lineamiento para la creación, modificación u obsolescencia · prohibida su reproducción y...

LINEAMIENTO PARA LA CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y OBSOLESCENCIA DE

DOCUMENTOS DEL SIG

2018

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 1

1.1. OBJETIVO ............................................................................................................ 1

1.2. ALCANCE ............................................................................................................. 1

1.3. MARCO LEGAL .................................................................................................... 1

1.4. GLOSARIO ........................................................................................................... 1

1.5. ABREVIATURAS................................................................................................... 2

2. GENERALIDADES ................................................................................................ 3

2.1. CLASIFICACIÓN, CODIFICACIÓN Y TIPOS DE DOCUMENTOS ........................ 3

2.2. ENCABEZADO DEL DOCUMENTO INTERNO SEGÚN SU TIPO ........................ 5

3. CREACIÓN DE DOCUMENTOS ........................................................................... 7

4. CONTROL DE CAMBIOS ..................................................................................... 8

5. CREACIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS ...................................................... 9

6. OBSOLESCENCIA DE DOCUMENTOS ............................................................... 9

6.1. INACTIVACIÓN DE UN DOCUMENTO OBSOLETO ............................................ 9

6.2. CONSULTAR UN DOCUMENTO OBSOLETO ................................................... 10

6.3. ACTIVAR UN DOCUMENTO QUE SE ENCUENTRA OBSOLETO ..................... 11

7. INGRESO AL APLICATIVO ISOLUCIÓN ............................................................ 11

8. CONSULTA DE DOCUMENTOS ........................................................................ 11

8.1. CONSIDERACIONES FRENTE AL CONTROL DE DOCUMENTOS .................. 12

8.2. OTROS DOCUMENTOS DE CARÁCTER INSTITUCIONAL ............................... 13

9 BIBLIOGRAFIA ................................................................................................... 14

10 CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................... 14

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Y CALIDAD

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CONTROL DOCUMENTAL

CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y OBSOLESCENCIA DE DOCUMENTOS DEL SIG Código: SDS-PYC-LN-001 V.7

Elaborado por: Referentes SIG Revisado por: Oscar Ramiro Reyes Muñoz Aprobado por: Sonia Luz Florez Gutierrez

La impresión de este documento se considera COPIA NO CONTROLADA y no se garantiza que esta corresponda a la versión vigente,

salvo en los procesos que usan sello. Esta información es de carácter confidencial y propiedad de la Secretaría Distrital de Salud (SDS); está prohibida su reproducción y distribución sin previa autorización del proceso que lo genera, excepto en los requisitos de ley.

1

1. INTRODUCCIÓN 1.1. OBJETIVO A través de este lineamiento práctico e ilustrado se definen los aspectos a tener en cuenta para la creación, actualización y obsolescencia de documentos del Sistema Integrado de Gestión (SIG) de la SDS. La Secretaría Distrital de Salud, tiene definido como punto de uso formal el aplicativo ISOLUCIÓN para la documentación de su Sistema Integrado de Gestión. 1.2. ALCANCE

Aplica a toda la documentación del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaria Distrital de Salud.

1.3. MARCO LEGAL

Decreto 651 de 2011 “Por medio del cual se crea el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD- y la Comisión Intersectorial del -SIGD-, y se dictan otras disposiciones” en su Artículo 3º establece Conformación. El Sistema Integrado de Gestión Distrital está conformado por los siguientes Subsistemas: "..." Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA) ("..."). Norma Técnica Distrital NTD SIG 001:2011 que en su numeral 4.2.4 PLANIFICACIÓN DOCUMENTAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN, Establece que la entidad y organismo distrital debe tener en cuenta las siguientes consideraciones para la planificación documental del Sistema Integrado de Gestión "...".

1.4. GLOSARIO

Elaboración: Necesidad que imparte un proceso para la creación de un tipo documental del SGC. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. Aprobación: Aceptación a un documento que garantiza su aplicación desde el punto de vista de recursos y coherencia con el Sistema Integrado de Gestión diseñado. Código: Conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un documento en forma particular.







