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Tabla de contenido

Contenido1 Objetivo general.......................................................................................................................22 Objetivos específicos...............................................................................................................2

3 Alcance....................................................................................................................................24 Vigencia...................................................................................................................................2

5 Marco conceptual....................................................................................................................25.1 Marco de referencia Teórico............................................................................................3

5.1.1 Costo vs. Gasto............................................................................................................35.1.2 Clasificaciones de Costos............................................................................................4

5.1.3 Costeo Basado en Actividades (Activity Based Costing –ABC–).................................55.2 Marco de referencia conceptual.......................................................................................5

6 Justificación...........................................................................................................................137 Antecedentes.........................................................................................................................13

8 Normatividad..........................................................................................................................139 Principios...............................................................................................................................14

10 Áreas o ejes temáticos del lineamiento o política interna.................................................1511 Evaluación del lineamiento o política interna....................................................................15

12 Responsabilidades y competencias..................................................................................1613 Administración del procedimiento y documentos asociados.............................................16

Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-L-002

PROCESO: ADQUISICIONES

LINEAMIENTO GASTOS ADMINISTRATIVOS

Código: L-AD-002

Versión: 0Fecha: 18/06/2015

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1 Objetivo general.

Identificar los conceptos del componente de Gastos Administrativos que hace parte de las estructuras de costos, en el marco del proceso de adquisiciones y proceso de gestión de bienes y servicios para suplir las necesidades en el desarrollo de actividades de los proyectos de inversión social en la Secretaría Distrital de Integración Social (SDIS).

2 Objetivos específicos.

a) Identificar los conceptos que hacen parte del componente de gastos administrativos.b) Definir los conceptos que hacen parte del componente gastos administrativos.c) Fortalecer el seguimiento al componente de gastos administrativos.d) Establecer criterios para determinar la participación de asignación por cada concepto del

componente de gastos Administrativos.e) Facilitar al interior de las dependencias la comprensión del componente de Gastos

Administrativos en las estructuras de costos f) Mejorar continuamente el sistema de costeo de la SDIS.

3 Alcance.

Este lineamiento pretende establecer criterios para determinar la participación de asignación por cada concepto del componente de gastos Administrativos, facilitar al interior de las dependencias la comprensión del mismo, mejorar el reconocimiento, formulación y estimación de los conceptos que hacen parte integral del componente de gastos administrativos a su vez permite mejorar continuamente el sistema de costeo de la SDIS.

4 Vigencia.

Su vigencia será a partir de su oficialización en el Sistema Integrado de Gestión (SIG) de la Entidad, hasta que sean realizadas las actualizaciones al mismo.

5 Marco conceptual.

La SDIS asume como propósito fundamental de su misión, liderar el diseño, implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas sociales, dirigidas a mejorar la calidad de vida de los ciudadanos y ciudadanas de Bogotá y la realización de sus derechos, a través de la gestión social integral desde los territorios.

Dentro de la Gestión Social Integral, la SDIS plantea como uno de sus pilares la prestación de servicios sociales de prevención y promoción de derechos, y de protección y restablecimiento de los mismos, de acuerdo a lo planteado en el Decreto 607 de 2007. Para ello, es necesario que la Entidad cuente con herramientas y metodologías para facilitar la planeación económica, financiera y operacional de los servicios sociales, que garantice su prestación de forma integral y con altos estándares de calidad.




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Así, para el desarrollo de estas herramientas, la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico (DADE) realiza el sistema de costos precisando actividades que permitan el desarrollo de lineamientos, herramientas, procedimientos, instructivos, para brindar mayores elementos que faciliten la presentación y elaboración del análisis de costos de los recursos destinados a la adquisición de bienes o servicios prestados por los proyectos de inversión de la SDIS.

Es por ello que surge el Lineamiento Gastos Administrativos, que se constituye como el soporte teórico que precisa los términos, conceptos básicos, rubros y acciones específicas empleadas en el manejo del componente de Gastos Administrativos, que hace parte de la estructura de costos para la adquisición de determinado bien o servicio.

