libros electronicos

Actualidad Empresarial

Irea Tributaria

I-11N 278 Primera Quincena - Mayo 2013

Autora : C.P.C. Luz Hirache Flores

Ttulo : Registro de compras electrnico (PLE): Archivo TXT (Parte I)

Fuente : Actualidad Empresarial, N 278 - Primera Quincena de Mayo 2013

Ficha Tcnica

Registro de compras electrnico (PLE): Archivo TXT (Parte I)

1. AntecedentesMediante la Resolucin de Superinten-dencia N 286-2009/SUNAT y normas modificatorias, se aprueba el Sistema de llevado de Libros y/o Registros Elec-trnicos vigente desde el 01.01.10, sin embargo, su a liacin a este sistema era voluntaria. Mediante la Resolucin de Superintendencia N 248-2012/SUNAT, se establece la incorporacin a partir del 01.01.13 al Sistema de llevado de Libros y/o Registros Electrnicos a los sujetos designados por la Sunat como Principales Contribuyentes (Pricos).La problemtica en ese momento para los contribuyentes radicaba en el tiem-po de implementacin y adaptacin a este sistema electrnico resultado insu ciente, sobre todo para aquellos que hubieron sido designados Pricos a partir del 29.12.12, debido a que la versin 3.0 del PLE (Programa de libros electrnicos) fue puesta a disposicin a partir del 31.12.12; por cuanto los contribuyentes deban adaptar la infor-macin que remita su software contable a los parmetros del archivo de envo a la Sunat, considerando los plazos de atraso mximo permitido, establecidos en la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT.

Bajo este contexto, la Administracin Tributaria tuvo a bien publicar la Re-solucin de Superintendencia N 008-2013/SUNAT con fecha 12.01.13, con la nalidad de facilitar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la incorporacin al sistema de llevado de libros y registros electrnicos tanto para los contribuyentes que hubieran sido incorporados como Pricos a partir del 29.12.12, como para aquellos que ostentan tal condicin desde antes, mo-di cando convenientemente los plazos mximos de atraso respecto del Registro de Ventas e Ingresos y del Registro de Compras.

En este informe, se pretende desarrollar aspectos cotidianos sobre la elaboracin del archivo TXT para ser remitido a la Sunat mediante el PLE versin 3.0.

Los Pricos designados a partir del 29.12.12, se encuentran obligados a llevar electrnicamente estos registros a partir del 1 de marzo de 2013; por ende, la informacin correspondiente a enero y febrero de 2013 la emitir de manera manual u en hojas sueltas o continuas y dentro de los plazos que establece la

2. Aspectos normativos

2.1. Obligacin de llevar el Registro de

Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT. Debiendo realizar el cierre de estos registros (inutilizando los folios legalizados que no hubiere utilizado).

2.2. Fecha mxima de atraso del Re-gistro de Compras y Registro de Ventas e Ingresos

Ventas e Ingresos y Registro de Compras de manera electrnica

Mes (*) / RUC

Fecha mxima de atraso segn el ltimo dgito del RUC

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Ene.24.05.13 06.06.13 05.06.13 04.06.13 03.06.13 31.05.13 30.05.13 29.05.13 28.05.13 27.05.13

Feb.

Mar.24.06.13 05.07.13 04.07.13 03.07.13 02.07.13 01.07.13 28.06.13 27.06.13 26.06.13 25.06.13

Abr.

May.23.07.13 06.08.13 05.08.13 02.08.13 01.08.13 31.07.13 30.07.13 26.07.13 25.07.13 24.07.13

Jun.