2

Copia Controlada: Es el documento copia del original, sobre el cual existe control y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen. Copia No Controlada: Copia del documento original en medio físico o magnético entregado a un tercero con fines de información. Estas copias están identificadas con la leyenda “COPIA NO CONTROLADA”, sobre estas no hay responsabilidad de actualización. Distribución: es la actividad por medio de la cual un documento aprobado se entrega a los interesados para su aplicación. Punto de uso: Lugar y/o sitio en el cual se localizan los documentos del Sistema Integrado de Gestión para su posterior uso. Documento: Información y su medio de soporte (procedimientos, instructivos, formatos, planes, programas, matrices, documentos de origen externo; entre otros). Documento Externo: Es aquel elaborado por entes externos a la institución pero que inciden en la ejecución de los procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión de la SDS. Entre los documentos externos se pueden considerar normas, códigos, leyes, decretos, resoluciones, manuales entre otros. Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido. Formato: Documento diseñado para la recolección de información y que proporciona evidencia de una acción. Modificación: Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los documentos. Pueden ser de forma o de fondo siempre y cuando generen un real cambio al proceso. Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento. Listado Maestro de Documentos: Listado que ordena e identifica los documentos del SIG, en la SDS.

1.5. ABREVIATURAS SDS: Secretaria Distrital de Salud SIG: Sistema Integrado de Gestión NTD: Norma Técnica Distrital







3

2. GENERALIDADES 2.1. CLASIFICACIÓN, CODIFICACIÓN Y TIPOS DE DOCUMENTOS

Los documentos del SIG se clasifican de la siguiente manera: Documentos Internos: Son los que se producen en los procesos de la Secretaría Distrital de Salud. Documentos Externos: Son los que se producen en otras entidades pero que se ajustan a las necesidades y se adoptan en los procesos. Así mismo los documentos se codifican de la siguiente manera: A continuación se explica la manera como están codificados los documentos internos del SIG.

SDS - SIGLA PROCESO - TIPO DE DOCUMENTO - CONSECUTIVO - VERSIÓN

- La primera sigla corresponde a las iniciales de la Secretaria Distrital de Salud (SDS). - La segunda sigla corresponde a la identificación del proceso, como se observa en la siguiente tabla:

Tabla 1. SIGLAS DE LOS PROCESOS

PROCESO SIGLA Gestión en Salud Pública GSP Gestión de Urgencias, Emergencias y Desastres UED Calidad de Servicios de Salud CSS Asegurar Salud ASS Provisión de Servicios de Salud PSS Inspección Vigilancia y Control IVC Política y Gerencia Estratégica PGE Gestión del Conocimiento e Innovación GCI Planeación y Gestión Sectorial PGS Planeación Institucional y Calidad PYC Gestión de Comunicaciones COM Gestión Social en Salud GSS Gestión del Talento Humano THO Gestión de Bienes y Servicios BYS Gestión Jurídica JUR Gestión Financiera FIN Gestión Contractual CON







4

Gestión de TIC TIC Control Disciplinario CDO Evaluación, Seguimiento y Control a la Gestión ESC

- La tercera sigla identifica el tipo documental a utilizar, por ejemplo:

Tabla 2. TIPOS DOCUMENTALES

TIPO DE DOCUMENTO

SIGLA DESCRIPCIÓN GENERAL

Caracterización CAR

Es la hoja de vida del proceso, el cual describe de manera específica el objetivo y alcance del proceso, así como los elementos de entrada (suministrados por unos proveedores), actividades de transformación así como los productos / salidas hacia los clientes o usuarios.

Procedimiento PR Es una secuencia lógica de actividades que se realizan para la obtención de un resultado específico.

Instructivo INS Acciones detalladas a desarrollar con un propósito específico, el cual puede ser parte integral del desarrollo de un procedimiento.

Formato FT Documentos utilizados de manera continua en la gestión de los procesos, se convierten en registros al momento de su aplicación.

Guía GUI Direcciona y orienta un tema específico hacia un objetivo particular. Su información no siempre es considerada un requisito. 1

Manual MN Documento que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre un tema específico.

Protocolo PT

Documento donde se referencia una secuencia de actividades previas para dar inicio a una actividad principal.

Metodología MT Documento teórico que define método(s) aplicables a un determinado propósito.

Lineamiento LN Documento que define directrices y parámetros de obligatorio cumplimiento.