5.1 Marco de referencia Teórico1

5.1.1 Costo vs. Gasto

El Costo se define como la erogación monetaria (o equivalente) surgida por el consumo de los elementos incorporados en una actividad económica, en el marco de la producción de un bien o servicio.

Constituyen las erogaciones y cargos, directamente relacionados con la producción de bienes y la prestación de los servicios individualizables, que surgen del desarrollo de funciones de cometido estatal de la entidad contable pública, con independencia de que sean suministrados de manera gratuita, o vendidos a precios económicamente no significativos, o a precios de mercado.2

La estimación y manejo adecuado de la información de los costos es vital en materia gerencial, para que las organizaciones tomen decisiones en materia de definición de presupuesto, rentabilidad, ventas, entre otros. Es por ello que los costos se vuelven esenciales en los sistemas de información financiera.

Por otra parte, es importante tener en cuenta el concepto “Gasto”, pues si bien consiste también en una erogación, ésta se enfoca a la realización de actividades de tipo administrativo, estratégico o logístico, que sirven de apoyo a la producción del bien o la prestación del servicio.

De este modo, se tiene que en el marco de los Sistemas de Contabilidad Pública, para las Entidades del gobierno (ya sea del orden nacional, departamental, territorial, etc.), todas las erogaciones son contabilizadas como gastos, excepto aquellas asociadas a la producción de bienes o servicios individualizables (como los servicios sociales).

No obstante, existen casos (especialmente en las empresas industriales y comerciales privadas o estatales), en las que una misma erogación puede ser un costo o gasto, lo cual depende del área, lugar o tipo de empresa que la genere.

1Coste (2014). En Wikipedia, la Enciclopedia Libre. Consultado el 23 de julio de 2014 en http://es.wikipedia.org/wiki/Coste. Contaduría General de la Nación (Sin año). Marco de referencia para la implantación del sistema de costos en las entidades del sector público . Bogotá: Contaduría General de la Nación. Extraído el 21 de julio de 2014 desde: http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/f6178d42-abf3-4a9f-a78e-52470d242414/MarocRefencia_SistCostos.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=f6178d42-abf3-4a9f-a78e-52470d242414.2 Plan General de Contabilidad Pública. Año 2001




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http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/f6178d42-abf3-4a9f-a78e-52470d242414/MarocRefencia_SistCostos.pdf

http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/f6178d42-abf3-4a9f-a78e-52470d242414/MarocRefencia_SistCostos.pdf

http://es.wikipedia.org/wiki/Coste

Los gastos se revelan de acuerdo con las funciones que desempeña la entidad contable pública, la naturaleza del gasto, la ocurrencia de eventos extraordinarios y hechos no transaccionales, y las relaciones con otras entidades del sector público; se clasifican en: administrativos, operativos, gastos estimados, transferencias, gasto público social, operaciones interinstitucionales y otros gastos.3

Los gastos estimados corresponden a montos determinados para cubrir previsiones futuras de ocurrencia cierta, derivados de contingencias de pérdida o provisiones por eventos que afecten el patrimonio público, así como el valor relativo al desgaste o pérdida de la capacidad operacional por el uso de los bienes, su consumo, o extinción.4

5.1.2 Clasificaciones de Costos

Los costos (e incluso los gastos) son clasificados de múltiples formas, que dependen de algunas características particulares y de las decisiones que surgen de dicha clasificación. En la Figura No. 1, se encuentran las categorías de clasificación más utilizadas, las cuales asimismo son descritas a continuación:

Grafico No. 1. Categorías de clasificación de costos

Según área de generación

Producción

Distribución

Administración

Financiamiento

Según relación con el producto

u objeto de costo

Directos

Indirectos

Según información

histórica

Históricos o reales

Predeterminados

Según momento de

afectación

Del período

Del producto

Según control

Controlable

No controlable

Según desembolso

incurrido

Desembolsable

De oportunidad

Según nivel de operación

Fijos

Variables

Mixtos

Fuente: Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, con base en el Marco de referencia para la implantación del sistema de costos en las entidades del sector público de la Contaduría General de la Nación.

