Consideraciones sobre el Marco y las funciones

de las reuniones de equipos

El Marco de las reuniones de equipo hace referencia a todo aquello que tiene que estar para que las dinmicas de los equipos funciones.

Un equipo tiene ms probabilidad de xitos cuanto antes se provee de una estructura o marco o enfoque.

ELEMENTOS DEL MARCO DE LAS REUNIONES:

Preparacin de una reunin:

Fechas, lugar, horario (principio y fin)

Tipo de reunin

Agenda de la reunin (tema general y objetivos especficos)

Desarrollo, fases y duracin de cada una

Personas a ser convocadas

Documentos preparatorios con suficiente antelacin

Informe de la reunin

Seguimiento de acuerdos.

ROLES: Para que la reunin sea efectiva se requiere asignar diferentes roles entre los participantes, se recomienda sean rotativos, de tal manera que todos los participantes de equipo tengan la misma oportunidad de aportar.

Dos son los roles por excelencia en una reunin

Lder:

La nica funcin que no se puede delegar es la del lder del equipo quien es el responsable de todas las decisiones tomadas o no tomadas por su equipo y por cada uno de sus miembros, por ello el rol del lder seguir en sus manos.

El lder conoce a los miembros del equipo y favorece el reparto de funciones teniendo en cuenta sus habilidades particulares, de tal manera que todos encuentren siempre algo en qu aportar.

Participante:

Este es el rol que asume todo integrante del equipo, incluido el lder, en la medida en que puede y debe aportar su punto de vista personal en cada debate.

Importante resaltar que un miembro es primero responsable de defender los intereses del equipo en su conjunto y, en este marco, la segunda prioridad es representar y defender los intereses de su rea de especializacin o de responsabilidad ms personal.

Se presentan algunos otros roles (podran aparecer otros de acuerdo a las necesidades) cuya funcin debe ser asumida por los diferentes miembros del equipo de manera rotativa. nicamente el lder del equipo mantiene su rol.

El Moderador el que ordena las intervenciones

Es el director de orquesta. Gestiona la energa del equipo en las reuniones, cuida el ritmo y orden de participacin, focaliza el tema prevista, destaca la relacin de los aportes, evita las interrupciones.

Necesita mantenerse distante al tema. Si siente la necesidad de participar, pide que algn otro miembro del equipo asuma su rol mientras l interviene

El Secretario el escribano

Durante la reunin registra acuerdos y redacta el acta: compromisos / acciones con sus respectivos plazos y responsabilidades, repartidos entre todos los miembros del equipo en la reunin.

Lee los acuerdos antes de terminar la reunin y luego la deriva a todos los miembros del equipo.

Los das siguientes a la reunin, y hasta antes de la siguiente, sostiene la comunicacin entre los miembros del equipo y realiza seguimiento a los acuerdos.

Convoca y publica la agenda de la siguiente reunin, al menos con 3 das de anticipacin. La agenda la prepara en coordinacin con la Lder del equipo.

Al inicio de la siguiente reunin vuelve a leer los compromisos y chequea lo que ha sido desarrollado y que pasa a la seccin de pendientes.

La Urgencia - el que presiona las decisiones

Activa y promueve la toma de decisiones sobre los temas que se tratan.

Regula y presiona estratgicamente al equipo para formular decisiones respondiendo al sentido de urgencia.

El reloj el controlador del tiempo

Ayuda a cumplir los tiempos estipulados para cada tema.

Si se supera el tiempo convenido lo indica (no despus de 5 minutos), pero es el equipo en su conjunto o el lder quien decide qu hacer al respecto.

La urgencia y el reloj pueden ser la misma persona.

Feedback encadado de la retroalimentador

Es una invitacin a enriquecer la dinmica de la reunin.

Requiere entrenamiento sobre cmo dar feedback y recordar, en este sentido, que el feedback es directo e implica compartir el juicio que se tiene respecto de algo o alguien.

Aparece al final de la jornada / al trmino de la reunin, salvo que el lder, o algn otro miembro del equipo, le solicite directamente cmo nos ests viendo? qu te parece nos est deteniendo? qu nos est funcionando? O afines.

Mendoza, Soledad y Cottle, Alice (noviembre, 2010) Taller Coaching de equipos. Documento de trab ajo. Lima: UPC