

y Entidades de la Administración Pública Federal.

OBJETIVO: Ser instrumentos de control y de consulta de las transferencias primarias

y secundarias, así como de las bajas de la documentación sujeta a la disposición

documental.

TIEMPO: Los inventarios de baja documental autorizados por el Archivo General de

la Nación, deberán conservarse en el Archivo de Concentración por un plazo de

cinco años, contados a partir de la fecha en que se haya autorizado la baja

correspondiente. De conformidad con el Lineamiento Vigésimo Primero de los

Lineamientos Generales para la conservación y organización de los archivos de las

dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Formatos de inventarios documentales (Anexo 2 y 3)


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Guía Simple de Archivos

Es el esquema general de descripción de las series documentales de los archivos del

Instituto, indica sus características fundamentales, conforme a lo establecido en el

Cuadro General de Clasificación Archivística, así como los datos generales (nombre,

dirección, teléfonos y correo electrónico), correspondientes al responsable de su

administración en los Archivos de Trámite, de Concentración e Histórico (en su

caso), con el fin de facilitar la consulta de usuarios internos y externos, en atención a

lo previsto en el Lineamiento Séptimo de los Lineamientos Generales para la

conservación y organización de los archivos de las dependencias y entidades de la

Administración Pública Federal. (Anexo 4)

5.4 TRANSFERENCIA PRIMARIA

Con la finalidad de que los Archivos de Trámite no acumulen indefinidamente

documentos que hayan perdido su vigencia operativa para las Unidades

Administrativas responsables, es indispensable transferir de manera sistemática y

ordenada la documentación semiactiva al Archivo de Concentración que corresponda

para su debida custodia, se deberán considerar los siguientes aspectos:

I. Toda transferencia de documentación semiactiva al Archivo de Concentración

del INEA, deberá ser correctamente preparada y organizada; será elaborada

con la responsabilidad del área generadora de los expedientes de la Unidad

Administrativa que transfiera, mediante el Inventario de Transferencia

correspondiente, que deberá ser revisado y validado por el Archivo de

Concentración. (Anexo 3).

II. El Archivo de Concentración únicamente recibirá la documentación

debidamente integrada en expedientes originales, con el formato de inventario

establecido y en cajas etiquetadas con la información de la Unidad


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Administrativa que transfiere, número de caja, contenido, fecha, y la

información necesaria para su correcta identificación. (Anexo 5).

III. El responsable del Archivo de Concentración deberá cada año en la fecha que

se determine, presentar su programa de transferencia documental, al Área

Coordinadora de Archivos.

IV. Los responsables de los Archivos de Trámite en las Delegaciones Estatales

elaborarán y supervisarán las transferencias documentales, de acuerdo a sus

necesidades y a lo establecido en el presente documento.

V. El Archivo de Concentración establecerá el registro de los movimientos de

transferencias que efectúen los Archivos de Trámite.

VI. El Archivo de Concentración prestará los expedientes únicamente a las áreas

de su procedencia, mediante vale de préstamo. (Anexo 6).

VII. El Archivo de Concentración integrará a su acervo la documentación que

reciba, la ordenará y registrará topográficamente de modo tal que se facilite su

localización.

5.5 VALORACIÓN DOCUMENTAL Y BAJAS DOCUMENTALES

La valoración consiste en el proceso de análisis y estudio para realizar la selección

final de los expedientes inactivos, representa una de las funciones más delicadas de

los servicios archivísticos, ya que consiste en decidir cuáles documentos serán

conservados o dados de baja.


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Con el fin de garantizar el adecuado tratamiento documental en la valoración y en su

caso la transferencia secundaria de documentos se observarán puntualmente los

siguientes lineamientos:

I. Consultar y apegarse a los procedimientos que marca el Archivo General de la

Nación en el Instructivo para el trámite y control de bajas de documentación

del Gobierno Federal.

II. Los inventarios de archivos contables conformados con documentos originales

serán elaborados para su trámite previo ante la Unidad de Contabilidad

Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública de la Secretaría de

Hacienda y Crédito Público. Deberá apegarse a los lineamientos emitidos en

conformidad con el Acuerdo Presidencial sobre Archivos Contables, publicado

en el DOF del 25 de agosto de 1998. y a la Norma NGIFG004-Disposiciones

aplicables al Archivo Contable Gubernamental. Su trámite de baja requiere el

dictamen previo.