Jul. 23.08.13 06.09.13 05.09.13 04.09.13 03.09.13 02.09.13 29.08.13 28.08.13 27.08.13 26.08.13

Ago. 24.09.13 07.10.13 04.10.13 03.10.13 02.10.13 01.10.13 30.09.13 27.09.13 26.09.13 25.09.13

Sep. 24.10.13 07.11.13 06.11.13 05.11.13 04.11.13 31.10.13 30.10.13 29.10.13 28.10.13 25.10.13

Oct. 25.11.13 06.12.13 05.12.13 04.12.13 03.12.13 02.12.13 29.11.13 28.11.13 27.11.13 26.11.13

Nov. 24.12.13 08.01.14 07.01.14 06.01.14 03.01.14 02.01.14 31.12.13 30.12.13 27.12.13 26.12.13

Dic. 24.01.14 06.02.14 05.02.14 04.02.14 01.02.14 31.01.14 30.01.14 29.01.14 28.01.14 27.01.14

(*) En el caso del Registro de Compras se re ere al mes al que corresponde el registro de operaciones segn las normas de la materia.

En el caso del Registro de Ventas e Ingresos se re ere al mes en que se emite el comprobante de pago respectivo.

Cmo se puede apreciar, del 24 de mayo al 6 de junio vence la fecha de presentacin del Registro de Compras y Registro de Ventas e Ingresos segn el ltimo dgito del RUC, para aquellos obligados a presentar informacin correspondiente a los meses de enero y febrero 2013. Segn el punto 2.1 de este informe, nos referimos a aquellos contribuyentes que hubieran tenido la condicin de Pricos con anterioridad al 29.12.12.

Y del 24 de junio al 5 de julio vence la fecha de presentacin del Registro de Compras y Registro de Ventas e Ingresos segn el ltimo dgito del RUC, corres-

pondiente a los meses de marzo y abril 2013, entindase que en esta fecha ya se incluyen a los Pricos designados el 29.12.12.

3. Estructura del archivo TXT para el Registro de Compras

La estructura de la informacin que debe contener el archivo TXT corresponde a la informacin mnima requerida en el formato 8.1 Registro de Compras establecido mediante la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT, recogida en la Resolucin de Superintendencia N 248-2012/SUNAT segn detalle:

Registro de Ven-tas e Ingresos y Registro de

Compras Electrnicos

A partir del 01.01.13Pricos designados con anterioridad al 29.12.12

Pricos designados a partir del 29.12.12

A partir del 01.03.13

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I

I-12 N 278 Primera Quincena - Mayo 2013

Cam-po Long. Oblig. Descripcin Observaciones

1 8 S Periodo 1. Obligatorio2. Validar formato AAAAMM003. 01 longitud 3. Validar con parmetro tabla 11

4. En caso de no existir, registrar -

7 4 S Ao de emisin de la DUA o DSI

1. Obligatorio2. Si campo 5 = 50 , 52 registrar

nmero mayor a 1981 y menor o igual al ao del periodo informado y al ao del periodo sealado en el campo 1.

3. En caso de campo 5 50 , 52, registrar 0

8 Hasta 20

S

Nmero del comprobante de pago o documento o nmero de orden del formulario fsico o virtual donde conste el pago del impuesto, tratndose de liquidaciones de compra, utilizacin de servicios prestados por no domici-liados u otros, nmero de la DUA, de la DSI, de la Liquidacin de cobranza u otros documentos emitidos por la Sunat que acrediten el crdito scal en la im-portacin de bienes.En caso de optar por ano-tar el importe total de las operaciones diarias que no otorguen derecho a crdito fiscal en forma consolidada, registrar el nmero inicial (2).

1. Obligatorio2. Positivo, de ser numrico

9 Hasta 20 S En caso de optar por ano-tar el importe total de las operaciones diarias que no otorguen derecho a crdito fiscal en forma consolidada, registrar el nmero nal (2).

1. Si campo 5 = 00,03,05,06,07,08,11,12,13,14,15,16,18,19,23,26,28,30,34,35,36,37,55,56,87 y 88, campo 9 debe ser positivo o cero

2. En caso contrario, registrar 0


10 1

S

Tipo de documento de identidad del proveedor

1. Obligatorio, excepto cuando a. campo 5 = 00,03,05,06,07

,08,11,12,13,14,15,16,18,19,22,23,26,28,30,34,35,36,37,55,56,87,88, 91, 97 y 98 o

b. campo 5 = 07, 08, 87, 88, 97, 98 y campo 25 = 03, 12, 13, 14 y 36 en cuyos casos ser opcional.

