LAS INSTITUCIONES COMO SISTEMAS

GRUPO Nº 3

Mayra León Javier Calle

CA9-6

QUITO - ECUADOR

LAS INSTITUCIONES COMO SISTEMAS

Introducción

Las organizaciones funcionan como sistema, es decir, como conjuntos

integrados de actividades que agregan valor y crean riqueza. Además, sirven a

la sociedad y satisfacen necesidades diversas mediante la conversión de

insumos en resultados, es decir en productos y servicios.

La necesidad de mejorar la competitividad de las organizaciones, es un objetivo

básico de supervivencia impuesto por la Globalización, ya que hoy todos

compiten en forma directa o indirecta en el mercado nacional e internacional.

REFERENCIA CONCEPTUAL

Un sistema puede definirse como un conjunto de elementos interrelacionados

diseñado para alcanzar un objetivo específico.

Sus partes son:

Entrada: Son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales,

recursos humanos o información.

Proceso: Es lo que transforma una entrada en salida como tal puede ser un

individuo, máquina, o en sí una tarea realizada por un miembro de la

institución.

Salida: Son los resultados que se obtienen de procesar las entradas, de tal

forma que resulta un servicio o producto.

La institución como sistema funciona como un sistema artificial, diseñado por el

hombre para alcanzar objetivos; en constante intercambio de recursos con su

entorno; la institución precisa un sistema de retroalimentación que le

proporcione la información necesaria para controlar las desviaciones de su

conducta respecto de los objetivos perseguidos; la empresa está integrada en

un sistema de orden superior y formado por diferentes subsistemas.

Los problemas que afrontan las instituciones desde la perspectiva sistemática

pueden agruparse en las siguientes categorías:

1. Determinar los objetivos que debe alcanzar el sistema.

2. Diseñar el sistema.

3. Actuar dentro de una configuración dada.

4. Controlar los resultados.

Para alcanzar objetivos en un entorno dado se requiere configurar, en

primer lugar, un sistema diseñado a tal fin.

En segundo lugar, la institución persigue actuar de acuerdo a los planes

fijados; para ello se precisa no solo diseñar sistemas organizativos y

técnicos adecuados sino lograr que funcionen de acuerdo a lo previsto.

En tercer lugar, la institución necesita un sistema de información que le

permite conocer el grado de cumplimiento de sus objetivos, pero,

obviamente, esto no es suficiente, se precisa además conocer cuáles

han sido las causas de las posibles desviaciones para aprender y

modificar su comportamiento en el futuro o bien rediseñar la

organización o modificar los objetivos.

Está compuesta por un conjunto de elementos o subsistemas

interrelacionados entre sí, que tratan de coordinarse para alcanzar el objetivo

global.

COMPONENTES BÁSICOS DEL SISTEMA

CORRIENTES DE ENTRADA: Insumos. Energía necesaria para su

funcionamiento y mantenimiento. Ley de la conservación de la energía

(menos la información).

PROCESO DE CONVERSIÓN: Todo sistema realiza alguna función.

Hombre, empresa, plantas. Transformación de la energía. Unidades

encargadas de la elaboración del producto.

CORRIENTE DE SALIDA: Exportación que el sistema hace al medio.

Varias corrientes de salida. Positivas y Negativas para el medio y el

entorno: Cuando es útil para la comunidad. Concepto de sistema

viable (Auto-organizado, Auto-controlado y Autónomo).

LA RETROALIMENTACIÓN: ¿Cómo sabe el sistema que ha

alcanzado su propósito?.Feedback. Es la información que indica al

sistema cómo está buscando su objetivo. Es un mecanismo de control

que posee el sistema para asegurar el logro de su meta.

AMBIENTE: Relaciona al sistema con el todo, es su entorno, su

universo, contexto, eco-esfera con la cual interactúa.

La figura siguiente muestra un sistema empresarial simplificado con estas

cuatro partes, sus interrelaciones y el medio ambiente donde funciona.

Tipos de sistemas

En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:

Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria,

objetos y cosas reales. El hardware.

Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas.

Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el

software.

En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:

ABIERTOS: Son aquellos sistemas que interactúan con su medio ya sea

importando o exportando energía. Intercambian información, energía o

material con su medio ambiente. Los sistemas sociales y biológicos son

Inherentemente abiertos.