III. Respecto a los plazos de conservación y a las modalidades de valoración el

Archivo de Concentración aplicará lo establecido en el Catálogo de

Disposición Documental del Instituto.

IV. Para proceder a la valoración de los expedientes que han terminado su

guarda precautoria, el Archivo de Concentración recabará mediante oficio, la

aprobación de la Unidad Administrativa que haya transferido la

documentación, para garantizar la prescripción efectiva de los valores

primarios.


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V. En caso de que la Unidad Administrativa requiera la prórroga del plazo de

conservación de los expedientes transferidos, se elaborará oficio justificando

su guarda.

VI. Las actas de baja documental o de transferencia secundaria deberán

digitalizarse y publicarse en el sitio de Internet del Instituto de acuerdo con el

artículo 7 fracción XVII de la LFTAIPG.

5.6 CLASIFICACIÓN DE INFORMACIÓN

En los presentes lineamientos para la administración de documentos se tomarán en

cuenta para la clasificación, los siguientes puntos:

I. Que la información gubernamental es pública y la clasificación de la misma se

justifica estrictamente por excepción, por lo que la autoridad deberá

determinar su periodo de reserva, fundando y motivando las negativas a las

solicitudes de acceso.

II. El Comité de Información del INEA además, de lo establecido en la Ley

determinará con base a los criterios adicionales los rubros temáticos en que la

información sea clasificada como reservada y/o confidencial. Rubros

señalados en el Catálogo de Disposición Documental.

III. Los titulares de las unidades administrativas serán responsables de clasificar

la información, así como de realizar el registro de los servidores públicos que

tendrán acceso a dicha información. Para ello, deberán atender a lo dispuesto

en los capítulos III de la LFTAIPG. y IV, V y VI de su Reglamento.


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Para fundar la clasificación de la información deberá señalarse el o los

ordenamientos jurídicos, artículo, fracción, inciso y párrafo que expresamente le

otorga el carácter de clasificado. En el caso de información reservada, deberá

asimismo establecerse el período de reserva. La información confidencial

permanecerá como tal por tiempo indefinido.8

Los titulares de las unidades administrativas, deberán tener conocimiento y llevar un

registro de los servidores públicos que por la naturaleza de sus atribuciones tengan

acceso a los expedientes y documentos clasificados como reservados o

confidenciales. Asimismo, deberán asegurarse de que dichos servidores públicos,

tengan conocimiento de la responsabilidad en el manejo de información clasificada.9

Los elementos para señalar la clasificación de documentos que se consideran

reservados o confidenciales en todo o en parte, son los siguientes:10

8 Lineamiento Quinto. L ineamientos Generales para la c lasif icac ión y desc las if icac ión de la Información de las dependenc ias y ent idades de la Administrac ión Públ ica Federal . 9 Lineamiento Déc imo. Ib id. 10 Lineamiento Cuadragés imo. Ib id


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Fecha de clasificación11: Unidad Administrativa:12 Reservada:13 Periodo de reserva:14 Fundamento Legal:15 Ampliación del periodo de reserva:16 Confidencial:17 Fundamento legal:18 Rúbrica del titular de la Unidad Administrativa:19 Fecha de desclasificación:20 Partes o secciones reservadas o confidenciales:21 Rúbrica y cargo del servidor público:22

