Nombre: REGLAMENTO DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO ESPECÍFICAS DE LA COMISIÓN EJECUTIVA PORTUARIA AUTÓNOMA

Materia: Derecho Administrativo Categoría: Reglamento Origen: INSTITUCIÓN AUTÓNOMA Estado: VigenteNaturaleza : Decreto de Corte de CuentasNº: 57 Fecha:19/04/2006D. Oficial: 102 Tomo: 371 Publicación DO: 05/06/2006Reformas: S/RComentarios: Las presentes Normas Técnicas de Control Interno Especificas para la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma (CEPA), son de carácter general, aplicables a las empresas que integran la Comisión y por normas específicas, destinadas a normar o regular operaciones determinadas de las empresas Aeropuerto Internacional El Salvador, Aeropuerto de Ilopango, Puerto de Acajutla, Ferrocarriles Nacionales de El Salvador y otras que posteriormente pudieren integrar.

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Contenido; DECRETO No. 57.

EL PRESIDENTE DE LA CORTE DE CUENTAS DE LA REPÚBLICA,

CONSIDERANDO: I. Que mediante Decreto No. 4 de fecha 14 de septiembre del 2004, esta Corte emitió las Normas Técnicas de Control Interno (NTCI).

II. Que según el artículo 39 del referido Decreto, cada entidad del Sector Público presentaría a esta Corte un proyecto de Normas Técnicas de Control Interno Específicas, a efecto de que sea parte del Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas que emita la Corte de Cuentas de la República para cada institución.

POR TANTO:

En uso de las facultades conferidas por el artículo 195, numeral 6 de la Constitución de la República de El Salvador y artículo 5 numeral 2, literal a, de la Ley de la Corte de Cuentas de la República,

DECRETA el siguiente

REGLAMENTO DE NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO ESPECÍFICAS

DE LA COMISIÓN EJECUTIVA PORTUARIA AUTÓNOMA

CAPITULO PRELIMINAR

Ámbito de Aplicación

Art. 1.- Las presentes Normas de Control Interno Específicas para la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma (CEPA), están integradas por normas de carácter general, las cuales son aplicables a las empresas que integran la Comisión, y por normas específicas, destinadas a normar o regular operaciones determinadas de las empresas Aeropuerto Internacional El Salvador, Aeropuerto de Ilopango, Puerto de Acajutla, Ferrocarriles Nacionales de El Salvador (FENADESAL), y otras que posteriormente se pudieren integrar. Las normas están fundamentadas en el Decreto No. 4 emitido por la Corte de Cuentas de la República, el 14 de septiembre de 2004.

Definición del Sistema de Control Interno.

Art. 2.- CEPA entenderá por Sistema de Control Interno, el conjunto de procesos continuos e interrelacionados, realizados por la Junta Directiva, Presidente, Gerente General, Gerentes de empresa, Gerentes de Áreas y demás funcionarios y empleados, diseñados para proporcionar seguridad razonable en la consecución de los objetivos, los cuales estarán referidos a la efectividad y eficiencia en las operaciones, confiabilidad en la información financiera y cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.

Objetivos del Sistema de Control Interno

Art. 3.-

a. Lograr eficiencia, efectividad y eficacia en las operaciones con los recursos de la Comisión,

b. Obtener confiabilidad y oportunidad de la información, y

c. Cumplir con leyes, reglamentos, disposiciones administrativas y otras regulaciones aplicables.

Componentes Orgánicos del Sistema de Control Interno

Art. 4.- Los componente orgánicos del sistema de control interno para CEPA son: Ambiente de Control; Valoración de Riesgos; Actividades de Control; Información y Comunicación; y Monitoreo.

Responsables del Sistema de Control Interno

Art. 5.- La responsabilidad por el diseño, implantación, evaluación y perfeccionamiento del sistema de control interno, corresponde a la Junta Directiva, Presidencia, Gerencia General, niveles gerenciales y demás jefaturas en el área de su competencia institucional.

Corresponde a los empleados realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo cumplimiento.

Art. 6.- Cada Unidad Administrativa o Empresa Operativa de CEPA, deberá conocer y aplicar las leyes, reglamentos, procedimientos y normas nacionales e internacionales, necesarias para el normal funcionamiento de los procesos internos o desempeño de sus actividades directas.

CAPÍTULO I

NORMAS RELATIVAS AL AMBIENTE DE CONTROL

Integridad y Valores Éticos

Art. 7.- Junta Directiva, Presidencia, Gerencia General y demás funcionarios y empleados de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma (CEPA), deberán mantener una conducta acorde a lo establecido en el Código de Ética, el cual deberá ser difundido e internalizado oportuna y periódicamente a todo el personal.

Compromiso con la Competencia

Art. 8.- Cada puesto de trabajo deberá ser ocupado por personal que posea las competencias necesarias, en formación profesional y experiencia, que aseguren el cumplimiento de los requisitos y funciones descritas en los Manuales de Descripción de Puestos vigentes en Oficina Central y en cada Empresa de la Comisión.

Art. 9.- La Presidencia, Gerencia General, los Gerentes y Jefes de las diferentes unidades, departamentos y secciones juntamente con la Unidad de Desarrollo del Recurso Humano, deberán mejorar el nivel de aptitud e idoneidad del personal, a través de la gestión de capacitaciones que permitan el mejor desempeño del mismo.

