libros y registros - formatos adecuados al pcge estados financieros (1)

8/16/2019 Libros y Registros - Formatos Adecuados Al PCGE Estados Financieros (1)

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Autores:

CPC Rosa Ortega Salavarría

CPC Ana Pacherres Racuay


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© Ediciones Caballero Bustamante S.A.C.Año 2010

Derechos reservadosD.Leg. Nº 822 (22.04.96)

web: www.caballerobustamante.com.pee-mail: [email protected]

© Rosa Ortega Salavarría © Ana Pacherres Racuay

Año 2010Derechos reservados

D.Leg. Nº 822 (22.04.96)

Prohibida la reproducción total o parcialsin la autorización expresa del editor.

Depósito Legal - Ley Nº 26905 (20.12.97)

Hecho el Depósito Legal en laBiblioteca Nacional del Perú Nº 2010-10738

Editor: Ediciones Caballero Bustamante S.A.C.Domicilio: Av. San Borja Sur Nº 1170 - Of. 201 - 202

San Borja, LimaAño 2010 - 10,600 ejemplares

Registro del Proyecto Editorial: 11501301000889

Primera edición - octubre 2010

Diseño y diagramación:Rosaura Bancayán, Patricia Cruzado,

José Lizano, Milagros Motta, Nora Villaverde

Impresión y encuadernación:Editorial Tinco S.A.

Av. San Borja Sur Nº 1170 - Of. 101 - San Borja, Lima

Registro ISBN: 978-612-4048-37-1

Este libro se terminó de imprimir ennoviembre de 2010 en los

Talleres Gráficos de Editorial Tinco S.A.Av. San Borja Sur Nº 1170 - Of. 101 - San Borja

Lima, Perú Teléfono: 710-7101

Libros y Registros:Formatos adecuados al PCGE -

Estados Financieros


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LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOSCAPÍTULO III

PrólogoSi bien los libros y registros constituyen un instrumento fundamental para obtener información,

evaluar la eficiencia y desempeño de las distintas áreas, permite también cumplir adecuadamentecon las obligaciones tributarias. En este sentido, resulta sumamente útil para la AdministraciónTributaria constituyendo una herramienta para sus labores de verificación o fiscalización; pordicha razón dentro de las obligaciones que deben cumplir los administrados se exige llevar loslibros y registros conforme a lo establecido en las normas pertinentes y conservarlos mientrasque los tributos no se encuentren prescritos.

En diciembre de 2006 se publicó la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT(30.12.2006) que establece en una primera parte las normas que regulan los libros y registrosvinculados a asuntos tributarios, buscando consolidar o regular en un solo cuerpo legal lasdisposiciones referidas al procedimiento de autorización, plazo máximo de atraso, las normasreferidas a la pérdida o destrucción de los mismos, así como la forma en que deben ser llevadoséstos y los requisitos que deben contener de manera general. El artículo 13º de esta Resolucióncontiene los formatos e información mínima que deben llevar cada uno de los libros y registrosvinculados a asuntos tributarios.

Adicionalmente, debe observarse que si bien es cierto en virtud a la Resolución del ConsejoNormativo de Contabilidad Nº 042-2009-EF/94 (14.11.2009) se ha diferido el uso obligatorio delPlan Contable General Empresarial para el 2011, no deja de ser menos cierto que, considerandoque los Estados Financieros se elaboran bajo los alcances de las NIIF´s (comprendiéndose a lasNIC´s y normas interpretativas), el proceso contable, cuyo punto de partida lo constituye el registrocontable, no ha de alejarse de dicha normativa; por consiguiente cabe concluir que el PCGE, comoherramienta de registro contable que es, se erige como el instrumento imprescindible para talcometido. Ante lo dicho, nos permitimos señalar que el Plan Contable General Revisado (PCGR), al

no alinearse a la normativa contable, no es más el instrumento adecuado para un debido registrocontable de los hechos económicos. Sobre la práctica, el PCGR ha sufrido “adaptaciones” con lafinalidad de poder ajustarse a las exigencias de las disposiciones y lineamientos contables.

Por tal razón y considerando que la Tercera Disposición Complementaria de la Resoluciónde Superintendencia Nº 239-2008/SUNAT (31.12.2008) dispone la adecuación de los formatos

y nombres de las cuentas al Plan Contable General Empresarial, en la presente obra se ha pro-cedido a desarrollar los formatos e información mínima de acuerdo a la estructura establecida

por el referido Plan.

Desde esa perspectiva y, dada su importancia, es que el principal objetivo de la presente obradenominada “Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios" es poner al alcance de todos los


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LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES CAPÍTULO III

interesados, en especial de los directivos, funcionarios, contadores y profesionales involucrados,un eficaz medio de consulta, orientador y preventivo que le permita conocer los aspectos másimportantes a tener en cuenta a efectos de poder cumplir adecuadamente con sus obligaciones

tributarias formales y/o regularizar determinados incumplimientos evitando o minimizando posibles contingencias.

En cuanto al orden empleado, esta obra consta de las siguientes partes:

n PRIMERA PARTE : ALCANCES GENERALESn SEGUNDA PARTE : FORMATOS E INFORMACIÓN MÍNIMAn TERCERA PARTE : SISTEMA ELECTRÓNICO PARA EL LLEVADO DE LIBROS Y REGISTROSn CUARTA PARTE : ESTADOS FINANCIEROSn QUINTA PARTE : PRINCIPALES INFRACCIONES Y SANCIONES VINCULADAS CON LOS

LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOSn SEXTA PARTE : LEGISLACIÓN

Finalmente, anhelamos que la presente obra se constituya en una herramienta de consultaobligada para todos aquellos que requieren conocer y/u orientar sobre las obligaciones forma-les relacionadas con los libros y registros vinculados con asuntos tributarios emanadas por lasdistintas normas tributarias y evitar posteriores perjuicios a la empresa.

LOS AUTORES


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LIBROS Y REGISTROS: FORMATOS ADECUADOS AL PCGE - ESTADOS FINANCIEROSCAPÍTULO I

Alcances

Generales PARTE I


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LIBROS Y REGISTROS CAPÍTULO I


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Libros y Registros

CAPÍTULO I

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––1. Generalidades

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––El artículo 33° del Código de Comercio (1) establece

que en general todo negocio (sea una persona naturalo jurídica) debe llevar necesariamente, con la finalidadde proteger los intereses que confluyen en la empresa,

los siguientes libros contables: (i) Inventarios y Balan-ces, Diario, Mayor (Libros Principales) y (ii) los demáslibros que ordenen las leyes especiales obligatorios ovoluntarios.

En virtud a ello, cabría concluir que todo negocian-te debe llevar los siguientes libros y registros:

1.1. Libros principales

• Inventarios y Balances Este libro de conformidad con el Artículo

37° del Código de Comercio debe contenerla relación detallada del inventario inicial, esdecir:• La relación exacta del Activo: dinero,

valores, créditos, efectos por cobrar, bie-nes muebles e inmuebles, mercaderías yefectos de todas clases, registrados a suvalor real.

• La relación exacta del Pasivo: deudas, ytoda clase de obligaciones pendientes.

• La relación exacta del Patrimonio: dife-rencia entre el activo y pasivo que vienea ser el capital, con el que inicia susoperaciones.

Asimismo, anualmente al finalizar el ejerci-cio (2) se registrará en este libro el Inventariode Cierre, es decir, los saldos detallados delas cuentas del Balance General (activo,pasivo y patrimonio) a la fecha de cierre decada ejercicio.

• Libro Diario Se trata de un libro cuyo primer asiento

registra el inventario inicial y que según elartículo 38° del Código de Comercio registraseguidamente en orden cronológico, díapor día, todas las operaciones, que serántransferidas al libro mayor.

• Libro Mayor En este libro se traslada cada asiento de dia-rio por orden riguroso de fechas, conformelo establecido por el artículo 39° del Códigode Comercio a cada una de las cuentasempleadas. Se abre en forma de cuenta,trasladando las cifras al debe o al habersegún corresponda.

––––––––––––(1) Vigente desde 1902.

(2) Para efectos tributarios, cuando se efectúe la modificación del coeficiente o porcentaje de los pagos a cuenta que realizan lasempresas, se deberá incorporar el balance según corresponda al 31 de enero o al 30 de junio, elaborado para realizar estamodificación.

LIBROS YREGISTROSQUE DEBE

LLEVARTODO

NEGOCIO

LIBROS PRINCIPALES:Diario, Mayor, Inventarios y Ba-lances

LIBROS AUXILIARES OBLIGATO-RIOS:Registro de Compras, Registrode Ventas, Libro Caja y Bancos,Registros de Control de Inventario(kardex en unidades o valorizado),Registro de Control de Bienes delActivo Fijo, Registro del Régimen deRetenciones, Registro del Régimende Percepciones, entre otros.

LIBROS AUXILIARES VOLUNTA-RIOS:Registro de control de cuentas por

cobrar y cuentas por pagar, librobancos, libro de caja chica, etc.


