Lenguaje Modelo para los Materiales de los Empleados

RECURSOS PARA EMPLEADORES

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Los empleadores tienen la obligación de informar a sus empleados sobre sus derechos del Permiso Familiar Pagado, ya sea en un manual para empleados o en otros materiales escritos.

A modo de ayuda, en las siguientes páginas, se incluye lenguaje modelo que puede usar y personalizar de acuerdo con sus políticas y procedimientos de Permiso Familiar Pagado.

Los materiales para los empleados deben incluir lo siguiente:

El nombre de la compañía del seguro de Permiso Familiar Pagado, o bien si usted ofrece seguro propio para esta cobertura.

Si permite que los empleados usen el tiempo acumulado para complementar los beneficios de Permiso Familiar Pagado.

Si el Permiso Familiar Pagado puede tomarse en simultáneo con otro tipo de permiso (p. ej., permiso por maternidad).

La responsabilidad que tienen los empleados de cubrir las primas del seguro médico durante sus permisos.

Instrucciones sobre cómo solicitar el Permiso Familiar Pagado.

Si usted, como empleador, subsidia la totalidad o parte del costo de las primas del Permiso Familiar Pagado de sus empleados.

Consulte el apéndice que se encuentra al final de este documento para ver modelos de texto adicionales sobre algunas de estas consideraciones.

Nota: Estos materiales no se ofrecen a modo de asesoramiento legal ni deben interpretarse como tal. Se recomienda encarecidamente que le solicite al abogado de su compañía que revise el borrador antes de elaborar la copia definitiva.

Instrucciones para empleadores

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El Permiso Familiar Pagado de Nueva York ofrece protección laboral, tiempo libre pagado para que pueda:

Establecer vínculos con un hijo recién nacido, adoptado o de cuidado temporal. Cuidar a un familiar cercano con una enfermedad grave. Ayudar en situaciones familiares cuando un miembro de la familia es enviado al extranjero a servicio militar activo.

Puede continuar aprovechando los beneficios de su seguro médico durante su permiso y tiene garantizado el mismo puesto de trabajo o uno similar cuando finalice este período. Si usted contribuye al costo de su seguro médico, debe continuar pagando la parte del costo de la prima correspondiente durante su Permiso Familiar Pagado.

Beneficios -- PeríodoLos beneficios del Permiso Familiar Pagado se incrementan progresivamente a lo largo de cuatro años. Los empleados elegibles podrán gozar de un Permiso Familiar Pagado durante un máximo de ocho semanas en 2018, y su cobertura aumentará a 10 semanas en 2019 y 2020, y a 12 semanas en 2021. Se puede tomar la totalidad de días del permiso de una sola vez o se pueden tomar días completos. Puede tomar el beneficio de licencia máximo en un determinado período de 52 semanas.

Beneficios -- SalarioLos beneficios del Permiso Familiar Pagado de acuerdo con el salario también incrementan progresivamente a lo largo de cuatro años. Los beneficios son un porcentaje de su salario semanal promedio, con un límite al mismo porcentaje del salario semanal promedio del estado de Nueva York, según el cálculo anual del Departamento de Trabajo del Estado de Nueva York (New York State Department of Labor). Estos beneficios equivalen al 50 % de su salario semanal promedio para el 2018, al 55 % para el 2019, al 60 % para el 2020 y al 67 % para el 2021.

EJEMPLO 1: Un empleado que gana $1,000 por semana en 2018 recibiría un beneficio de $500 por semana (el 50 % de $1,000). En 2019, ese empleado recibiría un beneficio de $550 por semana (el 55 % de $1,000).

EJEMPLO 2: Un empleado que gana $2,000 por semana en 2018 recibiría un beneficio de $652.96. El beneficio de este empleado tiene un límite del 50 % del salario semanal promedio del estado de Nueva York, que actualmente es de $1,305.92. La mitad de ese monto es de $652.96.

ElegibilidadTodos los empleados elegibles tienen derecho a gozar de un Permiso Familiar Pagado.

