ley de comercio electrÓnico, firmas electrÓnicas y.ppt

Ing. Dagoberto Rodrguez.LEY DE COMERCIO ELECTRNICO, FIRMAS ELECTRNICAS Y MENSAJES DE DATOS Y GESTIN DOCUMENTAL

LEY DE COMERCIO ELECTRNICO, FIRMAS ELECTRNICAS Y MENSAJES DE DATOS.

El Marco Legal.

Art. 1.- Objeto de la Ley.- Esta Ley regula los mensajes de datos, la firma electrnica, los servicios de certificacin, la contratacin electrnica y telemtica, la prestacin de servicios electrnicos, a travs de redes de informacin, incluido el comercio electrnico y la proteccin a los usuarios de estos sistemas.

Principios Generales.

Art. 2.- Reconocimiento jurdico de los mensajes de datos.- Los mensajes de datos tendrn igual valor jurdico que los documentos escritos. Su eficacia, valoracin y efectos se someter al cumplimiento de lo establecido en esta Ley y su reglamento.


Art. 4.- Propiedad Intelectual.- Los mensajes de datos estarn sometidos a las leyes, reglamentos y acuerdos internacionales relativos a la propiedad intelectual.


Art. 5.- Confidencialidad y reserva.- Se establecen los principios de confidencialidad y reserva para los mensajes de datos, cualquiera sea su forma, medio o intencin. Toda violacin a estos principios, principalmente aquellas referidas a la intrusin electrnica, transferencia ilegal de mensajes de datos o violacin del secreto profesional, ser sancionada conforme a lo dispuesto en esta Ley y dems normas que rigen la materia.


Art. 6.- Informacin escrita.- Cuando la Ley requiera u obligue que la informacin conste por escrito, este requisito quedar cumplido con un mensaje de datos, siempre que la informacin que ste contenga sea accesible para su posterior consulta.


Art. 7.- Informacin original.- Cuando la Ley requiera u obligue que la informacin sea presentada o conservada en su forma original, este requisito quedar cumplido con un mensaje de datos, si siendo requerido conforme a la Ley, puede comprobarse que ha conservado la integridad de la informacin, a partir del momento en que se gener por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos. Se considera que un mensaje de datos permanece ntegro, si se mantiene completo e inalterable su contenido, salvo algn cambio de forma, propio del proceso de comunicacin, archivo o presentacin. Por acuerdo de las partes y cumpliendo con todas las obligaciones previstas en esta Ley, se podrn desmaterializar los documentos que por ley deban ser instrumentados fsicamente.

Principios Generales.Art. 8.- Conservacin de los mensajes de datos.- Toda informacin sometida a esta Ley, podr ser conservada; ste requisito quedar cumplido mediante el archivo del mensaje de datos, siempre que se renan las siguientes condiciones: Que la informacin que contenga sea accesible para su posterior consulta; Que sea conservado con el formato en el que se haya generado, enviado o recibido, o con algn formato que sea demostrable que reproduce con exactitud la informacin generada, enviada o recibida; Que se conserve todo dato que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y hora en que fue creado, generado, procesado, enviado, recibido y archivado; y, dQue se garantice su integridad por el tiempo que se establezca en el reglamento a esta ley. Toda persona podr cumplir con la conservacin de mensajes de datos, usando los servicios de terceros, siempre que se cumplan las condiciones mencionadas en este artculo. La informacin que tenga por nica finalidad facilitar el envo o recepcin del mensaje de datos, no ser obligatorio el cumplimiento de lo establecido en los literales anteriores.

DE LAS FIRMAS ELECTRNICAS

Art. 13.- Firma electrnica.- Son los datos en forma electrnica consignados en un mensaje de datos, adjuntados o lgicamente asociados al mismo, y que puedan ser utilizados para identificar al titular de la firma en relacin con el mensaje de datos, e indicar que el titular de la firma aprueba y reconoce la informacin contenida en el mensaje de datos


Art. 14.- Efectos de la firma electrnica.- La firma electrnica tendr igual validez y se le reconocern los mismos efectos jurdicos que a una firma manuscrita en relacin con los datos consignados en documentos escritos, y ser admitida como prueba en juicio.


