Libros electrónicos

El Decreto 805 del 24 de abril del 2013 reglamentó, entre otras, la inscripción en el registro

mercantil de los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas

de socios. Allí se definen los libros de comercio en medio electrónico como aquellos en forma

de mensaje de datos en los cuales los comerciantes registran sus operaciones mercantiles.

Dichos libros pueden llevarse en archivos electrónicos y para su inscripción se deben cumplir, entre otros, los siguientes requisitos: a) inclusión de un mecanismo de firma digital o electrónica, a elección del comerciante, en el archivo electrónico enviado para registro; b) firma digital o electrónica por parte de la Cámara de Comercio.

Aunque existe libertad de firmar electrónica o digitalmente, el comerciante no tendrá opción de escoger el tipo de firma digital que prefiera porque el artículo 5º dice que cuando este firme digitalmente “deberá hacerlo mediante uso de un certificado digital emitido por una entidad de certificación digital autorizada o acreditada en Colombia”. En otras palabras, el comerciante que opte por utilizar este tipo de identificación solo podrá emplear la firma digital certificada, acudiendo, a las entidades de certificación.

Procedimiento para efectuar registro de libros de comercio en medios electrónicos

El representante legal deberá solicitar de manera expresa ante la Cámara de Comercio correspondiente a su domicilio, indicando una dirección de correo electrónico a la cual se le puedan remitir las inscripciones efectuadas y aceptando los términos y condiciones por ella establecidas para el efecto.

Una vez recibida la solicitud de inscripción de los libros registrables, por parte del interesado, la Cámara de Comercio correspondiente deberá efectuar una inscripción por cada uno de los libros en el Libro respectivo del registro de que se trate, debiendo devolver al solicitante el archivo electrónico al correo electrónico que tenga reportado el comerciante o inscrito. Para ello, la Cámara de Comercio deberá firmarlo digital o electrónicamente, dejando constancia electrónica de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo, por cualquier medio tecnológico disponible.

Pasos para realizar la inscripción de libros electrónicos y sus anotaciones:

*Ingresar a la página web de la Cámara de Comercio de Manizales por Caldas www.ccmpc.org.co, dar clic en la opción Servicios:

*Dar clic en la opción Servicios en Línea:

*Dar clic en la opción Inscripción de libros electrónicos:

*Identificarse en nuestro sistema de información si previamente se ha registrado para acceder a nuestros servicios virtuales, digitando correo electrónico, identificación y clave:

*Si aún no está inscrito (registrado), por favor seleccione la organización en la cual desea registrarse y oprima el botón "REGISTRARSE" para realizar su solicitud de registro:

*Dar clic en consulta de expedientes:

*Consultar el expediente a radicarle los libros electrónicos. Por favor indique el contenido a buscar en el criterio que desee ya sea por número de matrícula, nombre, palabras, identificación (en el caso de ser NIT el digito de Verificación va sin el guión) y continuar.

*Se selecciona el expediente de interés:

*A través de la barra de menú, se ingresa a Operaciones Mercantil/ESADL y se selecciona

la opción Solicitud Registro de Libros Electrónicos y siguiente:

*Leer las instrucciones y darle entiendo y continuar:

*Darle clic en Seleccione una transacción a incluir:

*Seleccionar de la lista de transacciones la opción de Libros de comercio:

*Seleccionar apertura de libros electrónicos de acuerdo con el tipo de entidad:

*Completar la información para la radicación y continuar:

*Se despliegan los datos del expediente afectado y el documento que se va a radicar.

*A continuación se muestran las transacciones/actos que se ha indicado para radicar, en este

caso la inscripción del libro electrónico para Actas de Asamblea de Accionistas, en el caso de

solicitar el registro de otro libro darle clic en Seleccione una transacción a incluir-continuar:

*Pantalla final de radicación de documentos:

*Clic en firmar electrónicamente:

Nota:

En el caso que no se tenga la firma electrónica surtir el proceso para adquirir la clave

siguiendo los pasos que se encuentran en nuestra página web en servicios, en línea, paso a

paso asignación clave segura para transacciones virtuales.

*Clic en continuar:

*Firmado electrónico de trámites:

*Indicar los datos de quien firmará el trámite y continuar:

*Confirmar el firmado electrónico y firmar:

*Continuar con los pasos del pago electrónico, digitando los datos del pagador y pago. Por

último, con el soporte del pago, podrá descargar el recibo de pago y el sobre digital firmado

electrónicamente.

*Con el código que le genere la transacción y pago, podrá hacer seguimiento a su trámite a

través de nuestra página web, link en servicios, en línea, consulta estado de trámites.