11 Se anotará fecha en que se c las if ica e l documento. 12 Se señalará e l nombre de la Unidad Administrat iva de la cual es t i tular quien c lasif ica. 13 Se indicarán en su caso, las partes o páginas del documento que se c las if ican como reservadas. Si e l documento fuera reservado en su tota l idad, se anotarán todas las páginas que lo conforman. Si e l documento no cont iene información reservada se tachará este apar tado. 14 Se anotará e l número de años por los que se mantendrá e l documento o las par tes del mismo con e l carácter de reservado. 15 Se señalará e l nombre del o los ordenamientos jur ídicos, e l o los ar t ícu los, f racción (es) y párrafo (s) con base en los cuales se sustenta la reserva. 16 En caso de haber sol ic i tado la ampl iac ión del per iodo de reserva or ig inalmente establec ido, se deberá anotar e l número de años por los que se amplía la reserva. 17 Se indicarán, en su caso, las partes o páginas del documento que se c las if ican como conf idenc ia les . Si e l documento fuera conf idenc ia l en su tota l idad, se anotarán todas las páginas que lo conforman. Si el documento no cont iene información conf idenc ia l, se tachará este apartado. 18 Se señalará e l nombre del o los ordenamientos jur íd icos, e l o los ar t ícu los , f racción (es) y párrafo (s) con base en los cuales se sustenta la conf idenc ia l idad o la reserva. 19 F irma autógrafa de quien c las if ica. 20 Se anotará la fecha en que la información se desclas if ica. 21 En caso de que una vez desclas if icado el expediente, subs istan partes o secc iones del mismo reservadas o conf idenc iales , se señalará este hecho. 22 Firma autógrafa de quien desc las if ica.


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6. ARTICULOS TRANSITORIOS

I. Este documento fue revisado y autorizado por el Comité de Mejora

Regulatoria Interna del INEA en la Cuarta Sesión Extraordinaria, celebrada

el día 19 de mayo de 2010, mediante acuerdo A-190510-05.

II. El Área Coordinadora de Archivos implementará el software, (SSA) “Sistema

de Administración de Archivos, una herramienta para el expediente

electrónico, la digitalización, la disposición documental y la transparencia”.

Desarrollado por el AGN. Principios del funcionamiento del SSA: Basado en

principios archivísticos (CGCA y CADIDO), en las normas internacionales de

descripción archivística (ISAD-G) y de registro de productores de

documentación (ISAAR-SPF) e ISO 15489. Permite la asociación de

imágenes digitales (PDF y JPF). Esta basado en los Lineamientos generales

para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y

entidades de la Administración Pública Federal, derivados de la Ley Federal

de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Respeta los Lineamientos para la operación, funcionalidad, comunicación y

seguridad de Sistemas automatizados de Control de Gestión emitidos por la

SFP. Permite la administración integral de archivos por medio del Ciclo vital

de la documentación.


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Número de Fojas: (15) Legajo: (16)

Valor Documental: (11)

Vigencia Documental:

Archivo de Trámite(años)

Archivo de Concentración(años)

Total de años

(12) (13) (14)

Fecha de cierre de expediente: (9)

Asunto: (10)

Expediente: (7)

Fecha de apertura de expediente: (8)

Serie: (5)

Sub-serie: (6)

Sub-fondo: (3)

Sección: (4)

Unidad Administrativa: (1)

Fondo: ( 2 )

Portada de Expediente

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7. ANEXOS Anexo 1


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INSTRUCTIVO NOMBRE DEL FORMATO: PORTADA DE EXPEDIENTE OBJETIVO: LLEVAR A CABO LA DESCRIPCIÓN DE LOS EXPEDI ENTES

CONFORME A LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLI CA FEDERAL.

ELABORACIÓN: UNIDAD ADMI INISTRATIVA RESPONSABLE DE LOS EXPEDIENTES PRESENTACIÓN: ELABORADO EN COMPUTADORA.

N°

Dice

Debe Anotarse

1 Unidad Adm in is t ra t i va :

Nombre de l á rea adm in is t ra t i va responsab le de la documentac ión.

2 Fondo: Cor responde a l a razón soc ia l de l Ins t i tu t o . ( INEA)

3 Subfondo: Cor responde a l a razón soc ia l CONEVyT (s i no co r responde reg is t rar la leyenda NO APLI CA) .

4 Secc ión:

C lave y nombre de la secc ión a l a que cor responde la documentac ión que in t eg ra e l exped iente , de acuerdo a l Cuadro Genera l de Clas i f i cac ión Arch i v ís t i ca o e l Catá l ogo de Dispos ic ión Documenta l (ac tua l i zado)

5 Ser ie :

C lave y nombre de l a ser i e a la que co r responde la documentac ión que in teg ra e l exped iente , de acuerdo a l Cuadro Genera l de Clas i f i cac ión Arch iv ís t i ca o e l Catá logo de Dispos ic ión Documenta l (ac tua l i zado ) . (s i no cor responde reg is t rar l a leyenda NO APLICA) .