1. De acuerdo a su relación con el producto u objeto de costo

3 Plan General de Contabilidad Pública Año 20014Plan General de Contabilidad Pública Año 2001




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a) Directo: Aquel que puede ser identificado de forma plena en el área o proceso en el que se genera (producción, Servucción5, actividad, etc.).

b) Indirecto: Aquellos que no pueden ser asociados fácilmente al lugar o área en el que fueron generados (actividades, procesos, productos, servicios, etc.). Para su asignación, se requiere la aplicación de un criterio de distribución, este criterio se calcula sobre la base de los factores que generaron el costo o gasto, es decir su relación de causa y efecto.6

2. De acuerdo al control que se tenga sobre su consumo

a) Controlables: Aquellas erogaciones sobre las cuales la administración de la organización tiene facultades de incrementarlos, reducirlos o eliminarlos, es decir, para controlarlos.

b) No controlables: Aquellos sobre los cuales no es posible evitar su generación, pues son externos a las facultades de la administración de la entidad.

5.1.3 Costeo Basado en Actividades (Activity Based Costing –ABC–)

Sistema de distribución de costos, que se basa en la asignación de los recursos de acuerdo a las actividades realizadas por la organización, y de éstas últimas a los productos o servicios desarrollados por la misma.

Bajo este sistema, se asigna a los productos tanto las acciones administrativas como operativas, por lo que se tienen en cuenta tanto los costos operacionales como los gastos adicionales en los que incurre la entidad para el desarrollo de su objeto social.

Por lo anterior, el sistema de costeo ABC ha sido el de mayor aceptación y credibilidad para el manejo y estimación de los costos, tanto para fines internos y gerenciales como para el reporte de información a organismos de control y regulación en Colombia.

Es por ello que la Contaduría General de la República considera que el sistema de costeo ABC

“(…) debe ser la metodología de costeo utilizada para efectos administrativos y contables por los entes públicos, que les permita una mejor gestión de sus procesos y actividades y redunde en beneficio no sólo de las empresas sino de la comunidad en general”7.

5.2 Marco de referencia conceptual

En el ejercicio investigativo y la necesidad de conceptuar y desglosar el componente de gastos administrativos que hacen parte de las estructuras de costos para los proyectos de inversión en la SDIS, se plantea unificar el modelo de costeo de los mismos que permitirá realizar, analizar, 5Proceso de elaboración de un servicio, es decir, toda la organización de los elementos físicos y humanos en la relación cliente-empresa, necesaria para la realización de la prestación de un servicio y cuyas características han sido determinadas desde la idea concebida, hasta la obtención del resultado como tal (el servicio).6 Marco de referencia para la implantación del sistema de costos en las entidades del sector público Bogotá: Contaduría General de la Nación. Extraído el 21 de julio de 2014 desde: http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/f6178d42-abf3-4a9f-a78e-52470d242414/MarocRefencia_SistCostos.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=f6178d42-abf3-4a9f-a78e-52470d242414.7 Ibídem, p. 40.




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evaluar y controlar el costeo de todos los elementos o recursos involucrados en este componente.

En este marco conceptual se entenderá por:

Costo

El consumo de recursos (materias primas, mano de obra, costos indirectos, etc.) que se requieren para desarrollar actividades relacionadas con la producción de bienes o la prestación de servicios.

Materiales o insumos directos: son los elementos físicos de consumo que se utilizan en la producción de bienes o en la prestación de servicios y tiene las siguientes características:

• Son tangibles, • Son de fácil medición y cuantificación • En las empresas de servicios generalmente no existen o no integran físicamente el producto, pero se pueden presentar casos en los que sea necesario utilizar materiales o materias primas para la adecuada prestación de los servicios.

Mano de obra directa: está representada en los salarios, honorarios, y demás conceptos laborales que se reconocen como contraprestación por el esfuerzo físico o mental de los trabajadores que tienen una relación directa con la producción o la prestación de servicios.

