La Cuenta

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L A C U E N T A

1. Definicin de Cuenta La Cuenta en contabilidad puede definirse como la agrupacin de bienes, valores o circunstancias similares. La cuenta es el elemento bsico y central en la contabilidad y en los servicios de pagos. Las cuentas suponen la clasificacin de todas las transacciones y valores que tiene una organizacin. Se refiere al nombre debidamente codificado o numerado que se da a los valores que posee la organizacin. La cuenta facilita el registro de las operaciones contables en los libros de contabilidad, representa bienes, derechos, obligaciones, erogaciones e ingresos de los que dispone una entidad en una fecha determinada. Dentro de la actividad de cualquier organizacin se manejan muchos valores por diferentes operaciones, los cuales integran su patrimonio o afectan su situacin financiera. Por medio de la cuenta se registran dichos valores, clasificados por conceptos y agrupados bajo un mismo nombre con el propsito de manejar ordenadamente sus aumentos y disminuciones. La cuenta es un concepto fundamental de la contabilidad. Permite simplificar el registro de los datos, el ordenamiento de los hechos y la comunicacin comprensible a los diversos usuarios. Tan importante es el trmino cuenta que hay expertos que lo consideran como el aporte de la contabilidad al conocimiento humano. Por cuenta tambin puede entenderse el instrumento de representacin y medida de cada elemento patrimonial. Por lo tanto hay tantas cuentas como elementos patrimoniales tenga la empresa. Grficamente se dibujan como una T, donde a la parte izquierda se llama "Dbito" o "Debe" y a la parte derecha "crdito" o "haber", sin que estos trminos tengan ningn otro significado ms que el indicar una mera situacin fsica dentro de la cuenta.

2. Representacin de la Cuenta As como los grupos de cuentas tienen una parte Debe y una parte Haber, as tambin las tienen cada una de ellas. De all que el medio tradicional para representar las operaciones y cambios de una cuenta sea la T grfica.

Debe

Haber

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3. Clasificacin de la Cuenta Hay dos grupos bsicos de cuentas: de patrimonio y de resultado. Las cuentas de patrimonio, tambin llamadas reales o de valores, aparecern en el Balance y pueden formar parte del Activo o del Pasivo. Por su parte, las cuentas de resultados, tambin llamadas cuentas nominales, son las que reflejan ingresos o gastos y aparecern en el Estado de Resultados. Los dos principales grupos de cuentas son los siguientes:

Cuentas reales, patrimoniales o de valores

Cuentas de resultados

Activo

Pasivo

Prdidas Ganancias

Activo: Lo constituyen los bienes y derechos de la organizacin. Pasivo: Est conformado por las deudas, obligaciones y compromisos de la organizacin. Prdidas: Comprenden los desembolsos de dinero o prdidas que cubren los rubros ordinarios y extraordinarios de funcionamiento de la organizacin, sin que ocasionen una contraprestacin en una cuenta de activo. Ganancias: Est formado por los ingresos o beneficios que percibe una organizacin, generados por la actividad habitual de sta o por una actividad extraordinaria, sin que ocasionen una contraprestacin en una cuenta de pasivo. Es importante destacar en este punto que, aunque las cuentas patrimoniales y de resultado, son bsicas en cualquier nomenclatura de cuentas, no son las nicas que existen. En una nomenclatura bien elaborada habr tambin otros grupos de cuentas, como cuentas de capital, complementarias o regulizadoras del activo, de orden y liquidadoras.

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4. Clasificacin Bsica de Cuenta Las cuentas ms comunes que se encuentran en las cuentas patrimoniales o las de resultado son:

CUENTAS PATRIMONIALES, REALES O DE VALORES

CUENTAS DE RESULTADOS

ACTIVOS PASIVOS PRDIDAS GANANCIAS

Caja Bancos Cuentas por cobrar Clientes Deudores Documentos por

cobrar IVA crdito fiscal ( o

por cobrar) Almacn Mercaderas Papelera y tiles

(existencia) tiles de oficina

(existencia) Material de empaque

(existencia) tiles y enseres

(existencia) Repuestos y accesorios

(existencia) Seguros, Sueldos,

Alquileres o Publicidad pagada

anticipada Inmuebles Terrenos Edificios Maquinaria Mobiliario y equipo Vehculos Equipo de computacin Libros y colecciones

literarias Herramientas Bestias y animales de

carga o trabajo Gastos de constitucin Gastos de organizacin Gastos de instalacin

Cuentas por pagar Proveedores Acreedores Documentos por

pagar IVA dbito fiscal (o

por pagar) Cuotas patronales

por pagar Cuotas laborales por

pagar Impuestos y

contribuciones por pagar

Intereses por pagar Comisiones por

pagar Comisiones,

intereses o alquileres cobrados anticipados (percibidas no devengadas)

