laboratorio de sistemas de informacion
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Introduccin.
Con el desarrollo y presentacin de este informe integrado de las
caractersticas, funcionalidades y uso del programa A2 Contabilidad
esperamos una asimilacin mucho ms clara y practica sobre las
capacidades que esta herramienta nos ofrece, y a su ve poder desarrollar
la habilidad de poder usar este soft!are de manera ms e"ciente y
productiva para empresa.
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3ig# interfa del programa
3uente5 A2 6of!ay, 7antalla principal del sistema
2. Creacin de una empresa.
7ara comenar a utiliar el programa A2, es necesario la
creacin de la empresa, este debe ser el primer paso y el ms importante
a la hora de iniciar y llevar los registros de una organiacin, dentro de
este paso se le asigna un nombre a la empresa sus datos principales, la
duracin del e-ercicio contable, su plan maestro de cuentas como tambi*n
se predeterminan una serie de funciones vitales para el funcionamiento y
control de las operaciones, como por e-emplo, el formato de los
comprobantes a generar, la validacin de centros de responsabilidad o
costos entre otros.
$l proceso de creacin de la empresa dentro del sistema A2
puede comenar por lugares uno dentro de la pesta(a /0antenimiento1 o
directamente desde el acceso directo /$mpresas1 8er 3ig. 24 que esta
mostrado en la pantalla principal del programa
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3ig. 2
3uente5 A2 6of!ay.
9entro de estas funciones se mostrar una ventana con una serie de
campos en las cuales se proceder a incluir los datos principales de la
empresa, comenando por la ran social de la misma, direccin, n%mero
de tel*fono, persona de contacto, correo electrnico, sitio !eb, :I3 entre
otros.
;na ve introducidos estos datos debemos avanar a la siguiente
pesta(a que se encuentra deba-o llamada /Con"guracin de Cuentas,
Comprobantes y
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$n la con"guracin de la duracin del e-ercicio contable se le
especi"ca al sistema cuando comiena y termina el e-ercicio contable
actual mediante un calendario, una ve establecido, se con"gura el
formato de plan de cuentas y su /mascara1, esta de"ne la forma en que
las cuentas se van a codi"car dentro del plan de maestro y sus niveles
desde cuentas de grupo hasta la cuenta de movimiento que se encuentra
en el %ltimo nivel de la mscara tambi*n, se podr activar la casilla
/validar Centro de Costos1 esta opcin es vital para que el programa
pueda utiliar los centros de costos que se van a crear posteriormente.
9entro de la misma pesta(a en la parte superior se encuentra la
opcin de /importar plan de cuentas1 la cual como su nombre nos dice
nos permite traer un plan de cuentas que utilia otra empresa o importar
el plan por defecto que A2 nos facilita.
;na ve "naliado el proceso, se procede a guardar los datos, esto
permite crear una carpeta virtual donde se van a guardar las operaciones
que se vayan realiando en el operar normal de la empresa, despu*s de
haber guardado se deber activar la empresa que hemos creado para
poder traba-ar en ella. 7ara activar la empresa es necesario ir a la opcin
que se encuentra dentro la pesta(a mantenimiento que se llama
/6eleccin de $mpresas1, *sta opcin nos va a mostrar todas empresas
creadas que eisten permiti*ndonos escoger una de ellas, hay que notar
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que en la parte superior del programa se puede leer /$mpresa 9e
9emostracin1 y una ve que hemos seleccionado la empresa ese teto
cambiar al nombre de la empresa que hemos creado. 8er = y >4
3ig =3uente5 A2 sof!ay mdulo de Contabilidad
3uente5 A2 sof!ay, se muestra como el tito del programa
cambia al nombre de la empresa.
=. 7lan de cuentas
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$l plan de cuentas es el catalogo maestro de todas las partidas a
utiliar el cual est constituido de cuentas de grupo y cuentas de
movimientos, permitiendo agrupar nominales y reales, considerando la
separacin de grupos circulantes y largo plao, hay que aclarar las
partidas estn codi"cadas seg%n la mscara que previamente se haba
establecido durante el proceso de creacin de la empresa, se recomienda
estudiar cada empresa para desarrollar un plan de cuentas %nico para
esta debido a que el plan por defecto puede no satisfacer las necesidades
que la empresa posee.