Estilo de Gestión

Art. 10.- Todo funcionario que tenga personal bajo su dirección, deberá ejercer un liderazgo efectivo de acuerdo a las circunstancias, de tal manera que pueda influir en la conducta de los demás, con el propósito de cumplir con los objetivos y metas institucionales; debiendo ser agente de cambio, innovador, proactivo, motivador, capacitador y tomador de decisiones; y en el desempeño de sus funciones, estará sujeto a evaluaciones de su gestión.

Estructura Organizacional

Art. 11.- Los Gerentes de las Empresas: Aeropuerto Internacional El Salvador, Puerto de Acajutla, Ferrocarriles Nacionales de El Salvador, tendrán la obligación de evaluar bianualmente o cuando los objetivos organizacionales experimenten cambios, la funcionalidad de las respectivas estructuras organizativas de las empresas que coordinan.

Art. 12.- Será potestad de la Junta Directiva de CEPA, la aprobación de la estructura organizativa general de la Comisión y particulares de cada empresa integrante de CEPA.

También será facultad de la Junta Directiva, autorizar cambios en la estructura organizativa de las empresas. Si los Gerentes de las Empresas y Oficina Central consideran viables y necesarios ajustes a la estructura organizativa, deberán en primera instancia exponer y justificar la razón de los cambios ante la Gerencia General, quien en coordinación con la Unidad de Apoyo Técnico, analizará y evaluará la situación expuesta, para ser planteada ante Junta Directiva.

Art. 13.- Ninguna Gerencia o Jefatura de Unidad, estará autorizada a crear unidades organizativas fuera de lo prescrito en la norma anterior, y será nulo de pleno derecho el

nombramiento de personal para estas unidades. Las repercusiones económicas que pueda tener el incumplimiento de lo establecido, será de total responsabilidad de la Gerencia o Jefatura correspondiente.

Definición de Áreas de Autoridad, Responsabilidad y Relaciones de Jerarquía

Art. 14.- La estructura y reestructuraciones organizativas aprobadas por Junta Directiva, deberán estar sustentadas en Manuales de Organización debidamente aprobados y divulgados en todos los niveles, los cuales definirán claramente los niveles jerárquicos establecidos, los canales de comunicación y delegación de autoridad, la naturaleza de la unidad emergente, la dependencia jerárquica, el ámbito de control o supervisión, los objetivos y las funciones de la unidad.

Art. 15.- Una vez que Junta Directiva autorice las reestructuraciones de la organización, los Manuales de Organización, automáticamente se considerarán oficializados y será la Gerencia General quien rubrique y de fe de la validez de tales documentos, citando el Punto de Acta respectivo.

Los Gerentes y demás jefaturas, deberán cumplir lo establecido en los Manuales de Organización.

Art. 16.- La Unidad de Apoyo Técnico, tendrá la obligación de divulgar, en todo o por partes, los Manuales de Organización que sustenten los cambios en la estructura organizativa, de las empresas u oficina central, especialmente entre aquellas unidades, que participan en procesos que directa o indirectamente se verán afectados por los cambios estructurales.

Art. 17.- Si a pesar de las líneas de unidad de mando que establezcan los Manuales de Organización que se elaboren y divulguen, se dieren casos de expedición de órdenes superpuestas o contradictorias que obstruyan la acción de determinadas jefaturas o empleados y causen confusión por la dualidad de mando, las jefaturas dependientes o los empleados afectados, deberán presentar el caso, a la Jefatura inmediata superior. Si la dualidad de mando persistiera, el jefe o el empleado afectado, conjunta o separadamente, deberán plantear el caso a la Gerencia General, para corregir tal desviación administrativa.

Art. 18.- Se asume el principio administrativo de "autoridad delegada, responsabilidad compartida", en los casos de facultación por parte de Junta Directiva, Presidencia, Gerentes o Jefaturas de Departamento y Unidad, para que el personal subalterno pueda realizar determinadas actividades. En la medida de lo posible las instrucciones para delimitar alcances de competencias en y hacia los subalternos deberán ser por escrito y si la facultación fuere recurrente, se deberán establecer tablas decisionales, para delimitar los alcances y limitaciones de las competencias delegadas. La Unidad de Apoyo Técnico deberá capacitar en esta técnica de la facultación o empowerment.

Unidad de Auditoría Interna.

Art. 19.- Será responsabilidad de la Unidad de Auditoría Interna, la verificación del funcionamiento integrado de los cinco componentes de control interno e informar a la Junta Directiva, al Presidente y Gerente General, sobre cualquier observación o recomendación que deba aplicarse para el funcionamiento óptimo del Sistema.

Dependerá jerárquicamente de Junta Directiva y para efectos administrativos tendrá relación directa con la Presidencia y Gerencia General.

Las actividades Generales a desarrollar y los procedimientos a seguir estarán contenidos en el Manual de Auditoría Interna de la Unidad.

El trabajo será ejecutado conforme a los criterios establecidos en la Ley de la Corte de Cuentas de la República, Normas de Auditoría Gubernamental, Manual de Auditoría Interna y demás normativa aplicable en las circunstancias.

CAPÍTULO II

NORMAS RELATIVAS A LA VALORACIÓN DE RIESGOS

Definición de Objetivos Institucionales

Art. 20.- La Junta Directiva de CEPA, aprobará para cada período presidencial, los Objetivos y Metas estratégicas mediante un Plan Estratégico Institucional, que responda en forma directa a las acciones y políticas establecidas en el Plan de Gobierno quinquenal, u otros documentos de estudio y análisis que surjan al momento de revisar la visión y misión correspondientes.