CERRADOS: No son capaces de interactuar con su medio. Los sistemas

mecánicos pueden ser cerrados o abiertos. Ejemplo: Motor. Sistema

Cerrado.

Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados,

cumplen con el segundo principio de la termodinámica que dice que "una cierta

cantidad llamada entropía, tiende a aumentar al máximo".

Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección

a un estado de máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de

la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden

y organización (entropía negativa). Los sistemas abiertos restauran sus propia

energía y reparan pérdidas en su propia organización. El concepto de sistema

abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo,

del grupo, de la organización y de la sociedad.

LA INSTITUCIÓN COMO UN SISTEMA ABIERTO

El enfoque del sistema abierto es ante todo una perspectiva para el análisis

de relaciones de sistemas orgánicos, que poseen vida, desde el nivel de la

célula hasta las organizaciones sociales.

Este enfoque enfatiza la interacción de los sistemas con su ambiente externo

dinámico y las funciones de retroalimentación, autogobierno, autodirección y

auto organización.

Los componentes a tener en cuenta para una organización como sistema

abierto son:

La estructura interna y los procesos

El sistema administrativo

El sistema técnico

El ambiente o estructura externa Entradas o insumos Productos Retroalimentación y regulación

Concepción de una institución como un sistema unido, dirigido, de partes interrelacionadas.

CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS INSTITUCIONALES

Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los

elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución

que trata siempre de alcanzar un objetivo.

Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con

probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta

como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De este

cambio y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia.

Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse,

para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La

entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información,

disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y

del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o

instrumento de ordenación del sistema.

Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los

sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un

equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.

LA TEORIA DE LOS SISTEMAS

CONCEPTO: Un sistema por definición está compuesto de partes o elementos

interrelacionados. Esto se aplica a todos los sistemas mecánicos, biológicos y

sociales. Todos los sistemas deben tener más de dos elementos y estos a su

vez estar interconectados.

La teoría de sistemas afirma que las propiedades de los sistemas no pueden

separar sus elementos, ya que la comprensión de un sistema se da solo

cuando se estudian globalmente, involucrando todas las interdependencias de

sus partes

Es un método: que nos permite unir y organizar los conocimientos con la

intención de una mayor eficacia de acción.

Engloba la totalidad de los elementos del sistema estudiado así como las

interacciones que existen entre los elementos y la interdependencia entre

ambos.

El sistema es un tubo unitario organizado, compuesto por dos o mas partes

componentes o su sistema interdependiente y delineado por límites

identificables de su supra sistema ambiente. El sistema es en términos como

un todo, una entidad propia, con propiedades únicas comprensibles en

términos del todo especialmente frente al tradicional enfoque reduccionista o

mecanista sobre las partes separadas y una noción simplista de la forma en

que estas partes se integran entre sí.

La palabra sistema tiene muchas connotaciones conjunto de elementos

interdependientes e interactuantes, grupo de unidades combinadas que forman

un todo organizado. El ser humano, por ejemplo es un sistema que consta de

varios órganos o miembros, solo cuando estos funcionan de modo coordinado

el hombre es eficaz de igual manera se puede pensar que la organización es

un sistema que consta de varias partes interactuantes. En realidad el sistema

es un todo organizado o complejo, un conjunto o combinación de cosas o

partes que forman un todo complejo o unitario.

ALCANCE

El concepto de sistemas no es una tecnología en sí, pero es la resultante de

ella. El análisis de las organizaciones vivas revela "lo general en lo particular" y

muestra, las propiedades generales de las especies que son capaces de

adaptarse y sobrevivir en un ambiente típico. Los sistemas vivos sean

individuos o organizaciones, son analizados como "sistemas abiertos", que

mantienen un continuo intercambio de materia/energía/información con el

ambiente. La Teoría de Sistemas permite reconceptuar los fenómenos dentro

de un enfoque global, para integrar asuntos que son, en la mayoría de las

veces de naturaleza completamente diferente.

PRINCIPIOS O FUNDAMENTOS DE LOS SISTEMAS Y PROCESOS

INSTITUCIONALES

LA RESPONSABILIDAD SOCIAL

Formamos con un pensamiento universal. Mantenemos siempre la mirada en el

entorno, conscientes de la problemática social y dispuestos sin ambigüedades

para intervenirla crítica y positivamente.

Concebir el servicio o productos de la organización como la posibilidad que

tiene la institución para responder a las necesidades del cliente dentro del

ámbito de nuestra influencia.

