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LINEAMIENTO PARA ELABORAR LA CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

2015

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Y CALIDAD

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CONTROL DOCUMENTAL

ELABORAR LA CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Código: SDS-PYC-LN-002 V.2

Elaborado por: Marcela Moreno, Gloria Navarrete, Luis Carlos Martínez Revisado por: Olga Lucía Vargas Cobos Aprobado por: Orlando Rodriguez Carvajal

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CONTENIDO

1. OBJETIVO ............................................................................................................................................. 2

2. ALCANCE .............................................................................................................................................. 2

3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESO ................................................................................................... 2

3.1. ¿Qué es un proceso? .................................................................................................................... 2

3.2. ¿Qué es la caracterización de un proceso? .................................................................................. 3

3.3. ¿Por qué se debe tener una caracterización de proceso? ........................................................... 3

3.4. Elementos que conforman una caracterización de proceso ......................................................... 4

3.4.1 Objetivo del proceso .................................................................................................................. 4

3.4.2 Alcance del proceso .................................................................................................................. 4

3.4.3 Líder del proceso: ...................................................................................................................... 4

3.4.4 Proveedor .................................................................................................................................. 5

3.4.5 Entrada ...................................................................................................................................... 5

3.4.6 Actividades ................................................................................................................................ 5

3.4.7 Salida / producto ........................................................................................................................ 5

3.4.8 Cliente / usuario ......................................................................................................................... 5

3.4.9 Políticas de operación ............................................................................................................... 5

3.4.10 Mapa de riesgos ........................................................................................................................ 5

3.4.11 Activos de información: ............................................................................................................. 5

3.4.12 Tabla de retención documental: ................................................................................................ 6

3.4.13 Gestión documental: .................................................................................................................. 6

3.4.14 Cuadro de caracterización documental: .................................................................................... 6

3.4.15 Recursos necesarios para el desarrollo de las actividades: ..................................................... 6

3.4.16 Monitoreo y seguimiento ........................................................................................................... 6

3.4.17 Portafolio de trámites y servicios: .............................................................................................. 6

3.4.18 Normograma .............................................................................................................................. 6

3.5. Ruta para caracterizar un proceso ................................................................................................ 6

3.6. ¿Cómo crear la caracterización de un proceso en ISOLUCIÓN? ................................................. 8

3.6.1 Secciones básicas de la plantilla (párrafos y listas desplegables) ................................................ 11

3.6.2 Secciones de hipervínculos ............................................................................................................ 16

3.6.3. Aprobación de la caracterización del proceso .............................................................................. 20





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1. OBJETIVO

Estandarizar los lineamientos para la elaboración de las caracterizaciones de procesos, de acuerdo con

los requisitos del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría Distrital de Salud.

2. ALCANCE

Las caracterizaciones de procesos a las que hace referencia este lineamiento, están basadas en lo

establecido en la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión NTD SIG 001:2011 y la

Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 y aplica para todos los procesos

institucionales.

3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

3.1. ¿Qué es un proceso?

De acuerdo con lo establecido en el numeral 3.43 de la NTCGP 1000:2009 un proceso es un “Conjunto

de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman

elementos de entrada en resultados”. Al conjunto de procesos se le denomina Macroproceso.

Gráficamente un proceso puede representarse de la siguiente manera de acuerdo a la anterior definición:

Así mismo, en este numeral se indica que los elementos de entrada para un proceso son, generalmente,

salidas de otros procesos y que estos generalmente se clasifican por tipo como se muestra a

continuación:

Tipos de procesos:

Procesos estratégicos: incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias,

fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos

necesarios y revisiones por la dirección.

Procesos misionales: incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la

entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser.





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Procesos de apoyo: incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son

necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora.

Procesos de evaluación: incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos

destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia.

Para el caso de la SDS, estos procesos se ven reflejados en el Mapa de procesos adoptado por la

Entidad, el cual se muestra a continuación:

3.2. ¿Qué es la caracterización de un proceso?

Es un documento entendido como la hoja de vida del proceso, el cual describe de manera específica el

objetivo y alcance del proceso, así como los elementos de entrada (suministrados por unos proveedores),

actividades de transformación de acuerdo al ciclo PHVA y los productos / salidas hacia los clientes o

usuarios. Adicionalmente, en este documento se hace referencia a otra serie de elementos que

caracterizan al proceso como: la política de operación, los riesgos asociados, los activos de información,

la gestión documental, los recursos necesarios para la operación del proceso, la normatividad aplicable,

los mecanismos de monitoreo y seguimiento, entre otros. En nuestro Sistema Integrado de Gestión, la

caracterización de un proceso es un tipo documental que hace parte del Listado maestro de documentos

del aplicativo Isolución.