Algoritmo ALG Conjunto ordenado de operaciones que permite hallar la solución de un tipo de problema.

Procedimiento POE Es un documento tipo procedimiento que muestra

1 Para la utilización de este tipo documental se requiere previa autorización de manera formal a la Dirección de

Planeación Institucional y Calidad.







5

operativo estándar

de manera detallada y especifica el quehacer operativo del proceso con base a un estándar normativo.

Planes PL Documento que contiene la programación en el que se detalla el modo y conjunto de medios necesarios para desarrollar un proyecto.

Programas PRG Agrupación de actividades que tanto en secuencia o simultáneas son ejecutadas por un equipos de individuos a fin de que se cumpla un objetivo

Ficha Técnica FCH Documento con especificaciones técnicas de productos y/o servicios.

Modelo SDS ML Documento prototipo que sirve de referencia y ejemplo el cual es flexible en su aplicación.

Política POL

Se define como la orientación, marco de referencia o directriz que rige las actuaciones en un asunto determinado. Ejemplo: Política de Calidad, Política de Seguridad de la Información, entre otros.2

- La tercera sigla corresponde a un consecutivo numérico de tres cifras asignado automáticamente por el sistema a cada uno de los procesos. Por último se encuentra el número de la versión. Para documentos nuevos, se deberá asignar en el aplicativo a versión uno (1). De no incluirse este número, el sistema asignará automáticamente el número 0, el cual no es aplicable en la entidad. 2.2. ENCABEZADO DEL DOCUMENTO INTERNO SEGÚN SU TIPO Cuando se requiere crear un documento interno, es necesario tener presente el encabezado que llevará el documento al inicio del mismo. Para esto es necesario tener presente que los documentos en Isolución se clasifican en dos tipos: Tipo plantilla (caracterización de proceso, procedimiento, instructivo), o Tipo adjunto (formato, manual, protocolo, lineamiento, algoritmo, poe, plan, programa, ficha técnica y política). En los documentos tipo plantilla, el aplicativo ISOLUCION trae estandarizado el encabezado, por lo que el usuario que crea o modifica el documento no debe incluirlo. En los documentos tipo adjunto, la entidad ha estandarizado el siguiente encabezado, el cual se incluirá en la parte superior del documento, en todas las hojas.3 Se deben tener presentes las indicaciones aquí descritas:

2 Las políticas de operación pueden ser adoptadas mediante el flujo para la creación de documentos 3 EL tipo documental modelo no tiene encabezado solo incluye el logo de la SDS, sin embargo el aplicativo

asigna un código al interior del mismo para su control.







6

a. Los logos a utilizar en los encabezados de los documentos son:

b. indicaciones generales a tener en cuenta para elaborar el encabezado se presentan en la siguiente tabla:

Tabla 3. LOGOS

Logo SDS Logo SIG

Tabla 4. INDICACIONES GENERALES PARA ENCABEZADOS

Letra Tamaño de letra

Mayúscula sostenida

En negrita

Alineación de texto

Observaciones

Dependencia que origina el documento

Arial 9 Si No Centrado No aplica

SIG Arial 9 Si No Centrado No aplica

Referencia al control

documental Arial 9 Si No Centrado No aplica

Titulo del documento

Arial 9 Si No Centrado

* El título que se incluya en este encabezado debe guardar coherencia con el que aparezca en el LMD de Isolución. * Se recomienda que el titulo no vaya precedido del tipo documental ejm: PROCEDIMIENTO XXX, FORMATO XXX

Código Arial 9 No No Centrado

*De acuerdo con las indicaciones descritas en el numeral 2.1 de esta guía. *Siempre incluir la versión del documento en números naturales, sin el cero a la izquierda. *Cada ítem del código va







7

c. A continuación se presenta un ejemplo de un encabezado de un documento tipo

adjunto:

DIRECCIÓN DE TIC SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

CONTROL DOCUMENTAL SOLICITUD DE NUEVAS APLICACIONES O

MANTENIMIENTO DE SOFTWARE Código: SDS-TIC-FT-023 V.2

Elaborado por: Daiby Jiménez , Eduardo Hernández , Ángela Romero Revisado por: Hector Chaparro Aprobado por: Gabriel Lozano Díaz

3. CREACIÓN DE DOCUMENTOS

Para la creación de un documento los procesos tienen que tener en cuenta las siguientes directrices:

• El gestor y equipo técnico del proceso serán los encargados de la elaboración de los documentos con el acompañamiento de la Dirección de Planeación Institucional y Calidad.