Empleados de tiempo completo: los empleados que tienen un horario de trabajo habitual de 20 horas o más por semana son elegibles para aprovechar este beneficio después de 26 semanas consecutivas de empleo.

Empleados de tiempo parcial: los empleados que tienen un horario de trabajo habitual de menos de 20 horas por semana son elegibles para aprovechar este beneficio después de 175 días de trabajo, que no necesariamente deben ser consecutivos.

Los empleados son elegibles independientemente de su nacionalidad o estado inmigratorio.

Descripción general del Permiso Familiar Pagado

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FinanciaciónEl Permiso Familiar Pagado está financiado por medio de las contribuciones de las nóminas de empleados que se fijan todos los años para que coincidan con el costo de la cobertura. La tasa de contribuciones de los empleados se revisa anualmente y queda sujeta a modificaciones por parte del Departamento de Servicios Financieros del Estado de Nueva York (New York State Department of Financial Services).

Puede usar la calculadora de ny.gov/PFLcalculator para obtener una estimación de sus deducciones semanales.

Acontecimientos calificantesNACIMIENTO DE UN HIJO: puede gozar del Permiso Familiar Pagado durante los primeros 12 meses después del nacimiento, la adopción o la acogida de un menor. Las mujeres embarazadas no pueden gozar del Permiso Familiar Pagado por su embarazo. El Permiso Familiar Pagado por el nacimiento de un hijo comienza después del nacimiento. No está disponible para condiciones previas al nacimiento.

ENFERMEDAD GRAVE: puede gozar del Permiso Familiar Pagado para cuidar a un familiar cercano que padece una condición médica grave. Estos familiares pueden vivir fuera del estado de Nueva York e, incluso, fuera del país. No puede gozar del Permiso Familiar Pagado por una condición médica que usted padece.

Una condición médica grave es una enfermedad, lesión, incapacidad, o afección física o mental que requiere lo siguiente:

Atención para pacientes internados en hospitales, centros de cuidados paliativos o centros de atención médica residencial.

O bien, tratamiento o supervisión continua por parte de un proveedor de atención médica.

El término “familiar cercano” comprende lo siguiente:

Cónyuge

Pareja de hecho

Hijos e hijastros

Padres y padrastros

Suegros

Abuelos

Nietos

DESPLIEGUE DE MIEMBROS ACTIVOS DEL EJÉRCITO: puede gozar del Permiso Familiar Pagado con el fin de atender las situaciones familiares que surgen cuando su cónyuge, pareja de hecho, hijo o padre es transferido al extranjero para cumplir sus funciones como miembro activo del ejército o cuando se le ha notificado de su inminente asignación para prestar servicio militar en el extranjero. No puede usar el Permiso Familiar Pagado para su propio deber como miembro activo del ejército.

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Sus derechos y protecciones Usted cuenta con protección laboral, lo cual garantiza que pueda regresar al mismo puesto de trabajo (o a uno similar) cuando regrese de su Permiso Familiar Pagado.

Puede continuar con su seguro médico durante su permiso. Si usted contribuye al costo de su seguro médico, debe continuar pagando la parte del costo de la prima correspondiente durante su permiso.

Su empleador tiene prohibido discriminarlo o tomar represalias contra usted por solicitar o usar un Permiso Familiar Pagado.

No es necesario que agote su permiso por enfermedad o días de vacaciones antes de usar el Permiso Familiar Pagado.

Cómo usar el Permiso Familiar Pagado1. Notifique a su empleador. Cuando quiera gozar de un Permiso Familiar Pagado, debe notificar a su empleador, al menos,

30 días antes del permiso, en caso de que sea previsible. De lo contrario, notifique a su empleador lo antes posible.

2. Obtenga los formularios requeridos. Para obtener estos formularios, comuníquese con su empleador, la compañía de seguros de su empleador o visite ny.gov/PaidFamilyLeave.

