las tecnologías de la información para la mejora de la productividad
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MISCELÁNEA EMPRESARIAL FO-ME-05-09
iProductividad:
Las Tecnologías de la Información para la mejora de la productividad de las personas Albert Esplugas. Director
Ramon Costa. Business Productivity Advisor
Centro de Innovación en Productividad
www.centroproductividad.es
La empresa “People Ready”
Desde sus inicios, las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) se han centrado en ofrecer
soluciones para la automatización de procesos rutinarios consiguiendo reducciones de costes y aumentos
notables de la productividad. Los ordenadores realizan de manera más rápida y eficiente las tareas rutinarias, con
más precisión y a un menor coste que llevándolas a cabo manualmente.
Hoy en día la mayoría de empresas cuentan ya con su ERP, sus bases de datos corporativas, sus sistemas de
generación de informes, y en general sistemas que automatizan el proceso de datos estructurados.
Poco a poco, lo que en su día fue la base de la competitividad empresarial se ha transformado en algo que, al
estar al alcance de cualquiera, no permite una diferenciación substancial y mucho menos en una economía cada
día más global.
Estos sistemas transaccionales tradicionales (ERPs – Sistemas de Gestión Integrales, principalmente) consideran
a los usuarios como meros puntos de entrada y salida de datos.
Sin embargo, cada vez más, los procesos empresariales van más allá de la automatización y requieren de la
intervención de los profesionales, ante decisiones no estandarizadas o difícilmente ‘automatizables’. Incluso, por
ejemplo, una cadena de fabricación de un electrodoméstico, por muy moderna que sea, tiene un porcentaje
(mínimo, seguramente) de situaciones no automatizadas, donde alguien tiene que reaccionar ante un imprevisto.
Las empresas están perdiendo agilidad y capacidad de innovación al haber prácticamente ignorado al activo más
importante en la nueva economía: las personas, su talento, su capacidad de crear, de tomar decisiones, de crear
relaciones con clientes y socios, de colaborar entre ellas superando barreras organizativas y geográficas, de
innovar, de aportar ideas que permitan a la empresa adaptarse a los continuos cambios del mercado.
Conscientes de la importancia de este activo, el único capaz realmente de diferenciarnos de la competencia,
algunas empresas están empezando un proceso de transformación hacia lo que se están identificando como
“empresas centradas en el usuario” o empresas “People Ready”.
Las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), por lo tanto, tienen que apoyarnos, también, en
aumentar las capacidades de nuestros profesionales, además de permitirnos automatizar y optimizar los procesos
empresariales.
Fuente: Centro de Innovación en Productividad (Microsoft Innovation Center – Productivity Center)
La siguiente ola de mejora de la productividad, con el uso de las TIC, vendrá, según muchos expertos, a través de
la mejora de las tareas no rutinarias, del trabajo creativo y de aquellas actividades que permiten tomar decisiones
que mejoran la competitividad de nuestras compañías.
Las necesidades del trabajador de la información
Ya no podemos considerar que el “trabajador de la información y del conocimiento” esté sólo en el sector de
servicios o del conocimiento. En cualquier sector, incluido el industrial, nos encontramos con una enorme cantidad
de puestos de trabajo ‘digitales’.
Algunos ejemplos de trabajadores de la información son:
Analistas financieros, que usan programas de elaboración de presentaciones y documentos
Pilotos de aerolíneas comerciales que usan un portátil para consultar sus manuales de vuelo y para
calcular planes de vuelo basados en diferentes criterios
Trabajadores de la línea de ensamblaje de una empresa de automoción que acceden a información y
datos almacenados en la intranet corporativa
Consultores que ‘teletrabajan’ usando el correo electrónico y programas de productividad personal para
comunicarse con sus clientes
Enfermeras que gestionan los datos de sus pacientes en sistemas PDA o TabletPCs
Un agente de embarcación de una compañía aérea que gestiona los datos de los pasajeros que embarcan
en los aviones, a través de un programa desarrollado a medida
Un operario de servicios de campo que recoge sus órdenes de servicio y reporta los trabajos realizados a
través de su PDA o teléfono móvil.
…
El trabajo basado en ordenadores se ha extendido a una extensa variedad de dispositivos, aplicaciones y
ocupaciones, lo que ha supuesto la proliferación de dispositivos móviles como agendas personales, ‘smart
phones’, portátiles, miniportátiles, …, así como otros tipos de dispositivos con acceso a Internet mediante WiFi.
Hoy en día el trabajador de la información dedica prácticamente todo el día a trabajar con información no
estructurada:
documentos
correos electrónicos
reuniones
búsqueda de información
relaciones con clientes
colaboración con personas dentro y fuera de la organización
Los sistemas informáticos tradicionales al haberse centrado en dar respuesta al proceso de datos estructurados
no están ofreciendo ninguna ayuda a este tipo de trabajadores que son los que mayor impacto y agilidad pueden
aportar a sus empresas.
Conscientes de ello, la mayoría de fabricantes de software, han desarrollado un completo ecosistema de
herramientas orientadas a dar respuesta a estas necesidades.
Estamos en la sociedad de la información y no olvidemos que nuestros trabajadores cada vez son más (somos
más) ‘trabajadores de la información’.