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1.2. Libros y registros auxiliares

• Registros Auxiliares Obligatorios Son libros en los cuales se detallan y desarrollan

las cuentas y anotaciones que se llevan en loslibros principales y cuyas cuentas anotacionesguardan una íntima relación con las cuentasdel mayor, o que sirven de preparación paralas anotaciones del libro diario. Estos registrosdeben ser llevados en forma obligatoria, segúnlas leyes o reglamentos que correspondan.Entre otros tenemos a los siguientes:– Libro Caja.– Registro de Ventas.– Registro de Compras.

– Registro de Inventario Permanente enUnidades o Valorizado.(3)

– Registro, tarjeta o sistema de control deactivos fijos.

• Registros Auxiliares Voluntarios Cualesquiera otros que una empresa lleve. Es

decir, son aquellos que se podrán llevar enforma voluntaria para mantener o mejorar lamarcha de la empresa y administración de unnegocio. Podríamos incluir a los siguientes:

– Caja chica.– Libro bancos.– Libro de documentos por cobrar.– Libros de documentos por pagar.– Libro de cuentas corrientes.– Libro analítico de gastos generales.

1.3. Importancia y principales obligaciones tribu-tarias

Los libros y registros constituyen las herramien-tas fundamentales para obtener información,

evaluar la eficiencia y desempeño de las diversasáreas y cumplir adecuadamente sus obligacio-nes (4). Así en función a la información anotadaen los libros y registros se elaboran los Estados

Financieros, permitiendo cubrir las necesidadescomunes de información de una amplia gamade usuarios.

Es importante tener en consideración que si

bien la elaboración de los Estados Financieroscompete al profesional contable (quien losconfecciona conforme a los principios contablesy requerimientos legales); el Directorio (o la ge-rencia donde no exista Directorio) es el órganoresponsable de formular los Estados Financierospara que sean aprobados por la Junta Generalde Accionistas o Socios.El objetivo de la formulación de Estados Finan-cieros confiables, es que reflejen la verdadera yreal situación financiera de la empresa, en base

a la cual los socios o terceros podrán tomar deci-siones eficientes. Justamente, uno de los tercerosinteresados en revisar tanto los libros y registroscomo los Estados Financieros, es el Estado.Por lo tanto, dado que en los libros y registrosse anotan las operaciones realizadas por loscontribuyentes, éstos proporcionan a la admi-nistración tributaria evidencia documentariaconstituyéndose también en una herramientaal momento de realizar sus laborares de fiscali-zación y verificación. En efecto, con la finalidad

de facilitar la función comprobadora de la Admi-nistración Tributaria el artículo 87º del CódigoTributario requiere dentro de las obligaciones delos administrados, entre otros, llevar los libros decontabilidad u otros libros y registros exigidospor las leyes, reglamentos, o por Resoluciónde la SUNAT conforme a lo establecido en lasnormas pertinentes y conservarlos mientrasque los tributos no se encuentren prescritos;dicho de otra forma exige el cumplimiento deun deber contable –que muchas veces es más

gravoso que la obligación principal (5)

– que ha deplasmarse en un libro o registro y a su vez debede ceñirse a ciertas características formales quese establezcan.

––––––––––––(3) Mediante el artículo 5º de la Resolución de Superintendencia Nº 239-2008/SUNAT, publicada el 31.12.2008 se incorpora el nu-

meral 13.4 a la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT a fin de disponer la excepción en la llevanza del Registrode Inventario permanente en unidades físicas a todos los contribuyentes que se encuentren obligados a llevar un Registro deInventario Permanente Valorizado.

(4) El contribuyente además de encargarse de dar cumplimiento a la obligación tributaria, requiere los mismos por necesidad toda

vez que éstos permiten salvaguardar los intereses plurales que confluyen de la relación de la empresa con terceros, trabajadores,inversionistas, acreedores, etc.

(5) Supone normalmente una carga económica adicional para el sujeto pasivo.


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––––––––––––(6) Téngase en cuenta, que los libros y registros, permiten salvaguardar los intereses plurales que confluyen de la relación de la

empresa con terceros, trabajadores, inversionistas, acreedores, estado, entre otros.

En atención a dichas razones, resulta sumamenteimportante que los contribuyentes cumplanadecuadamente con su obligación de llevarlos libros y registros que exigen las normas

tributarias según resulten obligados en funcióna su forma de constitución, actividad, nivel deingresos entre otros parámetros, cumpliendocon los requerimientos legales, a fin que losmismos ofrezcan garantía y tengan validez paraefectos legales (fuerza probatoria).

1.4. Ley del Notariado El Decreto Legislativo Nº 1049, aprueba la nueva

Ley del Notariado, regulando en la Sección Sétima:De la Certificación de Apertura de Libros del Capí-

tulo II: De los Instrumentos Públicos Protocolares,Tíulo II: De los Instrumentos Públicos Notariales,respecto a la formalidad de los Libros Contables,así en el artículo 112º se dispone que el notariocertifica la apertura de libros u hojas sueltas deactas de contabilidad y otros que la Ley señale.

El artículo 113º precisa que la certificación consis-te en una constancia puesta en la primera foja útildel libro o primera hoja suelta, con indicación delnúmero que el notario le asignará, del nombre, dela denominación o razón social de la entidad, el

objeto del libro, números de folios de que constay si ésta es llevada en forma simple o doble, día ylugar en que se otorga; y sello y firma del notario.Todos los folios llevarán sello notarial.

Respecto al Cierre y Apertura de Libros, el artícu-lo 115º dispone que para solicitar la certificaciónde un segundo libro u hojas sueltas, deberáacreditarse el hecho de haberse concluido elanterior o la presentación de certificación quedemuestre en forma fehaciente su pérdida.

Adviértase en este supuesto, que no se dispone

un procedimiento específico de cómo acreditarla conclusión de libro anterior, sino tan solo eldeber del Notario de verificar que ello (la acredi-tación) efectivamente se haya producido por locual corresponderá a cada Notario efectuar losrequerimientos o procedimientos que estimepertinente para validar dicha condición.

En el caso de pérdida de los libros y/o registros,la acreditación se efectúa con la comunicaciónefectuada a SUNAT.

PRINCIPALES OBLIGACIONESTRIBUTARIAS DE CARÁCTER FORMAL

Verificar los libros que el contribuyente se encuentra obligadoa llevar.• Libros Principales• Libros Auxiliares Obligatorios

Determinar el sistema en el cual se llevarán los libros y/o regis-tros contables, el cual deberá comunicarse a SUNAT al momentode inscribirse en el RUC.• Manual• Computarizado

Estimar el número de folios a requerir por libro y/o registrocontable (manual) o el número de hojas sueltas por libro oregistro a legalizar.

Vericar que se cumplan las formalidades exigidas.

Efectuar la legalización y anotación de las operaciones eimpresión (en caso corresponda) de los libros y/o registrosdentro del plazo máximo de atraso a efecto de no incurrir eninfracción tributaria.

Verificar la oportunidad del empaste de las hojas sueltas.

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––2. Libros y registros vinculados a asuntos tributarios

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Los libros y registros contables tienen una doble

función toda vez que constituyen las herramientasfundamentales para obtener información, evaluarla eficiencia y desempeño de las diversas áreas ycumplir adecuadamente sus obligaciones (6); perotambién proporcionan a la Administración Tributariala evidencia documentaria por lo que constituyenuna herramienta al momento de realizar sus laboresde fiscalización y verificación. Con la finalidad de fa-


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cilitar la función comprobadora de la AdministraciónTributaria el artículo 87º del Código Tributario requieredentro de las obligaciones de los administrados, entreotros, llevar los libros de contabilidad u otros libros

y registros exigidos por las leyes, reglamentos, o porResolución de Superintendencia de la SUNAT confor-me a lo establecido en las normas pertinentes y con-servarlos mientras que los tributos no se encuentrenprescritos; dicho de otra forma exige el cumplimientode un deber contable.

2.1. Facultad de la SUNAT para establecer con-

diciones y requisitos en los libros y registrosvinculados a asuntos tributarios

Conforme a lo ya mencionado, el sustento para

que la Administración Tributaria regule aspectosrelacionados con las obligaciones que deberácumplir el contribuyente en los libros y registrosvinculados a asuntos tributarios se encuentra enlas siguientes normas:

• Numeral 16 artículo 62° TUO del CódigoTributario: La SUNAT, mediante Resoluciónde Superintendencia, establecerá el procedi-miento para autorizar libros, actas, registroscontables u otros libros. Asimismo, señalará

los requisitos, formas, condiciones y demásaspectos en que deberán ser llevados loslibros y registros, así como establecer losplazos máximo de atraso.

• Numerales 4 y 7 artículo 87° TUO del Có-digo Tributario: Los deudores tributariosdeben llevar los libros contables u otroslibros y registros de acuerdo a las normasestablecidas, en castellano y en monedanacional. Asimismo, deberán almacenar,

archivar y conservar los libros y registrosmientras el tributo no esté prescrito y co-municar a la SUNAT, en un plazo de 15 días,la pérdida o destrucción de los mismos.