Costo Directo

Aquel que puede ser identificado de forma plena en el área o proceso en el que se genera (producción, Servucción8, actividad, etc.)9, en este sentido es todo costo que esté involucrado para la prestación del servicio o desarrollo de una actividad específica.

Costo Indirecto

Aquellos que no pueden ser asociados fácilmente al lugar o área en el que fueron generados (actividades, procesos, productos, servicios, etc.). Para su asignación, se requiere la aplicación de un criterio de distribución, este criterio se calcula sobre la base de los factores que generaron el costo o gasto, es decir su relación causa y efecto.Este concepto agrupa una serie de costos necesarios para completar el proceso de producción o del servicio se denominan Costos Indirectos de Fabricación (CIF) o Costos Indirectos del Servicio (CIS) y a estos pertenecen los siguientes conceptos de costos: materiales o insumos indirectos, mano de obra indirecta, servicios públicos, depreciaciones de los equipos productivos, mantenimiento y reparaciones, entre otros. Es el elemento más difícil de medir y

8Proceso de elaboración de un servicio, es decir, toda la organización de los elementos físicos y humanos en la relación cliente-empresa, necesaria para la realización de la prestación de un servicio y cuyas características han sido determinadas desde la idea concebida, hasta la obtención del resultado como tal (el servicio).

9 Contaduría General de la Nación (Sin año). Marco de referencia para la implantación del sistema de costos en las entidades del sector público. Bogotá: Contaduría General de la Nación. Extraído el 21 de julio de 2014 desde: http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/f6178d42-abf3-4a9f-a78e-52470d242414/MarocRefencia_SistCostos.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=f6178d42-abf3-4a9f-a78e-52470d242414.




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asignar dentro del proceso de costeo, pues no es tan visible una asociación inmediata con los procesos de producción de bienes o prestación de servicios.10

Estructura de Costos

Tabla resumen que muestra los conceptos de gastos involucrados en el servicio social o el suministro de elementos a ser contratado, indicando los valores unitarios y subtotales por concepto, así como los costos totales por grupo y el gran total de los costos. Asimismo, clasifica el porcentaje de aportes de la Secretaría Distrital de Integración Social y el de las Entidades con las que se asocia. Es generada por la Matriz de Costos definida y aprobada por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico y la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización.

Gastos de administración

Se refieren a gastos ocasionados por la planeación, el seguimiento y ejecución de los recursos, o suma de dinero que implique una contraprestación o beneficio por la prestación de un servicio a cargo de la entidad.

Gastos administrativos

Son aquellos que se originan en el área administrativa y abarcan básicamente los gastos relacionados con la dirección general de la empresa, los cuales no están vinculados de manera directa con la producción o prestación del servicio.

Estos gastos a su vez tienen la característica de fijos, es decir que permanecen constantes durante un período, inclusive si existiere una baja en la producción, o en la generación de un servicio.11

No sobra reiterar que los gastos administrativos están directamente asociados con la gestión administrativa encaminada a la dirección, planeación, organización y control para el logro de las metas fijadas por el ente económico en desarrollo de su actividad social.De acuerdo a la guía metodológica de contabilidad pública12 el reconocimiento de los gastos administrativos se deben hacer con sujeción a los principios de;

Medición: teniendo en cuenta que los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, deben reconocerse en función de los eventos y transacciones que los originan, empleando técnicas cuantitativas o cualitativas.13

Prudencia: Este principio también consagra que cuando existan diferentes posibilidades para reconocer y revelar de manera confiable un hecho, se debe optar por la alternativa que tenga

10 Marco de referencia para la implantación del sistema de costos en las entidades del sector público Bogotá: Contaduría General de la Nación. Extraído el 21 de julio de 2014 desde: http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/f6178d42-abf3-4a9f-a78e-52470d242414/MarocRefencia_SistCostos.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=f6178d42-abf3-4a9f-a78e-52470d242414.11 Concepto 115-023208 / 2012-04-19 / Superintendencia de Sociedades12 Guía metodológica de contabilidad pública-Auditoría General de la República, Junio de 201313




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menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.

