leccion 11.2-informes

8/2/2019 Leccion 11.2-Informes

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Crystal Reports para Visual Basic 7


Utilice los siguientes pasos como gua para generar informes con Crystal Reports.

Nota Debe crear los informes que desee tener disponibles a travsde su aplicacin antes de empezar a trabajar con los controlespersonalizados. No puede crear informes mediante los controlespersonalizados.

Puesta en marcha1 Abra Crystal Reports.

2 Haga clic en el botn Nuevo informe de la barra de botones. Aparecer la Galerade informes.

haga clic en uno de los botones de Asistente para la creacin de informes paraobtener Ayuda paso a paso acerca de la creacin de un informe,

haga clic en el botn Otro informe para utilizar otro informe como plantillapara crear su informe, o bien

haga clic en el botn Personalizado para generar un informe personalizado.

3 Cuando haga clic en el botn Personalizado, se expandir la Galera de informes.

Nota La Galera de informes no aparecer si elige el comandoNuevo del men Archivo para crear un nuevo informes; sloaparecer cuando haga clic en el botn Nuevo informe de labarra de botones y tiene activada la casilla de verificacin Utilizarla galera de informes para nuevos informes en la ficha Nuevoinforme del cuadro de dilogo Opciones de archivos.

C A P T U L O 2

Generacin de informes

Filename: 86502599.doc Project: CHAPTER 2 Template: Author: Pablo Trillo Navarro Last Saved By: Carmen

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Crystal Reports para Visual Basic

Captulo 2 Generacin de informes

Seleccin de un tipo de informe Haga clic en el botn Tipo de informe correspondiente al informe que deseacrear:

Haga clic en el botn Informe personalizado para crear un informe estndaren formato de filas y columnas o de bloque de datos.

Haga clic en el botn Ref. cruz. personalizada para crear un informe dereferencias cruzadas que presente los datos resumidos en una estructura defilas y columnas similar a una hoja de clculo. Los informes de referenciascruzadas son fciles de leer y resultan tiles para realizar comparacionesrpidas o identificar tendencias.

Haga clic en Etiqueta personalizada para crear etiquetas de correo oelementos de tipo etiqueta.

Seleccin de un origen de datos Haga clic en el botn Tipo de datos para elegir el origen de datos que desea

utilizar para crear su informe:

Haga clic en el botn Archivo para activar una o ms tablas de bases de datospara utilizar en su informe. Aparecer el cuadro de dilogo Elegir archivode base de datos. Seleccione una tabla de base de datos que desea activar

para su informe y haga clic en Aceptar cuando termine.

Haga clic en el botn SQL/ODBC para abrir alguna de la amplia variedad deorgenes de datos SQL compatibles con Crystal Reports. Aparecer elcuadro de dilogo Iniciar sesin en servidor. Inicie una sesin en elservidor deseado y elija las tablas SQL que desee utilizar en su informe.

Vinculacin de tablas de bases de datosSi ha seleccionado dos o ms tablas de bases de datos, necesitar vincularlas.Vincule tablas de bases de datos de forma que los registros de una base de datoscoincidan con los registros relacionados de otra. Para vincular, utilice un campo quesea comn a las dos bases de datos. Crystal Reports utiliza el vnculo para emparejarlos registros de una base de datos con los de la otra.

Cuando elija mltiples tablas, aparecer el Asistente de vinculacin visual. Utiliceeste asistente para vincular dos o ms bases de datos juntas. Puede vincular tablas de

bases de datos manual o automticamente.




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Manualmente4 Resalte un campo de la base de datos que desea vincular y que sea comn con

otro campo de la segunda base de datos con la que quiere establecer el vnculo.

5 Arrastre el campo de la primera base de datos a la segunda. Si el vinculo esposible, aparecer una lnea de vnculo para indicar el vnculo conseguido.

6 Para modificar un vnculo, resalte la lnea de vnculo y haga clic en el botnOpciones. Aparecer el cuadro de dilogo Opciones de vinculacin, donde

podr realizar los cambios deseados.

Automticamente7 Haga clic en el botn Vinculacin inteligente del Asistente de vinculacin visual.

8 La caracterstica de Vinculacin inteligente crear automticamente vnculoslgicos entre las tablas de su informe. Si no es posible establecer vnculos, se

mostrar un mensaje.