Es por eso que cuando nos planteamos programas de mejora de la productividad en nuestras organizaciones no
tenemos que quedarnos en la optimización de las cadenas de producción y procesos de negocio clásicos.
Tenemos que tener en cuenta la productividad de todos estos trabajadores.
Hoy día nos encontramos con un escenario en el que hacer frente a la sobrecarga de datos supone un reto
fundamental:
Los trabajadores de la información pasan el 30% de su tiempo buscando la información que necesitan, por
lo que ofrecerles las mejores herramientas para acceder, gestionar y compartir los datos es de vital
importancia.
La infrautilización de la información es otra de las constantes que nos encontramos. Explotarla en toda su
amplitud y utilidad facilitará la productividad tanto personal como de las organizaciones.
Estar siempre conectado implica el reto de saber priorizar, centrarse y trabajar sin interrupción.
Y, curiosamente, y a diferencia de lo que siempre ha sucedido con las tecnologías de la información, este tipo de
soluciones está siendo utilizado ya, y con un alto grado de penetración, en el hogar, y a nivel de ocio individual
(mensajería instantánea, web 2.0,…), dado que afortunadamente esta ha sido siempre una “empresa” centrada en
el usuario.
Escenarios de trabajo
Si analizamos el día a día de estos trabajadores de la información, podemos concluir en que sus principales tareas
y responsabilidades pasan por:
Una mayor autogestión de su trabajo en sus comunicaciones (correo electrónico, …) la gestión de las
tareas, agenda,…
El trabajo en equipo y la colaboración con profesionales, a distintos niveles (departamento, áreas
funcionales, clientes, proveedores, socios, …), la mayoría de ellos fuera de la organización.
La participación en diferentes proyectos, ya sea como responsable del mismo, como gerente de equipo o
miembro del mismo.
La búsqueda y acceso a información y datos, residentes en diferentes fuentes (equipos personales,
servidores, intranets, Internet,…), su procesamiento y la elaboración de nuevos materiales (documentos,
informes,…) y en definitiva, la creación de conocimiento.
El trabajo de manera desplazada, en reuniones, visitas comerciales, trabajos de campo, seminarios y
presentaciones, jornadas,…
Fuente: Centro de Innovación en Productividad (Microsoft Innovation Center – Productivity Center)
Las herramientas del trabajador de la información
No se trata tan sólo de ofrecer aplicaciones sino un conjunto de herramientas, servidores, soluciones y servicios
integrados entre sí que garanticen la productividad y eviten la sobrecarga de tareas que no aportan valor al trabajo
personal, en grupo y organizacional.
Mantener el crecimiento de la productividad frente a las nuevas complejidades de la sociedad digital es un desafío
crítico a tenor de la evolución que se espera para la próxima década.
Son muchas las tecnologías y herramientas disponibles ya hoy en día entre las que podemos destacar, entre
otras, las soluciones de movilidad, las herramientas de comunicación integradas, los espacios colaborativos y
herramientas de trabajo en equipo, tecnologías de búsqueda, nuevas interfaces de acceso y trabajo con la
información,...
Fuente: Centro de Innovación en Productividad (Microsoft Innovation Center – Productivity Center)
Son muchas las soluciones existentes : Cuadros de mando, workflow, portales del empleado, extranets,
herramientas de apoyo a los jefes de proyectos y sus equipos de trabajo, sistemas avanzados de interface
con el usuario tales como reconocimiento de voz o reconocimiento de escritura, sistemas de compartición
de conocimiento como blogs, wikis, RSS, redes sociales, etc … y todos y cada una de estas soluciones
utilizadas de forma conveniente aportan mejoras en el tiempo, la calidad y la priorización de las tareas del
trabajador de la información y en consecuencia a la capacidad de la empresa de aumentar su valor añadido,
diferenciarse de la competencia e innovar.
Buenas prácticas
Ahora bien, la incorporación de las tecnologías de la información, y especialmente, las de tecnologías de la
productividad personal, en las organizaciones sólo redundará en una mejora de la productividad de los
profesionales, si se acompaña de las inversiones necesarias en formación y gestión del cambio correspondientes
y en una correcta adopción de éstas.
El ejemplo más claro es el uso del correo electrónico.
Esta herramienta puede aportarnos una mejora considerable de nuestra productividad o por el contrario,
convertirse en uno de los principales ‘ladrones’ de nuestro tiempo.
La diferencia radica en cómo usamos esta herramienta y en la aplicación de un conjunto de buenas prácticas y
recomendaciones: reglas automáticas, agregadores de fuentes ‘rss’, limitar el número de destinatarios, no usarlo
como herramienta de comunicación ‘síncrona’, limitar el número de ocasiones al día en que lo consultamos,…
Sólo desde una visión de aportación de valor de las tecnologías de la información (TI) al negocio, con un claro
apoyo de la gerencia y una adecuada inversión en actividades de formación, apoyo a dudas y soporte técnico,
pero sobretodo con la adopción de buenas prácticas, estas herramientas permitirán mejorar, considerablemente,
la eficiencia de los trabajadores de la información e incrementar, por lo tanto, la productividad de nuestras
organizaciones.
Hospitalet, noviembre 2009