Art. 15.- Requisitos de la firma electrnica.- Para su validez, la firma electrnica reunir los siguientes requisitos, sin perjuicio de los que puedan establecerse por acuerdo entre las partes: a) Ser individual y estar vinculada exclusivamente a su titular; b) Que permita verificar inequvocamente la autora e identidad del signatario, mediante dispositivos tcnicos de comprobacin establecidos por esta Ley y sus reglamentos; c) Que su mtodo de creacin y verificacin sea confiable, seguro e inalterable para el propsito para el cual el mensaje fue generado o comunicado. d) Que al momento de creacin de la firma electrnica, los datos con los que se creare se hallen bajo control exclusivo del signatario; y, e) Que la firma sea controlada por la persona a quien pertenece.


Art. 17.- Obligaciones del titular de la firma electrnica.- El titular de la firma electrnica deber: Cumplir con las obligaciones derivadas del uso de la firma electrnica; Actuar con la debida diligencia y tomar las medidas de seguridad necesarias, para mantener la firma electrnica bajo su estricto control y evitar toda utilizacin no autorizada; Notificar por cualquier medio a las personas vinculadas, cuando exista el riesgo de que su firma sea controlada por terceros no autorizados y utilizada indebidamente; Verificar la exactitud de sus declaraciones; Responder por las obligaciones derivadas del uso no autorizado de su firma, cuando no hubiere obrado con la debida diligencia para impedir su utilizacin, salvo que el destinatario conociere de la inseguridad de la firma electrnica o no hubiere actuado con la debida diligencia; Notificar a la entidad de certificacin de informacin los riesgos sobre su firma y solicitar oportunamente la cancelacin de los certificados; y, Las dems sealadas en la Ley y sus reglamentos


Art. 18.- Duracin de la firma electrnica.- Las firmas electrnicas tendrn duracin indefinida. Podrn ser revocadas, anuladas o suspendidas de conformidad con lo que el reglamento a esta ley seale.


Art. 19.- Extincin de la firma electrnica.- La firma electrnica se extinguir por: Voluntad de su titular; Fallecimiento o incapacidad de su titular; Disolucin o liquidacin de la persona jurdica, titular de la firma; y, Por causa judicialmente declarada. La extincin de la firma electrnica no exime a su titular de las obligaciones previamente contradas derivadas de su uso.

DE LOS CERTIFICADOS DE FIRMA ELECTRNICA

Art. 20.- Certificado de firma electrnica.- Es el mensaje de datos que certifica la vinculacin de una firma electrnica con una persona determinada, a travs de un proceso de comprobacin que confirma su identidad.


Art. 21.- Uso del certificado de firma electrnica.- El certificado de firma electrnica se emplear para certificar la identidad del titular de una firma electrnica y para otros usos, de acuerdo a esta Ley y su reglamento.


Art. 22.- Requisitos del certificado de firma electrnica.- El certificado de firma electrnica para ser considerado vlido contendr los siguientes requisitos: Identificacin de la entidad de certificacin de informacin; Domicilio legal de la entidad de certificacin de informacin; Los datos del titular del certificado que permitan su ubicacin e identificacin; El mtodo de verificacin de la firma del titular del certificado; Las fechas de emisin y expiracin del certificado; El nmero nico de serie que identifica el certificado; La firma electrnica de la entidad de certificacin de informacin; Las limitaciones o restricciones para los usos del certificado; e, Los dems sealados en esta ley y los reglamentos.

DE LOS SERVICIOS ELECTRNICOS Art. 44.- Cumplimiento de formalidades.- Cualquier actividad, transaccin mercantil, financiera o de servicios, que se realice con mensajes de datos, a travs de redes electrnicas, se someter a los requisitos y solemnidades establecidos en la ley que las rija, en todo lo que fuere aplicable, y tendr el mismo valor y los mismos efectos jurdicos que los sealados en dicha ley.

Gestin Documental

Son los archivos, sin disputa, las dependencias ms importantes de una oficina, pues mucho influye en la buena marcha de stas, as como en el ms pronto despacho de los expedientes, el buen orden y precisin que se observen en la guarda y cuidado de los documentos confiados a la custodia de aquellos.