Descripcin del entorno de diseoLa ventana Diseo aparece con secciones Ttulo, Encabezado de pgina, Detalles,Pie de pgina y Resumen vacas que puede utilizar en el diseo de su informe. Paracrear su informe, inserte y d formato a elementos en cada una de esas secciones.

Cada una de las secciones del informe tiene sus propias caractersticas de impresin:

la seccin Ttulo se imprime una vez al principio del informe,

la seccin Encabezado de pgina se imprime al principio de cada pgina,

la seccin Detalles se imprime una vez por cada registro,

la seccin Pie de pgina se imprime al final de cada pgina, y la seccin Resumen se imprime una vez al final del informe.

Es importante comprender estas caractersticas pues afectan a cundo y a con qufrecuencia se van a imprimir los datos.




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Seleccin de camposCuando abre un informe nuevo aparece en la pantalla, junto a la ventana Diseo, elcuadro de dilogo Insertar campo de base de datos. Este cuadro de dilogo muestrauna lista de todos los campos de la tabla de base de datos activa disponibleactualmente para utilizarla con su informe. Para acelerar la entrada de mltiplescampos, este cuadro permanecer en la pantalla hasta que haga clic en el botnTerminar.

Seleccione el campo o los campos que desee que aparezcan en el informe. Puede:

resaltar un campo cada vez, hacer clic en el botn Insertar y colocar el campoen su informe,

resaltar un campo cada vez y arrastrarlo a su informe,

utilizar la combinacinMays-clic para seleccionar una serie de campos

contiguos o la combinacin Ctrl-clic para seleccionar aleatoriamentecampos de la lista y arrastrarlos hasta su informe.

Nota Si coloca mltiples campos, aparecern unos al lado de losotros en el mismo orden en que aparecen en el cuadro de dilogoInsertar campo de base de datos.

Crystal Reports marca la posicin de cada campo con un cuadro rectangular. Loscaracteres del cuadro indican si el campo es de texto (XXX...), nmeros (555...),moneda ($555...), fecha (AAAA-M...) o Booleano (T/F). El nmero de caracteresdel cuadro indica el nmero de caracteres permitido en el campo de la base dedatos. Puede modificar la apariencia de los campos si elige el comando Opcionesdel men Archivo y hace clic en Mostrar nombres de campoen la ficha Diseodel cuadro de dilogo Opciones de archivo. Ahora, cada campo estar indicado

por su nombre en lugar de por su carcter correspondiente.

Crystal Reports colocar automticamente los ttulos de campo correspondientesa cada campo en la seccin Encabezado de pgina justo encima del campocorrespondiente. Puede desactivar esta opcin si elige el comando Opciones delmen Archivo y desactiva la opcin Ttulos de campos de detalle de la fichaDiseo del cuadro de dilogo Opciones de archivo.




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Traslado, cambio de tamao, formato y

eliminacin de campos9 Para mover, cambiar el tamao, dar formato, agregar bordes y colores, eliminar oinsertar un subtotal, un resumen o un total general en un campo, primerodeber hacer clic en el campo para seleccionarlo. Cuando selecciona uncampo, aparecen unos controladores negros en los lados derecho e izquierdodel campo para indicar que est seleccionado

Nota Puede seleccionar mltiples campos al mismo tiempo siutiliza el mtodo Mays-clic o elige el comando Seleccionarcampos del men Edicin. El comando Seleccionar camposactiva un cursor en forma de cruz con el que puede arrastrar ydibujar un rectngulo para enmarcar el campo o los camposdeseados, conocido como la tcnica de seleccin de marquesina.

10 Una vez seleccionado un campo, podr indicar a Crystal Reports qu quiere hacercon l:

Para mover un campo, arrstrelo hasta la posicin deseada.

Para cambiar el tamao de un campo, arrastre su controlador izquierdo oderecho hasta que el campo tenga el tamao deseado.

Para dar formato a un campo (alineacin, nmero, moneda, presentacin defecha, etc.), haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en elcampo y elija el comando Cambiar formato del men contextual.Aparecer un cuadro de dilogo Formato especfico del tipo de datos delcampo seleccionado. Realice los cambios deseados y haga clic en Aceptarcuando haya terminado.