6 Subser i e :

C lave y nombre de l a subser ie a l a que cor responde la doc umentac ión que in t eg ra e l exped iente , de acuerdo a l Cuadro Genera l de Clas i f i cac ión Arch iv ís t i ca o e l Cat á logo de Dis pos ic ión Documenta l (ac tua l i zado)

7 Expediente : E l número consecut i vo que dent ro de la se r i e documenta l ident i f i ca a cada uno de sus exped ient es . E jemplo . (01 -09 ) , (001 ) , (RH01) .

8 Fecha de

ape r tu ra de exped ient e :

Reg is t rar f echa de l p r imer documento de l exped iente .

9 Fecha de c ier re de exped iente :

Fecha de l ú l t imo documento de l exped iente . (s i no es pos ib le reg is t rar l o en su momento de ja r en b l anco y reg is t ra r la fecha en invent ar i o ) .

10 Asunto : Resumen o desc r ipc ión de l exped iente .

11 Va lor Documenta l :

Se toman los datos reg is t rados en e l Catá logo de Dis pos ic ión Documenta l (ac tua l i zado ) .

12–13 V igenc ia Documenta l :

T iempo en número de años que pe rmanecerá e l exped iente en A rch i vo de T rám i te (AT) y /o Arch i vo de Concent rac ión (AC) , in fo rmac ión que se consu l ta en e l Catá l ogo de Dispos ic ión Documenta l de l INEA.

14 Tota l de años La suma de años de cons ervac ión en AT y AC.

15 Número de fo jas :

Tota l de ho jas que i n teg ran a l exped iente . (necesa r i o va lorar l as par t es de l exped iente , l a fo l i ac ión puede ser pa rc ia l ) .

16 Lega jo : Cuando e l exped iente po r tamaño o po r as unto de l m ismo se encuent re d iv i d ido.


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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PORTADA DE EXPEDIENTE Y SU REGISTRO EN INVENTARIO

Objetivo: Que el expediente de archivo cuente con la portada correspondiente con los datos de identificación del mismo, considerando el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental del INEA.

Elementos de descripc ión de la portada de expedientes de arch ivo

N° Concepto Descripción 1 Unidad

Administrativa: Nombre del área administrativa responsable de la documentación.

2 Fondo: Corresponde a la Razón Social del Instituto. (INEA)

3 Subfondo: En el caso del INEA, se aplica el concepto de Subfondo correspondiente a la razón CONEVyT, que deberá aplicarse sólo cuando corresponda).

4 Sección: Clave y nombre de la sección a la que corresponde la documentación que integra el expediente. De acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística o el Catálogo de Disposición Documental.

5 Serie: Clave y nombre de la serie a la que corresponde la documentación que integra el expediente, de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística o el Catálogo de Disposición Documental.

6 Sub-serie: Clave y nombre de la Sub-serie a la que corresponde la documentación que integra el expediente, de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística o el Catálogo de Disposición Documental.

7 Expediente: Este se refiere al número o método de ordenación aplicado al expediente. Ejemplo: (01-09),(001),(RH01).

8 Fecha de apertura de expediente:

Registrar fecha del primer documento del expediente.

9 Fecha de cierre de expediente

Fecha del último documento del expediente. (Si no es posible registrarlo en su momento dejar en blanco y registrar la fecha en inventario).

10 Asunto: Resumen o descripción del expediente.

11 Valores Documentales:

Se toman los datos registrados en el Catálogo de Disposición Documental del INEA. (actualizado)

12 Vigencia Documental:

Tiempo en número de años que permanecerá el expediente en Archivo de Trámite (AT) y/o Concentración (AC), información se consulta en el Catálogo de Disposición Documental del INEA.