3.3. ¿Por qué se debe tener una caracterización de proceso?

- En términos del Sistema de Gestión de Calidad, la NTCGP 1000:2009 en el numeral 4.1 Requisitos

generales, establece lo siguiente:





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“Numeral 4.1 NTCGP 1000:2009: La entidad debe:

a) Determinar los procesos que le permiten cumplir la función que se le ha asignado. b) Determinar la secuencia e interacción de estos procesos.”

- En términos del Sistema Integrado de Gestión, la NTD SIG 001:2011 en el numeral 4.2.1 d)

Planificación de los procesos, establece lo siguiente:

“Numeral 4.2.1 NTD SIG 001:2011: La planificación de los procesos en las entidades y organismos

distritales deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

d) Describir los procesos identificados en una caracterización o ficha de procesos, la cual debe contener

como mínimo: el propósito del proceso, el alcance del proceso, el líder del proceso, participantes en el

proceso, entradas, salidas, proveedores, usuarios, políticas de operación, riesgos, activos de información,

documentos, registros, recursos necesarios, actividades de monitoreo y seguimiento, trámites en los

procesos misionales, normograma.”

De acuerdo con lo anterior, en el mapa de procesos se identifican los procesos que le permiten a la

entidad cumplir con las funciones que se le han asignado. Sin embargo, allí no se encuentra el detalle de

cada proceso, por lo que es necesario crear la caracterización de cada proceso para facilitar la aplicación

de la norma las normas mencionadas anteriormente. Adicionalmente, a través de la caracterización se

debe identificar la secuencia e interacción entre los procesos, teniendo en cuenta que una salida de un

proceso puede ser la entrada de otro.

3.4. Elementos que conforman una caracterización de proceso

Las caracterizaciones de procesos se conforman por una serie de elementos que se mencionan a

continuación. Es de aclarar que estos elementos son los mismos que deberán ser diligenciados en la

plantilla de Isolución:

3.4.1 Objetivo del proceso: Se entiende como una meta a alcanzar, un logro o algo a lo que

aspiramos y que se encuentra a la distancia o en el tiempo y deseamos acercarnos mediante acciones

concretas para conseguirlo. Para el caso de un proceso consiste en describir la finalidad del mismo. Se

redactan comenzando con un verbo en infinitivo cuya acción sea medible.

Características

- Claros: Concretos, sin dar pie a libres interpretaciones.

- Medibles: Formulados de manera que su resultado sea tangible.

- Observables: Se refieren a cosas reales y tangibles.

3.4.2 Alcance del proceso: Se entiende como los límites del proceso, es decir, dónde inicia, dónde

termina y qué actividades o temáticas abarca de manera muy general.

3.4.3 Líder del proceso: Delegado de la alta dirección, responsable de la implementación y mejora del

Sistema Integrado de Gestión en un proceso determinado.





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3.4.4 Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio. De acuerdo con la

NTCGP 1000:2009, un proveedor puede ser interno o externo a la entidad y en caso de tratarse de una

situación contractual, un proveedor puede denominarse “contratista”. Por ejemplo, un proveedor puede

ser un productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o prestador de un servicio o

información.

3.4.5 Entrada: Elementos de insumo que transforma el proceso para generar un producto.

3.4.6 Actividades: Este elemento de la caracterización hace referencia a las actividades que

desarrolla el proceso para transformar los elementos de entrada en elementos de salida y se describen

en torno al ciclo PHVA.

3.4.7 Salida / producto: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. Según la NTCGP

1000:2009 el término "producto y/o servicio" se aplica únicamente al producto y/o servicio destinado a un

cliente o solicitado por él, y a cualquier resultado previsto de los procesos de realización del producto o

prestación del servicio. En este sentido, se hace la distinción entre productos intermedios (cualquier

resultado del proceso) y productos finales (destinados a los clientes o usuarios).

3.4.8 Cliente / usuario: Organización o persona que recibe un producto. El cliente puede ser interno o

externo.

3.4.9 Políticas de operación: Es uno de los 5 elementos del componente Direccionamiento

estratégico del Modelo Estándar de Control Interno (MECI 2014). Este elemento es fundamental para el

direccionamiento dado que facilita la ejecución de las operaciones internas a través de guías de acción

para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad pública; define los límites y

parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los

planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo y de otros procesos previamente

establecidos por la entidad.