Art. 21.- Los Planes Operativos Anuales de Oficina Central, Puerto de Acajutla, Aeropuerto Internacional El Salvador, FENADESAL, y otras unidades operativas que surgieren, contendrán sus propios objetivos y metas que también contribuirán en el logro de los objetivos macro institucionales, así como, los indicadores de resultado o gestión que permita la evaluación de los mismos.

Planificación Participativa

Art. 22.- La Unidad de Apoyo Técnico a través del área de Planificación, emitirá oportunamente los lineamientos para la elaboración de los Planes Anuales de Trabajo y brindará asistencia técnica para que éstos sean coherentes y congruentes con los objetivos y metas institucionales del quinquenio.

Art. 23.- El área de Planificación de la Unidad de Apoyo Técnico, en coordinación con los Gerentes de Empresa, Directores de Proyectos y la Unidad de Ingeniería, será la responsable de la integración del Plan Anual de Trabajo Institucional y del Plan Annal de Inversión y Preinversión Real.

Art. 24.- Los planes que forman parte del Proyecto de Presupuesto Anual Institucional: Dirección y Administración Institucional, Presupuesto de Personal, Producción, Comercialización, Deuda Pública, Preinversión, e Inversión Real, etc., deberán ser elaborados por las Áreas y Unidades correspondientes, previendo los riesgos y acciones estratégicas, que permitan el cumplimiento de los objetivos y metas, considerando que su formulación se realiza con seis meses de anticipación a su ejecución.

Art. 25.- La consolidación del Plan de Dirección y Administración Institucional y la formulación de los Planes Anuales de Inversión y Preinversión Real, estarán a cargo del área de Planificación de la Unidad de Apoyo Técnico. En ambos casos, se seguirán los procedimientos establecidos en el instructivo y formularios correspondientes, emitidos por la Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Hacienda, así como también por lineamientos e instrucciones específicas de la Unidad Financiera Institucional.

Art. 26.- La Unidad Financiera Institucional divulgará entre las diferentes gerencias, departamentos y unidades de CEPA, el Proyecto de Presupuesto Anual Institucional aprobado por la Junta Directiva de CEPA y Asamblea Legislativa.

Art. 27.- El área de Planificación de la Unidad de Apoyo Técnico, con el soporte de Gerentes de Empresas, Directores de Proyectos, y Unidad de Ingeniería, será la responsable del seguimiento de la programación mensual física y financiera de los proyectos de Pre-Inversión e

Inversión Real, así como la de elaborar y mantener actualizado el Programa de Inversión Pública Quinquenal Institucional, para lo cual definirá y divulgará los lineamientos específicos.

Las empresas, gerencias, unidades operativas y administrativas de CEPA, deberán atender con diligencia y prontitud, las demandas de información técnica que realice el área de Planificación, sobre los proyectos y acciones estratégicas en ejecución.

Identificación de Riesgos

Art. 28.- Junta Directiva, Presidencia, Gerencia General, los Gerentes de Empresa, Gerencias de Área y demás unidades, deberán identificar los factores de riesgo, es decir aquellos eventos relevantes de origen interno y externo, que de llegar a producirse, pueden impedir u obstaculizar el logro de los objetivos, metas y/o proyectos de cada unidad y deberán ser parte integrante de los Planes de Trabajo.

Análisis de Riesgos Identificados

Art. 29.- Cada Gerencia de Empresa, Gerencia de Área y demás unidades, al formular cada Plan o Proyecto deberán incluir una estimación de la probabilidad de ocurrencia de riesgos y el costo de la pérdida derivada, priorizando la atención a los factores de riesgo de mayor ocurrencia e impacto.

Gestión de Riesgos

Art. 30.- Cada Gerencia de Empresa, Gerencia de Área y demás unidades, una vez analicen la probabilidad de ocurrencia y el impacto, deberán decidir las acciones que se tomarán para minimizar los niveles de riesgo; además deberán establecer procedimientos para el seguimiento a la implementación de dichas acciones y ayuden a conocer la efectividad de las acciones tomadas.

CAPÍTULO III

NORMAS RELATIVAS A LAS ACTIVIDADES DE CONTROL

Documentación, Actualización y Divulgación de Políticas y Procedimientos

Art. 31.- La Presidencia, Gerencia General, Gerencias de Empresa y de Área, y demás jefaturas, deberán documentar, mantener actualizadas y divulgar las políticas y procedimientos de control que garanticen razonablemente el cumplimiento del sistema de control interno.

Actividades de Control

Art. 32.- Cada proceso institucional que se elabore e implemente deberá integrar sus propias actividades de control interno, que ayuden a asegurar que se están cumpliendo las directrices administrativas o en su defecto tomar las acciones necesarias para minimizar los riesgos.

Art. 33.- Todas las cuentas bancarias deberán ser aperturadas a nombre de CEPA, y suscritas por el representante legal de la Comisión o por quien éste delegue mediante poder administrativo, debidamente autorizado por la Junta Directiva. Los registros de firma en todas las cuentas de CEPA, deberán ser actualizados cada año o las veces que sean necesarias dependiendo de los cambios de los funcionarios o empleados autorizados para librar o refrendar cheques.