En virtud a dicha facultad, la SUNAT emitióla Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT (30.12.2006) regulando respectoa los Libros y Registros vinculados a asuntostributarios en un solo cuerpo legal, el proce-dimiento de autorización de dichos libros y

registros y otras formalidades a cumplir talcomo esquemáticamente se muestra a conti-nuación:

Los temas abordados en dicha norma son ma-teria de desarrollo en los capítulos siguientes.

2.2. Libros y Registros vinculados a asuntos tri-butarios

Se denomina Libros y Registros vinculados aasuntos tributarios a los libros de actas, los librosy registros contables u otros libros y registrosexigidos por las leyes, reglamentos o Resoluciónde Superintendencia, señalados en el Anexo 1 dela Resolución Nº 234-2006/SUNAT –en adelante

la Resolución– que se muestra a continuación:

ANEXO 1: RELACIÓN DE LIBROS Y REGISTROSVINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS

CÓDlGO NOMBRE O DESCRIPCIÓN–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 1 LIBRO CAJA Y BANCOS–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 2 LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 3 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 4 LIBRO DE RETENCIONES INCISOS E) Y F) DEL ARTÍ -

CULO 34º LEY DEL IMPUESTO A LA RENTA–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 5 LIBRO DIARIO–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 5-A LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 6 LIBRO MAYOR–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 7 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 8 REGISTRO DE COMPRAS–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 9 REGISTRO DE CONSIGNACIONES–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 10 REGISTRO DE COSTOS–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 11 REGISTRO DE HUÉSPEDES–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 12 REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE EN UNI-

DADES FÍSICAS–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 13 REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORI-

ZADO–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 14 REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS

ASPECTOS REGULADOS POR LA RESOLUCIÓNDE SUPERINTENDENCIA Nº 234-2006/SUNAT

– Legalización y Empaste– Requisitos generales que deben contener– Modificación de la razón o denomina-

ción social– Plazo máximo de atraso

01.01.2007

– Pérdida y Destrucción 01.01.2007

– Contabilidad Completa 01.01.2009

01.07.2010– Formatos e Información mínima

que deben incluir en cada libroo registro


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15 REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS - ARTÍCULO 23ºRES. DE SUPERINTENDENCIA Nº 266-2004/SUNAT

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 16 REGISTRO DEL RÉGIMEN DE PERCEPCIONES

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 17 REGISTRO DEL RÉGIMEN DE RETENCIONES–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 18 REGISTRO IVAP–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 19 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - AR-

TÍCULO 8º RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA Nº022-98/SUNAT

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 20 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES -

INCISO A) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5º RES. DESUPERINTENDENCIA Nº 021-99/SUNAT

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 21 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES -

INCISO A) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5º RES. DESUPERINTENDENCIA Nº 142-2001/SUNAT

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 21 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - IN-

CISO A) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5º RESOLUCIÓNDE SUPERINTENDENCIA Nº 142-2001/SUNAT


CISO C) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5º RESOLUCIÓNDE SUPERINTENDENCIA Nº 256-2004/SUNAT




CISO C) PRIMER PARRAFO ARTÍCULO 5º RESOLUCIÓNDE SUPERINTENDENCIA Nº 258-2004/SUNAT



–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 26 REGISTRO DE RETENCIONES ARTÍCULO 77-A DE LA

LEY DE IMPUESTO A LA RENTA–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 27 LIBRO DE ACTAS DE LA EMPRESA INDIVIDUAL DE

RESPONSABILIDAD LIMITADA–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 28 LIBRO DE ACTAS DE LA JUNTA GENERAL DE ACCIO-

NISTAS–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 29 LIBRO DE ACTAS DEL DIRECTORIO–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 30 LIBRO DE MATRÍCULA DE ACCIONES–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 31 LIBRO DE PLANILLAS

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––3. Forma de llevar los libros y registros

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––3.1. Consideraciones generales Los métodos de procesamiento básico o siste-

mas contables a emplear pueden ser manuales ocomputarizados, empleándose por lo general losmanuales cuando la cantidad de datos recopila-dos y utilizados es relativamente pequeña, por

cuanto en empresas grandes con informaciónconsiderable producto de un gran número deoperaciones resulta más conveniente por lorápido el empleo de sistemas computarizados.En resumen, pueden ser llevados los libros y/oregistros de dos formas: (i) Manual y (ii) Compu-tarizado (7), dependiendo de la naturaleza del ne-gocio y el volumen de operaciones realizadas.Un aspecto relevante a considerar es que, elSistema Contable se define en función a la formaen que se llevan los Libros Principales, es decir,

Diario, Mayor e Inventarios y Balances. Por locual dichos libros se deben llevar por un mis-mo sistema. En consecuencia, el sujeto pasivode acuerdo con sus necesidades determina elsistema contable que le sea más práctico, con-siderando que los libros y registros contablesdistintos a los Libros Principales, tales comoRegistro de Compras y Registro de Ventas, pue-dan llevarse mediante otro sistema no teniendoque adecuarse éstos necesariamente al sistemaempleado en los Libros Principales (8).

Una vez adoptado el sistema en que seránllevados éstos (Libros Principales), no podrá servariado en el curso del ejercicio hasta el ejerciciosiguiente de conformidad con lo señalado en laResolución Directoral Nº 10-DGC (13.02.70). Eneste último supuesto, se requiere que se comu-nique a la Administración Tributaria el cambioconforme con el artículo 24º de la ResoluciónNº 210-2004/SUNAT (18.09.2004) dentro de loscinco (5) días hábiles siguientes de producido, esdecir, debe efectuarse necesariamente al inicio

de cada ejercicio gravable.

3.2. Comunicación a SUNAT Si se produce el cambio del Sistema Contable, se

requiere que se comunique a la AdministraciónTributaria, conforme a lo establecido en el artí-

CÓDlGO NOMBRE O DESCRIPCIÓN––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

––––––––––––(7) A partir del 1 de julio 2010, SUNAT ha implementado el Sistema de llevado de los Libros y Registros en forma electrónica y que se desa-

rrolla en la Tercera Parte capítulo VI del presente libro. Sobre el particular, procede referir que apreciamos que igualmente las operacionesdeberán ser anotadas a través de un sistema contable para luego remitir la información al Programa de Libros Electrónicos.

(8) El Tribunal Fiscal en la RTF Nº 1006-4-99 (29.11.99) ha señalado que los Registros de Compras y Ventas son registros auxiliarescuya información se encuentra recogida en los Libros Principales de Contabilidad, por lo que el hecho que la recurrente lleveen otro sistema los mismos no significa que hubiera cambiado el sistema de contabilidad de los Libros Principales.


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Haga clic en“Ingrese Aquí”

Ingresará a la Pan-talla:Modificación de Da-tos Generales en elRegistro Único deContribuyentes (RUC)Formulario 3128

Deslice la barra

e s p a c i a d o r a ,hasta ubicar Sis-tema de Conta-bilidad

Elija el sistemade contabilidad.

Deslice la barrahasta el final

Haga clic en “Aceptar”tantas veces le re-quiera el sistema

culo 24º de la Resolución de SuperintendenciaNº 210-2004/SUNAT (18.09.2004) dentro de los 5días hábiles siguientes, utilizando para tal efectoel Formulario Nº 2127: Solicitud de modificación

de Datos; o a través de SUNAT Virtual utilizandopara tal efecto el Sistema SOL, “SUNAT Operacio-nes en Línea” debiendo contar con su Código de

Usuario y su clave Sol, en la opción Modificaciónde Datos RUC de Trámites y Consulta de RUC.

Un aspecto, que estimamos pertinente considerar,es el referido al cambio del sistema en el cual se

llevan los Libros y Registros auxiliares, puesto quesi bien no implican el cambio de Sistema Contableigualmente debe ser comunicado a SUNAT.


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FORMULARIO01

REGISTRO UNICO DE CONTRIBUYENTESSOLICITUD DE MODIFICACION DE DATOS, CAMBIO DE

REGIMEN O SUSPENSION TEMPORAL DE ACTIVIDADESUSO SUNAT

03 LOTE 04 FOLIO

RUBRO I. INFORMACION GENERAL

USO SUNATMODIFICACION DE DATOS

TIPO DE SOLICITUD (MARCAR CON “X”)

05MODIF. DE DATOS CONCAMBIO DE REGIMEN

06 07SUSPENSION/REINICIO

DE ACTIVIDADES

USO SUNAT

10 COD. DEPENDENCIA

R

U

C

08 NUMERO DE IDENTIFICACION TRIBUTARIA 09 APELLIDOS Y NOMBRES O RAZON SOCIAL

RUBRO II. DATOS GENERALES DEL CONTRIBUYENTE

APELLIDOS Y NOMBRES

O RAZON SOCIAL11

13 CARNET DEL EMPLEADOR-IPSSTIPO DE SOLICITUD (Ver Tabla Anexo No 2) 12 CODIGO

CODIGO DEPROFESION U OFICIO

PARA P. NAT.Y SOC.