3. Complete y envíe los formularios. Llene la Solicitud de Permiso Familiar Pagado (Formulario PFL-1) siguiendo las instrucciones que aparecen en la portada y envíela a su empleador. Su empleador debe llenar la sección del formulario que le corresponda y enviárselo de vuelta a usted en un plazo de tres días hábiles. Si su empleador no responde, puede continuar con el paso que figura a continuación y enviar todos los materiales directamente a la compañía de seguro de Permiso Familiar Pagado de su empleador.

4. Obtenga y adjunte la documentación complementaria. La documentación específica o los formularios adicionales requeridos para cada tipo de permiso se describen en la solicitud de Permiso Familiar Pagado y en ny.gov/PaidFamilyLeaveApply.

5. Presente sus formularios de solicitud y la documentación complementaria. Preséntelos ante la compañía de seguro de Permiso Familiar Pagado de su empleador. Puede presentar su reclamación antes de los 30 días posteriores al inicio de su permiso. La compañía de seguros debe pagar o rechazar su solicitud en un plazo de 18 días calendario después de haber recibido sus formularios completos.

Proceso del Permiso Familiar Pagado e información de contacto

En _____________________________________________, las presentaciones de las solicitudes de Permiso Familiar Pagado y

formularios correspondientes deben estar dirigidos a: ________________________________________________________.

La compañía del seguro de Permiso Familiar Pagado es: _______________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________.

Disputas Si se rechaza su reclamo de Permiso Familiar Pagado, la compañía de seguros o su empleador, si este cuenta con seguro propio, le proporcionará información sobre cómo solicitar arbitraje. Un árbitro imparcial decidirá sobre las disputas relacionadas con los reclamos.

ESCRIBA EL NOMBRE DEL EMPLEADOR

ESCRIBA EL NOMBRE O LA DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO DEL DEPARTAMENTO

ESCRIBA EL NOMBRE DE LA COMPAÑÍA DE SEGUROS Y SU INFORMACIÓN DE CONTACTO

Contacto:Compañía de seguros: ____________________________________________________________________________ o bien,

Para empleadores con seguro propio: ________________________________________________________________

ESCRIBA LA INFORMACIÓN DE CONTACTO SI CORRESPONDE

ESCRIBA EL NOMBRE O LA DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO DEL DEPARTAMENTO SI CORRESPONDE

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Quejas por discriminaciónLos empleados tienen protección contra discriminación y represalias por solicitar o usar un Permiso Familiar Pagado.

Si su empleador pone fin a su contrato de empleo, reduce su salario o sus beneficios, o lo sanciona de algún modo como consecuencia de haber solicitado o usado un Permiso Familiar Pagado, envíe al contacto designado de Permiso Familiar Pagado de su empleador una solicitud formal de reincorporación laboral utilizando la Solicitud formal de Reincorporación en Relación con el Permiso Familiar Pagado (Formulario PFL-DC-119), disponible en la sección de formularios de ny.gov/PaidFamilyLeave. Presente el formulario completo ante su empleador y envíe una copia a la siguiente dirección:

Paid Family Leave, P. O. Box 9030, Endicott, NY 13761-9030

Si su empleador no cumple con la solicitud de reincorporación en un plazo de 30 días, puede presentar una queja por discriminación relacionada con el Permiso Familiar Pagado ante la Junta de Compensación de los Trabajadores (Workers’ Compensation Board) utilizando la Queja por Discriminación Relacionada con el Permiso Familiar Pagado (Formulario PFL-DC-120), que también está disponible en el sitio web del Permiso Familiar Pagado. Una vez recibida su queja, la Junta armará su caso y programará una audiencia preliminar ante un juez de derecho de compensación de los trabajadores.

Para obtener más información sobre el Permiso Familiar Pagado, visite ny.gov/PaidFamilyLeave o comuníquese con el Departamento de Recursos Humanos.