Art. 34.- Todo cheque, retiro de fondos u otro documento de pago que emita CEPA, deberá llevar dos firmas: la del Tesorero y la de cualquier otro funcionario autorizado por la Junta Directiva para la refrenda de cheques o de documentos de pago, siendo indispensable en cada caso la firma del Tesorero.

Art. 35.- CEPA, podrá cerrar cualquier cuenta bancaria a su conveniencia, para lo cual bastará una notificación escrita al banco correspondiente, suscrita por el representante legal o por quien éste delegue. En la referida nota deberá indicarse claramente el mecanismo a utilizar para la transferencia de los fondos de la cuenta a cerrar.

Art. 36.- Por ningún concepto se firmarán cheques en blanco o al portador. Los cheques deberán llevar claramente impreso el nombre del beneficiario, la cantidad por la cual ha sido emitido, así como el sello correspondiente de la máquina protectora de cheques validando la cantidad. Los cheques anulados deberán archivarse en orden correlativo y mutilarse los espacios destinados para la firma.

Art. 37.- La creación, operación, reposición y liquidación de los Fondos Circulantes de Montos Fijo, y Fondos de Caja Chica que se establezcan en Oficina Central, Aeropuerto Internacional El Salvador, Puerto de Acajutla, FENADESAL y demás empresas que sean creadas, se regirán por un instructivo que para tal efecto elaborará y divulgará la Gerencia Financiera de CEPA.

Art. 38.- La metodología para el establecimiento de tarifas portuarias está determinada por los lineamientos dictados por la Autoridad Marítima Portuaria y las aeroportuarias por lo que determine al respecto la Autoridad de Aviación Civil.

Art. 39.- Todos los ingresos percibidos en efectivo, o a través de cheques en las cajas y colecturías de las empresas de CEPA en concepto de pago de servicios, deberán remesarse íntegros a más tardar dentro de las 24 horas hábiles siguientes a su recepción. La remesa deberá ser suscrita por el funcionario responsable que la preparó y por ningún motivo deberán utilizarse los fondos para el cambio de cheque personales.

Art. 40.- En los casos en que ocurran robos, hurtos, fraudes, pérdidas o extravío de valores, el responsable de los mismos deberá informar inmediatamente a su jefe inmediato, el cual trasladará también de inmediato el reporte recibido a la Unidad Financiera Institucional, quien notificará a la Gerencia General de lo sucedido y constituirá de inmediato en coordinación con la Unidad de Auditoría Interna, una Comisión de investigación para deducir responsabilidades.

Art. 41.- Para facilitar la custodia de valores a las personas que por la naturaleza de sus cargos les corresponde el manejo diario de los mismos, la Unidad Financiera Institucional gestionará la adquisición de cajas de seguridad, así como la implementación de otro tipo de medidas que tiendan a brindar niveles de seguridad adecuados.

Art. 42.- El control de las Cuentas por Cobrar por los diferentes servicios que prestan las empresas de CEPA, se llevará en la Sección de Facturación y Cobros de la Unidad Financiera Institucional, debiendo llevar registros por separado del Puerto de Acajutla, y del Aeropuerto Internacional El Salvador. Los referidos registros se llevarán en medios electrónicos, pero deberá contar con el respaldo físico de los comprobantes, que permita en cualquier momento corroborar cualquier registro.

Las políticas por "Pronto Pago", plazos para la realización de pagos por servicio, informes de cuentas por cobrar, responsabilidad en la elaboración y revisión de los documentos de cobro, obligación de requerir información cuando el cliente es contribuyente de IVA y devoluciones por ajustes a facturación previa en las Empresas de la Comisión, serán regulados en un Manual de Políticas y Procedimientos Financieros, que al respecto mantendrá la Unidad Financiera Institucional.

Art. 43.- Todos los pagos por la adquisición de bienes y servicios serán realizados mediante cheques, con excepción de los pagos que se realicen a través de los fondos circulantes de Caja Chica. Queda terminantemente prohibido emitir cheques a nombre de una persona o proveedor distinto al que presta el servicio o suministrante del bien.

Art. 44.- Los aspectos correspondientes a documentación de soporte de niveles de autorización, entrega de Quedan y pago a proveedores nacionales y extranjeros, autorización y liquidación de anticipos, y plazo para facturación de servicios, estarán regulados Manual de Políticas y Procedimientos Financieros, que al respecto mantendrá la Unidad Financiera Institucional.

Art. 45.- Todo requerimiento de compra de bienes o servicios que realicen las distintas unidades organizativas de CEPA, deberá estar amparado por un crédito presupuestario.

Art. 46.- Cuando existan necesidades urgentes e impostergables de bienes y/o servicios no considerados en el presupuesto, se podrán realizar transferencias entre unidades presupuestarias, para lo cual se aplicará lo establecido en la Ley de Administración Financiera.

Art. 47.- Los estados financieros deberán ser emitidos dentro de los 10 días hábiles posteriores a la finalización del mes inmediato anterior.

Art. 48.- La Sección de Facturación y Cobros de la Unidad Financiera Institucional, en coordinación con las Secciones de Facturación de las Empresas, y las Unidades contables, deberán llevar a cabo conciliaciones periódicas entre el saldo de los estados financieros y el saldo de la cartera de clientes, con el objeto de establecer valores razonables, así como para corregir errores o inconsistencias de registro.

