lineamientos generales para el uso y control del parque vehicular

Lineamientos Generales para el uso y control del Parque Vehicular del Instituto Nacional de

la Infraestructura Física Educativa

Dirección de Administración. Gerencia de Recursos Materiales y Servicios

Generales.

LINEAMIENTOS GENERALES PARA EL USO Y CONTROL DEL PARQUE VEHICULAR DEL

INSTITUTO NACIONAL DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA

Junio, 2015.




Generales.

ÍNDICE

PÁGINA

Introducción ……………………………………………………………………… 01

Objetivo ......................................................................................................... 01

I. Disposiciones Generales.......................................................................... 01

II. Lineamientos…………………………………………………………………... 02

II.1 Uso y Mantenimiento de Vehículos....................................................... 02

II.2 Dotación de Combustible........................................................................ 04

II.3 Estacionamientos.................................................................................... 05

II.4 Asignación y Resguardo......................................................................... 07

II.5 Responsabilidades.................................................................................. 08

II.6 Usuarios.................................................................................................... 09

II.7 Siniestros.................................................................................................. 11

II.8 Pago de Deducibles………………………………………………………….. 12

III. Sanciones.................................................................................................. 12

Anexos............................................................................................................. 13

Glosario……………………………………………………………………………... 17




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INTRODUCCIÓN:

Con el propósito de contar con un instrumento normativo que permita regular el uso

de los vehículos propiedad del INIFED y los contratados en arrendamiento, que

responda a la necesidad de controlar y proteger los bienes patrimoniales directa o

indirectamente del INIFED, se realizó el documento “Lineamientos Generales para

el Uso y Control del Parque Vehicular del Instituto Nacional de la

Infraestructura Física Educativa”, en el cual se describen los procedimientos que

deberán ser aplicados en el uso y control de los vehículos, buscando siempre la

optimización de los servicios, destinados a las actividades y operación del INIFED.

OBJETIVO:

Disponer de Lineamientos aplicables al uso y control de los vehículos propiedad del

INIFED y los contratados en arrendamiento, con el propósito de resguardar y

proteger los bienes patrimoniales directa o indirectamente del INIFED; y enmarcar su

asignación, resguardo y responsabilidades para su observancia.

I. DISPOSICIONES GENERALES.

Las disposiciones contenidas en estos Lineamientos son de interés general y de

observancia obligatoria, y regulan el uso y control de vehículos utilitarios y asignados

a los servidores públicos y demás personal que por la necesidad de sus actividades

de carácter oficial y de las operaciones, utilicen o tengan bajo su resguardo

vehículos propiedad del INIFED o contratados en arrendamiento.

Por tratarse de bienes propiedad del INIFED o de bienes contratados en

arrendamiento, los efectos de este documento será indistinto en ambos casos y

todos los vehículos asignados y utilitarios deberán destinarse al uso oficial,




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por lo que el uso indebido de estos vehículos, podría iniciar un procedimiento

de responsabilidad en contra del infractor de estas disposiciones.

II. LINEAMIENTOS.

II.1.- USO Y MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS.

El titular de la Unidad Administrativa a la que se asigne un vehículo, deberá firmar el

resguardo (ANEXO UNO) y el inventario físico de vehículos oficiales (ANEXO DOS),

siendo directamente el responsable de su conservación y uso que se le dé, el cual

deberá ser exclusivamente para las actividades propias e inherentes a su cargo y/o

de acuerdo con las funciones especializadas que desarrollen.

Los vehículos oficiales por ningún motivo podrán ser transferidos, ponerse a

disposición o conceder el uso de los mismos a favor de persona alguna, candidatos,

partidos políticos y organizaciones políticas, cualquiera que sea su naturaleza, ya

sea a título de comisión, préstamo, comodato o de otro título.

Los vehículos oficiales deberán pernoctar en los estacionamientos del INIFED

durante los fines de semana y días no hábiles, salvo las excepciones que a

continuación se mencionan, siempre que se cuente con las debidas condiciones de

seguridad en espacios que garanticen el resguardo de dichos vehículos:

Estancia del vehículo en taller, debido a mantenimiento o reparación por

siniestro, incluye la excepción de pernocta al vehículo oficial que se preste en

forma temporal en sustitución del registrado.

Comisión foránea que implique el uso de un vehículo oficial, la cual deberá




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ser solicitada y justificada mediante el Formato Único de Solicitud de

Servicios. (FUSS) o en su caso tarjeta informativa.