CONYUG.

(TABLA 11)

65

TELEFONOS

17

18

19

14 NOMBRE COMERCIAL 15 No DE LICENCIA MUNICIPAL 16 FAX

ACTIVIDAD ECONOMICA PRINCIPAL (Ver Tabla Anexo No 1) 20 CODIGO CIIU

21 FECHA INIC. ACT.

DIA MES AÑO

ACTIVIDAD DECOMERCIOEXTERIOR

(MARCAR CON «X»)

EXPORTADOR 27

IMPORTADOR 28

SISTEMA DECONTABILIDAD(MARCAR CON «X»)

MANUAL 25

COMPUTARIZADO 26

SIST. DE EMISIONDE COMPROB.

DE PAGO(MARCAR CON «X»

MANUAL 22

MAQUINA REGIST. 23

COMPUTARIZADO 24

RUBRO III. DOMICILIO FISCAL

29 DEPARTAMENTO 30 PROVINCIA

USO SUNAT

32 UBIGEO

31 DISTRITO

ZONA (Ver Tabla Anexo No 3)

33 TIPO 34 NOMBRE

VIA (Ver Tabla Anexo No 4)

35 TIPO 36 NOMBRE

37 NRO./KM./ MZA. 38 INT./DPTO./ LOTE 39 OTRAS REFERENCIAS 40 APTDO. POSTAL

RUBRO IV. DATOS DE LA PERSONA NATURAL

DOCUMENTO DE IDENTIDAD (Tabla 5)

41 TIPO 42 NUMERO

FECHA DE NACIMIENTO OINICIO DE LA SUCESION

DIA MES AÑO43

SEXO(Tabla 6)

NACIONALIDAD(Tabla 7)

44

45

DOMICILIADO(Tabla 8) 46 PASAPORTE N

o 47

PAIS QUE LO OTORGO 48

RUBRO V. DATOS DE LA EMPRESA

49 FECHA DE INSCRIP. EN LOS RR.PP. DIA MES AÑO

50 TOMO O FICHA 51 FOLIO 52 ASIENTO 53ORIGEN DE LAENTIDAD

(Ver Tabla No 9)

RUBRO VI. CAMBIO DE REGIMEN (MARCAR CON «X»)

TIPO DE CAMBIO

DE SIMPLIF. A ESPECIAL 55

DE SIMPLIF. A GENERAL 56

61 FECHA DE CAMBIO

DIA MES AÑO

RUBRO VII. SUSPENSION / REINICIO DE ACTIVIDADES (MARCAR CON «X»)

TIPO DE NOVEDAD

SUSPENSION TEMPORAL DE ACTIVIDADES 57

REINICIO DE ACTIVIDADES 58

59 FECHA DE SUSP. / REINICIO

DIA MES AÑO

60 CONSTANCIA DE RECEPCION

SELLO Y FIRMA

SUNAT02

05715181

MARQUE CON «X», SI AUTORIZA O NO A OTRA PERSONA PARA LA PRESENTACION DE ESTA DECLARACION: SI NO IDENTIFICACION DE LA PERSONA AUTORIZADA:

–––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––– DOCUMENTO DE IDENTIDAD APELLIDOS Y NOMBRES FIRMA

DECLARO BAJO JURAMENTO QUE LOS DATOS EXPRESAN LA VERDAD

–––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– FIRMA DEL CONTRIBUYENTE O APELLIDOS Y NOMBRES REPRESENTANTE LEGAL

X

2 0 2 5 3 0 0 9 0 2 7 A&A Asociados S.A.

X

X

Ríos Ramos, ArmandoDNI 25091530

Castillo Bohorquez, Juan

A continuación se presenta un esquemacomparativo a afectos de diferenciar en eltranscurso de un ejercicio gravable, cuándo

estamos frente a una comunicación extem-poránea y cuándo frente al cambio de siste-ma.


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SISTEMA DE CONTABILIDADComunicación extemporánea vs. Cambio de sistema

(Libros Principales)

COMUNICACIÓN EXTEMPORÁNEA CAMBIO DE SISTEMA

Supuesto Planteado:Hasta el ejercicio 2009

Sistema Manual

Legaliza hojas continuaspara su uso a partir de

enero 2010

Procede cambio desistema a partirde enero 2010

Anota sus operaciones através del Sistema

Manual

¿A partir de abrilpuede llevar en

forma computarizada?

Implica cambiode Sistema

No procede cambioen el ejercicio 2010

Se puede efectuar elcambio en el ejercicio 2011

Se comunica dentro delos 5 primeros días hábiles

del mes de enero 2011

Supuesto plantea-do: Desde enero

hasta marzo 2010

No comunica a SUNAT dentrode los 5 primeros días hábiles

del mes de enero 2010

Comunicaciónextemporánea

Infracción(Numeral 5 Artículo 173º) (*)

Sanción Tabla I: Multa (**)

50% de la UIT

Gradualidad aplicableSubsanación voluntaria

Rebaja 100%

(*) No proporcionar o comunicar a la administración tributaria informaciones relativas a los antecedentes o datos para la inscripción,cambio de domicilio o actualización en los registros o proporcionarla sin observar la forma plazos y condiciones que establezca laadministración tributaria.

(**) De acuerdo a la nota 2 de la Tabla I de Infracciones y Sanciones del Código Tributario, se aplicará la sanción de multa en todos loscasos, excepto cuando se encuentren bienes en locales no declarados. En este caso se aplicará la sanción de comiso.

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––4. Libros y Registros obligatorios

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––El Anexo 1 de la Resolución Nº 234-2006/SUNAT

–en adelante la Resolución–detalla la relación de loslibros y registros vinculados con asuntos tributarios,que deberán llevar los contribuyentes en tanto resul-ten obligados y que por ende deben ser legalizados.Ahora bien, partiendo de la premisa que la obligaciónde llevar libros y registros nace por ley o normalegal expresa, debemos tener en cuenta que tanto la

Ley del Impuesto a la Renta como la Ley del IGV e ISCestablecen condiciones o parámetros que originan laexigencia de llevar libros y registros.

Así respecto al Impuesto a la Renta, se regula laobligación de llevar libros y registros en función al tipode renta que genere el contribuyente y para el caso deRentas de Tercera Categoría, según el régimen en elcual se encuentra.

A continuación se muestra gráficamente loslibros y registros que se deben llevar según el tipo

de renta:


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Así como se ha establecido una obligación ex-presa por la Ley del Impuesto a la Renta, se puedeafirmar que la Ley del Impuesto General a las Ventas(en adelante, LIGV) posee sus propias exigencias talcomo se advierte del artículo 37º del TUO de la LIGVque señala que los “contribuyentes” del Impuestoestán obligados a llevar un Registro de Ventas eIngresos y un Registro de Compras, en los que ano-tarán las operaciones que realicen. Además se exigela obligación de llevar un Registro de Consignaciones

respecto a contribuyentes que realicen Ventas enConsignación.

Como se puede apreciar en función al cuadroanterior, únicamente el libro de Ingresos y Gastos re-ferido con el código 2 del Anexo 1 de la Resolución nocorresponde a contribuyentes generadores de rentasde Tercera Categoría. Por lo cual resulta importanteentonces que los contribuyentes generadores de rentasde tercera categoría revisen en función a sus condicionesparticulares que libros y/o registros deben llevar.

LIBROS Y REGISTROS QUE SE DEBEN LLEVAR

TIPO DE RENTA CONDICIONES O PARÁMETROS LIBRO Y/O REGISTRO

SEGUNDA CATEGORÍA (Artículo 65º TUO LIR)

TERCERA CATEGORÍA

CUARTA CATEGORÍA(Artículo 65º TUO LIR)

En el ejercicio gravable anterior o en el curso del ejercicio hubie-ran percibido rentas brutas que excedan las 20 UITs.Es decir, para el ejercicio 2010 haber percibido en el ejercicioanterior rentas brutas superiores a S/. 72,000.

a. Contribuyentes del Régimen General(Artículo 65º TUO LIR)

b. Contribuyentes del RER(Artículo 120º TUO LIR)

Aplicable a todos los generadores de rentas de cuarta categoríasin excepción

LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS

Ingresos Brutos mayores a 150 UIT:CONTABILIDAD COMPLETA.

Ingresos Brutos Anuales hasta 150 UIT:Contabilidad Simplificada

Registro de Ventas y Registro deCompras

LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS


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LIBROS Y REGISTROS: FORMATOS ADECUADOS AL PCGE - ESTADOS FINANCIEROSCAPÍTULO II

Contabilidad completa yContabilidad simplificada

CAPÍTULO II

––––––––––––

(1) Actualmente el uso de este libro es de carácter residual, por cuando el inciso j) del artículo 21º RLIR modificado por DecretoSupremo Nº 177-2008-EF(30.12.2008), dispuso que el sustento formal de los conceptos referidos, para aquellos obligados a presentar el PDT 601 corresponde a la Planilla Electrónica.