Art. 49.- Las Secciones de Facturación de las empresas de CEPA, deberán llevar un reporte diario en orden correlativo de todos los comprobantes anulados, debiendo indicar en el reporte, la causa de la anulación. El reporte deberá ser enviado a la Unidad de Contabilidad de la Empresa que corresponda, así como al Encargado de Control Fiscal de Unidad Financiera Institucional.

Art. 50.- La Sección de Facturación y la Unidad de Contabilidad de las empresas de CEPA, al final del día deberán verificar que todos los comprobantes de cobro emitidos hayan sido registrados y que los valores facturados y contabilizados coincidan.

Art. 51.- Las Secciones de Facturación de las empresas de CEPA, serán las responsables de verificar que todos los comprobantes de cobro emitidos, cumplan con todos los requerimientos de información establecidos por la Administración Tributaria en la ley pertinente.

Definición de Políticas y Procedimientos de Autorización y Aprobación

Art. 52.- Las políticas y procedimientos que definen la autoridad y responsabilidad de funcionarios y empleados encargados de autorizar y aprobar operaciones dentro de la Comisión, estarán contemplados en las regulaciones para la clasificación, autorización y uso de firmas aprobadas en Punto Octavo del Acta No. 1335 del 3 de septiembre de 1991 y sus posteriores modificaciones.

Art. 53.- Los funcionarios autorizados para el manejo de fondos de la Comisión, son: El Tesorero, el Asistente del Tesorero o Tesorero Suplente, Colector Pagador del Puerto de Acajutla, Colector Pagador del Aeropuerto Internacional El Salvador, Colector Pagador de FENADESAL, y los encargados de manejar los fondos circulantes del Puerto de Acajutla, Aeropuerto Internacional El Salvador, Oficina Central y FENADESAL, y cualquier otro funcionario o empleado debidamente autorizado en función de necesidades operativas de la

CEPA. Todos los funcionarios antes mencionados deberán ser autorizados anualmente por Junta Directiva.

Art. 54.- El Presidente, el Gerente General, el Gerente Administrativo Financiero, el Jefe de la Unidad Financiera Institucional, el Jefe del Departamento Administrativo, el Jefe del Departamento de Finanzas, los Gerentes de Empresa y los Jefes de Departamento de las empresas de CEPA, serán los funcionarios autorizados por la Junta Directiva para que actúen en el área de su competencia como refrendarios en las distintas cuentas propiedad de CEPA. Esta autorización deberá ser refrendada anualmente por la Junta Directiva.

Definición de Políticas y Procedimientos sobre Activos

Art. 55.- El manejo, conservación, registro, control, transferencia y descargo de los Activos Fijos de la Comisión, se regularán de acuerdo a lo estipulado en el "Manual de Procedimientos para el Manejo de Los Activos Fijos de la Comisión"; mismo que será divulgado por la Gerencia Administrativa Financiera, entre las diversas jefaturas de la Comisión.

Art. 56.- El uso, cuidado y conservación de los vehículos livianos propiedad de la CEPA, y el consumo del combustible a nivel de Oficina Central, se regirá por medio del "Instructivo para la Utilización de los Servicios de Vehículos y Cupones de Combustible" y a nivel de la Empresas por los instructivos que para tal efecto elaborarán y divulgarán los Jefes de Departamento Administrativo de las mismas.

Art. 57.- Las regulaciones de las compras estarán regídas de acuerdo al cumplimiento de las condiciones y plazos que establece la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública (LACAP), Convenios Internacionales y normativas específicas que emita la Gerencia General y el Instructivo para el funcionamiento de la Unidad Solicitante (UNSO).

Art. 58.- El Almacén de Materiales de Oficina Central y los almacenes de materiales de las Empresas de CEPA, se regirán por un instructivo que elaborará la Gerencia Administrativa Financiera en coordinación con los Departamentos Administrativos de las empresas.

Art. 59.- La Gerencia Administrativa Financiera y la Unidad de Auditoría Interna en forma conjunta o separada, periódicamente verificarán el cumplimiento del instructivo por parte de los Guarda Almacenes y verificarán tiempos, sistema de inventario, ordenamiento, clarificación, nivel de seguridad y determinación de existencias.

Definición de Políticas y Procedimientos sobre Diseño y Uso de Documentos y Registros

Art. 60.- Las Gerencias y demás Jefaturas cuando sea pertinente, deberán diseñar y elaborar, documentos, formularios (uniformes y prenumerados), u otro tipo de registro que les facilite el control interno, a través de la anotación de las transacciones y hechos significativos que necesiten ser registrados, debiendo reunir los siguientes requisitos:

a) Tener un propósito claro.

b) Ser apropiados para alcanzar los objetivos institucionales.

c) De utilidad a funcionarios para controlar las operaciones.

d) Servir a los fiscalizadores u otras personas para analizar las operaciones.

e) Estar disponible y accesible para que el personal autorizado y los auditores la verifiquen oportunamente.

f) Formulados en formato estándar, predefinido por la Unidad de Apoyo Técnico.

Definición de Políticas y Procedimientos sobre Conciliación Periódica de Registros

Art. 61.- Las políticas y procedimientos sobre la conciliación periódica de registros de avances físicos y financieros de proyectos de inversión y/o administrativos, o de datos generados por las operaciones de las Empresas de la Comisión, serán formulados y divulgados por la Unidad de Apoyo Técnico del nivel central.