Para establecer bordes, sombras y rellenos de fondo, haga clic con el botnsecundario del mouse en el campo y elija el comando Cambiar bordes ycolores del men contextual. Aparecer el cuadro de dilogo Formato debordes y colores. Realice los cambios deseados y haga clic en Aceptarcuando haya terminado.

Para cambiar la fuente, haga clic con el botn secundario del mouse en elcampo y elija el comando Cambiar fuente del men contextual. Aparecerel cuadro de dilogo Fuente. Realice los cambios deseados y haga clic enAceptar cuando haya terminado.

Para eliminar un campo seleccionado, simplemente presione SUPR.




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Nota Cuando hace clic con el botn secundario del mouse en uncampo, ste se selecciona y muestra a la vez un men contextual.

Nota Muchas de las opciones de fuentes y formato estn tambindisponibles como botones de la barra de formato.

Ordenacin de los datos del informePuede que desee cambiar el modo en que se ordenan los datos en su informe.Ordenar significa establecer el orden en que se muestran los valores. Por ejemplo, lainformacin de un listn telefnico est ordenada alfabticamente por nombre paracrear un orden y velocidad eficientes en el acceso a los datos contenidos en l.

Cuando ordena en Crystal Reports, el programa le pide que seleccione dos cosas: elcampo en el cual desea basar la ordenacin (campo de ordenacin) y la direccin deordenacin (ascendente significa de menor a mayor, 1 a 9, A a Z, Falso a Verdadero;

descendente significa de mayor a menor, 9 a 1, Z a A, Verdadero a Falso).Un campo de ordenacin es un campo que determina el orden en que aparecen losdatos en su informe. Puede utilizar cualquier campo como campo de ordenacin.Cuando selecciona un campo de ordenacin, Crystal Reports ordena los registros delinforme basndose en los valores del campo seleccionado. Los valores deconfiguracin regional o internacional, as como el tipo de datos del campo,determinan el mtodo con el que se ordenarn los datos para ese campo. Porejemplo, si los valores son para Estados Unidos:

Campos de cadena

Los valores de caracteres individuales se ordenan de manera que los espaciosen blanco tengan el menor valor, despus los signos de puntuacin, acontinuacin los nmeros, despus las letras maysculas y, finalmente, lasletras minsculas. Despus se ordenan los valores de dos caracteres, despuslos de tres, etc., siguiendo las mismas reglas.

Campos de moneda

Los campos de moneda se ordenan de forma numrica.

Campos de nmero

Los campos de nmero se ordenan de forma numrica.

Campos de fecha

Los campos de fecha se ordenan de forma cronolgica.

Campos booleanos

Los campos booleanos se ordenan de manera que los valores Falso (0)aparecen primero y despus los valores Verdadero (1).




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Crystal Reports le permite realizar ordenaciones por campos individuales o pormltiples campos. Las ordenaciones por campos individuales son ordenaciones en

las que todos los registros utilizados en el informe se ordenan basndose en losvalores de un nico campo. En las ordenaciones de mltiples campos, CrystalReports ordena primero los registros basndose en los valores del primer camposeleccionado, ponindolos en orden ascendente o descendente segn se hayaespecificado. Cuando dos o ms registros tienen el mismo valor de campo en el

primer campo de ordenacin, los ordena (slo a estos) basndose en el valor delsegundo campo de ordenacin. Por ejemplo, en una ordenacin basada en el apellidoy despus en el nombre (en sentido ascendente), "Snchez, Benito" estara antes que"Snchez, Juan".

11 Haga clic en el botn Campos de ordenacin de la barra de botones. Aparecerel cuadro de dilogo Forma de ordenacin de registros.

12 Resalte el campo o los campos que desea ordenar en el cuadro de lista Camposdel informe.

13 Haga clic en el botn Agregar. Los campos resaltados se agregarn al cuadro delista Campos de ordenacin.

14 Especifique la direccin de ordenacin; para ello, haga clic en el botn de opcincorrespondiente. Elija Ascendente (A a Z, 1 a 9) o Descendente (Z a A, 9 a 1).

15 Haga clic en Aceptar cuando haya terminado para volver al informe. CrystalReports ordenar los registros segn su especificacin.

