Administración – Lectura 1

LAS ORGANIZACIONES Y LA ADMINSTRACION

La organización: conjunto de roles (funciones) que desempeñan los individuos interrelacionándose para lograr el fin común.

Patrón sinérgico: conjunto de conductas observables entre los roles.

Existe una organización cuando hay un patrón sinérgico que la explique. EJ: en una familia hay un padre, madre e hijos, cada uno posee un rol específico y coexiste un conjunto de conductas observadas entre sus miembros. Si cambia ese patrón sinérgico (por ejemplo por muerte de algún miembro) cambia la organización (se reestructura).

A través del uso de la administración la organización funciona de forma adecuada (administrador hace que los individuos ejecuten los roles dentro de la estructura).

Empresa: una interrelación de roles (puestos de trabajo, áreas o departamentos) que buscan obtener un objetivo (económico generalmente), esta combina entradas de recursos (materias primas, capital, demás) para obtener resultados.

El nivel jerárquico es establecido por quien estructura la organización. En el nivel superior lo desempeñan los propietarios, dueños, accionistas o socios (o un 3ro), en el nivel medio se encuentran los gerentes o jefes de área y en el nivel operativo los equipos de trabajo especifico que realizan las tareas operativas.

La administración es un órgano social que esta encargado de hacer que los recursos sean productivos.

Se puede observar lo siguiente:

Coordinación de recursos humanos, materiales y financieros para el logro efectivo y eficiente de los objetivos de los objetivos organizacionales.

relación de la organización con su ambiente externo y respuestas a las necesidades de la sociedad.

Desempeño de ciertas funciones especificas como determinar objetivos, planear, asignar recursos, etc.

Desempeño de varios roles interpersonales, de información y decisión.

La tarea de la administración es instrumentar este sistema de información – decisión para coordinar los esfuerzos y mantener el equilibrio dinámico.

Administración: es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Se aplica para todo tipo de administración (privada, publica, etc) y organización (industrial, comercial o de servicios, etc).

Se la puede analizar como:

o Disciplina: es un cuerpo acumulado de conocimientos que incluye principios, teorías, conceptos, etc.

o Proceso: comprende funciones y actividades que llevan a cabo los administradores para lograr los objetivos de la organización.

La administración es la conducción racional de actividades, esfuerzos y recursos de una organización, para sobrevivir y crecer.

La teoría general de la administración (TGA) se ocupa de la administración de las organizaciones. Se puede analizar lo que es la ciencia y la técnica.

Ciencia: comprensión, explicación y análisis dinámico de la realidad (investiga y explica). EJ: actividad que se desarrolla en instituciones educativas.

teoría: hipótesis que se aplican a toda una ciencia o parte importante de esta. Serie de leyes que sirve para relacionar determinado orden de fenómenos.

técnica: opera según procedimientos y reglas que normalizan la operación y los transforman. Transforma la realidad (opera la realidad). Esta complementa a la ciencia, es el vehiculo de instrumentación.

Importancia de la administración (Reyes Ponce):

Se aplica a todo tipo de organización.

El éxito de la organización depende de manera directa o indirecta de su buena administración.

En las grandes empresas es indiscutible y esencial.

En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir es aplicar la administración.

La eficiente técnica administrativa promueve y orienta el desarrollo.

Una adecuada administración aumenta la productividad.

Argumentos de importancia de esta disciplina:

Universalidad: se demuestra que es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social.

Simplificación del trabajo: por medio de principios, métodos y procedimientos para lograr más efectividad y rapidez.

Productividad y eficiencia: esta relacionado con la buena administración.

Bien común: ya que proporciona lineamientos para aprovechar más los recursos, mejorar las relaciones humanas y generar empleos.