13 Número de fojas:

Total de hojas que integran el expediente. (

14 Legajo: Cuando el expediente por tamaño o por asunto del mismo se encuentre dividido.


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Número de Fojas: Legajo:

Valor Documental:




Total de años

Fecha de cierre de expediente:

Asunto:

Expediente:

Fecha de apertura de expediente:

Serie:

Sub-serie:

Sub-fondo:

Sección:

Unidad Administrativa:

Fondo:


DPAEyD

Número de Fojas: 14 Legajo: NO APLICA

Valor Documental: ADMINISTRATIVO




Total de años

1 5 6

Fecha de cierre de expediente: 16 / 06 / 2010

Asunto: SOLICITUD 1131000006009

Expediente: 12C.6 / 01-2010

Fecha de apertura de expediente: 02 / 04 / 2010

Serie: 12C.6 SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN

Sub-serie: NO APLICA

Sub-fondo: NO APLICA

Sección: 12.C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

Unidad Administrativa: DPAEyD / SUBDIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y CALIDAD

Fondo: INSTITUTO NACIONAL PARA LA EDUCACIÓN DE LOS ADULTOS


DPAEyD

Ejemplo del formato de la portada de expediente de archivo.


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12C.6 / 01- 2010 Solicitud 1131000006009

CLASIFICACIÓN

SERIE NÚMERO DE EXPEDIENTE

ASUNTO

SE REGISTRA LA FECHA DEL DOCUMENTO EN LA APERTURA DEL EXPEDIENTE

ORDENACIÓN

12C.6 /

01- 2010

So

licitud

1131000006009

12C.6 /

01- 2010

So

licitud

1131000006009






Total de años

1 5 6












DPAEyD

Ejemplo: Se muestra en el Catálogo de Disposición Documental, los datos que sirven de referencia a la elaboración de la portada del expediente.


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DP AE yD



52 de 62

Posterior a la apertura del expediente y elaboración de su portada, se registra en el inventario general, como se muestra en el siguiente ejemplo:

12C.6 / 0

1-

2010

So

licitu

d






Total de años

1 5 6












DPAEyD


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DP AE yD



53 de 62

UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECCIÓN: SERIE O SUBSERIE:

CLASIFICACION ASUNTO PERIODO OBSERVACIONES UBICACIÓN12C.6/01-2010 SOLICITUD 113100000609 2010 ARCHIVERO 112C.6/02-2010 SOLICITUD 113100000614 2010 ANEXO CD ARCHIVERO 212C.6/03-2010 SOLICITUD 113100000627 2010 ARCHIVERO 312C.6/04-2010 SOLICITUD 113100000632 2010 ARCHIVERO 412C.6/05-2010 SOLICITUD 113100000639 2010 ARCHIVERO 5

DPAEyD / SUBDIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y CALIDAD12C. TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN 12C. 6 SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN

1 2 3 4 5

INVENTARIO GENERAL POR EXPEDIENTES

DPAEyD

1. Clasif icación: clave de registro: Sección/serie/número de expediente año.

2. Asunto: Resumen o descripción del expediente. 3. Periodo: Periodo que abarca la información del expediente. 4. Observaciones: Registrar notas no contempladas en los anteriores

campos, ejemplos: préstamo, legajos del mismo expediente, anexo CD, etc.

5. Ubicación: Ubicación f ísica del expediente: archivador (A1), caja (C1), etc.


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DP AE yD



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Anexo 2

UNIDAD ADMINISTRATIVA: ( 1 ) SECCIÓN: ( 2 ) SERIE: ( 3 )

CLASIFICIACION ASUNTO PERIODO OBSERVACIONES UBICACIÓN

( 4 ) ( 5 ) ( 6 ) ( 7 ) ( 8 )

INVENTARIO GENERAL POR EXPEDIENTES

DPAEyD


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INSTRUCTIVO

NOMBRE DEL FORMATO: INVENTARIO GENERAL POR EXPEDIENTE. OBJETIVO: REGISTRO DE EXPEDIENTES EN TRÁMITE ELABORACIÓN: UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE DE LOS DOCUMENTOS PRESENTACIÓN: ELABORADO EN COMPUTADORA.

N°

Dice

Debe Anotarse

1

Unidad Administrat iva:

Nombre de la Unidad Adminis trat iva a la que per tenece e l expediente.

2

Sección:

Denominación de la secc ión conforme al Cuadro General de Clas if icac ión Archivíst ica (ac tual izado).

3

Ser ie:

Denominación de la ser ie conforme al Cuadro General de Clas if icac ión Archivíst ica (ac tual izado).

4

Clas if icac ión:

Clave de regis tro: secc ión / ser ie / número de expediente – año.