Los asignados a Coordinadores Regionales del “Programa Escuelas Dignas”

y otros Programas que requieran de su traslado a las Entidades Federativas.

Los asignados a las Coordinadores Estatales del “Programa Escuelas Dignas”

y otros Programas que se encuentren en el interior de la República Mexicana.

En caso de requerirse la asignación de vehículos, para el desarrollo de labores

sustantivas y/o emergentes de Directores, Gerentes, Subgerentes o demás personal,

previa autorización del titular de la Dirección de Administración, se permitirá que no

pernocten en las instalaciones del INIFED entre semana (lunes - viernes) pero

invariablemente pernoctarán en éstas durante el fin de semana (sábado - domingo).

Si algún vehículo utilitario, no pernoctó en las instalaciones del INIFED y no cuenta

con la autorización correspondiente, se solicitará la justificación respectiva. En caso

de que no exista justificación se procederá a dar aviso al Órgano Interno de Control,

acompañado de los elementos documentales que reflejen el uso indebido del

vehículo y el presunto responsable.

Será responsabilidad del Departamento de Contratos y Servicios, elaborar un

calendario para el pago de tenencias, así como solicitar su trámite de pago a la

Gerencia de Finanzas, verificando que todos los vehículos cuenten con dicho

requisito para su libre circulación.

Es obligación del usuario confirmar con el Departamento de Contratos y Servicios,

que el vehículo oficial cuente con el mantenimiento y verificación correspondiente, a

efecto de evitar contratiempos o multas por la falta de verificación vehicular.




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La Subgerencia de Materiales y Servicios conjuntamente con el Departamento de

Contratos y Servicios verificarán periódicamente que los vehículos oficiales se

encuentren en buen estado. Las composturas o arreglos del vehículo “No

Programadas”, se realizarán previa autorización de la Gerencia de Recursos

Materiales y Servicios Generales.

En los casos en que por infracciones de tránsito se deriven, arrastre de grúa y

corralón, se compruebe que el motivo fue imputable al usuario, las multas y/o pagos

que se originen serán con cargo a este.

El costo de las reposiciones de las licencias de manejo correrá a cargo del usuario.

II.2.- DOTACIÓN DE COMBUSTIBLE.

Los titulares de las unidades administrativas que tengan asignado un vehículo,

contarán con una dotación mensual de combustible, mediante el sistema CHIP Y/O

TAG, colocado en el parabrisas del vehículo. De acuerdo a las especificaciones

siguientes:

Área Monto Máximo Mensual

Dirección General. $8,000.00

Coordinador Técnico, Órgano Interno de

Control y Directores.

$4,000.00

Gerentes, Coordinador Regional y/o

Coordinador Estatal.

De $1,500.00 a $2,000.00

Subgerentes (En su caso) De $1,200.00 a $2,500.00

Servicios Generales. De $500.00 a $2,500.00




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Sindicato. $1,000.00

La Dirección de Administración, realizará las actualizaciones de la dotación de

gasolina que estime necesarias, de acuerdo a las necesidades del INIFED, dando

aviso a los usuarios de los vehículos, a través de la Gerencia de Recursos

Materiales y Servicios Generales.

Todos los vehículos oficiales, llevarán un registro mensual en la bitácora de

consumo de gasolina.

No habrá cargas adicionales a los montos antes establecidos, salvo causas

debidamente justificadas y autorizadas por la Gerencia de Recursos Materiales y

Servicios Generales.

Para el caso de comisiones de trabajo o préstamo de vehículos utilitarios, se

realizarán cargas adicionales a los montos autorizados para llegar a su destino,

previa autorización de la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Cuando la comisión de trabajo sea en el interior de la República, deberán programar

viáticos ante la Gerencia de Finanzas, con el fin de cubrir el suministro del

combustible requerido. Será responsabilidad del usuario, proporcionar copia de los

gastos de combustible utilizados en dicha comisión al Departamento de Contratos y

Servicios, con el propósito de llevar el control de consumo del combustible.

El Departamento de Contratos y Servicios, será responsable de informar a los

usuarios, la ubicación de los centros de carga de combustible autorizados.




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II.3.- ESTACIONAMIENTOS.

La Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, será la responsable de

autorizar el acceso al estacionamiento del INIFED y en su caso de la asignación de

cajones; en caso necesario y/o justificado podrá revocar dicha asignación.

El Departamento de Contratos y Servicios, será el encargado de llevar el control del

acceso al mismo.