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Apéndice: Lenguaje modelo por temaTal como se describió en las Instrucciones para empleadores, hay elementos del Permiso Familiar Pagado que, tal vez, quiera explicar con más detalles, o bien es posible que desee proporcionar información específica sobre dicho permiso en relación con las políticas de su compañía. En la siguiente lista, se describen algunas de estas consideraciones y se proporciona un modelo de texto que puede usar según corresponda.

1. Relación con otros tipos de permisos: podría ser beneficioso para su compañía abordar la relación entre el Permiso Familiar Pagado (Paid Family Leave, PFL) del estado de Nueva York, la Ley de Ausencia Familiar y Médica (FMLA, por sus siglas en inglés), los beneficios por discapacidad a corto plazo y la compensación de los trabajadores.

Lenguaje modelo:

El Permiso Familiar Pagado puede ser utilizado por empleados elegibles para una licencia en virtud de las disposiciones de la Ley FMLA. Se podrá gozar de un PFL en simultáneo con un permiso designado, siempre que el motivo para el permiso reúna los requisitos del PFL y de la Ley FMLA. Los empleados elegibles, entonces, podrán solicitar tanto un PFL como un permiso de FMLA.

No puede aprovechar beneficios por discapacidad a corto plazo ni gozar de un Permiso Familiar Pagado al mismo tiempo. No puede tomarse más de 26 semanas combinadas de permiso por discapacidad a corto plazo y Permiso Familiar Pagado en un período de 52 semanas.

Si no puede trabajar, pero reúne los requisitos para recibir los beneficios de compensación de los trabajadores, no podrá aprovechar los beneficios del Permiso Familiar Pagado al mismo tiempo que reciba los beneficios de compensación de los trabajadores. Si tiene ingresos reducidos, podría ser elegible para el Permiso Familiar Pagado. Consulte con el Departamento de Recursos Humanos.

2. Tiempo acumulado para la elegibilidad del PFL: tal vez, quiera aclarar que el tiempo libre pagado cuenta como día(s) de trabajo para que un empleado sea elegible para el Permiso Familiar Pagado. Un empleador que hace deducciones de nómina para el Permiso Familiar Pagado debe continuar recaudando contribuciones de los empleados durante los períodos de tiempo libre pagado.

Lenguaje modelo: el tiempo utilizado para los días personales, de vacaciones o de enfermedad puede contar como parte de la determinación de elegibilidad del empleado.

3. PFL complementado con tiempo acumulado: tal vez, quiera especificar si su compañía les permitirá a los empleados complementar el PFL con tiempo acumulado de vacaciones para recibir la totalidad de su salario.

Lenguaje modelo: los empleados, tal vez, quieran complementar o no el PFL con el tiempo acumulado para recibir la totalidad de su salario durante su ausencia.

4. Uso del tiempo acumulado con el PFL: tal vez, quiera especificar si su compañía permitirá que los empleados usen el tiempo acumulado de vacaciones para recibir la totalidad de su salario. Si usted permite esto, puede solicitar el reembolso a su compañía de seguros.

Lenguaje modelo: los empleados, pueden usar/no pueden usar el tiempo acumulado junto con los beneficios del PFL para recibir la totalidad de su salario durante su ausencia.

5. Acumulación de tiempo de permiso durante el PFL: tal vez, quiera aclarar que su compañía permite que los empleados continúen acumulando su tiempo de vacaciones durante el PFL.

Lenguaje modelo: durante el PFL, los empleados continuarán/no continuarán acumulando permiso por enfermedad o días de vacaciones.

6. Política para cónyuges que gozan del PFL: si tiene empleados en su compañía que son cónyuges, tal vez, quiera compartir su política acerca de si estos empleados pueden tomar el Permiso Familiar Pagado al mismo tiempo para el mismo evento calificante (p. ej., para establecer vínculos con un hijo recién llegado) o si solo pueden tomarlo de a uno por vez.

Lenguaje modelo: la política de la compañía permite que solo un empleado a la vez reciba PFL para establecer vínculos con el mismo niño o para cuidar a un mismo familiar.

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