Con la Revolución Industrial (mitad siglo XVIII) en Inglaterra, se una transformación de los sistemas de trabajo y la estructura de la sociedad (se pasa del campo a las ciudades y del trabajo manual al de las maquinas). En el siglo XX se empieza a construir el pensamiento administrativo gracias a dos ingenieros, Frederick Winlow Taylor (americano) que desarrollo la escuela de administración científica, que se preocupa por aumentar la eficiencia de la industria a través de la racionalización del trabajo operario. Y Henri Fayol (europeo) quien desarrollo la teoría clásica, que busca aumentar la eficiencia de su empresa a través de su organización y de la aplicación de principios generales de la administración con bases científicas. Ambos crearon las bases del enfoque clásico tradicional de la administración.

Para Taylor, la gerencia adquirió nuevas atribuciones y responsabilidades descritas por los 4 principios siguientes:

Principio de planeamiento: sustituir en el trabajo el trabajo individual del operario, la improvisación y la actuación empírico - práctica por los métodos basados en el procedimiento científico. Sustituye la improvisación por la ciencia, mediante la planeación del método.

Principio de la preparación / planeación: seleccionar científicamente a los trabajadores por sus aptitudes y prepararlos, entrenarlos para producir mas y mejor, de acuerdo con el método planeado.

Principio de la ejecución: distribuir las atribuciones y las responsabilidades, para que la ejecución del trabajo sea más disciplinada.

Principio del control: controlar el trabajo para certificar que el mismo esta siendo ejecutado de acuerdo con las normas establecidas y según el plan previsto.

Otros principios implícitos de administración científica según Taylor:

Estudiar el trabajo de los operarios, descomponerlo en sus movimientos elementales y cronometrarlo para después de un análisis cuidadoso, eliminar o reducir los movimientos inútiles y perfeccionar y racionalizar los movimientos útiles. Dando como resultado el estudio de métodos y tiempos que se utiliza en muchas organizaciones en la actualidad.

Estudiar cada trabajo antes de fijar el modo como deberá ser ejecutado.

Seleccionar científicamente a los trabajadores de acuerdo con las tareas que le sean asignadas.

Dar a los trabajadores instrucciones técnicas sobre el modo de trabajar (entrenamiento).

Clasificar de forma práctica y simple los equipos, procesos y materiales a ser empleados o producidos, de forma que sea fácil su manejo y uso.

Separar las funciones de planeación de las de ejecución, dándoles atribuciones precisas y delimitadas.

Especializar y entrenar a los trabajadores, tanto en la planeación y control del trabajo como en su ejecución.

Preparar la producción, planeando y estableciendo premios e incentivos para cuando fueren alcanzados los estándares establecidos, y otros premios e incentivos para cuando los patrones fueren superados.

Estandarizar los utensilios, materiales, maquinaria, equipo, métodos y procesos de trabajo a ser utilizados.

Dividir proporcionalmente entre la empresa, accionistas, trabajadores y consumidores las ventajas que resultan del aumento proporcionado por la racionalización.

Controlar la ejecución del trabajo, para mantenerlos en niveles deseados, perfeccionarlo, corregirlo y premiarlo.

Henri Fayol es considerado el padre de la teoría clásica de la Administración, la cual nace de la necesidad de encontrar lineamientos para administrar organizaciones complejas, sistematizo el comportamiento general que establece 14 principios de la administración, dividió las operaciones industriales y comerciales en 6 grupos que se denominan funciones básicas de la empresa, las cuales son:

o Funciones técnicas: relacionadas con las producciones de bienes y servicios de la empresa.

o Funciones Comerciales: relacionadas con la compra, venta e intercambio.

o Funciones Financieras: relacionadas con la búsqueda y gerencia de capitales.

o Funciones de Seguridad: relacionadas con la protección y preservación de los bienes de la personas.

o Funciones Contables: relacionadas con los inventarios, registro de balances, costos y estadísticas.

o Funciones Administrativas: relacionadas con la integración de las otras 5 funciones (coordinan y sincronizan por encima de ellas).

Fayol define al acto de administrar como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

Las funciones administrativas engloban los elementos de la administración:

Planear: visualizar el futuro y trazar el programa de acción.

Organizar: construir tanto el organismo material como el social de la empresa.

Dirigir: guiar y orientar al personal.

Coordinar: ligar, unir, armonizar todos los actos y todos los esfuerzos colectivos.