Agrupacin de datos del informeCrystal Reports le permite agrupar datos en su informe. Un grupo es un conjunto deregistros relacionados entre s de alguna manera. Por ejemplo, en una lista de

clientes, un grupo podra consistir en todos aquellos clientes que vivan en el mismocdigo postal o en la misma regin. En un informe de ventas, un grupo podraconsistir en todos los pedidos realizados por el mismo cliente o todos los pedidosgenerados por un determinado representante de ventas.

Crystal Reports le permite una gran flexibilidad al agrupar datos. Tambin le ofrecela posibilidad de crear una serie de diferentes tipos de valores de grupo.

Un valor de grupo es el valor generado como resultado de una evaluacin, unacuenta o un clculo realizado sobre los datos de un nico grupo. Un subtotal es untipo de valor de grupo; es la suma de todos los valores de un nico campo, de todoslos registros de un grupo. Por ejemplo, si en un informe de ventas realiza un subtotalde las ventas por representantes de ventas, Crystal Reports reunir todos los registros

pertenecientes al representante de ventas y totalizar las cantidades de ventas de

todos los registros. En un promedio de grupo, Crystal Reports hallar el promedio delos valores de un grupo de registros; en un recuento de grupo, contar los valores deun grupo de registros, etc. Los valores de grupo son herramientas importantes paracrear informes eficaces. Crystal Reports le ofrece diversas alternativas para trabajarcon datos agrupados.




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calcular la suma de los valores,

calcular la desviacin estndar o la varianza de los valores,

hallar el promedio de los valores,

contar los valores,

determinar el valor ms alto, y

determinar el valor ms bajo del grupo.

Si bien puede haber muchos campos de datos en un informe, normalmente slo hayun campo para el que le interesar agrupar los datos. Por ejemplo, en un informe deventas probablemente ser el campo que enumere la cantidad de ventas; en uninforme de comisiones, probablemente ser el campo que muestre la cantidad decomisin, etc.

16 Cuando agrupe datos en un informe, seleccione primero el campo que desee

agrupar. Consulte Seleccin de campos, ms adelante en este mismo captulo.17 Una vez seleccionado el campo, elija el comando Seccin de grupo del men

Insertar. Aparecer el cuadro de dilogo Insertar seccin de grupo.

18 Seleccione un campo (un campo de ordenacin y agrupamiento) paradesencadenar el agrupamiento siempre que cambie su valor. Al agrupar losdatos por regin, por ejemplo, utilizara el campo Regin para crear un nuevogrupo (y generar un valor de grupo si est seleccionado) siempre que cambie laregin. De la misma manera, el campo Cdigo postal desencadenara unagrupamiento en cuanto cambiara el cdigo postal.

Una vez haya realizado estas selecciones simples, Crystal Reports agrupar los datossegn haya especificado.

Creacin de grupos personalizadosLa mayora de las veces que ordena y agrupa datos se basa en los valores de uncampo del informe. Por ejemplo, si tiene una lista de clientes y desea ordenarla yagruparla por regin, el programa ordenar primero la lista por regin y despusdividir la lista en grupos de regiones siempre que cambie el valor del campoRegin.

Sin embargo, en algunas ocasiones puede que no desee agrupar basndose en losvalores de uno de los campos del informe.

Puede que el informe no contenga el campo por el cual desea agrupar. Porejemplo, su informe contiene un campo Ciudad y un campo Regin, pero notiene un campo Pas, y desea agrupar por pas.

El informe puede contener el campo por el cual desea agrupar, pero quiz no leguste el agrupamiento basado en los valores de ese campo. Por ejemplo, en elinforme puede tener un campo Color que incluya nombres especficos decolores (Verde campo, Azul celeste, Verde esmeralda, Azul marino, etc.) pero




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desea que todas las variantes de cada color aparezca en un nico grupo(Verdes, Azules, Rojos, etc.).




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El informe puede contener el campo por el que desea agrupar, pero quiz deseeespecificar determinados valores o intervalos de valores para cada grupo. Por

ejemplo, quiz desee que un grupo contenga registros donde las ventas brutassean menores que cierto valor, un segundo grupo donde las ventas brutas seanmayores que cierto valor y un ltimo grupo donde las ventas brutas estn entreesos dos valores.