Hipotecas Prstamos bancarios

CUENTAS COMPLEMENTARIAS DEL

ACTIVO: Depreciaciones

acumuladas Amortizaciones

acumuladas Estimacin para

cuentas malas

Sueldos pagados Comisiones pagadas Alquileres pagados Intereses pagados Honorarios pagados Publicidad y

propaganda Seguros pagados Energa elctrica Agua, luz y telfono Cuotas patronales Bonificacin incentivo Aguinaldo Bono anual Indemnizaciones Compras Gastos sobre compras Viticos Devoluciones, rebajas y

descuentos sobre ventas

Combustible y lubricante (consumido)

Papelera y tiles (consumidos)

Material de empaque (consumido)

tiles y enseres (consum.)

Comisiones sobre ventas

Repuestos y accesorios (consumidos)

Depreciaciones Amortizaciones Gastos generales

(varios o diversos)

Ventas Servicios prestados Cuotas cobradas Comisiones

cobradas Alquileres cobrados Intereses cobrados Dividendos

cobrados Devoluciones,

rebajas o descuentos sobre compras

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5. Significado de Cuentas de Activo Ya que el activo est conformado por el conjunto de bienes y derechos de una organizacin, las cuentas ms comunes de este grupo pueden definirse de la manera siguiente: Caja: Comprende el dinero en efectivo y cheques por cobrar. Bancos: Depsitos que la empresa u organizacin tiene en las instituciones bancarias, en cuentas de depsitos de ahorro, monetarios (cheques) o a plazo fijo. Cuentas por cobrar: Son deudas a favor de la organizacin por la actividad de giro habitual, sin que se tengan firmados pagars como respaldo y garanta. Clientes: En las organizaciones de carcter mercantil personas o empresas que adeudan a la empresa por concepto de mercancas, sin haber firmado documento alguno. Deudores: En las organizaciones de carcter mercantil personas o empresas que adeudan a la empresa por un concepto diferente de mercancas, sin haber firmado documento alguno. Documentos por cobrar: Comprende las letras de cambio o pagars que se tiene el derecho a cobrar. IVA crdito fiscal: IVA que se cancela en la compra de bienes y servicios. Tambin puede llamarse IVA acreditable o IVA por cobrar. Almacn: Conjunto de bienes destinados para la venta o el uso de una organizacin. Mercaderas: En el mbito de las organizaciones mercantiles, conjunto de bienes muebles que se tienen destinados para la venta. Por ejemplo: medicinas, abarrotes, ropa, escritorios, electrodomsticos. Papelera y tiles: Abarca todos los tiles de oficina de consumo o uso inmediato como papel, lpices, bolgrafos, clips, folders. Material de empaque: Bolsas de papel o nylon, cajas, cinta adhesiva que se utiliza en la envoltura o embalaje de producto. tiles y enseres: Artculos diversos que se emplean para actividades de limpieza, como trapeadores, desinfectantes, jabn, detergente. Alquileres, publicidad, seguros pagados anticipados: Comprende pagos adelantados por servicios que se han de recibir en el futuro. Inmuebles: Comprende todas las posesiones de bienes inmuebles que se tengan. Abarca tanto las casas, locales, edificios, como terrenos, fincas y predios.