2. Validar con parmetro tabla 23. En caso de no existir, registrar 0

11 Hasta 15

S

Nmero de RUC del proveedor o nmero de documento de identidad, segn corresponda.


,08,11,12,13,14,15,16,18,19,22,23,26,28,30,34,35,36,37,55,56,87,88, 91, 97 y 98 o

b. campo 5 = 07, 08, 87, 88, 97, 98 y campo 25 = 03, 12, 13, 14 y 36 en cuyos casos ser opcional

2. Aplicar Regla General (tipo y nro. doc.)


12 Hasta 60

S

Apellidos y nombres, de-nominacin o razn social del proveedor. En caso de personas naturales se debe consignar los datos en el siguiente orden: apellido paterno, ape-llido materno y nombre completo.


,08,11,12,13,14,15,16,18,19,22,23,26,28,30,34,35,36,37,55,56,87,88, 91, 97 y 98 o

b. campo 5 = 07, 08, 87, 88, 97, 98 y campo 25 = 03, 12, 13, 14 y 36 en cuyos casos ser opcional


13 Hasta 12 enteros y 2 decimales, sin comas de miles

S Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crdito scal y/o saldo a favor por exportacin, destinadas exclusivamente a opera-ciones gravadas y/o de exportacin

1. Obligatorio2. Si no existe, registrar 0.003. Acepta negativos solo si campo 5

= 07 o 87 o 97


S Monto del Impuesto Ge-neral a las Ventas y/o Impuesto de Promocin Municipal


= 07 o 87 o 974. Impuesto que corresponde a la

adquisicin registrada conforme lo dispuesto en el campo 13.


S Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crdito scal y/o saldo a favor por exportacin, destinadas a operaciones gravadas y/o de exportacin y a operaciones no gravadas


= 07 o 87 o 97







S Base imponible de las adquisiciones gravadas que no dan derecho a crdito scal y/o saldo a favor por exportacin, por no estar destinadas a operaciones gravadas y/o de exportacin.


= 07 o 87 o 97







S Valor de las adquisiciones no gravadas


= 07 o 87 o 97


S Monto del Impuesto Se-lectivo al Consumo en los casos en que el sujeto pueda utilizarlo como deduccin.


= 07 o 87 o 97

Actualidad y Aplicacin Prctica

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I-13N 278 Primera Quincena - Mayo 2013



S Otros tributos y cargos que no formen parte de la base imponible.

1. Obligatorio2. Si no existe, registrar 0.00


S Importe total de las ad-quisiciones registradas segn comprobante de pago.

1. Obligatorio2. Si no existe, registrar 0.00

23 1 entero y 3 deci-

males

S Tipo de cambio (3). 1. Obligatorio2. #.###3. Positivo4. Si no existe registrar 0.000

24 10

S

Fecha de emisin del comprobante de pago que se modi ca (4).

1. Obligatorio 2. Si campo 5 = 07 o 08 o 87 o

88 o 97 o 98, campo 24 default (01/01/0001)

3. En caso contrario, en el campo 24 registrar fecha default (01/01/0001)

4. Menor o igual al periodo informa-do

5. Menor o igual al periodo sealado en el campo 1.

25 2 S Tipo de comprobante de pago que se modi ca (4).

1. Obligatorio2. Validar con parmetro tabla 103. Si campo 5 = 07 o 08 o 87 o

88 o 97 o 98, campo 25 00

4. En caso contrario campo 25 = 00

26 Hasta 20 S Nmero de serie del com-probante de pago que se modi ca (4).

1. Obligatorio2. En caso de no existir o no ser apli-

cable de acuerdo a la normativa vigente registrar -

27 Hasta 20 S Nmero del comprobante de pago que se modi- ca (4).

1. Obligatorio 2. Positivo, de ser numrico3. Si campo 5 = 07 o 08 o 87 o

88 o 97 o 98 => campo 27 -

4. En caso contrario registrar -

28 Hasta 20 S Nmero del comproban-te de pago emitido por sujeto no domiciliado (5).

1. Obligatorio 2. Positivo, de ser numrico3. Si campo 5 = 91 o 97 o 98

=> campo 28 -4. En caso contrario registrar -

29 10 S Fecha de emisin de la Constancia de Depsito de Detraccin (6)