El INIFED, es el propietario de todos los cajones de estacionamiento, por lo que en

cualquier momento podrá utilizarlos y en caso necesario y justificado podrá revocar

dicha asignación.

Cuando el usuario deje de prestar sus servicios al INIFED, deberá entregar el

tarjetón al Departamento de Contratos y Servicios; en caso de cambio de área de

adscripción deberá de informar a la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios

Generales.

El INIFED, no se hará responsable por daños parciales o totales a los vehículos

particulares, así como del robo total o parcial de los mismos.

El usuario que requiera del servicio de estacionamiento fuera del horario y de los

días regulares de labores, podrá tener acceso siempre y cuando la Gerencia de

Recurso Materiales y Servicios Generales reciba y autorice el FUSS, emitido por

las unidades administrativas que lo soliciten.

No se permitirá el acceso al estacionamiento a los vehículos, cuyo usuario este bajo

la influencia del alcohol, psicotrópico o estupefaciente.




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En el caso de que los usuarios del estacionamiento del INIFED, por circunstancias

ajenas a su proceder requieran estacionarse en doble fila u obstaculizando la salida

de algún vehículo particular u oficial, deberán proporcionar al personal de vigilancia

lo siguiente:

Nombre Completo. Área de Adscripción. Extensión Telefónica. Llave del vehículo. Notificarle sobre las pertenecías de valor para su cuidado.

En caso de que un cajón este ocupado por un vehículo oficial, deberá acudir con el

personal de vigilancia para que le asigne un lugar provisional alterno.

II.4.- ASIGNACIÓN Y RESGUARDO.

Corresponde a la Dirección General y/o al Director de Administración, la autorización

para la asignación de los vehículos a los titulares de las unidades administrativas,

para el ejercicio de sus funciones de acuerdo a su cargo y/o funciones

especializadas que desarrollen, permitiendo atender oportunamente toda clase de

asuntos y trámites relacionados con la operación del INIFED.

La Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, asignará los vehículos

autorizados por el Director General y/o el Director de Administración a los titulares

de las unidades administrativas. Asimismo, será responsable de autorizar el

préstamo de los vehículos utilitarios para los usuarios.

La Subgerencia de Materiales y Servicios a través del Departamento de Contratos y

Servicios, controlará el parque vehicular y atenderá la solicitud para el uso de




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vehículos utilitarios mediante el FUSS correspondiente.

Los titulares de las áreas, en el momento de recibir el vehículo asignado deberán

firmar el resguardo del vehículo oficial, así como requisitar el formato de inventario

físico correspondiente.

El formato de inventario físico deberá contener específicamente las características

del vehículo, estado físico y operativo, herramientas y documentación legal, los

cuales se detallan en dicho formato.

En los casos de cancelación de resguardos por reasignación o separación laboral

del servidor público, el Departamento de Contratos y Servicios será el responsable

de verificar que la unidad se reciba en las condiciones que se entregó, tomando en

cuenta, el desgaste normal por el uso del vehículo.

En caso de existir faltantes de herramientas, accesorios, refacciones o

documentación, así como desperfectos imputables al usuario, la Gerencia de

Recursos Materiales y Servicios Generales determinará el monto y solicitará resarcir

los daños y/o faltantes al usuario.

II.5.- RESPONSABILIDADES.

Son obligaciones de la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales a

través de la Subgerencia de Materiales y Servicios, las siguientes:

I. Supervisar la conservación, mantenimiento y reparación de los vehículos.

II. Vigilar que el Departamento de Contratos y Servicios, lleve al día el registro y control de los vehículos que se encuentran en servicio, indicando los que estén fuera del INIFED y sus causas (ANEXO TRES).




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III. Vigilar que el Departamento de Contratos y Servicios, elabore un expediente por cada uno de los vehículos, mismos que deberá contener invariablemente los documentos siguientes:

Copia de Factura. Pagos de Tenencia. Constancia de Verificación Vehicular. Póliza de Seguro, Copia de Tarjeta de Circulación. Bitácora de Servicio Preventivo y Correctivo. Orden de Servicio y Copia de la Factura del Proveedor que realice los

servicios que requiere el vehículo.

IV. Supervisar que el Departamento de Contratos y Servicios, asigne claves y número de inventario a todo el parque vehicular del INIFED.

V. Vigilar que el Departamento de Contratos y Servicios, tramite la documentación necesaria para la circulación de los vehículos (placas, tarjeta de circulación, refrendos, impuestos, pólizas de seguros, etc.).