Y en los atributos de:

Causa: Razones de desviación. ¿Por qué sucedió? Es la razón fundamental por la cual ocurrió la condición (situación actual-“lo que es”), o el motivo por el que no se cumplió el criterio (unidad de medida o norma aplicable- “lo que debe ser”). Efecto: Importancia relativa del asunto, preferible en términos monetarios. La diferencia entre lo que es y lo que debe ser. Es la consecuencia real o potencial cuantitativo o cualitativo, que ocasiona la observación, indispensable para establecer su importancia y recomendar a la administración activa que tome las acciones requeridas para corregir la condición.

Por lo anterior, se concluye que los gastos administrativos se consideran erogaciones necesarias para cumplir con los compromisos asumidos en virtud del convenio o acuerdo, pero que en ningún caso, constituyen utilidad a favor de la persona jurídica o natural con la que la Entidad realiza el convenio o contrato. Es de aclarar que los conceptos que se tienen en cuenta en los gastos administrativos no deben estar contenidos en los costos directos.

De acuerdo a lo anterior, el cálculo de los gastos administrativos para todas las estructuras de costos que soporten procesos de contratación en las modalidades de: convenio Interadministrativo, convenio de Asociación, Convenio de Cooperación y adquisición de bienes, u otros que involucren este componente manejarán una matriz de cálculo denominada “Estructura de Gastos Administrativos” donde encontrarán los siguientes conceptos:

i. Talento Humano Asociado a la prestación del servicio de manera indirecta: Hace referencia al equipo de personas sean profesionales, técnicos o auxiliares que aportan al cumplimiento del servicio, contrato o acuerdo.

ii. Seguridad Social; Referido al personal que se contrate de carácter eventual: y que se pueden considerar un costo indirecto asociado a la prestación del servicio.

iii. Materiales y útiles de oficina: costos indirectos asociados al consumo de materiales y útiles de oficina, consumibles propios de las actividades administrativas.

iv. Muebles de Oficina para sede administrativa: costos indirectos asociados a cubrir los gastos para la adquisición de mobiliario y equipo de administración tales como:( sillas, escritorios, archivadores entre otros).

v. Equipos de cómputo, materiales-útiles para el procesamiento y software: costos indirectos asociados a cubrir los gastos asociados a la adquisición de bienes informáticos o de audio y video tales como: servidores, computadores de escritorio, portátiles, equipos de conectividad, fotocopiadora, radios, televisores, proyectores, cámaras fotográficas; para la adquisición de software como paquetes o programas que sean aplicados en los sistemas administrativos; o costos asociados a la adquisición de




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materiales y útiles para el procesamiento de equipos de cómputo, tales como tóner, tinta para impresoras, CD, entre otros.

vi. Adquisición de material, artículos y enseres para el aseo: costos indirectos asociados a la limpieza e higiene, tales como: escobas, detergentes, jabones, guantes y otros productos similares.

vii. Fotocopias: Costos asociados para la adquisición de copias de documentos, libros, folletos, etc., todo lo relacionado al proceso administrativo.

viii. Comunicaciones: Costos asociados a cubrir las acciones de la difusión de mensajes sobre los programas o actividades de la entidad en pro de la comunidad, en la adquisición de material POP (Point of Purchase) categoría del Marketing que recurre a la publicidad que busca generar una permanencia de la información recurriendo a una gran variedad de objetos donde se puede imprimir o estampar información de la SDIS, servicio, modalidad, etc. o Publicidad.

ix. Materiales y artículos de construcción y reparación: Costos indirectos asociados a la adquisición de materiales y artículos utilizados en la construcción, reconstrucción, ampliación, adaptación, mejora, conservación, reparación y mantenimiento de bienes inmuebles.

x. Material eléctrico y electrónico: Costos asociados a la adquisición de todo tipo de material eléctrico y electrónico, tales como: cables, interruptores, bombillos, alambres, entre otros, que se requieran para la adecuación o mantenimiento de las oficinas administrativas.

xi. Imprevistos: Costos indirectos mínimos que incurrirán a eventualidades durante la ejecución del proceso.