Art. 62.- Las políticas y procedimientos sobre la conciliación periódica de información financiera que generan las Empresas de la Comisión, serán formulados y divulgados por la Unidad Financiera Institucional.

Art. 63.- Las conciliaciones bancarias de las cuentas propiedad de CEPA, deberán realizarse mensualmente, y elaborarse dentro del mes posterior de tal manera que permita detectar aplicaciones indebidas o inconsistencias en los registros.

Art. 64.- Las conciliaciones bancarias deberán ser elaboradas por empleados de la institución, que no tengan funciones directamente relacionadas con la preparación o firma de cheques o manejo de efectivo y además llevarán la firma de "revisado" y "autorizado" de los funcionarios respectivos de operaciones.

Art. 65.- Todas las partidas flotantes por diferentes operaciones que aparezcan aplicadas en las cuentas bancarias y que resulten en la elaboración de las conciliaciones bancarias, deberán ser documentadas y contabilizadas en un plazo no mayor de 60 días posteriores al mes que corresponda la conciliación.

Políticas y Prácticas para la Administración del Capital Humano

Art. 66.- Las acciones de personal referentes al recurso humano destacado en Oficina Central, Puerto de Acajutla y Ferrocarriles Nacionales de el Salvador (FENADESAL), estarán normadas por lo que establece el "Reglamento Interno de Trabajo de Oficina Central" y sus respectivas enmiendas.

Las acciones de personal del recurso humano destacado en el Aeropuerto Internacional El Salvador, se regirán por lo normado en el "Reglamento Interno de Trabajo del Aeropuerto Internacional El Salvador" y "Contrato Colectivo de Trabajo del Aeropuerto Internacional El Salvador" y sus respectivas enmiendas.

Art. 67.- La Junta Directiva, Presidencia, Gerencia General, los demás niveles gerenciales y de jefatura, establecerán apropiadas políticas y prácticas de personal, principalmente las que se refieren a contratación, inducción, entrenamiento, evaluación, promoción y acciones disciplinarias, las cuales estarán contenidas en el "Manual de Políticas de Recursos Humanos de la Comisión" y en los documentos normativos específicos que emita la Unidad de Apoyo Técnico a través del área de Recursos Humanos.

Definición de Políticas y Procedimientos sobre Rotación de Personal

Art. 68.- La rotación del personal de la Comisión, la realizará la Unidad de Apoyo Técnico, cuando la naturaleza de las funciones y las disposiciones jurídicas, técnicas y operativas así lo permitan, observando las disposiciones que al respecto contendrá el documento "Políticas de Rotación de Personal”.

Definición de Políticas y Procedimientos sobre Garantías o Cauciones

Art. 69.- Con el fin de garantizarle a la Comisión, la reposición de valores que pudiesen ser causal de detrimento patrimonial para la misma; toda persona que maneje bienes y/o fondos de la institución sean éstos en efectivo, títulos valores o cualesquiera otras especies que representen valor económico y que puedan ser susceptibles de robo, pérdida o extravío, deberán rendir una fianza o garantía suficiente a favor de la Comisión.

Art. 70.- Los funcionarios y empleados de CEPA que deberán rendir fianza son: El Jefe de la UFI, el Tesorero, el Asistente del Tesorero, los Colectores Pagadores de las empresas, los Encargados de Fondos Circulantes de Monto Fijo, los que manejan cajas chicas, Guardalmacenes de Materiales, Encargados de Control de Combustible, tanto en cupones como en bomba, Encargados del Control de Activos Fijos, Jefe de la UACI, Jefe de Facturación y Cobros, Cobradores, Encargado de Trámites Bancarios, Cajeros, Jefe de Terminal de Carga del Aeropuerto Internacional El Salvador, Administrador del Aeropuerto de IIopango, Recolectores de Fondos, Cobradores de Distrito de FENADESAL, Oficiales de Información Aeronáutica del Aeropuerto Internacional El Salvador y de Ilopango, Auxiliares de Suministro, y cualquier otro funcionario o empleado que a criterio de la Administración de CEPA deba exigírsele el cumplimiento de rendir fianza. No se le dará posesión de su cargo a ningún funcionario o empleado que no haya cumplido con este requisito.

Art. 71.- La Unidad Financiera Institucional, en coordinación con la Legal, será la encargada de determinar, para Oficina Central y las Empresas, los montos de las fianzas o garantías que deberá rendir el personal, en función de la responsabilidad adquirida con relación a los bienes o valores sujetos a su custodia.

Art. 72.- La Unidad Financiera Institucional, revisará anualmente los montos garantizados por cada una de las personas encargadas del manejo y custodia de los valores, y de considerarlo necesario recomendará que dichos montos sean actualizados, a efecto de que su cobertura sea suficiente para garantizar el patrimonio de la Comisión.

Art. 73.- El Departamento Administrativo de la Gerencia Administrativa Financiera, velará porque las personas nombradas en cargos que conlleven responsabilidades de tipo económico y que deben rendir garantía a favor de la institución; rindan la fianza necesaria y suficiente para cubrir cualquier eventualidad que vaya en detrimento patrimonial de la Comisión.

Art. 74.- Cualquier empleado o funcionario que se negare a rendir fianza o caución a favor de CEPA, según lo estipulado en el artículo 69 de esta normativa, no se le dará posesión de su cargo.