EL MEJORAMIENTO CONTINUO

Se define como el conjunto de procesos, estrategias y acciones coherentes con

el direccionamiento estratégico y los planes de mejoramiento institucionales.

“Desde el enfoque de la formación basada en competencias, el énfasis no está

en los clientes, ni tampoco en la organizacion, sino en la relación intersistémica

de ambos”.

El mejoramiento continuo conduce a la excelencia en la formación, sin

exclusiones y solo si se da la participación de toda la entidad.

EL SABER SER, EL SABER CONOCER Y EL SABER HACER

El saber ser que se compone esencialmente de instrumentos afectivo-

motivacionales: valores, actitudes y normas. Los valores como orientadores en

la construcción de metas e ideales, por lo que constituyen el eje fundamental

del proyecto ético de vida; las actitudes orientadas por los valores y las normas

como reglas de conducta esenciales para vivir en sociedad.

El saber conocer que hace referencia al dominio cognitivo, al conocimiento de

datos, hechos, relaciones y principios. “En general al dominio de instrumentos

cognitivos para interaccionar con la realidad: nociones, proposiciones,

conceptos y categorías”.El saber hacer que es de tipo práctico y está basado

en acciones y operaciones y cuyos instrumentos son los procedimientos y las

técnicas. Los procedimientos como un conjunto ordenado de pasos para

realizar tareas y actividades y las técnicas como acciones específicas mediante

las cuales se llevan a cabo los procedimientos y se alcanzan las metas

planeadas.

CONVIVENCIA

Convivir significa vivir en compañía de otros, participar con el otro. La

organización, asume la convivencia como principio de su quehacer diario.

Debemos compartir intereses, inquietudes, problemas, soluciones a dichos

problemas, expectativas, usos del espacio, servicios y todo aquello que forma

parte de la existencia en sociedad. La convivencia también implica respeto,

comunicación, diálogo, posibilidad de disentir, debatir y buscar

participativamente soluciones a los conflictos presentados.

Institucionalmente asumimos la convivencia como un aprendizaje social

(aprender a no agredir, a comunicarse, a interactuar, a decidir en grupo, a

cuidar el entorno, a valorar el saber cultural y académico).

PARTICIPACION

Etimológicamente la palabra participar proviene del latín participare, “tomar

parte”. El principio participación es transversal en todos los procesos,

concibiendo que participar es aprender a escuchar las razones de los demás,

saber ceder y flexibilizar las posturas, y sobre todo, tener presente que es

importante compartir proyectos y avanzar hacia la consecución de objetivos

compartidos.

DISPOSICION AL CAMBIO.

El momento actual, indudablemente es una época de grandes

transformaciones en diversos aspectos y niveles de la sociedad. El

conocimiento se convirtió en factor productivo por excelencia. De tal manera

que estamos enfrentados a asumir los retos, y están en la obligación de

implementar estrategias que se puedan adaptar a los tiempos actuales y cuyo

fundamento sea el cambio como única constante real.

APLICACIÓN DE LA TEORIA DE SISTEMAS

La aplicación de los conceptos de los enfoques de sistemas a las

organizaciones sociales llevo a crear modelos que facilitan el estudio de la

admón. La quinta disciplina de Meter Senge es el libro de vanguardia, vital para

entender a la empresa como sistema.

Estos autores conciben la organización como un sistema abierto que

intercambia información, energía y materiales con el medio o suprasistema.

La Teoría de Sistemas, surge de la preocupación por la construcción de

modelos abiertos más o menos definidos y que interactúan dinámicamente con

el ambiente y cuyos subsistemas denotan una compleja interacción igualmente

interna y externa. Las organizaciones son analizadas como sistemas abiertos,

esto es, abiertas al intercambio de materia, energía e información con el

ambiente que los rodea.

EL ENFOQUE DE SISTEMAS

Es un método de investigación, una forma de pensar, que enfatiza el sistema

total en vez de sistemas componentes, se esfuerza por optimizar la eficacia del

sistema total en lugar de mejorar la eficacia de sistemas cerrados. Se basa

principalmente en la visión de no ser reduccionista en su análisis, es el medio

para solucionar problemas de cualquier tipo.

Considera que el análisis del sistema es básicamente un proceso para la toma

de decisiones que comprenden las siguientes etapas:

EJEMPLO