xii. Herramientas básicas para reparaciones locativas: Costos indirectos asociados a la adquisición de herramientas básicas para reparaciones locativas (martillo, escalera, cintas, candados, cerraduras, chapas, llaves, manijas).

xiii. Servicios públicos: Costos indirectos asociados al consumo de servicios como telefonía, energía eléctrica, agua, Internet y gas.

xiv. Mantenimiento y conservación de inmuebles: Costos indirectos asociados a cubrir el mantenimiento mobiliario, de equipos de cómputo, de maquinaria y equipo, de jardinería y fumigación.

xv. Caracterización de aguas vertidas: Costos indirectos asociados al mantenimiento de los desagües, canales, entre otros.




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xvi.Alimentos y utensilios: costos indirectos asociados a la adquisición de todo tipo de productos

alimenticios y bebidas para el consumo del personal administrativo, en las dependencias y entidades, derivado de actividades extraordinarias requeridas en el cumplimiento de la función. (Refrigerios para el personal administrativo, platos, vasos, servilletas, gaseosas. etc.).

xvii. PIGA (Plan Institucional de Gestión Ambiental):Costos indirectos asociados a la planeación y ejecución del proceso, que parte del análisis de la situación ambiental institucional, con el propósito de brindar información y argumentos necesarios para el planteamiento de acciones de gestión ambiental que garanticen primordialmente el cumplimiento de los objetivos de ecoeficiencia establecidos en el Decreto 456 de 2008.

xviii. Transporte para personal de campo: Costos indirectos asociados al servicio de traslado y viáticos necesarios para la prestación del servicio pero que no hacen parte de un costo directo del servicio prestado, por ejemplo para asistir a reuniones, talleres, cursos, encuestas, entre otros.

xix. Transporte de alimentos: Costos indirectos asociados a los requerimientos de transporte de alimentos para cada uno de los centros de atención de la SDIS.

xx. Reconocimiento al desgaste de la dotación de la sede administrativa: Se entiende como el costo que se le reconoce a un operador de los servicios de la SDIS, por el uso de los elementos que el disponga para la prestación de un servicio dado. Estos elementos serán de propiedad del operador y se le reconocerá un pago mensual por el uso de los mismos para ser dispuestos en la atención o prestación de los servicios a los respectivos beneficiarios.

xxi. Reconocimiento económico al uso predial (arriendo) de la sede administrativa: Costo indirecto asociado al valor asignado o precio mediante el cual el propietario intercambia el derecho de uso y goce periódico de la sede administrativa.

xxii. Reconocimiento económico al uso predial (adicionales) de la sede administrativa:Costo indirecto asociado a los servicios, cosas o usos conexos inherentes al goce del inmueble y a la satisfacción de las necesidades propias de cada lugar de la sede administrativa.

xxiii. Otros Servicios: Costos indirectos asociados a otros tipos de servicios que no clasifican como servicios públicos, como televisión por suscripción, telefonía móvil, suscripciones a publicaciones periódicas, entre otros.

La Estructura de Gastos Administrativos (ver gráfico No.2) desglosa el componente de tal forma que permite identificar el porcentaje de participación de cada concepto, adicionalmente permite establecer de manera apropiada el porcentaje de gastos administrativos que debe estar entre el 5% y el 10% del costo Directo.




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Grafico No.2 Estructura de Gastos Administrativos




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6 Justificación.

El desarrollo de este lineamiento permitirá identificar y estandarizar los conceptos que hacen parte del componente de gastos administrativos en las estructura de costos empleadas para el proceso de contratación en las modalidades tales como: convenio Interadministrativo, convenio de Asociación, Convenio de Cooperación adquisición de bienes, necesarios para el desarrollo de actividades de los proyectos de inversión en la Secretaría Distrital de Integración Social (SDIS).Permitirá además orientar a los equipos técnicos administrativos en el manejo de los conceptos involucrados en el componente de gastos administrativos con el fin de realizar un debido seguimiento y control de los mismos.

