licç¦o 4 fase ii - activos tangíveis
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Controlo Interno para área de
património
Activos tangíveis
Venâncio Chirrime 1
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Pressupostos básicos
• Considera-se que o activo tangível e os bens
patrimoniais utilizados na actividade da
empresa são de uma vida útil técnico-
económica superior a um ano e com um valor
unitário pré-definido;
• Excepções justificadas poderão ser admitidos
para valores que estejam no limiar do definidocomo mínimo;
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Pressupostos básicos
• O valor de aquisição dos bens imobilizados é o de compra, fabricoou construção, acrescido de todas as despesas necessárias paracolocar os elementos patrimoniais em condições de utilização;
• As despesas não incluem os juros de empréstimos contraídos para aaquisição ou produção própria de imobilizado ou devidos pelodeferimento no tempo do pagamento do respectivo preço;
• Os serviços de contabilidade são responsáveis pelo controlo
contabilístico e fiscal dos activos imobilizados, exercendo o controlodo ficheiro de cadastro dos bens, a classificação e contabilização,reavaliação e cálculo das amortizações e controlo e contabilizaçãodas imobilizações em curso;
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Pressupostos básicos
• Anualmente, cada Direcção fornece à DirecçãoFinanceira, os elementos necessários à elaboração doorçamento corrente e de investimentos, os quais sãoaprovados pela alta Administração;
• Estes orçamentos servem de linhas orientadoras querpara das próprias Direcções quer das Direcções quevenham a interferir no processo de aquisição de bensde investimentos;
• Sempre que se verifique a necessidade de seefectuarem investimentos extraordinários, deve aDirecção requisitante, obter aprovação dos mesmos junto da alta Administração;
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Processo de aquisição de bens
tangíveis
• As aquisições de activos tangíveis, são desencadeadas pelasdiferentes Direcções da empresa, de acordo com a normade Delegação de Competências em vigor e obedecendo ao
orçamento de investimento anual aprovado pela altaAdministração;
• Para tal, as Direcções requisitantes deverão emitir umaRequisição de acordo com os procedimentos de comprapré-estabelecidos;
•
Ao recepcionar os activos tangíveis solicitados, as Direcçõesdevem proceder à conferência dos bens recepcionados e àemissão da Nota de Entrada, de acordo com os princípiosda empresa;
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Processo de aquisição de bens
tangíveis
• Os serviços de contabilidade são responsáveispelo apuramento do valor do activo tangíveladquirido e respectivo lançamento contabilístico,
com base nas facturas e nos borderoux bancáriosrecepcionados.
• A recepção e conferência de toda adocumentação relacionada com a aquisição dos
activos tangíveis é da responsabilidade dosServiços de Controlo dos Fornecedores, nosmoldes pré-definidos;
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Processo de registo
Após a conferência das facturas com os respectivos documentos de suporte,os serviços de contabilidade, deverão proceder ao registo dos bens noficheiro, introduzindo:
– Número do activo tangível;
– Data de aquisição;
– Custo de aquisição do bem;
– Quantidade;
– Vida útil do bem;
– Data do início de amortização;
– Método de amortização;
–
Categoria Fiscal; – Centro de custo que se encontra afecto;
– Localização;
– Fornecedor/Fabricante;
– Número de série e modelo
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Processo de registo
• Todos os bens de imobilizado devem estar
devidamente referenciados, através de
aposição de uma etiqueta, onde deverá
constar o respectivo número do bem e o ano
de aquisição;
• A etiqueta deverá ser colocada de modo a
que não prejudique a função ou aspectoexterior do bem;
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Pedido de transferência
As transferências de imobilizado podem ocorrerdevido às seguintes situações:
– A direcção à qual o bem se encontra adstrito procedeà sua transferência para outra Direcção, por pedido
desta última – O bem imobilizado encontra-se obsoleto e a Direcção
solicita que o mesmo seja colocado sobresponsabilidade do Armazém de Sucata;
– Em qualquer dos casos, os órgãos responsáveis pelatransferência deverão emitir o documento Pedido deTransferência sempre que pretendem efectuar atransferência de bens de imobilizado.
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Pedido de transferência
O pedido de transferência deverá ser numerado sequencialmente eemitido em três vias com a seguinte informação:
– Data da emissão;
– Número do activo tang´vel;
– Quantidade a transferir ou descrição do bem; – Centro de custo ou Direcção de origem e de destino;
– Localização do bem do destino;
– Motivo da transferência;
– Rubrica do responsável pela emissão do pedido de Transferência
A transferência dos bens deverá ser autorizada por pessoacompetente, de acordo com a Norma de Delegação de Competências em vigor na Organização, que deverá rubricar o Pedido deTransferência;
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Pedido de transferência
As três vias do Pedido de Transferência deverão serdistribuídos da seguinte forma:
– Original e enviado à Direcção de destino do bem;
–
Duplicado para os serviços de contabilidade depois dedevidamente assinado pelo responsável pela recepçao do bem
– Triplicado para arquivo da Direcção de origem;
• Os serviços de contabilidade ao recepcionar o original do
Pedido de Transferência, deverá conferir o documento comos registos constantes da ficha de cadastro do bemtransferido e registar a sua transferência, alterando alocalização do bem.
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Inventariação e salvaguarda dos
activos tangíveis
• O processo de inventariação física é igual aoestudo na gestão dos Stocks;
• Os bens da empresa devem ser protegidos contra
deterioração e perdas (fogo e roubo) por umseguro adequado e actualizado, cuja extensãodevem ser cuidadosamente considerados;
• Os serviços de contabilidade são responsáveis
pelo cálculo e lançamento contabilístico dasamortizações e reintegrações dos activostang´veis;
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Inventariação e salvaguarda dos
activos tangíveis
• As amortizações são calculadas considerando que
o custo original do bem é absorvido no período
estimado de vida útil técnico-económica e de
acordo com as taxas definidas legalmente ouestabelecidas pela Administração da Empresa;
• As amortizações são feitas em dotações anuais e
são emitidos no fim de cada ano, os respectivosmapas de Amortização, para apresentação às
respectivas entidades oficiais
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Processo de abate
• Todos os abates de imobilizado deverão serautorizados pela Administração da Empresa ou porpessoas com poderes para o efeito, de acordo com anorma de delegação de poderes;
•Os bens do activo imobilizado podem podem serabatidos por alienação ou por inutilização;
• Sempre que uma determinada área da empresa,constata que o bem de imobilizado, em seu poder, nãolhe está a ser útil, deverá emitir um pedido de abate
em duplicado, sequencialmente numerada, sendoOriginal para contabilidade e o duplicado para o seuarquivo;
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Processo de abate
O pedido de Abate, deverá conter no mínimo aseguinte informação:
– Número do pedido de abate;
–
Data da emissão; – Centro do custo do órgão emissor;
– Número do activo tangível a abater;
– Quantidade;
– Motivo de abate – Assinatura do responsável pela emissão do pedido de
abate;
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Por fim
Os serviços de contabilidade ao recepcionar oPedido de Abate, deverá:
– Abater o bem, eliminando-o no ficheiro de cadastro;
– Determinar as mais ou menos valias e proceder o seu
lançamento contabilístico, emitindo uma nota delançamento;
– Enviar uma cópia de nota de lançamento para osserviços de facturação, para emissão da respectivafactura de venda, se for o caso;
Arquivar o pedido de abate, juntamente com a notade Lançamento da Alienação
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