MHARTIN Y GUIX, E.Vademecum del oficinista, p. 48Madrid, 1902

Centro de Documentacin y Gestin del Conocimiento

Breve acercamiento a los conceptos clave.

Contextualizar la Gestin Documental.

Hacer reflexionar a los participantes sobre:La importancia de implantar un SGD.Las ventajas y repercusiones para la empresa.

Conocer la metodologa de implementacin.

Compartir parte de nuestra experiencia.

Resolver dudas o inquietudes.

OBJETIVOS

Los documentos entorno a la empresa I BRAINSTORMING (Tormenta de ideas)

Cuadros de Clasificacin. Base de datos. Gestin Documental. Expediente. Informacin. Documentalista. Conocimiento. Poder. Archivo. Documento. OCR. Dato. Flujo de Trabajo. Papeles. Digitalizacin. Ventaja. Memoria. Bsqueda. Conservacin. Orden. Ahorro. Fichero. Directorio. Anlisis. Optimizacin. Archivero. Workflow. Compartir. Recurso. Intranet. Experiencia. Actualizacin. Bibliotecario. Inventario. Recuperacin. Descripcin. Eficacia. Mapa de procesos. Cambio. Competitividad. Automatizar. Economa. Descriptor. Conservacin. Cultura Organizacional. Tesauro. Knowledge Management. Pertinencia. Rapidez. Valor.

Dato: Elemento significativo de informacin contenido en un documento.

Informacin: Comunicacin o adquisicin de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada.

Conocimiento: Inteligencia. Saber por el ejercicio de las facultades intelectuales la naturaleza, las cualidades y las relaciones de las cosas.

DEFINICIONES:

Documento: Cualquier objeto material que nos aporta informacin. Tanto en formato fsico como electrnico.

Expediente: Conjunto de documentos agrupados por su relacin con la tramitacin de un asunto.

Archivo: Conjunto de documentos que produce y recibe un individuo, una empresa o un organismo pblico en el ejercicio de sus actividades.

Gestores de la documentacin: Bibliotecarios, Archiveros, Documentalistas. DEFINICIONES:

Gestin Electrnica de Documentos: Tratamiento (archivo y recuperacin) de toda la informacin de gestin, tanto la que procede de archivos fsicos en soporte papel, como la creada en ficheros informticos.

Bases de Datos: Coleccin estructurada de datos vinculados por un denominador comn y registrados, normalmente, en la memoria de un ordenador. Pueden mantenerse al da, actualizarse, modificarse o realizar otras operaciones.

Gestin Documental: Conjunto de tareas y actividades encaminadas a describir, clasificar, ordenar y, en definitiva, disponer los documentos con la finalidad de poder recuperarlos posteriormente con la mayor rapidez posible. DEFINICIONES:

CONTEXTO

Gestin del ConocimientoGestin de la InformacinGestin de ContenidosDocumentacin

REFLEXIONES Qu versin era la definitiva?? Yo por si acaso me lo guardo en mi C:\ No. Yo dentro de mi desorden, s donde estn mis cosas. Un da me pongo a tirar papeles y se acaban los problemas. De qu versin sacaste esos datos? Tengo una suerte! Estn todos los documentos menos el que busco... Un da abrir la puerta del armario y me caern todos los papeles encima... Estos originales los tiene Paco. Creo. Madre ma! Eso es del ao pasado!

Cuando la situacin se convierte en insostenible, empezamos a pensar en contratar a alguien para que d orden a este caos...Dos casos cercanos a la realidad...Acumulamos la documentacin en una sala. Sin ningn criterio de clasificacin, ni evidentemente, de descripcin.Cada despacho o dependencia de nuestra oficina acumula gran cantidad de documentacin, lo que imposibilita la precisa localizacin.

Caso 1:

Preocupacin a corto plazo. No se piensa en invertir.Se suele recurrir a servicios externos (Outsourcing)

Caso 2:

Los profesionales no ven todo el proceso de gestin.Se centran en su trabajo y en sus papeles.

Cmo actuar ms correctamente?