7 Antecedentes.

Heterogeneidad de criterios para la identificación de los conceptos que se involucran en el componente de los gastos administrativos en las diferentes modalidades de convenios o contrataciones realizadas por la SDIS.

8 Normatividad.

DECRETO 2649 DE 1993

Aunque no existe una normatividad que regle el tema de gastos administrativos se realiza el lineamiento basado en el Marco de referencia para la implantación del sistema de costos en las entidades del sector público Bogotá: Contaduría General de la Nación. Extraído el 21 de julio de 2014, en el Plan General de Contabilidad Pública Año 2001, en la Guía metodológica de contabilidad pública-Auditoría General de la República, Junio de 2013 y en el Concepto 115-023208 / 2012-04-19 / Superintendencia de Sociedades.

Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia de acuerdo a los siguientes artículos:

Art 282. Noción. Los gastos son flujos de salida de recursos de la entidad contable pública, susceptibles de reducir el patrimonio público durante el período contable, bien sea por disminución de activos o por aumento de pasivos, expresados en forma cuantitativa. Los gastos son requeridos para el desarrollo de la actividad ordinaria, e incluye los originados por situaciones de carácter extraordinario.

Art 283. El reconocimiento de los gastos debe hacerse con sujeción a los principios de devengo o causación y medición, de modo que refleje sistemáticamente la situación de la entidad contable pública en el período contable. Tratándose de los gastos estimados, estos deben reconocerse con base en el principio de prudencia y estar soportados en criterios técnicos que permitan su medición confiable. El reconocimiento de las




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operaciones interinstitucionales debe efectuarse por el valor entregado tratándose de fondos y, en el caso de las operaciones de enlace y las operaciones sin flujo de efectivo, por el valor de la operación que las genere.

Art 284. Los gastos se revelan de acuerdo con las funciones que desempeña la entidad contable pública, la naturaleza del gasto, la ocurrencia de eventos extraordinarios y hechos no transaccionales, y las relaciones con otras entidades del sector público; se clasifican en: administrativos, operativos, gastos estimados, transferencias, gasto público social, operaciones interinstitucionales y otros gastos.

Art 285. Los gastos de administración corresponden a los montos asociados con actividades de dirección, planeación y apoyo logístico.

Art 286. Los gastos de operación se originan en el desarrollo de la operación básica o principal de la entidad contable pública, siempre que no deban registrar costos de producción y ventas, o gasto público social, de conformidad con las normas respectivas.

Art 287. Los gastos estimados corresponden a montos determinados para cubrir previsiones futuras de ocurrencia cierta, derivados de contingencias de pérdida o provisiones por eventos que afecten el patrimonio público, así como el valor relativo al desgaste o pérdida de la capacidad operacional por el uso de los bienes, su consumo, o extinción.

PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA

La contaduría general de la nación publica:

14. Los Principios de Contabilidad Pública son: Gestión continuada, Registro, Devengo o Causación, Asociación, Medición, Prudencia, Período contable, Revelación, No compensación y Hechos posteriores al cierre.

9 Principios.

Planeación de las adquisiciones de la Entidad: se refiere a las directrices impartidas por la Entidad, para la proyección de las necesidades y objetivos, que para su cumplimiento requieren de la adquisición de bienes o servicios.

Principios Presupuestales: se refieren a los principios del presupuesto público de la nación, donde se regula y se definen los criterios básicos con los cuales se deben planear los recursos y su respectivo uso, en cada vigencia fiscal.

Principios de Contabilidad Pública: constituyen pautas básicas o macro reglas que dirigen el proceso para la generación de información en función de los propósitos del SNCP (Sistema Nacional de Contabilidad Pública) y de los objetivos de la información contable pública, sustentando el desarrollo de las normas técnicas, el manual de procedimientos y la doctrina contable Pública.




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Todos los descritos en el ideario ético del distrito (ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ, 2007) y la norma técnica de calidad en la gestión pública.