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––1. Contabilidad completa

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––De conformidad con el artículo 65º TUO de la Ley del

Impuesto a la Renta para algunos contribuyentes genera-

dores de rentas de tercera categoría existe la obligaciónde llevar “Contabilidad Completa”, regulándose en dichoartículo que mediante Resolución de Superintendenciase definirían los libros y registros que la comprenden;lo que ocurrió con la publicación de la Resolución Nº234-2006/SUNAT (30.12.2006), en cuyo artículo 12º sedetalla los libros y registros que la integran.

En efecto, el numeral 12.1 del artículo 12º dedicha Resolución cuya entrada en vigencia se produjoel 01.01.2009, establece que los libros y registros queintegran la contabilidad completa son los siguientes:

a. Libro Caja y Bancos.b. Libro de Inventarios y Balances.

c. Libro Diario.d. Libro Mayor.e. Registro de Compras.f. Registro de Ventas e Ingresos.

Asimismo, agrega el numeral 12.2 del mencionadoartículo que también integrarán la Contabilidad Com-pleta siempre que el deudor tributario se encuentreobligado a llevarlos de acuerdo a las normas de la Ley delImpuesto a la Renta, los siguientes libros y registros:a. Libro de Retenciones incisos e) y f ) del artículo 34°

de la Ley del Impuesto a la Renta (1).b. Registro de Activos Fijos.c. Registro de Costos.d. Registro de Inventario Permanente en Unidades

Físicas.

e. Registro de Inventario Permanente Valorizado.


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CONTABILIDAD COMPLETA Y CONTABILIDAD SIMPLIFICADA CAPÍTULO II

OTROS LIBROS O REGISTROSVINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––1. Libro de Retenciones. Incisos e) y f) artículo 34º de la

Ley del Impuesto a la Renta

De acuerdo a lo establecido en el inciso j) artículo 21ºReglamento del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta,modificado por el artículo 3º del Decreto Supremo Nº 177-2008-EF, se ha dispuesto que las rentas que correspondana los supuestos detallados en los literales e) y f) artículo34º TUO LIR, se sustentarán a través de la planilla electró-nica, en tanto presenten dicha declaración (obligatoria ovoluntariamente); y solo cuando no presenten a través dedicho PDT, llevarán el Libro de Retenciones.

El cumplimiento de lo antes indicado servirá para susten-tar tales gastos. A continuación se explica la naturalezade cada una de las mencionadas rentas:– Al respecto las Rentas denominadas de Cuarta-Quinta

Categoría comprendidas en el inciso e) artículo 34º TUO de la LIR, corresponden a los ingresos que seproducen por el trabajo en forma independiente concontratos de prestación de servicios normados por lalegislación civil y que se consideran producidas, cuandose presenten las circunstancias concurrentes que señalael mencionado artículo.

Cabe señalar que el contrato de locación de servicioses de naturaleza civil con incidencia tributaria, noteniendo ninguna incidencia de carácter laboral por locual no existe la obligación de comunicar al Ministeriode Trabajo.

– De otro lado, de acuerdo con el inciso f) del artículo34º del TUO de la LIR, constituyen renta de quintacategoría, las obtenidas por los ingresos derivados dela prestación de servicios considerados dentro de lacuarta categoría, efectuados para un contratante conel cual se mantenga simultáneamente una relaciónlaboral de dependencia, la misma que se denominaquinta especial. Al respecto, cabe señalar que dichosingresos adicionales tendrá efectos únicamente parael Impuesto a la Renta, dado que dicho concepto noconstituye remuneración para fines laborales.

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––2. Registro de Activos Fijos Los sujetos que cuenten con activos fijos, se encuentran

obligados a llevar dicho registro según lo señalado enel inciso f) artículo 22º Reglamento del TUO de la Leydel Impuesto a la Renta, en el cual deberán mantenerun control permanente de los bienes que conforman elactivo fijo de cada empresa.

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––3. Registro de Costos y Registro de Inventario Permanen-

te Valorizado Deberán llevar dichos registros de acuerdo a lo señalado

––––––––––––(2) A través del Informe de SUNAT Nº 229-2008-SUNAT/2B0000, se concluye que las modificaciones efectuadas por el D. Leg. Nº 1086 con

relación al RER y al artículo 65º del TUO de la LIR, entraron en vigencia el 01.10.2008. Sin embargo, la obligación de llevar el LibroDiario de Formato Simplificado se supeditaba a la entrada en vigencia del artículo 13º de la Resolución Nº 234-2006/SUNAT.

Al respecto, conviene referir que el numeral 5-A del artículo 13º antes referido, que regula respecto al Libro Diario de FormatoSimplificado, entró en vigencia a partir del 01.01.2009, en virtud a lo dispuesto en la Resolución de Superintendencia Nº 239-2008/SUNAT (31.12.2008)

en el artículo 35º del Reglamento de la Ley del Impuesto ala Renta, si los ingresos Brutos Anuales durante el ejercicioprecedente han sido mayores a mil quinientas (1,500)UITs del ejercicio en curso. Es decir, para el ejercicio 2010corresponde a S/. 5´400,000.

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––4. Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas Este registro se deberá llevar si los ingresos Brutos Anuales

durante el ejercicio precedente han sido mayores o iguales a500 UITs pero menores a 1,500 UITs. del ejercicio en curso.

Es decir, para el ejercicio 2010 corresponde a un rangode ingresos de S/. 1´800,000 a S/. 5´400,000.

Adicionalmente los contribuyentes generadoresde rentas de Tercera Categoría, de ser el caso, deberánllevar los libros y/o registros que tienen vinculacióndirecta con asuntos tributarios, según se encuentren

obligados de acuerdo a las normas que así lo estable-cen para cada uno de ellos.

Téngase presente que también constituyen librosy registros vinculados a asuntos tributarios, los librossocietarios: Actas de la Junta General de Accionistas,Actas del Directorio, Matrícula de Acciones y el librode Actas de la EIRL, así como la Planilla Electrónica.Adicionalmente, el Anexo 1 de la Resolución de Su-perintendencia Nº 234-2006/SUNAT, contempla otrosregistros vinculados con algunas actividades específi-cas y que de resultar obligados a llevarlos los mismos

también tendrán que ser legalizados, tal como es elcaso del Registro de Huéspedes.

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––2. Contabilidad simplificada

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––A raíz de la modificatoria efectuada al artículo 65º

de la Ley del Impuesto a la Renta por el artículo 2º delAnexo del TUO de la Ley de MYPES (aprobado porDecreto Supremo Nº 007-2008-TR), se regula que losperceptores de rentas de tercera categoría (sin hacerdistingo de la calidad de persona, es decir sea perso-na natural o jurídica) cuyos ingresos brutos anualesno superen las 150 UIT deberán llevar como mínimo(i) un Registro de Ventas, (ii) un Registro de Compras y(iii) Libro Diario de Formato Simplificado, de acuerdoa las normas de la materia (2).


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LIBROS Y REGISTROS: FORMATOS ADECUADOS AL PCGE - ESTADOS FINANCIEROSCAPÍTULO II

PERCEPTORES DE RENTAS DE TERCERA CATEGORÍA

Ingresos Brutos Anuales hasta 150 UIT

• Registro de Ventas,• Registro de Compras y• Libro Diario de Formato Simplifcado, de

acuerdo a normas sobre la materia.

Ingresos Brutos Anualesmayores a 150 UIT

PERCEPTORES DE RENTAS DE TERCERA CATEGORÍA

RÉGIMEN GENERAL DEL IMPUESTO A LA RENTALIBROS Y REGISTROS (Artículo 65º del TUO de la LIR)

Llevanza Mínima

Complementariamente el artículo 2° del DecretoSupremo Nº 118-2008-EF, el cual modifica el artículo38° del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta,señala que para determinar los ingresos referidos en elartículo 65° se considerarán los ingresos obtenidos en

el ejercicio gravable anterior y la UIT correspondiente alaño en curso. En el caso que inicien actividades gene-radoras de rentas de tercera categoría en el transcursodel ejercicio considerarán los ingresos que se presumanse obtendrán en el mismo.

ContabilidadCompleta


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LIBROS Y REGISTROS: FORMATOS ADECUADOS AL PCGE - ESTADOS FINANCIEROSCAPÍTULO III

Requisitos formales

CAPÍTULO III

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––1. Legalización de libros y registros

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––El numeral 16 del artículo 62º del Código Tributa-

rio, dispone que SUNAT debe efectuar la autorizaciónde los libros de actas, así como los libros o registros

contables vinculados con asuntos tributarios, que elcontribuyente debe llevar de acuerdo a Ley. Asimismo,se señala que el procedimiento para la autorizaciónserá establecida por la SUNAT mediante Resoluciónde Superintendencia. A tal efecto, podrá delegarse enterceros la legalización de los libros y registros antesmencionados.