1. Obligatorio si campo 30 02. En caso contrario, en el cam-

po 29 registrar fecha default (01/01/0001)

3. Menor o igual al mes siguiente del periodo informado

4. Menor o igual al mes siguiente del periodo sealado en el campo 1.

30 Hasta 20 S Nmero de la Constancia de Depsito de Detrac-cin (6)

1. Obligatorio si campo 29 01/01/0001

2. Positivo, de ser numrico3. Si no existe registrar 0

31 1 S Marca del comprobante de pago sujeto a retencin

1. Obligatorio 2. Si identi ca el comprobante sujeto

a retencin consignar 1, caso contrario 0

32 1 S Estado que identi ca la oportunidad de la ano-tacin o indicacin si esta corresponde a un ajuste.

1. Obligatorio2. Registrar 1 cuando se anota el

comprobante de pago o docu-mento en el periodo que se emiti o que se pag el impuesto, segn corresponda.

3. Registrar 6 cuando la fecha de emisin del comprobante de pago o de pago del impuesto, por operaciones que otorguen derecho a crdito scal, es anterior al periodo de anotacin y esta se produce dentro de los doce meses siguientes a la emisin o pago del impuesto, segn corresponda.

4. Registrar 7 cuando la fecha de emisin del comprobante de pago o pago del impuesto, por operaciones que otorgaban de-recho a crdito scal, es anterior al periodo de anotacin y esta se produce luego de los doce meses siguientes a la emisin o pago del impuesto, segn corresponda.

5. Registrar 9 cuando se realice un ajuste o recti cacin en la ano-tacin de la informacin de una operacin registrada en un periodo anterior.

33 al 64

Hasta 200 No Campos de libre utili-zacin.

1. En caso de no tener la necesidad de utilizarlos, no incluya ni la informacin ni los palotes.

Notas:(1) Sealar la fecha correspondiente, de acuerdo a lo establecido en el literal b) del inciso II del

numeral 1 del artculo 10 del Reglamento de la Ley del Impuesto General a las Ventas e Impuesto Selectivo al Consumo, aprobado por Decreto Supremo N 029-94-EF, publicado el 29.03.94 y normas modi catorias.

(2) En caso la anotacin corresponda a un ajuste respecto de operaciones registradas antes del 10.07.11 y siempre que por las mencionadas operaciones se lleve un sistema de control computarizado que mantenga la informacin detallada y que permita efectuar la veri cacin individual de cada documento.

(3) Utilizado conforme lo dispuesto en las normas sobre la materia.(4) Tratndose de notas de crdito, el monto del ajuste de la base imponible y/o del impuesto

o valor, segn corresponda, sealados en los referidos documentos, se consignarn, respec-tivamente, en las columnas utilizadas para registrar los datos vinculados a las adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportacin; adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportacin y a operaciones no gravadas y adqui-siciones gravadas destinadas a operaciones no gravadas.

Tratndose de notas de dbito, el monto de la base imponible y/o impuesto o valor, segn corresponda, sealados en los referidos documentos se consignarn, respectivamente, en las columnas indicadas en el prrafo anterior.

(5) Solo para el caso de utilizacin de servicios o adquisiciones de intangibles provenientes del exterior, cuando corresponda. En estos casos se deber registrar la base imponible co-rrespondiente al monto del impuesto pagado y el referido impuesto. Dicha informacin se consignar, segn corresponda, en las columnas utilizadas para sealar los datos vinculados a las adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportacin; adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportacin y a operaciones no gravadas y adquisiciones gravadas destinadas a operaciones no gravadas.

(6) Slo para los casos de detracciones. Es optativo el llenado cuando exista un sistema de enlace que mantenga dicha informacin y se pueda identi car los comprobantes de pago respecto de los cuales se efectu el depsito.