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Terrenos: Cuenta que registra el valor los terrenos que posea la organizacin. Ejemplo: lotes, fincas, predios. Edificios: Cuenta que registra el valor de las construcciones que posea la organizacin. Ejemplo: edificios, locales comerciales, casas y sus instalaciones adheridas permanentemente. Mobiliario y equipo: Abarca todos los bienes muebles de uso de oficinas, como escritorios, sillas, archivos, exhibidores, libreras. Maquinaria: Comprende toda la maquinaria instalada destinada a actividades productivas. Vehculos: Esta cuenta sirve para el registro de todos los vehculos propiedad de la organizacin, destinados al traslado de carga o personas. Ejemplo: bicicletas, motocicletas, pick-up, camiones. Equipo de computacin: Equipo informtico que se posea y sus perifricos. Ejemplo: computadoras, impresoras, escaners, reguladores. Herramientas: En esta cuenta se registran todas las herramientas y aperos de labranza de uso de la empresa. Ejemplo: alicates, tenazas, martillos, palas, piochas. Gastos de constitucin: Todas las erogaciones necesarias para la legalizacin de una organizacin en sus inicios, ante el Registro Mercantil, la Superintendencia de Administracin Tributaria y otras dependencias gubernamentales. Gastos de instalacin: Conjunto de gastos que se efectan en los inicios de la organizacin, para la preparacin y remodelacin de las instalaciones donde se ha de laborar.

6. Significado de Cuentas de Pasivo

El pasivo, como ya se ha dicho con anterioridad est conformado por las deudas, obligaciones y compromisos de una organizacin; las cuentas ms comunes de este grupo, tienen el significado siguiente: Cuentas por pagar: Deudas contradas por una organizacin, por su actividad de giro habitual, sin que se tengan firmados pagars como respaldo o garanta. Proveedores: En el mbito de las organizaciones mercantiles personas o empresas a quienes se debe por concepto de mercancas, sin haber firmado documento alguno. Acreedores: En el mbito de las organizaciones mercantiles personas o empresas a quienes se debe por concepto diferente de mercancas, sin haber firmado documento alguno. Documentos por pagar: Pagars que la organizacin tiene la obligacin de pagar a sus acreedores. IVA dbito fiscal: Es el IVA que se cobra en la venta de bienes y servicios. Puede llamarse tambin IVA debitable o IVA por pagar.

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Alquileres, comisiones, intereses cobrados por anticipado (percibidos no devengados): Ingresos, que se convertirn seguramente en ganancia, que la empresa ha percibido con anticipacin. Prstamos bancarios: Prstamos que se reciben de una institucin bancaria, por los que se comprometen como garanta bienes muebles y/o personales (fiadores). Hipotecas: Prstamos que se reciben de una institucin bancaria, por el que se compromete como garanta bienes inmuebles.

7. Significado de Cuentas de Prdidas Las cuentas ms comunes de prdida son las siguientes: Sueldos: Es la remuneracin pagada a los empleados de las diferentes reas de la organizacin. Bonificacin incentivo: Registra la remuneracin que se le da a los empleados como incentivo laboral por Q 250.00 mensuales. Esta bonificacin es de carcter obligatorio, segn el Decreto 37-2001 del Congreso de la Repblica. Cuotas Patronales: Registra las cuotas del 12.67% sobre el total de sueldos, que patrono paga al IGSS, IRTRA e INTECAP para garantizar para sus empleados asistencia social, recreacin y capacitacin. Aguinaldos: Cuenta que registra la prestacin laboral de aguinaldo cancelado a todo el personal de la organizacin al final de un ao calendario o en la liquidacin de un empleado. Bono anual: Cuenta que registra el bono anual, comnmente llamado Bono 14, cancelado a todo el personal de la organizacin en el mes de julio de cada ao o en la liquidacin de un empleado. Indemnizacin: Esta cuenta sirve para contabilizar el pago de la indemnizacin por despido injustificado que se reconozca a un trabajador al trmino de su relacin laboral, segn las condiciones establecidas en el Cdigo de Trabajo. Comisiones pagadas: Registra al valor pagado al personal de la organizacin como prestacin laboral o a otras organizaciones por la realizacin de un servicio. Viticos: Esta cuenta se utiliza para contabilizar el gasto efectuado para garantizar hospedaje, alimentacin y transporte al personal que labora fuera del domicilio de la organizacin, generalmente en tareas de venta. Honorarios pagados: Registra los emolumentos cancelados por los servicios recibidos de profesionales independientes, contratados para una actividad especial. Seguros pagados: Es la cuenta que se usa para contabilizar el pago de seguros que por diferentes riesgos se contraten con una institucin financiera.