Para su desarrollo se requiere de un análisis del contexto en el que se lleva a cabo un proceso, sus

objetivos, los productos o servicios que genera, los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus

objetivos, de tal manera que permitirá a la entidad fijar guías de acción orientadas a la ejecución eficaz y

eficiente de las operaciones, contribuyendo a su cumplimiento.

A través de estas políticas se establecen las acciones y mecanismos asociados a los procesos;

definiendo parámetros de medición del desempeño de los procesos y de los servidores que tienen bajo

su responsabilidad su ejecución. Así mismo, facilitan el control administrativo y reducen la cantidad de

tiempo que los administradores ocupan en tomar decisiones sobre asuntos rutinarios. Estas guías de

acción son de carácter operativo, de aplicación cotidiana y dan seguridad y confianza a quien debe

responder por la ejecución de procedimientos y actividades muy específicas y se encuentran inmersas en

los procedimientos previamente definidos”.

3.4.10 Mapa de riesgos: Es una herramienta metodológica que permite hacer un inventario, análisis y

valoración de los riesgos de una manera ordenada y sistemática.

3.4.11 Activos de información: Es todo aquello que tiene algún valor para la organización y por tanto

debe protegerse.





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3.4.12 Tabla de retención documental: Se define como el listado de series, con sus correspondientes

tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los

documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los

documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y

preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

3.4.13 Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los

sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y

conservación. (definición tomada de http://www.archivogeneral.gov.co).

3.4.14 Cuadro de caracterización documental: Instrumento que identifica las características de la

totalidad de la producción documental (registros) de una entidad en virtud del cumplimiento de las

funciones, procesos, procedimientos y normativa aplicables.

3.4.15 Recursos necesarios para el desarrollo de las actividades: Este elemento de la

caracterización relaciona los recursos humanos, financieros, físicos y tecnológicos que requiere el

proceso para desarrollar todas sus actividades.

3.4.16 Monitoreo y seguimiento: Presenta los mecanismos que utiliza el proceso para realizar

seguimiento y medición. Este elemento hace referencia principalmente a los indicadores medidos por el

proceso.

3.4.17 Portafolio de trámites y servicios: Es una herramienta de consulta para que los usuarios,

destinatarios, entidades u organismos distritales, beneficiarios, grupos de interés, público en general y en

especial quienes requieran de los bienes o servicios de la entidad u organismo distrital, conozcan los

bienes y servicios ofrecidos por la entidad en cumplimiento de su labor misional.

3.4.18 Normograma: Es un instrumento que le permite a las entidades delimitar su ámbito de

responsabilidad, tener un panorama claro sobre la vigencia de las normas que regulan sus actuaciones,

evidenciar las relaciones que tiene con otras entidades en el desarrollo de su gestión, identificar posible

duplicidad de funciones o responsabilidades con otros entes públicos y soportar sus planes, programas,

procesos, productos y servicios.

3.5. Ruta para caracterizar un proceso

Para caracterizar un proceso se deben llevar a cabo las siguientes etapas:

Determinar el objetivo y alcance del proceso. Se debe tener presente que para el caso de procesos

más complejos, por ejemplo Inspección, vigilancia y control, Planeación y gestión sectorial, Provisión

de servicios de salud, se debe definir un único objetivo general y en el alcance determinar cada uno

de los aspectos que abarca. Este objetivo general se caracteriza por presentar la finalidad central o

genérica del proceso y el resultado final que pretende el mismo.





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Ejemplo: Proceso Inspección, vigilancia y control (IVC). Este proceso tendría un único objetivo que

haría referencia a lo que se pretende alcanzar de manera general con la inspección, vigilancia y

control en sus tres componentes (servicios de salud, salud pública, aseguramiento en salud). El

alcance de este proceso debe indicar que aplica para IVC en Salud pública, IVC en Servicios de

salud, IV en Aseguramiento en salud y hacer una referencia general a lo que abarca cada

componente.

Identificar las salidas o productos que genera el proceso. Es recomendable que estos productos no

sean intermedios pues de lo contrario se tendría un listado muy grande de productos y la idea de la

caracterización es entender de manera rápida y sencilla el quehacer del proceso. A continuación se

presentan ejemplos de productos:

- Respuesta a las acciones de tutela, incidentes de desacato o impugnación de fallos.

- Asesoría y asistencia técnica en aseguramiento en salud, para los actores del SGSSS.

