lineamiento para la organizaciÓn de las ......1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en...
TRANSCRIPT
LINEAMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LAS
HISTORIAS LABORALES
BOGOTÁ D.C., MARZO DE 2020
LINEAMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN
DE LAS HISTORIAS LABORALES
Proceso
asociado
Código
Versión
TALENTO HUMANO
L-TH-04
02
1
CONTENIDO
1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2
2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES .......................................................................................................... 2
4. ORGANIZACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES EN EL DAPRE....................................................... 3
4.1. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ..................................................................................................... 3
4.2. ORDENACIÓN ............................................................................................................................... 4
4.2.1. EXPURGO Y DEPURACIÓN DOCUMENTAL .................................................................................. 4
4.2.2. PREPARACIÓN FÍSICA ................................................................................................................. 5
4.2.3. FOLIACIÓN ................................................................................................................................. 5
4.3. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL ........................................................................................................ 6
4.4. UBICACIÓN FÍSICA DE LAS HISTORIAS LABORALES ........................................................................ 7
5. RESPONSABLES DE LAS HISTORIAS LABORALES ............................................................................ 7
6. CUSTODIA DE LAS HISTORIAS LABORALES .................................................................................... 8
7. MARCO LEGAL .............................................................................................................................. 8
8. REQUISITOS TÉCNICOS ................................................................................................................. 9
9. DOCUMENTOS ASOCIADOS ........................................................................................................ 10
10. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ............................................................................................... 10
LINEAMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN
DE LAS HISTORIAS LABORALES
Proceso
asociado
Código
Versión
TALENTO HUMANO
L-TH-04
02
2
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la organización de la documentación contenida en la Historia Laboral en gestión de cada servidor público del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, acorde con la legislación vigente establecida por el Archivo General de la Nación y los procedimientos internos de la Entidad.
2. ALCANCE
Estos lineamientos deben ser aplicados por los servidores públicos del Grupo de Historias Laborales y por los productores de la documentación.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. Documento: Información registrada en cualquier soporte (papel, electrónico). Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Folio: Hoja. Historia Laboral: Serie Documental que contiene toda la información que se produce sobre la vinculación y trayectoria laboral de las personas. Inventario documental: Instrumento de recuperación de información, que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística, por el cual se establece que la disposición física de los documentos, debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística. por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias, no deben mezclarse con los de otras.
LINEAMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN
DE LAS HISTORIAS LABORALES
Proceso
asociado
Código
Versión
TALENTO HUMANO
L-TH-04
02
3
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor, como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
4. ORGANIZACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES EN EL DAPRE La organización de las historias laborales, se divide en tres etapas: Clasificación, Ordenación y Descripción Documental.
4.1. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
“La Clasificación Documental se entiende como una actividad mediante la cual se identifican y se establecen las Series que componen cada agrupación Documental de acuerdo con la estructura orgánico - funcional de la Entidad.” 1
Para las historias laborales de los servidores públicos, se clasifican los documentos entregados mediante los formatos F-TH-04 Control de Documentos para la Posesión Legal del Cargo, F-TH-57 Control ingreso de documentos para actualización de las Historias Laborales y Formato F-TH-37 Control de Documentos para Retiro del Servicio, de acuerdo con el principio de procedencia y las Tablas de Retención Documental vigentes.
1 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de Clasificación Documental. {El Línea}. (Consultado el 28 de agosto de
2015). Disponible en http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=4395
LINEAMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN
DE LAS HISTORIAS LABORALES
Proceso
asociado
Código
Versión
TALENTO HUMANO
L-TH-04
02
4
4.2. ORDENACIÓN
La serie documental Historias Laborales se debe ordenar de la siguiente manera:
Hoja de vida presentada por el servidor público.
Hoja de vida Función Pública.
Fotocopia Cédula de Ciudadanía.
Fotocopia Libreta Militar. (si aplica)
Fotocopia licencia de conducción. (si aplica)
Certificados de estudios y diplomas en orden cronológico.
Tarjeta profesional en orden cronológico.
Certificados laborales en orden cronológico, teniendo en cuenta la fecha en que prestaron sus servicios.
Los demás documentos en estricto orden cronológico, salvo el manual de funciones del cargo, el cual debe ir después del acta de posesión, independientemente de su fecha de expedición.