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Energa elctrica: Registra el desembolso efectuado en el pago del servicio de energa elctrico recibido mensualmente. Agua, luz y telfono: Es la cuenta que se emplea para registrar el pago de servicios de agua, energa elctrica y telefona que se brinden a la organizacin. Combustibles y lubricantes: Esta cuenta se emplea para contabilizar el gasto que se haga en la compra de combustibles, lubricantes y aceites para los vehculos o mquinas de la organizacin. Publicidad y Propaganda: Son los pagos efectuados para dar a conocer los productos o servicios que la organizacin ofrece. Alquileres pagados: Registra los pagos por arrendamientos de oficinas, bodegas o salas de ventas para la institucin. Reparacin y mantenimiento: La constituyen los gastos por reparaciones y mantenimiento de equipos, vehculos, mobiliario, etc. Papelera y tiles consumidos: Son todos los gastos efectuados por hojas de papel, lapiceros, tintas para impresoras y dems enseres de oficina, y que ya se han usado o consumido. Depreciaciones: Registra el desgaste que sufren los activos fijos debido a su uso o el avance de la tecnologa. Se calculan atendiendo las disposiciones de la Ley del Impuesto sobre la Renta ISR-. Amortizaciones: Registra el valor que por ley se debe rebajar a los activos intangibles por agotarse el beneficio que garantizan para la organizacin. Se calculan atendiendo las disposiciones de la Ley del Impuesto sobre la Renta ISR-. Compras: Registra las adquisiciones de artculos para la venta (mercaderas). Gastos sobre compras: Son todos los gastos en los que se incurre como consecuencia de las compras de mercaderas. Ej: transporte, impuestos, seguros. Devoluciones y rebajas sobre ventas: Son el costo ocasionado por la devolucin de mercancas ya vendidas o rebajas concedidas a los clientes. Intereses gasto: En esta cuenta se registran los intereses pagados por prstamos obtenidos ya sea de una institucin financiera o por otro medio. Gastos generales: Esta cuenta se emplea para contabilizar los desembolsos realizados en la compra eventual de artculos o servicios de poco valor, y que por su poca ocurrencia no amerite abrir una nueva cuenta.

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8. Significado de Cuentas de Ganancia Ventas: Registra los ingresos obtenidos por la venta de mercaderas al crdito o al contado. Servicios prestados: Esta cuenta se utiliza para las organizaciones que su giro habitual es la prestacin de servicios y registra los ingresos obtenidos por este concepto. Cuotas cobradas: Como su nombre lo indica comprende el registro de cuotas cobradas generalmente por un servicio. Para las instituciones educativas puede ser una alternativa para el registro de cuotas de inscripcin o mensualidades. Devoluciones y rebajas sobre compras: Registra los ingresos obtenidos por la devolucin que la organizacin hace de las compras de mercancas para la venta, as como rebajas concedidas por los proveedores. Alquileres cobrados: Constituye los ingresos provenientes de inmuebles arrendados a terceras personas. Intereses cobrados: En esta cuenta se registran los ingresos obtenidos por intereses generados en prstamos otorgados a terceras personas, o recibidos por depsitos bancarios. Comisiones cobradas: Cuenta que sirve para el registro de comisiones recibidas como compensacin por un servicio prestado o la venta de un producto en consignacin, previa condicin. Dividendos cobrados: Registra los ingresos recibidos por concepto de acciones que se tienen en alguna sociedad annima, siempre que al final de un perodo contable se obtenga ganancia.

9. Terminologa de la Cuenta

Se llama Terminologa de la cuenta al conjunto de operaciones que se efectan en la T grfica. Ellas son:

Nominar la cuenta: Es darle o asignarle nombre a la cuenta. Abrir la cuenta: Es escribir la primera cantidad en la T grfica. Las cuentas de Activo y

Prdida se abren en el Debe, las cuentas de Pasivo y Ganancia se abren en el haber.

Cargar la cuenta: Es escribir una cantidad en el debe de la T grfica.

Abonar la cuenta: Es escribir una cantidad en el haber de la T grfica.

Saldar la cuenta: Es encontrar la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber, y anotar la misma en el lado que menos haya sumado.

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Balancear la cuenta: Es sumar ambos lados de la T grfica, incluido el saldo, encontrando con eso el mismo resultado.

Cerrar la cuenta: Es trazar dos lneas horizontales y paralelas a continuacin del balance,

encontrando con eso el mismo resultado.