Siendo que para remitir los archivos TXT mediante el Programa de libros electrnicos - PLE, debe pasar por la validacin de la estructura establecida para el archivo de texto, cuyos campos deben separarse utilizando el carcter |1. Para ello debemos tener en consideracin las siguientes reglas:

N Aspecto solicitado Regla

1 Monto negativo Consignar el formato - #.##

2 Texto No debe contener el carcter |

3 Fecha Debe ser menor o igual al periodo informado

4 Default de textoDe NO haber informacin, consignar el carcter guin -

5 Default de monto De NO haber informacin, consignar 0.00

6 Default de cantidad De NO haber informacin, consignar 0

7 Default de fecha De NO haber informacin, consignar 01/01/0001

Las reglas a considerar para el tipo y nmero de documento sern:

N Descripcin LO T L M0 Otros 15 A V -

1 Libreta electoral o DNI 8 N F -

4 Carn de extranjera 12 A V -

6 Reg. nico de Contribuyentes 11 N F M

7 Pasaporte 12 A V -

A Cdula diplomtica 15 N F -

Donde:LO = Longitud (cantidad de caracteres)T = Tipo, puede ser A: Alfanumrico (solo letras y nmeros) o N: NumricoL = Tipo de Longitud, puede ser F: Fija o V: VariableM = Mdulo 11, puede ser M: Aplica o - : No Aplica

4. Nomenclatura o denominacin del archivo TXTLa nomenclatura o denominacin del archivo TXT, correspon-diente al registro de compras ser como sigue:

LE 20301459746 20130100 080100 00 1 1 1 1.TXT

a b c d e f g h i

La misma que representa la siguiente informacin:

Carcter Longitud Descripcin

a 2 dgitos Identi cacin de Libro Electrnico, para todo los casos, ser las letras en mayscula LE.

b 11 dgitos RUC del deudor tributario

1 Conocido como pipe o palote.

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I-14 N 278 Primera Quincena - Mayo 2013

Carcter Longitud Descripcin

c 8 dgitos Periodo del libro electrnico, se expresa como AAAAMMDD. Tratndose de un libro de periodicidad mensual, los dgitos referidos a los das se expresan como 00 Ejemplo: 20130200 (febrero).

d 6 dgitos Identi cador del libro2, tratndose del Registro de Compras su cdigo es 8.1, el mismo que se expresa como: 080100

e 2 dgitos Cdigo de oportunidad de presentacin del EE.FF., aplica solo para el Libro de Inventarios y Balances; de tratarse de otros libros se consigna 00

f 1 dgito Indicador de operaciones, segn la situacin de la entidad se consignar:1 (empresa o entidad operativa)2 (Cierre del libro no obligado a llevarlo)0 (Cierre de operaciones baja de inscripcin en el RUC)

g 1 dgito Indicador del contenido del registro o libro, se con-signar:1 - Con informacin0 - Sin informacin

h 1 dgito Indicador de la moneda utilizada, se consignar:1 Nuevos soles2 US dlares

i 1 dgito Indicador del libro electrnico generado por el PLE, siempre se consignar 1.

Aplicacin prctica

La empresa Moda y Sueos S.A.C, con RUC 20723290538, est-dedicada a la comercializacin de prendas de vestir y accesorios. La entidad va a elaborar el registro de compras del mes de enero 2013, para ello cuenta con la siguiente documentacin a imputar:2

a) FC-001-0010208 emitida el 26.12.12, del proveedor Ca-rrillo ngeles Wilfredo, por S/.16 (incluye IGV). El gasto por compra de suministros de o cina fue provisionado en el ejercicio 2012 por libro diario.