Cuando se trate de nuevos nombramientos el documento principal será la notificación y/o resolución de nombramiento, los documentos soportes serán todos aquellos que hacen parte de la verificación de requisitos mínimos (certificados estudios, certificados laborales, verificación de antecedentes), todos estos documentos forman una sola pieza documental que se ordenará cronológicamente tomando la fecha de la notificación o la resolución de nombramiento. Los formatos aceptación de nombramiento, compromiso de confidencialidad, manifiesto de inhabilidades e incompatibilidades, autorización notificación vía correo electrónico y el acta de posesión se ordenarán y registrarán en la hoja de control de manera cronológica e individual. Es importante tener en cuenta que algunos memorandos u oficios remiten otros documentos que resultan siendo anexos o soportes que forman parte del documento principal (memorando u oficio), y no deben separarse de ninguna manera ya que hacen parte integral del mismo. Para la ordenación cronológica se tiene en cuenta la fecha del memorando u oficio.
4.2.1. EXPURGO Y DEPURACIÓN DOCUMENTAL
Simultáneamente con la ordenación cronológica se separa de la Historia Laboral, duplicidad, documentos que no estén firmados, que no dan cuenta del vínculo entre la Entidad y el servidor público y todos aquellos que no se encuentren en la Tabla de Retención Documental, adicionalmente se retiran las notas adhesivas que se encuentren en los documentos.
LINEAMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN
DE LAS HISTORIAS LABORALES
Proceso
asociado
Código
Versión
TALENTO HUMANO
L-TH-04
02
5
La eliminación de dichos documentos se realiza por medio de picado con el fin de preservar
el medio ambiente y seguir las normas expedidas por el Ministerio de Ambiente2. No se
realizará acta de eliminación documental, ni se llevará al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Los documentos que se encuentren en papel químico deberán ser fotocopiados, la fotocopia irá al expediente y el documento en papel químico será eliminado.
4.2.2. PREPARACIÓN FÍSICA
Los documentos de la Historia Laboral deben quedar libres de material abrasivo, ganchos de cosedora, clips y demás elementos metálicos, con el fin de evitar el deterioro físico y biológico de la documentación. La alineación de las Historias Laborales, se realiza teniendo en cuenta la parte superior de cada folio, a tamaño oficio. Ejemplo:
4.2.3. FOLIACIÓN
Con el fin de garantizar la integridad de los documentos contenidos en la Historia Laboral, se realiza la foliación que consiste en dar un número consecutivo desde 1 hasta el folio n, en la margen superior derecha de cada documento, sin repetir números ni usar
2 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 46 (05 mayo 2000). "Por el cual se establece el procedimiento para la
eliminación documental".
LINEAMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN
DE LAS HISTORIAS LABORALES
Proceso
asociado
Código
Versión
TALENTO HUMANO
L-TH-04
02
6
suplementos como A, B, C o bis, teniendo en cuenta la orientación del documento o su forma de lectura (horizontal o vertical). Ejemplo:
Por tratarse de una serie documental compleja, la foliación se realiza de forma continua, es decir la foliación de la segunda carpeta o unidad de conservación será la continuación de la primera, por ejemplo, si una Historia Laboral está contenida en dos unidades de conservación y el último folio de la primera terminó en 200, la segunda carpeta iniciará con el folio 201. El máximo de folios por cada unidad de conservación es de 200 folios. Cuando exista foliación anterior, ésta se debe anular con una línea diagonal (/) y quedará como válida la última realizada. La documentación se debe foliar utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.
Ejemplo:
4.3. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Con la Circular 004 de 2003, el Archivo General de la Nación establece criterios técnicos para la organización de las historias laborales, indicando entre otras cosas que el registro de la documentación al interior de los expedientes de las historias laborales deba realizarse mediante la utilización del formato hoja de control y menciona además los campos mínimos obligatorios, debido a esto, en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la
LINEAMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN
DE LAS HISTORIAS LABORALES
Proceso
asociado
Código
Versión
TALENTO HUMANO
L-TH-04
02
7
República se emplea el formato F-TH-17 Hoja de Control - Historia Laboral para registrar los tipos documentales de ésta serie documental.
En éste formato se registran los tipos documentales contenidos en la carpeta desde su apertura, actualizando conforme ingresan nuevos documentos hasta el cierre del expediente.
4.4. UBICACIÓN FÍSICA DE LAS HISTORIAS LABORALES
En los estantes
Al interior de cada Caja se ordena de manera consecutiva por fecha de posesión.