Se advierte en función a dicha regulación que laobligación de llevar libros y registros requiere para suvalidez que los mismos sean legalizados. Al respecto,el artículo 2º de la Resolución de Superintendencia Nº

234-2006/SUNAT –en adelante la Resolución– esta-blece que los Libros y registros vinculados a asuntostributarios serán legalizados por los notarios o a faltade éstos por los jueces de paz letrados o jueces depaz cuando corresponda de la provincia en la quese encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudortributario, salvo tratándose de las provincias deLima y Callao, en cuyo caso la legalización podrá serefectuada por los notarios o jueces de cualquiera dedichas provincias.

1.1. Oportunidad de la legalización No se establece plazo de legalización, seña-

lándose únicamente que la oportunidad de lalegalización de los libros y/o registros vinculadosa asuntos tributarios debe ser antes de su uso.

Sin perjuicio de ello, procede referir que dadoque existe un plazo máximo de atraso en el quepueden ser llevados dicho libros y/o registroscontables, la Administración Tributaria tienecomo criterio que dentro de dicho lapso tam-bién debe efectuarse la legalización. En efecto, la

SUNAT considera que dentro del plazo máximode atraso tendría que legalizarse los libros y/o

registros vinculados a asuntos tributarios porcuanto es una condición previa a la anotaciónde las operaciones; de tal manera que se estaríacumpliendo con observar la oportunidad de lalegalización y el plazo máximo de atraso para

anotar las operaciones. La Resolución no establece que la legalizacióndeba efectuarse por períodos determinados,en consecuencia los contribuyentes podránefectuar la legalización en forma mensual,trimestral o anual en función a los libros y/oregistros materia de legalización, a los períodosque deseen que alcancen, a la disponibilidad derecursos con que se cuentan y los costos queello implica, entre otros aspectos.

1.2. Datos a consignar en la legalización El notario o juez de paz que legalice los librosy/o registros vinculados a asuntos tributarios,debe dejar constancia de dicha legalizaciónen la primera hoja del libro y/o registro con lasiguiente información:– Número de legalización asignado por el

notario o juez de paz, según sea el caso.– Apellidos y Nombres, Denominación o Razón

Social del deudor tributario, según sea elcaso.

– Número de RUC.– Denominación del libro o registro.– Número de folios de que consta.– Fecha y lugar en que se otorga.– Sello y firma del notario o juez de, según sea

el caso.

Adicionalmente el notario o juez de paz deberásellar todas las hojas del libro o registro, lasmismas que deben estar debidamente foliadaspor cada uno de los libros o registros. Como se

puede observar no se requiere que en la hojade legalización se consigne el período quecomprende el libro y/o registro.


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REQUISITOS FORMALES CAPÍTULO III

1.3. Utilización de las hojas sobrantes en ejerci-cios siguientes

En virtud al Informe Nº 0078-2001-SUNAT/K00000 y al numeral 5.3 del artículo 5º de la

Resolución, la Administración faculta al contri-buyente a utilizar las hojas sueltas o continuascorrespondientes a un libro o registro de unamisma denominación que no hubieran sidoutilizadas para el registro de operaciones delejercicio para el cual se legalizó, para que pue-dan utilizarlas en el registro de las operacionesdel ejercicio inmediato siguiente. A estos efectosse exige que de realizarse el empaste en variostomos, cada uno incluirá como primera páginauna fotocopia del folio que contenga la legali-

zación del libro o registro al que corresponde.

1.4. Procedimiento de legalización de los libros yregistros bajo el sistema computarizado

En el supuesto que el contribuyente haya optadopor el Sistema Computarizado, a continuaciónreferimos el procedimiento previo que deberáseguir a efectos de legalizar sus libros y/o regis-tros vinculados a asuntos tributarios.

a. Plazos a considerar

Los libros y/o registros vinculados a asuntostributarios deben ser legalizados antes de suuso, vale decir antes de que se efectúe laimpresión de las operaciones que com-prendan los mismos.

En ese sentido, si bien normativamente se haseñalado la oportunidad de la legalización nose ha indicado cuál es el plazo en que debaefectuarse la misma. Al respecto, debemosseñalar que dado que existe un plazo máximode atraso para anotar (incluye impresión) las

operaciones en los libros y/o registros vincu-lados a asuntos tributarios, la AdministraciónTributaria tiene como criterio aplicar dichoplazo también para efectos de la legalización.

En ese sentido, la legalización de los librosy registros se deben realizar considerandolos plazos máximos de atraso permitidopara cada uno de ellos, los mismos que seencuentran contemplados en el Anexo 2 dela Resolución.

b. Proyección de hojas a utilizar En principio, los contribuyentes que opten

por llevar sus libros y registros vinculados aasuntos tributarios en forma computarizada

deben efectuar una adecuada proyeccióndel número de hojas continuas que se vana legalizar de acuerdo a la frecuencia conque planifiquen que vayan a efectuar dichaslegalizaciones, por ejemplo el contribuyenteque recién inicia operaciones puede planifi-car efectuar la legalización de sus Libros yRegistros por todo el ejercicio.

Sobre el particular, consideramos que en lamayoría de los casos resulta poco usual y nomuy conveniente efectuar legalizaciones en

forma mensual, siendo el procedimiento masgeneral la proyección de hojas a legalizar du-rante un ejercicio. No obstante, reiteramos quelos contribuyentes pueden optar por legalizarel número de hojas continuas que estimennecesarias para un tiempo programado.

A efectos de realizar una adecuada proyeccióndel número de hojas continuas necesariaspara cada libro y/o registro se debe tener encuenta, entre otros, los aspectos que se deta-llan en el gráfico de Proyección de Hojas.

El volumen de ope-raciones que rea-liza la empresa deacuerdo a su giro o

actividad.

Elección del papel adecuadopara cada tipo de libro y/oregistro, de acuerdo al nú-mero de columnas que estos

contienen y según el tipo deimpresión realizada.

– Fallas durante la impre-sión.

– Errores del personal encar-gado de la impresión.

– Errores del sistema al mo-mento de la impresión.

Referencia del núme-ro de hojas utilizadasen el ejercicio anteriorcomplementado con los

posibles cambios en lasactividades a desarrollar.

PROYECCIÓN DE HOJAS

Se debe tener en cuenta:


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Resulta importante rei terar que laimpresión debe efectuarse dentro delplazo máximo de atraso, aún más si seconsidera que la proyección de hojas a

utilizar durante un determinado lapsode tiempo, responde a una estimación,por lo que si se produce una variacióno cambio en la estimación se legaliceen forma oportuna y no se incurra encontingencia tributaria.

c. FoliaciónUna vez determinado el número de hojascontinuas a legalizar, se deberá procedera su foliación, vale decir a la numeración

de cada uno de los folios que constará ellibro y/o registro llevado en forma compu-tarizada.

– Numeración del Primer Libro y/o Re-gistroDicha numeración se iniciará indiscuti-blemente en el número uno.

– Numeración de un Segundo Libro y/oRegistro

Dado que no existe regulación, depen-derá del criterio que fije la empresa. Así,algunas empresas mantienen una nume-ración continuada respecto de libros oregistros que correspondan a un mismoejercicio, y para ejercicios diferentessiempre inician la foliación a partir delnúmero 1.

Complementariamente a ello, debeobservarse lo dispuesto en el numeral5.3 del artículo 5º de la Resolución, que

dispone que si existieran hojas sueltaso continuas correspondientes a un libroo registro de una misma denominaciónque no hubieran sido utilizadas para elregistro de las operaciones del ejerciciodel que se trate, podrán emplearse parael registro de las operaciones del ejerci-cio siguiente.

Finalmente debemos indicar que la foliaciónde los libros y/o registros deben constar

únicamente de números, por lo tanto no seaceptan caracteres distintos como letras porejemplo.

d. Proceso de legalización

d.1. Solicitud de legalización Si bien para la legalización de los libros

y/o registros no se requiere mayor trámiteque solicitar la legalización ante un nota-rio, dado que el artículo 116º de la Ley delNotariado señala que dicha solicitud debeser efectuada por parte del interesado o surepresentante, el que acreditará su calidad detal ante el notario, algunas Notarías exigena efectos de realizar la referida autorización,que el contribuyente presente un escritosimple firmado por éste o su representantelegal solicitando dicho servicio.