5

Asunto:

Resumen o descr ipc ión del expediente.

6

Per iodo:

Per iodo que abarca la información del expediente. (en años 2005 – 2006 ó sólo 2005).

7

Observac iones:

Registrar notas no contempladas en los anter iores campos ejemplos: préstamo, legajos del mismo expediente, anexo CD, etc.

8

Ubicac ión:

Ubicac ión f ís ica del expediente: archivador, caja, etc .


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DPAEyD

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

ÁREA REMITENTE: No. DE TRANSFERENCIA ( 5 )

AUTORIZA: FECHA (dd-mm-aa) ( 6 )

SERIE O SUBSERIE

CLASIFICACIÓN ASUNTOFECHAS

EXTREMASPLAZO DE

CONSERVACIÓNCAJA OBSERVACIONES

( 8 ) ( 9 ) ( 10 ) ( 11 ) ( 12 ) ( 13 )

RESPONSABLE DE LA TRANSFERENCIA: AUTORIZA TRANSFERENCIA

Nombre, cargo y firma Nombre, cargo y firma

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

( 1 )

( 2 )

( 3 )

HOJA ( 4 ) DE

( 7 )

EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE ___________ CAJAS, Y AMPARA LA CANTIDAD DE ____________ EXPEDIENTES

RESPONSABLE DE LA RECEPCIÓN:

Nombre, cargo y firma

Anexo 3


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INSTRUCTIVO

NOMBRE DEL FORMATO: INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA. OBJETIVO: LLEVAR A CABO TRANSFERENCIAS PRIMARIAS AL ARCHIVO

DE CONCENTRACIÓN. ELABORACIÓN: UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE SOLICITA LA TRANSFERENCIA. PRESENTACIÓN: ELABORADO EN COMPUTADORA.

N°

Dice

Debe Anotarse

1

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

Nombre de la Un idad Adm in is t ra t i va a l a que pe r t enece e l á rea que rea l i za la t rans fe renc ia .

2

ÁREA REMITENTE:

Nombre de l á rea que rea l i za l a t rans ferenc ia . (Subd i recc iones o Depar t amentos ) .

3

AUTORIZA:

Nombre y cargo de l serv i dor púb l i co que auto r i za l a t rans fe renc ia .

4

HOJA___DE___

Número de ho jas que in t eg ran e l inventa r io .

5

N° DE

TRANSFERENCIA:

Número p rogres ivo de t rans ferenc ia , ( 1 , 2 , 3 …)

6

FECHA: (dd-mm-aa)

Fecha en que rea l i za l a t rans ferenc ia dd/mm/aa.

7 SERIE/SUBSERIE Clave de la Se r ie o Subser ie y nombre

8

CLASIFICACIÓN:

C lave de c las i f i cac ión: ser ie / n° de exped iente – año. (o e l método de ordenac ión ap l i cado ) .

9

ASUNTO:

Nombre o breve desc r i pc ión de la in f ormac ión que cont iene e l exped ient e .

10

FECHAS

EXTREMAS:

Per iodo que aba rca la i n fo rmac ión de l exped ient e . (en años 2005 – 2006 ó só lo 2005)

11

PLAZO DE

CONSERVACIÓN:

De acuerdo a l Catá logo de Dispos ic ión Documenta l . (Número de años sumados e jemplo : s i e l documento se c reo en 2009 y su p lazo de conse rvac ión es de 5 años se da rá de ba ja en 2014.

12

CAJA:

Reg is t rar e l número de ca ja en que se tenga guardado e l exped iente .

13

OBSERVACIONES:

Reg is t rar notas no contempladas en los ante r io res campos e jemplos : lega jos de l m ismo exped iente , anexo CD, e tc .


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DP AE yD



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DPAEYD

GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO

Anexo 4


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INSTRUCTIVO DE LLENADO Unidad Adminis trat iva: Nombre de la Unidad Administrat iva a la que pertenece el Archivo de Trámite.