VI. Supervisar que el Departamento de Contratos y Servicios, controle y actualice los registros correspondientes de los movimientos de alta, baja y cambio de los vehículos asignados a los servidores públicos.

VII. Vigilar que el Departamento de Contratos y Servicios, opere y mantenga actualizado el banco de datos, así como el sistema de control de inventarios del parque vehicular.

VIII. Proponer al superior jerárquico, la baja de aquellos vehículos, que por el uso se encuentran deteriorados o bien cuando su costo de reparación o mantenimiento resulte incosteable (35% del valor comercial).

IX. Supervisar que el Departamento de Contratos y Servicios, revise constantemente que los usuarios, cuenten con licencia de manejo acorde y vigente.

X. Vigilar que el Departamento de Contratos y Servicios, gestione ente las autoridades y empresas correspondientes, la solución a todo tipo de percance que sufra algún vehículo.




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II.6.- USUARIOS.

Son obligaciones de los usuarios, respecto de los vehículos que tienen asignados,

las siguientes:

I. La observancia de las disposiciones contenidas en los presentes lineamientos.

II. Cuidar y mantener en buen estado el vehículo oficial, garantizando su limpieza y presentación. Asimismo, revisar los niveles de agua, lubricantes, presión y temperatura del motor.

III. No transportar en el vehículo oficial a personas que no estén cumpliendo asuntos de carácter oficial, ni destinarlo a servicios particulares.

IV. Abstenerse de desprender o cambiar cualquier parte del vehículo oficial, así como de circular con el vehículo fuera de los límites de la ciudad, salvo autorización expresa, o cuando la naturaleza del servicio así lo amerite.

V. Responder de los daños que cause el vehículo oficial que conduzca y de los daños a terceros en su persona o sus bienes, en caso de que el servidor público sea el responsable.

VI. Contar con la licencia vigente para conducir vehículos, expedida por la autoridad competente.

VII. Cumplir con todas las disposiciones de las leyes y reglamentos de tránsito Municipales, Estatales y Federales en vigor y para los casos en que incurran en la comisión de infracciones viales, serán responsables de cubrir los pagos que se originen y demás consecuencias legales.

VIII. Reportar oportunamente al Departamento de Contratos y Servicios las fallas mecánicas que presente el vehículo oficial a su cargo, caso contrario serán responsables del pago por causas del mayor deterioro que sufra el vehículo.

IX. Presentar de acuerdo al Programa de Verificación, el vehículo oficial para su revisión y mantenimiento; las fallas o descomposturas que sufra el vehículo oficial por no cumplir con el calendario de mantenimiento, serán reparadas con costo a cargo del resguardante.




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X. Presentar el vehículo oficial ante la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, para atender situaciones extraordinarias de operación del INIFED.

XI. Firmar de aceptación la orden de mantenimiento vehicular y el presupuesto, una vez realizados los servicios. (ANEXO CUATRO).

II.7.- SINIESTROS. El Departamento de Contratos y Servicios, auxiliará a los usuarios al ocurrir un

accidente, siempre y cuando, se encuentren en servicio y utilizando los vehículos

propiedad del INIFED o los contratados en arrendamiento y que no se encuentren en

estado de ebriedad, bajo influencia de algún psicotrópico o estupefaciente, por

imprudencia, negligencia o responsabilidad evidente.

En los casos de siniestro, robo o colisión del vehículo oficial, el usuario deberá

realizar lo siguiente:

I. Notificar de inmediato a la compañía de seguros responsable de este servicio sobre el siniestro y obtener la declaratoria del mismo e informar ante el Ministerio Público de los hechos para su intervención. Prosiguiendo a levantar el acta correspondiente; e informar inmediatamente al Departamento de Contratos y Servicios.

II. Queda estrictamente prohibido al usuario, celebrar convenios con los conductores o propietarios de vehículos o propiedades que se dañen por motivo de accidente vial, en el que implique el reconocimiento de su responsabilidad y que éste se traduzca en erogación para el INIFED. Por lo tanto, todo convenio que se suscriba a este respecto, solo podrá autorizarse por la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales previa validación de la Gerencia de Asuntos Jurídicos.

III. En todos los casos en que algún vehículo, se vea involucrado en accidente o

robo y no cuente con causa justificada para su uso o se encuentre fuera de los horarios de trabajo, espacios físicos o cualquier otro que se señala en el presente ordenamiento, será total responsabilidad del usuario todos los gastos que se originen por pago de daños, reparaciones, deducibles o reposición de la unidad.