Un modelo sugerido de dicho escrito seríael siguiente:

“AÑO DE LA CONSOLIDACIÓN ECONÓMICAY SOCIAL DEL PERÚ”

San Borja, 14 de abril del 2010

Señor:JOSE LUIS MURO MUÑIZNotario

Presente.Importadora y Distribuidora CAMIL´S SAC con RUC Nº20250202043, con domicilio fiscal en Av. Monte Alamos1101 - Surco, debidamente representada por el Sr. Eduar-do de la Piedra Guzmán identificado con DNI 06664491,solicita a Ud. de conformidad con la Resolución de Super-intendencia Nº 234-2006/SUNAT publicada el 30.12.2006,la legalización de los libros y registros contables quedetallamos a continuación:

1 Libro Mayor General, del folio 1 al 300.

1 Libro Diario, del folio 1 al 700.

1 Libro Caja, del folio 1 al 500.

1 Libro de Inventarios y Balances, del folio 1 al 200.1 Registro de Inventario Físico y Valorizado, del folio 1al 200.

1 Registro Auxiliar de Control de Bienes del Activo Fijo,del folio 1 al 100.Sin otro particular, quedamos de Ud.

Atentamente,

_________________________________________Importadora y Distribuidora CAMIL´S SAC

Eduardo de la Piedra Guzman Gerente General


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Debe tenerse en cuenta que la legalizacióndebe ser efectuada por los notarios de laprovincia en la que se encuentre ubicado el do-micilio fiscal del deudor tributario, en virtud al

numeral 2.1. del artículo 2º de la Resolución.

d.2. Datos a consignar en la legalización El notario o juez de paz que legalice los libros

y/o registros debe dejar constancia de dichalegalización en la primera hoja del libro y/oregistro, conteniendo los datos siguientes:– Número de legalización asignado por el

notario o juez, según sea el caso.– Nombres y apellidos o denominación o

razón social del contribuyente, según sea

el caso.– Número de RUC.– Denominación del libro o registro.– Número de folios de que consta.– Fecha y lugar en que se otorga la legali-

zación.– Sello y firma del notario o juez, según sea

el caso.

Además, el notario o juez deberá sellar cadauno de las hojas de que consta el libro y/o

registro.

d.3. Legalización del segundo y siguienteslibros

Para la legalización del segundo y siguien-tes libros y registros vinculados a asuntos

tributarios, de una misma denominación, elartículo 4º de la Resolución establece que sedeberá tener en cuenta lo siguiente:

Forma de llevado delExigencia

Libro o Registro

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Utilizando hojas sueltas o Se deberá presentar el último

continuas (Sistema Com- folio legalizado por notario del putarizado) libro o registro anterior.––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Llevados en forma manual Se deberá acreditar que se ha

concluido con el anterior. Dichaacreditación se efectuará con la

presentación del libro o registroanterior concluido o fotocopialegalizada por notario del foliodonde conste la legalización ydel último folio del mencionadolibro o registro.

Sin perjuicio de dicha regulación, es perti-nente tener en consideración que en virtuddel artículo 115º de la Ley del Notariado,aprobada por Decreto Legislativo Nº 1049,corresponde al Notario verificar la conclusión

del libro anterior para cuyo efecto podríarequerir sustentos complementarios, comosería el último folio utilizado en caso nocoincida con el último folio legalizado, si selleva en sistema computarizado.

• Libros y registros manuales incauta-dos

En el caso de libros o registros llevadosen forma manual que hubieran sidoincautados por autoridad competente,

bastará para la legalización del segundoy siguientes libros y registros la presen-tación del documento en el que constela referida diligencia.En este supuesto, como dato adicional acolocar en la legalización, se agregará lafecha de la incautación del libro o registroanterior de la misma denominación y laautoridad que ordenó la diligencia de serel caso.

Adviértase que de producirse, de ser el

caso, la devolución de los libros o regis-tros incautados a que se refiere el párrafoanterior, no podrá realizarse en ellos

Para efectos de la legalización, las pro-vincias de Lima y Callao se considerancomo una "sola provincia".


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anotación alguna debiendo procedersea su cierre inmediato.

• Libros y registros perdidos o destrui-

dos Tratándose de libros y registros perdidoso destruidos por siniestro, asalto u otros,se deberá presentar la comunicaciónefectuada a la SUNAT dispuesta por elartículo 9° de la Resolución.

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––2. Plazos máximos de atraso de los libros y registros

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––La anotación de las operaciones implica asentar

una operación a través del correspondiente registrocontable ya sea en forma manual o computarizada.Un aspecto que resulta sumamente importante de

analizar es el referido a la anotación de las operacio-nes cuando se llevan los libros y/o registros contablesbajo el Sistema de Contabilidad Computarizada, dadoque en función a ello se procede luego a clarificar la

oportunidad en que se debe efectuar la legalizaciónde los libros y registros así como el cumplimiento ono por parte del contribuyente de registrar sus ope-raciones dentro de los plazos máximos de atraso. Enefecto, si bien la anotación implica el ingreso de losregistros al software contable, desde la óptica de laAdministración Tributaria la anotación se asimila alproceso de impresión en las hojas legalizadas. Porende, bajo dicha premisa la legalización y posteriorimpresión debe efectuarse necesariamente dentrodel plazo máximo de atraso, a fin de cumplir con la

exigencia tributaria.

2.1. Plazos máximos de atraso (Anexo 2)

PLAZOS DE ATRASO DE LOS LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOSResolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT

1

2

3

4

5

5-A

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

CÓ- Máximo Acto o circunstancia que

DIGO LIBRO O REGISTRO VINCULADO A ASUNTOS TRIBUTARIOS atraso determina el inicio del plazo permitido para el máximo atraso permitido

LIBRO CAJA Y BANCOS

LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS Deudores tributarios que obtenganrentas de segunda categoría

Deudores tributarios que obtenganrentas de cuarta categoría:

LIBRO DE INVENTARIOS Y Régimen GeneralBALANCES

LIBRO DE RETENCIONES INCISOS E) Y F) DEL ARTÍCULO 34º DE LA LEY DELIMPUESTO A LA RENTA

LIBRO DIARIO

LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO

LIBRO MAYOR

REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS

REGISTRO DE COMPRAS

REGISTRO DE CONSIGNACIONES

REGISTRO DE COSTOS

REGISTRO DE HUÉSPEDES

REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FÍSICAS

REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO

REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS

REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS - ARTÍCULO 23º RESOLUCIÓN DE SUPER-

INTENDENCIA Nº 266-2004/SUNATREGISTRO DEL RÉGIMEN DE PERCEPCIONES

3 meses

10 días hábiles

3 meses (*)

10 días hábiles

3 meses

3 meses

3 meses

3 meses

10 días hábiles

10 días hábiles

3 meses

10 días hábiles

1 mes

3 meses

10 días hábiles

10 días hábiles

10 días hábiles

Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se realiza-ron las operaciones relacionadas con el ingreso o salida del efectivoo equivalente de efectivo.

Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se cobre,se obtenga el ingreso o se haya puesto a disposición la renta

Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se emitael comprobante de pago

Desde el día siguiente del cierre del ejercicio gravable.

Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se realiceel pago.

Desde el primer día hábil del mes siguiente de realizadas las ope-raciones



Desde el día hábil siguiente al cierre del ejercicio gravable.

Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se recep-cione el comprobante de pago respectivo.


Desde el día hábil siguiente al cierre del ejercicio gravable.

Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se emitael comprobante de pago respectivo.

Desde el primer día hábil del mes siguiente de realizadas las opera-ciones relacionadas con la entrada o salida de bienes.

Desde el primer día hábil del mes siguiente de realizadas las opera-ciones relacionadas con la entrada o salida de bienes.

Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se emitael comprobante de pago respectivo.

Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se emita

el comprobante de pago respectivo.Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se emita eldocumento que sustenta las transacciones realizadas con los clientes.


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(*) Si el contribuyente elabora un balance para modificar el coeficiente o porcentaje aplicable al cálculo de los pagos a cuenta del régimen generaldel Impuesto a la Renta, deberá tener registradas las operaciones que los sustenten con un atraso no mayor a dos meses calendario contadosdesde el primer día hábil del mes siguiente a enero o junio, según corresponda.

(1) RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA Nº 021-99/SUNAT (Publicada el 12.02.99) ESTABLECE PROCEDIMIENTOS DE RECUPERACIÓN ANTICIPADA DEL IGVE IPM APLICABLE A CONTRIBUYENTES NO COMPRENDIDOS DENTRO DE LOS ALCANCES DE LAS RESOLUCIONES Nºs. 112-97/SUNAT Y 034-98/SUNAT.

(2) RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA N° 142-2001/SUNAT (Publicada el 27 de diciembre de 2001) ESTABLECEN PROCEDIMIENTO A SEGUIRPOR CONTRIBUYENTES QUE ACTÚEN BAJO LA FORMA DE CONTRATOS DE COLABORACIÓN EMPRESARIAL, PARA ACREDITAR ACOGIMIENTO AL RÉGIMEN DE RECUPERACIÓN ANTICIPADA DEL IGV.

(3) RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA Nº 256-2004/SUNAT (Publicado el 31.10.2004 y vigente a partir del 01.11.2004) ESTABLECEN PROCEDI-MIENTO PARA LA DEVOLUCIÓN DEFINITIVA DEL IGV E IPM A LOS TITULARES DE LA ACTIVIDAD MINERA DURANTE LA FASE DE EXPLORACIÓNQUE ACTÚEN BAJO LA FORMA DE CONTRATOS DE COLABORACIÓN EMPRESARIAL SIN CONTABILIDAD INDEPENDIENTE.

