Un laboratorio orientado a los pacientes necesita un Sistema de Automatización (LAS) inteligente.

La experiencia del hospital de FuenlabradaDr. Santiago Prieto Menchero. Dr. Luis Javier Morales García

Servicio de Laboratorio Clínico. Hospital Universitario de Fuenlabrada, Madrid

ITINERARIO 4: GESTIÓN Y CALIDADDesafíos comunes de los laboratorios médicos son optimizar los procesos y flujos de trabajo,garantizar los tiempos de respuesta analítica acordados con los servicios peticionarios,introducir nuevas áreas de especialización en el laboratorio, así como controlar los recursosy los costes operativos. El sistema DxA 5000, con una tecnología de automatización deúltima generación, aporta un innovador sistema de detección integral de la calidadpreanalítica de las muestras, un control total del proceso del laboratorio y una gestióninteligente de las analíticas que se reciben por vía normal, preferente y urgente, lo quepermite mejorar la eficiencia del laboratorio, minimizar los errores y reducir los tiempos derepuesta en el ámbito global. En el workshop Creando los Laboratorios del Futuro sepresentarán, por parte de los responsables de laboratorio, las experiencias con la solución deautomatización DxA 5000 en dos hospitales europeos.

.

LABCLIN2019

ADECUACION

RISO /Valores notificados/ V Críticos

Informe fisiopatológico

Un laboratorio orientado a pacientes debe generar información útil para el paciente:

Identificar los “malos productos” y reducirlos

LABCLIN2019

Do the right thing(*)

in the best way

at the right time.

Everything else, is noise

(*)Sometimes don’t do is doing it right

Laboratory Medicine

Metrology

Logistics

Management

La información necesaria está disponible en el plazo pactado (pull)

o antes (push) si es necesario para el paciente

LABCLIN2019

Es un modelo de laboratorio que implica liderazgo en

• Diseño de petición

• Gestion unificada de preanalitica

• Definición de procesos y circuitos dentro del laboratorio

• LAS

• Validación y gestión de valores preferentes/críticos

LAS (Laboratory Automation System) basado en un modelo RISO (Random In Smart Out)

Diferenciar entre KPI

• Fase I (intramuros, información necesaria para la gestion interna por parte de los

profesionales del laboratorio): Ej el TAT (Turn Around Time)

• Fase II (extramuros, medida del impacto sobre el proceso clínico, sobre el paciente):

Slack time o indicadores timeliness of delivery (puntualidad de entrega)LABCLIN2019

Esquema de LAS

La finalidad es garantizar el orden de salida en función del compromiso de

entrega (puntualidad), sustituyendo una medida de tiempo por un porcentaje de

aciertos (numero de solicitudes entregadas en el tiempo pactado)

La garantía al clínico debe ser triple

1) Las solicitudes completas están en el tiempo comprometido

2) Se han añadido o eliminado pruebas que no añaden valor al proceso

3) Si las necesidades del paciente lo requieren el laboratorio de compromete a

adelantar los resultados y avisar al clínico ya sea mediante aviso directo

síncrono (teléfono) o notificación preferente asíncrona (e-mail personalizado)

Lo que define el proceso en el LAS es el orden de salida no el de entradaLABCLIN2019

Esquema de LAS

Lo que define el proceso en el LAS es el orden de salida no el de entrada

DxA

Buffer

“Lean” que disminuye el numero de movimientos inefectivos

Adelantar trabajo (analizador no disponible)

Gestionar modo rutina/Urgencia

Trabajar en Host query

Resultados

Urgencia

Global

Problemas: Curva de aprendizaje

Adaptación de middleware al SIL /HCELABCLIN2019

Buffer

• Entrada (prioriza)

• En Entrada/Salida AU [RBU] (prioriza y ejecuta reglas reflejas sin retraso)

• En Salida (buffer que requiere retirada manual por el usuario)

• En Nevera (con reentrada automática o manual en el DxA)

• Generada por proceso definido desde DxA• Solicitada desde DxA /Remisol• Solicitada desde el SIL (Modulab)

LABCLIN2019

LABCLIN2019

Frente al aumento de la velocidad de procesamiento como eje, el objetivo no debería ser reducir globalmente

tiempos de respuesta, sino adecuarlos a las necesidades reales del paciente, minimizando tiempos cuando tienen

efecto sobre la atención prestada.

Implementar RISO es:

1. Definir prioridad de resultado. Consensuar tiempos de respuesta y prioridad en función de los compromisos adquiridos

en cada solicitud.

2. Sistema informático del laboratorio (SIL). Capaz de definir categorías y gestionar flujos en función de

diversos atributos, adecuando cada solicitud a las necesidades reales del paciente. Incorporando la fecha/hora en la que se requiere el resultado (fecha/hora de visita o consulta) y actualizándola mediante

mensajería HL7 o web-service.