5. RESPONSABLES DE LAS HISTORIAS LABORALES
LINEAMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN
DE LAS HISTORIAS LABORALES
Proceso
asociado
Código
Versión
TALENTO HUMANO
L-TH-04
02
8
El Coordinador del Grupo de Historias Laborales y los servidores públicos asignados al mismo, son los responsables de velar por la administración de las historias laborales de la Entidad y de realizar las gestiones que permitan un eficiente tratamiento y custodia de los mencionados expedientes. 6. CUSTODIA DE LAS HISTORIAS LABORALES
Las historias laborales del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, se encuentran centralizadas por el Grupo de Historias Laborales y poseen un sistema de seguridad que restringe el ingreso al personal no autorizado. Los responsables de la custodia y administración deberán garantizar que: “Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones medioambientales que garanticen la integridad y conservación física de los documentos.” (Acuerdo 037 de 2002 – AGN)
El acceso a las estanterías donde se encuentran las historias laborales es restringido, solamente podrán ingresar los servidores públicos pertenecientes al Grupo de Historias Laborales.
7. MARCO LEGAL
ITEM TIPO NÚMERO VIGENCIA DESCRIPCIÓN EMITE / AUTOR
1 Ley 594 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones
Congreso de la
República
2 Ley 1581 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la
protección de datos personales
Congreso de la
República
3 Ley 1712 2014 Transparencia y del Derecho de Acceso a la
Información Pública Nacional.
Congreso de la
República
4 Decreto 2609 2012
Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594
de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley
1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en
materia de Gestión Documental para todas las
Entidades del Estado".
Ministerio de cultura
5 Decreto 103 2015
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712
de 2014 y se dictan otras disposiciones – Ley 1712
de 2014 de Transparencia y del Derecho de Acceso
a la Información Pública Nacional.
Presidencia de la
Republica
LINEAMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN
DE LAS HISTORIAS LABORALES
Proceso
asociado
Código
Versión
TALENTO HUMANO
L-TH-04
02
9
ITEM TIPO NÚMERO VIGENCIA DESCRIPCIÓN EMITE / AUTOR
6 Acuerdo 002 2014
Por medio del cual se establecen los criterios
básicos para creación, conformación, organización,
control y consulta de los expedientes de archivo y se
dictan otras disposiciones"
Archivo General de
la Nación
7 Acuerdo 005 2013
Por el cual se establecen los criterios básicos paro
la clasificación, ordenación y descripción de los
archivos en las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas y se dictan otras
disposiciones.
Archivo General de
la Nación
8 Acuerdo 042 2012
Por el cual se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las
entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas, se regula el Inventario Único
Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23
y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Archivo General de
la Nación
9 Acuerdo 046 2000 Por el cual se establece el procedimiento para la eliminación documental
Archivo General de
la Nación
10 Acuerdo 008 2004
Por el cual se establecen las especificaciones
técnicas y los requisitos para la prestación de los
servicios de depósito, custodia, organización,
reprografía y conservación de documentos de
archivo y demás procesos de la función archivística
en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus
parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000
Archivo General de
la Nación
11 Circular 04 2003 Organización de las Historias Laborales Archivo General de
la Nación
12 Circular 04 2010 Estándares mínimos en procesos de administración
de archivos y gestión de documentos electrónicos.
Archivo General de
la Nación
13 Circular 12 2004
Orientaciones para el cumplimiento de la Circular 04
de 2003.
(Organización de Historias Laborales).
Archivo General de
la Nación
14 Código Sustantivo del Trabajo
8. REQUISITOS TÉCNICOS
NTC 5397 - Materiales para documentos de archivo.
NTC 5921 - Información y documentación. Requisitos para almacenamiento de material documental.
LINEAMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN
DE LAS HISTORIAS LABORALES
Proceso
asociado
Código
Versión
TALENTO HUMANO
L-TH-04
02
10
NTC 5397 - Materiales para documentos de archivo con soporte en papel características de calidad.
NTC 4436 - Información y documentación papel para documentos de archivo requisitos para la permanencia y la durabilidad.
Archivo General de la Nación – Manual Especificaciones para cajas de carpeta de archivo.
9. DOCUMENTOS ASOCIADOS
1. F-TH-04 Control de Documentos para la Posesión Legal del Cargo. 2. F-TH-57 Control Ingreso de Documentos para Actualización de las Historias
Laborales. 3. F-TH-37 Control de Documentos para Retiro del Servicio 4. F-TH-17 Hoja de Control - Historia Laboral.
10. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Jefe Área de Talento Humano.