- Programa anual de auditoría interna.

- Almacenamiento, administración y custodia de bienes devolutivos y de consumo.

- Liquidación de nómina y/o liquidación de honorarios.

- Atención prehospitalaria.

- Política de seguridad de la información.

Es importante tener en cuenta que el producto identificado es uno solo y en su descripción no debe

mencionar otros productos del proceso. Ejemplo: No es correcto identificar un producto que se

denomine “Respuestas a requerimientos de información, conceptos técnicos. Documentos técnicos.

Usuarios atendidos, usuarios y/o entidades capacitadas e informadas. Jornadas de promoción de la

afiliación; acceso a información disponible”, porque en el mismo se está haciendo referencia a siete

productos diferentes.

Así mismo, es importante que los productos identificados estén directamente asociados con el

objetivo del proceso y evitar incluir otros productos asociados con la planeación, el seguimiento o la

mejora del proceso. Ejemplo: No es necesario incluir productos relacionados con: Formulación del

Plan operativo anual (POA), formulación de proyectos de inversión, planes de mejoramiento,

normograma, documentos asociados a la gestión contractual, gestión documental del proceso, entre

otros; a excepción en los procesos cuyo objeto si sea generar o liderar estos productos.

Finalmente, en la descripción del producto no se deben incluir los atributos asociados al mismo,

puesto que estos se detallan en la caracterización del bien o servicio de los procesos misionales.

Identificar los clientes o usuarios (internos – externos) para los que va dirigido cada producto.

Identificar las entradas del proceso. Esta actividad se realiza para cada producto o salida identificada.

Para esto, se debe responder la pregunta: ¿Qué entradas o insumos se requieren para generar el

producto definido en el primer paso?

Identificar los proveedores (internos – externos) por cada una de las entradas definidas en el paso

anterior.





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Identificar las actividades que permiten la transformación de los elementos de entrada en elementos

de salida o productos. Esta actividad se realiza para cada uno de los productos definidos y consiste

en describir de manera general las actividades que realiza el proceso para poder generar un

producto. Estas actividades deben estar enmarcadas en el ciclo PHVA (Planear, hacer, verificar,

actuar). Se debe tener en cuenta que esta etapa no consiste en transcribir el procedimiento que

pudiera estar asociado al producto, dado que la caracterización es general y no se debe llevar a este

detalle. Adicionalmente, se aclara que no necesariamente debe existir un procedimiento por cada

producto.

3.6. ¿Cómo crear la caracterización de un proceso en ISOLUCIÓN? Para la creación de la caracterización de procesos en la herramienta ISOLUCION se deberán seguir los siguientes pasos: Abrir ISOLUCIÓN desde la intranet (parte inferior izquierda), haciendo click en la imagen de

ISOLUCIÓN.

Ingresar al módulo Documentación del aplicativo ISOLUCIÓN y dar click en manejo de documentos.





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Dar click frente al campo “adicionar documento del tipo”, seleccionando Caracterización de

procesos 2015 y click en adicionar.

Diligenciar los campos que muestra la imagen de la siguiente forma:

Campo 1: Digitar el nombre proceso en mayúsculas. Ejemplo: PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Y CALIDAD.





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Campo 2: Digitar el número de la versión. Para este caso como es un documento nuevo, se digita el número 1. A continuación, dar click en el símbolo señalado de la codificación.

Dar click en el símbolo de la Nueva codificación SDS (SDS)

Seleccionar el proceso donde se requiere crear la caracterización, para este caso se toma como

ejemplo el proceso Planeación Institucional y Calidad.

CLICK

CAMPO 1

CAMPO 2





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Seleccionar el tipo de documento Caracterización (CAR)

Dar click en crear documento y tener en cuenta las siguientes recomendaciones

Se recomienda guardar la información, dando click en el icono de la imagen a medida que se vaya diligenciando cada una de las secciones del formulario

3.6.1 Secciones básicas de la plantilla (párrafos y listas desplegables) Las secciones del formulario que se muestran a continuación, son obligatorias para crear la caracterización de procesos. Encabezado: Al igual que los formatos, la plantilla de caracterización también cuenta con un encabezado donde se debe relacionar el proceso al que pertenece y la dependencia que aportó la información para la elaboración del documento, para lo cual se deberá crear de la siguiente forma: Proceso: Se deberá buscar y seleccionar el proceso al que se le está creando la caracterización. Esta selección se realiza de la misma manera que cuando se seleccionó el proceso al crear la caracterización.