Reabrir la cuenta: Es abrir nuevamente la cuenta, con el saldo existente antes del cierre. Generalmente la cuenta se reabre en el mismo lugar donde se abri.

La aplicacin de la terminologa muestra la dinmica de la cuenta, sus aumentos y disminuciones. El lugar en que se escriban las cantidades, dependiendo de la cuenta que se trate, representan el aumento del saldo de la cuenta o su disminucin, no son cantidades colocadas al azar o sin mayor relevancia.

10. Principios para Cargar y Abonar las Cuentas La aplicacin del sistema de partida doble atiende adems los principios siguientes:

Todas las cuentas de activo y prdida primero se cargan. Todas las cuentas de activo y prdida al cargarse aumentan. Todas las cuentas de activo y prdida al abonarse disminuyen. Todas las cuentas de pasivo y ganancia primero se abonan. Todas las cuentas de pasivo y ganancia al abonarse aumentan. Todas las cuentas de pasivo y ganancia al cargarse disminuyen.

La comprensin y aplicacin de estos principios son necesarias para una buena prctica contable. Buena parte de los registros de los libros principales se basa en la resolucin de la jornalizacin en partidas o plizas, que tiene implcita los principios citados.

11. Partida doble Se llama partida doble al movimiento contable que afecta a por lo menos dos cuentas, movimiento que representa un movimiento deudor y un movimiento acreedor. La partida doble es la esencia de la Contabilidad actual y parte integral de la Ecuacin patrimonial. La partida doble se basa en que todo hecho econmico tiene origen en otro hecho de igual valor pero de naturaleza contraria, como por ejemplo; cuando se presta dinero, el que recibe debe y el que entrega tiene. Las cosas no surgen de la nada, cada valor es el resultado de una accin u hecho econmico. Cuando se recibe dinero por una venta, debe tambin despojarse de un bien, debe entregarse algo a la otra parte de quien se recibe dinero. Esto explica dos de los principios bsicos de la partida doble: Quien recibe debe a quien entrega No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor

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Claro esta que estos principios no son tan obvios en todos los casos como por ejemplo en movimientos internos de la empresa en los que se retira efectivo de la caja para consignarlo a un banco; en esta caso se cumple otro de los principios elementales de la partida doble que seala que: una cuenta da al tiempo que otra cuenta recibe, dndose la contrapartida, como caracterstica propia de la partida doble, puesto que sin sta no podra existir equilibrio. No pueden haber un movimiento que solo afecte cuentas de una misma naturaleza. Si una cuenta se afecta en un sentido positivo, la otra se debe afectar en sentido negativo. La partida doble se compone de una cuenta, la cual debe tener un nombre, un cdigo y un valor negativo y otro positivo. El valor negativo corresponde a un crdito y el valor positivo corresponde a un debito. Su funcionamiento consiste en registrar un valor en por lo menos dos cuentas. El valor debe ser igual en una y otra cuenta. En una cuenta se registra en su debito y en la otra cuenta en el crdito. En algunos casos se pueden afectar ms de dos cuentas, pero aun as, los dbitos y los crditos de las cuentas afectadas deben ser iguales, lo que es lo mismo, si se restan los crditos de los debitos el resultado debe ser cero. Esto permite conservar el equilibrio que tambin profesa la ecuacin patrimonial. Si los dbitos representan lo que se tiene, los crditos representan lo que se debe. Lo que se tiene es el activo y lo que se debe puede ser patrimonio y/o pasivo. De ah la ecuacin patrimonial (Activo es igual a pasivo mas patrimonio, o activo menos pasivo es igual a patrimonio) La tcnica contable de hoy da, esta fundamentada en la partida doble, la cual se basa en el aumento y disminucin de las diferentes cuentas que hacen parte del sistema contable del ente econmico.

12. Principios de la Partida Doble Los siguientes son los principios fundamentales de la partida doble: 1. No hay deudor sin acreedor. 2. Ni acreedor sin deudor. 3. No hay cambio sin valor. 4. Todo valor que entra debe ser igual al valor que sale. (Las sumas del debe tienen que ser iguales a las sumas del haber) 5. Todo valor que entra por una cuenta debe salir por la misma cuenta. (Lo que entra con un nombre con ese nombre sale).