• Un documento se considera para uso oficial al momento que se encuentre publicado en el listado maestro del aplicativo de gestión documental.

• Los documentos deben ser elaborados en plantillas predeterminadas de acuerdo a las diseñadas en el aplicativo de gestión documental.

• Para reducir el consumo de papel los documentos se deberán trabajar en medio magnético y únicamente imprimirlo para su aprobación final.

• La elaboración del flujograma de un procedimiento SIG estará a cargo del referente del proceso.

separado por una raya excepto la versión que se indica con V.

Elaborado por:

Arial 8 No No Alineado a la izquierda

Seguido del Elaborado por: Se incluye el nombre del usuario, sin cargo alguno y sin negrita.

Revisado por: Arial 8 No No Alineado a la izquierda

Seguido del Revisado por: Se incluye el nombre del usuario, sin cargo alguno y sin negrita.

Aprobado por: Arial 8 No No Alineado a la izquierda

Seguido del Aprobado por: Se incluye el nombre del usuario, sin cargo alguno y sin negrita.







8

• Realizar una revisión previa de los documentos asociados dentro de los procedimientos, instructivos, entre otros, estos deberán encontrarse debidamente aprobados de lo contrario no podrán relacionarse dentro del mismo.

• El Control de Cambios para los formatos se deberán comunicar mediante correo electrónico, y allí se procederá a realizar la justificación del cambio y/o razón de actualización.

• Cualquier modificación a un documento generara un cambio en la versión del mismo.

• En el momento que los documentos queden conformes se procederá a las firmas respectivas por todos los que participaron en su elaboración, revisión y aprobación.

• El proceso deberá remitir escaneado el documento original firmado mediante correo electrónico, de igual manera la plantilla trabajada (Word y Excel).

• El cargue de los documentos en el Aplicativo ISOLUCIÓN será responsabilidad de la Dirección de Planeación Institucional y Calidad y se contara con un término de tres (3) días hábiles por documento, siempre y cuando el documento no esté sujeto a observaciones.

• La custodia del Documento Original firmado será responsabilidad del proceso, el cual determinará cuál será su disposición final de acuerdo con la Ley General de Archivo.

• La socialización y divulgación de los documentos estará a cargo de los procesos, los cuales serán garantes de que los documentos oficiales del sistema de gestión de calidad se conozcan y se apropien respectivamente.

• Cuando los documentos bien sea lineamientos, manuales, guías u otros, cuentan con un número alto de páginas se recomienda no imprimir la totalidad del documento, únicamente las que referencien la tabla de contenido, el control de cambios, las firmas asociadas por los responsables y adicional aquellas que se consideren pertinente siempre y cuando no superen el máximo de veinte (20) paginas respectivas.

4. CONTROL DE CAMBIOS Se debe asegurar que se identifiquen los cambios y el estado de versión vigente en los documentos. Ejemplo:







9

Tabla 5. CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS GENÉRICO INCORRECTO

CONTROL DE CAMBIOS ESPECÍFICO CORRECTO

“Se ajustan las actividades y se incluyen nuevos formatos. Se actualizan los controles del procedimiento”.

Se incluyen actividades relacionadas con el registro de información en el sistema Predis día a día y verificación de los datos contenidos en el POAI. Se asocia el formato SDS-FIN-FT-010 en las actividades 11, 12,13. Se eliminan las actividades 57,8,9 de la versión 4 del procedimiento. Se actualizan todos los controles asociados al riesgo: Pérdida de recursos financieros…, según el mapa de riesgos vigente del proceso. Ver herramienta SIGER.

Aunque en esta sección se lleva la trazabilidad de los cambios del documento, es necesario incluir la razón de creación para aquellos documentos nuevos, que cuentan con versión uno (1). 5. CREACIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS Los documentos de origen externo se deben identificar y controlar su distribución, por tal razón, los procesos deben recolectar este tipo de documentos y comunicarlos a la Dirección de Planeación Institucional y Calidad para su publicación, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

• No requieren flujo de revisión y aprobación, tampoco codificación.