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IV. Si el siniestro, robo o colisión ocurriese en circunstancias no imputables para

el usuario, los gastos de ejecución y resarcimiento de daños serán cubiertos por el INIFED.

V. Queda prohibido reparar los vehículos en talleres que no sean autorizados por la compañía de seguros.

II.8.- PAGO DE DEDUCIBLES. El pago del deducible con motivo de siniestro, robo o colisión o, en su defecto, la reparación del vehículo oficial, será autorizado a cuenta del INIFED, siempre y cuando no concurran las condiciones que se mencionan a continuación:

I. Cuando sean manejados por un tercero que no sea el responsable autorizado por el INIFED.

II. Cuando éstos no ocurran en el desarrollo de actividades oficiales.

III. Cuando se maneje en estado de ebriedad o bajo el influjo de algún

psicotrópico o estupefaciente.

IV. Por infringir el reglamento de tránsito o cualquier otra ley o reglamento.

V. Por daños causados con premeditación. VI. Por destinarlo a uso o servicio diferente al que se autoriza, y

VII. Por arrastre de remolques no autorizados. En caso de presentarse alguna de las condiciones antes señaladas, el usuario

pagará los gastos que se generen.

III.- DE LAS SANCIONES

La inobservancia de las disposiciones de estos Lineamientos, dará lugar a la aplicación de las sanciones administrativas correspondientes que se encuentran previstas en la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.




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ANEXO UNO RESGUARDO DE VEHÍCULO OFICIAL

RESPONSABLE RESGUARDANTE




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ANEXO DOS INVENTARIO FÍSICO DE VEHÍCULOS OFICIALES




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ANEXO TRES FORMATO ÚNICO DE SALIDAS DE VEHÍCULOS OFICIALES




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ANEXO CUATRO. ORDEN DE MANTENIMIENTO VEHICULAR




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GLOSARIO

INIFED y/o Instituto: Instituto Nacional de la Infraestructura Física Educativa.

Bitácora de mantenimiento: Memoria documental en la que se asientan a detalle

las acciones desplegadas en cada uno de los vehículos.

Deducible: Cuantía que paga el asegurado en cada siniestro.

Depreciación: Reducción del valor de los objetos o activos fijos como consecuencia

de su deterioro, uso o por el solo transcurso del tiempo.

Guía EBC o Libro Azul: Libro oficial del mercado automovilístico mexicano.

Instrumento administrativo que sirve de orientación y apoyo para obtener valores de

compra y venta de vehículos usados.

Lineamientos: Al presente documento para el uso y control del parque vehicular.

Unidades Administrativas: Dirección General, Coordinación Técnica, Dirección de

Infraestructura, Dirección de Administración, Gerencias del Instituto Nacional de la

Infraestructura Física Educativa.

Inventario: Relación de los bienes y accesorios que conforma cada vehículo.

Parque vehicular: Vehículos propiedad del INIFED y los contratados en

arrendamiento.

Resguardo: Documento mediante el cual se asigna al titular de la Unidad

Administrativa responsable de los vehículos.

Seguro: Contrato que se establece entre una aseguradora y el INIFED, con la

condición de que el segundo pague una prima anual para cubrir la póliza. La

aseguradora se obliga a resarcir un daño mediante el pago en especie o suma de




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dinero al verificarse la eventualidad prevista en el contrato, sea ésta sobre la

persona del asegurado o sobre los bienes predeterminados por éste.

Usuario: Personal del INIFED, responsable de uso de un vehículo asignado o

utilitario.

Siniestro: El acontecimiento de daños del que resulta una reclamación bajo un

contrato de seguro y del que habrá de responder el asegurador en función de las

garantías prestadas por la póliza y la causa del mismo.

Vehículo Asignado: Vehículo que es autorizado para su asignación por el Director

General y/o el Director de Administración a los servidores públicos, para el ejercicio

de sus funciones de acuerdo a su cargo y/o funciones especializadas que

desarrollen.

Vehículo Utilitario: Vehículo que se asigna a servicios generales para atender

necesidades de carácter oficial de las Unidades Administrativas.

Vehículo(s) Oficial(es): Vehículo asignado y/o utilitario.

FUSS: Formato Único de Solicitud de Servicios.

Control Vehicular: El Departamento de Contratos y Servicios adscrito a la

Subgerencia de Materiales y Servicios Generales, dependientes de la Gerencia de

Recursos Materiales y Servicios Generales.

lineamientos generales para el uso y control del parque vehicular

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