Art. 75.- El Departamento Administrativo de la Gerencia Administrativa Financiera, someterá anualmente a la aprobación de Junta Directiva, la contratación de las Pólizas de las Fianzas de Fidelidad correspondientes, en los montos recomendados por la Unidad Financiera Institucional.

Art. 76.- Las primas de las fianzas serán cubiertas totalmente por la Comisión y en caso de ingresar nuevas personas a ocupar cargos que por su naturaleza les corresponda manejar valores, la Unidad Financiera Institucional deberá informar al Departamento Administrativo de la Gerencia Administrativa Financiera, a fin de que éste realice las gestiones necesarias para incorporar dentro de la póliza, a los nuevos empleados que requieren contar con la Fianza de Fidelidad a favor de la Comisión.

Art. 77.- Será responsabilidad de la Unidad Financiera Institucional, informar oportunamente al Departamento Administrativo de la Gerencia Administrativa Financiera, sobre la necesidad de contratar las Pólizas correspondientes.

Definición de Políticas y Procedimientos de los Controles Generales de los Sistemas de Información

Art. 78.- El área de Sistemas de Información de la Unidad de Apoyo Técnico, deberá contar con un Plan de Contingencia en casos de fallas de servidores de red, siniestros y comunicación de datos para la protección de los recursos computacionales, a fin de asegurar la continuidad y el restablecimiento oportuno de los Sistemas de Información, de Oficina Central y las empresas de la Comisión.

Art. 79.- La documentación relativa al funcionamiento y operación de los sistemas de información, manuales de operación de los equipos informáticos y periféricos, planes de contingencia, licencias de software, estarán bajo la custodia del área de Sistemas de Información, documentos que podrán ser consultados únicamente por los miembros del personal técnico autorizado, la Unidad de Auditoría Interna y de cualquier otro contralor previamente autorizado.

Art. 80.- La alimentación de la información a los sistemas de información se hará desde el punto más cercano, en lo posible, del origen de los datos, los cuales deberán ser válidados por el sistema para evitar errores en el proceso de los dalos.

Art. 81.- El procesamiento de datos a través de cada uno de los sistemas de información, así como los reportes, las consultas y responsabilidad de los datos, deberá procederse de acuerdo a lo establecido en el "Manual de Procedimientos de Informática”.

Art. 82.- El área de Sistemas de Información deberá contar con un Manual de Estándares de Hardware y Software, del recurso informático utilizado en la red y para el procesamiento de datos, que permita garantizar la seguridad de los datos, y las operaciones de la red, acceso a correo electrónico e Intranet de la Comisión.

Art. 83.- La elaboración, actualización y publicación de la página Web de la Comisión se deberá realizar de acuerdo a lo establecido en el "Instructivo de Actualización de Contenidos para la Página Web" y bajo la responsabilidad de la Unidad de Comunicaciones.

Art. 84.- El Departamento de Sistemas de Información Gerencial, será el responsable de la administración integral del modelo de datos lógico y físico de la base de datos de los sistemas de información de la Comisión.

Art. 85.- La Unidad de Sistemas de Información, elaborará y divulgará el Reglamento para el uso adecuado del equipo informático y la confidencialidad de la información, y vigilará su correcta aplicación por todo el personal de la Comisión que tiene a su cargo equipo.

Art. 86.- La Unidad de Sistemas de Información, deberá mantener bajo custodia física los originales de las licencias para el uso del software. Las unidades de Informática de las Empresas, deberán tomar bajo su custodia los medios magnéticos, remitiendo al Departamento de Soporte Técnico, los originales de las licencias al recibir el nuevo software.

Art. 87.- El área de Soporte Técnico de la Unidad de Sistemas de Información, con el soporte de las Unidades de Informática de las Empresas, será el responsable de mantener actualizado el inventario de software de la Comisión.

Art. 88.- La Unidad de Sistemas de Información con el soporte de las Unidades de Informática de las Empresas, será responsable de la definición del uso de software estándar para la Comisión.

Art. 89.- La Unidad de Sistemas de Información deberá autorizar el acceso a los recursos informáticos (servidores, equipos de comunicación, FireWall) para protegerlos contra modificaciones, uso no autorizado, daños o pérdidas.

Art. 90.- El desarrollo y mantenimiento de todos los sistemas mecanizados, deberá cumplir con lo definido en el "Manual de Procedimientos de Informática" de la Comisión.

Art. 91.- Toda aplicación desarrollada con recursos propios y las que se adquieran por medio de terceros, deberán incluir o implementar huellas de Auditoría que permitan verificar la correcta utilización de los sistemas y de los datos, así como para revertir operaciones en los casos justificables.

Definición de Políticas y Procedimientos de los Controles de Aplicación

Art. 92.- El procesamiento de la información de los sistemas mecanizados, en cuanto a su exactitud y validación se regirá de acuerdo a lo establecido por el "Manual de Procedimientos de Informática”.

CAPÍTULO IV

NORMAS RELATIVAS A LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Adecuación de los Sistemas de Información y Comunicación

Art. 93.- El desarrollo de un nuevo sistema de información de la Comisión deberá estar de acuerdo con la Visión, Misión, Objetivos y Planes estratégicos establecidos, debiendo ajustarse a los requerimientos internos y externos y facilitando la información para la rendición de cuentas de la gestión.