7ara importar el plan de cuentas se debe buscar la opcin que se
encuentra en el mdulo de crear empresas, en la parte superior, esta nos
llevar a un recuadro donde nos muestra dos botones principal /Importar1
o /plan defecto1, estos dos botones aunque su funcin es parecida ambos
traba-an de forma totalmente distinta, mientras que el botn importar nos
permite traer un catlogo de cuentas de una empresa ya eistente incluso
con sus saldos iniciales, el botn plan defecto solo nos traer el plan que
viene con el sistema contable y saldos en cero, esta funcin de importar
nos resulta muy %til cuando se quiere traba-ar sobre una laptop y llevar la
informacin para su posterior anlisis. 8er "g. &4
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3ig. &3uente5 A2 6of!ay 7roceso y dialogode cmo importar el plan cuentas.
>. 0dulo de )erceros.$sta utilidad del sistema permite la creacin de los relacionados o
terceros donde el ente posee alg%n vnculo econmico, es decir, los
proveedores, los clientes, entre otros. $sta utilidad facilita la con"guracin
de una base de datos que agiliar las transacciones contables y a la ve
alivia la carga de cuentas del sistema evitando crear una cuenta por cada
cuenta por cobrar con una ran diferente que se genere, as el sistemasolo mane-ara una sola cuenta por cobrar relacionada con terceros a
varias cuentas por cobrar que sobrecargaran el sistema.
$n este mdulo se registra informacin bsica de los terceros
comenando por un cdigo que es asignado por el usuario, la ran social,
el tipo que est referido al tipo relacin que puede ser proveedor, cliente,
entre otros, contacto, direccin, tel*fono, rif entre otros. 8er 3ig. ?4
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3ig. ?3uente5 A2 6oft!ay, 0odulo de creacin de )erceros
&. Centro de Costos.
$s una utilidad del sistema que permite la creacin de centros de
responsabilidad 9epartamentos, @reas, 7rocesos, Actividades, entre
otros4, que se encargan de controlar desembolsos asociados a la actividad
principal del negocio. $n el dise(o de centros de costos, se presenta un
cuadro de dialogo en donde ser posible seleccionar varias opciones como
la b%squeda de registros, incluir registro, modi"car registros y borrar
registro.
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ivel B=
ivel B2
ivel B#7residencia
.
7roduccion.#
Administracin. 2
Contabilidad. #.2.#
7resupuesto.#.2.2
os centros de Costos deben ser creados siguiendo la estructura
organiacional de empresa para poder llevar un orden coherente y poder
a-ustar estos a la realidad de la empresa. 7or e-emplo, si la empresa *sta
organiada de la siguiente forma 8er "g. D4 de igual forma debe hacerse
al momento de crear los centros de costos, cabe aclarar que las
codi"caciones de los centros de costos tambi*n son llevadas mediante de
una mscara que es preestablecida al momento de la creacin de la
empresa.
3ig.D
3uente5 A2 6oft!ay centros de costos.
7ara crear los centros de costos debemos entrar a la opcin desde el
men% de mantenimiento o directamente desde el icono en la pantalla
principal, una ve dentro de este se nos mostrar un recuadro donde
primero se registrarn los centros de costo es la forma de /grupo1 como
vimos anteriormente, estos grupos no registrarn movimientos solo
organian la estructura, una ve creado el grupo se deber crear el centro
de costo de movimiento, este se caracteria por el que se encuentra en el
%ltimo nivel de la mscara y es en el cual se llevaran los registros.ver 3ig.
E4
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3ig. E3uente5 A2 6oft!ay. 6e muestra el modulo para agregar centros de costo,
el primero es un centro de grupo y el segundo es el de movimiento.
?. Fndices 3inancieros
Son una serie de frmulas diseadas para informarnos sobre aspectos financieros y
administrativos de la empresa en un momento determinado, utiliando el catlogo de
cuentas para llevar a cabo clculos que nos aportan una idea sobre el
estado en particular del negocio, como solvencia, endeudamiento, capital de trabajo, entre
otros. En el mdulo de ndices financieros, se dispone de un editor de frmulas que permitir crear o
modificar una frmula. (ver Fi. !"
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3ig. G3uente5 A2 6oft!ay, 0odulo para la elaboracin de ndices
"nancieros con la frmula de capital de traba-o.
$ste mdulo muestra una botonera en su parte inferior donde
nos permite incluir operaciones matemticas que afectaran las
cuentas que importemos a trav*s del botn /C1, mediante el botn
/intro1 el modulo comprueba la coherencia matemtica de la
formula, pero no es capa de infrmanos si el resultado es
realmente lo que se pretende, eso queda en manos del contador
que opera el sistema.D Activos.
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Hibliografa.
http5!!!.a2.com.veproductosEJcontabilidad.html
http5armandourdaneta#.bligoo.esmediausers2'#'>G>G2"les2?>'GE;I9A9KIIIK8$:6I