Crystal Reports suministra un agrupamiento por rdenes especficos como solucin aestas ordenaciones personalizadas y desafos de agrupamiento. El agrupamiento porrdenes especficos le permite crear los grupos que desea que aparezcan en elinforme y los registros que contiene cada grupo. La nica limitacin real es que unregistro slo se puede asignar a un grupo.

Para utilizar el agrupamiento por rdenes especficos, seleccione un orden especficocomo opcin de ordenacin siempre que el programa le ofrezca esa opcin. El

programa le ofrecer la opcin de orden especfico siempre que cree gruposmediante los comandos Grupo, Subtotal o Resumen del men Insertar o siempreque cree grupos mientras genera un informe mediante uno de los Asistentes para lacreacin de informes.

Clculo de resumen y totalesCuando Crystal Reports calcula un resumen y totaliza los datos, los divide en gruposy realiza la operacin especificada sobre los valores de cada grupo. Esto lo haceautomticamente; todo lo que usted tiene que hacer es especificar lo siguiente:

el campo que desea resumir o totalizar,

el tipo de operacin que va a realizar con ese campo,

el campo que va a desencadenar un nuevo grupo siempre que cambie su valor, y

el orden de clasificacin.

Insercin de un subtotal19 Para insertar un subtotal (slo en campos numricos), haga clic con el botn

secundario del mouse en el campo y elija el comando Insertar subtotal delmen contextual. Aparecer el cuadro de dilogo Insertar subtotal.

20 Seleccione el campo que desea que desencadene un nuevo subtotal siempre quecambie su valor.

21 Especifique el orden: ascendente (A a Z, 1 a 9) o descendente (Z a A, 9 a 1).

22 Crystal Reports crea una seccin Encabezado de grupo y Pie de grupo y colocaautomticamente un subtotal en la seccin Pie de grupo.




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Insercin de un total general23 Para insertar un total general (o un promedio de informe, un recuento de informe,

etc.) al final del informe, haga clic con el botn secundario del mouse en elcampo y elija el comando Insertar total general del men contextual.Aparecer el cuadro de dilogo Insertar total general.

24 Seleccione la operacin deseada de la lista desplegable y haga clic en Aceptarcuando termine.

25 Crystal Reports crear una seccin Total general para contener el total general.

Insercin de un resumen26 Para insertar un resumen (recuento, suma, promedio, desviacin estndar,

varianza, mnimo, mximo, etc.) haga clic con el botn secundario del mouseen el campo y elija el comando Insertar resumen del men contextual.Aparecer el cuadro de dilogo Insertar resumen.

27 Seleccione el campo que desea que desencadene un nuevo resumen siempre quecambie su valor.

28 Especifique la direccin de ordenacin: ascendente (A a Z, 1 a 9) o descendente(Z a A, 9 a 1).

29 Crystal Reports crear una seccin de Encabezado de grupo y de Pie de grupo ycolocar automticamente el resumen en la seccin Pie de grupo.

Seleccin de registrosCuando selecciona un campo para que aparezca en su informe, Crystal Reports, demanera predeterminada, imprime los valores de campo de cada registro de las tablasde la base de datos activa. En muchos casos, quiz no desee incluir todos los valores,

sino un subconjunto de esos valores. Por ejemplo, puede que desee incluir registrosde un grupo especfico de clientes o de un determinado intervalo de nmeros decuentas entre el nmero total de registros de la tabla de base de datos activa. ConCrystal Reports esto es fcil.

Cuando seleccione registros, est indicando a Crystal Reports que base su informeslo en aquellos registros que cumplan determinadas condiciones que usted haestablecido. Usted basa dichas condiciones en la clase de informacin que deseaincluir en el informe final.

Por ejemplo, suponga que quiere que un informe muestre nicamente los datos deCalifornia. Su tarea es encontrar la mejor manera de identificar los registros

procedentes de California.




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Si la tabla que utiliza para el informe tiene un campo rea o un campo Regin,puede especificar en su peticin que el programa utilice nicamente aquellos

registros en los que el valor de esos campos sea igual a California. Si la tabla no tiene un campo rea pero desea un informe slo con los datos de

California, debe ser capaz de identificar los datos de alguna otra manera. Porejemplo, si la tabla tiene un cdigo postal o un cdigo de rea, puede basar laseleccin de registros en el intervalo de cdigos postales que se apliquen aCalifornia (Cdigo postal entre n yN) o en los cdigos de rea de California(Cdigo de rea es uno de x, y,... z).