Se debera trasladar al Archivo la responsabilidad para administrar un sistema integral de la documentacin con la finalidad de proteger los derechos de la empresa, abaratar costes incrementando la eficacia y la eficiencia en la gestin administrativa.

LA CLASIFICACIN

Es la operacin intelectual que consiste en el establecimiento de las categoras y grupos que reflejan la estructura orgnica y/o funcional de un fondo.

Orgnica: las series documentales se estructuran segn el organigrama de la institucin.

Funcional: Estructuramos el fondo de acuerdo con las funciones y actividades que se llevan a cabo en la institucin.

Anlogamente, el cuadro de clasificacin, es el instrumento de consulta que refleja la organizacin del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura.

LA DESCRIPCIN

Conjunto de datos que describen e identifican a un documento. Debe permitir, como objetivo prioritario, garantizar la accesibilidad a la informacin de la manera ms rpida y eficiente posible.

Valores de la descripcin:

Se debe tender a la normalizacin para evitar ruido en la recuperacin. Se hace uso de descriptores y tesauros.

El tiempo que invertimos en describir, lo ganamos a la hora de la recuperacin.

LA CONSERVACIN/RECUPERACINLas empresas, sociedades u organizaciones privadas, no tienen la obligacin de custodiar la documentacin hasta el fin de sus das.No tenemos el porqu transferir la documentacin a un archivo histrico para que pase a ser patrimonio histrico documental.

Pero conviene elaborar calendarios de conservacin o de destruccin, mediante los cuales podremos liberarnos del espacio vital con la documentacin que ha dejado de tener un valor legal, administrativo o probatorio. Premisa inicial: Hay que aprender a tirar.

Otra opcin es hacer uso de los nuevos soportes, con los cuales tambin se consigue la finalidad anterior.

Otra premisa elemental ser disponer la documentacin de manera ordenada, siguiendo los criterios lgicos para su rpida recuperacin y plena disposicin.

UN SGD INTEGRADO II

RAZONES I

Memoria corporativa.La documentacin como referencia histrica.Soporte para la toma de decisiones.Es necesaria una informacin fiable.3. Respaldo para las acciones legales.Es obligatorio documentar las acciones de la empresa.Reduccin de costes.Evitaremos documentos innecesarios y duplicidad en nuestro trabajo.

RAZONES II

Eficiencia organizativa.Documentos ilocalizables son muy caros y el tiempo es dinero.Necesidad de controlar la documentacin.Cuando realmente es necesaria, la requerimos urgentemente.Excelente imagen para el cliente.Le solicitaremos una sla vez la documentacin pertinente.Requisito indispensable en el siglo XXI.Sociedad de la Informacin y del Conocimiento.

INTEGRACIN DEL SGD EN LA EMPRESA

No se puede considerar un sistema aislado de la organizacin. Determinar los elementos a compartir con el resto de sistemas de informacin. No se trata de compartir todo. Hay que disear sistemas seguros con niveles de confidencialidad y registros que eviten fugas de informacin.Diseo conceptualInformticaCultura corporativa

CONSIDERACIONES PREVIAS

BARRERAS

Requiere esfuerzo: se dispone de poco tiempo.Es un coste financiero importante: Equipo humano y tecnolgico.Implica cambios organizativos y culturales.Resistencia al cambio. Escepticismo.

ACCIONES

Definicin previa: Dnde estamos y qu queremos.Equipo multidisciplinar que se involucre.Equipo con capacidad de decisin y apoyo al ms alto nivel.Atencin/Formacin constante al personal.

En definitiva se aconseja no slo tratar el problema puntual, sino que cabra poner en consideracin la posibilidad de continuar y de llegar al fondo del problema para erradicarlo definitivamente

CONSIDERACIONES PREVIAS

REQUISITOS

Sistema sencillo y orientado a la mejora constante.

Adaptado a nuestra organizacin, nuestros clientes y nuestra gente

Apoyo en una tecnologa que resuelva el problema y no al revs. La tecnologa es importante pero un SGD no es un proyecto informtico. La informtica como vehculo

Un SGD debe ser una herramienta viva adaptada continuamente al modelo de negocio.