• El cargue del documento en el aplicativo es responsabilidad de la Dirección de Planeación Institucional y Calidad, en un término de tres (3) días hábiles.

• El nombre del documento debe ser en MAYÚSCULA SOSTENIDA y contendrá como mínimo los campos de proceso y origen.

6. OBSOLESCENCIA DE DOCUMENTOS 6.1. INACTIVACIÓN DE UN DOCUMENTO OBSOLETO 6.1.1 El proceso debe remitir por correo electrónico a la Dirección de Planeación

Institucional y Calidad el formato SDS-PYC-FT-013 SOLICITUD DE OBSOLESCENCIA DE DOCUMENTOS.







10

6.1.2 La Dirección de Planeación Institucional y Calidad procederá a inactivar el documento en la herramienta e incluirlo el formato de obsolescencia en el Listado maestro de registros.

6.1.3 El documento quedara cargado como registro de calidad teniendo en cuenta

la siguiente estructura:

• OBSOLETO + CODIGO

Ejemplo: OBSOLETO + SDS-PYC-FT-01 V.1

• En el campo “responsable de archivar” diligencie el nombre completo del referente SIG en mayúscula sostenida.

• En el campo “proceso” seleccione el proceso que solicito la inactivación.

• En el campo “código” no se deberá registrar ninguna información.

• En el campo “archivo” al dar click en el botón examinar se podrá adjuntar el formato de solicitud de obsolescencia.

Así mismo se debe prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón. 6.2. CONSULTAR UN DOCUMENTO OBSOLETO

En el caso que se requiera consultar un documento obsoleto el Gestor SIG realizará la solicitud por correo electrónico a la Dirección de Planeación Institucional y Calidad (Grupo SIG).







11

6.3. ACTIVAR UN DOCUMENTO QUE SE ENCUENTRA OBSOLETO El proceso remitirá un correo electrónico al referente explicando las razones por las cuales se requiere activar el documento.

7. INGRESO AL APLICATIVO ISOLUCIÓN

ISOLUCION, es la herramienta integrada para la planificación, implementación y mantenimiento de la documentación del sistema integrado de gestión, se puede acceder a través de la siguiente URL:

http://sdsspintranet/sitios/sds/Paginas/Inicio.aspx

8. CONSULTA DE DOCUMENTOS

La consulta se debe realizar a través del módulo de documentación en la sección Listado Maestro de Documentos como se muestra en la imagen:

Al ingresar a este listado encontrará diferentes filtros que le permitirán consultar el documento que requiere:

• Para consultar cualquier documento del SGC ingrese el nombre o código del mismo en el campo “Texto a Buscar”:

2

1

3

http://sdsspintranet/sitios/sds/Paginas/Inicio.aspx







12

• Finalmente, de click sobre el nombre del documento que requiere consultar.

• Para consultar documentos de origen externo a través del Listado maestro de documentos externos.

Cualquier duda adicional frente al Sistema Integrado de Gestión no dude en consultar con el Gestor SIG de su dependencia o con su referente de la Dirección de Planeación Institucional y Calidad. 8.1. CONSIDERACIONES FRENTE AL CONTROL DE DOCUMENTOS

Acerca de la codificación de documentos: Teniendo en cuenta que el Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría Distrital de Salud debe procurar por la depuración de su documentación, es necesario tener en cuenta las siguientes observaciones frente a la codificación de documentos, en especial con el tipo documental “formato”:

• Los medios soporte de los documentos pueden ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.

• Los documentos deben controlarse, el hecho de codificar todos los documentos no es eficiente para el Sistema Integrado de Gestión. Por ejemplo, si se codificaran todos los documentos generados de un sistema de información se tendría un listado maestro de documentos que es difícilmente controlable, y de hecho no estaría aportando ningún valor al SGC así como a la eficiencia del mismo.

• Los procesos deben realizar un diagnóstico al año de la documentación, con el fin de realizar su actualización.