2 Ver anexo 2 Estructuras e informacin de los libros y registros electrnicos de la R.S. N 248-2012/SUNAT

b) Invoice N 2012609, emitido el 28.12.12, por proveedor no domiciliado Machine Coorp., por compra de mercaderas cuyo costo es de $26,310. Incoterm pactado FOB, fecha de embarque 28.12.12, documento recepcionado en enero.

c) DUA N 118-2013-10-000158-00 por el pago de aranceles de importacin emitida y cancelada el 02.01.13; Valor CIF $26,744.94 IPM $535, IGV $4,279, Tasa de Despacho $34.

d) FC 002-0085291 del 07.01.13 emitido por Bonavista S.A.C. por S/.60 ms IGV, por compra de suministros de limpieza.

e) BV 001-004102 del 08.01.13 emitido por Target EIRL por $60, compra de accesorio informtico.

f) FC 001-001520 del 15.01.13 emitido por Alyka S.R.L. por S/.1,500 ms IGV, compra de mercaderas.

g) FC 001-003580 del 18.01.13 emitido por Fuci Colleccion S.A. por S/.15,800 ms IGV, por compra de mercaderas.

h) FC 001-002255 del 20.01.13 emitido por Xhikas S.R.L. por S/.5,800 ms IGV, por compra de mercaderas.

i) TK 0029-000147 del 21.01.13 emitido por Hipermercados Metro S.A., por S/.20.98 ms IGV, compra de luminarias para vitrinas de exhibicin.

j) TK 0749-0055810 del 23.01.13 emitido por Tai Loy por S/.20.18 ms IGV, compra de suministros de o cina.

k) TK 108-2902 del 29.01.13 emitido por Hipermercados Metro S.A., por S/.33.30 ms IGV, por compra de suministros de limpieza.

Con esta informacin se pide elaborar lo siguiente:

a. Registro de Compras, segn formato 8.1 (R.S. N 234-2006/SUNAT)

b. Archivo TXT del Registro de Compras electrnico (R.S. N 248-2012/SUNAT)

c. Validar archivo TXT

Solucin:a. Registro de Compras (Formato 8.1):

Actualidad y Aplicacin Prctica

b. Elaboracin del archivo TXT del Registro de Compras elec-trnico (R.S. N 248-2012/SUNAT):

Siendo que muchos software contables generan sus reportes en Excel, podemos elaborar la estructura del archivo TXT, utilizando frmulas para trasladar la informacin en el formato requerido.

Paso N 1: Trasladar informacin en cada campo mediante la frmula: TEXTO (valor, formato), la cual devuelve la informacin de una celda en formato texto, considerando el formato de la celda origen.

Continuar en la siguiente edicin.

Registro de ComprasModa y Sueos S.A.C.Perodo: Enero 2013RUC: 20723290538

N Reg. op.

Fecha emisin

Fecha de ven-cimiento

Comprobante de pago Informacin del proveedor Adquisiciones gravadas destinadas

a operaciones gravadas y/o export.

Adqui-siciones gravadas

destinadas

Valor de las adqui-sicionesno grav.

otros tributos y

cargos

ISC Otros tributos y cargos

Importetotal

Tipo de-

cam-bio Tipo

N de

serie

Ao de emis.de la

DUA o DSI

Nmero

Documento de identidad

Apellidos y nombres,

denominacin o razn socialTipo Nmero Base im-ponible IGV

Base imp. IGV

0001 26/12/12 02/01/13 01 001 0010208 6 10081385187 Carrillo Angeles Wilfredo

13.56 2.44 16.00

0002 28/12/12 04/01/13 91 2012609 0 99999999999 Machine Coorp 0.00 67,116.81 67,116.81 2.5510003 02/01/13 02/01/13 52 118 2013 000158 6 20131312955 Superint. Nacional

de Aduanas y de Admin. Tributaria - SUNAT

68,172.85 12,271.11 86.67 (68,172.85) 12,357.78 2.549

0004 07/01/13 14/01/13 01 002 0085291 6 20193681655 Bonavista S.A.C. 60.00 10.80 70.80 0005 08/01/13 08/01/13 03 001 0004102 6 20522166562 Target Computers

Importac. EIRL 0.00 152.82 152.82 2.547

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Metro S.A.20.98 3.78 24.76

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Metro S.A.33.30 5.99 39.29

Total 91,420.87 16,455.75 0.00 0.00 67,356.30 0.00 (68,172.85) 107,060.07

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