3. Sistema de automatización del laboratorio (LAS). El sistema preanalítico y/o SAL será capaz de reordenar

muestras para procesarlas según prioridad (por categoría o solicitud personalizada). Los analizadores encolarán el orden de

procesamiento por prioridades.

Diseños ineficientes de laboratorio tratan de resolverlo aumentando el número de equipos o de personal. Pero es

posible incrementar el rendimiento tecnológico y mejorar la respuesta mediante análisis de procesos e implementación

de sistemas de gestión efectivos. El modelo no debe suponer requerimientos excepcionales para el solicitante

(acceso aleatorio Random In) sino permitir priorizar la emisión de informes en función de las necesidades clínicas

y procedimientos consensuados (salida inteligente Smart Out).

• No siempre se necesita más máquina, sino más inteligencia en el proceso.

• No debemos medir tiempos de respuesta, sino % de solicitudes/pruebas disponibles dentro del

tiempo de respuesta comprometido para cada situación concreta.

LABCLIN2019

velocidad media

real de analizador/hora

Capacidad de

producción

T= throughput

Nº de analizadores

Nº de horasNº de determinaciones

máximo por día (P95)

W= Workload

X

X

T > W

W >T

Mejoras en gestión

Mejoras en nº o

tipo de equipos o

horas de trabajo rutinaLABCLIN2019

RESULTADOS EN EL SERVICIO DE LABORATORIO CLÍNICO

DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE FUENLABRADA

LABCLIN2019

Actividad y TAT

de varias pruebas

Actividad excepto Troponina

TAT rutina

urgencias, mas a partir de Abril

año mes determinaciones TAT medio P75 P95

2018 1 semestre 12.877 7:59 3:54 29:50

2019 1 semestre 13.592 6:52 3:44 27:19

2018 5 2.329 6:02 3:13 24:37

2019 5 2.458 5:24 3:10 24:54

año mes determinaciones TAT medio p75 p95

2018 SEMESTRE 45.978 6:18 3:34 26:58

2019 SEMESTRE 49.342 4:40 3:11 24:22

2018 5 7.927 5:09 2:52 25:43

2019 5 8.778 4:40 2:59 23:48

año mes determinaciones TAT medio p75 p95

2018 1 semestre 20.983 0:49 0:53 1:29

2019 1 semestre 22.721 0:41 0:46 1:17

2018 5 3.737 0:48 0:51 1:23

2019 5 3.796 0:40 0:42 1:10

año mes determinaciones TAT medio P75 P95

2018 1 semestre 4.131 0:56 1:00 1:54

2019 1 semestre 3.101 0:57 1:00 2:02

2018 5 505 1:04 1:07 2:06

2019 5 584 0:54 0:57 1:44

TSH percentiles

GLUCOSA RUTINA percentiles

GLUCOSA urgente (plasma) percentiles

TROPONINA urgente (plasma) percentilesLABCLIN2019

Uso simultaneo de rutina y urgencia en DxA

LABCLIN2019

Los picos de trabajo siguen existiendo, pero el uso en LAS consigue que

no impacten de manera reseñable en los tiempos de respuesta urgentes

Leve aumento TAT urgente entre

• 11 y las 14 horas (aumento máximo 7 minutos)

• 8-9 horas cambio de turno/ puesta en marcha de equipos.

Se recogieron datos en fracciones de horas durante 13 días laborales de

los TR de las pruebas de bioquímica más representativas en urgencias:

glucosa, creatinina, sodio, ALT, PCR y troponina.

LABCLIN2019

MEJORAMOS EL TIEMPO DE RESPUESTA EN URGENCIAS

LABCLIN2019

Conclusiones

El DxA es un LAS con un sistema de priorización inteligente a base de sistemas buffer que permite:

Mejora el TAT/Timeliness

• Dar prioridad a las solicitudes y a las pruebas en función de criterios de prioridad clínica. Permite

integrar urgencias y rutina son modificar procesamiento (RISO)

• Gestionar los tiempos aprovechando la capacidad de los analizadores (evitando disminución de la

productividad de los equipos)

Utiliza enfoques Lean

• Incorporar muestras directamente evitando procesos de recepción manual

• Gestionar in situ reglas de gestión (reflejas y reflexivas ligadas a la validación con pruebas

realizadas en el LAS o en otros equipos)

• Disminuir los movimientos innecesarios de tubos

• Desechado automático de tubos

Puede integrarse en el diseño global del laboratorio

• Usarse como sistema de centrifugación

• Gestionar muestras entre los analizadores, pero también en procesos externos al LAS

• Usarse como gestor de muestras del laboratorio (recepción, almacenaje y recuperación, desecho)LABCLIN2019