Las 10 mejores prácticas para la presentación de informes para Dynamics NAV

El sector financiero quizás necesite información detallada para progresar, el sector de ventas puede reaccionar mejor ante un diseño visualmente atractivo y el sector de producción quizás necesite que las métricas que se salen del rango aceptable sean visibles.

Antes de comenzar a escribir un informe, asegúrese de saber qué tiene importancia para su público. Tenga una breve charla con el usuario final acerca de cómo planea usar el informe para respaldar sus tareas diarias. Le sorprenderá la cantidad de información que puede descubrir. Es posible que no entienda completamente el informe hasta que no haga las preguntas adecuadas. Si está trabajando en una nueva versión de un informe actual, pregunte qué se puede mejorar para que sea más fácil trabajar con los datos que se proporcionan. Observe cómo el usuario interactúa con el informe y piense cómo podría diseñar la interfaz para mejorar el flujo de trabajo.

1. Identifique las necesidades de su público

Para hacer un informe sobresaliente, se debe comenzar por alguna parte, y esa parte se llama «fase de diseño».

Nos parece útil hacer bocetos de los informes manualmente o con un diseño simple en Excel para crear un formato básico. Es como hacer un boceto antes de pintar una obra maestra: un boceto simple le permite practicar y perfeccionar el diseño general sin que el medio final lo condicione. El proceso de realización de bocetos lo ayuda a visualizar y situar los componentes clave de una forma lógica y aprovechable. A medida que realiza el boceto de su diseño, piense en su público seleccionando componentes, gráficos y filtros que les parecerían interesantes y útiles. Revise su boceto con su público para confirmar que satisfaga sus necesidades.

2. Cree un boceto de informe

My Next Great Report.

Et anis solorrum aborerit exeritate natumquamus posapit denimin ulparuptat. Optat unt. Agnimin net accullacepta ipisi to bearuntiis dolupitatu Paruptatur aut ad modia volo.

Ut lam fuga. Nam qui utem voluptibus.

North America

Europe

Asia

Australia

Africa

ROW

North America

Europe

Asia

Australia

Africa

ROW

My Next Great Report Starts Here.

Mustion reni nullendes maxim fuga. 01/27/1969

Las convenciones de etiquetado consistente ayudan a los usuarios a encontrar rápidamente lo que están buscando, lo que, a su vez, hace que su informe sea más eficaz.

Debería considerar crear un encabezado en su informe que incluya el título del informe, las opciones del informe, la fecha y la hora, y el logotipo de la empresa, para que sea más fácil identificar y organizar su informe más adelante. El etiquetado claro de elementos, como segmentación de datos y gráficos, también hace que la interacción con los datos y el análisis de estos sea más fácil para los usuarios. Use las mismas convenciones de denominación en todas las hojas de cálculo para que utilizar referencias entre estas resulte muy sencillo.

3. Etiquete su informe de manera intuitiva

Es fácil abrumarse por el exceso de información cuando vemos filas y filas de datos. De solo pensarlo, dan ganas de llorar.

En muchos informes extensos, deberá presentar el desglose de los detalles y un panorama general al mismo tiempo. Con la agrupación de informes, puede mostrar la información detallada que se requiera sin sobrecargar el informe general. La agrupación es una función puramente estética y deberá decidir si agrupa o desagrupa los datos de su informe dependiendo de su público. Algunos usuarios querrán ver todos los detalles, mientras que a otros les será más útil una visualización más concisa.

Para agrupar un conjunto de datos en Excel 2007-2013, seleccione las filas o las columnas que quiera agrupar y, en la pestaña «Datos» de la barra de herramientas, haga clic en «Agrupar». Se puede agrupar mediante una función rápida de teclado pulsando Alt + Mayús + Flecha derecha, lo que hará que aparezca el cuadro de diálogo de agrupamiento.

4. Utilice la agrupación de informe

Por suerte para usted, Excel ha introducido varias herramientas en las últimas versiones para ayudarlo a que su informe sea más interactivo.

Los filtros de informe son útiles para clasificar datos y pueden ayudar a los usuarios a descubrir tendencias rápidamente. Los minigráficos, introducidos por Microsoft en Excel 2010, le permiten crear pequeños gráficos coloridos en una celda de hoja de cálculo para ayudarlo a visualizar datos a pequeña escala. Solo con utilizar las tablas dinámicas, puede transformar un informe estático en un informe cuya esencia es más útil y dinámica. Las tablas dinámicas le permiten resumir grandes conjuntos de datos de manera rápida y fácil. Los usuarios pueden interactuar con las tablas dinámicas para realizar análisis simples y descubrir nuevas perspectivas. Aprenda cómo comenzar a utilizar las tablas dinámicas de Excel con este video de consejos rápidos.

5. Aproveche las herramientas de análisis de datos y visualización

Permita a los usuarios seleccionar la información que quieren ver en el informe.

Microsoft Excel 2010 y las versiones posteriores ofrecen la segmentación de datos, una opción fácil e interactiva para sus informes. La segmentación de datos incluye botones en los que los usuarios pueden hacer clic para filtrar datos de las tablas dinámicas. Además de realizar el filtrado, la segmentación de datos muestra el estado actual de filtrado, lo que facilita la comprensión de lo que se muestra exactamente en los informes con tablas dinámicas filtradas.