El Asistente de seleccin de registros de Crystal Reports simplifica la especificacinde los registros que desea incluir en el informe. Basta con seleccionar el campo en elque desea basar la seleccin y establecer los criterios de seleccin. Si quiereestablecer criterios adicionales para el campo seleccionado o si desea basar laseleccin de registros en campos adicionales, el asistente le suministra lasherramientas que necesita para ello.

Puede comenzar su trabajo con el Asistente de seleccin de registros de una de estasdos maneras:

Resalte el campo del informe en el desea basar la seleccin de registros y hagaclic en el botn Seleccionar registros de la barra de botones. El programaabrir el Asistente de seleccin de registros ya preparado para que establezcalas condiciones para el campo resaltado.

Sin resaltar un campo del informe, haga clic en el botn Seleccionar registros.Aparecer el cuadro de dilogo Elija un campo. Seleccione el campo en elque desee basar la seleccin y haga clic en Aceptar. Aparecer el Asistente deseleccin de registros.

Para seleccionar registros30 Abra el Asistente de seleccin de registros.

31 Utilice los cuadros desplegables para especificar los criterios de seleccin para elcampo seleccionado.

32 Si desea basar la seleccin de registros en ms de un campo, haga clic en la fichaNuevo y elija el siguiente campo del cuadro de dilogo Elija un campocuando aparezca.

33 Haga clic en Aceptar cuando haya terminado para volver a su informe. CrystalReports realizar la seleccin de registros segn haya especificado.




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N primerosMuchas veces quiz desee mostrar nicamente los primeros o los ltimos grupos deun informe: las lneas de productos que ms se venden, las regiones de venta menos

productivas, las regiones que generan ms pedidos, etc. Puesto que este tipo deseleccin de grupos es tan frecuente, el programa incluye una funcin paraestablecerlo fcilmente.

Puede establecer una seleccin de grupos N primeros (o N ltimos) si utiliza elcomando Asistente de N primeros/Grupo de orden del men Informe. Medianteeste asistente puede especificar si desea mostrar los grupos N primeros o N ltimos ydespus especificar qu nmero es N.

Por ejemplo:

si desea crear un informe sobre las tres lneas de productos ms vendidos,seleccione N primeros N y establezca N a tres, o bien

si desea realizar un informe sobre las cinco regiones de ventas menos productivas,seleccione N ltimos y establezca N a cinco.

El programa mostrar aquellos grupos de su especificacin.

Hay otra consideracin con respecto a la seleccin de grupos N primeros: qu hacercon todos los registros de los otros grupos que no entren dentro del criterio N

primeros o N ltimos que ha establecido. Necesita decidir si eliminar completamenteesos registros del informe o enviarlos todos juntos a un nico grupo con el nombreque especifique. El programa le permite cualquiera de las dos opciones si activa odesactiva la casilla de verificacin incluye otros, con el nombre de acuerdo conAsistente de N primeros/grupo de orden.

Creacin de frmulasSi desea crear una frmula para calcular valores numricos, comparar un valor conotro y seleccionar acciones alternativas basadas en la comparacin, combinarmltiples cadenas de texto en una sola, realizar clculos o comparaciones de datos,etc.:

34 Haga clic en el botn Insertar frmula de la barra de botones. Aparecer elcuadro de dilogo Insertar frmula.

35 Escriba un nombre para la frmula y haga clic en Aceptar. Aparecer el Editor defrmulas. Utilice el Editor de frmulas para crear, probar y modificar lafrmula

36 Especifique los campos, operadores y funciones en el cuadro de texto Frmula;

para ello, haga doble clic en ellos dentro de su respectivos cuadros de lista.Puede obtener informacin completa acerca de cada funcin y operadordisponible mediante el botn Ayuda.




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Nota Cada frmula es una cadena de texto que se puede escribirdirectamente en el cuadro de texto Frmula, as como mediante

la seleccin de componentes de los cuadros de lista.