L ineamientos Generales para la organizac ión y conservac ión de los archivos de las dependenc ias y ent idades de la Adminis trac ión Públ ica Federal

Segundo. Para los efectos de los presentes Lineamientos, además de las definiciones contenidas en los artículos 3 de la Ley

Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y 2 de su Reglamento, se entenderá por:

XVIII. Guía simple de archivo: esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística y sus datos generales.

Cuarto Transitorio. La Guía simple de archivos deberá estar publicada en los sitios de Internet de las dependencias y entidades, a más tardar el 1 de enero de 2005. (Actualizar).

Responsabl e del Archi vo de

Trámi te Cargo Domici l io Tel éfono Correo e lectróni co

Nombre de l Responsab le de l

Arch ivo de Trám i te

Cargo de l Responsab le de l


Dom ic i l io de Arch ivo de

Trám i te

Te lé fono de l Responsab le de l


Cor reo e l ec t rón ico de l Responsab le de l

Arch ivo de T rám i te

Clave de la Ser ie

Nombre de la Ser ie Descr ipción de la Ser ie

Clave de cada Ser ie

Denominac ión de cada Ser ie documenta l que i n teg ra e l acervo en cus tod ia .

Breve desc r ipc i ón de l conten ido de cada ser ie documenta l , seña lando l os años ext remos de producc ión o acumulac ión.


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ANEXO 5

UNIDAD ADMINISTRATIVA

ÁREA REMITENTE

RESPONSABLE

SERIE DOCUMENTAL

FECHAS EXTREMAS

FECHA DE BAJA ( 7 )

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN INEA

( 1 )

( 2 )

( 3 )

CAJA N°

N° TRANSFERENCIA

( 5 )

( 6 )

( 4 )

( 8 )( 8 )( 8 )( 8 )

(REVISIÓN)


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DP AE yD



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INSTRUCTIVO

NOMBRE DEL FORMATO: ETIQUETA PARA CAJA DE ARCHIVO. OBJETIVO: DESCRIBIR PARA SU LOCALIZACIÓN EN ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓN LAS CAJAS DE ARCHIVO. ELABORACIÓN: UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE SOLICITA LA TRANSFERENCIA PRESENTACIÓN: ELABORADO EN COMPUTADORA.

N°

Dice

Debe Anotarse

1

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Nombre de la Un idad Adm in is t ra t i va a l a que pe r t enece e l á rea que rea l i za la t rans fe renc ia .

2

ÁREA REMITENTE

Nombre de l área que rea l i za l a t rans fe renc ia . (Subd i recc iones o Depar t amentos ) .

3

RESPONSABLE

Nombre y cargo de l serv idor púb l i c o respons ab le de la documentac ión.

4

SERIE (S)

DOCUMENTAL (S )

Cód igo y nombre de l a ser i e que se encuent ra en la ca ja .

5

FECHAS

EXTREMAS Per iodo que aba rca la i n fo rmac ión de l a ca ja . (en años 2005 – 2006 ó só lo 2005)

6

N° DE

TRANSFERENCIA

Se reg is t ran las s ig l a de la P rocedenc ia , e l número y e l año e jemplo : (DPAEyD/SRH/ DR/01-2010) .

7

FECHA DE BAJA

(REVISIÓN)

E l año en que se es tab lece su ba ja , tomar de re ferenc ia e l Catá l ogo de Dispos ic ión Documenta l v i gente pa ra su cá lcu lo) .

8

CAJA

Número p rogres ivo de l a ca ja que se t rans f ie re , (1 ,2 , 3……).


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DP AE yD



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Anexo 6 INSTRUCTIVO

1. Folio: Número consecutivo de solicitud.

2. Unidad Administrativa: Nombre del área solicitante.

3. Nombre del solicitante: Persona que solicita el documento.

4. Número telefónico y/o de extensión del solicitante.

5. Clasificación: Clave de registro: sección / serie / número de expediente - año

6. Asunto: Resumen o descripción del expediente. 7. Fecha: Fecha del documento.

8. Caja: Número de caja en que se encuentra el documento.

9. Ubicación: Formula topográfica.

10. Observaciones: No. de transferencia o cualquier otro dato que ayude a la pronta localización del expediente, asunto por el cual se solicita el documento, se indica si el material solicitado contiene anexos, CD, fotografías, cualquier otro dato relevante al documento, etc.

lineamientos para la administración de documentos … · documentos de uso cotidiano y necesario...

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