En Jet Professional, también puede incluir «Opciones de informe» en sus informes. Esto permite a los usuarios establecer sus propios filtros y actualizar el informe con tan solo hacer un clic para obtener exactamente la información que necesitan.

6. Haga que su informe sea interactivo

Compruebe lo fácil que puede ser la preparación de informes para Microsoft Dynamics NAV. Desde la presentación de informes financieros en tiempo real hasta una visibilidad completa a partir del almacenamiento de datos, los productos flexibles y fáciles de usar de Jet Reports tienen todo lo que necesita para entregar informes rápidos y precisos.

Descubra por usted mismo por qué 11.300 clientes de 94 países confían en Jet Reports para gestionar la presentación de informes para Microsoft Dynamics.

VER DEMOSTRACIÓN

El hecho de que la información comience en blanco y negro no significa que deba quedarse así.

El uso apropiado del color ayuda a los usuarios a comprender la información más rápidamente. Un toque de color llamará la atención del usuario a la información importante, pero demasiado color puede distraerlo.

Utilice reglas de formato y formato condicional en Excel para resaltar datos en los que quiera hacer hincapié. Use colores tenues para la información que no tenga tanta importancia para el usuario.

Elimine las líneas de división de su libro para que los informes se vean más limpios (seleccione «Vista» en la barra de herramientas de Excel y desmarque la casilla «Líneas de división»). Revise las Consideraciones y ejemplos para ordenar y filtrar datos por color para obtener sugerencias útiles.

7. Use colores para hacer énfasis

La manera en que se diseña un informe puede tener un gran efecto en su rendimiento, por lo que conviene tener en cuenta el rendimiento durante la fase de diseño.

Las funciones de búsqueda pueden tardar un tiempo en calcular, dependiendo del número de celdas seleccionadas. Al utilizar una función de búsqueda, seguramente pueda mejorar el rendimiento clasificando los datos seleccionados mediante la función «Ordenar». También puede disminuir el tiempo de cálculo si cambia el tipo de coincidencia en la función de búsqueda de exacto a aproximado. Si todavía tiene problemas con el rendimiento de la búsqueda, intente usar las funciones COINCIDIR e ÍNDICE en lugar de BUSCARV y BUSCARH.

Para obtener información más detallada sobre la mejora del rendimiento de Microsoft Excel, lea este artículo sobre rendimiento de Excel en MSDN Library.

8. Haga ajustes para mejorar el rendimiento

Comprobar la validez de sus cálculos de datos y fórmulas es absolutamente fundamental. Recuerde: Sus colegas y, a veces, su jefe tomarán decisiones estratégicas de negocios basándose en la información que usted les proporcione.

Pregúntese lo siguiente: «¿Este número parece acertado?». Si tiene dudas, realice un cálculo rápido para compararlo con el valor original y asegurarse de que el cálculo es correcto. Pida a un compañero que revise el informe para comprobar su análisis. Actuar con diligencia desde un principio le ahorrará dolores de cabeza en el futuro, especialmente cuando se trata de conjuntos de datos dinámicos. En Excel, puede poner a prueba sus fórmulas mediante la función «Evaluar fórmula» en la pestaña «Fórmulas». Compruebe el funcionamiento de los filtros cambiando los filtros del informe y ejecutándolo.

9. Compruebe

Los informes se pueden compartir y distribuir de muchas maneras. Pueden imprimirse, analizarse en HTML, publicarse en SharePoint, enviarse como libro de Excel o PDF, reenviarse por correo electrónico, compartirse en Dropbox, etc. Las soluciones como Jet Enterprise y Jet Professional incluyen funciones de planificación, que actualizan automáticamente cada minuto sus informes y los distribuyen a los destinatarios correspondientes. Esto le permite automatizar la distribución de sus informes y ahorrar tiempo que podrá utilizar para realizar tareas más interesantes. Con tantas opciones, tiene sentido planificar cuidadosamente la distribución y el formato para poder proporcionar su informe a las personas que más lo necesitan, en un formato que les sirva. Muchas veces tendrá que usar diferentes formatos de informe para diferentes personas internas o externas a la empresa, así que asegúrese de que la distribución se ajuste a la situación. Compártalo con muchas personas y sea feliz.

¿Está buscando un punto de partida o una idea para un nuevo informe? Visite nuestra colección de plantillas de ejemplos de informes para Microsoft Dynamics NAV y descargue ejemplos de informes de manera gratuita.

10. Distribuya su informe

¿Está listo para aplicar estas mejores prácticas para la presentación de informes? Comience con business intelligence.Cuando esté listo para dar el próximo paso hacia la implementación de estas mejores prácticas para la presentación de informes en sus procesos de negocios, será el momento de considerar una solución de business intelligence. Business intelligence es más que solo una tecnología: incluye personas, procesos y metodología.

Para ayudarlo a introducir business intelligence en su sistema de Microsoft Dynamics NAV, hemos identificado 9 complicaciones que evitar antes de empezar en nuestro libro electrónico: 9 errores graves en un proyecto de business intelligence para Dynamics NAV

Gracias a este libro electrónico, comprenderá mejor qué conlleva aplicar una solución de BI y cómo prepararse mejor para la implementación exitosa de proyectos con riesgos mínimos.

OBTENGA SU LIBRO ELECTRÓNICOGRATUITO AHORA MISMO