Acerca de los reportes generados por sistemas de información:







13

En concordancia con lo anterior, la entidad cuenta con un gran número de Sistemas de Información que emiten reportes según lo requiera el usuario. Esto indica que los reportes pueden variar en cualquier momento y tanto su codificación no es viable. Lo anterior justificando que no deben ser considerados como tipo documental “formato”. Se sugiere que los reportes contengan datos básicos en su encabezado como son: Dirección u oficina responsable y nombre del reporte. Adicionalmente se puede incluir el logo oficial de la Secretaría Distrital de Salud y en el pie de página se pueden incluir los siguientes datos: Dirección y teléfono de contacto de la Secretaría Distrital de Salud y dirección de la página web. 8.2. OTROS DOCUMENTOS DE CARÁCTER INSTITUCIONAL

Adicional a los documentos del Sistema Integrado de Gestión, la entidad tiene definidos otros documentos que se consideran de carácter institucional y se conocen como “plantillas institucionales”. Estas son las utilizadas para la elaboración de Memorandos, circulares, resoluciones, constancias y presentaciones en PowerPoint. Estas plantillas son emitidas por la Oficina Asesora de Comunicaciones, quien da el lineamiento para las comunicaciones oficiales en la entidad. Por esta razón, es necesario tenerlas presentes y hacer uso correcto de las mismas. ¿En dónde se pueden consultar las plantillas institucionales? Ingresar a la Intranet y dirigirse a la pestaña “Repositorio General” y ubicar la carpeta de comunicaciones.

Descargar la plantilla que se requiera:

1

2







14

9 BIBLIOGRAFIA

Norma Técnica Distrital NTD SIG 001 Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2014

10 CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE

APROBACIÓN RAZÓN DE ACTUALIZACIÓN

2 1 de Julio de 2011

Se requiere actualización dada la dinámica del proceso. Se incluyen anexos para ampliar información acerca del manejo de documentos, así como se incluyen notas aclaratorias y se actualizan las ilustraciones de acuerdo a la última versión del aplicativo.

3 11 de Abril de 2013

Se incluye anexo 4 relacionado con consideraciones a tener en cuenta frente al control de documentos y registros generados de sistemas de información. Se incluyen nuevos tipos de gráficos para diagrama de flujo en procedimientos. Se revisa la guía a modo general.

4 25 de Junio de 2014

Se realizan los siguientes cambios en la guía: Se especifica como elaborar el encabezado de un documento tipo adjunto. Se hace aclaración sobre logos utilizados por el proceso regulación de la oferta. Se incluye aclaración sobre control de cambios en los documentos con ejemplo. Se especifica mejor la creación de documentos tipo plantilla o tipo adjunto. Se especifica mejor el control de documentos externos. Se amplía la parte de documentos obsoletos. Se especifica la consulta de documentos a través del listado maestro de documentos. Se incluye un anexo que explica cómo elaborar un procedimiento e instructivo por ser documentos tipo plantilla. Se hace aclaración sobre no incluir versión de los documentos en los procedimientos, instructivos, guías, etc. Se crea un anexo para hacer referencia a plantillas

3







15

institucionales.//El presente documento fue creado antes de la reorganización de la Secretaría distrital de salud y se identificaba con la codificación 114-MEC-GUI-001 –V.4, por cambios estructurales y con fundamento en el Decreto 507 de 2013 se requirió generar el nuevo código SDS-PYC-GUI-001 V.4 para el presente documento.

5 25 de Septiembre de 2015

El presente documento fue creado antes de la reorganización de la Secretaría distrital de salud y se identificaba con la codificación 114-MEC-GUI-001 –V.4, por cambios estructurales y con fundamento en el Decreto 507 de 2013 se requirió generar el nuevo código SDS-PYC-LN-001 V.4 migrando a la tipología de Lineamiento , adicionalmente se modificó la tabla de procesos de acuerdo al nuevo mapa vigente 2015 , se adicionan notas en los tipos documentales , se adiciona el anexo 7 sobre la migración de documentos , se realiza cambio del código 114 a las siglas SDS.

6 30 de diciembre 2016

Se modifica e incluyen nuevas directrices para la creación, actualización y obsolescencia de todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión, así como los roles y responsabilidades.

7 Enero de 2018 Se actualiza teniendo en cuenta la aplicación del Decreto 1499 de 2017 que deroga la NTCGP 1000 y sus normas complementarias.

lineamiento para la creación, modificación u obsolescencia · prohibida su reproducción y...

Documents