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37 Cuando termine de realizar modificaciones, haga clic en el botn Aceptar.Crystal Reports comprobar la sintaxis de la frmula y, si es correcta, cerrar

el Editor de frmulas.38 Coloque el campo de frmula en el lugar del informe donde quiera que aparezca.

Agregar un grfico o un diagramaCrystal Reports le permite incluir en su informe grficos y diagramas sofisticados yllenos de colorido.

Cuando agrega un grfico a su informe, est representando grficamente lainformacin de resumen y de subtotal. Por tanto, antes de que pueda agregar ungrfico deber tener al menos un grupo y un resumen o un subtotal en su informe.Por ejemplo, si tiene un informe de ventas agrupado por Regin y un subtotal de lasVentas del ltimo ao de cada regin, puede crear rpidamente un grfico que

muestre las ventas por regin.En Crystal Reports es fcil agregar y modificar grficos con el Asistente de grficosy diagramas. Utilice el asistente cada vez que desee crear o modificar grficos. Elasistente le conducir paso a paso por la creacin de sus grficos.

Haga clic en el botn Insertar diagrama de la barra de botones para tener accesoal Asistente de grficos y diagramas.

Ficha Tipo

Cuando empiece a crear los grficos necesitar elegir uno de los muchostipos de grficos disponibles. Para seleccionar un tipo de grfico, haga clicen el botn correspondiente al tipo de grfico que desea.

Ficha Datos

En la ficha Datos, seleccione sobre qu datos desea representar el grfico,con qu frecuencia desea imprimirlo (dependiendo de dnde deseemostrarlo) y qu desea mostrar en el grfico.

El cuadro desplegable Grfico en muestra todos los resmenes y subtotales delinforme. Basta con seleccionar en cul desea basar el grfico.

Ficha Texto

La ficha Texto le permite especificar etiquetas para el grfico mediante lainsercin de ttulos, notas al pie y ttulos de ejes cuando sea apropiado.Basta con escribir el texto en los cuadros correspondientes. El programaslo utilizar las etiquetas apropiadas para el tipo de grfico que eligi

previamente. Las dems se pasarn por alto.

Ficha Opciones

La ficha Opciones le permite colocar una leyenda en el grfico, los lmitesmximo y mnimo de los valores del grfico u otras opciones diversas.




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Objetos OLECrystal Reports es una aplicacin contenedora de OLE. Por esto le permite colocarobjetos OLE en su informe. Para ello:

39 Elija el comando Objeto del men Insertar.

40 Inserte un objeto existente eligiendo la opcin Crear desde archivo y seleccioneel objeto deseado o bien cree un nuevo objeto eligiendo la opcin Crear nuevoy un tipo de objeto. Se abrir la correspondiente aplicacin donde podr crearel objeto deseado.

41 Si desea modificar el objeto, simplemente haga doble clic en l y se abrir elprograma con el que se cre (o una aplicacin similar que le permita talmodificacin).

42 Modifique el objeto deseado, gurdelo y Crystal Reports actualizar

automticamente el objeto en su informe.

Agregar un ttulo de informe43 Para agregar un ttulo a su informe, haga clic en el botn Insertar campo de

texto de la barra de botones. Aparecer el cuadro de dilogo Editar campo detexto.

44 Escriba el ttulo deseado en el cuadro de edicin Escriba texto y haga clic enAceptar cuando haya terminado.

45 Site el campo de texto donde desee que aparezca en la seccin Ttulo delinforme.

Vista previa del informe46 Para ver una vista previa del informe en cualquier momento, haga clic en el botn

Vista previa de la barra de botones. La ventana Vista previa aparecermostrando el resultado de su informe.

47 Puede refinar el informe en la ventana Vista previa si lo desea o bien puede cerrarla ventana y seguir trabajando en su informe en el Diseador de Informes. Lafuncionalidad es la misma en ambos lugares.

Guardar el informe Guarde el informe a menudo; para ello, haga clic en el botn Guardar de la barra

de botones.

Impresin del informe48 Si desea imprimir una copia del informe, haga clic en el botn Impresora de labarra de botones. Aparecer el cuadro de dilogo Imprimir.

49 Seleccione las pginas que desea imprimir, el nmero de copias que desea, etc.




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50 Haga clic en Aceptar. Crystal Reports imprimir el informe.

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