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Lugar dependencia: Se deberá seleccionar la dependencia que está aportando la información para la construcción del documento.

Edición: En este campo se debe describir la razón de la creación del documento en caso de ser la versión 1, o razón de la actualización si es cambio de versión. Es importante tener en cuenta que la razón de la actualización en el caso que la caracterización cambie de versión, no debe ser general sino específica. Por ejemplo: No es correcto indicar que “se actualiza por cambios en el documento”, por el contrario se debe indicar puntualmente cada uno de los cambios que llevaron a generar la nueva versión “El objetivo y alcance del proceso se ajusta por cambios en el mapa de procesos, se eliminan las salidas xyz, se revisan y ajustan las actividades del producto xyz...”

Diligenciar el Objetivo y Alcance del proceso: Para esto se deberá adicionar el campo de objetivo y alcance en la sección respectiva:





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Líder del proceso: En este campo se deberá seleccionar el cargo correspondiente al líder del proceso

Actividades: Para adicionar las actividades se debe adicionar el Objeto “Actividades” como se muestra en la imagen. Es importante tener en cuenta que como la caracterización se va creando por cada producto y este puede tener diferentes entradas que a su vez tienen cada una un proveedor, es necesario adicionar el objeto “Entradas salidas” como tantas entradas y proveedores se tengan por producto. Una vez adicionados los campos para el primer producto o salida proceder a diligenciar los campos que se muestran a continuación. Una vez diligenciados los campos para el primer producto, proceder a adicionar nuevamente el objeto “actividades y elementos salidas” para el segundo y demás productos, según se requiera.

Ejemplo: En este ejemplo se va a suponer que el primer producto de la caracterización es “Plataforma estratégica de la SDS” y que para generar este producto se requieren dos entradas, dos proveedores, dos clientes. Para este caso se debe adicionar el objeto “Actividades” que permitirá ingresar el nombre de un proveedor, una entrada, un cliente y el producto o salida; y así mismo se debe adicionar un objeto de “Entradas salidas” para relacionar el otro proveedor, entrada y cliente faltante. Si el producto tiene más entradas – proveedores – clientes, se deberá adicionar el objeto “Entradas salidas” cuantas veces sea necesario. Los campos de “control de cambios, documentos, procesos” no son obligatorios.





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Proveedor 1

Entrada 1

Usuario 1

Seleccionar si el proveedor es interno o externo

Seleccionar si el usuario es interno o externo

Esta imagen corresponde al objeto “actividades” que fue adicionado para el primer producto





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Los campos de “control de cambios, documentos, archivo, nombre adjunto, link, nombre del link” no son obligatorios. Una vez diligenciados los campos requeridos para el Producto 1, se debe volver a adicionar el objeto “Actividades” para el Producto 2 y el objeto “Entradas salidas” cuantas veces sea necesario teniendo en cuenta la cantidad de entradas – proveedores – usuarios. Nota: Es importante tener en cuenta que la identificación de proveedor – entrada es lineal, es decir, por cada proveedor debe existir por lo menos una entrada. Sin embargo, esta condición lineal no se debe tener en cuenta entre proveedor – entrada – usuario como puede visualizarse en la imagen por razones del diseño de la plantilla. Los usuarios identificados están asociados únicamente a la salida. Por lo tanto puede presentarse que según sea necesario algunos campos de usuario queden en blanco. Se recuerda que es necesario ir guardando la información a medida que se va diligenciando la plantilla.

Así mismo se recomienda usar el ícono de vista previa del menú flotante para visualizar si la información quedó correctamente cargada.

Proveedor 2

Entrada 2

Usuario 2

Seleccionar si el proveedor es interno o externo

Seleccionar si el usuario es interno o externo

Esta imagen corresponde al objeto “entradas salidas” que fue adicionado para el 2do proveedor, entrada y usuario del producto 1.





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3.6.2 Secciones de hipervínculos Un enlace o link es el texto en un sitio web al que un usuario puede ingresar por medio de un click y así tener acceso a otro sitio o conectar con otro documento. POLÍTICA DE OPERACIÓN: Este documento hace parte de la caracterización y se encuentra ubicado

en el módulo MECI del aplicativo ISOLUCION, por lo tanto se debe crear un link al módulo en mención. Lo primero que se debe hacer es ingresar al módulo MECI y copiar la URL ubicada en la parte superior del explorador:

URL MECI http://sdssapp01/Isolucion/FrameSetGeneral.asp?Pagina=BancoConocimiento/M/MECINuevo/MECINuevo.asp&IdModulo=16 Luego adicionar el campo link en la sección deseada

Introducir en el campo URL la dirección copiada del explorador y en el campo Fraselink, pegar el siguiente texto: <center> Dar click para ver la política de operación del proceso.