(4) RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA Nº 257-2004/SUNAT (Publicada el 31.10.2004 y vigente a partir del 01.11.2004) ESTABLECEN PROCEDI-MIENTO PARA LA DEVOLUCIÓN DEFINITIVA DEL IGV E IPM A LOS TITULARES DE LA ACTIVIDAD MINERA DURANTE LA FASE DE EXPLORACIÓNNO COMPRENDIDOS EN LA RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA N° 256-2004/SUNAT.

(5) RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA Nº 258-2004/SUNAT (Publicado el 31.10.2004 y vigente a partir del 01.11.2004) ESTABLECEN PROCEDI-MIENTO PARA LA DEVOLUCIÓN DEFINITIVA DEL IGV , IPM E ISC A LAS EMPRESAS QUE REALICEN ACTIVIDADES DE EXPLORACIÓN DE HIDRO-CARBUROS QUE ACTÚEN BAJO LA FORMA DE CONTRATOS DE COLABORACIÓN EMPRESARIAL SIN CONTABILIDAD INDEPENDIENTE.

(6) RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA Nº 259-2004/SUNAT (Publicado el 31.10.2004 y vigente a partir del 01.11.2004) ESTABLECEN PROCEDI-MIENTO PARA LA DEVOLUCIÓN DEFINITIVA DEL IGV, IPM E ISC A LAS EMPRESAS QUE REALICEN ACTIVIDADES DE EXPLORACIÓN DE HIDRO-CARBUROS NO COMPRENDIDAS EN LA RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA N° 258-2004/SUNAT.

2.2 Supuestos específicos En los casos previstos en el numeral 3.2 del

artículo 13º de la Resolución (Fusión, escisión,y demás formas de reorganización de socie-

dades o empresas, cierre o cese definitivo) elplazo máximo de atraso será de tres (3) mesescomputado a partir del día siguiente:a) A la fecha del balance de liquidación.b) Al otorgamiento de la escritura pública de

cancelación de sucursales de empresas uni-personales, sociedades o entidades de cual-quier naturaleza, constituidas en el exterioro de producido el cese de las actividades delas agencias u otros establecimientos perma-

nentes de las mismas empresas, sociedadesy entidades.

c) A la entrada en vigencia de la fusión o esci-sión o demás formas de reorganización de

sociedades o empresas.d) Al cierre o cese definitivo de la empresa.

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––3. Empaste de los Libros y/o Registros lleva-

dos en hojas sueltas o continuas–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

De conformidad con el numeral 5.1 del ar tículo5º de la Resolución los libros y registros vincula-dos a asuntos tributarios que se lleven utilizandohojas sueltas o continuas deberán empastarse (1) ,

17

18

19

20

21

22

23

24

25

CÓ- Máximo Acto o circunstancia que

DIGO LIBRO O REGISTRO VINCULADO A ASUNTOS TRIBUTARIOS atraso determina el inicio del plazo permitido para el máximo atraso permitido

REGISTRO DEL RÉGIMEN DE RETENCIONES

REGISTRO IVAP

REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - ARTÍCULO 8º RESOLUCIÓNDE SUPERINTENDENCIA Nº 022-98/SUNAT

REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PÁRRAFO ARTÍ-CULO 5º RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA Nº 021-99/SUNAT (1)

REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5ºRESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA Nº 142-2001/SUNAT (2)

REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO C) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5ºRESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA Nº 256-2004/SUNAT (3)

REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5ºRESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA Nº 257-2004/SUNAT (4)

REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO C) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO

5º RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA Nº 258-2004/SUNAT (5)

REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PÁRRAFOARTÍCULO 5º RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA Nº 259-2004/SUNAT (6)

10 días hábiles

10 días hábiles

10 días hábiles

10 días hábiles

10 días hábiles

10 días hábiles

10 días hábiles

10 días hábiles

10 días hábiles

DDesde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que serecepcione o emita, según corresponda, el documento que sustentalas transacciones realizadas con los proveedores.

Desde la fecha de ingreso o desde la fecha del retiro de los bienes delMolino, según corresponda.






Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se recep-

cione el comprobante de pago respectivo.Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se recep-cione el comprobante de pago respectivo.

––––––––––––(1) El espiralado o anillado, en nuestra opinión, no calificaría como empastado.


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Por cada ejercicio siempre que elnúmero a empastar sea de 20 a máshojas. Por lo tanto, si no supera po-drá comprender 2 o más ejercicios.

Obligación

4 primeros meses del ejercicio gra-vable siguiente al que corresponden

o siguiente de aquél en que sereunieron 20 hojas.

Plazo

17 Hojas 18 Hojas

SE PUEDE ACUMULAR LOS DOS PERIODOS

Plazo Máximo:30 abril 2011

EMPASTE DE LOS LIBROS Y REGISTROS ENHOJAS SUELTAS O CONTINUAS

Hojasinutilizadas

Se deberán incluir las hojas quehayan sido anuladas dentro dellibro o registro a empastar

Importante

De realizarse en varios tomos,cada uno incluirá como primerapágina una fotocopia del folio quecontenga la legalización del libro oregistro al que corresponde.

Hojas no

utilizadas

Se permite su utilización para elregistro de operaciones del ejercicio

inmediato siguiente.

En este caso el empaste de cadatomo, también debe incluir comoprimera página una fotocopia delfolio que contenga la legalización dellibro o registro al que corresponda.

de ser posible, hasta por un ejercicio gravable. Laobligación señalada en el párrafo anterior no seráde aplicación cuando el número de hojas sueltaso continuas a empastar sea menor a veinte (20),

en cuyo caso el empaste podrá comprender dos(2) o más ejercicios gravables, debiendo incluirselas hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, laanulación se realizará tachándolas o inutilizándolasde manera visible.

Respecto a las hojas inutilizadas o sobrantes, de-berá observarse las disposiciones siguientes:

a) Inutilizadas Pueden producirse errores, fallas de impresión

o cualquier otra situación que inutilice una hoja

previamente legalizada, en estas circunstancias,conforme al último párrafo del numeral 5.3 delartículo 5º de la Resolución, se deberá incluirlas hojas anuladas dentro del periodo quese empastará. Entendiendo que, la anulaciónse realizará tachándolas o inutilizándolas demanera visible.

b) No usadas o sobrantes Conforme con el numeral 5.3 del artículo 5º

de la Resolución, las hojas sueltas o continuas

correspondientes a un libro o registro de unamisma denominación, que no hubieran sidoutilizadas para el registro de operacionesdel ejercicio en que se legalizaron, podránemplearse para el registro de operaciones delejercicio inmediato siguiente. En otras palabras,si un contribuyente hubiera legalizado porejemplo trescientas hojas para su libro Diariodel Ejercicio 2009 y solo utiliza doscientos (200)hojas, ello no significa que necesariamentedeba anular las cien (100) hojas no utilizadas,

toda vez que puede emplearlas para el LibroDiario del Ejercicio 2010. En este caso, de producirse el empaste en

varios tomos, cada uno incluirá como primerapágina una fotocopia del folio que contenga lalegalización del libro o registro al que corres-ponde.

En caso existan hojas sobrantes y no se deseeutilizarlas en el año siguiente, las mismas de-berán ser anuladas e incluidas en el empaste arealizar.

A continuación esquematizamos el procedimientoa seguir:

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––4. Período de conservación de libros y/o

registros

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Según el artículo 5º del Decreto Ley Nº 25988 (24.12.92), modificado posteriormente por la Ley

2009 2010

2009 2010


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Nº 27029, las empresas que no formen parte de laactividad empresarial del Estado, estarán obligadasa conservar los libros, correspondencia y otros docu-mentos relacionados con el desarrollo de su actividad

empresarial, por un periodo que no excederá de cinco(5) años contados a partir de la ocurrencia del hecho ola emisión del documento. Transcurrido dicho plazo, lasempresas podrán disponer de dichos documentos parasu reciclaje o destrucción. No obstante lo anterior, estamisma norma señala que está se aplicará sin perjuiciode las disposiciones referidas a obligaciones en materiatributaria contenidas en el Código Tributario.

Siendo una de las obligaciones de los deudorestributarios, de conformidad con el numeral 7 del ar-tículo 87º del Código Tributario, almacenar, archivary conservar los libros y registros llevados de manera

manual, computarizado o electrónica, así como losdocumentos y antecedentes de las operaciones o situa-ciones que constituyan hechos susceptibles de generarobligaciones tributarias o que estén relacionadas conellas, mientras el tributo no esté prescrito, se deberáconsiderar los plazos de prescripción establecidosen los artículos 43º y siguientes del TUO del CódigoTributario (2).

CÓMPUTO DE LA PRESCRIPCIÓN––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Hechos Jurídicos A partir del primero (1º) de enero siguiente de:

–––––––––�

libros y registros - formatos adecuados al pcge estados financieros (1)

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