Controlar: verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las órdenes dadas.

No hay nada absoluto o rígido en materia de administrativa por lo que Fayol adopta la denominación principio en vez de ley o principio. Estos principios son maleables y se adaptan a cualquier circunstancia (tiempo o lugar).

Principios administrativos de Fayol:

División de trabajo: cuanto mas se especialicen las personas, más eficiencia desempeñar en su oficio. EJ: línea de montaje.

Autoridad: los gerentes dan órdenes para que se hagan las cosas, deben contar con liderazgo.

Disciplina: los miembros de la organización deben respetar las reglas y convenios de la empresa. Será el resultado de un buen liderazgo en todos los niveles, de acuerdo equitativos (recompensar por rendimiento) y sanciones para infracciones con justicia.

Unidad de Dirección: operaciones con un objetivo dirigidas por un solo gerente que usa un solo plan.

Unidad de Mando: cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operación particular solamente de una persona.

Subordinación de interés individual al bien común: el interés de los empleados no tener plelacion sobre los intereses de la organización.

Remuneración: la compensación por el trabajo debe ser equitativa para los empleados como para los patronos.

Centralización: los gerentes deben conservar la responsabilidad final pero deben dar a sus subalternos la autoridad para que realicen adecuadamente su oficio (debe encontrarse el mejor grado de centralización para cada caso).

Jerarquía: orden de rangos desde la alta gerencia hasta los niveles más bajos.

Orden: los materiales y personas deben estar en el lugar adecuado en el momento adecuado. Cada individuo debe ocupar el cargo o posición mas adecuado para el.

Equidad: administradores amistosos y equitativos hacia sus subalternos.

Estabilidad del personal: no es conveniente que rote el personal, no es eficiente.

Iniciativa: dar libertar a subalternos para concebir y llevar a cabo sus planes, aun cuando a veces se cometan errores.

Espíritu de equipo: proporciona un sentido de unidad. Fayol recomienda por ejemplo la comunicación verbal en ves de la escrita.

Las empresas actualmente basan su funcionamiento en los conceptos dados con anterioridad pero los factores mas importantes para lograr alta productividad son la calidad y el servicio, por lo tanto se debe combinar las teorías clásicas con las modernas.Luego de los clásicos surgió la escuela de las Relaciones Humanas (sociólogos y psicólogos), por que no se obtenía eficiencia productiva ni armonía en el centro de trabajo.

Una de estas es la de Elton Mayo (1933), investigo la relación de la cantidad de iluminación en el centro de trabajo y la productividad de los obreros. Concluyo que los empleados trabajarían más si la gerencia se preocupaba por su bienestar y si los supervisores les prestaban atención especial (efecto Hawthome). Mayo era de la opinión que el concepto de hombre social (movido por necesidades sociales, deseosas de relaciones gratificantes en el trabajo y más sensibles a las presiones del grupo de trabajo que al control administrativo) era complemento del concepto de hombre racional (movido por sus necesidades económicas).Otra teoría es la Neoclásica (1950) que pone énfasis en la práctica de la administración. Utiliza la mayor parte de los conceptos clásicos, estructura de la organización lineal, funcional y línea – staff, relaciones de línea y asesoria, problema de autoridad y responsabilidad y departamentalizacion. Pone acento en los objetivos (valores buscados) y en los resultados, ya que es un medio de evaluar el desempeño de las organizaciones. Da énfasis en las funciones del administrador, planeación, organización, dirección y control; las cuales forman el proceso administrativo. Surgen teorías como la de las relaciones humanas, la burocracia, la estructuralista, la del comportamiento, matemática y de los sistemas.También hay contribuciones recientes como las de Peter Drucker (temas generales de la administración), Edwards Deming y Joseph Juran (elevación de la calidad de los productos japoneses), Thomas Peters y Robert Waterman (características de las empresas de excelencia).

Para que una organización logre resultados debe haber alguien que coordine las actividades (relación en entre los roles: PATRON SINERGICO): ADMINISTRADOR (gerente).