Vista previa de la caracterización

http://sdssapp01/Isolucion/FrameSetGeneral.asp?Pagina=BancoConocimiento/M/MECINuevo/MECINuevo.asp&IdModulo=16

http://sdssapp01/Isolucion/FrameSetGeneral.asp?Pagina=BancoConocimiento/M/MECINuevo/MECINuevo.asp&IdModulo=16





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Nota: El texto <center> es un comando HTML que sirve para centrar el texto en la plantilla. Todos los link se adicionan de la misma forma, a continuación se referencian los link que se utilizarán en las secciones de la plantilla de caracterización. MAPA DE RIESGOS URL: http://sdsweb01/sitios/sds/Sistema%20Gestin%20del%20Riesgo/Forms/AllItems.aspx Fraselink: <center>Dar click para ver el mapa de riesgos del proceso</center> TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)

URL: Buscar la TRD del proceso en el listado maestro de registros de isolución, dar click derecho, seleccionar “propiedades” y copiar el link respectivo. Fraselink: <center>Dar click para ver la tabla de retención del proceso </center>

http://sdsweb01/sitios/sds/Sistema%20Gestin%20del%20Riesgo/Forms/AllItems.aspx





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MONITOREO Y SEGUIMIENTO DEL PROCESO URL: http://sdsweb01/sitios/sds/Tablero%20de%20Control%20SDS/Forms/AllItems.aspx Fraselink: <center>Dar click para ver la medición de la gestión institucional a través del tablero de control</center> GESTIÓN DOCUMENTAL URL: http://sdssapp01/isolucion/ListadoMaestroDocumentos3.asp Fraselink: <center>Dar click para ver la gestión documental del proceso</center> CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DOCUMENTAL Y ACTIVOS DE INFORMACIÓN URL: Buscar el Cuadro de caracterización documental del proceso en el listado maestro de registros de isolución, dar click derecho, seleccionar “propiedades” y copiar el link respectivo. Fraselink: <center>Dar click para ver el cuadro de caracterización documental del proceso</center> PORTAFOLIO DE TRÁMITES Y SERVICIOS URL: http://sdssapp01/ISOlucion/BancoAnexo/Registro/Usuario/9034/portafolio%20de%20tramites%20y%20servicios%20final%20octubre200.pdf Fraselink: <center>Dar click para ver el portafolio de trámites y servicios</center> NORMOGRAMA URL: http://sdssapp01/Isolucion/FrameSetGeneral.asp?Pagina=ListadoMaestroNormograma.asp Fraselink: <center>Dar click para ver el normograma del proceso</center> RECURSOS (humanos, financieros, físicos, tecnológicos) Estas secciones harán hipervínculo a un archivo adjunto, por lo tanto se debe adicionar el objeto “archivo adjunto” para cada uno de los cuatro tipos de recursos.

http://sdsweb01/sitios/sds/Tablero%20de%20Control%20SDS/Forms/AllItems.aspx

http://sdssapp01/isolucion/ListadoMaestroDocumentos3.asp

http://sdssapp01/ISOlucion/BancoAnexo/Registro/Usuario/9034/portafolio%20de%20tramites%20y%20servicios%20final%20octubre200.pdf

http://sdssapp01/ISOlucion/BancoAnexo/Registro/Usuario/9034/portafolio%20de%20tramites%20y%20servicios%20final%20octubre200.pdf

http://sdssapp01/Isolucion/FrameSetGeneral.asp?Pagina=ListadoMaestroNormograma.asp





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Una vez creado el objeto se debe adjuntar el documento haciendo uso del ícono del menú flotante y

dar click en subir adjunto a documento.

A continuación se debe seleccionar el archivo adjuntado y escribir el nombre del documento para que se

pueda visualizar.

Nombre del adjunto: <center> Dar click para el talento humano que participa en el proceso </center>

Los demás tipos de recursos se adicionan de la misma manera, quedando esta sección de la siguiente

manera:





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3.6.3. Aprobación de la caracterización del proceso

Una vez creada la caracterización y diligenciada toda la información, este documento quedará en estado

borrador. Por lo tanto, se debe proceder de la misma manera que con cualquier tipo documental y

enviarlo a flujo de revisión y aprobación haciendo click en el ícono del menú flotante de la parte

superior izquierda.

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