Si no se actualiza el proyecto, caer en desuso para terminar siendo un fracaso.

Si se externaliza parte del proyecto, debemos involucrarnos y no dejarlo todo en manos de terceros. Nosotros conocemos nuestro negocio.

FASES DE LA IMPLANTACIN DE UN SGD

Estudio preliminar

Contexto de la empresa.Fortalezas y debilidades en la gestin de documentos.Involucracin de usuarios finales y apoyo de la direccin.

Anlisis de actividades

Desarrollar un modelo conceptual de actividades.Configurar el mapa de procesos.Establecer un cuadro de clasificacin.

Descripcin y Conservacin

Normalizacin y recuperacin

Diseo e implantacin de un proyecto piloto

Efectuar las acciones correctoras necesarias.

Implantacin del sistema a toda la organizacin.

Monitorizacin y mejora continua.

VENTAJAS DE TENER UN SGD

El conocimiento reside en la organizacin y en los empleados. La clave est en saber compartirlo:

Internamente y con canales de comunicacin entre sedes.

Con clientes, proveedores y terceros.

Unificacin/Optimizacin de procesos/procedimientos de trabajo.

Gestin eficaz de recursos.

Aumento de la eficacia y eficiencia.

Mayor rentabilidad.

Tiempo para otras actividades: promocin, acciones comerciales

Excelente imagen externa.

HACIA LA GESTIN DEL CONOCIMIENTOCONOCIMIENTO EXTERNOLegislacin Muy cambianteJurisprudenciaAplicacin por tribunalesDoctrinaInterpretacin de expertosParlamentoFutura regulacinMarco econmicoTendencias del mercadoCompetidoresQu hace nuestro entorno

GRAN VARIEDAD DE FUENTES DE INFORMACIN DISPERSAS Y NECESIDAD DE ACTUALIZACIN PERMANENTE

HACIA LA GESTIN DEL CONOCIMIENTOCONOCIMIENTO INTERNOIndividual de abogados y fiscalistas Tcnico Habilidades ExperienciaColectivo del Despacho Tcnico (Opiniones de firma) Clientes Procesos y Procedimientos Cultura

DIFICULTAD EN LA LOCALIZACIN, CAPTURA Y DIFUSIN

BIBLIOGRAFA

SIMINIANI. Intranets, Empresa y Gestin Documental. McGRAW-HILL

PARRERA PASCUAL. Tcnicas de Archivo y Documentacin en la Empresa. FUNDACIN CONFEMETAL

ALBERCH FUGUERAS. Los Archivos entre la Memoria Histrica y la Sociedad del Conocimiento. UOC

SANCHIS MORENO. Los Archivos de Oficina: Una Sntesis para su Gestin. TIRANT LO BLANCH

CRUZ MUNDET. Archvese! Los Documentos del Poder y El Poder de los Documentos. ALIANZA

DUPL DEL MORAL. Manual de Archivos de Oficina para Gestores. MARCIAL PONS

CORDN ARROYO. Empresas Documentales de Gestin de Archivos. TREA

AMARILLA IGLESIAS. Sistemas de Gestin Documental en las empresas. Material Curso COBDC.

CRUZ MUNDET. Manual de Archivstica. FGSRBibliografa I

BIBLIOGRAFA II

ANDREU. Com abordar la gesti dels documents administratius a les empreses: una reflexi desde lexperincia. ITEM 26.

FLORENSA ORTIGA. El Sistema de Gesti Documental: Una responsabilitat compartida LLIGALL 22.

HARDCASTLE. Quines son les necessitats del mon empresarial en el camp de la gesti de documents? LLIGALL 9.

RODRGUEZ, W. H. Transicin hacia un sistema de Gestin Documental. LLIGALL 23.

PERPINY I MORERA. El Sistema documental de lempresa: El punt de vista de lArxiu i el Centre de Documentaci. V Jornades Catalenes de Documentaci.

ALONSO. La norma ISO 15489: una metodologia per a la implantaci dun programa de gesti documental a les empreses. IX Jornades Catalanes de Documentaci.

Especificacin MOREQ http://www.cult.gva.es/DAIT/Archivos/images-reino/moreq.pdf

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