Art. 94.- Las empresas relacionadas con las operaciones portuarias, aeroportuarias y ferroviarias de la Comisión, cuando proporcionen copias de software y aplicaciones especiales, deberán entregar al Unidad de Sistemas de Información de Oficina Central o a las Unidades de Informática correspondientes, la licencia de uso si hubiera y especificar por escrito el propósito del software, cumpliendo con lo definido en el "Manual de Procedimientos de Informática.

Art. 95.- La Planificación Estratégica de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma, deberá contar con una política de comunicaciones, que garantice la adecuada difusión de la información oficial de la Comisión, dirigida a los entes involucrados con ella, ya sean externos o internos.

Art. 96.- El ente rector de las comunicaciones internas y externas de la Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma será la Unidad de Comunicaciones.

Proceso de Identificación, Registro y Recuperación de la Información

Art. 97.- La Unidad de Sistemas de Información y las Unidades de Informática de las Empresas, deberán realizar periódicamente, respaldo de los datos de los sistemas informáticos en el servidor de acuerdo al "Manual de Procedimientos de Informática".

Características de la Información

Art. 98.- La información generada en las diversas áreas de la institución deberá ser confiable, oportuna, suficiente y pertinente, para lo cual cada unidad establecerá puntos de verificación que aseguren estas características de acuerdo a los procesos, levantados por cada unidad.

Efectiva comunicación de la información

Art. 99.- El "Manual de Políticas, Normas y Procedimientos de Comunicaciones", es el documento marco que regulará y dará lineamientos en lo que se refiere a la comunicación e información institucional al interior y al exterior de CEPA, tanto en situaciones normales como de crisis.

Art. 100.- La información debe ser comunicada al usuario, interno y externo, que la necesite, en la forma y el plazo requeridos para el cumplimiento de sus competencias.

Art. 101.- La Oficina de Comunicaciones, como ente rector de las comunicaciones internas y externas de la Comisión, será la encargada de supervisar la contratación y el contenido de espacios publicitarios, anuncios y otros, de acuerdo al "Manual de Políticas, Normas y Procedimientos de Comunicaciones”.

Archivo Institucional

Art. 102.- El Archivo Institucional estará conformado por un archivo que centralice documentos e historial de las operaciones técnicas, administrativas y financieras de las Empresas y Oficina Central y un archivo periférico en cada Empresa que contenga información documental pertinente y de utilidad para las operaciones de éstas.

Art. 103.- La operación del archivo institucional se regirá por un reglamento que elaborará el Departamento Administrativo de la Gerencia Administrativa Financiera, y contendrá las normas, políticas y procedimientos para el envío, ordenamiento, clasificación, resguardo, conservación y eliminación de documentos que contengan información institucional.

Art. 104.- El resguardo y custodia de toda documentación de soporte de las operaciones contables, será responsabilidad del Contador General de la comisión, para lo cual deberá crear un mecanismo que permita en el archivo centralizado, contar con un espacio físico, en donde las partidas contables puedan ser ubicadas fácilmente, para revisiones de Auditoría u otros efectos.

CAPÍTULO V

NORMAS RELATIVAS AL MONITOREO

Art. 105.- La Gerencia General, las Gerencias de Empresas y las Jefaturas de la Comisión, estarán en la obligación de realizar actividades de control durante la ejecución de las operaciones, de forma periódica e integrada que les permitan comprobar que los subalternos están cumpliendo las tareas de acuerdo a lo programado, para ello deberán realizar comparaciones, conciliaciones, supervisión u otras acciones de control.

Art. 106.- Las Gerencias y las Jefaturas de la Comisión, deberán determinar al menos una vez al año, la efectividad del sistema de control interno, de las actividades significativas de sus respectivas unidades.

Art. 107.- Adicionalmente a las actividades de monitoreo de la Unidad de Auditoría Interna, habrán otras verificaciones posteriores, ejecutadas por la Unidad de Apoyo Técnico, la Corte de Cuentas de la República y Auditorías externas contratadas por la Comisión, para tener una seguridad razonable de la gestión efectuada.

Art. 108.- Con el propósito de corregir deficiencias de manera oportuna, los resultados del monitoreo efectuado a través de la Auto evaluación mencionada en el Art. 105 del presente documento, serán comunicados a Junta Directiva, Presidencia, Gerencia General, y al responsable de la unidad evaluada, para la toma de acciones correctivas inmediatas.

CAPÍTULO VI

DISPOSICIONES FINALES Y VIGENCIA

Art. 109.- La revisión y actualización de las presentes Normas Técnicas de Control Interno Específicas, será realizada por CEPA, al menos cada dos años, considerando los resultados de las evaluaciones sobre la marcha, autoevaluaciones y evaluaciones separadas practicadas al Sistema de Control Interno, esta labor estará a cargo de una comisión nombrada por la máxima autoridad. Todo proyecto de modificación o actualización a las Normas Técnicas de Control Interno Específicas de CEPA, deberá ser remitido a la Corte de Cuentas de la República, para su revisión, aprobación y posterior publicación en el Diario Oficial.

Art. 110.- La máxima autoridad será responsable de divulgar las NTCIE a sus funcionarios y empleados, así como de la aplicación de las mismas.

Art. 111.- El presente Decreto entrará en vigencia el día de su publicación en el Diario Oficial.

Dado en San Salvador, a los diecinueve días del mes de abril del año dos mil seis. Final del formulario