Principio de transparencia14: Se refiere a la necesidad de que todo el proceso de selección del contratista se haga de manera pública, y que cualquier persona interesada pueda obtener información sobre el desarrollo de cada una de las etapas de dicho proceso.Como consecuencia de lo anterior, cualquier decisión que sea adoptada en el proceso debe estar debidamente motivada y cualquier persona debe tener la posibilidad de verificar y cuestionar esa motivación. Debe garantizarse claridad absoluta sobre los fundamentos que tiene la administración en su actuación15, desde que decide comprometer recursos a un determinado proyecto hasta que el destinatario recibe los bienes o servicios contratados.

Principio de eficiencia del gasto: Es un aspecto esencial de la política fiscal, y un elemento indispensable para alcanzar los objetivos de desarrollo económico, social e institucional, tales como la aceleración del crecimiento, la reducción de la pobreza y el fortalecimiento de la legitimidad del estado.

Principio de racionalización del gasto: Proceso y resultado de organizar., se refiere a la optimización de tiempos, costos o esfuerzos en base a una planificación; o a la reducción de algún concepto a una noción racional.

10 Áreas o ejes temáticos del lineamiento o política interna.

Proceso de adquisiciones: consiste en adquirir los bienes, servicios y obra pública de manera eficaz (efectiva), oportuna y de acuerdo a lo establecido por la ley, con el fin de realizar las actividades necesarias para el funcionamiento de la entidad y el cumplimiento de las metas de los proyectos de la SDIS.

Procedimiento de viabilidad de estructuras de costos: forma de establecer los pasos para la emisión del concepto de viabilidad económica de las estructuras de costos, de acuerdo con el Lineamiento Metodológico de Costeo, el Instructivo Viabilización Estructura de Costos y la Matriz de Costos.

Lineamientos asociados

11 Evaluación del lineamiento o política interna.

La evaluación de esta política se realizará a través de dos mecanismos principalmente:

14 Artículo 24, Ley 80 de 1993.15 El Consejo de Estado, respecto del principio de transparencia establece que el mismo "persigue la garantía que en la formación del contrato, con plena publicidad de las bases del proceso de selección y en igualdad de oportunidades de quienes en él participen, se escoja la oferta más favorable para los intereses de la administración, de suerte que la actuación administrativa de la contratación sea imparcial, alejada de todo favoritismo y, por ende, extraña a cualquier factor político, económico o familiar.




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• Autoevaluación por el proceso de adquisiciones: consiste en adquirir los bienes, servicios y obra pública de manera eficaz (efectiva), oportuna y de acuerdo a lo establecido por la ley, con el fin de realizar las actividades necesarias para el funcionamiento de la entidad y el cumplimiento de las metas de los proyectos de la SDIS.

• La evaluación y seguimiento del lineamiento se realizará cada vez que se proyecten gastos administrativos dentro de una estructura de costos.

12 Responsabilidades y competencias.

Es responsabilidad de las áreas garantizar el conocimiento y desarrollo de actividades relacionadas con este lineamiento, es responsabilidad del equipo de análisis de costos y presupuesto de la SDES prestar asistencia técnica y realizar cualquier actualización, mejora o ajuste.

13 Administración del procedimiento y documentos asociados

El lineamiento Gastos Administrativos se mantendrá actualizado, identificado, correctamente aplicado y en conocimiento de la SDES cada vez que cambie su versión oficial.

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre

Francia Liliana SeguraAngélica María SierraRicardo Augusto Vargas HernándezDiego Armando Fontalvo

Jaidy Baquero García

Martha Ligia Prado

Hernández

Yolanda Almonacid Ramírez

Isabel Eugenia Bel alcázar Peña

Carlos Vladimir Cobo

Ramírez

Álvaro José Arrieta

Consuegra

CargoProfesionales SDES

(Equipo de Análisis de Costos y Presupuesto)

Asesora de Presupuesto

DADE

Subdirectora de Diseño,

Evaluación y Sistematización

Subdirectora Administrativa y Financiero

Subdirectora de

Contratación

Director de Análisis y

Diseño Estratégico

Director de Gestión

Corporativa (Líder del

Proceso de Adquisiciones)




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